Gb#35560 - Redução no Fluxo de Notas Fiscais Complementares de Aluminio Liquido

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Reduzir o excesso do numero de danfes complementares emitidas e criar uma metodologia para que as danfes complementares geradas sejam inseridas no fluxo de pagamento.

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Gb#35560 - Redução no Fluxo de Notas Fiscais Complementares de Aluminio Liquido

  1. 1. 35.560 GREEN BELTGREEN BELTGREEN BELTGREEN BELT PROJECTPROJECTPROJECTPROJECT CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA
  2. 2. REDUÇÃO NO FLUXO DE NOTAS FISCAIS COMPLEMENTARES DEREDUÇÃO NO FLUXO DE NOTAS FISCAIS COMPLEMENTARES DEREDUÇÃO NO FLUXO DE NOTAS FISCAIS COMPLEMENTARES DEREDUÇÃO NO FLUXO DE NOTAS FISCAIS COMPLEMENTARES DE ALUMINIO LIQUIDOALUMINIO LIQUIDOALUMINIO LIQUIDOALUMINIO LIQUIDO 2 CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA ORGANIZAÇÃO: MP&L FORD TAUBATE PLANTA: BRASIL – PLANTA TAUBATE DATA DE FECHAMENTO DO PROJETO: OUT/2015
  3. 3. 3 CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Project LeaderProject LeaderProject LeaderProject Leader Thiago Rocha Project ChampionProject ChampionProject ChampionProject Champion Luiz Silva Process OwnerProcess OwnerProcess OwnerProcess Owner Ana Cláudia Brandão Black Belt CoachBlack Belt CoachBlack Belt CoachBlack Belt Coach Marcos Silva Team MembersTeam MembersTeam MembersTeam Members Gate (Coordenadora: Patricia Petersen) Provedor Logístico Fornecedor - Metalur
  4. 4. 4 CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control • VOICE OF THE CUSTOMER:VOICE OF THE CUSTOMER:VOICE OF THE CUSTOMER:VOICE OF THE CUSTOMER: “Número excessivo de emissão de DANFES complementares, gerando riscos de falta de documentos e consequente falta de pagamento”. • CTQ STATEMENT (Customer Requirement):CTQ STATEMENT (Customer Requirement):CTQ STATEMENT (Customer Requirement):CTQ STATEMENT (Customer Requirement): Gerar um fluxo simplificado com envolvimento de um número menor de pessoas e documentos afim de dar agilidade ao processo, adequando as informações essenciais para garantir a integridade no recebimento, pesagem, confirmação de volume e envio para o departamento de Finanças para pagamento das DANFES complementares. • DEFECT DEFINITION for Y (Objective Metric):DEFECT DEFINITION for Y (Objective Metric):DEFECT DEFINITION for Y (Objective Metric):DEFECT DEFINITION for Y (Objective Metric): O processo de confirmação de recebimento do produto Alumínio depende dos documentos comprobatórios de pesagem na entrada e saída do veículo na cia. Dependendo do volume efetivamente descarregado na fábrica de Fundição, se faz necessário a geração de uma DANFE complementar por parte do fornecedor somente para pagamento do material descarregado acima do volume faturado previamente. A partir da necessidade de solicitar a DANFE complementar, o fluxo de análises e efetivo pagamento requer o envolvimento de pessoas das áreas do Gate, Recebimento, SCM, Fornecedor e Finanças, gerando um alto fluxo de emails de confirmações que ocasionam riscos de falta de documentos para garantir a integridade do inventário no sistema CMMS e o processamento final de pagamento ao fornecedor. • COST OF POOR QUALITY :COST OF POOR QUALITY :COST OF POOR QUALITY :COST OF POOR QUALITY : – Emissão excessiva de DANFES complementares – Tempo excessivo (workload) para controle da DANFE complementar emitida – Impactos no processo de pagamento da DANFE complementar devido as potenciais falhas. – Risco de desabastecimento de material por falta de pagamento • PROBLEM STATEMENT, SCOPE, AND GOAL:PROBLEM STATEMENT, SCOPE, AND GOAL:PROBLEM STATEMENT, SCOPE, AND GOAL:PROBLEM STATEMENT, SCOPE, AND GOAL: O processo de pagamento de notas fiscais referente a entrega de Aluminio Liquido usado para a fabricação de cabeçotes da planta de Taubaté apresenta alto indice de danfes complementares não pagas. Este tipo de ocorrencia gera falta de pagamento ao fornecedor que por sua vez coloca em risco o atendimento do material para a fabrica de fundição. O objetivo deste projeto é reduzir em ate 50% o numero de danfes complementares emitidas e criar uma metodologia para que as danfes complementares geradas sejam inseridas no fluxo de pagamento.
  5. 5. 5 CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Coleta de DadosColeta de DadosColeta de DadosColeta de Dados –––– Comparativo de Ocorrências entre 2013 e 2014 (Janeiro a Agosto/2014)Comparativo de Ocorrências entre 2013 e 2014 (Janeiro a Agosto/2014)Comparativo de Ocorrências entre 2013 e 2014 (Janeiro a Agosto/2014)Comparativo de Ocorrências entre 2013 e 2014 (Janeiro a Agosto/2014) Define Measure Analyze Improve Control
  6. 6. 6 CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Nível Sigma no Período de Janeiro a Agosto/2014Nível Sigma no Período de Janeiro a Agosto/2014Nível Sigma no Período de Janeiro a Agosto/2014Nível Sigma no Período de Janeiro a Agosto/2014 Define Measure Analyze Improve Control
  7. 7. 7 CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Mapeamento do ProcessoMapeamento do ProcessoMapeamento do ProcessoMapeamento do Processo CTQCTQCTQCTQ´ssss CTQCTQCTQCTQ´ssss • Fornecedor carrega veículo com aluminio liquido e emite danfe • Gate realiza a pesagem na entrada e saida da Cia. • Gate realiza a entrada da danfe, provedor logistico confirma recebimento a maior ou menor conforme pesagem e Finanças processa a danfe conforme informações. PPPProcesses • Ticket de Pesagem • CCL emitida pelo sistemaSIAM (Recebimentode Materiais) • Transação 65 a maior ou menor acusando divergencia • Email de notificaçãoda divergencia • Danfe complementar para divergencias a maior OOOOutputs • Fornecedor de Material (Metalur) • Gate Ford • Supply Chain Ford • Provedor Logístico • Finanças Ford CCCCustomers • Carregamentodo veículo com o Alumínio Liquido de acordo com a programação Ford • Pesagem do veículo • Entrada, confirmação e processamentoda nota fiscal(Danfe). IIIInputs • Fornecedor de Material (Metalur) • Gate Ford • Supply Chain Ford • Provedor Logístico • Finanças Ford SSSSuppliers MapeamentoMapeamentoMapeamentoMapeamento do Processodo Processodo Processodo Processo
  8. 8. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Fluxo Atual do Processo LogisticoFluxo Atual do Processo LogisticoFluxo Atual do Processo LogisticoFluxo Atual do Processo Logistico SIGLAS: PL = Provedor LogisticoInicioInicioInicioInicio Programação (Ford) Expedição Material (Fornecedor) Pesagem e Entrada do Material (Gate Ford) Descarga do Material (Fundição Ford) Verificar XML Pesagem e Saida do Veiculo (Gate Ford) CCl e Ticket Pesagem (entrada e saida) Encaminhar documentos para o PL Possui Diverge ncia ? Encaminhar Danfe para Finanças Processamento da Danfe (Gate Ford) Gerar Tr. 65 (PL) Solicitar Danfe Complementar (PL) Relatório de Notas Fiscais Emails (PL, Analista, Fornecedor, Gate) Emitir Danfe Complementar (fornecedor) Conferir Danfe Complementar (Analista) Realizar leitura da danfe Complementar (Gate) Processamento CCL (PL) Notificar Recebimento sem Divergências Encaminhar Danfe para Finanças FimFimFimFim Encaminhar Danfe Complementar para o Gate Relatório de Notas Fiscais Complementares S N Risco de Falha 8
  9. 9. 9 CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Coleta de DadosColeta de DadosColeta de DadosColeta de Dados –––– Ocorrências de Janeiro a Agosto/2014)Ocorrências de Janeiro a Agosto/2014)Ocorrências de Janeiro a Agosto/2014)Ocorrências de Janeiro a Agosto/2014) 13 OCORRÊNCIAS DE PENDÊNCIAS DE PAGAMENTOS DE DANFES COMPLEMENTARES13 OCORRÊNCIAS DE PENDÊNCIAS DE PAGAMENTOS DE DANFES COMPLEMENTARES13 OCORRÊNCIAS DE PENDÊNCIAS DE PAGAMENTOS DE DANFES COMPLEMENTARES13 OCORRÊNCIAS DE PENDÊNCIAS DE PAGAMENTOS DE DANFES COMPLEMENTARES –––– R$ 162.351,60 (R$ 0,17 mils)R$ 162.351,60 (R$ 0,17 mils)R$ 162.351,60 (R$ 0,17 mils)R$ 162.351,60 (R$ 0,17 mils) 50 OCORRÊNCIAS DE PENDÊNCIA DE PAGAMENTO DE DANFES COMPLEMENTARES50 OCORRÊNCIAS DE PENDÊNCIA DE PAGAMENTO DE DANFES COMPLEMENTARES50 OCORRÊNCIAS DE PENDÊNCIA DE PAGAMENTO DE DANFES COMPLEMENTARES50 OCORRÊNCIAS DE PENDÊNCIA DE PAGAMENTO DE DANFES COMPLEMENTARES –––– R$ 903.012,84 (R$ 0,90 mils)R$ 903.012,84 (R$ 0,90 mils)R$ 903.012,84 (R$ 0,90 mils)R$ 903.012,84 (R$ 0,90 mils)
  10. 10. 10 CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Identificação dos Problemas Apresentados no Processo AtualIdentificação dos Problemas Apresentados no Processo AtualIdentificação dos Problemas Apresentados no Processo AtualIdentificação dos Problemas Apresentados no Processo Atual Define Measure Analyze Improve Control MÁQUINA MATERIAL MEDIÇÃO MÉTODOAMBIENTEMÃO DE OBRA EFEITO (Y) Excesso de DANFES complementares e Falta de metodologia para garantir o fluxo de pagamento. Os analistas do Gate, SCM, Provedor Logistico e Finanças não têm condições de monitorar e controlar as danfes complementares emitidas ou que faltam emissão Falta processo que garanta o fluxo de informações desde a pesagem do veiculo Falta controle de pendências mensais afim de evitar acúmulo O sistema CMMS3 não possui informação de pendência de danfes complementares para transações 65 positivas Fornecedor não tem condições de carregar e faturar somente o volume que sera vazado nos fornos de Aluminio A quantidade de aluminio liquido entregue pode variar de acordo com o tempo de espera para descarga Risco de falta de pagamento ao fornecedor por falta de danfe complementar. Risco de desbastecimento de material por atraso / falta de pagamentos. Pagamento de impostos em atraso devido as pendências de pagamento A utilização de 01 ou 02 fornos de acordo com o volume de produção Necessidade de faturamento padrão pela Metalur para expedir veiculo
  11. 11. 11 CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Matriz de Causa e EfeitoMatriz de Causa e EfeitoMatriz de Causa e EfeitoMatriz de Causa e Efeito
  12. 12. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA X9:X9:X9:X9: Falta processo que garanta o fluxo de informações desde a pesagem do veiculo X10:X10:X10:X10: Risco de falta de pagamento ao fornecedor por falta de danfe complementar X11:X11:X11:X11: Necessidade de faturamento padrão pela Metalur para expedir veiculo Y = f (x)Y = f (x)Y = f (x)Y = f (x) Define Measure Analyze Improve Control 12
  13. 13. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA X9 = Y:X9 = Y:X9 = Y:X9 = Y: Falta processo que garanta o fluxo de informações desde a pesagemFalta processo que garanta o fluxo de informações desde a pesagemFalta processo que garanta o fluxo de informações desde a pesagemFalta processo que garanta o fluxo de informações desde a pesagem do veiculodo veiculodo veiculodo veiculo X10 = Y:X10 = Y:X10 = Y:X10 = Y: Risco de falta de pagamento ao fornecedor por falta de danfeRisco de falta de pagamento ao fornecedor por falta de danfeRisco de falta de pagamento ao fornecedor por falta de danfeRisco de falta de pagamento ao fornecedor por falta de danfe complementarcomplementarcomplementarcomplementar X9’ e X’10:X9’ e X’10:X9’ e X’10:X9’ e X’10: Criar um processo de comunicação que garanta o fluxo de informações logisticas desde a pesagem do material e/ou necessidade de Danfe complementar, envolvendo todas as partes interessadas (Gate / Provedor Logístico / SCM / Metalur), monitorando a emissão da Danfe complementar pelo fornecedor até a leitura da mesma no Gate e envio para finanças. Define Measure Analyze Improve Control 13
  14. 14. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Eliminação de etapas desnecessárias no fluxo de informações logísticas, criando um processo direto que envolve somente as partes interessadas e garante o envio da danfe complementar junto ao Contas a Pagar. PROCESSO MAIS ENXUTO E INTEGRO DE INFORMAÇÕESPROCESSO MAIS ENXUTO E INTEGRO DE INFORMAÇÕESPROCESSO MAIS ENXUTO E INTEGRO DE INFORMAÇÕESPROCESSO MAIS ENXUTO E INTEGRO DE INFORMAÇÕES ANTESANTESANTESANTES DEPOISDEPOISDEPOISDEPOIS 14
  15. 15. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Implementação do Processo de ComunicaçãoImplementação do Processo de ComunicaçãoImplementação do Processo de ComunicaçãoImplementação do Processo de Comunicação 15
  16. 16. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control X11 = Y:X11 = Y:X11 = Y:X11 = Y: Necessidade de faturamento padrão pela Metalur para expedir veiculoNecessidade de faturamento padrão pela Metalur para expedir veiculoNecessidade de faturamento padrão pela Metalur para expedir veiculoNecessidade de faturamento padrão pela Metalur para expedir veiculo X’11:X’11:X’11:X’11: Analisar as etapas do processo (necessidade > requerimento > capacidade do veículo > consumo) e definir o volume padrão de faturamento do fornecedor afim de minimizar a emissão de Danfes complementares. 16
  17. 17. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Definição do Volume Padrão de FaturamentoDefinição do Volume Padrão de FaturamentoDefinição do Volume Padrão de FaturamentoDefinição do Volume Padrão de Faturamento Cenário AnteriorCenário AnteriorCenário AnteriorCenário Anterior • Faturamento padrão anteriorFaturamento padrão anteriorFaturamento padrão anteriorFaturamento padrão anterior –––– 2013 a ago/2014:2013 a ago/2014:2013 a ago/2014:2013 a ago/2014: 3.000 kg • Volume médio do período em transações 65 :Volume médio do período em transações 65 :Volume médio do período em transações 65 :Volume médio do período em transações 65 : +1.982 kg (a maior = Danfe complementar) Cenário AnalisadoCenário AnalisadoCenário AnalisadoCenário Analisado • Faturamento padrão DefinidoFaturamento padrão DefinidoFaturamento padrão DefinidoFaturamento padrão Definido –––– Set/2014 a Mai/2015:Set/2014 a Mai/2015:Set/2014 a Mai/2015:Set/2014 a Mai/2015: 7.000 kg • Volume médio do período em transações 65 :Volume médio do período em transações 65 :Volume médio do período em transações 65 :Volume médio do período em transações 65 : (837) kg (a menor, não requer Danfe Compl.) Informações Consideradas:Informações Consideradas:Informações Consideradas:Informações Consideradas: – Rocam: Utilizaçãode 02 fornos (cap. ~ 7.000 kg para 02 fornos) – Nov/2013: Launch Fox inicialmente com a utilização de 01 forno (cap. ~ 3.500 kg) – Jul/2014 (Fox): Inicio da utilização do 2º forno devido ao volume de produção (cap. ~ 7.000 kg para 02 fornos) 17
  18. 18. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Definição do volume padrão de faturamentoDefinição do volume padrão de faturamentoDefinição do volume padrão de faturamentoDefinição do volume padrão de faturamento 18
  19. 19. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Coleta de DadosColeta de DadosColeta de DadosColeta de Dados –––– Ocorrências de Setembro /2014 a Maio/2015)Ocorrências de Setembro /2014 a Maio/2015)Ocorrências de Setembro /2014 a Maio/2015)Ocorrências de Setembro /2014 a Maio/2015) 19
  20. 20. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Nível Sigma no Período de Janeiro aNível Sigma no Período de Janeiro aNível Sigma no Período de Janeiro aNível Sigma no Período de Janeiro a Agosto/2014Agosto/2014Agosto/2014Agosto/2014 Nível Sigma no Período de Setembro /2014 aNível Sigma no Período de Setembro /2014 aNível Sigma no Período de Setembro /2014 aNível Sigma no Período de Setembro /2014 a Maio/2015Maio/2015Maio/2015Maio/2015 DPMO: Redução de 100 % 20
  21. 21. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Define Measure Analyze Improve Control Controle do ProcessoControle do ProcessoControle do ProcessoControle do Processo • Lista de Danfes Complementares geradas que possuam pendências de lançamento para pagamento noLista de Danfes Complementares geradas que possuam pendências de lançamento para pagamento noLista de Danfes Complementares geradas que possuam pendências de lançamento para pagamento noLista de Danfes Complementares geradas que possuam pendências de lançamento para pagamento no Portal FordPortal FordPortal FordPortal Ford – Ação: Analisar se há pendências e qual é a área responsável – Frequência: Mensal – Responsáveis: • Controle e Divulgação: Metalur • Análise e tomada de ação: Analistade SCM << CONTROLE EM PROCESSODE IMPLEMENTAÇÃO>> • Processo de comunicação para emissão de danfes complementaresProcesso de comunicação para emissão de danfes complementaresProcesso de comunicação para emissão de danfes complementaresProcesso de comunicação para emissão de danfes complementares – Ação: Monitorar os emails do processo de comunicação de danfes complementares – Frequência: quando houver danfe complementar gerada – Responsável: Analistade SCM • Revisão periódica da lista de distribuiçãoRevisão periódica da lista de distribuiçãoRevisão periódica da lista de distribuiçãoRevisão periódica da lista de distribuição – Ação: Revisar a lista de distribuição – Frequência: Mensalmente ou a cada alteração de pessoas no processo – Responsável: Analistade SCM / Gate / Metalur 21
  22. 22. CONSUMER DRIVE ---- 6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA6 SIGMA Obrigado.Obrigado.Obrigado.Obrigado. 22

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