Neste slide apresentamos um caso de sucesso da ferramenta Supravizio aplicado a um processo para solicitação e acerto financeiro de viagens.

1. Software para
gerenciamento de
processos de negócio
Estudo de caso:
Processo para
solicitação de
viagens

2. Sobre o cliente
• Empresa de engenharia que atua na construção
de data centers e projetos de cabeamento de
rede
• Possui clientes em diversas cidades do país
• Principais clientes:
Petrobras, Usiminas, Vale, Fiat, Votorantim e
Iveco.

3. Controle de Viagens: cenário inicial
• Engenheiros e operários precisavam se deslocar até
obras e projetos
• O deslocamento ocorria por via aérea ou rodoviária
• Dependendo da obra o viajante era hospedado em
hotel ou alojamento
• O viajante solicitava adiantamento para pagamento
de despesas
• Após a viagem o usuário do serviço deveria realizar o
acerto
• Todas as solicitações eram feitas por email e papel

4. Controle de Viagens: cenário inicial

5. Solução proposta
• Todas as solicitações seriam feitas por um sistema
com interface web disponibilizado na intranet da
empresa e também na internet (para acesso nas
obras)
• Somente pessoas com o cargo supervisor poderiam
realizar solicitações de viagens
• O sistema deveria controlar o recebimento dos
comprovantes e solicitar aprovação do superior
imediato do solicitante.

6. A solicitação
Para solicitar uma
viagem o supervisor
de obra ou um dos
gerentes utiliza um
site disponível na
intranet e também
na internet
No site existe um
formulário com todos
os campos para
solicitação da
viagem, incluindo
valor do
adiantamento e
centro de custo.

7. A autorização
Assim que o
supervisor conclui a
solicitação é enviado
um email para o
gerente imediato
solicitando
aprovação.
Ao clicar no email é
exibida uma página
de aprovação. Neste
momento o gestor
do solicitante
visualiza os dados e
decide se aprova ou
reprova.

8. Hotel e passagens
Após a aprovação a solicitação segue para a equipe de apoio para reserva de hotel
e passagens aéreas. O usuário de apoio administrativo visualiza a solicitação em
uma tela do Supravizio semelhante ao Outlook.

9. Hotel e passagens
Após a aprovação a solicitação segue para a equipe de apoio para reserva de hotel
e passagens aéreas. O usuário de apoio administrativo visualiza a solicitação em
uma tela do Supravizio semelhante ao Outlook.

10. Hotel e passagens
No painel inferior o
usuário de apoio
administrativo
identifica a tarefa
corrente no
processo e sua
responsabilidade
Todos os campos da
solicitação estão
visíveis para o
solucionador.

11. Hotel e passagens
O usuário de
apoio
administrativo faz
a reserva de hotel
e/ou passagens
aéreas.
Comprovantes
são anexaos na
solicitação e
podem ser
visualizados pelo
cliente no
sistema web

12. Hotel e passagens
Após realizar a reserva do hotel e/ou passagens aéreas o usuário clica no botão
Avançar para seguir para a próxima atividade prevista no processo.
Neste momento a solicitação é encaminhada para o financeiro, que é responsável
pelo adiantamento.

13. Hotel e passagens
Após realizar a reserva do hotel e/ou passagens aéreas o usuário clica no botão
Avançar para seguir para a próxima atividade prevista no processo.
Neste momento a solicitação é encaminhada para o financeiro, que é responsável
pelo adiantamento.

14. Adiantamento
O usuário do
setor financeiro
visualiza a
solicitação de
adiantamento e
transfere o valor.
O comprovante é
anexado na
solicitação e
visível para o
solicitante no
sistema web.

15. Informações disponíveis para o
solicitante
Utilizando o sistema
web o solicitante
acompanha o seu
processo.
Neste ponto ele já
consegue visualizar
comprovantes de
reservas e de
depósito relativo ao
adiantamento.

16. Acerto após viagem
Na data prevista de retorno o sistema envia um email para o solicitante
requisitando o envio de comprovantes para acerto.
Neste mesmo
momento o usuário
do setor financeiro
recebe novamente a
solicitação de viagem
para realização de
acerto.

17. Validação do acerto
O acerto feito pela área financeira é repassado para o gerente do solicitante que
valida as despesas informadas e documentadas.
Se o gerente reprovar
o acerto então o
processo retorna
para o financeiro que
realiza o ajuste e
envia novamente
para aprovação.

18. Fluxo executado
Todas as informações de tempo de execução, responsabilidade e aprovações são
registradas e visíveis de forma gráfica. Solucionadores envolvidos e respectivos
coordenadores podem consultar o fluxo executado e visualizar todos estes
detalhes.

19. Pesquisa de satisfação
Ao término do
processo o solicitante
responde um
questionário avaliando
a qualidade do serviço
prestado.

20. Principais resultados
Substituição de solicitações em
papel ou por email por formulário
eletrônico com autorização.
A nova solicitação só é enviada
para o apoio administrativo após
aprovação pelo gerente.

21. Principais resultados
Utilizando as respostas da pesquisa de satisfação foi possível medir a qualidade
do atendimento das solicitantes de viagens.

22. Principais resultados
O registro de despesas permitiu rastrear custos de projetos.
Os tempos de execução das tarefas são registrados permitindo avaliar o
desempenho de cada solucionador envolvido.

23. Contato para mais informações:
Wallace Oliveira
11 5087 8899
wallace@venki.com.br
Visite o site do produto:
www.supravizio.com