BPM Made Easy - 5. Business Case: Travel Request

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Evento:
BPM Made Easy
(24/Nov/2015 @ Microsoft)

Apresentação:
5. Business Case: Travel Request

Orador:
Nuno Franca, Product Development Manager
Leadership Business Technology

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BPM Made Easy - 5. Business Case: Travel Request

  1. 1. Business Case: Travel Request Nuno Franca, Leadership Business Technology 24/11/2015
  2. 2. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Agenda 2 1 2 Business Case: Requisição de Viagens 3 Sequence Kinetics BPM Demo
  3. 3. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Business Case: Requisição de Viagem Descrição do Desafio 3 • Aumentar a eficiência no processo de Requisição de Viagem, com melhorias na capacidade de resposta • Assegurar que os procedimentos são seguidos • Diminuir tempo por tarefa executada • Estruturar a informação sobre pedidos de viagem, tornando-a pesquisável • Controlar custos de viagem e orçamentos • Acompanhar o estado dos pedidos de viagem O processo de Requisição de Viagem tem como objetivo oferecer aos colaboradores da organização uma forma simples de solicitar viagens de trabalho, garantindo um fluxo de aprovação e agendamento interligado e facilmente rastreável.
  4. 4. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Business Case: Requisição de Viagem Descrição do Desafio 4 Definimos como desafio a implementação de um projeto simples de 4 dias, com uma equipa de 2 consultores. Considerando este desafio, optámos por utilizar uma abordagem / metodologia ágil. Dia 1 Dia 2 Dia 3 Demo!! Dia 0 Identificação do Desafio!! Alinhamento inicial em workshop para identificar processo alvo e objetivos em brainstorming • Criação de formulário e campos • Inicio da criação do workflow usando o Sequence Kinetics • Workshop com primeiro playback do processo • Funcionalidades adicionais e ajustes • Workshop com segundo playback do processo • Funcionalidades adicionais e ajustes Dia 4 • Afinação do processo • Implementação de relatórios e dashboards
  5. 5. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Business Case: Requisição de Viagem Descrição do Desafio 5 Após a etapa inicial de implementação do processo, que culmina com uma demonstração, haverá um período de utilização livre da solução para que a equipa possa explorar as funcionalidades e compreender melhor o modo de funcionamento, mas também identificar sugestões/questões a colocar numa posterior sessão de feedback. FeedbackDemo!! • Sessão de feedback da experiência, com inputs para oportunidades de melhoria e dúvidas sobre funcionalidades ou potencial de evolução. • Ponte para iniciativa de BPM • Sessão de enquadramento do Business Case, com demonstração do processo e disponibilização de credenciais de acesso Utilização Livre da Solução / Hands-On
  6. 6. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Intervenientes no Processo 6 Objetivo: Garantir que a reserva da viagem é efetuada dentro dos prazos espetáveis, de acordo com a configuração solicitada. Necessidades: Viajar para um determinado destino, no âmbito das suas responsabilidades internas, nas datas definidas e com condições de alojamento e transporte adequadas. Também a possibilidade de solicitar um adiantamento para despesas de viagem. Preocupações: Falhas de transporte ou alojamento, tempo de aprovação ou marcação muito lentos, dificuldade a obter informação sobre o estado do processo ou adiantamento para despesas recebido muito tarde. Objetivos: Garantir que todas as viagens sob a sua alçada de aprovação são validadas antes de prosseguirem, de forma a conseguir controlar custos da unidade/área de negócio ou de projeto. Necessidades: Aprovar de forma simples e rápida a viagem dos colaboradores, sem perder rasto à sua situação, determinando o orçamento que deverá ser tido em conta. Preocupações: Custos de viagem acima do orçamento previsto ou demasiado altos Business Case: Requisição de Viagem Requerente / Viajante Gestor / Diretor
  7. 7. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com7 Business Case: Requisição de Viagem Intervenientes no Processo Objetivo: Garantir um tratamento simplificado dos pedidos de viagens, que inclui o registo dos dados das viagens de forma normalizada. Necessidades: Receber os pedidos de viagens numa fila trabalho, permitindo uma melhor organização das ações a realizar, em alternativa à troca não estruturada de e-mails. Registo de informação das reservas e custos associados, para que possam ser validados de forma simples e reencaminhados posteriormente aos principais interessados (i.e. viajante, gestor). Preocupações: Perceção do orçamento aprovado para o agendamento da viagem e minimizar o esforço necessário para aprovar/comunicar a viagem. Administrativo / Booking da Viagem Diretor Financeiro Objetivo: Garantir que não são efetuadas viagens sem uma aprovação prévia da despesa associada, de forma a controlar custos. Necessidades: Receber pedidos de aprovação de custos de viagens que permitam uma visão rápida e simples da informação relevante à tomada de decisão, permitindo uma ação rápida de validação. Preocupações: Visão dos custos totais associados à viagem e relação com o orçamento previsto.
  8. 8. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Business Case: Requisição de Viagem Ações e Funcionalidades 8 • Criar uma nova Requisição de Viagem (transporte e alojamento) • Submeter uma Requisição de Viagem para aprovação • Verificar os pedidos existentes, em detalhe • Pedir uma viagem para si ou para outro colaborador (e.g. gestor solicita viagem para os membros do seu projeto) • Controlar custos/despesas com aprovação do departamento financeiro • Enviar informação para o Viajante e Gestor (com detalhes de transporte/alojamento) As várias funcionalidades foram inventariadas em alinhamento com as necessidades dos vários intervenientes identificados, procurando implementar medidas que acrescentassem valor ao processo, mas também que demonstrassem as potencialidades da solução. • Lista de projetos / áreas de negócio para controlo • Controle de datas de partida e chegada • Campos interdependentes (e.g. opção para seleção de condutor apenas se necessitar de transporte durante a estadia) • Campos calculados (e.g. adiantamento calculado automaticamente pelos número de dias entre a partida e a chegada) • Controle de valores financeiros ao longo de todo o workflow, com histórico • Anexar documentos • Integração com outras bases de dados Ações Funcionalidades
  9. 9. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Business Case: Requisição de Viagem Diagrama Ilustrativo do Processo 9 É aprovado ? 1. Requisição de Viagem Requerente/ Viajante 2. Aprovação de Viagem É aprovado ? 3. Marcação da Viagem 6. Notificar Viajante Não No Sim Gestor Administrativo/ Booking Diretor Financeiro 4. Aprovação da Marcação 5. Notificar Gestor Yes Requisição Aprovação Operacional Reserva Aprovação Financeira Notificação
  10. 10. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Agenda 10 1 2 Business Case: Requisição de Viagem 3 Sequence Kinetics BPM Demo
  11. 11. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Sequence Kinetics BPM PNMSoft e a Leadership Business Technology 11 A PNMSoft é um fornecedor global do software de iBPMS – o Sequence Kinetics – com base no Reino Unido. A PNMSoft, fundada em 1996, é Gold Partner da Microsoft e é membro da Microsoft Business Process Alliance. A Leadership Business Technology é um dos parceiros preferenciais da PNMSoft para os Países de Língua Portuguesa, tendo ao longo dos últimos anos desenvolvido um estreita relação de confiança com o fabricante. Por este motivo a Leadership tem vindo a realizar iniciativas globais mais abrangentes com PNMSoft. O Sequence da PNMsoft é a única solução pure-play, 100% .NET e Microsoft- based presente no quadrante mágico da Gartner para iBPMS (Intelligent BPM Suite). Em 2014, a PNMsoft foi considerada pela Gartner, a empresa líder no software de iBPM baseado em tecnologia Microsoft.
  12. 12. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Sequence Kinetics BPM Alguns Benefícios da Solução 12 SOCIAL BPM E MOBILIDADE Os colaboradores podem interagir de forma natural durante a execução dos processos, permitindo colaboração entre utilizadores. Os utilizadores podem aceder ao sistema nos seus telemóveis, melhorando timings de resposta e a produtividade. IMPLEMENTAÇÃO RÁPIDA, SEM CÓDIGO O utilizador pode desenhar um processo e implementá-lo em Sequence sem ter de programar em código. Para requisitos técnicos mais avançados, existem depois diferentes formas de incorporar funcionalidades. CONSULTA DOS ESTADOS DO PROCESSO A qualquer momento é possível consultar os estados dos processos em execução. É também possível criar dashboards com indicadores sobre a execução de processos. GESTÃO DE FILAS, DELEGAÇÃO E AUSÊNCIAS É possível delegar a execução de processos a outras pessoas, incluindo na gestão de períodos de ausências. HOT CHANGE Adaptação e alteração rápida dos processos de negócio, sendo possível ter diferentes versões do mesmo processo a executar ao mesmo tempo.
  13. 13. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Sequence Kinetics BPM Administração da Solução 13 Oferece funcionalidades para a gestão e monitorização de múltiplos processos de negócio. Para além disso funciona como um centro de administração das configurações do sistema. • Gestão e configuração das aplicações (workflows) • Controlo e monitorização das instâncias de processos ativas • Gestão da organização (i.e. integração com Active Directory, gestão de calendários, etc.) • Configurações de serviços / ligações externas • Gestão de gráficos / KPIs • Gestão de tabelas auxiliares de suporte aos processos • Acesso a materiais de suporte / ajuda
  14. 14. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Sequence Kinetics BPM Ambiente de Desenvolvimento: AppStudio 14 • Acesso 100% baseado em browser • Modelação gráfica de workflows • Permite implementação de workflows sem código • Atividades são organizadas e dispostas em caixas de contexto • Validação da integridade do workflow antes da sua execução • Controlo de versões para múltiplos programadores • Criação de atividades customizadas Permite uma melhor colaboração entre os analistas de negócio e os programadores, promovendo a implementação de processos de forma mais eficaz, com menos ciclos de iteração
  15. 15. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Oferece aos implementadores uma ferramenta para criação de formulários de forma rápida, mas com um controlo total dos dados, vistas e funcionalidades. Sequence Kinetics BPM Ambiente de Desenvolvimento: UX Studio 15 UX Studio é um interface de desenvolvimento de formulários WYSIWYG 100% web • Criação de formulários por utilizadores não técnicos • Múltiplas vistas para o mesmo formulário, permitindo a criação de visões diferentes da mesma atividade do fluxo de trabalho • Todos os controlos são ASP.NET / Suporta Ajax • Suporte para modelos de dados complexos / opções avançadas de binding de dados • Permite edição do código da página e execução de código no lado do servidor
  16. 16. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Sequence Kinetics BPM Suporte à Mobilidade 16 As funcionalidades Process ToGo incluem: • Portal Mobile – permite aos utilizadores visualizar as suas tarefas, iniciar processos e preencher / submeter formulários simples orientados para dispositivos móveis • 1-Click Action – permite aos utilizadores responder a tarefas através de apenas um clique, a partir do seu e-mail, sem ter de entrar na solução de BPM Agora os utilizadores podem completar as suas tarefas fora do escritório, melhorando a performance do processo.
  17. 17. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Sequence Kinetics BPM Referências de Implementação 17 Algumas Referências da Leadership Outros Clientes Sequence
  18. 18. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Agenda 18 1 2 Business Case: Requisição de Viagem 3 Sequence Kinetics BPM Demo
  19. 19. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Demo: Ecrãs Formulário: Submissão do Pedido / Requisição 20 Requisição Aprovação Operacional Reserva Aprovação Financeira Notificação
  20. 20. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Demo: Ecrãs Formulário: Aprovação do Gestor 21 Requisição Aprovação Operacional Reserva Aprovação Financeira Notificação
  21. 21. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Demo: Ecrãs Formulário: Marcação de Viajem 22 Requisição Aprovação Operacional Reserva Aprovação Financeira Notificação
  22. 22. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Demo: Ecrãs Formulário: Aprovação do Diretor Financeiro 23 Requisição Aprovação Operacional Reserva Aprovação Financeira Notificação
  23. 23. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Demo: Ecrãs Notificação por E-mail para o Viajante e Gestor 24 Requisição Aprovação Operacional Reserva Aprovação Financeira Notificação
  24. 24. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Demo: Ecrãs Dashboard de Viagens – KPIs Ilustrativos 25 Monitorização
  25. 25. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Demo: Ecrãs Dashboard de Viagens – KPIs Ilustrativos 26 Monitorização
  26. 26. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Demo: Ecrãs Dashboard de Viagens – KPIs Ilustrativos 27 Monitorização
  27. 27. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com Demo: Ecrãs Relatório Ilustrativo de Viagens 28 Monitorização

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