O documento apresenta três técnicas para melhorar a produtividade: ZTD (Zen to Done), POMODORO e captura de tarefas. O ZTD utiliza dez hábitos como planejamento, organização e foco em tarefas importantes. A técnica POMODORO sugere trabalhar em intervalos de 25 minutos focado em uma tarefa, intercalados com breves pausas. A captura de tarefas recomenda anotar tudo que precisa ser feito em um caderno para não esquecer nada.
4. Muito do stress que as pessoas sentem
não vem de terem coisas demais para
fazer. Ele vem de não terminarem o que
começaram
DAVID ALLEN – CONSULTOR DE PRODUTIVIDADE E
AUTOR DA TÉCNICA “GET THINGS DONE”
5. Por que Zen To Done?
• Utiliza conceitos de sucesso
– Get Things Done, de David Allen
– Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes, de Stephen Covey
• Simples aplicação
• Requer poucas mudanças de hábito
– Além de poder fazê-las no seu próprio ritmo
• Sistema dedicado a quem precisa atingir metas
– Todo o resto que não seja meta é lucro
6. Os 10 Hábitos do ZTD
1. Capture
2. Processe
3. Planeje
4. Faça
5. Sistema Confiável Simples
6. Organize
7. Revise
8. Simplifique
9. Rotina
10. Encontre sua paixão
7.
8. Fique calmo, fique ZEN
Você não precisa fazer todos de uma vez
Nem fazê-los na ordem sugerida
Talvez, nem queira adquirir todos os 10 hábitos na sua vida. Se
quiser apenas 1, tudo ok, tudo ZEN.
Mudar seus hábitos é difícil e estressante
Passinhos de bebe, pegue um ou dois hábitos, e passe umas
duas semanas só com eles. Depois, quando estiver se sentindo
confortável, tente aprender um novo hábito. Ou não
10. Problemas
O cérebro transborda de informações
Você nem sempre lembra de algo na hora que você
precisa
Falta uma organização sistemática para todas as
informações que são adquiridas ao longo do dia
Emails, cartas, documentos, anotações, telefonemas, reuniões
etc.
11. Solução Zen
Tenha alguns lugares para capturar informações e
papeis e não deixe de usá-los
Documentos e correspondências que chegam a sua mesa (ou
casa) devem ir para uma caixa de entrada especial
Nunca uma gaveta. Se você não os vê, você os esquece!
Tente manter um único email
Ele também é uma caixa de entrada de informações
Outras caixas de informações que você desconhece
Redes sociais, mensagens de celular, telefonemas, fórums de
internet
13. O caderninho
Uma caixa de entrada especial
Ferramenta de captura de idéias, informações que te dão ao
longo do seu dia, tarefas que você lembra que precisa fazer, etc.
Carregue seu caderninho para todos os lugares
• Você pode ter uma idéia milionária quando está cagando. Ao sair do
banheiro, você esquece. Se tivesse anotado, estaria rico.
14. O caderninho
Anote as coisas que te dizem durante uma reunião
Nessa mesma reunião você pode lembrar de algo que prometeu ao
seu chefe, e ambos esqueceram. Anote no seu caderno para
lembrar de fazê-la depois. Quando seu chefe se lembrar, você já fez
15. Caderninho é coisa de velho!
Pode ser um PDA, um smartphone, um tablet, um
notebook, um rolo de papel higiênico etc
Qualquer coisa que você se sinta confortável em levar consigo e
confortável para ler e escrever
A ferramenta deve ser fácil para anotar as informações
rapidamente
Anote sempre na hora
Não deixe para anotar depois, se não você esquece seu preguiçoso!
16. Hábito 1: Capture
Resumo
Caixas de entradas
Poucas, mas eficientes
Caderninho (ou iPhone, seu metido)
Anote tudo, o tempo todo.
Não deixe para anotar depois, anote na hora
17. Decida rápido sobre as coisas na
sua caixa de entrada, não deixe que
acumulem.
HÁBITO 2: PROCESSE
18. To cheio de informações pra dar
Agora você tem as suas caixas de entrada
E o seu caderninho
O que fazer com toda essa informação?
VAMOS PROCESSÁ-LAS!
19. Processando as informações
Processe sua caixa de entrada item por item
Tome decisões rápidas e um item de cada vez
Não deixe um item para depois, processe-o na hora!
Procrastinar é acumular, e acumular é estressante!
Processe sua caixa de entrada uma vez por dia
Algumas caixas especiais podem precisar ser processadas mais
vezes, umas 3 vezes por dia por exemplo
• Exemplo: Emails da empresa podem ser processados de hora em
hora
Algumas caixas só precisam ser processadas 1 vez por dia, mais
que isso é perda de tempo.
• Exemplo: FACEBOOK
20. LEMBRE-SE:
Cheque todas as suas caixas, uma vez por dia.
Algumas, você vai precisar checar mais vezes
NÃO DEIXE DE CHECAR AS CAIXAS!!!
Acumular é ter mais trabalho para depois
Acumular é ter uma pilha enorme depois, e uma
pilha enorme é desestimulante!
21. Como processar sua caixa?
1. Um por um, na ordem que você for retirando da
caixa
Tome a decisão de imediato. Não pule e nem coloque de
volta na caixa, tampouco adie a decisão
1. Remova
Se você não precisa mais do item, jogue-o fora. Faça dessa
sua primeira decisão
1. Delegue
Você é a pessoa certa para estar fazendo isso? Se não for,
passe para a pessoa certa e se livre da bomba
22. Como processar sua caixa?
4. Faça imediatamente
Se a tarefa for demorar menos que 2 minutos (pode ser 5),
faça NA HORA!!!
5. Defina para mais tarde
Se for demorar mais que 2 minutos, coloque na sua lista
de tarefas para fazer depois (procrastinação? Calma!)
6. Arquive
Se é só uma coisa que você precisa como referência,
arquive-o.
• Nada de marcar como “lembrar depois”, “ser arquivado”
• Arquive na hora, não deixe nada para depois!
23. Como processar sua caixa?
7. Em todos os casos, não deixe o item na sua caixa de
entradas
Remova ou arquive. Trabalhe em todos os itens da sua
caixa até que ela fique vazia
7. COMEMORE!
Quando sua caixa estiver vazia, comemore e sinta-se bem.
Isso já é uma vitória
Mas lembre-se: Não cheque sua caixa o dia inteiro.
Agende um horário específico para uma caixa (ou
conjunto de caixas)
24. Hábito 2: Processe
Resumo
Processe suas caixas uma vez por dia
Caixas especiais, como emails, você pode processar mais de uma
vez por dia
Agende horários para processar uma caixa, ou conjunto de caixas
Como ver (processar) o facebook (a caixa de entradas facebook)
às 22 horas
Tome decisões rápidas para cada item da sua caixa de entrada
Vou dar curtir, vou dar reply ou devo ignorar?
25. Defina as tarefas mais importantes
do seu dia e da sua semana
HÁBITO 3: PLANEJE
26. Por que planejar os dias e semanas?
Não ficar a mercê dos ventos da mudança
Não ficar apenas reagindo às tarefas
Decida o que é importante e o que você realmente quer fazer
Tome conta da sua vida
Ou as necessidades, vontades e prioridades dos outros o farão
27. Fluxo de Trabalho recomendado
A cada semana liste as grandes rochas que você
pretende alcançar
• E agende-as primeiro
A cada dia crie uma lista de 1-3 tarefas mais
importantes (são suas grandes rochas diárias)
• Faça-as cedo para tirá-las do caminho e, assim, ter certeza de que
serão concluídas
28.
29. Planejar, com ZTD, é muito simples
É um dos hábitos mais importantes no ZTD
Ele dá propósitos para o seu dia e para a sua semana
Dessa forma, você pode completar várias tarefas,
mas vai concluir as mais importantes primeiro
Ao fim do dia, concluir poucas tarefas importantes ainda é mais
agradável do que concluir muitas tarefas sem significado
30. As Grandes Rochas
No início da semana (domingo ou segunda) sente-se e
olhe para a sua lista de tarefas e se pergunte “O que
desejo realizar essa semana?”
Coloque suas Grandes Rochas no começo da sua agenda e faça com
que as Pequenas Rochas e o Cascalho preencham o resto da sua
agenda
• Sacou? Tudo ordenado pela sua importância
• Se você colocar as Pequenas Rochas e o Cascalho antes das
Grandes Rochas, eles vão ocupar o lugar todo, e ai você deixa de
fazer o que é importante.
Agende de 4 a 6 Grandes Rochas para a semana
• Quando você estiver “pica das galáxias” nesse hábito, tente
aumentar esse número
Certifique-se de que algumas de suas grandes rochas façam parte de
sua meta anual e que levem sua vida para frente
31. Planejamento
Agende só uma ou duas Grandes Rochas por dia
• NÃO SE SOBRECARREGUE!
Agende-as para ser a primeira coisa de cada dia, ou
uma das primeiras
Certifique-se que estas serão umas das primeiras coisas que
serão feitas no seu dia
E ai, coloque as Pequenas Rochas e os Cascalhos ao
redor da sua Grande Rochas, para completar seu
dia
32. Tarefas Mais Importantes do Dia
A cada manhã, decida quais são as tarefas mais
importantes do dia
Provavelmente serão suas grandes rochas daquele dia
Mas com o andar da semana, as coisas mudam e algumas
prioridades para tarefas também mudam
Escolha 3 TMI por dia
Pode incluir suas Grandes Rochas e outras tarefas
Reserve o começo do seu dia para elas
Deixar para depois pode fazer com que outras tarefas
consumam todo o seu tempo e ai você perdeu sua chance
33. Complete-as
É a parte mais importante de se organizar: O FAZER
ACONTECER
A primeira coisa do seu dia deve ser fazer a sua primeira TMI.
Livre-se de todas as suas distrações e faça logo sua TMI
Quando terminar, sinta-se bem. Recompense a si mesmo, tome
um café, sei lá.
• Logo depois, que tal aproveitar o momento e fazer outra TMI?
34. Olhe para trás
Quando completar as suas TMIs do dia, olhe para
trás
Sinta-se bem, fique feliz, você já fez muitas coisas importantes no
seu dia.
Este dia já teve bastante significado
35. Hábito 3: Planeje
Resumo
No começo da semana, defina de 4 a 6 Grandes Rochas, e
agende-as.
• Certifique-se que algumas de suas Grandes Rochas façam parte de
sua meta anual.
Lembre-se de colocar, no máximo, 2 Grandes Rochas por dia
• Não se sobrecarregue seu burro de carga!
A cada manhã, defina 3 Tarefas Mais Importantes para aquele
dia
• Pode incluir as suas Grandes Rochas, se houver, daquele dia
Comece seu dia fazendo uma TMI
• E depois outra, e outra. Faça logo as suas TMI!
37. A conversa não cozinha arroz
Não seja multitarefa e não se deixe ser interrompido
Checar e responder emails, atender telefonemas, falar com
pessoas que vem a nossa mesa – Tudo isso em detrimento da
tarefa que deveríamos estar fazendo
• Dessa forma as coisas não são feitas
Uma tarefa por vez e foco são a chave para executar
suas tarefas
38. Como fazer? (Uiii!)
Elimine todas as distrações
Desligue email, celular, internet, remova o excesso de sua mesa
e livre-se do que mais possa lhe interromper
Trate das interrupções
Se você for interrompido, anote qualquer requisição, tarefa ou
informação no seu caderninho, ou jogue o documento na sua
caixa de entrada, e volte para a sua tarefa
Se começar a se distrair, PARE!
Feche os olhos, respire bem fundo, e volte a se concentrar na
sua tarefa
39. Como fazer?
O inevitável
Quando algo urgente surgir e você realmente tiver que parar a
execução de sua tarefa, anote onde você estava, junte seus
documentos, e volte pra eles quando resolver a urgência
• Anotando e juntando tudo você não se perde, o que torna mais
fácil a retomada da tarefa
Relaxe
Se alongue um pouquinho
Ao terminar uma tarefa, descanse a mente.
Se dê 5 a 10 minutos de pausa. Vá ver fotos de bichinhos na
internet
• Aproveita a vida, você agora é ZEN!
40. Hábito 4: Faça
Resumo
Mantenha o foco
Não seja multitarefa
Fuja das distrações
Congratule-se ao finalizar uma tarefa
Relaxe um pouco entre as tarefas
Vida ZEN!
43. Os 4 primeiros hábitos
Os 4 primeiros hábitos são considerados o ZTD
MINIMALISTA
São 4 hábitos que se complementam
Organizam a vida de qualquer Mobral
Podem ser assimilados por qualquer um
Representam uma maneira de ser produtivo sem muitas firulas
46. Os outros 6 hábitos
Uma das minhas Grandes Rochas para hoje era
apresentar o ZTD para vocês
Quem gostou bate palmas
A minha apresentação sobre ZTD conclui-se aqui
E com ela, lá se vai uma TMI
YAAAAAAAYYYY!!!
47.
48. Saiba mais sobre ZTD
http://zenhabits.net/books/
Tem em português também
http://lucasteixeira.com/ztd/
49. Hora do relax
5 MINUTINHOS DE LIBERTINAGEM
SEM PERDER A AMIZADE
E AI VOLTAMOS COM MAIS
51. Quediabé is minin?
Pomodoro é tomate em italiano
• MAMA MIA!
Pomodoro Technique
Criada por Francesco Cirillo na década de 80
Uma simples forma de executar tarefas gerenciando seu tempo
• Ideal para quem precisa cumprir prazos
• Ideal para aqueles que se esquecem de respirar entre as tarefas
Pomodoro
Também é o nome dado a uma unidade de trabalho, dentro desta
técnica
52. Mas por que ‘TOMATE’?
POMODORO
Na Itália os relógios (cronômetros decrescentes) de cozinha
mais populares tem formato de tomates
• Essa vibe não colou muito nas terras tupiniquins
O cronômetro em formato de pomodoro é a parte principal
desta técnica.
53. O que eu preciso para ‘TOMATEAR’?
Um cronômetro
Apesar de dar nome a técnica, não precisa ser um relógio de
cozinha no formato de um pomodoro
Uma lista de tarefas
Tarefas para fazer neste dia, ordenadas por prioridade
54. Trabalhando com o pomodoro
Um pomodoro possui 30 minutos
25 minutos trabalhando, 5 minutos coçando
Ligue seu cronômetro (decrescente) de trabalho
Ponha os 25 minutos de trabalho como valor do tempo
Quem estiver controlando o pomodoro deve poder ver quanto
tempo ainda resta no pomodoro
• sim, pode-se trabalhar em grupo com um único cronômetro
Trabalhe
• Ou estude
• Ou faça uma atividade que você considere uma obrigação
Pomodoro não deve ser usado no seu lazer.
• Ou laser, pew pew pew pew
55. Um pomodoro é
Indivisível
Uma unidade atômica de tempo. Sempre 25 minutos inteiro
Ininterrupto
São 25 minutos de puro trabalho
• Se seu trabalho for interrompido, seu pomodoro apodreceu
• Ao retomar o trabalho após a interrupção, comece o seu pomodoro
do começo (reinicie o cronômetro com 25 minutos)
56. E quando o pomodoro acaba
Você é obrigado a parar por 5 minutos
Mesmo que você acredite que em mais 5 segundos você conclui
a sua tarefa
• Quando o pomodoro acaba, coce o saco por 5 minutos
Aproveite esse tempo para fechar os olhos, tomar uma água,
respirar
• Não pense no trabalho.
• Não pense em trabalho.
• Não fale de trabalho.
• Deixe a mente descansar!
57. O loop dos 4 pomodoros
Loop = ciclo
DUUUUUHHH!!!
A cada 4 pomodoros tire um longo descanso
• De 15 a 30 minutos
Descanse, se alongue, arrume sua mesa, leias as notícias...
RELAXE!
• E não pense em trabalho!
Esse tempo ajuda a sua mente a ‘esfriar’
Ajuda a sua mente a assimilar o que você está fazendo
A absorver novos aprendizados
Tente não esforçar a sua mente na hora do descanso
58. Terminando uma atividade
Um pomodoro só termina quando acaba
Um pomodoro são sempre 25 minutos de trabalho
Se a atividade acabou no meio de um pomodoro
Você pode utilizar o tempo restante para revisar a sua atividade
• Procurar melhorá-la.
• Entender se está tudo de acordo.
Ou pode começar outra atividade
• Se a atividade anterior consumiu menos de 10 minutos do pomodoro
• Se você acredita que não vale a pena revisar o que foi feito
59.
60.
61. Interrupções Internas
Quando nosso subconsciente quer procrastinar
Dá vontade de tomar água, de mijar, de ler emails, de conversar
etc
A mente as vezes para de prestar atenção nesta apresentação
chata
Como resolver?
Cobre de si. Mostre a sua mente a sua necessidade de estar
concentrado
Determinação
• Sempre que se distrair, faça um risco no papel. Ao fim de um
pomodoro, ou atividade, veja o quanto você ‘imbecilizou’
62. Interrupções Externas
Quando o mundo quer te lascar (ou aquela outra palavra)
O telefone toca, alguém vem falar com você, neguinho fica cantando etc
• A interrupção geralmente surge da necessidade de se comunicar
Tem cura?
Faça a interrupção depender de você
• Seu celular tem caixa postal, ou você pode ligar depois (no seu intervalo entre
pomodoros)
• Emails não vão sumir da sua caixa de entrada. (leia-os no seu intervalo)
• Quando alguém vem lhe perturbar com dúvidas ou ‘urgências’, diga que está
ocupado. (procure-os no seu intervalo)
Nem sempre a urgência do mundo é uma urgência de verdade
• E se a urgência for real, ela pode entrar na sua lista de atividades do dia e você
pode começar a realizá-la no PRÓXIMO POMODORO.
Proteja seu pomodoro
• Seja rápido ao tratar das suas interrupções para que elas não atrapalhem o
caminhar do seu pomodoro
• E, se atrapalharem, já sabe: comece um novo pomodoro
63. É tudo questão de educação
As suas interrupções internas
Você se educa a ficar focado pelo tempo do pomodoro
E a dar ‘cangapé’ nos seus intervalos
As suas interrupções externas
Vai dar muito trabalho
Mas com o tempo as pessoas podem aprender que não precisam
ficar enchendo seu saco por atenção
Elas podem aprender que podem lhe enviar uma simples
notificação por atenção e, quando você tiver tempo, você lhes
dará atenção
65. O pomodoro é mais
Não é apenas um contador para as suas atividades
O Pomodoro Technique também ensina
A perceber quanto tempo você precisa para uma atividade
A perceber quanto tempo você gasta com interrupções
Ensina a se motivar
Ensina a gerar relatórios do seu dia para serem analisados
• Quanto tempo você leva para uma atividade? Poderia ser mais
rápido? Foi culpa das interrupções? Onde melhorar?
Aprender a dar um feedback a si mesmo
66. Cansei minha beleza
Saiba mais sobre o Pomodoro Technique
Tire a certificação Pomodoro Master
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http://www.pomodorotechnique.com