Seminário Oficina de GED ECM BPM 2010 08 e 09 de julho Rio de Janeiro - RJ. Auditório da Confederação Nacional do Comércio/CNC Av. General Justo, 307 – 9º andar – Castelo Rio de Janeiro – RJ

1. GED
2010
Camada Pré GED
Gestão Arquivística - Tratamento Documental
Levantamento Preliminar de Dados - Cenários
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Rio de Janeiro: 08 e 09 de julho de 2010
11

2. Qual o caminho?
- Pode dizer-me que caminho devo tomar?
- Isto depende do lugar para onde você quer ir.
(Respondeu com muito propósito o gato)
- Não tenho destino certo.
- Neste caso qualquer caminho serve.
(“Alice no País da Maravilhas” - Lewis Carrol)
Vídeo Romântico
GED 2010
2

3. Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
Fontes de levantamento escopo do projeto:
ENTREVISTA QUESTIONÁRIO PERFIL
Onde esta o problema? Acompanhado Individual Organizacional
Qual o objetivo? Acompanhado Coletivo Mercadológico
Quais os recursos? Desacompanhado Tecnológico
Individual
Quem se beneficia? Desacompanhado Decisório
Coletivo
Como executaremos? Misto individual Histórico
Quando se pretende atingir o Misto coletivo Cultura
objetivo?
Quanto temos de Arquivística
orçamento?
GED 2010

4. Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
Levantamento do ciclo da Informação:
GED 2010

5. Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
Levantamento do Processo Informacional:
Hardware + Software +
Peopleware GED 2010

6. Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
Formulário do Levantamento Preliminar de Dados:
Ata de Entrevista:
A entrevista deve conter os seguintes elementos básicos:
DADOS Empresa – UNO - Empregado
OBJETIVO Da entrevista
PERFIL Do entrevistado – Idade - Formação
ANÁLISE Do resultado e das métricas do processo
RETORNO Ao entrevistado
TIPO DE BORDAGEM E Estruturada Aberta
A Presencial Remota
GED 2010

7. Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
Formulário do Levantamento Preliminar de Dados:
Ficha de Coleta de Espécies Documentais:
Organização Silva & Silva S.A
Unidade Organizacional Financeiro
Entrevistado José da Silva
Data / Período 17 a 25 de junho de 2010
ITEM ESPÉCIE / TIPO DOCUMENTAL CAMPOS INDEXADORES
1 Nota Fiscal
(A) (B)
(C)
2 Boleto Bancário
Campos que o entrevistado deve preencher na coleta de dados: Campos (A)- Item e (B) Espécie Documental.
Campo que o entrevistador deve preencher na Análise de dados: Campo (C) - Campos Indexadores. GED 2010
Solicitar uma cópia da espécie / tipo documental relacionado.

8. Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
Abordagem do questionário:
PERFIL CARACTERÍSTICAS FONTES
Organogramas – Funcionogramas - Manuais de Procedimentos –
Organizacional Estrutura organizacional
Planejamentos - Estratégias - Orçamentos
Abrangência de mercado - Público Alvo - Posição de mercado -
Mercadológico Negócios
Marcos Legais e Regulatórios
Tecnológico Idade tecnológica Hardware - Software - Peopleware
Decisório Forma de organização do processo decisório Centralizado – Descentralizado – Familiar – Diretivo - Consultivo
Histórico História da organização Nascimento - Relacionamento com mercado - Produtos e serviços
Cultura Organizacional Mudança – Comunicação – Aprendizado - Inovação
Digital – Analógico – Armazenamento - Logística - Metodologia
Arquivística Acervo
Arquivística – Equipamentos Arquivísticos - Quantitativos
GED 2010

9. Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
Impacto
PERFIL VISÃO IMPACTO SOBRE A ANÁLISE
Possui organograma?
Possui manuais?
Organizacional Taxonomia
Possui planejamento estratégico?
Planejamento orçamentário e ou tributário?
Qual o público alvo?
Qual a camada social? Campos indexadores
Mercadológico
Em que posição ocupa no mercado? Vocabulário
Quais as fontes legais e marcos regulatórios?
Servidores? Rede? Storage? Ferramenta de GED / ECM
Tecnológico Treinamento? Conectividade Tecnológica
Software legalizados? Proprietários ? Centralismo do CDI ou Worflow Informacional
Quem são os tomadores de decisão?
Decisório Worflow estruturado ou desestruturado
Qual autonomia?
Histórico História da organização? Volume do acervo digital e ou analógico a ser tratado
Qual a forma de entendimento quanto a
Cultura Estrutura do CDI – Centro de Documentação e Informação
importância do documento e informação?
Avaliação dos meio de arquivamento:
Arquivística Qual o tipo de tratamento o acervo recebe?
Organização, equipamentos (Pastas – Arquivos etc.)
GED 2010

10. Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
PROPOSTA TÉCNICA E COMERCIAL – PTC
Produto Validade da Proposta: 30 dias
Número: Data:
PC 180610001 Silva & Silva 18/06/2010
Processo:
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Gestão Documental
Instituição:
Silva & Silva S.A
Soluções Aplicadas
do Processo Documental
Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental Digitalização Microfilmagem Guarda
Terceirizada
Processo (BPM) integrado do GED / ECM
CDI
Gestão Documental – Classificadores.
Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional
GED 2010