Assessoria executiva de multinacionais

1. ASSESSORIA
EXECUTIVA
DE MULTINACIONAIS
Rhaíza Bastos
O papel fundamental da assessoria executiva é minimizar o trabalho de
executivos de uma organização, principalmente os rotineiros, e eventualmente
os especializados. A busca por excelência está presente não só em
multinacionais, mas também em empresas de pequeno e médio porte. Tanto
um assessor executivo de uma pequena empresa quanto aquele de uma
multinacional são dotados de grande carga de responsabilidade. O que implica
dizer que as funções delegadas a um assessor de uma multinacional se
assemelham às funções de um assessor de uma empresa de menor porte.
Contudo, um assessor executivo de uma empresa multinacional tende a ser
mais pressionado, pois a empresa a qual ele assessora apresenta-se muito
vulnerável às variações do mercado mundial e, portanto, as decisões devem
ser extremamente cautelosas.
O assessor executivo necessita ter o mesmo grau de conhecimento, tanto de
mundo quanto da empresa na qual se trabalha, que seu chefe – o executivo.
Para que uma assessoria seja de fato atuante, deve-se saber tudo acerca das
atividades empresariais. Nota-se que o trabalho dos executivos mescla-se ao
dos assessores, uma vez que ambos executam atividades em resposta a
demandas cotidianas, mas também necessitam realizar planejamentos que
exigem análise, organizar métodos específicos e apresentar habilidades
gerenciais.
A competência técnica voltada para o controle das atividades torna o assessor
portador de mecanismos para gerir uma equipe e respaldar o executivo nas
decisões empresariais. Essa competência é possibilitada por meio da realização
do planejamento administrativo (que envolve o controle das ações próprias e
as do dirigente), da organização e do domínio da informática.

2. Os profissionais de secretariado são um elo entre os superiores e os
subordinados e, portanto, devem desenvolver muito bem a habilidade de
comunicação dentro da empresa. No processo comunicativo,
o feedback possibilita o prosseguimento do fluxo de mensagens, uma vez que
torna possível a análise dos resultados obtidos em relação aos planos iniciais.
As funções atribuídas a um secretário executivo atuando como assessor em
uma multinacional são muitas e serão, a seguir, explanadas.
 Planejamento estratégico: Estabelecimento de metas e de
cronograma para cumprimento das tarefas.
 Recepção: A recepção da alta administração é, de fato, realizada pelo
secretário executivo, este que é a ponte entre a chefia a as demais áreas
da empresa.
 Organização e controle da agenda: A agenda é uma importante
ferramenta de trabalho para o assessor executivo, pois através dela ele
controla os compromissos dele próprio e de seu chefe.
 Redação de textos empresariais/cartas comerciais: Elaborar atas,
cartas de convocação, cartas comerciais, etc. A redação desses pode ser
também em idioma estrangeiro. O assessor pode ainda traduzir textos
de um idioma para outro, quando for necessário para o andamento de
trabalhos.
 Organização de arquivos: Visa a rápida recuperação (localização) de
documentos .
 Agendamento de reuniões: Agendar reuniões bem como
providenciar recursos audiovisuais, local e suprimentos para que se
realizem.
 Organização de eventos: É imprescindível verificar com antecedência
toda a infraestrutura disponível para a realização do evento e checar os
serviços e pessoas contratadas para que se evitem imprevistos.
 Organização de viagens: Encarregado de prestar suporte total no que
diz respeito a itinerários, reservas e até esclarecimentos sobre a cultura
do lugar de destino do chefe.
 Administração e aquisição dos materiais necessários ao trabalho
também são funções atribuídas a quem está a cargo da assessoria
executiva de uma empresa.
 Obtenção de informações para o executivo: pesquisas em livros,
revistas e na internet sobre assuntos relevantes ao trabalho.
 Supervisionar e treinar auxiliares.

3. Todas essas funções exigem uma visão e compreensão bem acuradas do
ambiente organizacional. E com todas essas frentes de trabalho é natural que
em certos ambientes algumas sejam mais enfatizadas do que outras, mas todas
devem ser desempenhadas com excelência.
Referência: MEDEIROS, João Bosco, HERNANDES, Sonia. Manual da
secretária. 10 ed. São Paulo, Atlas, 2006. pp. 277-329.
Observação: Não se trata de uma coautoria. Este trabalho foi desenvolvido
única e exclusivamente por Rhaíza Bastos e apresentado em um seminário da
disciplina Teoria Geral do Secretariado, no curso de Secretariado Executivo
Trilíngue, da Universidade Federal de Viçosa, no primeiro semestre de 2008.