O documento discute a classificação de documentos em organizações. A classificação tradicional de documentos é dispendiosa e ineficiente, enquanto 60 horas de conteúdo são carregadas no YouTube a cada minuto. Sistemas modernos de classificação de documentos podem identificar automaticamente a relevância de documentos e simplificar pesquisas.

1. Classificação de
Documentos
Por minuto, são carregadas
60 horas de conteúdos no
Youtube. Fonte: Steve Delahunty, “State Of
Enterprise Storage: Changing
Priorities, Changing Practices,”
InformationWeek Analytics, January
2009.

2. De acordo com a Gartner, tanto o Departamento Juridíco como o Departamento de IT das Organizações “sabem
que se houvesse menos informação e estivesse melhor organizada, ou se conseguissem identificar determinada
informação existe, as suas vidas seriam menos complicadas e os custos das Sociedades seriam menores”.
50.000.000 Detalhes
Agregação de documentos de diferentes 50.000.000 Detalhes Com cruzamento de dados
fontes internas /externas
Monitorizar saída de colaboradores
Informação direccionada para o perfil
Notificação dos documentos entrados
250.000 Detalhes Cruzar dados em
diferentes
Envio de notificações sistemas e obter
e de reminders para informação para
todos os assuntos levar a tribunal
45.000 Detalhes em formato
adequado.
10.000 Detalhes
100 Detalhes
2005 2006 2007 2008 2009 2010
Envio de
notificações Garantir compliance
para assuntos Manter todo o processo incluindo as
Monitorizar saída de relações de custódia das decisões e da
essenciais colaboradores informação

3. O crescimento exponencial na criação e arquivo de email e outros conteúdos não estruturados tem limitado a
capacidade produtiva dos colaboradores e representa um sorvedouro de recursos nos departamentos de IT. A
perda de informação, falhas na segurança, infra-estruturas estranguladas, dificuldades em corresponder às
alterações legais e regulatórias e perdas para o negócio são outras das consequências identificadas.
Custos Desnecessários:
>>Custos de gestão dos dados
>>Custo da Procura
Dados sem valor legal e sem valor
para o negócio
Dados
Tudo o resto Importantes
50% de crescimento anual
Dados
Dados em
Legais Espera
Riscos Desnecessários:
>>Confusão com Onde está o Quê
>>Requer procura

4. A classificação tradicional dos documentos
Utilizadores que
não encontram a
informação de Classificação de
Escritórios de forma expedita emails e
Advogados: optam por recriá- documentos de
utilizadores próximo la empregados que
do ponto de ruptura saíram da empresa
no tratamento dos representa um
fluxos de informação custo
*2008 WPS(LexisNexis)
10.000€/empregado
/ ano
58% Dos inquiridos
gastam 25% do tempo
a rever informação
irrelevante retornada
nas pesquisas
Software
identifica 95%
Utilizadores dos
As práticas de gestão de informação nas
empresas modernas já não são compatíveis com identificam documentos
as práticas tradicionais de gestão do papel e da 51%dos relevantes
informação. Guardar tudo (registos e documentos
documentos) e classificar a informação são
relevantes
processos dispendiosos, ineficientes e com
riscos elevados.

5. Organização moderna da Informação
Captura e extracção de
A partir da análise dos informação do
conteúdos sugere Exchange, Lotus
categorias Notes, File
System, SAP, outros
Incorpora análise dos
Registos Integração da informação
utilizadores para melhorar
nos processos de negócio
processo Documentos
Filtra emails e
Integração com Microsoft
documentos com lógica Sap Sharepoint
de negócio limitada
Incrementa a agilidade nos
Processo de classificação processos de
auditável investigação, litigação, audit
oria, outros
Simplifica, potencia e Simplifica, potencia e
facilita a construção de facilita a construção de
pesquisas bem sucedidas pesquisas bem sucedidas

6. www.lusodata.pt
Lusodata, S.A.
Rua Quinta da Nora nº5 B/C
2790-140 Carnaxide
Telefone: 21 417 35 67
Fax: 21 417 30 09
geral@lusodata.pt