Oficina preservação digital 
Módulo 2: Preservação digital: 
principais características e elementos 
de identificação
Roteiro do segundo módulo: 
• Preservação digital na gestão eletrônica de 
documentos. 
• Características “arquivísticas” ...
Preservação digital na gestão eletrônica de 
documentos. 
• As novas tecnologias da informação trouxeram grandes 
desafios...
WORD 
1983 2012
• Sistema operacional WINDOWS 
Windows 2.0 (1987) Windows 8 (2012)
Preservação digital na gestão 
eletrônica de documentos. 
• A partir dos anos 1970/1980 surgimento do 
Gerenciamento Eletr...
Preservação digital na gestão 
eletrônica de documentos. 
• “O gerenciamento arquivístico de documentos 
eletrônicos se co...
Características “arquivísticas” a serem consideradas no 
processo de preservação digital 
• “Documento arquivístico é um c...
Características “arquivísticas” a serem consideradas no 
processo de preservação digital 
• Fixidez 
“A transmissão de uma...
Características “arquivísticas” a serem consideradas no 
processo de preservação digital 
• Organicidade 
“conjunto de rel...
Características “arquivísticas” a serem consideradas no 
processo de preservação digital 
• Naturalidade 
“Os documentos a...
Características “arquivísticas” a serem consideradas no 
processo de preservação digital 
• Unicidade 
• “O documento arqu...
Características “arquivísticas” a serem consideradas no 
processo de preservação digital 
Autenticidade: 
• Controle do pr...
Metadados: identificação 
• Metadados são dados que descrevem atributos de um 
recurso. Eles suportam um número de funções...
Metadados: identificação 
• A primeira categoria, metadados do sistema eletrônico, 
consiste em dados que descrevem o sist...
Metadados: principais iniciativas 
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Metadados: principais iniciativas 
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• Baseado no OAIS, projeto da...
Suportes trabalhados para a preservação digital: 
documentos eletrônicos e digitais 
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preservação digital 
• Discos magnéticos ou disquete: corresponde a um disco de 
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preservação digital
Suportes trabalhados para a 
preservação digital 
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preservação digital
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preservação digital
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Formatos de objetos digitais 
• PDF (Portable Document Format): Desenvolvido pela Adobe 
Systems em 1992, atualmente o for...
Formatos de objetos digitais 
• ASCII (American Standard Code for Information 
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• MP3 (MPEG-1/2 Audio Layer 3): comercializado desde 1995, e 
baseado nas normas ISO/IEC 138...
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• Audio Video Interleave (AVI): disponível desde 
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• SWF (Shockwave Flash): formato de arquivo de aplicações 
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Oficina preservação digital Módulo 2

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Oficina apresentada para a segunda jornada em arquivologia, ocorrida na Universidade Federal do Pará em 10/12/2014

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Oficina preservação digital Módulo 2

  1. 1. Oficina preservação digital Módulo 2: Preservação digital: principais características e elementos de identificação
  2. 2. Roteiro do segundo módulo: • Preservação digital na gestão eletrônica de documentos. • Características “arquivísticas” a serem consideradas no processo de preservação da documentação e informação digital. • Metadados: identificação e principais iniciativas. • Suportes trabalhados para a preservação digital. • Formatos de objetos digitais.
  3. 3. Preservação digital na gestão eletrônica de documentos. • As novas tecnologias da informação trouxeram grandes desafios para os arquivos, especialmente a utilização dos computadores que agilizou o processo de produção de documentos e tornou mais dinâmicos o acesso e o uso dos mesmos. Por outro lado, intensificou-se a reprodução e a produção indevida de documentos e o armazenamento e a preservação tornaram-se preocupações constantes na pauta da arquivologia. A automação dos arquivos, ou seja, a implementação de computadores à prática arquivística, tornou o trabalho na área mais ágil, porém, mais complexo.
  4. 4. WORD 1983 2012
  5. 5. • Sistema operacional WINDOWS Windows 2.0 (1987) Windows 8 (2012)
  6. 6. Preservação digital na gestão eletrônica de documentos. • A partir dos anos 1970/1980 surgimento do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que se constitui em uma ou mais tecnologias aplicadas na gestão de documentos, abrangendo tarefas para a sua criação, acesso, tramitação e/ou destinação. Tais tecnologias direcionam-se tanto a documentos convencionais quanto eletrônicos e digitais. • De acordo com o CONARQ (2011, p.10) “conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.”
  7. 7. Preservação digital na gestão eletrônica de documentos. • “O gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos se constitui hoje no maior desafio da comunidade arquivística em todo o mundo. As peculiaridades dos documentos em suportes magnéticos e digitais têm suscitado uma série de questionamentos sobre as práticas arquivísticas adotadas até o advento desse tipo de informação, bem como sobre os fundamentos teóricos que as permeiam. (RONDINELLI, 2004 apud Shafer e Constante, 2012). “
  8. 8. Características “arquivísticas” a serem consideradas no processo de preservação digital • “Documento arquivístico é um conjunto de dados estruturados, apresentados em uma forma fixa, representando um conteúdo estável, produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica (pública ou privada), no exercício de uma atividade, observando os requisitos normativos da atividade à qual está relacionado, e preservado como evidência da realização dessa atividade (SANTOS, 2014)”
  9. 9. Características “arquivísticas” a serem consideradas no processo de preservação digital • Fixidez “A transmissão de uma informação do documento está vinculada ao conteúdo em si, mas, também, à sua disposição (apresentação) formal. No mundo digital o documento tende a não apresentar fixidez. É, portanto, necessário agir no sentido de garantir que os documentos arquivísticos institucionais apresentem esta característica.”
  10. 10. Características “arquivísticas” a serem consideradas no processo de preservação digital • Organicidade “conjunto de relações que um documento possui com os demais documentos vinculados a uma mesma atividade e, também, em nível macro, com o fundo ao qual faz parte. Essa característica é uma das principais diferenças entre os documentos arquivísticos e outros registros informacionais.”
  11. 11. Características “arquivísticas” a serem consideradas no processo de preservação digital • Naturalidade “Os documentos arquivísticos não são coletados artificialmente, mas produzidos e recebidos em um processo natural vinculado aos interesses da instituição e à conformidade legal de seus atos, e são assim acumulados. É enfaticamente aconselhada a utilização de modelos de descrição arquivística .”
  12. 12. Características “arquivísticas” a serem consideradas no processo de preservação digital • Unicidade • “O documento arquivístico é único em sua função e na relação orgânica com os demais documentos da ação na qual está envolvido. Mesmo que possua várias vias ou cópias, se cada uma exerce uma função única vinculada à sua produção e uso pela instituição e ao seu vínculo com outros documentos relativos a uma mesma atividade, está respeitada a unicidade. Não significa que não existem cópias, mas que se cada uma tem uma finalidade, elas são únicas. “
  13. 13. Características “arquivísticas” a serem consideradas no processo de preservação digital Autenticidade: • Controle do processo de criação, manutenção e custódia do documento arquivístico, o que, em análise inicial, evitaria sua alteração não autorizada. Envolve preponderantemente a relação do documento com o produtor e sua capacidade de ser utilizado para os fins de sua criação. • os documentos são o que aparentam ser (perceptível pelos seus elementos identificadores) e não foram alterados. • integridade (encontra-se completo e não sofreu alteração não autorizada ou não documentada) e identidade (características que identificam o documento de forma única, distinguindo-o dos demais) . • Diplomática contemporânea.
  14. 14. Metadados: identificação • Metadados são dados que descrevem atributos de um recurso. Eles suportam um número de funções: localização, descoberta, documentação, avaliação, seleção etc.; • Metadados fornecem o contexto para entender os dados através do tempo. • Utilizados para a descrição, que servirão tanto ao suporte, ou seja, o meio pelo qual o documento é disposto, quanto ao conteúdo. • Preservar a proveniência do documento eletrônico; resguardar as características da forma e do suporte da tipologia dos documentos; recuperar a sua relação orgânica e seu contexto de produção; definir os responsáveis (pessoas físicas ou jurídicas) pela produção do item; e descrever sinteticamente o conteúdo.
  15. 15. Metadados: identificação • A primeira categoria, metadados do sistema eletrônico, consiste em dados que descrevem o sistema operacional, o programa que gera os documentos, a localização física dos documentos no sistema eletrônico (...) A segunda categoria, metadados dos documentos, por outro lado, consiste em dados que colocam o documento dentro do seu contexto documentário e administrativo no momento da sua criação (...) Em alguns sistemas eletrônicos, tais dados são armazenados no dicionário de dados; em outros são reunidos num perfil do documento anexado ao documento arquivístico.
  16. 16. Metadados: principais iniciativas Metadata Requirements Project (< http://www.archimuse.com/papers/nhprc/BACartic.html >) • iniciativa desenvolvida na University of Pittsburgh, que propõe um modelo de referência para intercâmbio de registros visando à preservação digital no contexto dos negócios. O conjunto de metadados definido possibilita acesso seguro a documentos de transações comerciais e, portanto, lhes atribui valor de prova legal, por um longo período de tempo. módulos funcionais: organização, sistemas, aquisição de registros, utilização e manutenção. Dublin Core Metadata Initiative • Metadados criados automaticamente para que não se tornem ambíguos em função de alterações no ambiente da instituição. i) termos básicos para descrição, como: nome, etiqueta de identificação, identificador Web, definição etc. ii) termos de descrição adicionais, como: comentário, referências, domínio, versão, dentre outros; e iii) termos para definição de contexto, como: esquemas de vocabulário, sintaxe de esquemas de classificação, classes, vocabulário de tipos, dentre outros
  17. 17. Metadados: principais iniciativas Preservation Metadata for Digital Collections Initiative • Baseado no OAIS, projeto da National Library of Australia que objetiva manipular, para fins de preservação, coleções e documentação de bibliotecas, arquivos de publicações digitais on-line, publicações digitais e coleções (digitais ou analógicas) de áudio, coleções de textos e imagens. Metadata Encoding and Transmission Standards • Também baseado no OAIS, desenvolvida pelo Network Development and MARC Standards Office da U.S. Library of Congress, se fundamenta no padrão OAIS e propõe um padrão de metadados em formato Extended Markup Language (XML) para gerenciar coleções de objetos digitais. Esté é um padrão para codificação descritiva, administrativa e estrutural de metadados que foi especificamente criado para bibliotecas digitais.
  18. 18. Suportes trabalhados para a preservação digital: documentos eletrônicos e digitais • Documento digital: “documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional” • documento eletrônico: “gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.” • Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (filmadora, computador, videocassete), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. • Todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. • Documento híbrido: possui parte em analógico e parte em digital.
  19. 19. Suportes trabalhados para a preservação digital • Discos magnéticos ou disquete: corresponde a um disco de material flexível, coberto por uma superfície magnética, recoberto por uma capa de plástico ou vinil, utilizado para o armazenamento de dados. Foi inventado em 1971, e possui como termo equivalente em inglês a expressão “floppy-disk”, que significa disco flexível. essa ferramenta foi o principal dispositivo de armazenamento utilizado nos microcomputadores entre o final dos anos 70 e início dos anos 90. Pode ter o tamanho de 3,5 polegadas com capacidade de armazenamento de 720 KB (DD = Double Density) até 2,88 MB (ED = Extra Density), embora o mais comum seja 1,44 MB (HD = High Density), ou 5,25 polegadas, com armazenamento de 160 KB (Single Side) até 1,2 MB (HD).
  20. 20. Suportes trabalhados para a preservação digital
  21. 21. Suportes trabalhados para a preservação digital • CD-R (CD-Recordable): é um disco fino, elaborado com policabornato, que utiliza a tecnologia Dye-based. Corresponde a um sistema baseado em alterações das características de um tipo de tinta, que é utilizado para a gravação de dados e músicas. A tecnologia dye-based estrutura o CD-R em cinco camadas: a primeira é uma camada de proteção, que rotulamos o CD-R; a segunda camada é o “lacquer”; a terceira é a liga metálica, camada reflexiva; a quarta camada é a “dye layer”, onde são gravados os dados; e a quinta camada é a de policarbonato. • CD-RW: permite ao utilizador gravar e regravar os dados.
  22. 22. Suportes trabalhados para a preservação digital
  23. 23. Suportes trabalhados para a preservação digital • Fita DAT (Digital áudio Tape); DDS (Digital Data Storage) e AIT (Advance Intelligent Tape): correspondem a unidades de armazenamento de dados informáticos. Essas fitas são “unidades com grande capacidade de armazenamento, podendo chegar a mais de 700 GB em uma única unidade. São normalmente utilizadas para backup de dados”.
  24. 24. Suportes trabalhados para a preservação digital
  25. 25. Suportes trabalhados para a preservação digital • DVD (Digital Versatile Disc): corresponde a um tipo de disco para armazenamento de mídias digitais. Surgiu da união de dois formatos: o MMCD (Multi Media Compact Disc) e o SD (Super Density Disc) e foi inicialmente denominado de DVD Consortion e DVD Forum. Esse material pode armazenar até 17GB, em uma única mídia. • Digital Video Disc Random Access Memory (DVD-RAM): gravável domesticamente ou em empresas permite acrescentar ou apagar dados mesmo após a finalização da gravação. A capacidade de armazenamento para de um DVD-RAM varia de 4.7 GB (camada simples) a 8.5 GB (camada dupla). • Digital Video Disc Read-Only Memory (DVD-ROM): é utilizado para gravação de vídeos e outros documentos; • Blu-ray Disc ou DVD Blu-Ray: disco óptico utilizado para vídeo e áudio em alta definição, e também para foto. Sua capacidade varia de 25 GB (camada simples) a 50 GB (camada dupla).
  26. 26. Suportes trabalhados para a preservação digital
  27. 27. Suportes trabalhados para a preservação digital • USB Flash Drive (Pen drive): são dispositivos eletrônicos de armazenamento constituído por uma memória flash, tem uma ligação USB que permite sua conexão a uma porta USB de um computador. A capacidade de armazenamento varia entre 64MB a 64GB.
  28. 28. Suportes trabalhados para a preservação digital • Disco rígido: corresponde a um dos principais dispositivos para armazenamento de dados no computador. Estruturalmente, os discos rígidos são “feitos de metal (normalmente alumínio) em vez do mylar ou plástico flexível, usado na fabricação dos disquetes”. Apresenta grande capacidade de armazenamento de dados, que pode chegar a 500GB em uma única unidade.
  29. 29. Formatos de objetos digitais • PDF (Portable Document Format): Desenvolvido pela Adobe Systems em 1992, atualmente o formato PDF é um padrão aberto para troca de documentos eletrônicos mantido pela ISO 32000. Quando se converte documentos, formulários, ilustrações e páginas da Web em PDF, eles ficam com a aparência exata que terão se forem impressos. Ao contrário dos documentos impressos, os arquivos PDF podem conter links e botões em que se pode clicar, campos de formulário, vídeos e áudio. Também podem incluir uma lógica usada para automatizar processos corporativos de rotina. Um arquivo PDF compartilhado pode ser lido por todos com o software gratuito ou o aplicativo para dispositivos móveis. • PDF/A: também conhecido como ISO 19005-1, é um derivado do PDF, com restrições e algumas pequenas adições que tornam um PDF confiável e adequado para armazenamento e leitura por longos períodos de tempo.
  30. 30. Formatos de objetos digitais • ASCII (American Standard Code for Information Interchange):desenvolvido nos anos 1960, código binário usado para representar textos em computadores, equipamentos de comunicação, entre outros dispositivos que trabalham com texto. • Optical Character Recognition (OCR) : tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos, como papeis escaneados, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital em dados pesquisáveis e editáveis. • Joint Photographic Experts Group (JPEG): desenvolvido em 1983, permite comprimir um arquivo e obter como resultado final uma imagem com qualidade razoável e pequena em tamanho. A relação entre qualidade e tamanho da imagem diferencia o JPEG dos outros formatos, porque facilita o armazenamento e distribuição de arquivos. • DOC: arquivo de tratamento de texto do pacote Microsoft Office. • Txt (arquivos de texto); XLS (planilhas excell); mdb (arquivos access)
  31. 31. Formatos de objetos digitais • MP3 (MPEG-1/2 Audio Layer 3): comercializado desde 1995, e baseado nas normas ISO/IEC 13818-3 e ISO/IEC 11172-3, é um formato de compressão de aúdio, que permite armazenar músicas e arquivos de áudio no computador em um espaço relativamente pequeno, mantendo a qualidade do som. • MP4 (MPEG-4 Part 14): baseado no padrão ISO/IEC 14496-14, é um padrão que tem arquivos exclusivamente de áudio (.m4a) e outros que trazem vídeo (.m4v, .m4p) em boa resolução. • FLAC (Free Lossless Audio Codec) criado por Josh Coalson, é um formato de compressão, se aplicado ao master áudio (arquivo original da gravadora) garante uma cópia perfeita da música, mantendo todos os detalhes do arquivo original por ser um método de compressão sem perdas.
  32. 32. Formatos de objetos digitais • Audio Video Interleave (AVI): disponível desde 1992, formato encapsulador de áudio e vídeo criado pela Microsoft cuja extensão oficial é .avi , formato esse conhecido pela maioria das versões do Windows. • Windows Media Video (WMV), conjunto de formatos de vídeo desenvolvidos pela Microsoft, concorrente do realaudio e quicktime. • WAVE form audio format (WAV) formato-padrão de arquivo de áudio da Microsoft e IBM para armazenamento de áudio em PCs.
  33. 33. Formatos de objetos digitais • SWF (Shockwave Flash): formato de arquivo de aplicações web, criado pela Macromedia, atualmente adquirida pela Adobe. Tem por característica suportar conteúdo multimídia, além de ser relativamente leve, usado extensivamente na Web para inserir conteúdo multimídia em sites. O formato também é utilizado para desenvolver animações e gráficos em outros meios, como filmes em DVD e anúncios de televisão. • Tagged Image File Format (TIFF/ bitmap):criado em 1986, é um formato de arquivo raster (baseado na definição por pixels) para imagens digitais, usado extensamente em aplicações de manipulação de imagem tais como Photoshop, DTP e scanners e também muito utilizado para o intercâmbio de imagens entre diferentes plataformas.
  34. 34. Formatos de objetos digitais • HTML (HyperText Markup Language): Consiste em uma linguagem de marcação utilizada para produção de páginas na web, que permite a criação de documentos que podem ser lidos em praticamente qualquer tipo de computador e transmitidos pela internet.

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