1) O documento discute a importância da auditoria de cobranças de provedores logísticos para evitar pagamentos indevidos de 2% a 8% dos valores cobrados. 2) A auditoria envolve verificar detalhadamente cada tarifa cobrada com base no tarifário, dados do embarque e valores cobrados para identificar possíveis erros. 3) Isso gera benefícios como redução de custos, melhor controle financeiro e foco na operação logística.

2. Você sabia que comprovadamente de 2% a 8% dos valores cobrados pelos provedores logísticos são indevidos?
Um pouco sobre
auditoria de cobranças
de provedores logísticos
Mas por que é tão importante implementar um processo robusto de auditoria?
Que benefícios reais este serviço pode gerar, seja com recurso interno ou serviço contratado?
Como exatamente este serviço funciona?
O papel deste documento é tirar estas dúvidas, de forma clara e objetiva, com uma visão de quem conhece a complexidade e as características peculiares de logística e Comexno Brasil.
Para começar, falemos um pouco sobre o que é este serviço.
Você sabia que 90% dos departamentos de COMEX admitem que seu processo de auditoria com recursos internos não é robusto, ou seja, não evita a maioria das cobranças indevidas?
E você sabia que 70% das empresas americanas dão tanta importância a este tema, que terceirizam o serviço de auditoria de cobranças?

3. Exatamente o que é este serviço de auditoria?
É uma conferência detalhada tarifa a tarifacobrada por cada provedor logístico envolvido em uma importação ou frete, para verificar se estão de acordo com o tarifário definido.
Esta conferência tem por base o tarifário de cada provedor, os dados operacionais do embarque ou do frete e os valores cobrados pelo fornecedor

4. Podemos citar algumas empresas que possuem processos como o descrito a seguir
Por exemplo nos Estados Unidos muitas empresas usam este tipo de solução corriqueiramente em sua operação a mais de dez anos.
Aqui no Brasil esta solução é novidade, uma vez que a maioria das empresas utilizam recursos internos, sem processos detalhadamente definidos, realizando conferências simples, e muitas vezes confiando totalmente que os provedores cobram corretamente, uma vez que existe um contrato, com tarifário específico.
Como é sabido, a complexidade dos tarifários logísticos, especialmente relacionados a importações é grande. E no Brasil existem particularidades impostas pelo Governo, que tornam a auditoria mais complexa ainda, pois o valor final depende muito dos impostos envolvidos.
Nos Estados Unidos com essa solução implementada podemos citar DuPont, McDonalds, Pepsi, Motorola, Emerson Process, Walmart, Chevron, AT&T, Verizon, DELL, dentre outras.
Que bom que esta solução chega em tempo para ajudar as empresas no Brasil a melhorarem seus resultados financeiros, através de melhorias de custos e operacionais na área de logística e COMEX!

5. Um processo detalhado e inteligente de auditoria considera muitos detalhes. Veja exemplos:
O serviço foi solicitado para este provedor? Já foi executado? Este serviço já não foi cobrado? Existe algum crédito pendentedeste provedor para ser descontado nesta cobrança?
Cálculo de cada tarifa, com base no tarifário, regras de cobrança e dados do embarque e confronto com o valor cobrado. Algumas verificações são: Este serviço é spot? O tarifário utilizado é o vigente? Existe alguma tarifa adicional? Existe alguma aprovação especial? A prioridade está correta? As tarifas de repasse estão corretas?
Análise de dados operacionais para verificar se o serviço foi executa conforme solicitado e da melhor maneira para a contratante: o modal está correto? O veículo foi o solicitado e é compatível com o peso? Foi utilizado um container ideal para esta carga? A quilometragem é a cadastrada para o percurso? A placa do veículo é do tipo de veículo cobrado? As datas informadas estão corretas.
São também consideradas outras regras, como: a data que deve ser utilizada para a conversão da moeda, se o prazo de pagamento da fatura emitida é realmente o prazo acordado.
Para todas estas verificações são feitas automática e eletronicamente, ou seja, através de dados parametrizados. MaterialidadeDadosTarifárioRegras

6. Veja exemplos de tarifas auditadas
•Frete, conforme origem e destino, prioridade e faixa de peso e mínimo
•Fuel, conforme regra definida
•Security, conforme regra ou cia aérea
•Handling, se aplicável
•Pickup, conforme Incoterme consolidação
•Taxas na origem conforme país ou shipper
•HB feeou taxa local
•Conversão de moeda, conforme data acordada
•Variação cambial, conforme contrato
Agenciamento de carga aérea

7. •Frete, LCL ou FCL, 20’, 40’ ou 40’HC
•BAF, conforme regra definida
•Pickup, conforme Incoterme consolidação
•Demurrage, conforme data de dovuluçãodo container e freetime acordado
•BL feee Capatazia, conforme armador
•ISPS e Siscarga
•Taxa de desconsolidação
•Conversão de moeda, conforme data acordada
•Variação cambial, conforme contrato
Agenciamento de carga marítima
Veja exemplos de tarifas auditadas

8. •Período de armazenagem, conforme data de retirada da mercadoria
•Handling
•Posicionamento
•Inspeções
•Tabela especial de alto valor agregado, se aplicável
Armazenagem sob regime aduaneiro
Veja exemplos de tarifas auditadas

9. •Frete (valor fixo, por kg, por km)
•Pedágio, conforme trajeto
•Griss, conforme regra definida
•AdValorem, conforme regra definida
•ICMS ou ISS
•Ajudante, se aplicado
•Placa do veículo, conforme cadastro
•Valor da mercadoria, conforme Notas Fiscais transportadas
•Tipo Veículo utilizado x volume/peso transportado
•Pernoite e Reentrega, se aplicável
Frete rodoviário Inbound(Remoção DTA ou Mikrun) ou Outbound(Distribuição ou Reversa)
Veja exemplos de tarifas auditadas

10. Veja alguns exemplos
Como resultado da auditoria, é possível gerar mensalmente vários relatórios essenciais para o gerenciamento da operação
•Relatório de custos logísticos gerais, Inbounde Outbound
•Custo por modal, lane, tipo de serviço, provedor, divisão, centro de custo, projeto
•Relatório de custo de fretes especiais, express, crítico (x custo standard) e custo de fretes spot
•Laudos de auditoria
•Valores auditados, divergências e não conformidades encontradas
•Performance de cobrança de cada provedor
•Provisão mensal de custos de serviços ainda não cobrados (Accrualpara finanças)
•Relatório de métricas e KPIs, como transittime, volumes, pesos, períodos

11. Veja alguns exemplos
Com a base de dados gerados por este trabalho, é possível realizar várias análises e estudos, quando necessário
•Estudo de impacto financeiro de BID (alteração de tarifário ou troca de provedor)
•Análise crítica de tarifários (valores, tarifas, forma de cobrança e códigos)
•Previsão de custo de um embarque ou de um período (vários embarques)
•Comparação de custo logístico entre dois ou mais fornecedores
•Estudo de volume x container utilizado, volume x veículo utilizado (transporte rodoviário), período de armazenagem alfandegada x custo, transittime x custo (prioridade)
•Dados e informações de custos e embarques para estudos e análises, quando solicitado
•Sugestões de potenciais oportunidades de melhoria

12. Veja os principais motivos para uma empresa implementar um processo robusto de auditoria
Erros de cobrança
Comprovadamente as cobranças indevidas são de 2% a 10%. A causa destas divergências são erros operacionais, como cobrança de frete por quilo em outra faixa de valor, cobrança de pick-up quando Incotermnão é EXW, tarifa adicional as acordadas em contrato, digitação errada, aplicação de uma tarifa com código desconhecido, aplicação de novo tarifário ainda não aprovado, cobranças duplicadas, erro na conversão da moeda, interpretação divergente de tarifário, dentre outros.
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13. Compliance
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Além do registro da auditoria que comprova a cobrança correta oficialmente, a segurança e a total garantia do pagamento correto, sem divergência, sem pendência, sem duplicidade, sem a possibilidade de haver retrabalhos, não tem preço. Também alinha a organização com as normas financeiras de auditoria como as especificadas pela Lei Sarbanes-Oxley(SOX), além de ajudar nas políticas internas de qualidade e certificações.
Veja os principais motivos para uma empresa implementar um processo robusto de auditoria

14. Redução de custos
Além de se evitar pagamento de valores indevidos (costavoidance) e de recuperar valores pagos incorretamente em alguns casos (savings), o serviço de auditoria evita consequentes pagamentos incorretos. Por exemplo, imagine que um agente de cargas cobrou um valor de frete a maior em um Bill OfLading. O valor pago incorretamente será na verdade 25% maior, ao ser paga a tarifa de Marinha Mercante (AFRMM). Outro exemplo são os custos dos armadores, que normalmente são um repasse. A auditoria verificará se o FreightForwarderrealmente aplica este repasse.
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Veja os principais motivos para uma empresa implementar um processo robusto de auditoria

15. Foco na operação
Tendo recursos dedicados para a realização das conferências, a equipe principal consegue manter o foco em seu core business, ou seja, em fazer a logística acontecer. Imagine alguns trabalhos que sua equipe poderia realizar, tendo mais tempo para se dedicar à operação: Resolver mais rapidamente os problemas do dia a dia? Analisar o que fazer para ter mais embarques marítimos? Participar de projetos da empresa? Realizar estudos de custos detalhados para verificar conde há oportunidades de redução? Como fazer uma consolidação mais eficiente de cargas?
Veja os principais motivos para uma empresa implementar um processo robusto de auditoria

16. Controle de custos
As empresas que implementaram um processo robusto mantém um controle detalhado dos custos logísticos. Elas registram os dados, emitem laudos e geram relatórios gerenciais definidos na implementação do serviço. Também fazem a auditoria analisando possíveis benefícios, como por exemplo, aplicação de tarifa especial de armazenagem para mercadoria com alto valor agregado.
Veja os principais motivos para uma empresa implementar um processo robusto de auditoria

17. Melhorias na operação
As empresas que implementaram um processo robusto ficaram surpresas com os resultados posteriores. Com os registros de cada auditoria, a empresa gera estudos e análises precisas para qualquer projeto logístico. Também ficaram surpresas com os controles implementados, como o gerenciamento das faturas, por exemplo, que elimina extravios, garante o pagamento no prazo, aloca a fatura no centro de custo correto, controla os pedidos de compras e elimina pendências de cobranças por serviços prestados.
Veja os principais motivos para uma empresa implementar um processo robusto de auditoria

18. Entenda os modelos de auditoria
Auditoria PréFatura
A auditoria é feita antes do faturamento do provedor. O provedor envia eletronicamente a cobrança(os valores serem faturados) ara o auditor. Após a auditoria o auditor libera o provedor para emitir o faturamento, eliminando qualquer possibilidade de pagamentos indevidos e evitando retrabalhos. Normalmente é feito apenas para agentes de carga ou apenas um fornecedor.
Executa serviçoEnvia cobrançaAuditoriaSolicita correçõesProvedorProvedorLPartnerLPartnerExecuta serviço de importação (Agente de cargas, Despachante, Terminais, Remoção de carga) Envia valor a ser cobrado por cada serviço prestado, para a LPartnerRealiza a auditoria com base na cobrança, nos dados do embarque e no tarifário do provedorContata o provedor e solicita correção de cobrança de cada divergência encontrada na auditoriaLibera faturamentoEmite faturasEnvia para pagtoReport mensalLPartnerProvedorLPartnerLPartnerEmite laudo de auditoria e libera provedor para emitir as faturas dos serviços prestadosEmite as faturas e as envia para a LPartnerRecebe as faturas, confere, faz protocolo, registra nos controles e envia para pagamentoProvidencia relatórios mensais de custos detalhados e performance de cobrança de provedores11

19. Auditoria PréPagamento
A auditoria é feita após o faturamento do provedor, porém antes do pagamento. O provedor envia eletronicamente a faturapara o auditor. Após a auditoria o auditor envia a fatura para pagamento, ou a devolve para o provedor em caso de divergência ou controla o acerto através de crédito e débito em futuras faturas.
Entenda os modelos de auditoria
Envia as faturasPrepara auditoriaRetira faturasAuditoriaProvedorEmpresaLPartnerLPartnerEnvia as faturas dos serviços prestados na semana anterior para a EmpresaSepara todas as faturas recebidas e os dados dos embarques necessários para a auditoriaRetira na segunda-feira de manhã todas as faturas a serem auditadasAudita todas as faturas do provedor emitidas na semana anteriorLaudo de auditoriaCorreção das faturasPrepara pagamentoReport mensalLPartnerEmpresaEmpresaLPartnerEmite laudo de auditoria e entrega as faturas para a equipe de Comex até o final da semanaSolicita correção de todas as faturas com cobranças indevidasEnvia faturas sem divergências para o departamento financeiro efetuar o pagamentoProvidencia relatórios mensais de custos e performance de cobrança de provedores11

20. Auditoria Pós Pagamento
Após o pagamento as faturas, os documentos(faturas, HB, BL, CTE, Comprovantes, etc.) são enviados para o auditor, que fará as devidas análises e emitirá um laudo de auditoria, indicando se houve cobranças indevidas ou não. Caso uma divergência seja encontrada, é realizado o acerto através de pagamento complementar ou de um controle de crédito e débito em futuras faturas.
Entenda os modelos de auditoria
Emite faturaPaga as faturasPrepara auditoriaRetira faturasProvedorEmpresaEmpresaLPartnerExecuta serviço (Agente de cargas, Despachante, Terminais, Remoção de carga) e emite a faturaRecebe as faturas e providencia o pagamentoSepara as faturas pagas no mês e providencia relatório com os dados operacionais dos serviços pagosNo início do mês retira as faturas pagas e recebe os relatórios com dados necessários para a auditoriaAuditoriaLaudo auditoriaDevolve faturasAcerto divergênciasLPartnerLPartnerLPartnerEmpresaRealiza a auditoria com base nas faturas, nos dados do embarque e no tarifário do provedorEmite laudo de auditoria de cada fatura e faz relatório geral de auditoria, divergências e performance de provedorDevolve as faturas e entrega os laudos e relatórios para a empresaContata o provedor e solicita o acerto de cobranças indevidas (devolução de valor ou crédito em novas faturas) 11

21. Sendo contratada para implementar um processo robusto, que será executado por auditores internos: Especialistas da empresa contratada passam um tempo específico analisando o processo atual, implementando controles e redefinindo a forma e as ferramentas de auditoria de cada provedor; também treinam os auditores internos e por um tempo prestam o devido suporte para que a operação seja definitivamente implementada e estabilizada.
Sendo contratada para realizar os serviços de auditoria, relatórios e suportes, como um parceiro logístico: Neste caso a empresa pode ser contratada para gerenciar todas as faturas cobradas pelos provedores logísticos, o que envolve realizar a auditoria, emitir laudos, controlar as faturas, prover relatórios mensais e realizar estudos quando solicitado.
Como uma empresa especialista pode ajudar

22. Primeira fase:
•Análise crítica de tarifários
•Mapeamento do processo atual
•Definição de novo processo por provedor
•Definição de processo de captação de dados
Segunda fase:
•Implementação do novo processo para cada provedor
•Implementação de controle geral de cobranças
•Implementação de processo para gerenciamento das faturas
Terceira fase:
•Criação de banco de dados de auditoria, custos e dados operacionais
•Implementação de relatórios mensais
•Estudos e análises, quando solicitados
•Disponibilização de dados
Vejas as etapas de implementação de um processo detalhado e inteligente de auditoria

23. O que clientes que implementaram esta solução dizem...
Bons fornecedores estão acostumados a terem suas faturas auditadas. E o melhor deste processo são os relatórios financeiros, que utilizamos para avaliações internas e apresentamos para nossos provedores. Controller-Empresa da área de equipamentos hospitalares.
Utilizo muito os relatórios e os dados das auditorias em minha operação diária, pois estes dados são muito precisos. Gerente de Logística -Empresa de varejo.
Os dados fornecidos pelo serviço de auditoria são exatamente o que eu preciso para melhorar minha operação com inteligência. Diretor de SupplyChain -Empresa de distribuição de produtos eletrônicos.
Consistentemente este novo processo resulta em um savingde US $ 70 mil a US $ 100 mil por ano para a empresa que trabalho. Gerente de SupplyChain -Empresa aeroespacial.
Desde a implementação deste processo mensalmente colhemos resultados financeiros, pois encontramos erros de cobrança todo o tempo. Gerente de COMEX -Empresa da área de telecomunicações.
Que diferença esta implementação fez! Se eu soubesse que os resultados seriam tão bons, teria implementado isto a muito mais tempo. E quando preciso de qualquer suporte, fico impressionado com o tratamento e com a velocidade com que sou atendido. Gerente de SupplyChain -Empresa de produtos eletrônicos.
Esta implementação redefiniu completamente nosso processo de auditoria e pagamento. Meu trabalho sem dúvida ficou muito mais fácil! Gerente de Logística -Empresa de produtos de alta tecnologia.
Este novo processo nos ajudou a termos fluxos padronizados, comunicação mais aberta com nossos provedores e, além de reduzir custos, passamos a ter 100% de nossos pagamentos feitos no prazo. Controller-Empresa da área de equipamentos para academias.
O que mais gostei desta solução, foi que inicialmente desenhamos as reais necessidades da empresa neste tema. Depois a solução foi definida. Gerente de SupplyChain -Empresa da área de farmacêuticos.
Nossos pagamentos nunca foram tão claros, seguros e no prazo acordado como são agora, após a implementação do novo processo. Coordenador de COMEX -Empresa de bens de consumo.
Além de um ROI muito rápido, o suporte é ótimo. Tudo o que eu peço, o relatório que eu preciso, consigo no máximo de um dia para o outro. O profissionalismo da solução e dos envolvidos impressionam. Coordendorde COMEX -Empresa de bens de consumo.

24. Perguntas frequentes
Como este serviço é cobrado?No caso do serviço de implementação da auditoria utilizando auditor interno, a empresa contratada fará a implementação dentro de sua empresa, o que leva em geral de 2 a 3 meses. É prudente que pelo menos por um período sejaacordado um suporte, o que inclui refinamentos dos processos, dúvidas, correção de ferramentas e treinamentos para novos auditores. Também pode incluir que a empresa terceirizada providencie mensalmente os relatórios, estudos e dados gerenciais.
No caso de terceirização, algumas empresas cobram um valor fixo mensal, considerando o volume de trabalho, e especificando um limite máximo de auditorias. Outras cobram um valor variável por auditoria normalmente definido por faixa de volume de auditorias. E outras cobram um successfee, especificando um valor mínimo e um máximo mensal
Onde ficam os auditores, quando o serviço é terceirizado?Alguns ficam in housee outros ficam nos escritórios da empresa de auditoria contratada, dependendo do que a empresa entende ser o ideal e do volume de trabalho negociado. Basicamente eles precisam de computador, com acesso a internet, pacote Office e acesso a sistemas ou controles do cliente para captação de dados. Telefone e impressora também são necessários.
Ocorrem problemas com os fornecedores ao relatar as divergências?Nenhum, os fornecedores são tratados como parte da cadeia logística, ou seja, com respeito e tato e são ajudados pela empresa contratada a evitar a repetição de erros de cobranças.
A auditoria não atrasa o pagamento das faturas?Não. O fluxo do processo deve ser desenhado na implementação do projeto considerando as etapas de uma maneira que garantam o pagamento no prazo acordado. Normalmente a auditoria é realizada rapidamente.
Pode-se auditar a auditoria destas empresas?Sim, isso é normal e sadio. Se algum erro for pego, a empresa de auditoria se compromete a ressarcir o valor incorreto e a tentar o devido acerto com o fornecedor.

26. O autor é executivo de vendas da LPartner, uma empresa brasileira especializada em auditoria de custos de importações e fretes nacionais. Fundada a 10 anos a empresa é pioneira numa solução inovadora e completa de suporte aos times de logística e Comexde empresas nacionais e multinacionais. Em caso de dúvidas ou se desejar este serviço em sua organização, contate diretamente o Glauber no emailglauber@lpartner.com.br ou pelo telefone +55 19 99275 4036.
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