Training presentation design the tables for a new database af102720169

Treinamento do Microsoft
®
Access
®
2010
Projetar tabelas
para um novo banco de dados

Conteúdo do curso
• Visão geral: planejar um bom design
• Lição: inclui nove seções com instruções
• Tarefas práticas sugeridas
• Teste
• Cartão de Referência Rápida
Projetar tabelas para um novo banco de dados

Visão geral: planejar um bom design
Novo no Access 2010? Aqui você
começará a aprender os conceitos
básicos do Access, começando com
um bom design, que garantirá que seu
banco de dados capture todos os
dados precisamente.
Esse curso focará principalmente no
design de tabelas e relações para um
novo banco de dados.

Objetivos do curso
1. Planejar a estrutura da tabela de um novo banco de
dados.
2. Planejar os campos — as colunas individuais em
cada tabela.
3. Planejar os campos de chave primária que
permitem as relações entre suas tabelas.
4. Criar tabelas para um banco de dados da web —
banco de dados publicados em um site do
Microsoft® SharePoint®.

Iniciar com um plano
Poupe tempo e esforço com um plano.
Para este curso, finja que
você gerencia dados do
ativo da empresa --
computadores, mesas e
outros equipamentos.
Você tem usado uma
planilha para inserir e
gerenciar os dados, mas
o arquivo está se
tornando tão grande que
é difícil localizar e alterar
dados, e alguns dos
registros são imprecisos.
A movimentação desses
dados em um banco de
dados do Access pode
facilitar o seu trabalho,
mas onde você começa?

A linguagem ao redor do
design do banco de dados
pode se tornar bem
técnica, você ouvirá
termos como formulários
normais, mas estas são as
noções básicas:
Primeiro, veja os dados
que deseja capturar.
Quantos desses dados
são repetidos? Por
exemplo, quantas vezes
sua planilha lista
fornecedores? Você olha
para esses dados
repetidos e os move para
a respectiva tabela.

Como parte disso, você
assegura que cada
tabela contém dados
únicos. Por exemplo,
uma tabela de dados do
ativo não conterá
informações de vendas,
e uma tabela de dados
de pagamento não
poderá conter registros
médicos.
O processo de quebra
dos dados em tabelas
menores é chamado de
normalização.

Depois que normaliza
seus dados, você os
"casa novamente" ao
vincular suas tabelas
com relações. A
imagem mostra isso.
A planilha original
coloca os dados em
uma lista longa,
enquanto o banco de
dados os dividem em
tabelas. Por sua vez, as
tabelas estão
relacionadas de forma
que permita que você
encontre informações e
extraia significado dos
dados.

Esse conjunto de tabelas
e relações é o suporte
principal de qualquer
banco de dados
relacional. Sem ele, não
há banco de dados.
Portanto, continue e nós
o mostraremos o
processo de design
passo a passo.

Decidir a finalidade
Quem, o que, quando, por que e como.
A primeira etapa no
planejamento de um
novo banco de dados é
escrever sua finalidade.
Nesse caso, você precisa
inserir e gerenciar os
dados do ativo da
empresa.
Mas não pare aqui.
Pergunte a si mesmo
quem usará o banco de
dados e como ele será
usado. Certifique-se de
que a declaração de
finalidade aborda todas
essas necessidades e
utilizações diferentes.

Decidir a finalidade
Quem, o que, quando, por que e como.
Mantenha a sua
declaração de finalidade
útil e a consulte quando
criar suas tabelas.
Não tente tornar a
declaração perfeita;
você sempre poderá
alterá-la e
provavelmente irá.

Listar os dados que você deseja armazenar
Todos os dados que cabem no armazenamento.
Um bom design de
banco de dados ajuda a
evitar que você
duplique dados.
Também ajuda a
garantir que seus dados
estão completos e, o
mais importante, são
precisos.

Para alcançar esses
objetivos, comece
listando os dados que
deseja capturar. Você
pode começar com os
dados existentes —
nesse caso, sua planilha.
Ou então, se você usa
razões ou formulários
de papel, reúna alguns
exemplos.
E não hesite em
perguntar aos seus
colegas de trabalho o
que eles precisam.

Outra forma de
identificar as
informações que você
precisa para armazenar
é criar um fluxograma
das tarefas associadas
aos seus dados.
Por exemplo, quem
inserirá os dados, e
como? Quais tipos de
formulários eles
precisam?

Enquanto estiver nele,
pense sobre os
relatórios ou
correspondências que
deseja produzir do
banco de dados.
Por exemplo, você
deseja saber quando as
mesas e as cadeiras
precisam ser trocadas?
Quem precisa dessas
informações? Examinar
os dados que você
precisa inserir e
consumir poderá ajudá-
lo a decidir quais dados
serão armazenados.

Agrupar dados por assunto
Conjuntos de informações únicas.
Conforme você listar os
dados que deseja
capturar, verá que eles
se enquadram
naturalmente em uma
ou mais categorias ou
grupos de assunto. Por
exemplo, suas
informações podem ser
agrupadas desta forma:
• Dados do ativo,
como modelos, datas
de compra e custos.

• Dados do fornecedor
— aqueles que
fornecem
computadores, mesas e
outros equipamentos.
Provavelmente, esta
categoria incluirá
nomes de empresa,
endereços, telefones e
nomes de contato.
• Dados do suporte —
aqueles que consertam
e fazem a manutenção
do equipamento. Esta
categoria se parece
com os dados do
fornecedor porque
também inclui
empresas e nomes de
contato.

O Agrupamento é
importante porque cada
grupo pode corresponder
a uma tabela, como Ativos,
Suporte e Fornecedores.
Seus grupos podem não
resultar em uma lista
completa de tabelas, mas
são um bom ponto de
partida.
Não tenha medo de
reformulá-los. Basta ter
certeza de que cada grupo
contém dados únicos:
apenas as informações do
ativo em um grupo,
somente os dados do
fornecedor em outro, e
assim por diante.

De grupos, campos
Você está começando nos mínimos detalhes.
A próxima etapa no seu
design é listar os campos
de cada tabela. Na tabela
Access, as colunas são
chamadas de campos e
os registros individuais
são chamados de linhas.
Como regra, cada campo
de uma tabela está
relacionado a outros
campos.
Por exemplo, em uma
tabela de dados de
contatos comerciais,
você normalmente tem
campos para nome,
sobrenome, empresa,
telefones e muito mais.

De grupos, campos
Cada campo deve estar
relacionado aos outros, e
cada campo deve se
aplicar somente a contatos
comerciais. Esse conjunto
de campos relacionados é
chamado de relação, e é
daí que vem o termo
banco de dados
relacional.
Você planeja os campos
ao decidir informações
específicas que cada um
de seus grupos deve
capturar. Novamente,
você pode consultar
seus dados existentes:
planilha, razão ou até
seu arquivo de cartão.

De grupos, campos
Para seu banco de dados
do ativo, você
provavelmente deseja
listar cada item e
informações sobre cada
item, como datas de
compra e custos. Como
parte disso, tente reduzir
cada campo para seu
menor componente
lógico.
Em um design bom, um
campo representa um
único pedaço de dado,
e o nome do campo
identifica claramente
esse dado.

De grupos, campos
Enquanto você trabalha,
pode desejar usar dados
de uma tabela em outra.
Por exemplo, a imagem
mostra que o grupo
Ativos inclui campos de
fornecedores e suporte.
Isso é natural, você está
vendo como precisa
relacionar as tabelas, e
vamos discutir essas
relações em breve. Por
enquanto, inclua todos
os campos que você
acha que cada tabela
deve ter.

De grupos, campos
Finalmente, caso esteja
se perguntando, você
não planeja as linhas.
Elas surgem
naturalmente conforme
você insere dados nos
campos.

Planejar tipos de dados
Cada campo recebe um tipo de dados.
Depois de listar os
campos em cada tabela,
você precisa decidir
sobre um tipo de dados
para cada campo. Um
tipo de dados é uma
propriedade que
controla o que você
pode ou não inserir em
um campo.
Por exemplo, se desejar
armazenar dados
textuais, como nomes e
endereços, defina os
campos com o tipo de
dados Texto. Se desejar
armazenar datas e
horas, defina o campo
como tipo de dados
Data/Hora.

Os tipos de dados são um
padrão para todos os
bancos de dados
relacionais, e eles ajudam
a garantir a inserção de
dados precisos. Por
exemplo, você não pode
inserir um nome em um
campo definido para
conter datas e horas.
Além do mais, os tipos de
dados também ajudam a
controlar o tamanho do
seu banco de dados
porque eles controlam o
tamanho dos seus
campos. Você não
perderá espaço
colocando uma pequena
quantidade de texto em
um campo grande.

O Access faz com que
seja fácil de definir tipos
de dados. Por enquanto,
conforme lista seus
campos, observe o tipo
de dados de cada um.

Planejar suas chaves primárias
Um campo fundamental para todas as tabelas.
A próxima etapa no seu
plano é adicionar um
campo chave primária a
cada uma de suas
tabelas. Uma chave
primária é um campo, ou
uma combinação de
campos, com um valor
que faz com que cada
registro – cada linha de
uma tabela – seja único.
Por exemplo, a empresa
de telefonia mantém
registro de todos os João
da Silva, identificando-os
com um valor único de
chave primária.

Além de identificar cada
registro em seu banco
de dados, você também
usa chaves primárias nas
relações entre suas
tabelas.
Na verdade, as chaves
primárias são tão
importantes que temos
uma regra para elas:
cada tabela do seu
banco de dados deve
ter uma chave primária.
Sem elas, você não
pode criar relações e
extrair informações
relevantes dos seus
dados..

O Access fornece várias
maneiras de criar chaves
primárias.
Como você está apenas
começando, a maneira
mais simples é planejar
um campo "ID", como
"IDdoAtivo" ou
"IDdoFornecedor", para
cada uma das suas
tabelas, e definir o
campo para o tipo de
dados Numeração
Automática.

O Access então
incrementará o valor
nesse campo por um
sempre que você
adicionar um novo
registro.
Além disso, se você
estiver planejando
publicar seu banco de
dados no SharePoint,
precisará usar os
campos de Numeração
Automática como as
chaves primárias de
todas as suas tabelas.

Planejar suas chaves estrangeiras
A chave para as relações: compartilhando suas chaves.
Mencionamos
anteriormente neste
curso que, depois de
quebrar seus dados em
tabelas, você os
corresponde novamente
com os vínculos
chamados de relações.
As relações da tabela
podem se tornar
complexas e ultrapassar
o escopo desse curso.
Por enquanto, você
precisa planejá-las, e faz
isso ao decidir onde
colocar as chaves
estrangeiras.

Uma chave estrangeira é
simplesmente uma
chave primária que você
usa em outra tabela.
A imagem mostra isso:
você pode ver como as
chaves primárias nas
tabelas Fornecedores e
Suporte tornam-se
campos na tabela de
Ativos. Esses campos
duplicados na tabela
Ativos são chaves
estrangeiras.

Neste momento, você
pode estar pensando:
"Espere aí, compartilhar
campos assim duplica
alguns dados!". Não se
preocupe, esse tipo de
duplicação está correto.
Valores de chave
primária são pequenos,
e você não pode extrair
informações do seu
banco de dados a
menos que as use em
relações. Então, como
uma etapa em seu
design, indique seus
campos de chave
estrangeira.

Criar tabelas para SharePoint
Os bancos de dados da Web precisam de algum
planejamento.
Como etapa final no
processo de design,
decida se irá publicar
seu banco de dados no
SharePoint. Se você fizer
isso, suas tabelas não
poderão usar alguns dos
recursos que o Access
fornece.
Por exemplo, você só
pode usar o modo Folha
de Dados para criar
tabelas, e não o
designer de tabela.

planejamento.
Além disso, os únicos
tipos de relações que
você pode criar são
chamados de Campos
de Pesquisa. Esse é um
tipo de relação que
permite que você
selecione os valores que
residem em uma tabela
a partir de uma lista em
outra tabela.

planejamento.
O Access impõe esses
limites, porque o processo
de publicação converte seu
banco de dados em HTML
dinâmico e ECMAScript,
então você precisa evitar a
criação de qualquer
componente do banco de
dados – o Access os chama
de objetos – que não
podem ser convertidos
nessas linguagens.
Então, como uma etapa
final de seu plano, observe
independentemente do
fato de você publicar o
banco de dados. É um
pequeno detalhe, mas é
fundamental.

Sugestões para a prática
1. Iniciar o plano.
2. Observar o modelo do banco de dados Ativos.
3. Explorar maneiras de evitar dados redundantes sem
criar tabelas
Prática online (exige o Access 2010)

Questão do teste 1
Qual é a função de uma chave primária? (Escolha uma
resposta.)
1. Identificar exclusivamente cada registro em uma tabela.
2. Criptografar e descriptografar seu banco de dados.
3. Ajudar a garantir a inserção de dados na tabela correta.

Questão do teste 1
As chaves primárias fazem tudo isso, e todas as suas
tabelas devem ter um campo de chave primária.
Qual é a função de uma chave primária?
Resposta:
1. Identificar exclusivamente cada registro em uma
tabela.

Questão do teste 2
Um bom design de banco de dados ajuda a garantir que
seus dados são: (Escolha uma resposta.)
1. Sempre salvos como backup.
2. Completos e precisos.
3. Duplicados, portanto, fáceis de localizar.

Questão do teste 2
Completude e precisão são essenciais para a tomada de
decisões acertadas.
Um bom design de banco de dados ajuda a garantir que
seus dados são:
Resposta:
2. Completos e precisos.

Questão do teste 3
Você deve sempre colocar todos os seus dados em
tabelas separadas. (Escolha uma resposta.)
1. Verdadeiro.
2. Falso.

Questão do teste 3
Se você só precisa armazenar e acompanhar alguns itens,
pode usar um campo de pesquisa que contém uma lista de
valores.
Você deve sempre colocar todos os seus dados em
tabelas separadas.
Resposta:
2. Falso.

Questão do teste 4
Quantas tabelas um banco de dados bem projetado deve
conter? (Escolha uma resposta.)
1. Tantas quantas forem necessárias para capturar todos
os seus dados sem redundância.
2. Um.
3. Dois.

Questão do teste 4
Pode ser uma tabela ou dezenas.
Quantas tabelas um banco de dados bem projetado deve
conter?
Resposta:
1. Tantas quantas forem necessárias para capturar todos
os seus dados sem redundância.

Questão do teste 5
Você estabelece uma relação entre Tabela A e Tabela B:
(Escolha uma resposta.)
1. Mesclando a Tabela A com a Tabela B.
2. Vinculando a Tabela A com a Tabela B.
3. Adicionando a chave primária da Tabela A à Tabela B
(ou vice-versa).

Questão do teste 5
Quando você adiciona um campo de chave primária a
outra tabela e cria uma relação, esse novo campo se torna
uma chave estrangeira.
Você estabelece uma relação entre Tabela A e Tabela B:
Resposta:
3. Adicionando a chave primária da Tabela A à Tabela B
(ou vice-versa).

Cartão de referência rápida
Para obter um resumo das tarefas que o curso engloba,
consulte o Cartão de Referência Rápida.

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