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Gestão Contábil - Novo Modelo do Backoffice 11.40
O documento descreve as principais atualizações da versão 11.40 do software BackOffice da TOTVS, incluindo a migração para a plataforma .NET, melhorias na interface do usuário, novas funcionalidades de lançamentos contábeis e rastreabilidade, e integração de outros módulos do ERP.
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- 2. Novidades 11.40 –Novo Modelo do BackOffice Introdução Evolução Tecnológica – Linha RM Novo BackOffice Evolução do Novo BackOffice Evolução da Migração .Net - Gestão Contábil Gestão Contábil Principais Vantagens Modelo de Dados Nova Estrutura das Tabelas de Integração Conversão de Dados Lançamento Contábil .NET Agrupamento de Lançamentos e Partidas Exclusão Lançtos Originados de Outros Módulos Solicitação de Tarefas no TOTVS Gestão de Folha de Pagamento Integração de vários Lotes Simultaneamente Rastreabilidade de Lançamentos Contábeis Mapa de Rateio Gerencial Melhorias na Transferência de Grupos Contábeis Novo Recálculo de Débitos x Créditos Nova Interface do Aplicativo Lançamentos Periódicos Alteração da Distribuição Gerencial Disponibilidade do Recurso ÍNDICE
- 3. Evolução Tecnológica –Linha RM Introdução FRAMEWORK 2.0 Novo BackOffice DOS DELPHI Todo ERP Migrado para .NET 1986 1997 2004 2011 2009
- 4. Novo BackOffice IntroduçãoTOTVS Gestão Contábil TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento BACKOFFICE
- 5. Evolução da Migração.Net – Gestão Contábil Introdução 2008 2009 2011 2010
- 6. Gestão Contábil PrincipaisVantagens Agrupamento de Lançamentos Bloqueio e Desbloqueio de Lotes Fácil Indentificação de diferenças de Débitos x Créditos Exclusão por solicitação de Tarefas Rastrear Lançamentos Atendimento ao SPED Contábil
- 7. Modelo de DadosGestão Contábil Estrutura Antiga Nova Estrutura
- 8. Nova Estrutura dasTabelas de Integração Contábil Gestão Contábil
- 9. Nova Estrutura dasTabelas de Integração Contábil Gestão Contábil View Os módulos Gestão Financeira, Fiscal e Patrimônio estarão no Novo Modelo Backoffice no final de 2011. Educacional Estoque, Compras e Faturamento Folha de Pagamento Financeiro Fiscal Imobiliário Patrimônio
- 10. Conversão de DadosGestão Contábil Antes de iniciar a conversão da Base de Dados, o processo de “Consistência dos Lançamentos Contábeis” deve ser executado. Para garantir a correta conversão para o Novo Modelo do BackOffice, a base não deve apresentar nenhuma inconsistência .
- 11. Conversão de DadosGestão Contábil Preparando a base de dados para o processo de conversão.
- 12. Conversão de DadosGestão Contábil O conversor de Base de Dados irá apresentar a mensagem abaixo:
- 13. Nova Interface LançamentoContábil Gestão Contábil Interface Antiga Interface Nova Inclusão isolada das Partidas de um Fato Contábil Partidas de um Fato Contábil ficam vinculadas à identificação do Lançamento Contábil .
- 14. Nova Interface LançamentoContábil Gestão Contábil Visão Antiga Visão Nova Lançamentos de um mesmo Fato Contábil eram identificados pela sequência da Referência. Lançamentos Contábeis de um mesmo Fato Contábil, são identificado pelo ID do Lançamento Contábil . Painel de Agrupamento
- 15. Agrupamento de Lançamentose Partidas Gestão Contábil Antes do Processo de Agrupamento (Lançamentos) Após o Processo de Agrupamento. Veja que as “Partidas” 347, 348 e 349, foram agrupadas à partida 346, do Lançamento 84. Sendo eliminado Lançamento 85.
- 16. Exclusão de LançamentosOriginados de Outros Módulos Gestão Contábil Lançamentos e Partidas originadas do módulo de Compras e Folha de Pagamento não permitem exclusão, esta exclusão é permitida utilizando a Solicitação de Tarefas.
- 17. Fluxo do Processode Exclusão de Lançamentos do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento Gestão Contábil Responsável pelo módulo Contábil decide executar a tarefa? Sim Não Toda a contabilidade relacionada com o Movimento será excluída Usuário do Módulo de Compras solicita uma tarefa de exclusão da contabilidade do movimento É enviado um e-mail para o responsável no Módulo Contábil A tarefa é Cancelada e a Exclusão da contabilidade não é feita Usuário do Módulo de Compras solicita uma tarefa de exclusão da contabilidade
- 18. Solicitação de Tarefa no Gestão de Folha de Pagamento Gestão Contábil Deve-se informar o código do lote que já se encontra integrado ao lote 0 e que terá os seus Lançamentos/Partidas excluídos As tarefas solicitadas ficam disponíveis no menu “Tarefas (.Net). Dentro do TOTVS Gestão Contábil a tarefa que solicitada será apresentada no menu: Utilitários/Tarefas/Gerenciador
- 19. Integração de VáriosLotes Simultaneamente Gestão Contábil Com a nova interface da Manutenção de Lotes, é possível integrar vários Lotes de uma só vez e ainda definir filtros para cada Lote que será integrado.
- 20. Rastreabilidade de LançamentosContábeis Gestão Contábil Este novo recurso permite visualizar de forma gráfica a origem dos Lançamentos Contábeis com facilidade e confiabilidade. Facilita ainda visualizar Lançamentos Contábeis agrupados e a sua composição. A partir do menu Anexo, podemos ter dois tipos de visualização: Visualização a partir das “partidas” de Lançamentos Contábeis Visualização a partir da “origem” dos Lançamentos Contábeis
- 21. TOTVS Gestão ContábilRastreabilidade de Lançamentos Contábeis
- 22. Gestão Contábil Rastreabilidadede Lançamentos Contábeis Rastreabilidade pela origem Edição do Movimento Rastreabilidade pela Partida Edição da Partida
- 23. Gestão Contábil Rastreabilidadede Lançamentos Contábeis As partidas podem ser editadas para consulta * Esta funcionalidade é restrita a clientes parceiros da Nova Baixa Rastreabilidade pela origem Edição Contrato
- 24. Gestão Contábil Rastreabilidadede Lançamentos Contábeis As partidas podem ser editadas para consulta * Esta funcionalidade é restrita a clientes parceiros da Nova Baixa Rastreabilidade pela origem Edição da Venda
- 25. Gestão Contábil RateioGerencial Mapa de Rateio
- 26. Melhorias na Transferênciade Grupos Contábeis Gestão Contábil Opção “Transferência de Saldo” sem obrigatoriedade de Histórico de Fechamento Não existe limites de grupos de origem
- 27. Melhorias na Transferênciade Grupos Contábeis Gestão Contábil Histórico da Transferência Edição do Histórico da Transferência Transferência pode ser desfeita
- 28. Novo Recálculo deDébitos x Créditos Gestão Contábil Filtros por data, coligada, filial e lotes Log de Execução Acerto de diferença diretamente pelo Processo
- 29. Nova Interface doAplicativo - MDI Gestão Contábil Segmento de Cadastros Orientada a Processos Disponibilidade de recursos globais nas janelas anexas
- 30. Nova Interface doAplicativo - MDI Gestão Contábil Utilitários Processo de Orçamento
- 31. Aplicação dos RecursosGlobais na nova Interface do Aplicativo Gestão Contábil Possibilidade de Agrupamento pelos campos desejados
- 32. Aplicação dos RecursosGlobais na nova Interface do Aplicativo Gestão Contábil Criação de Colunas Calculadas na visão
- 33. Aplicação dos RecursosGlobais na nova Interface do Aplicativo Gestão Contábil SQL como anexo Movimentação à débito das contas contábeis
- 34. Aplicação dos RecursosGlobais na nova Interface do Aplicativo Gestão Contábil Gráfico como Anexo na visão
- 35. Aplicação dos RecursosGlobais na nova Interface do Aplicativo Gestão Contábil Gráfico Instantâneo na visão Gráfico apresentando evolução dos valores de contabilização dos movimentos
- 36. Lançamentos Periódicos GestãoContábil Novas opções de datas para os Lançamentos Possibilidade de definição do lote antes da Geração Definição das variáveis, se desejado Os processos de Lançamentos Automáticos e Geração de Lançamentos Automáticos foram migrados para a plataforma .NET e correspondem agora ao Processo denominado: “ Lançamentos Periódicos”
- 37. Lançamentos Periódicos GestãoContábil Geração dos Lançamentos/Partidas é feita dentro do mesmo processo. Após clicar no processo de Geração é apresentada a tela para preenchimento da Estrutura Depois de preencher os dados da estrutura é apresentado a tela com as variáveis. Ex: Variável do Valor
- 38. Lançamentos Periódicos GestãoContábil Após preenchimento das variáveis são apresentados os Lançamentos/Partidas que serão gerados Após clicar no botão “Ok” da tela de Lançamentos/Partidas o usuário pode executar o processo naquele momento, ou agendar o mesmo conforme desejado. OBS: O processo de Agendamentos é apresentado somente em ambientes 3 camadas
- 39. Alteração da DistribuiçãoGerencial Gestão Contábil O Processo de Lançamentos Gerenciais Automáticos foi migrado para a plataforma .Net, e corresponde agora ao novo Processo denominado “Alteração da Distribuição Gerencial”. Possibilidade de criação de Estruturas/Moldes pré-definidos para posterior utilização no processo de Alteração da Distribuição Gerencial
- 40. Alteração da DistribuiçãoGerencial Gestão Contábil Para alteração da Distribuição Gerencial deve-se clicar na opção “Ececução” Após clicar em “Execução” é apresentada as informações de filtro do processo
- 41. Alteração da DistribuiçãoGerencial Gestão Contábil Nas opções: Redistribuir Conta Gerencial e Informar Distribuição Gerencial poderão ser utilizadas as estruturas pré-definidas anteriormente Após definir a forma que será utilizada na alteração o processo deverá ser executado
- 42. Disponibilidade do RecursoVERSÃO 11.40 DATA PREVISTA DE LIBERAÇÃO - 31/03/2011 ABRANGÊNCIA – TODOS OS CLIENTES Novo Modelo do BackOffice – Linha RM
Notas do Editor
- #4 Ao longo dos últimos anos, a TOTVS vem trabalhamos na evolução de seus produtos, visando melhorar a gestão de resultado dos nossos clientes. À partir de 2004 todos os produtos da linha RM começaram a ser reescritos utilizando o que há de melhor e mais avançado da tecnologia Microsoft .NET. Utilizamos uma mesma base tecnológica de desenvolvimento, o que chamamos de ‘Framework RM’, onde garantimos o mesmo padrão de comportamento e qualidade para todos os produtos. Começamos com os cadastros. Falando especificamente dos processos administrativos de uma empresa, em 2009 começamos a migrar os processos do BackOffice. Nossa previsão para finalização da migração de todo o ERP é agora, 2011.
- #5 O Novo Modelo do BackOffice, é fruto de toda essa evolução tecnológica no qual tem passado os produtos da linha RM. Neste modelo buscamos de forma geral aperfeiçoar o compartilhamento de informações com os demais produtos da linha RM, tornando a integração entre os produtos mais forte e coesa. Trabalhamos também no aprimoramento dos processos, disponibilizando funcionalidades novas, melhorando as já existentes e proporcionando uma interface do aplicativo mais intuitiva e amigável aos usuários. O Novo Modelo do BackOffice envolve mudanças estruturais significativas nos produtos TOTVS Gestão Contábil e TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento.
- #8 Visando fornecer mais recursos para análise e gestão da empresa, bem como atender algumas exigências legais, a estrutura das tabelas do sistema de Gestão Contábil foi modificada. O modelo antigo apresentava várias limitações que dificultava a gestão estratégica e legal da empresa, tais como: Dificuldade em identificar o conjunto de partidas de um lançamento contábil (para realizar esta identificação era necessário filtrar todas as partidas, débitos e créditos, que faziam referência ao mesmo número de documento, o que nem sempre trazia as informações corretas); Dificuldade na conciliação das operações; Dificuldade de identificar o histórico da contabilização de um documento; Dificuldade de rastrear a origem dos lançamentos contábeis; dentre outras. Com esta nova estrutura de dados, será possível identificar o conjunto de partidas de um lançamento contábil, pois foi criada a tabela CLANCAMENTO, que identifica de forma única cada documento contábil. Além disso, houve uma melhora significativa na rastreabilidade, performance e segurança das informações.
- #9 As tabelas de integração com a contabilidade foram modificadas. Foi criada uma estrutura com 3 novas tabelas que serão utilizadas por todos os processos que enviam informações para a contabilidade. A nova estrutura das tabelas de integração contábil está representada nesta figura. As tabelas criadas são: COPERACAO, CCONT e CCONTRAT Veja a finalidade de cada tabela: COPERAÇÃO : Foi introduzido o conceito de Operação que permite identificar para cada documento todas as contabilizações realizadas (1ª. Contabilização, estorno da 1ª. Contabilização, 2ª. Contabilização e assim por diante). CCONT : Esta tabela irá substituir as tabelas TMOVCONT, FLANCONT e DLAFCONT e irá armazenar os valores de cada partida, bem como o status de cada lançamento contábil: ‘C’ - Contabilizado, ‘E’ – Estorno (lançamento de estorno) e ‘I’ – Incorreto (lançamento que foi contabilizado e teve sua contabilização estornada). CCONTRAT : Esta tabela irá armazenar o rateio gerencial vinculado à tabela CCONT.
- #10 Na versão 11.20, os sistemas de Gestão Educacional, Gestão de Estoque, Compras e Faturamento, Gestão de Folha de Pagamento e Gestão de Incorporação estão trabalhando na nova estrutura de integração contábil. Os sistemas de Gestão Financeira,Gestão Fiscal e Patrimônio ainda estarão utilizando o modelo antigo de integração, tabelas FLANCONT e DLAFCONT. Todos os aplicativos estarão sendo migrados gradativamente até final de 2011. As fórmulas, relatórios e sentenças SQL continuarão funcionando normalmente para todos os aplicativos, pois serão criadas Views das tabelas CLCTLOTE e CLANCA que continuará garantindo a integridade.
- #11 Como pode ser observado no aviso, só será possível realizar a conversão para Novo Modelo do BackOffice, após a execução do processo de “Consistência de Lançamentos Contábeis”, que será explicado a seguir.
- #12 Gestão Contábil – Estrutura de Dados – Integridade dos Dados Migrados Relatório – Consistência de Lançamentos: - Antes de iniciar o processo de conversão da base de dados para o Novo Modelo do BackOffice, tornou-se obrigatória a realização deste processo. A consistência de lançamentos realizada com este propósito, deve ser processada com a opção “ Preparar a base para Conversão Novo Modelo de BackOffice” habilitada. - Algumas inconsistências poderão ser acertadas automaticamente, outras serão apenas registradas em um relatório (LOG) que será apresentado no final do processo, devendo ser acertadas manualmente pelo usuário (neste caso, após o ajustes, será necessário executar novamente o relatório). Quando não forem encontradas inconsistências impeditivas ao processo de conversão, a data da execução da rotina será automaticamente gravada na tela do processo. Esta data terá validade de 7 dias para a realização da conversão para o novo modelo, caso a conversão não ocorra neste prazo, deve-se executar novamente este processo. Obs.: Este processo dever ser realizado em todas as coligadas.
- #13 .
- #14 A inclusão das partidas de um único documento estão agora vinculadas à identificação do lançamento contábil. Primeiramente será cadastrado o lançamento contábil, com descrição e data. Em seguida serão cadastradas todas as partidas do lançamento contábil.
- #15 A visualização de lançamentos na tela principal poderá ser definida pelo usuário da forma desejada realizando combinações de agrupamento e quebras dos cabeçalhos das colunas. Este recurso pode ser utilizado arrastando os cabeçalhos das colunas ou clicando com o botão direito no cabeçalho da coluna desejada.
- #16 O agrupamento de lançamentos contábeis passa a ser um processo exclusivamente Contábil. Consideramos que o agrupamento é de responsabilidade da gestão contábil e por isso, este recurso será descontinuado nos aplicativos origens dos lançamentos contábeis. O agrupamento poderá ser de lançamentos ou de Partidas.
- #17 Foi criado um recurso na Contabilidade para excluir todos os lançamentos contábeis do lote ZERO vinculados a uma Operação (IDOPERACAO). Isso foi necessário devido a nova estrutura de integração dos diversos módulos com a contabilidade, que não permite excluir, no sistema origem, movimentos se houver algum lançamento contábil vinculado ao mesmo. Exemplo: Na integração do módulo de faturamento com a contabilidade, uma nota pode ter sua contabilização integrada ao lote zero, em seguida estornada e também integrada ao lote zero. Se por algum motivo essa nota precisar ser excluída, o sistema não permitirá, pois todos os lançamentos contábeis estão vinculados ao movimento/operação. Neste caso o responsável pela contabilidade deverá solicitar uma tarefa de exclusão da Operação Contábil, que irá limpar todo os lançamentos e partidas vinculados ao Movimento, liberando o mesmo para ser excluído ou contabilizado novamente.
- #18 Vamos supor que um movimento de compra foi incluído no Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e este gerou um lançamento contábil no Módulo Contábil. Após integrar este lançamento para o lote zero da contabilidade o usuário identifica que houve um erro e precisa ajustar a contabilização. Atualmente o usuário precisa estornar a contabilização do movimento em um lote de estorno e integrar ao lote zero. No novo modelo o usuário do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento que possuir acesso poderá solicitar a exclusão da contabilidade do movimento. No momento que o responsável da contabilidade executar a tarefa toda a contabilidade relacionada com o movimento é excluída.
- #30 Com um design muito mais intuitivo, a nova interface do aplicativo – MDI, foi modificada estando agora direcionada a processos, o que irá facilitar a interação dos usuários com o mesmo. Procuramos seguir as mesma estrutura do parametrizador. Os cadastros estão segmentados por processos de negócios, facilitando sua manutenção. Temos disponíveis do lado direito, os recursos de pesquisas globais (são as janelas anexas): Executar criar atalhos para acessar processos específicos diretamente no desktop; TOTVS By You procurar documentação de processos e funcionalidades no banco de conteúdo da TOTVS; Central de Pesquisa procurar registros específicos na base de dados, com a possibilidade de serem abertos.
- #32 Com a visão de Lançamentos migrada, os recursos globais podem ser aplicados possibilitando aos gestores análises dos processos e recursos individuais, não sendo necessário a impressão de documentos e relatórios. Os Lançamentos da visão podem ser agrupados por um ou mais campos.
- #33 A possibilidade de criar uma coluna calculada nas visões migradas é outro grande recurso.
- #34 SQL como Anexo na Visão, este é mais um recurso de globais que irá auxiliar os gestores. É possível executar uma consulta SQL diretamente nas visões migradas.
- #35 Outro recurso de globais disponível para análises é a possibilidade de anexar e executar gráficos na visões. Os gráficos anexos retornam informações distintas conforme o registro selecionado.
- #36 Possibilidade de criar gráfico instantâneo na visão. Selecionando duas colunas é possível criar um gráfico comparativo entre os valores.