Novo BackOffice traz melhorias na gestão contábil
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Novo modelo do Backoffice do TOTVS Gestão Contábil 11.40
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Notas do Editor
- Ao longo dos últimos anos, a TOTVS vem trabalhamos na evolução de seus produtos, visando melhorar a gestão de resultado dos nossos clientes. À partir de 2004 todos os produtos da linha RM começaram a ser reescritos utilizando o que há de melhor e mais avançado da tecnologia Microsoft .NET. Utilizamos uma mesma base tecnológica de desenvolvimento, o que chamamos de ‘Framework RM’, onde garantimos o mesmo padrão de comportamento e qualidade para todos os produtos. Começamos com os cadastros. Falando especificamente dos processos administrativos de uma empresa, em 2009 começamos a migrar os processos do BackOffice. Nossa previsão para finalização da migração de todo o ERP é agora, 2011.
- O Novo Modelo do BackOffice, é fruto de toda essa evolução tecnológica no qual tem passado os produtos da linha RM. Neste modelo buscamos de forma geral aperfeiçoar o compartilhamento de informações com os demais produtos da linha RM, tornando a integração entre os produtos mais forte e coesa. Trabalhamos também no aprimoramento dos processos, disponibilizando funcionalidades novas, melhorando as já existentes e proporcionando uma interface do aplicativo mais intuitiva e amigável aos usuários. O Novo Modelo do BackOffice envolve mudanças estruturais significativas nos produtos TOTVS Gestão Contábil e TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento.
- Visando fornecer mais recursos para análise e gestão da empresa, bem como atender algumas exigências legais, a estrutura das tabelas do sistema de Gestão Contábil foi modificada. O modelo antigo apresentava várias limitações que dificultava a gestão estratégica e legal da empresa, tais como: Dificuldade em identificar o conjunto de partidas de um lançamento contábil (para realizar esta identificação era necessário filtrar todas as partidas, débitos e créditos, que faziam referência ao mesmo número de documento, o que nem sempre trazia as informações corretas); Dificuldade na conciliação das operações; Dificuldade de identificar o histórico da contabilização de um documento; Dificuldade de rastrear a origem dos lançamentos contábeis; dentre outras. Com esta nova estrutura de dados, será possível identificar o conjunto de partidas de um lançamento contábil, pois foi criada a tabela CLANCAMENTO, que identifica de forma única cada documento contábil. Além disso, houve uma melhora significativa na rastreabilidade, performance e segurança das informações.
- As tabelas de integração com a contabilidade foram modificadas. Foi criada uma estrutura com 3 novas tabelas que serão utilizadas por todos os processos que enviam informações para a contabilidade. A nova estrutura das tabelas de integração contábil está representada nesta figura. As tabelas criadas são: COPERACAO, CCONT e CCONTRAT Veja a finalidade de cada tabela: COPERAÇÃO : Foi introduzido o conceito de Operação que permite identificar para cada documento todas as contabilizações realizadas (1ª. Contabilização, estorno da 1ª. Contabilização, 2ª. Contabilização e assim por diante). CCONT : Esta tabela irá substituir as tabelas TMOVCONT, FLANCONT e DLAFCONT e irá armazenar os valores de cada partida, bem como o status de cada lançamento contábil: ‘C’ - Contabilizado, ‘E’ – Estorno (lançamento de estorno) e ‘I’ – Incorreto (lançamento que foi contabilizado e teve sua contabilização estornada). CCONTRAT : Esta tabela irá armazenar o rateio gerencial vinculado à tabela CCONT.
- Na versão 11.20, os sistemas de Gestão Educacional, Gestão de Estoque, Compras e Faturamento, Gestão de Folha de Pagamento e Gestão de Incorporação estão trabalhando na nova estrutura de integração contábil. Os sistemas de Gestão Financeira,Gestão Fiscal e Patrimônio ainda estarão utilizando o modelo antigo de integração, tabelas FLANCONT e DLAFCONT. Todos os aplicativos estarão sendo migrados gradativamente até final de 2011. As fórmulas, relatórios e sentenças SQL continuarão funcionando normalmente para todos os aplicativos, pois serão criadas Views das tabelas CLCTLOTE e CLANCA que continuará garantindo a integridade.
- Como pode ser observado no aviso, só será possível realizar a conversão para Novo Modelo do BackOffice, após a execução do processo de “Consistência de Lançamentos Contábeis”, que será explicado a seguir.
- Gestão Contábil – Estrutura de Dados – Integridade dos Dados Migrados Relatório – Consistência de Lançamentos: - Antes de iniciar o processo de conversão da base de dados para o Novo Modelo do BackOffice, tornou-se obrigatória a realização deste processo. A consistência de lançamentos realizada com este propósito, deve ser processada com a opção “ Preparar a base para Conversão Novo Modelo de BackOffice” habilitada. - Algumas inconsistências poderão ser acertadas automaticamente, outras serão apenas registradas em um relatório (LOG) que será apresentado no final do processo, devendo ser acertadas manualmente pelo usuário (neste caso, após o ajustes, será necessário executar novamente o relatório). Quando não forem encontradas inconsistências impeditivas ao processo de conversão, a data da execução da rotina será automaticamente gravada na tela do processo. Esta data terá validade de 7 dias para a realização da conversão para o novo modelo, caso a conversão não ocorra neste prazo, deve-se executar novamente este processo. Obs.: Este processo dever ser realizado em todas as coligadas.
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- A inclusão das partidas de um único documento estão agora vinculadas à identificação do lançamento contábil. Primeiramente será cadastrado o lançamento contábil, com descrição e data. Em seguida serão cadastradas todas as partidas do lançamento contábil.
- A visualização de lançamentos na tela principal poderá ser definida pelo usuário da forma desejada realizando combinações de agrupamento e quebras dos cabeçalhos das colunas. Este recurso pode ser utilizado arrastando os cabeçalhos das colunas ou clicando com o botão direito no cabeçalho da coluna desejada.
- O agrupamento de lançamentos contábeis passa a ser um processo exclusivamente Contábil. Consideramos que o agrupamento é de responsabilidade da gestão contábil e por isso, este recurso será descontinuado nos aplicativos origens dos lançamentos contábeis. O agrupamento poderá ser de lançamentos ou de Partidas.
- Foi criado um recurso na Contabilidade para excluir todos os lançamentos contábeis do lote ZERO vinculados a uma Operação (IDOPERACAO). Isso foi necessário devido a nova estrutura de integração dos diversos módulos com a contabilidade, que não permite excluir, no sistema origem, movimentos se houver algum lançamento contábil vinculado ao mesmo. Exemplo: Na integração do módulo de faturamento com a contabilidade, uma nota pode ter sua contabilização integrada ao lote zero, em seguida estornada e também integrada ao lote zero. Se por algum motivo essa nota precisar ser excluída, o sistema não permitirá, pois todos os lançamentos contábeis estão vinculados ao movimento/operação. Neste caso o responsável pela contabilidade deverá solicitar uma tarefa de exclusão da Operação Contábil, que irá limpar todo os lançamentos e partidas vinculados ao Movimento, liberando o mesmo para ser excluído ou contabilizado novamente.
- Vamos supor que um movimento de compra foi incluído no Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e este gerou um lançamento contábil no Módulo Contábil. Após integrar este lançamento para o lote zero da contabilidade o usuário identifica que houve um erro e precisa ajustar a contabilização. Atualmente o usuário precisa estornar a contabilização do movimento em um lote de estorno e integrar ao lote zero. No novo modelo o usuário do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento que possuir acesso poderá solicitar a exclusão da contabilidade do movimento. No momento que o responsável da contabilidade executar a tarefa toda a contabilidade relacionada com o movimento é excluída.
- Com um design muito mais intuitivo, a nova interface do aplicativo – MDI, foi modificada estando agora direcionada a processos, o que irá facilitar a interação dos usuários com o mesmo. Procuramos seguir as mesma estrutura do parametrizador. Os cadastros estão segmentados por processos de negócios, facilitando sua manutenção. Temos disponíveis do lado direito, os recursos de pesquisas globais (são as janelas anexas): Executar criar atalhos para acessar processos específicos diretamente no desktop; TOTVS By You procurar documentação de processos e funcionalidades no banco de conteúdo da TOTVS; Central de Pesquisa procurar registros específicos na base de dados, com a possibilidade de serem abertos.
- Com a visão de Lançamentos migrada, os recursos globais podem ser aplicados possibilitando aos gestores análises dos processos e recursos individuais, não sendo necessário a impressão de documentos e relatórios. Os Lançamentos da visão podem ser agrupados por um ou mais campos.
- A possibilidade de criar uma coluna calculada nas visões migradas é outro grande recurso.
- SQL como Anexo na Visão, este é mais um recurso de globais que irá auxiliar os gestores. É possível executar uma consulta SQL diretamente nas visões migradas.
- Outro recurso de globais disponível para análises é a possibilidade de anexar e executar gráficos na visões. Os gráficos anexos retornam informações distintas conforme o registro selecionado.
- Possibilidade de criar gráfico instantâneo na visão. Selecionando duas colunas é possível criar um gráfico comparativo entre os valores.