Word Aula 19

Aula 19 - Mala direta
Sumário
Introdução
Definição de mala direta
Criação de mala direta (Parte 1)
Parte 2
Parte 3
Parte 4
Opções da guia Correspondência (Parte 1)
Parte 2
Parte 3
A mesclagem dos arquivos
Mesclando em Editar Documentos Individuais
Mesclando em Imprimir Documentos
A filtragem de registros
Filtro avançado
Filtro avançado (cont.)
Mala direta de etiquetas
Mala direta de etiquetas (cont.)

Introdução
Um dos recursos mais versáteis de Microsoft Word é a possibilidade de enviar um documento para diversos
destinatários, sendo que cada um recebe uma cópia totalmente personalizada conhecida como Mala Direta.
Este processo, também chamado de Mesclagem de Arquivos, pode ser implementado em qualquer tipo de
documento, permitindo também a impressão das etiquetas de endereçamento.

Definição de mala direta

Para se construir uma mala direta, necessita-se de dois arquivos:
um conterá os dados dos destinatários, tais como Nome, Endereço, CEP, Cidade, Estado, etc., que será
chamado de Fonte de Dados.
outro que pode ser uma carta, um memorando ou qualquer outro documento, que será chamado de
Documento Principal.
Esses dados dos destinatários, que serão cadastrados na Fonte de Dados, são chamados de Campos e
representam cada informação disponível a respeito de cada pessoa. Ao conjunto de campos de um
determinado destinatário damos o nome de Registro.
A idéia básica da Mala Direta é juntar, ou seja, mesclar esses dois documentos, inserindo cada campo
da Fonte de Dados no Documento Principal e imprimindo esse documento mesclado para cada destinatário
cadastrado.
Com esses elementos definidos, podemos passar à criação da mala direta.

Criação de mala direta (Parte 1)
Definição da origem de dados
A Origem de Dados é um arquivo constituído por campos que contêm os dados e informações a
respeito dos destinatários da Mala Direta. Em primeiro lugar, crie estes dados:
digite os seguintes dados em uma tabela (6X6), salvando-o com o nome de Banco de dados
clientes.docx

Definição do documento principal
Para criar o documento principal, abra um novo documento:
acesse a guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta clique no botão de mesmo nome.
Veja que são apresentadas várias opções de criação;
selecione o comando Assistente de Mala Direta Passo a Passo. Observe que a janela Painel de
tarefas se abre com a opção Mala Direta ativa.
na opção Selecione o tipo de documento mantenha selecionado Cartas.

Tipo de documento selecionado
na opção Etapa 1 de 6 clique no link Próxima: Documento inicial;

Parte 2
na opção Selecione o documento inicial mantenha selecionado Usar o documento atual.

Seleção do documento inicial
na opção Etapa 2 de 6 clique no link Próxima: Selecione os destinatários;
na opção Selecione os destinatários mantenha selecionado Usar uma lista existente.

Seleção do documento inicial
clique no link Procurar;
surgirá a caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, abra a pasta utilizada no curso selecione o
arquivo Banco de dados clientes.docx e clique em Abrir;

mantenha todos os registros ativos e clique no botão OK.

Destinatários da mala direta

Parte 3
na opção Etapa 3 de 6 clique em Próxima: Escreva a carta.

Digite os dados a seguir:
Campinas, 01 de janeiro de 2008

Ao Senhor

Prezado Senhor.

A People Computação foi fundada em 1979, em Campinas (SP), sendo hoje uma das mais
completas e tradicionais redes do país na área de educação profissional e tecnológica. Conta
atualmente com 44 unidades franqueadas e 3 unidades próprias.

Recentemente, reestruturou seu sistema de franchising para expansão em busca de novos

parceiros e, através de pesquisas de mercado, identificou o município de xxxx dentro do perfil
sócio-econômico para instalar uma unidade People.

Dirigimo-nos a V. Sa. manifestando nosso interesse em realizar uma parceria com a
Associação Comercial, a fim de identificarmos possíveis empreendedores na cidade para a
viabilização deste projeto.

Para tanto, sugerimos o agendamento de um workshop onde apresentamos aos interessados
as características da Franchising People.

Certos de estarmos levando um projeto de educação profissional e tecnológica de alta
qualidade e uma excelente oportunidade de empreendimento, gerando empregos e
colaborando para o desenvolvimento sócio-econômico deste município, somos
antecipadamente gratos pela atenção de V. Sa.

Atenciosamente.

Valter S. Balazina
Diretor Presidente
Salve com o nome Carta.docx na pasta do curso.
Em primeiro lugar, acerte a data da carta.
O Word oferece a possibilidade de inserir a data como um campo automaticamente atualizável,
ou seja, a carta sempre será impressa com a data do dia em que a impressão estiver ocorrendo.
Para isso:
posicione o ponto de inserção na primeira linha da carta, onde aparece a data em que a carta
foi feita;
apague essa data, deixando apenas o nome da cidade (Campinas,);
com o ponto de inserção nessa posição, logo após a vírgula, acesse a guia Inserir, no grupo
Texto clique em Data e Hora.

Adicionando uma data atualizada automaticamente
selecione a opção que representa a data por extenso;
deixe ativa a opção Atualizar automaticamente e clique no botão OK.

Parte 4
Agora, defina onde entrarão os dados dos clientes:
posicione o ponto de inserção na linha abaixo da expressão Prezado Senhor;
no painel de tarefas Mala Direta, opção Escreva a carta clique no link Mais itens. Surgirá
a caixa de diálogo Inserir campo de mesclagem.

Inserindo campos de mesclagem
selecione o campo Nome e clique no botão Inserir;
em seguida clique no botão Fechar. Observe como o Nome do campo aparece no
documento, na posição onde se encontrava o ponto de inserção;
pressione <Enter> para posicionar o ponto de inserção na linha de baixo;
repita o procedimento para os campos Endereço, Cidade, Estado e CEP.
Após inserir os campos o documento deverá estar assim:

Documento principal com vários campos inseridos
Continuando, acerte o "gênero" do cliente, ou seja, personalize o texto da carta. Para isso:
na linha Prezado Senhor, apague a letra "o" da palavra Prezado, deixando apenas
"Prezad";
posicione o ponto de inserção logo após a letra "d";
no painel de tarefas Mala Direta, opção Escreva a carta clique novamente no link Mais
itens. Surgirá a caixa de diálogo Inserir campo de mesclagem;
selecione o campo Gênero e clique no botão Inserir;
em seguida clique no botão Fechar;

insira também o campo Cidade no lugar do xxxx, no parágrafo Recentemente,
reestruturou seu sistema... O documento deve estar assim:

Documento principal com todos os campos de mesclagem

Opções da guia Correspondência (Parte 1)
Através da guia Correspondência, você tem controle de todo processo de criação e envio
das cartas aos seus destinatários, assim como o acesso à Origem de dados.
Acesse a guia Correspondência.

Guia Correspondência
Por exemplo, para retornar a origem de dados, para alterar alguma informação ou incluir
um novo registro, faça assim:
clique no botão Editar Lista de Destinatários, no grupo Iniciar Mala Direta. Surgirá a
caixa de diálogo Destinatários da mala direta. Conheça algumas das opções:
Editar: permite editar o registro selecionado se sua fonte de dados for uma lista de
endereço criada no Word. Este botão estará desativado no caso de outras fontes de
dados.
Atualizar: carrega novamente a fonte de dados para que a lista reflita as alterações

efetuadas.
Localizar duplicatas: localiza duplicatas no banco de dados, assim, você pode tratar
esse problema, excluindo ou não a informação.
Localizar destinatário: permite inserir texto para pesquisa na lista de destinatários.
Validar endereços: se tiver instalado um software de validação de endereços, valida
os endereços dos destinatários.
clique no botão Editar. Surgirá o Formulário de dados, permitindo o acesso aos dados
já cadastrados ou a inclusão de registros.

Editando o banco de dados
Observe o Navegador de Registros, que permite navegar entre os registros já existentes:
clique algumas vezes no botão do navegador à direita do número 1, que representa
uma seta à direita - será levado aos próximos registros;
clique algumas vezes no botão do navegador à esquerda do número 1, que representa
uma seta à esquerda - será levado aos registros anteriores;
clique no último botão à direita - será levado ao último registro cadastrado;
clique no primeiro botão à esquerda - será levado ao primeiro registro cadastrado.

Parte 2
Adicionando registros
clique no botão Adicionar novo do Formulário de dados e preencha os campos
solicitados.

Adicionando novo registro
Excluindo registros
posicione-se, através do navegador de registros, no registro que deseja excluir;
clique no botão Excluir do Formulário de dados;
após fazer as alterações desejadas, clique no botão Fechar do Formulário de
dados e será levado de volta a janela Destinatários da mala direta.

Novo registro adicionado
Você está, agora, com a Origem de Dados e o Documento Principal quase prontos.

Parte 3
Campos do Word
Outra possibilidade que o Word oferece são os chamados Campos do Word, que
permite especificar exatamente o que inserir no documento.
Por exemplo, no início da carta, onde possui a expressão Ao Senhor, é necessário
definir o gênero do cliente na palavra Ao. Para isso:
apague a letra "o" da palavra Ao, deixando o ponto de inserção posicionado
naquele mesmo lugar;
clique no botão Regras, no grupo Gravar e Inserir Campos;
selecione a opção Se... Então... Senão.... Esta opção permite definir uma
condição para utilizar um dos campos de mesclagem, ou seja, se o cliente for do
sexo masculino use a letra "o"; caso contrário utilize outra palavra ou
expressão, neste caso "nada".

Botão Regras e suas respectivas opções
Selecionada esta opção, surge a caixa de diálogo Inserir campo, para definir a
condição:
defina as opções como mostra a figura e clique no botão OK.

Caixa de diálogo com as condições definidas

utilizando o mesmo comando Se... Senão... Então..., faça com que as palavras
Senhor se transforme em Senhora quando for do sexo feminino;
clique no botão Visualizar Resultados no grupo de mesmo nome, para
observar melhor o resultado obtido; Ou;
no Painel de tarefas, na Etapa 4 de 6, clique no link Próxima: Visualize as
cartas.

Documento com a condição inserida
Ativando esse botão, os campos de mesclagem inseridos no documento principal
serão substituídos pelo seu conteúdo presente na Origem de dados, permitindo
visualizar como a carta será impressa:
Para visualizar os dados dos demais contatos, utilize o Navegador de registros
no grupo Visualizar Resultados:
Para desativar a exibição dos dados mesclados, voltando a visualizar os campos
de mesclagem:
clique novamente no botão Visualizar Resultados do grupo com mesmo nome.
Agora, o documento principal de mala direta está pronto, com os campos de
mesclagem inseridos e posicionados.
Este é o momento de formatar o documento, ajustando alinhamentos, recuos,
fontes, ou seja, todos os comandos de formatação vistos durante o curso, deixando
a carta pronta para ser impressa.
Formate o documento da maneira que preferir e salve o documento.

A mesclagem dos arquivos
Estando a mala direta pronta, ou seja, o documento principal definido, a origem
de dados criada e os campos de mesclagem inseridos, gere a mala direta.
Para isso, junte os dois arquivos - o Documento Principal e a Origem de Dados.
Isto se chama Mesclar os documentos.
Essa mesclagem pode ser feita de três maneiras: diretamente para a
impressora, quando já sairão impressas todas as cartas, ou para um novo
documento, criando um novo arquivo onde cada página será uma carta de um
cliente, ou ainda para e-mails, onde cada carta seria enviada para o e-mail
correspondente. Como não foi cadastrado email, não use esta última opção.

Estas mesclagens podem ser ativadas através dos botões presentes na barra de
ferramentas de Mala direta:

Opções de mesclagem

Mesclando em Editar Documentos
Individuais
Normalmente, use esta opção de mesclagem, a fim de examinar cada carta
antes de, efetivamente, imprimi-las. Seguindo, então, o exemplo:
clique no botão Concluir e Mesclar e selecione a opção Editar
Documentos Individuais, ou;
no Painel de tarefas, opção Etapa 5 de 6 clique em Próxima: Conclua a
mesclagem.
na última Etapa 6 de 6 clique no link Editar cartas individualmente.
Será apresentada a caixa de diálogo Mesclagem para novo documento;
mantenha selecionada a opção Todos e clique no OK.
O Word cria um novo documento, chamado Cartas1, que já é o resultado da
mesclagem do Documento Principal com a Origem de Dados.

Caixa de diálogo Mesclagem para novo documento
Observe que os campos de mesclagem foram substituídos pelo conteúdo da
Origem de Dados e há uma página para cada cliente. Este documento Cartas1 - é um documento normal do Word, podendo ser editado ou

impresso normalmente. Costuma-se, entretanto, usá-lo apenas para imprimir
e/ou verificar se a Mala Direta está correta. As correções devem ser feitas
no Documento Principal.
Por exemplo, para alterar o final da carta de Atenciosamente para
Cordialmente:
feche o arquivo denominado Cartas1. O Word perguntará se deseja
salvar as alterações efetuadas;
clique no botão Não, para fechar esse documento sem salvá-lo. O
Documento Principal volta a surgir como a janela ativa;
no fim do documento, substitua a palavra Atenciosamente por
Cordialmente;
salve novamente o documento, clicando no botão Salvar;
mescle o documento novamente usando a guia ou o Painel de tarefas.
O Word criará um novo documento mesclado, agora chamado de Cartas2,
com todos os registros cadastrados e com a alteração efetuada para todos.
Após visualizar e, se desejar, imprimir esse documento, pode fechá-lo, não
havendo necessidade de salvá-lo, pois, seu conteúdo já está registrado no
Documento Principal e os dados dos destinatários estão na Origem de
Dados.

Mesclando em Imprimir Documentos
Outra forma de trabalhar com uma mala direta é realizando a mesclagem
diretamente para a impressora. Para isso, estando com o documento
principal ativo:
clique no botão Concluir e Mesclar e selecione a opção Imprimir
Documentos, ou;
na última Etapa 6 de 6 clique no link Imprimir. Será apresentada a
caixa de diálogo Mesclagem para novo documento;
mantenha selecionada a opção Todos e clique no OK. Surgirá a caixa
de diálogo Imprimir;
defina as opções desejadas e clique em OK.
O Documento Principal começará a ser impresso, substituindo os campos
de mesclagem pelos seus conteúdos da Origem de Dados e será
impressa uma cópia para cada registro cadastrado.


A filtragem de registros
Outra possibilidade que o recurso de Mala Direta do Word oferece é a
de selecionar os registros que devem entrar na mesclagem,
permitindo escolher os contatos que receberão a correspondência.
Para isso:
clique no botão Editar Lista de Destinatários, no grupo Iniciar
Mala Direta. Surgirá a caixa de diálogo Destinatários da mala
direta. Conheça algumas das opções:
clique na seta ao lado do título da coluna do campo Cidade pelo
qual deseja filtrar.Surgirá a lista mostrando os dados para efetuar a
filtragem dos registros.

Opções de filtro para mala direta
clique em Campinas;
Observe que, os registros apresentados são de Campinas, e a seta
onde houve o filtro muda a cor para azul.
Para que as cartas sejam impressas em ordem alfabética, clique no
titulo da coluna desejada para classificar os registros. Exemplo:
clique no titulo da coluna Nome. Ele automaticamente classifica
por ordem de nome.
clique no botão OK.
Retornando a janela do documento principal:
clique no botão Concluir e Mesclar e selecione a opção Editar
Documentos Individuais;
Observe que foi gerado novamente um documento Cartas e possui

apenas 3 cartas, uma para cada registro que atende aos critérios de
filtragem definidos.
feche o arquivo Cartas, na caixa de confirmação Deseja salvar as
alterações clique no botão Não.

Filtro avançado
Para construir um critério de filtragem múltiplo:
clique no botão Editar Lista de Destinatários, no grupo Iniciar
Mala Direta. Surgirá a caixa de diálogo Destinatários da mala
direta;
clique na seta ao lado do título da coluna do campo Cidade
pelo qual deseja filtrar. Surgirá a lista mostrando os dados para
efetuar a filtragem dos registros;
clique em (Avançado...). Surgirá a caixa de diálogo Opções de
consulta, podendo-se efetuar a filtragem dos registros;
clique na seta à direita do item denominado Campo e selecione
a opção Cidade;
no campo Comparação, escolha a opção Igual a;
no campo Comparar com, digite Campinas.
Observe que, na segunda linha dessa caixa de diálogo, tem-se um
pequeno campo com a letra E. Trata-se da possibilidade de se
construir um critério de filtragem múltiplo, onde poderia escolher
entre as opções E ou Ou.
no exemplo, deixe selecionada a opção E;
clique na seta à direita do campo denominado Campo e
selecione a opção Gênero;
no campo Comparação, escolha a opção Igual a;
no campo Comparar com, digite a.

Definindo os critérios de filtragem
Para que as cartas sejam impressas em ordem alfabética,
trabalhe com a guia Classificar os registros, dessa mesma janela
de diálogo:
ative a guia Classificar os registros;
nos campos de classificação, selecione a ordem em que deseja
que a mesclagem seja efetuada, conforme ilustrado;

Organizando os registros em ordem alfabética

Filtro avançado (cont.)
A caixa de diálogo Destinatários da mala direta estará conforme
ilustrado.

Definindo critérios de Filtro e Classificação
clique no botão OK. Retornando a janela do documento
principal;
clique no botão Concluir e Mesclar e selecione a opção
Editar Documentos Individuais;
Observe que foi gerado novamente um documento Cartas e
possui apenas 2 cartas, uma para cada registro que atende aos
critérios múltiplos de filtragem definidos:
feche o arquivo Cartas, na caixa de confirmação Deseja
salvar as alterações clique no botão Não.
Para voltar a utilizar todos os registros na mesclagem:
clique no botão Editar Lista de Destinatários, no grupo
Iniciar Mala Direta. Surgirá a caixa de diálogo Destinatários
da mala direta;
clique na seta ao lado do título da coluna do campo Cidade,
e clique em (Todos);
clique na seta ao lado do título da coluna do campo Gênero,
e clique em (Todos);
salve e feche o documento principal.

Também poderá usar o recurso de Mala Direta do Word
para a impressão de etiquetas de endereçamento,
extremamente úteis e importantes para enviar
correspondência a diversos destinatários.
Criação do documento principal de etiquetas
Assim como a criação de cartas modelo para mala direta,
etiquetas também exigem um Documento Principal e uma
Origem de Dados. Para definí-los:
inicie um novo documento;
clique no botão Salvar e atribua o nome Etiquetas para
o arquivo;
acesse a guia Correspondências, no grupo Iniciar
Mala Direta clique no botão de mesmo nome. Veja que
são apresentadas várias opções de criação;
selecione o comando Assistente de Mala Direta Passo
a Passo. Observe que a janela Painel de tarefas se abre
com a opção Mala Direta ativa;
na opção Selecione o tipo de documento mantenha
selecionado Etiquetas;
na Etapa 1 de 6 clique no link Próxima: Documento
inicial;
na opção Selecione o documento inicial mantenha
selecionado Alterar o layout do documento;
na opção Altere o layout do documento clique no link
Opções de etiqueta;
selecione a etiqueta que desejar e clique no botão OK.

Escolhendo a etiqueta para a mala direta
na Etapa 2 de 6 clique no link Próxima: Selecione os
destinatários;

na opção Selecione os destinatários mantenha
selecionado Usar uma lista existente;
na opção Use uma lista existente clique no link
Procurar;
Surgirá a caixa de diálogo Selecionar fonte de dados,
abra a pasta utilizada no curso e selecione o arquivo
Banco de dados clientes.docx e clique em Abrir;
mantenha todos os registros ativos e clique no botão OK
;

(cont.)
na Etapa 3 de 6 clique no link Próxima: Prepare as
etiquetas;
na opção Prepare as etiquetas clique em Mais itens
. Surgirá a caixa de diálogo Inserir campo de
mesclagem;
selecione o campo Nome e clique no botão Inserir,
em seguida clique no botão Fechar. Observe como o
Nome do campo aparece na etiqueta, na posição
onde se encontrava o ponto de inserção;
pressione <Enter> para posicionar o ponto de
inserção na linha de baixo;
repita o procedimento para os campos Endereço,
Cidade, Estado e CEP.
Após inserir os campos seu documento deverá estar
assim:

Documento principal com os campos inseridos
Observe que os campos foram inseridos apenas na

primeira etiqueta. Para inserir nas demais etiquetas:
na Etapa 4 de 6, opção Replique as etiquetas,
clique no botão Atualizar todas as etiquetas;
A partir de agora, valem todas as técnicas descritas nos
tópicos anteriores, para cartas.

Resultado final da Mala direta em etiquetas
clique no botão Salvar para gravar as alterações do
documento principal.

Word Aula 19

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Destaque

Semelhante a Word Aula 19

Mais de Boris Junior

Word Aula 19