O documento resume conceitos fundamentais da Arquivologia, incluindo o surgimento e importância da Arquivologia, conceitos como arquivo, documento, suporte, informação, classificação e arranjo de documentos. Também aborda características dos arquivos como organicidade, autenticidade e unicidade.

1. Arquivologia
Apontamentos
de Aulas
1/2
Gabriela Garcia
2009

2. Surgimentoe
ImportânciadaArquivologia
A escrita é filha da Arquivologia,
assim como a Arquivologia é filha
da escrita.
O desenvolvimento da escrita
surge da necessidade de registro
de atividades administrativas.

3. ConceitosFundamentaisdeArquivologia
Arquivologia = Arquivística
Ciência / Disciplina / Técnica
Tem por objetivo o conhecimento
dos arquivos e das teorias,
métodos e técnicas a serem
observados na sua constituição,
organização, desenvolvimento e
utilização.

4. Arquivo
“conjunto de documentos que,
independente da natureza ou do
suporte, são reunidos por
acumulação ao longo das
atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou privadas”
Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996.
ConceitosFundamentaisdeArquivologia

5. ConceitosFundamentaisdeArquivologia
“Consideram-se ARQUIVOS, para fins
desta lei, os conjuntos de documentos
PRODUZIDOS e RECEBIDOS por órgãos
públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos”
(Lei nº 8.159, de 08-01-1991. Art. 2º)

6. ConceitosFundamentaisdeArquivologia
O termo “ARQUIVO” também é utilizado para:
–instituição de custódia
–unidade administrativa
–móvel
–imóvel

7. ConceitosFundamentaisdeArquivologia
A natureza dos arquivos é
administrativa, é jurídica, é
informacional, é probatória, é
orgânica, é serial, é contínua,
é cumulativa.
A soma de todas estas
características faz do arquivo
uma instituição única e
inconfundível”
(BELLOTTO, 2005)

8. FINALIDADEDOARQUIVO
A principal finalidade do arquivo
é servir à
ADMINISTRAÇÃO,
constituindo-se, com o decorrer do
tempo, em base do conhecimento
da HISTÓRIA.

9. Acervo:
Totalidade de
documentos.

10. Conceitos Fundamentais de Arquivologia
DOCUMENTO =
SUPORTE + INFORMAÇÃO
DOCUMENTO
Unidade de registro de informações, em qualquer suporte
ou formato - suscetível de consulta, estudo, prova e
pesquisa.
INFORMAÇÃO
Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos
em um documento.
SUPORTE
Material no qual são registradas as informações.
Dicionário de Terminologia Arquivística – Arquivo Nacional, 2005.

11. Material sobre o qual as
informações são registradas
Ex: Fita magnética, película
filmográfica, papel,
pergaminho, papiro etc.
S UPORTE

12. Conceitos Fundamentais de Arquivologia
DOCUMENTO de ARQ UI VO
Informação registrada produzida e
mantida por uma instituição ou pessoa
ao longo de suas atividades
administrativas, com valor de prova.
São fortemente ancorados nos princípios da
proveniência,
da organicidade,
unicidade
e da indivisibilidade.

13. ConceitosFundamentaisdeArquivologia
• ARQUIVO
• BIBLIOTECA
• MUSEU
• CENTRO DE
DOCUMENTAÇÃO
Ver: BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes:
1991 (pg. 43)

14. Características dos Arquivos:
Os documentos NÃO
são objeto de COLEÇÃO
(escolha artificial)
e sim da acumulação natural,
no decurso de atividades
administrativas.

15. Características dos Arquivos:
A classificação aplicada a
cada arquivo respeitará
as particularidades da
instituição produtora.
Não há um arranjo pré-
estabelecido.

16. Características dos Arquivos
ORGANI CI DADE
Os documentos apresentam uma significação
orgânica entre si. São desprovidos de autonomia
e retiram sua autenticidade do inter-
relacionamento entre os itens documentais.
“Qualidade segundo a qual os arquivos
espelham a estrutura, as funções e as
atividades da entidade
produtora/acumuladora, em suas relações
internas e externas.” (BELLOTTO, 2004)

17. Características dos Arquivos
AUTENTI CI DADE
Qualidade de um documento quando
preenche as formalidades
necessárias para que se reconheça
sua proveniência,
independentemente da veracidade do
respectivo conteúdo
(DTA, 1996).

18. Características dos Arquivos
UNICIDADE
Os documentos existem em
exemplar único ou em limitado
número de cópias.
Mesmo em réplica, os documentos
cumprem funções diversas, em
locais diferentes, conservando
seu caráter único, em função do
contexto de produção.

19. Características dos Arquivos
NATURALIDADE
(cumulatividade / serialidade)
O arquivo é uma formação
progressiva, natural e
orgânica.
É a sedimentação da produção
documental ao longo do
tempo.

20. Classificação dos Arquivos:
Entidades mantenedoras:
•Públicos
•Privados*

21. Questão
(FUNIVERSA – APEX - 2006) Por seus mantenedores, o arquivo
pode ser classificado de 4 maneiras. Assinale
aquela que não é uma classificação de
arquivo.
A) Públicos.
B) Institucionais.
C) Comerciais.
D) Familiares ou pessoais.
E) Gerais ou centrais.

22. PRI NCÍ PI O DA PROVENI ÊNCI A =
RES PEI TO AOS FUNDOS
F r an ç a – 18 4 1.
“Co n s is t e e m d e ix ar ag r u p ad o , s e m
o s m is t u r ar c o m o u t r o s , o s
ar q u iv o s [...] p r o v e n ie n t e s d e
u m a ad m in is t r aç ão , d e u m
e s t ab e le c im e n t o o u d e u m a
p e s s o a f ís ic a o u j u r íd ic a” M ic h e l
D u c h e in
Conceitos Fundamentais de Arquivologia

23. Conceito de Fundo de Arquivo
É o c o n j u n t o d e d o c u m e n t o s d e t o d a
n at u r e z a, q u e q u ais q u e r c o r p o s
ad m in is t r at iv o s , p e s s o as f ís ic as
o u j u r íd ic as t e n h am r e u n id o ,
au t o m át ic a e o r g an ic am e n t e , e m
r az ão d e s u as f u n ç õ e s o u
at iv id ad e s .
Conceitos Fundamentais de Arquivologia

24. classificação: seqüência de operações
que visam distribuir os documentos,
em observância às diversas
estruturas, funções, atividades e/ou
tipos documentais de um organismo;
atribuição de grau de sigilo a
determinado documento. Ver arranjo.
CLAS S I FI CAÇÃO

25. • Plano de Classificação: esquema pelo qual
se processa a classificação de um arquivo,
elaborado a partir do estudo das estruturas
e funções de uma instituição e da análise
do conjunto documental.
• Definido também como o instrumento de
controle resultante da fase de identificação,
que reflete a organização de um conjunto
documental e apresenta os dados
essenciais de sua estrutura.
CLAS S I FI CAÇÃO

26. • Exemplo: PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO
• ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES-MEIO
•
• Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
• Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico
• Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos
• Documentos:
• 01.01.01.01 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução
• normativa, norma, resolução, deliberação, portaria
• Atividade: 01.01.02 Habilitação jurídica e regularização fiscal dos órgãos,
entidades
• e empresas
• Documentos:
●01.01.02.01 Alvará de funcionamento
●01.01.02.02 Certificado de matrícula no Cadastro Específico do INSS – CEI
●
CLAS S I FI CAÇÃO

27. Arranjo: operação que se resume na
ordenação dos conjuntos documentais
remanescentes das eliminações,
obedecendo a critérios que respeitem o
caráter orgânico dos conjuntos. Termo
utilizado nos Arquivos Permanentes. Vale
destacar que, no caso de documentação
de caráter permanente, as classes
ganham nomes específicos:
GRUPOS , S UBGRUPOS e S ÉRI ES .”
Janice Gonçalves, 1998.
Arranjo

28. Fonte:ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE RIBEIRÃO PRETO.
Guia doArquivo
Público e Histórico de Ribeirão Preto. Ribeirão Preto (SP): O Arquivo, 1996.
Administração
Material
Patrimônio
Pessoal
Protocolo
Transporte
Manutenção
Cultura
Equipamentos
Eventos
Desenvolvimento
Urbano e
Rural
Habitação
Meio Ambiente
Obras Particulares
Obras Públicas
Uso e Ocupação do
Solo
Educação
Educação Infantil
Ensino Fundamental
Ensino Superior
Merenda Escolar
Finanças
Contabilidade
Orçamento
Tesouraria
Tributação
Representação
Assessoria Jurídica
Eleições
Publicidade
Saúde
Assistência Médico-
Odontológica
Vigilância Sanitária
Serviços Municipais
Abastecimento
Água e Esgotos
Cemitério
Recursos Energéticos
Limpeza Pública
Segurança
Telecomunicações
Trânsito
Transportes

29. Fundo: PARTIDO COMUNISTA BRASILEIRO — PCB
Nível: BASE
Organismo: DIRETÓRIO ZONAL PINHEIROS-PERDIZES
ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função Espécie Nº de docs Datas-limite
Adesivo 4+1 [jan?/86-nov/89]
Cartaz 4+1 [jun?/89-nov/89]
Agitação política Convite 3 Jun/89-jan/90
Panfleto 9+81 [jan/89?-nov/89]
Sacola 1 [nov?/89-nov/89]
Bônus 1+169 [mar?/86-mar?/86]
Arrecadação financeira Ingresso 3+4 [mar/86]-jul/89
Rifa 1+130 [out?/89-out?/89]
Divulgação de informações do Periódico 3 Ago/86-set/88
Organismo internacional Programa turístico 1 Mar/86-mar/86
Texto de formação 2 [abr?]/86-[nov?]/86
Divulgação do partido Periódico 9+2 Jul/87-mai/90
Programa 2 [jan?]/86-[out?]/89
Periódico 1 Jul/87-jul/87
Propaganda política Programa de evento 1 Mar/89-mar/89
Texto de formação 1 [jan?]/85-[dez?]/85

30. FUNDOCÂMARAMUNICIPALDELOULÉ
GRUPOB:
ÓRGÃOSDOMUNICÍPIO
subgrupo A:
CâmaraMunicipal
séries
001:Livros deatas devereações
002: Minutas deatas de vereações
003: Posturas eregulamentos
004: Relatórios dagerênciaeplanos deatividade
005: Editais
subgrupoB:
PresidentedaCâmara
subgrupo C:
AssembléiaMunicipal
subgrupo D:
ConselhoMunicipal
subgrupoE
ComissãoExecutiva
séries
001: Livros deatas daComissão Executiva
002: Minutas das atas daComissão Executiva
subgrupoF:
CeleiroMunicpal deLoulé
séries
001: Livros deatas das sessões da Direção
002Livros deRegistro de Correspondênciaexpedida
003: Correspondênciageral recebida
004: Livros dereceitaedespesa
GRUPOC:
SERVIÇOS
ADMINISTRATIVOS
subgrupo A:
CâmaraMunicipal
séries
001Livros deRegistro de Correspondênciarecebida
002Livros deRegistro de Correspondênciaexpedida
003: Correspondênciageral recebida
004: Requerimentos recebidos
subgrupoB: Pessoal
série
001: Registro dedocumentos relativos aos funcionários

31. Gestão de Documentos: “conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes
às atividades de produção, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente
e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para a guarda permanente”[1].
Ou ainda: “Considera- se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente”[2].
[1] A n a Ce le st e I nd o lf o , 1 9 9 5 .
[2] LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Art. 3º.

32. • Fundamentos legais da Gestão Documental
• Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2.º: “Cabem à
administração pública, na forma de lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear
sua consulta a quantos dela necessitem”.
• Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º:
“É dever do poder público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à
administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como
elemento de prova e informação”.
• Lei n.º 8.159/91, art. 3.º: “Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
• Lei n.º 8.159/91, art. 17: “A administração da documentação
pública ou de caráter público compete às instituições
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais”

33. Objetivos da gestão de documentos:
§ Agilizar o acesso aos arquivos e às informações;
§ Garantir economia, eficiência e eficácia na administração
pública ou privada;
§ Agilizar o processo decisório;
§ Controlar o fluxo de documentos e a organização dos
arquivos;
§ Racionalizar a produção dos documentos;
§ Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência,
recolhimento, guarda e eliminação de documentos
§ Preservar o patrimônio documental considerado de guarda
permanente.
Assim, a gestão de documentos permite:
§ Assegurar o pleno exercício da cidadania;
§ Promover a transparência das ações administrativas; e
§ Preservar o patrimônio documental considerado de guarda
permanente.
Gestão de Documentos

34. Gestão de Documentos:
FASES:
1) PRODUÇÃO;
2) UTILIZAÇÃO; e
3) DESTINAÇÃO.
Conceito de Gestão de Documentos

35. Valoração dos Documentos
• Valor primário = v alo r
ad m in is t r at iv o = v alo r f u n c io n al
= I M E D I A T O
• Valor secundário = v alo r
h is t ó r ic o = M E D I A T O

36. • ATI VI DADE- MEI O: conjunto de operações
que uma instituição leva a efeito para auxiliar
e viabilizar o desempenho de suas funções
específicas e que resulta na acumulação de
documentos de caráter instrumental e
acessório.
• ATI VI DADE- FI M: conjunto de operações que
uma instituição leva a efeito para o
desempenho de suas atribuições específicas e
que resulta na cumulação de documentos de
caráter substantivo para seu funcionamento.
Atividades- meio e Atividades- fim

38. TEORI A DAS 3 I DADES
CentralCentralSetorial ou
central
INATIVOSEMI-ATIVOATIVO
PERMANENTEINTERMEDIÁRIOCORRENTE
3ª IDADE2ª IDADE1ª IDADE

40. Teoria das Três I dades
ARQ UI VOS
CORRENTES
• d o c u m e n t o s e m t r am it aç ão e /o u
f r e q u e n t e m e n t e c o n s u lt ad o s
• p r ó x im o s ao p r o d u t o r ;
• valor primário e m
n ív e l m áx im o .

41. ARQ UI VOS
I NTERMEDI ÁRI OS
segunda idade – limbo ou purgatório
• D o c u m e n t o s q u e d e ix ar am d e s e r
f r e q u e n t e m e n t e c o n s u lt ad o s , t o d av ia
p r e c is am s e r c o n s e r v ad o s p ar a f in s
ad m in is t r at iv o s .
• D o c u m e n t o s ar m az e n ad o s n o s ar q uiv o s
c e n t r ais o u g e r ais .
• D o c u m e n t o s ain d a p o s s ue m valor
primário.
Teoria das Três I dades

42. ARQ UI VOS PERMANENTES –
terceira idade - Históricos
• D o c u m e n t o s d e s p r o v id o s d e v alo r
p r im ár io – n ão s e r v e m m ais à
ad m in is t r aç ão ;
• D o c u m e n t o s c o n s e r v ad o s p o r
m o t iv o s d e v alo r h is t ó r ic o e
c u lt u r al;
• D o c u m e n t o s p o s s u e m ap e n as o
valor secundário.

43. TABELA DE TEMPORALI DADE
I n s t r u m e n t o d e Co n t r o le , r e s u lt an t e d a
A v aliaç ão *, n o q u al s e e s t ab e le c e o s
p r az o s d e g u ar d a e a d e s t in aç ão f in al
d as séries documentais.
A T ab e la é e lab o r ad a p o r u m a Comissão
Permanente de Avaliação de
Documentos, e d e v e s e r ap r o v ad a p o r
au t o r id ad e c o m p e t e n t e d o ó r g ão
p r o d u t o r .
*Avaliação: processo de análise de arquivos, visando estabelecer sua destinação de
acordo com os valores que lhe forem atribuídos.

44. ASSUNTO
PRAZO DE GUARDA
CORRENTE INTERMEDIÁRIA
DESTINAÇÃO
FINAL
OBSERVAÇÃO
010.2
REGIMENTOS.
REGULAMENTOS
ESTATUTOS
ORGANOGRAMAS
ESTRUTURAS
ENQUANTO
VIGORA
5 ANOS GUARDA
PERMANENTE
010.3
AUDIÊNCIAS
DESPACHOS
REUNIÕES
2 ANOS ELIMINAÇÃO
TABELA DE TEMPORALI DADE

45. Têm por finalidade auxiliar no processo de
organização e manutenção de um acervo.
S ão de acesso restrito, destinados
basicamente ao corpo técnico do arquivo
e não aos consulentes.
Ex: Plano de Classificação, Tabela de
temporalidade, Tabela de Equivalência,
Guia de Transferência; Ata ou Termo de
Eliminação; Lista de Eliminação; Lista de
Recolhimento, Ata ou Termo de
Recolhimento, Mapa Topográfico.
I nstrumento de Controle

46. R e f e r ê n c ias
• BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de
documento de arquivo. Série como fazer vol. 8. Disponível em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf
• CAMARGO, A.M.A. Tempo e Circunstância. São Paulo: IFHC, 2007.
• CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservação Preventiva em Arquivos e
Bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.DICIONARIO de
Terminologia Arquivística. ARQUIVO NACIONAL. Disponível em:
http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf
• DICIONARIO de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da
Cultura, 1996.
• LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de
instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002.
Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf
• Manual de Conservação de Acervos Bibliográficos da UFRJ. Edição revista e aumentada por
Paula Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria José Veloso da Costa Santos; colaboração
[de] José Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro.
Sistema de Bibliotecas e Informação - UFRJ /SiBI, 2004.
• PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio
Vargas, 1991. 3ª Versão revista e ampliada.
• PROGRAMA Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/.
• SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira
Soares. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1973.
• SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservação de acervos bibliográficos & documentais. Rio de
Janeiro: fundação biblioteca nacional, Dep. De processos Técnicos,1997.

47. R e f e r ê n c ias
• BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento
de arquivo. Série como fazer vol. 8. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf
• CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservação Preventiva em Arquivos e Bibliotecas.
São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.
• DICIONARIO de Terminologia Arquivística. ARQUIVO NACIONAL. Disponível em:
http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf
• DICIONARIO de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura,
1996.
• GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. Arquivo do
Estado/Imprensa Oficial do Estado. São Paulo, 1998. Disponível em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf2.pdf
• LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos
de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002. Disponível em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf
• Manual de Conservação de Acervos Bibliográficos da UFRJ. Edição revista e aumentada por Paula
Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria José Veloso da Costa Santos; colaboração [de] José
Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro. Sistema de
Bibliotecas e Informação - UFRJ /SiBI, 2004.
• PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas,
1991. 3ª Versão revista e ampliada.
• PROGRAMA Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/.
• SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio
de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1973.
• SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservação de acervos bibliográficos & documentais. Rio de Janeiro:
fundação biblioteca nacional, Dep. De processos Técnicos,1997.

48. SAUDAÇÕESSAUDAÇÕES
ARQUIVÍSTICAS!ARQUIVÍSTICAS!