Este documento fornece 20 questões e respostas sobre noções de arquivologia, abordando os conceitos de arquivo corrente, intermediário e permanente. As questões tratam de tópicos como características e funções destes arquivos, atividades de protocolo, avaliação, descarte e preservação de documentos. A maioria das respostas está correta, ressaltando a importância da organização, acessibilidade e valor histórico dos arquivos para a administração pública.

1. CURSO EXEMPLO - IMBATÍVEL EM CONCURSOS - 1
IBAMA – NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA DO CESPE-UNB
Comentários: Professor Petronio Castro - Curso Exemplo.
01. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico- Administrativo – 2009) - Os
arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor
informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.
ERRADO - Arquivos correntes são os arquivos que guardam os documentos mais novos e mais
utilizados pela instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqüência de uso, e
possuem fim administrativo. A fase corrente é a fase em que os documentos são criados. Nesta fase os
documentos tramitam bastante e são muito consultados. Os arquivos correntes se localizam nos
próprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais próximos a
estes (Arquivo Central/Geral). O erro do item está no termo 'com pouca frequencia de uso', pois no
comentário ficou claro que os documentos do arquivo corrente possuem grande frequencia de uso.
02. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) -
Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário.
CERTO - Os documentos ficam no arquivo intermediário aguardando a sua destinação final, ou seja,
sua permanência é transitória (temporária). É comum associarmos diretamente Arquivo intermediário
a Guarda temporária, funcionando como sinônimos dentro da arquivologia.
03. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os arquivos
intermediários são formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos
usuários diretos.
CERTO - Os arquivos intermediários são os Arquivos que guardam os documentos com pouca
frequencia de uso, mas que ainda possuem fim administrativo para a instituição ou pessoa que
mantêm o arquivo. O Arquivo Intermediário também pode ser denominado por LIMBO ou
PURGATÓRIO. O arquivo intermediário perrmite que os setores otimizem seu espaço e não há
necessidade dos documentos de serem conservados próximos aos setores de trabalho.
04. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O armazenamento
dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um
único lugar no órgão público ou empresa privada.
ERRADO - Os documentos correntes podem ser armazenados em um único lugar (centralizado) ou
cada setor de trabalho pode armazenar os seus documentos separadamente (descetralizado). O mais
comum são os arquivos correntes setoriais, afinal, nessa fase os documentos são frequentemente
utilizados e com a descentralização cada setor tem mais agilidade para acessar seus documentos. Para
concluir o assunto é importante saber que nas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem
ser SEMPRE CENTRALIZADOS.
05. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A passagem pelo
arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação.
ERRADO - Os documentos do arquivo intermediário tem duas destinações possíveis: eliminação ou
recolhimento para o arquivo permanente.
06. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em
uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo,
vinculadas aos arquivos correntes.
CERTO - A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente e abrange as atividades
de recebimento, classificação, registro, movimentação e expedição de documentos. As atividades de
distribuição, tramitação e autuação também estão associados à atividade de protocolo. A atividade de
REGISTRO é a atividade em que são anotados em fichas de protocolo, os principais dados do
documento, o número do protocolo e o setor para o qual será feita a primeira distribuição.
Modernamente o registro é feito através de softwares específicos.

2. CURSO EXEMPLO - IMBATÍVEL EM CONCURSOS - 2
IBAMA – NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
07. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) As
rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação, registro, avaliação e empréstimo de
documentos.
ERRADO - A avaliação e o empréstimo de documentos não são atividades de protocolo.
08. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de arquivo somente adquire
sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as
funções do órgão que acumulou esse documento.
CERTO - A organicidade é uma característica básica dos arquivos. O documento de arquivo só tem
sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou
instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a
estrutura e as funções do órgão acumulador.
09. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituição
podem ser considerados arquivos.
ERRADO - O termo 'coleção' não combina com arquivo. Arquivos são formados por documentos criados
ou recebidos e nunca comprados ou mesmo recebidos por doação. O termo 'coleção' está associado à
biblioteca.
10. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - A principal finalidade dos arquivos é servir à
administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história.
CERTO - Perfeito! A 'Finalidade' principal do Arquivo é Servir a Administração e a finalidade secundária
é Servir à História, já a 'Função do Arquivo é tornar disponíveis as informações mantidas sob sua
guarda.
11. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Os
documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos
arquivos correntes.
CERTO - A passagem do arquivo corrente para o intermediário é denominada TRANSFERÊNCIA e a
passagem do arquivo corrente ou intermediário para o permanente é denominada RECOLHIMENTO.
12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos iconográficos são aqueles em
formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
ERRADO - Documentos ICONOGRÁFICOS são documentos cuja informação esteja em forma de imagem
estática, por exemplo, fotografias, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras. Os documentos
em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
são Documentos CARTOGRÁFICOS.
13. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A gestão de documentos é aplicada
originalmente na idade permanente.
ERRADO - A gestão de documentos abrange apenas as atividades do arquivo corrente e intermediário.
14. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, a fase de
produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e
contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a
duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
CERTO - A gestão de documentos tem 3 fases básicas: Produção, Utilização e Destinação. A fase de
Produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e
contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a
duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
15. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A principal função
da avaliação é a eliminação de documentos.
ERRADO - A avaliação documental tem muitas funções e a eliminação de documentos não é a
principal. Podemos citar duas das principais funções da avaliação de documentos: 1) A avaliação dos
documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação; 2) a aplicação dos critérios de
avaliação possibilita ganho de espaço físico nos setores de trabalho.

3. CURSO EXEMPLO - IMBATÍVEL EM CONCURSOS - 3
IBAMA – NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
16. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo
permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com
autorização da instituição que os acumulou.
ERRADO - Os documentos do arquivo permanente possuem valor histórico, e servem para consulta de
todos que se interessem pela história da instituição. Importante salientar, que no arquivo
intermediário, o acesso aos documentos é restrito apenas aos setores que os produziram/receberam.
17. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os prazos de prescrição e decadência de
direitos, que podem ser verificados na legislação em vigor, são elementos importantes para o trabalho
de avaliação de documentos.
CERTO - A comissão de avaliação, para estabelecer o prazo de guarda dos documentos, deve levar em
conta 1) a freqüência do uso das informações contidas nos documentos; 2) a existência de leis ou
decretos que regulem a prescrição legal dos documentos (prazo prescricional); 3) a existência de
outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos) e 4) a necessidade de guarda
de documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).
18. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) Os processos de
passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são
denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento.
ERRADO - A passagem dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o
permanente são denominados, respectivamente, TRANSFERÊNCIA e RECOLHIMENTO.
19. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A microfilmagem é grande aliada da redução de
espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos
originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem
não permite a eliminação dos documentos originais.
CERTO - A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a
captação das imagens de documentos por processo fotográfico. No Brasil existe legislação federal
específica, que autoriza as atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz
os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem,
salvo os casos dos documentos permanentes que não podem ser eliminados. Os documentos
permanentes, quando microfilmados, não poderão se eliminados. a microfilmagem desses documentos visa
a preservação dos originais e facilitar o acesso à informação. Atenção! Documentos permanentes NUNCA
podem ser eliminados (não tem exceção).
20. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Arranjo, descrição, publicação,
preservação, avaliação, criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.
ERRADO - As atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes são arranjo, descrição e publicação,
difusão (ou referência) e conservação. Avaliação e criação não são atividades do arquivo permanente e
sim atividades da gestão de arquivos correntes.
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Comentários feitos pelo Professor Petronio Castro, do Curso Exemplo.