Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo

NOÇÕES BÁSICAS SOBRE ORGANIZAÇÃO E
GESTÃO DO ARQUIVO
Maria Eduarda Pereira Rodrigues
IPCB - 2014

Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo
Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014
Agenda
• Objetivos, problemática e enquadramento
• A importância da gestão documental
• Perspetiva sobre o enquadramento
institucional
• Planeamento, plano, enquadramento legal
e normas
• O arquivo e as TIC
• Na prática: Usando o Dspace

Agenda
• Na prática: Usando o Dspace
 Criação do ambiente, permissões e workflow
 Criação do registo e inserção de documentos
 Papel/Digital – características e problemas
 Análise de facilidades/vantagens X
dificuldades/desvantagens
• Explorando a web
• Outras aplicações
• Considerações finais

Objetivos, problemática e enquadramento
Desafio?
Problemáticas…
http://www.youtube.com/watch?v=qMLYHa_8HYc

Conhecimentos Competências
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL
Valorizar conhecimento
organizacional
Apoio à decisão
Matriz institucional

CONCEITOS
ARQUIVO – Conjunto orgânico de documentos, independentemente da
sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma
pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou
privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou
informação.
ARQUIVAR – Operação que consiste no acondicionamento dos
documentos nas respetivas unidades de instalação de acordo com o plano
de classificação previamente estabelecido.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO – Esquema de organização dos
documentos de um arquivo de acordo com as classes pré-
determinadas, normalmente identificadas através de códigos
numéricos ou alfa-numéricos.

OBJETIVOS
Documentar a memória histórica dos povos.
Documentar a memória histórica das organizações.
Conservar os documentos independentemente da forma e do suporte,
atribuindo-lhes valor.
Fornecem prova, ajudam a compreender o contexto.
Úteis para o conhecimento da evolução da humanidade.

FUNÇÕES
RECOLHER
CONSERVAR
SERVIR
Todo o processo de análise,
transferência, aglutinação e
incorporação dos
documentos.
Manter os documentos em
condições de preservação
tais que garantam a sua
integridade plena.
Disponibilizar em tempo
útil, a informação ou o
documento a quem dele
necessite.

TIPOLOGIAS
Princípio da
proveniência
Arquivos públicos
Produzidos por entidades
públicas ou por pessoas
coletivas de utilidade pública
administrativa
Arquivo privados
Produzidos por entidades
privadas
Âmbito:
 Nacional
 Regional
 Municipal
Âmbito:
 Pessoas coletivas de direito
privado integradas no setor
público
 Pessoas singulares ou
coletivas privadas

AS TRÊS IDADES
1.ª IDADE /Arquivo corrente – Constituído por documentos ou conjuntos de
documentos em uso corrente, frequentemente consultados, que devem ser
conservados e arrumados em local de fácil acesso
2.ª IDADE / Arquivo intermédio – Constituído por documentos ou conjuntos
de documentos relativos a processos concluídos, mas ainda suscetíveis de serem
consultados ou reabertos. Possuem um caráter transitório.
3.ª IDADE / Arquivo histórico – Constituído por documentos ou conjuntos de
documentos relativos a processos concluídos, previamente selecionados para
preservação permanente em função do seu valor probatório ou informativo.
Também conhecidos como Arquivos definitivos.

CICLO DE VIDA
VALOR DO DOCUMENTO
Curto prazo
 Convites
 Livros de protocolo
 Livros de ponto
 Cartões de época
Envelhecimento lento
 Contabilidade
 Gestão financeira
 Gestão organizacional
Conservação ilimitada
 Atas
 Alvarás
 Escrituras
1 a 5 anos
5 a 30 anos Permanente
A definição do ciclo de vida do
documento permite eliminar
documentos que deixam de ter valor ou,
em alternativa, permite fazer a sua
migração para outros suportes menos
onerosos em termos de espaço.

CLASSIFICAÇÃO
ALFABÉTICA
NUMÉRICA
ALFA-NUMÉRICA
CRONOLÓGICA
CRONO-NUMÉRICA
GEOGRÁFICA
TEMÁTICA
ETC.

TABELA DE SELEÇÃO
Tabela de seleção
 Documentos a arquivar tendo em conta a sua idade e importância.
 Especificação do local exato onde o documento vai ser colocado no
contexto do arquivo.
 Datas de validade dos documentos.
 Especificação clara dos critérios utilizados.
 Especificação clara dos materiais a conservar e a eliminar.
 Identificação dos documentos, classificação, prazos e destino final.
A Tabela de Seleção de Documentos deve ser elaborada em estreita
colaboração com a entidade nacional para o efeito (DGLAB) e deve
ser vertida em Portaria que pode ser anexada ao Regulamento do
Arquivo da Instituição.

POLISSEMIA…
REDUNDÂNCIA…CONFUSÃO… DESCODIFICAÇÃO…
Informação Documento Comunicação
SINONÍMIA…
 Suporte “físico” do
conhecimento.
 Manifestação do
conhecimento
registado.
 Registo da Informação.
 O lado visível do
Iceberg.
 Talking things (Jantz,
2007)
 Facto
 Notícia
 Dado de conhecimento
 Pôr ao corrente
 Conteúdo e natureza
da mensagem
 Troca entre indivíduos
 Partilha de
conhecimento
 Partilha de informação
 Ato de comunicar
(confusão com
informar)

EFICIÊNCIA
A importância da gestão documental
EFICÁCIA
QUALIDADE
CULTURA
ORGANIZACIONAL
INFORMAÇÃO

Distribuição
Sistemas de informação
Armazenamento
Processamento
Recolha
Apoio à tomada de decisão
Controlo
Planeamento
Coordenação
Análise
INFORMAÇÃO

DOCUMENTO
Nem tudo o que
parece é!

• Classificação orgânica
Agrupamentos por tipo
Separação por vida
• Controlo de processos
Utilização
Alimentação
Seleção
• Facilidade de acesso
• Controlo de fraudes
• Preservação da
memória institucional
• Poupar tempo
• Gerir o espaço
• A cada documento o seu
lugar
• Rapidez no acesso
• Precisão na linguagem
• Integração tecnológica
• Preservação do documento
• Tarefas distribuídas
• Controlo automático
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL
Organizacional Funcional
DOCUMENTO

http://www.youtube.com/watch?v=qDrG7zqnHdM
DOCUMENTO

Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos
Formal Informal
Hierárquica
Normalizada
Peer to peer
À medida
Sistematizada
Aleatória
Informativa/Assertiva
Grau de rigor
COMUNICAÇÃO
Oficial
…/…

COMUNICAÇÃO
Resultados
Alguns pareceres
Informações técnicas
Requerimentos
…/…
+ Formal
+ Formal
Ordens
Comunicações
Despachos
Diretivas
Instruções
Documentos de gestão
…/…

Cartas
Fax
Convites
Ofícios
Legislação
Circulares
Livros
Revistas
----------
Páginas www
E-mail
Publicidade
Redes sociais
Correio
Outros meios
COMUNICAÇÃO
Todos os
dias
24h/24h

Cartas
Fax
Convites
Ofícios
Regulamentos
Circulares
Livros
Revistas
-----------
Páginas www
E-mail
Redes sociais
Correio
Outros meios
Todos os
dias
356
dias/ano
COMUNICAÇÃO

Outputs
Documentos
Registos
Dados
Conhecimento registado
COMUNICAÇÃO

Agrupamento
Localização fácil
Arrumar melhor
Comunicar melhor
Ganho de tempo
Transparência
EFICIÊNCIA
EFICÁCIA
ACCOUNTABILITY
De onde
vimos
Quem
somos
O que
somos
Para
onde
vamos
COMUNICAÇÃO

 Principais conceitos sobre arquivo
 Incidência na produção documental das instituições/organizações
 Informação, Documentos e Comunicação: pilares na gestão documental
 A gestão documental como meio de apoio à decisão
 A importância da comunicação na instituição/organização
 Reconhecimento dos outputs no processo
 Ferramenta de apoio à decisão
SISTEMATIZANDO

O IPCB
http://www.ipcb.pt/index.php/organizacao/organigramas
Consult. em 17-11-2014.
Perspetiva sobre o enquadramento institucional

IPCB
Sistemas
Serviços
Pessoas
Organizações
SISTEMAS
SIGA
SGQ
MOODLE
AVADOC
NETTIME
SG-VIATURAS
BIBLIOBASE
RCIPCB
RTFCESA
SERVIÇOS
ACADÉMICOS
FINANCEIROS E
PATRIMONIAIS
RECURSOS HUMANOS
INFORMÁTICA
BIBLIOTECAS
MANUTENÇÃO
…/…
PESSOAS
DOCENTES
NÃO DOCENTES
ESTUDANTES
EXTERNOS
STAKEHOLDERS
INSTITUIÇÕES
EMPRESAS
ORGANIZAÇÕES
…

IPCB
Sistemas
Serviços
Pessoas
Organizações
SISTEMAS
SERVIÇOS
PESSOAS
STAKEHOLDERS
Informação
Documentos

Construindo a teia
Organizando a malha

PESSOAS
SERVIÇOS
SISTEMAS

PESSOAS
SERVIÇOS
SISTEMAS
Suportes
---
Tecnologias

As pessoas
As pessoas alimentam todos os sistemas.
Fazem-no síncrona ou assincronamente.
Gerem o seu ambiente de trabalho.
Fornecem alimento para os restantes sistemas.
Fazem-no de forma consciente ou automática.
Baseiam-se em procedimentos, normas, legislação ou metas.
Cumprem ordens.
Definem prioridades.
Criam a sua própria

Exemplos

NA PRÁTICA
PC
E-mail
Diretorias
Pastas
Ficheiros
assunto
Redes
Estante
Dossiê
Documento
data tipo
interesse
obrigação
dever
proveniência
usabilidade
Plataformas
Gaveta

NA PRÁTICA
 O IPCB, SUAS UNIDADES ORGÂNICAS, DIVISÕES,
SERVIÇOS E GABINETES PRODUZEM HÁ 34 ANOS
GRANDES MASSAS DOCUMENTAIS.
• O IPCB, SUAS UNIDADES ORGÂNICAS,
DIVISÕES, SERVIÇOS E GABINETES HÁ 34 ANOS
QUE PROCURAM ARRUMAR, ORGANIZAR E
PRESERVAR OS SEUS DOCUMENTOS DA
MELHOR FORMA POSSÍVEL.
• OS COLABORADORES DOCENTES E NÃO
DOCENTES ANDAM HÁ 34 ANOS A PRODUZIR,
ARRUMAR, ORGANIZAR E PRESERVAR
DOCUMENTOS DA MELHOR FORMA POSSÍVEL.

NA PRÁTICA

Planeamento, plano, enquadramento legal e normas
A NECESSIDADE
 Levantamento da situação em todo o IPCB (dimensão, tipologias, estado
de preservação, necessidade de limpeza e tratamentos de expurgo).
 Elaboração de um plano de ação sequencial e em função de
necessidades claramente identificadas.
 Definição de um cronograma para as ações a implementar.
 Construção paralela da matriz documental de suporte a integrar no SGQ.
 Elaboração do plano de classificação tendo em conta a orgânica
institucional.
 Preparação de uma tabela de seleção de documentos, tendo em conta a
legislação atual e em colaboração com entidades competentes.
 Formação em arquivística para alguns colaboradores, adequando o seu
perfil funcional aos objetivos de constituição de um arquivo
institucional.

Levantamento da situação utilizando várias metodologias de
recolha de informação sobretudo, observação com
possibilidade documental (foto) e questionários aos
colaboradores (serviços).
Elaboração de um Plano de Classificação seguindo a matriz
institucional ou outra (Orgânica, Temática, v.g.).
Tabela de seleção – Imprescindível para o descarte.
Definição de um local adequado em termos de espaço e
características ambientais.
Equipamento tecnológico adequado à digitalização e
armazenamento de grandes quantidades de documentos.
A NECESSIDADE

Enquadramento legal:
A NECESSIDADE
Lei n.º 107/2001, de 30 de agosto de 2001, publicada no Diário da República nº
209, Série I . A, de 8 de setembro de 2001. Estabelece as bases da política e do
regime de proteção e valorização do património cultural, pp. 5808-5829.
Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, publicado no Diário da República nº 19,
Série I . A, de 23 de janeiro de 1993. Estabelece o regime geral de arquivos e
património arquivístico, pp. 264-270.
Decreto-Lei n.º 103/2012 de 16 de Junho – estabelece a orgânica da DGLAB
Portaria 192/2012 de 19 de junho – estabelece a estrutura nuclear da
Direção-Geral do Livros, dos arquivos e das bibliotecas.

A NECESSIDADE
NORMAS
ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística
Norma de descrição desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos 2002 (trad.)
Todos os documentos normativos disponíveis em:
http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-de-
documentos/

A NECESSIDADE
http://arquivos.dglab.gov.pt/area-arquivos/legislacao/
MEF- Macroestrutura Funcional
Lista consolidada
Toda a informação sobre arquivos de Portugal está disponível em:

 Elevado sentido ético
 Elevado sentido institucional
 Alto valor profissional
 Nível de responsabilidade superior pela
preservação da memória institucional
A NECESSIDADE

O arquivo e as TIC
PRESERVAÇÃO ACESSO
CONSERVAÇÃO
GUARDA
ORGANIZAÇÃO
DIGITAL
FACILIDADE
TECNOLOGIA

TECNOLOGIA
Na prática: Usando o Dspace
PRESERVAÇÃO DIGITAL
Atividade necessária para a preservação de longa duração de
conjuntos de bytes (incluindo metadados), de tal modo que
permita a produção de um facsimile adequado do documento
original e de todas as suas versões e que possibilite, ao
mesmo tempo, o acesso continuado ao conteúdo do
documento, através dos tempos e independentemente das
mudanças tecnológicas (Trad. e adapt. Jantz, 2007).

O arquivo e as TIC
TECNOLOGIA
http://www.youtube.com/results?search_query=medieval+helpdesk+in+portugueseE
http://www.youtube.com/watch?v=4ZwJZNAU-hE
CONHECIMENTO
PRÁTICA
DOMÍNIO
FERRAMENTAS
ADEQUADAS

O arquivo e as TIC
TECNOLOGIA
Existem, no mercado, inúmeras soluções de gestão de arquivos
de todas as tipologias.
Em comum todas possuem linguagem apelativa promovendo o
seu produto como aquele que melhor se adequa às
necessidades de cada cliente.
No IPCB existem programas de gestão de bibliotecas e seus
utilizadores mas não existe um Software que promova, em
exclusivo a gestão do arquivo (SIGA, SGQ, REPOSITÓRIOS…).

TECNOLOGIA
Pesquisa GOOGLE
O arquivo e as TIC

TECNOLOGIA
Proposta
Apresentação da ferramenta Dspace nos módulos de
Repositório Científico do IPCB e Repositório de Trabalhos de
Fim de Curso da ESACB.
http://www.repositorio.ipcb.pt
http://minerva.esa.ipcb.pt/jspui/

TECNOLOGIA
Metodologia
Exemplo: Elaboração de um plano de classificação simplificado,
com número limitado de níveis. Aplicação experimental do
DSpace à construção e gestão do arquivo institucional, usando
como exemplo o IPCB.

TECNOLOGIA
Aplicação experimental do DSpace.
Construção de um Plano de Classificação
Definição da Tabela de Seleção
Observação dos requisitos (MoReq, ex.)

TECNOLOGIA
Sessão prática
Registo e inserção de dados com recurso ao Dspace.
http://diana.esa.ipcb.pt/jspui

TECNOLOGIA
Estrutura organizacional (matriz orgânica ou temática a refletir no
plano de classificação)
Definição dos requisitos para cada documento.
Definição do workflow (duração, embargos, etc.)
Definição de permissões de acesso à informação
Definição de permissões de acesso ao documento (inserção, validação,
visualização e extração.
Definição de administradores para as diversas entradas (comunidades,
coleções, sub-coleções)
…

TECNOLOGIA
Open Source
Facilmente parametrizável
Estrutura flexível
Facilmente operável
Identificador permanente

TECNOLOGIA
Dialética difusão/preservação
ORGANIZAR PRESERVAR
Partilha
Utilização
Reutilização
Digitalização
Recuperação
Resguardo
Redundância
Interoperabilidade
Modos – Acesso aberto;
Restrito, Controlado e
Hierarquizado
Tempo - Google
Redundância
Redundância
Redundância
Segurança
Integridade física
CONHECIMENTO
Identificador permanente

TECNOLOGIA
 Assumir a responsabilidade pela manutenção e preservação dos seus recursos
digitais para benefício dos utilizadores atuais e futuros.
 Possuir sistemas de operação regidos por padrões comummente aceites;
estabelecer metodologias de avaliação.
 Responsabilizar-se perante a sua organização, os depositantes e os utilizadores.
 A práticas, políticas, e desempenho devem poder ser auditadas, medidas,
avaliadas e devem ser adequadas às dimensões que o mesmo se propõe
concretizar.
 Criar perfis de uso em função da orgânica institucional.

TECNOLOGIA
 Inclusiva porque permite tipologias diversas de documentos em formatos diversos.
 Amigável do ponto de vista do utilizador.
 Ecológicos permitem diminuir o usos do papel.
 Economicamente viáveis e tecnologia Open Source.
 Acesso e partilha fácil sempre que necessário.
 Acesso condicionado em função da estrutura.
 Preservação com garantia de integridade dos conteúdos.
 Fornecer acesso de longo prazo (indefinidamente) a recursos digitais.
 Proporciona acesso fácil a documentos correntes de modo a apoiar a decisão.

TECNOLOGIA
PERSISTÊNCIA
CONFIABILIDADE
AUTENTICIDADEACESSIBILIDADE
INTEGRIDADE
Qualquer registo preservado
sobrevive enquanto for
desejado (handle).
documento
Deve garantir
integridade do
registo, sem impactos
produzidos por
terceiros
A informação é
reconhecidamente
de confiança.
Deve estar
isento de
complexidade
tecnológica
A informação deve
ser facilmente
certificável.

TECNOLOGIA
NEGLIGÊNCIA - Danos nos documentos ,
em qualquer suporte, provocados por
descuido ou má utilização.
PERDA DO RASTO – Demasiados
documentos, falta de organização,
desarrumação, perda de metadados,
crack do hyperlink.
SUPORTE CORROMPIDO – Falhas no
documento , ficheiros corrompidos
FALHA NO HARDWARE – Destruição ou
danos no Hardware, entendido em
sentido lato, que podem provocar danos
ou perdas irreparáveis.
OBSOLESCÊNCIA – Problema que se
coloca com mais acutilância no domínio
do digital
A decadência dos conteúdos digitais é um fenómeno silencioso!
http://vimeo.com/31097393
Adapt. Dougherty, 2010

Explorando a WEB
Direção Geral dos Livros dos Arquivos e das Bibliotecas
http://arquivos.dglab.gov.pt/
Arquivo da web portuguesa
http://www.arquivo.pt/
Archivo General de Simancas
http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-
cultura/archivos/mc/archivos/ags/portada.htm
Associação Portuguesa de bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas
http://www.apbad.pt/
Biblioteca de Artes da Fundação Calouste Gulbenkian
https://www.flickr.com/photos/biblarte/

Considerações finais
 Criação de um Grupo de Trabalho multidisciplinar com vista à elaboração de
um Programa para a estruturação do Arquivo Institucional do IPCB.
 Elaboração de um Regulamento Arquivístico para o IPCB que contemple todos
os aspetos necessários e obrigatórios ao seu funcionamento.
 Criação de um Plano de Classificação orgânica no respeito pela Matriz
Institucional ou temática.
 Elaboração de uma tabela de seleção de documentos no respeito pela lei
vigente e em concomitância com a Direção Geral dos Arquivos.

Considerações finais
 Dotar o IPCB de instalações físicas necessárias à organização de um arquivo central
comum à instituição, para albergar a componente física do arquivo.
 Dotar o arquivo de pessoal necessário e com formação adequada à realização das
várias operações conducentes à sua estruturação.
 Proporcionar os equipamentos necessários à limpeza, arrumação, digitalização e
arrumação dos documentos a arquivar.
 Implementação de uma plataforma tecnológica que permita guardar os documentos
e suporte digital, de forma organizada, respeitando a matriz institucional e as normas e
a legislação vigente.

Alguma Bibliografia
As imagens utilizadas, com exceção 1.ª página e da última página desta apresentação
foram recolhidas a partir do Google.
DOUGHERTY, W.C. (2010) – Can digital resources truly be preserved? The Journal of Academic
Librarianship. 36:5. 445-448.
ISAD (G) – Norma geral de Descrição Arquivística. Lisboa : IANTT, 2002.
JANTZ, R.M.A. ; GIARLO, M. (2007) – Digital archiving and preservation technologies and processes
for a trusted repository. Journal of Archival Organization. 4:1-2. 193-213. DOI:
10.1300/J201v04n01_10.
MONTEIRO, Amadeu Martinho, Cardoso de Castro. Os arquivos e as
organizações.[S.l. : s.n.], 2002. [Documento não Publicado]
PRADO, H. de A. – Manual do arquivista. São Paulo : LEPSA, 1961.
RODRIGUES, M.E.P. – Organização e técnicas de arquivo. Castelo Branco : IPCB, 2003. [Documento
não Publicado].
SILVA, A.M. [et al.] – Arquivística : teoria e prática de uma ciência da informação. 2.ª ed. Lisboa :
Afrontamento, 2002.

NOÇÕES BÁSICAS SOBRE ORGANIZAÇÃO E
GESTÃO DO ARQUIVO
Maria Eduarda Pereira Rodrigues
IPCB - 2014
MUITO
OBRIGADA!

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