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Apresentação na Conferencia da APDSI sobre Gestão Documental - Lisboa - Torre do Tombo 11/11/2014

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Apdsi luis vidigal gestão documental

  1. 1. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Critérios de Avaliação e Tendências dos ECM Luís Vidigal (APDSI) Lisboa – 11 de Novembro de 2014 1
  2. 2. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Produ4vidade Luís Vidigal – Novembro 2014 Desafios para Portugal Coesão Social Trabalhar melhor Solidariedade 2
  3. 3. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 3
  4. 4. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Tecnologias ou Informação? 4 CTO CIO
  5. 5. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Dos documentos aos processos 5 Poder sobre os papéis Poder sobre os fluxos
  6. 6. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Compramos para melhorar? Temos? Usamos? Precisamos? 6
  7. 7. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Ecosistema da Gestão da Informação • Enterprise Luís Vidigal – Novembro 2014 Content Management (ECM) • Web Content Management (WCM) • Document Management (DM) • Digital Asset Management (DAM) • Digital Rights Management (DRM) • Enterprise InformaXon Portal (EIP) • Knowledge Management (KM) • So[ware ConfiguraXon Management (SCM) 7
  8. 8. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 O Que é o ECM O Enterprise Content Management (ECM) é consXtuido por estratégias, métodos e ferramentas uXlizadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e documentos relacionados com os processos organizacionais 8
  9. 9. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário O mercado de ECM quase que vai duplicar nos próximos 5 anos Entre 2014 e 2019, prevê-­‐se um crescimento anual de Luís Vidigal – Novembro 2014 12,7% no mercado do Enterprise Content Management podendo aXngir 12,32 biliões de dólares em 2019 (atualmente o mercado de ECM é de 6,78 B$) code : ASDR-­‐105258 Publish date : April 2014 Pages : 189 9
  10. 10. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Áreas do ECM • Conteudos e documentos • Scanning • Imagem de documentos • Formulários • Reconhecimento • Categorização/Taxonomia • Indexação • Gestão de documentos • Gestão de registos • Gestão de mails • Gestão de conteudos Web • Gestão de aXvos digitais • Repositórios • Armazenamento • Integração de conteudos • Migração • Backup/Recuperação • Pesquisa • ParXlha • Localização • Personalização • Publicação • Papel eletrónico • Securança • Colaboração • Arquivo de longa duração 10
  11. 11. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Modelo AIIM do ECM WCM Web Content Management RM Records Mnagement Gerir Workflow / BPM DM Document Management CM CollaboraXon Management Capturar Fornecer Preservar AssociaXon for InformaXon and Image Management InternaXonal 11
  12. 12. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 A visão da Forrester Research 12
  13. 13. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Organizações Inteligentes 13 Portais Gestão de Conteúdos Ferramentas Colaborativas Gestão do Conhecimento Gestão Documental Smart Enterprise Suite 2002
  14. 14. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Para que serve o ECM? é uXlizado para criar, armazenar, distribuir, pesquisar, arquivar e gerir o conteúdo não-­‐ estruturado (como documentos digitalizados, e-­‐ mails, relatórios, imagens médicas e documentos de office) e, finalmente, analisar a uXlização para permiXr que as organizações forneçam conteúdos relevantes aos uXlizadores onde e quando eles precisem. 14
  15. 15. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Ecossistema do ECM 15
  16. 16. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Quadrante Mágico (Gartner) Facilidade de Execução Visão 16
  17. 17. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário ECM Quadrante Mágico do Gartner Set 2014 Luís Vidigal – Novembro 2014 17
  18. 18. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Peso de cada componente do ECM • Document Luís Vidigal – Novembro 2014 management (20%) • Web content management (WCM, 5%) • Records management (10%) • Image-­‐processing applicaXons (15%) • Social content (15%) • Content workflow (20%) • Extended components (15%) 18
  19. 19. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Document management (20%) • Check-­‐in/check-­‐out • Controlo de versões • Segurança • Serviços de biblioteca para documentos de gestão 19
  20. 20. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Web content management (WCM, 5%) • Templates • Gestão Luís Vidigal – Novembro 2014 de workflow e alterações • Disponibilização de conteúdos • Conteúdos a pedido através de web services 20
  21. 21. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Records management (10%) • Forçar a retenção de documentos críXcos a longo prazo • Conformidade com normas – DirecXva 5015.2-­‐STD – Departmento de Defesa (DoD) – VERS -­‐ Victorian Electronic Records Strategy – MoReq2010 -­‐ Modular Requirements for the Management of Electronic Records 21
  22. 22. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Image-­‐processing applicaXons (15%) • Capturar, Luís Vidigal – Novembro 2014 transformar e gerir imagens de documentos em papel – Digitalizar e reconhecer formulários e carateres (OCR) de forma inteligente – Integração com terceiros (Kofax, ReadSo[, TIS, etc. – Capacidade para carregar imagens de documentos digitalizados em repositórios e pastas e encaminhá-­‐ las em processos 22
  23. 23. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Social content (15%) • Para parXlha de documentos e colaboração em situações de trabalho de equipa e gestão do conhecimento, nomeadamente em blogues, wikis, etc. 23
  24. 24. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Content workflow (20%) • Suportar processos de negócio • Encaminhamento • Atribuir tarefas e estados • Auditoria 24
  25. 25. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Critérios para avaliação do ECM • Ferramentas abrangentes para gerir a captura e armazenamento de dados , bem como o cumprimento dos requisitos de retenção. • Orientação para processos com capacidades poderosas para automaXzar fluxos de trabalho baseados em dados e documentos. • Suporte para serviços repeXXvos parXlhados internamente dentro da organização e serviços colaboraXvos que envolvem simultaneamente documentos e processos com outras enXdades . • Arquitetura aberta para integração com sistemas de negócios, como ERP, CRM e GIS, assim como aplicações para funções específicas. • Adaptabilidade para permiXr uma personalização fácil para necessidades de informação e fluxos de trabalho especializados, apoiada por recursos e ferramentas de desenvolvimento especificamente criadas. • Formatos de arquivo não-­‐proprietárias com a pesquisa federada e escalabilidade para uma grande diversidade de dados e Xpos de documentos . • Suporte para proteger os dados e os fluxos de trabalho no acesso a parXr de disposiXvos móveis, com proteções baseadas na função ou cargo. • Possibilidade de auditoria para a detecção de fraude e garanXa da integridade da informação. 2013 -­‐ The Vital Asset for Today’s Government -­‐ www.centerdigitalgov.com 25
  26. 26. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Matriz de comparação de funcionalidades do ECM • Edição de conteúdos • Suporte a templates • Captura de documentos • Repositório de conteúdos • Workflow • Desenvolvimento de Web Sites • Indexar e pesquisar • Categorização • Controlo de versões • Personalização • Publicação na Web • Distribuição de conteúdos • Publicação mulXcanal • Colaboração • ParXlha de conteúdos (feeds) • Agregação de conteúdos • Segurança de aXvos digitais • Gestão do ciclo de vida dos conteúdos • Gestão de registos • Gestão de múlXplos Web sites • Integração de aplicações 26
  27. 27. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Tendências do ECM (Hype Cycle) 27
  28. 28. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Redes Sociais Mobilidade Luís Vidigal – Novembro 2014 Análise de Dados Anytime – Anywhere Just in Time – Just in Case 28
  29. 29. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário A 3ª Plataforma da Luís Vidigal – Novembro 2014 29
  30. 30. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Internet das Coisas Imagine um mundo onde as coisas estão sempre conectadas à Internet e interagem com pessoas e outras coisas 30
  31. 31. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 O Trabalho hoje... • Mobilidade constante • Permanentemente conectados • Acesso a dados e processos • Criação de relatórios em tempo real • ProaXvidade processual 31
  32. 32. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Luís Vidigal – Novembro 2014 Quebrar barreiras… 32
  33. 33. Gestão Documental e Governança da Informação -­‐ O Debate Necessário Obrigado Luís Vidigal – Novembro 2014 33 Telefone: +351 963459044 Skype: luis.vidigal1 Blog: hxp://mudaroestado.blogspot.com Facebook: hxp://www.facebook.com/lvidigal Linkedin: hxp://www.linkedin.com/in/luisvidigal Twi[er: @luisvidigal Apresentações: hxp://www.slideshare.net/vidigal Papers: hxps://ulisboa.academia.edu/LuisVidigal

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