Implantação de ERP - Experiências e recomendações

Implantação de ERP
Experiências e
recomendações
Universidade Metodista
04-11-2008

Objetivos:
Por que as empresas querem um sistema
integrado?
Seleção, critérios e considerações iniciais
A contratação do sistema
Inicio da Implantação
Problemas, situações, mudanças e adaptações
Deixando para trás o antigo sistema
Dicas para não ter surpresas com a implantação
de um ERP.
O Contador na implantação, desenvolvimento e
estabilização de sistemas integrados de gestão
2Lourival Nhoncanse Junior - lnhoncan@gmail.com

Por que as empresas querem um
sistema integrado??
Teoria da Contingência
Vantagens competitivas
Mudanças nas organizações e em suas
capacidades
Falsas Crenças

Teoria da Contingência
Organizações Orgânicas
Adaptáveis a complexidade ambiental,
competição acirrada, incertezas e inovação
Organizações Mecânicas
Ambientes estáveis e com forte estrutura
burocrática

Vantagens competitivas
Aspectos Operacionais
Custos
Velocidade
Qualidade
Rastreabilidade
Aspectos Estratégicos
Relação Fornecedores e Clientes
Internos e Externos
Parceiros
Competidores
Meio Ambiente
Confiabilidade, velocidade e resultados

Custos
Redução de Mão de Obra
Controles dos estoques e dos processos produtivos
Eliminar retrabalhos
Atividades e funções conflitantes
Velocidade
Nos fechamentos mensais
Nas informações contábeis, financeiras e produtivas

Qualidade
Controle das perdas por qualidade
Rastreabilidade
Acompanhar e identificar os pontos críticos nos
processos internos
Permitir identificar o produto a qualquer momento,
dentro e fora das organizações

Aspectos Estratégicos
Relação Fornecedores e Clientes
Internos e Externos
Parceiros
Competidores
Oportunidades
Ameaças
Meio Ambiente

Confiabilidade, velocidade e
resultados
Segurança
Privacidade
Integridade
Consistência
Agilidade

Mudanças nas organizações e em
suas capacidades
Não somente:
Mudança de estratégias, processos ou tecnologia
Mas principalmente
relações: do indivíduo com a organização,
do indivíduo com seus pares,
da organização com a sociedade,
do indivíduo com a sociedade e
do indivíduo consigo mesmo

Falsas Crenças
TI é a solução
O sistema resolverá todos os problemas internos
Com este novo sistema teremos um melhor
ambiente de controle interno e de informações
Reduziremos os custos com pessoal
Aumento da capacidade de sobrevivência perante
ao mercado.
Imagem de uma empresa moderna e com
capacidade de crescimento

A seleção, critérios e
considerações iniciais
Mapeamento e otimização de processos
atuais
modelagem de processos
Identificar, analisar e resolver problemas e
redundâncias nos fluxos internos
Pressão da concorrência ou dos acionistas
Não existe uma formula única para seleção
Adequação e integração das características da
empresa
nível de aderência a empresa

Documente tudo o que for acordado
Responsabilidades, limites, obrigações,
prazos, valores de forma individualizada.
Negocie licenças, atualizações,
evoluções tecnológicas, versões, etc.

Faça constar do contrato todos os
serviços e resultados que você espera
Nível de performance contratada, limites, suportes,
medidores de performance, etc.
Defina o número de licenças
Perfis de usuários e não nome de usuários
Acessos simultâneos
Múltiplos acessos

Plataformas e os recursos de hardware e
softwares
Direito de migrar para outras plataformas
Direito a desistir de programas, licenças,
módulos, etc.
Com redução proporcional nos custos
Direito a suspender algumas aplicações que
não estiverem em uso.
Pague pelo que utilizar

Inicio da Implantação
Divisão do projeto / Prazos e tempos
Por módulos/prioridades
Implantação big-bang
Implantação big-bang, na matriz e depois roll-out,
nas filiais
Controle do tempo e dos prazos
Implantação /go live
Treinamento
Customizações

Problemas, situações, mudanças
e adaptações
Orçamento inicial X custo totais
custo do treinamento dos usuários finais, a
integração e testes, a conversão dos dados e os
decorrentes dos consultores contratados e da
equipe de implantação
para cada dólar gasto com licenças de uso do
software do ERP, seriam gastos cerca de 3 dólares
adicionais em serviços profissionais de suporte e
consultoria de implantação.

e adaptações
Gerenciamento do projeto de
implantação
troca de consultores.
parada da implantação e a troca de
consultores de nível gerencial.
falta de prudência de não identificar e
gerenciar os riscos envolvidos

e adaptações
Equipe de consultores de implantação
Falta de experiência da equipe de
consultoria, tanto no ERP escolhido como
em processos de negócio.
Inexperiência da consultoria contratada,
cujo projeto era um dos primeiros no Brasil
Falta de experiência dos consultores, cujo
projeto em questão foi o primeiro da
maioria deles.

e adaptações
Equipe de implantação entre
consultores e funcionários da
Empresa
Dedicação integral ao projeto
Dedicação parcial ao projeto
Deslocamento de pessoas e consultores
Força auxiliar no final do projeto

e adaptações
Customizações e softwares paralelos
Fiscais, em virtude de cada Estado Brasileiro
possui sua própria legislação fiscal, aspectos
particulares e exige relatórios específicos
A apuração dos custos de produto de formas
não convencionais ou em múltiplos formatos.
Recursos humanos devido as particularidades
da empresas, segmentos e mercados de
atuação.

e adaptações
Treinamento dos usuários
Conduzido pela equipe de implantação
Atrasos e perdas do treinamento
Falta de estrutura interna / escassez de
recursos.
Deslocamento e rotatividade de pessoas
gerando resistências
Treinamento baseado na ferramenta e não no
processo

e adaptações
Testes de integralidade e stress
Grande volume de re-trabalho;
Disponibilidade e comprometimento
Realizados pela equipe de implantação
Necessidade interfaces provisórias nos
processos de implantação roll-out
O atraso na entrega das interfaces e
prejudicando a realização dos testes
integrados.

e adaptações
Disponibilidade e comprometimento dos
usuários
a Empresa apresentava recursos em
quantidade menor do que o necessário,
acumulando assim várias atividades para as
mesmas pessoas.
falta de uma divulgação adequada do projeto.
A resistência e criação de dificuldades contra
a equipe de implantação e dos consultores.

e adaptações
Descrédito por limitações inerentes ao próprio produto
ERP escolhido
Dificuldade de integrar o ERP com outros sistemas
legados existentes na organização.
Funcionários no início do projeto, pouco colaborativos.
Reclamam do modo de operação do novo sistema.
Aumenta a exigência devido o maior número de informações em cada
processo.
Devido a forte integração entre os módulos, parece que a
operação entre eles é mais demorada.
Deve-se considerar que o sistema está a pouco tempo e em
produção.
Por essa razão, os usuários ainda não têm com o novo ERP a
mesma intimidade que tinham com o antigo.

e adaptações
Sonegar informações por julgar que
competem apenas a seu departamento
Medo da perda de seus empregos ou
dificuldade em se adequar ao novo processo
Rotatividade dos funcionários treinados para
utilizar o novo sistema ou que dominam o
negócio da empresa
Experiências anteriores (internas ou externas)
de problemas e insucessos.
Saudosismo

e adaptações
Limpeza / depuração dos dados
Dados sem utilização por determinado
período.
Migrações e interfaces geradas com atrasos
Revisão de cadastro de itens e fornecedores.
Contas Contábeis e de Centros de Custos com
os seus reflexos nos módulos.

e adaptações
Cadastro de Dados
Definição de responsabilidades pelo
cadastro dos dados mestre
clientes, fornecedores, materiais etc.
Tempo, disponibilidade de tempo,
pessoas, recursos

e adaptações
Auditoria operacional e documentação do
sistema
Realizado após a implantação do sistema
Validação dos itens de segurança, controle do
aplicativo, integridade geral dos dados
Verificar se os dados estão sendo tratados com a
acurácia desejada pelo sistema, no que tange à
entrada ou à saída de informações.
Manuais eletrônicos e on-line devem estar disponíveis
a todos os usuários

Deixando para trás o antigo
sistema
Migrar? Importar?
Problemas, custos, impossibilidades e alternativas
Bancos de dados, histórico das
operações, memórias da empresa
Consultas a dados antigos
Controle de acesso, integralidade,
segurança

Dicas para não ter surpresas com
a implantação de um ERP
Evite uma migração do tipo tudo ou nada
Considere o modelo de aplicação alojada
Obtenha por escrito a garantia de
responsabilidade do fornecedor
Envolva as pessoas certas
Compreenda o seu ambiente atual
Reduza as personalizações
Utilize modelos de dados padrão, sempre que
possível

Dicas para não ter surpresas com
a implantação de um ERP
Avalie a contratação de uma consultoria
externa em recursos humanos e de
comunicação para diminuir a resistência
dos usuários em relação ao novo sistema,
assim eles passaram a realmente cooperar
na etapa de parametrização e
customização da solução

O Contabilista na implantação,
no desenvolvimento e na estabilização de
sistemas integrados de gestão
Vantagens para a área contábil e o
contador:
O papel do contador frente aos
novos sistemas integrados de
informações

Vantagens para a área contábil e
o contador
Propiciar a descentralização da
execução dos registros contábeis
Riscos
Oportunidades
Permitir a ampla utilização do conceito
de razão ou sistema auxiliar
Ter a Contabilidade de Custos integrada
com a Contabilidade Geral

Vantagens para a área contábil e
o contador
Ter um melhor controle interno
Redução nos prazos de fechamentos
mensais
Atuação do contabilista mais próximo
aos gestores de outras áreas
Conhecimento do negócio empresarial
como um todo

O papel do contador frente aos novos
sistemas integrados de informações
Fase de pré-implantação
Sistemas que atendam as exigências
fiscais, contábeis e societárias

Fase de implantação
precisa controlar as informações
estreitar relacionamento da contabilidade com
as demais áreas da empresa
parametrização contábil de todos os módulos
Verificar se as novas transações efetuadas pelo
ERP deixarão a empresa exposta para uma
eventual fiscalização nas esferas federal, estadual
ou municipal.

Fase de pós-implantação
Melhoria contínua
O contador se torna um profissional
voltado mais para a análise e
gerenciamento das informações

Conclusão
Não bastam excelentes
softwares, recursos
financeiros e tecnológicos,
se não tivermos a
comprometimento de todos
na busca do sucesso.

OBRIGADO
Lourival Nhoncanse Junior
LNHONCAN@GMAIL.COM

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