1) O documento descreve como instituições de ensino podem gerar, visualizar e cancelar notas fiscais eletrônicas usando o software de gestão Edukante. 2) Inclui instruções sobre como cadastrar contas, preparar notas fiscais a partir de recebimentos, enviar dados para a prefeitura, visualizar PDFs e cancelar notas. 3) O objetivo é permitir que as instituições gerenciem notas fiscais eletrônicas de forma eficiente sem precisar acessar o sistema da prefeitura individualmente.

1. Manual Para Geração de Notas
Fiscais Eletrônicas
O edukante é um software de gestão que pode adaptar-se e ser utilizado por todos os
tipos de instituições de ensino, como escolas, cursos abertos, faculdades, pós
graduações, programas de mestrado, etc.
No intuito de tornar a gestão das instituições mais eficiente, o edukante agora permite
ser configurado para gerar e gerenciar notas fiscais eletrônicas de serviço. Esta
funcionalidade permite que as notas sejam geradas, canceladas e consultadas sem que
para isto a instituição precise acessar o site de sua prefeitura, realizando todo o
procedimento em seu próprio sistema web de gestão.
Cadastros de contas
Para efetuar o cadastro de uma conta para a geração de notas fiscais eletrônicas, o
usuário deverá acessar o sistema edukante e clicar em ​Financeiro > Notas Fiscais
Eletrônicas > Contas .
Em Contas o usuário deverá clicar no botão ​+ Nova conta.
Em ​+ Nova conta ​o usuário deverá preencher os campos para a realização do cadastro.
Todos os campos estão em conformidade aos dados exigidos por prefeituras para
realizar a geração da nota fiscal eletrônica. A instituição poderá cadastrar quantas
contas quiser no sistema, onde cada uma deverá representar um diferente CNPJ e
empresa.

2. Abaixo vemos a imagem que lista as contas existentes. Se uma conta for excluída
somente será possível localizá-la através do filtro de ​Ativas​ e ​Inativas​.
Abaixo vemos a imagem da tela de cadastro de uma nova conta de nota fiscal
eletrônica A equipe de suporte do edukante apoiará a equipe de sua instituição de
ensino a realizar corretamente o preenchimento das informações.
Após efetuar o cadastro o usuário pode retornar a tela de contas de notas fiscais :
Financeiro > Notas Fiscais Eletrônicas > Contas ​para verificar a conta cadastrada​. ​Na
coluna de ​Ações ​o usuário poderá editar qualquer informação inserida, visualizar os
dados e também excluir (desativar) a conta.

3. Gerando Notas Fiscais Eletrônicas
As notas fiscais são geradas a partir dos recebimentos de mensalidades e matrículas
dos alunos. Por isto você precisa navegar até a tela de recebimentos: ​Financeiro >
Recebimentos > Matrículas e Mensalidades.
Na tela acima o usuário consegue localizar todos os recebimentos de matrículas e
mensalidades dos alunos através de diversos filtros. É possível filtrar por tipo de
ensino, curso/série, turma, situação, tipo do pagamento, mês, ano letivo e ainda
digitando apenas parte do nome do aluno. O usuário também pode modificar a
quantidade de registros visualizados na parte inferior direita da lista de recebimentos.
Desta forma poderá ver até 100 resultados por página, se desejar.
Uma vez localizado o recebimento para o qual será gerada a nota fiscal eletrônica, o
usuário deve pressionar o ícone correspondente na coluna de ações, ​“Preparar
Geração de Nota Fiscal Eletrônica”​, este >
Se nenhuma nota antes foi gerada para o recebimento escolhido, o sistema
automaticamente abrirá a tela de cadastrar a nota fiscal eletrônica. Se a nota já foi
gerada antes, o sistema automaticamente abrirá a tela de edição da nota fiscal
eletrônica.
O próximo tópico explicará sobre como o usuário deve preencher os dados da nota
fiscal eletrônica.

4. Preparar Geração de Nota Fiscal Eletrônica
Os dados exibidos nesta tela estão separados em três grupos: ​Informações Sobre o
Prestador do Serviço, Informações Sobre o Tomador da Nota e Informações Sobre o
Serviço.
Os dados do prestador do serviço são automaticamente resgatados da conta
cadastrada em ​Financeiro > Notas Fiscais Eletrônicas > Contas ​. Se houver mais de
uma conta ativa cadastrada, o sistema perguntará ao usuário qual das contas deseja
usar para gerar a nota fiscal.
Se a preparação da nota fiscal eletrônica estiver sendo realizada pela primeira vez para
este recebimento, ou seja, para o recebimento desta específica mensalidade ou
matrícula e deste específico aluno, o usuário será direcionado a página de cadastro da
nota. Se a nota já foi “​preparada​” antes, o sistema automaticamente irá direcionar o
usuário para a edição da nota fiscal.
É importante perceber que até este momento, não existe nenhum tipo de
comunicação entre o sistema edukante e o sistema da prefeitura relacionada a conta
cadastrada. Neste momento o usuário está apenas preparando, em seu próprio
sistema de gestão, os dados da nota fiscal que posteriormente serão enviados ao
sistema da prefeitura, através de um segundo comando executado pelo usuário.
Apenas sempre e quando queira.

5. Todos os dados desta tela são obrigatórios. Se algum dado não estiver cadastrado ou
não estiver corretamente cadastrado na conta, por exemplo, a nota não poderá ser
salva. As informações do pagador que serão exibidas, caso existam, serão
prioritariamente as do responsável financeiro do aluno. Se o aluno for o próprio
responsável financeiro, seus dados serão exibidos. Se algum dado estiver faltando no
cadastro do responsável ou do aluno, como cep ou cpf, por exemplo, eles poderão ser
inseridos na nota nesta tela.
Se alguma informação relacionada ao serviço estiver faltando nos registros do
recebimento, como data de pagamento ou data de emissão da nota, por exemplo,
também será possível informá-los neste momento. O usuário deve estar atento que
informar estes dados para a nota fiscal não significa automaticamente informar estes
dados para o recebimento em si. Os recebimentos dos alunos estão no menu
Financeiro > Recebimentos > Matrículas e Mensalidades​. As notas fiscais eletrônicas
geradas a partir dos recebimentos estão no menu ​Financeiro > Notas Fiscais
Eletrônicas > Notas Fiscais .
Visualizando as Notas Fiscais Eletrônicas
Uma vez cadastrada a nota fiscal eletrônica, o usuário é automaticamente à lista de
notas. Para acessá-la através do menu : ​Financeiro > Notas Fiscais Eletrônicas > Notas
Fiscais
As notas fiscais exibidas até o momento possuem uma situação > ​“Salva
no Sistema”. ​Isto significa que a nota fiscal foi preparada previamente no
sistema edukante. Quando os dados da nota forem enviados ao sistema
da prefeitura a situação da nota será modificada para ​“Gerada”​.

6. É possível realizar filtros de pesquisa nesta tela: Notas de uma
determinada conta, parte do nome do aluno, parte do nome do
responsável, ano letivo, ensino, série/curso, turma, situação e estado.
As possíveis situações das notas são : ​“Salva no Sistema”​, quando o
usuário já preparou a nota a partir do recebimento de mensalidade ou
matrícula de um aluno. ​“Gerada”​, quando a prefeitura recebeu o xml da
nota e o transformou em pdf, além de registrá-la. ​“Cancelada”​, quando a
nota fiscal após ter sido gerada, foi cancelada pelo usuário.
Cada nota fiscal é representada por um arquivo xml. Este arquivo contém
a estrutura exigida pela prefeitura e os dados relacionados ao prestador
do serviço, o tomador da nota e o serviço em si. Para visualizar o xml da
nota fiscal o usuário deve selecionar o ícone XML > ​“Ver XML da Nota
Fiscal”

7. Os dados da nota fiscal podem ser modificados a qualquer momento,
antes de que sejam enviados a prefeitura. Para modificar os dados da nota
o usuário deve selecionar, ao lado da nota em questão, na coluna de
ações, o ícone de editar > .
A nota fiscal também pode ser excluída. Neste caso ela receberá o estado
de ​Inativa, ​podendo ser consultada através do filtro ​Inativas ​na lista de
notas fiscais. Para excluir (desativar) uma nota fiscal o usuário deve
selecionar o ícone >
Para ​excluir definitivamente ​( ) uma nota fiscal eletrônica do sistema
selecione no filtro a opção para ver as notas ​inativas​. Você pode então
excluir definitivamente​ a nota ou ainda ​reativá-la ​( ).

8. Uma nota fiscal excluída pode voltar a ser ativa. Após filtrá-la com a opção
Inativas ​o usuário deve clicar no ícone de reativação >

9. Enviando os Dados da Nota Fiscal Eletrônica
É muito importante que antes de dar início ao envio das notas o usuário entre em
contato com o suporte do edukante ( ​suporte@edukante.com ) para validar as
informações inseridas na conta de nota fiscal eletrônica e na própria nota fiscal
eletrônica. Existem importantes parâmetros que devem ser verificados antes do envio,
como dados de cadastro na prefeitura (inscrição municipal, código cnae, código da
cidade, etc) e os parâmetros de conexão com os serviços web (geração da nota,
consulta, cancelamento).
Para enviar os dados de uma nota fiscal salva no sistema ao sistema da prefeitura o
usuário deve inicialmente navegar no menu até a opção das notas fiscais. Menu >
Financeiro > Notas Fiscais Eletrônicas > Notas Fiscais . Agora deve localizar a nota
usando os filtros de pesquisa disponíveis na página. Após localizar a nota, o usuário
deve clicar, na coluna de ações, no ícone "Enviar XML para geração da nota fiscal
eletrônica" >

10. Visualizar o Pdf da Nota Fiscal Eletrônica
Após o envio dos dados da nota ao sistema da prefeitura, será possível ver no
edukante o PDF da nota fiscal. Para isto o usuário deverá navegar a opção do menu >
Financeiro > Notas Fiscais Eletrônicas > Notas e selecionar o ícone ao lado da nota
fiscal que se deseja ver.
Cancelar a Geração da Nota Fiscal Eletrônica
Após o envio dos dados da nota ao sistema da prefeitura, será possível cancelar a nota
fiscal gerada junto ao sistema da prefeitura. Para isto o usuário deverá navegar a
opção do menu > ​Financeiro > Notas Fiscais Eletrônicas > Notas
É importante entender as diferenças entre a sequência de estágios onde um
recebimento vem a tornar-se uma nota fiscal eletrônica, quando então poderá vir a ser
cancelada junto a prefeitura. Cancelar uma nota fiscal eletrônica não é o mesmo que
excluí-la. A opção de ​Cancelar ​cancela a geração da nota junto à prefeitura. A opção de
excluir elimina a nota fiscal do sistema de gestão.
Entendendo a sequência de ações
1) Configure com o apoio do suporte os dados da conta que irá gerar as notas
fiscais eletrônicas de serviço. A configuração depende dos parâmetros
definidos por cada prefeitura.
2) Localize o recebimento que deseja emitir a nota fiscal de serviço através do
menu financeiro > recebimentos > matrículas e mensalidades.
3) Clique na opção gerar nota fiscal eletrônica >
4) Confirme os dados da nota fiscal. Os dados estão relacionados ao recebimento
em si, a conta de nota fiscal ativa, ao cadastro do aluno e do pai ou responsável
financeiro.
5) A partir deste momento você poderá visualizar a nota através do menu
financeiro > notas fiscais eletrônicas > notas

11. 6) Agora você consegue ver as seguintes opções:
Permite visualizar o recebimento que originou a nota fiscal
eletrônica.
Permite ver o código XML da nota fiscal. O código é gerado com
base nos parâmetros da conta e que estão de acordo com as regras
definidas pela prefeitura.
Permite ver o arquivo PDF da nota fiscal eletrônica. Esta opção
somente estará disponível após a geração da nota fiscal junto a
prefeitura.
Gera a nota fiscal junto à prefeitura. Neste processo um serviço web
do edukante chama o serviço web da prefeitura enviando o XML
formatado com os dados necessários e devidamente assinado
digitalmente.
Permite editar os dados da nota, caso ainda não tenha sido gerada
junto à prefeitura.
Permite desativar a nota. Ela pode ser vista depois usando o filtro
de ativas ou inativas.
Ver os detalhes da nota fiscal eletrônica.
7) Após realizar a geração da nota fiscal junto à prefeitura será possível ver seu
PDF e cancelar sua geração.
Conclusão
Os softwares de apoio à gestão do ensino, edukante, permitem que as instituições
tenham total poder de ação sobre as ações de gerar, visualizar e cancelar notas fiscais
eletrônicas de serviço. Estas funções visam agregar mais eficiência aos processos de

12. gestão da instituição, permitindo que as notas sejam geradas rapidamente a partir de
seu próprio sistema e gestão, sem a necessidade de que acessem o sistema da
prefeitura e preencham individualmente cada uma das notas fiscais eletrônicas.