Projetos Estratégicos - Mudança Organizacional

1. 29/06/2020

2. Mudanças Estratégicas
Alguns motivadores
Atualização Tecnológica
Melhorias na Governança Corporativa
Modernização da Gestão
Simplificação
Padronização
Otimização dos Recursos
Agilidade
Maior compartilhamento de
estruturas e serviços
Externos
• Controle estatal mais severo (olhar sobre a empresa)
• Concorrências
• PANDEMIA
• ...
Internos
• Minimizar riscos fiscais (Filantropia / Imunidade e outros)
• Falta de agilidade / dificuldade de acesso às informações
• Diminuir o Isolamento (mantenedora e mantidas)
• Falta de uma visão integrada dos processos
• Comunicação ineficaz / Dificuldade na prestação de contas ao controle estatal
• Inexistência de um mecanismo integrado de gestão (ERP)
• Carência de ferramentas de avaliação do resultado de forma consolidada
• Sustentabilidade
• ...

3. Mudanças Estratégicas
Alguns motivadores
Precisamos mudar para
continuar sendo os mesmos

4. Mudanças Estratégicas
Alguns motivadores
Estamos sendo desafiados a realizar mudanças rápidas
e profundas na forma de prestação de serviços,
processos internos, posicionamento de mercado, etc
Estamos sendo desafiados a trabalhar cada
vez mais em conjunto, de forma
colaborativa e integrada
EM SINERGIA
Não é mais suficiente realizar
mudanças operacionais
É preciso estabelecer uma dinâmica
para revisitar constantemente as
prioridades estratégicas

5. Dimensões da Mudança
• Cultura Organizacional
• Governança Corporativa
• Gestão | Pessoas
• Processos | Tecnologia

6. Impactos das Tecnologias na Mudança Organizacional
Alavancagem ou Barreira?

7. Impactos das
Tecnologias na
Mudança
Organizacional
Alavancagem ou
Barreira?
Pessoas
Responsáveis pelos resultados e
bom uso dos ativos da organização
Regras de Negócio
Processo
Ativo da Organização
Tecnologia
Ferramentas
Instrumentos “perecíveis”
influenciados pelo mercado de
TI a serviço da Gestão e
Operação da Empresa
Definem diretrizes, identificam
as boas práticas,
oportunidades de melhorias,
padronizam, descrevem,
validam e aprovam
Análise de aderência das ferramentas
aos processos e regras de negócio para
implementação da tecnologia
Automatizam e geram dados
dos processos definidos pelas
equipes, proporcionando
melhores resultados
para a organização

8. Impactos da Mudança na Cultura Organizacional
Comece com as pessoas
SE AS PESSOAS NÃO MUDAREM COMO FAZEM
AS COISAS ...
... o que foi proposto
NÃO SERÁ REALIZADO!
... não importa quais as mudanças e quais os
resultados desejados, eles
NÃO SERÃO ALCANÇADOS!

9. Impactos da Mudança na Cultura Organizacional
Administre as inseguranças e ansiedades

10. Impactos da Mudança na Cultura Organizacional
Entenda o processo de transição
Efeito Dunning-Kruger

11. Impactos da Mudança na Cultura Organizacional
Comunique os objetivos e administre as expectativas
Em algumas situações será
necessário administrar alguma
percepção de “perda” local para
o ganho global
Visão da Árvore Visão da Floresta
“Depois da mudança, estou levando mais tempo para registrar
todos os dados”
“Depois da mudança, está mais demorado para fazer as compras,
porque preciso registrar a solicitação e aguardar a aprovação”
“Depois da mudança, temos mais informações para a gestão, menos
retrabalho e menos erros de processos”
“Depois da mudança, temos um acompanhamento da execução
orçamentária mais apurado e seguro. Foi possível descentralizar a gestão”

12. Impactos da Mudança na Cultura Organizacional
Comunique os objetivos e administre as expectativas
Visão da Árvore Visão da Floresta
“Depois da mudança, não ficou claro para mim quais são as
novas regras de negócio e não tive a capacitação nos processos,
apenas nas ferramentas”
“Depois da mudança, minha equipe está com dificuldade de
cumprir com os compromissos”
Em algumas situações será
necessário administrar alguma
percepção de “perda” local para
o ganho global
“Depois da mudança, está sendo possível realizar mais
entregas com a mesma equipe”
“Depois da mudança, ficou mais fácil e simples a execução das
minhas atividades, porque os processos estão integrados”

13. Impactos da Mudança
na Cultura
Organizacional
Gerenciar Mudanças é
Gerenciar Pessoas e
Resultados

14. Impactos da Mudança na Cultura Organizacional
Alternativas de Abordagem
• Estruturar como um PROJETO estratégico
• Compor o time do projeto com lideranças técnicas e gestores
• Estabelecer o diálogo entre a estrutura do projeto e estrutura organizacional
• Estabelecer uma agenda ordinária de acompanhamento do projeto e integração
com o dia a dia da organização (Diretiva, Executiva e Técnica)
• Estabelecer uma agenda ordinária para tratamento dos impactos na operação
(transição da mudança | cuidado com o que é essencial à instituição)
• Estabelecer mecanismos de comunicação | Tratamento de assimetrias,
alinhamento de expectativas e envolvimento dos profissionais
• Preparar os profissionais durante o projeto para a operação após a conclusão do
projeto (projeto deve ser um espaço de aprendizagem)

15. Impactos da Mudança na Cultura Organizacional
Alternativas de Abordagem
Diretiva
Executiva
Técnica | Operacional

16. Impactos da Mudança na Cultura Organizacional
Alguns Exemplos de Projetos Estratégicos
• Centros de Serviços Compartilhados
• Centrais de atendimento a pais e alunos
• Padronização de processos e implantação de ERP´s
• Redes de Cooperação
• Governança Corporativa (Autonomia e/ou Gestão e
Operação Integrada)
• Sinergias Organizacionais | Reestruturação
• Ensino a Distância | Aulas não Presenciais
• Reduzir o GAP tecnológico
• Ser referência em...
• Ampliar a oferta de ...
• Etc

17. Estratégia de Implementação
Como Estruturar
Big Bang
Faseada
Com Piloto Integrada com
o dia a dia
Independente
Com aprendizado Institucional
durante o Projeto
Com reestruturação
da gestão e operação

18. Tempo, Investimento, Custo (Novo + Atual), Esforço de Gestão
da Mudança, Constância de Propósito, Concorrência
TÉCNICO|RECURSOS|MERCADO
Big Bang
Mudança em todos os
processos, estruturas e
Unidades de Negócio
simultaneamente
Faseada
Processo
Implementação de alguns processos
em todas as
unidades/departamentos envolvidos
Faseada por Unidade
de Negócio/Depto
Implementação de todos os
processos em algumas unidades
de negócio/departamentos
Aprendizagem, Sustentação + Mudança, Envolvimento dos Stakeholders (operação e
gestão), Identificação das Competências Essenciais e Novas Competências

19. Big Bang
Mudança em todos os
processos, estruturas e
Unidades de Negócio
simultaneamente
Faseada
Processo
Implementação de alguns processos
em todas as
unidades/departamentos envolvidos
Faseada por Unidade
de Negócio/Depto
Implementação de todos os
processos em algumas unidades
de negócio/departamentos
GOVERNANÇA CORPORATIVA
(Patrocínio)
Aprendizagem, Sustentação + Mudança, Envolvimento dos Stakeholders (operação e
gestão), Identificação das Competências Essenciais e Novas Competências

20. É possível realizar com sucesso?
Algumas experiências de projetos estratégicos de mudança
• Big Bang em Instituição de Ensino Superior (todos os processos administrativos e educacionais)
• Faseada por Segmento de Negócio (Educação – Ensino Básico e Superior) e por região para todas as Unidade de
Negócio e todos os processos
• Faseada por Segmento de Negócio (Ação Social) e por região em todas as unidades de negócio do Brasil
• Big Bang em todas as Instituições de Ensino Básico (todos os processos administrativos e educacionais)
• Por Processo (CRM) em uma única Instituição (IES)
• Faseada por processo e Instituições piloto de Ensino Básico
• Por Processos - Implantação de serviços compartilhados
• Outros...
TEMPO/PRAZO: 6 a 60 meses
EQUIPE: 6 a 120 profissionais
GESTORES: 2 a 60
MULTPILICADORES: 2 a 150
COLABORADORES: 150 a 3.000
ALUNOS: 1.200 a 40.000 ensino básico e superior
Algumas métricas de projetos realizados

21. Principais PONTOS DE ATENÇÃO
Lições Aprendidas
• “Simplificar” a iniciativa de mudança na aquisição e implantação de tecnologia
• Ser um projeto/iniciativa de uma pessoa/área/departamento/unidade de negócio. A iniciativa deve ser corporativa e
de todos
• Correta atribuição dos papéis e responsabilidades, estruturação do projeto e agendas
• Estabelecer as instâncias de decisão, proposição e execução
• Estabelecer os mecanismos formais de comunicação e mapear os informais
• Definição clara dos objetivos

22. Principais PONTOS DE ATENÇÃO
Lições Aprendidas
• Não aproveitar o tempo do projeto como uma oportunidade de capacitação e aprendizagem institucional
• Falta de alinhamento das expectativas entre todos os envolvidos (Diretores, Executivos e Técnicos/Professores)
• Falta de constância de propósito
• Participação passiva ou inexistente de “não leigos”/acionistas/proprietários nas instâncias deliberativas e executivas.
IMPORTANTE: a participação deve ser ativa e com disposição para a mudança
• Não estruturar adequadamente a operação para a “nova forma de fazer as coisas”
• Tempo de Projeto X Tempo de reestruturação/reorganização da gestão e operação

23. REGRAS DE
NEGÓCIO
PROCESSOS
DIRETRIZES
INSTITUCIONAIS
PROCEDIMENTOS
OPERACIONAIS
Diretores
Gestores | Lideranças
Áreas | Departamentos
Quando não há
orientação
corporativa, as
Unidades de
Negócio/áreas/
departamentos se
obrigam a definir
processos e regras
de negócio para
executar suas tarefas
e responsabilidades
Direcionadores
e
Definições
Implementação
Principais PONTOS DE ATENÇÃO
Lições Aprendidas

24. MISSÃO
DA
INSTITUIÇÃO
Atividade
Fim
da
Instituição
Modelo
de
Gestão
e
Governança
Regulamentação Municipal, Estadual e Federal
• CUSTO: Ao se avaliar o
custo de mudar, deve-
se avaliar o custo de
não mudar
• INVESTIMENTO:
avaliar o investimento
da escolha da
estratégia correta
• ESTRATÉGIA: avaliar o
investimento em
caminhos corretos e
sólidos no seu
propósito

25. Como Começar
Importância dos Primeiros Passos
• Acolher que é estratégico e
necessário mudar para
continuar sendo o mesmo
• Acolher que é possível mudar
preservando a missão e valores
da organização
• Ter disposição para mudar
Estruturar um plano e as
prioridades estratégicas

26. Como implementar projetos estratégicos de mudança
Preservando a missão e valores da organização
Toda crise exige sacrifícios
Todo sacrifício deve ser feito sem sacrificar sua missão e valores
Sacrifique os seus métodos, mude os métodos!
Mantenha sua Missão!

27. (51) 3017.1272 | (51) 98929.4040
marcos.muller@tottec.com.br
29/06/2020
OBRIGADO!
www.tottec.com.br

28. Junho/2020
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