Apresentação da 1.º fase dos trabalhos relativos à gestão dos documentos produzidos no IPCB ao longo da sua existência.

1. UM ARQUIVO PARA O
IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015

2. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
AGENDA
 PROJETO DE GESTÃO DOCUMENTAL PARA AS
INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR
 PROJETO ASIA
 UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE

3. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
 PROJETO DE GESTÃO DOCUMENTAL PARA AS INSTITUIÇÕES DE
ENSINO SUPERIOR
Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas
UNIVERSIDADES E
INSTITUTOS
UNIVERSITÁRIOS
INSTITUTOS
POLITÉCNICOS E
ESCOLAS NÃO
INTEGRADAS
SETOR
PÚBLICO

4. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
Jan. 2015 – Adesão do IPCB ao Projeto
 PROJETO DE GESTÃO DOCUMENTAL PARA AS INSTITUIÇÕES DE
ENSINO SUPERIOR
Relatório da
Documentação
Acumulada
(RADA)
Portaria de Gestão
Documental
(PGD)
Grupos de trabalho
Reuniões periódicas DGLAB – Torre do TOMBO
Em curso

5. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
 PROJETO ASIA
Mar. 2015 – Apresentação pública do Projeto na Torre do Tombo
PROJETO TRANSVERSAL À ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (AP) QUE
VISA AJUDAR A CONSTRUIR AS PORTARIAS DE GESTÃO
DOCUMENTAL PARA AS INSTITUIÇÕES DA AP ATRAVÉS DA
UTILIZAÇÃO DE UMA METODOLOGIA COMUM.

6. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
 UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE
Metodologia de trabalho
 Participação nas reuniões promovidas pela DGLAB
 Nomeação interna do Grupo de Trabalho para o arquivo do IPCB (Despacho n.º
39/2015 de 16 de março)
 Maria Eduarda Pereira Rodrigues
 Maria de Lurdes Grilo
 Maria Iria Bastos Pinto
 Joaquim Manuel Pires dos Santos
 Administrador do IPCB (Coordenação Geral)

7. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
 UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE
Metodologia de trabalho
Elaboração do relatório preliminar
Conhecimento e análise posterior da situação dos documentos
no IPCB.
Reconhecimento e identificação dos locais onde se encontra a
documentação produzida ao longo dos anos, desde a fundação
do IPCB, visto como um todo.

8. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
 UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE
Metodologia de trabalho
Sessão de formação preliminar
Objetivo - Conhecimento aos membros da instituição que
poderão vir a integrar ou apoiar as equipas que vão
realizar a tarefa de levantamento da situação documental
do IPCB.

9. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
 UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE
Metodologia de trabalho
Constituição das equipas - As equipas serão constituídas no âmbito das
Unidades Orgânicas e Serviços Centrais e devem ser constituídas, no
mínimo por dois elementos.
Tarefa – Identificação no terreno (Unidades Orgânicas, Serviços Centrais,
etc.) da documentação existente e preenchimento dos elementos
recolhidos na Folha de Recolha de Dados.
Calendário de trabalhos – A comunicar pela gestão de topo.
Folha de Recolha de Dados – Será enviada a cada elemento do Grupo
de Trabalho que a distribuirá pela equipa respetiva.

10. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
 UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE
Metodologia de trabalho
Reporte – O reporte das atividades e esclarecimento de eventuais
questões ou dúvidas devem ser efetuados junto do elementos que
constituem o Grupo de Trabalho dos Arquivos do IPCB.
Entrega das Folhas de Recolha de Dados – As Folhas de Recolha de
Dados, uma vez preenchidas, devem ser entregues ao elemento que,
na Unidade Orgânica ou nos Serviços Centrais, pertence ao Grupo de
Trabalho dos Arquivos do IPCB, exceto se o trabalho for realizado por
um membro desse Grupo.

11. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
 UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE
Metodologia de trabalho
Escala de Reporte e entrega de Folhas de Recolha de Dados
SERVIÇOS CENTRAIS, SAS, CEDER – Joaquim Santos
ESACB e ESART – Maria Eduarda Pereira Rodrigues
ESALD e ESTCB – Maria de Lurdes Grilo
ESECB e ESGIN – Maria Iria Bastos Pinto

12. UM ARQUIVO PARA O IPCB
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 UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE
Metodologia de trabalho
Data previsível para conclusão do levantamento inicial – 30 de outubro de
2015
Data previsível para envio das Folhas de Recolha de Dados preenchidas –
15 de novembro de 2015
Data previsível para conclusão e entrega do Relatório Preliminar no IPCB
– 30 de novembro de 2015.

13. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
 UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE
Metodologia de trabalho
Após a coleta, o conjunto das Folhas de Recolha de Dados deve ser
remetido pelos elementos do Grupo de Trabalho, para a ESACB a/c de
Maria Eduarda Rodrigues para elaboração do documento “Relatório
Preliminar da Situação do Arquivo do IPCB”
Data previsível para conclusão e entrega do Relatório Preliminar – 30 de
novembro de 2015.

14. UM ARQUIVO PARA O IPCB
Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
Dúvidas???
Questões???
Na prática – Preenchimento da Folha de Recolha de Dados
2.ª Fase???

15. Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015
UM ARQUIVO PARA O
IPCB
Obrigada