O documento discute os benefícios do trabalho remoto e como as empresas podem implementá-lo de forma efetiva. Ele destaca que o trabalho remoto aumenta a produtividade quando há políticas claras e ferramentas de comunicação eficazes. Também enfatiza a importância de confiança, objetivos bem definidos e uma estratégia gradual de implantação para obter os benefícios do trabalho remoto.

1. Estratégico
Eficaz
Flexível
Gerenciamento para
além da força de
trabalho remota
A empresa conectada:

2. A necessidade de um modelo de negócios sempre ativo e disponível
está forçando as organizações a repensar seus processos e
operações. Diversas empresas também estão lidando com o aumento
nas solicitações de condições de trabalho flexíveis vindas de seus
próprios funcionários, que exigem maior controle sobre suas vidas
pessoais e privadas. Um terço dos integrantes da geração do
milênio espera nunca trabalhar com horário fixo, por exemplo.
Do ponto de vista técnico, a implementação de condições de
trabalho remoto está mais fácil do que nunca. Porém, o ambiente
de escritório tradicional cria uma mentalidade de gerenciamento
também tradicional, que vai na contramão do modelo de trabalho
remoto baseado na confiança. Frente à clara evidência dos
benefícios do trabalho remoto, é quase certo que as empresas que
continuam a ter pouca confiança nos funcionários têm problemas
políticos mais profundos, que deverão ser resolvidos antes que o
trabalho flexível torne-se uma realidade.
Então, como uma empresa pode administrar as preocupações
relacionadas aos trabalhadores remotos e colher os famosos
benefícios de produtividade de uma força de trabalho capacitada?
Descubra como
uma empresa pode
implementar práticas de
trabalho remoto flexíveis
ao mesmo tempo que
mantém um grau
adequado de controle
de gerenciamento e
segurança de dados.
"Com gerenciamento adequado, os
trabalhadores remotos são mais produtivos
do que seus colegas em tempo integral no
escritório. Os trabalhadores remotos vêm
ao escritório quando reuniões se fazem
necessárias e trabalham em casa ou em
qualquer outro local quando essa reunião
é um impedimento. Eles tendem a ser mais
bem organizados e focados do que seus
colegas no escritório. Eles são mais fiéis aos
empregadores, tiram menos licenças e são
menos estressados. Isso foi comprovado
repetidamente ao longo dos anos."
Jack Nilles, guru do trabalho remoto.

3. O melhor modo de garantir que os
trabalhadores remotos cumprem com suas
obrigações é definir uma política que faça
parte do contrato de emprego padrão.
Se sua empresa tiver preocupações
significativas, converse com os
trabalhadores remotos para desenvolver
uma solução viável e torne-a parte do
contrato de emprego padrão. Desse modo,
os funcionários saberão o que você espera
deles e terão uma estrutura com a qual
trabalhar. Lembre-se de proporcionar
certo nível de flexibilidade para que os
gerentes de linha e chefes de negócios
possam aplicar as diretrizes do modo
mais adequado para suas equipes e seus
funcionários; afinal, uma regra nem sempre
se aplicará a todas as circunstâncias e
pode atrapalhar mais do que ajudar.
Também haverá a necessidade de uma
mudança organizacional liderada pelos
diretores, com mudança do foco do
presenteísmo (trabalhadores visivelmente
sentados em suas mesas, mesmo que
produzam menos que o esperado) para
o gerenciamento de objetivos (julgar
o desempenho da equipe com base na
obtenção das metas definidas).
Obviamente, não se trata de um
departamento de TI em si, mas os
funcionários técnicos devem ser capazes
de fornecer informações a respeito do
monitoramento ou da fiscalização da
conformidade; a TI se beneficiará de
melhorias no gerenciamento de recursos,
planejamento de bens e redução de
custos. Estudos sugerem que a grande
maioria dos funcionários valoriza
condições de trabalho remoto; isso faz com
que eles se tornem menos propensos a
abusar de tais condições.
Estado do trabalho remoto em 2014
Faça com que as
políticas de uso
aceitável sejam
parte padrão
dos contratos
de emprego
75%
dos trabalhadores remotos têm um
smartphone da empresa.
70%
dos funcionários acreditam que o
trabalho remoto melhora a produtividade
80%
dos funcionários acreditam que o
trabalho remoto melhora o moral
69%
dos funcionários acreditam que o
trabalho remoto reduz ausências

4. Há diversos obstáculos a se superar para que
suas condições de trabalho remoto tragam
os benefícios esperados. A primeira etapa
antes da implementação de uma política de
trabalho remoto seria implantar um programa
piloto, criado por departamento, para testar
a possibilidade de tal política. Problemas
de desenvolvimento técnico que afetam o
acesso remoto têm o potencial de deixar os
trabalhadores remotos na mão, sem poderem
produzir, independentemente de suas boas
intenções.
Com o tempo, após solucionar os problemas
técnicos e com a política, você pode mudar
para um cenário fora do escritório em tempo
integral.
O trabalho remoto envolve uma confiança
considerável, além de objetivos bem
definidos que permitirão que os funcionários
remotos compreendam melhor suas funções
e responsabilidades. Como a confiança se
baseia na comunicação, sua empresa precisa
de um grande investimento em ferramentas
que ajudam os trabalhadores remotos
a permanecerem como parte da equipe,
mesmo que não estejam no escritório.
Canais de comunicação distintos (e-mail,
telefone, mensagem) não conseguem
acompanhar as demandas de velocidade
e flexibilidade das empresas modernas.
Os clientes querem se conectar com sua
equipe em qualquer local, a qualquer
momento e usando o canal de sua preferência.
Ainda mais importante: eles esperam que
a comunicação em sua organização seja
ininterrupta; poucas pessoas toleram perder
tempo esperando enquanto os funcionários
caçam informações.
Melhore as
comunicações
Comunicações
unificadas
Comece devagar

5. "68% dos trabalhadores declararam que têm
dificuldades em coordenar as comunicações
entre os membros da equipe, e isso afeta
a capacidade da equipe de responder
rapidamente a solicitações urgentes dos
clientes. Além disso, eles gastam em média
3,7 horas por semana tentando coordenar as
comunicações entre os membros da equipe,
o que atrapalha a eficiência da equipe ao
progredir em relação às metas e aos prazos."
Comunicações de pequenas e médias empresas: custos
ocultos – SIS International Research
Simplificando a comunicação e garantindo que sua equipe
possa entrar em contato com as pessoas necessárias, no
momento certo, eles também ficam mais preparados para
proporcionar um atendimento excepcional aos seus clientes.
"Um terço dos clientes não aguarda mais do
que 5 minutos."
Barômetro global de atendimento ao cliente 2014 Global -
American Express
O fator mais importante é que as comunicações unificadas
proporcionam um ponto único de presença, permitindo que
os funcionários se comuniquem com colegas e clientes, o que
melhora instantaneamente o fluxo de informações e ideias em
relação aos seus negócios.

6. Atualmente, sabe-se bem que um ambiente
de trabalho moderno não precisa mais da
presença física de toda a equipe. E-mails,
vídeos e redes sociais/mensagens, por
exemplo, permitem o compartilhamento quase
instantâneo de ideias. De modo semelhante,
os projetos colaborativos em pacotes de
produtividade como o Microsoft 365 e o
Skype for Business trazem mais oportunidades
de cooperação, permitindo que grupos de
trabalho editem e corrijam documentos
simultaneamente; esse compartilhamento
em tempo real garante que os membros da
equipe possam trabalhar juntos, sem limites.
Com as ferramentas colaborativas,
os empregadores também têm mais
facilidade em garantir a conclusão
correta das tarefas, permitindo que eles
mantenham contato regular com colegas,
funcionários e partes interessadas.
Embora seja perfeitamente possível
possibilitar o trabalho remoto usando
recursos internos, você verá que essa
abordagem aumenta significativamente a
carga administrativa da equipe de TI e requer
recursos, inclusive tempo. Será necessário:
Configurar direitos de acesso remoto
para todos os usuários fora do escritório.
Redefinir as configurações de segurança
do firewall para permitir acesso
autorizado à rede.
Oferecer cobertura ampliada de help
desk para dar suporte aos trabalhadores
com horário flexível.
Aumentar a segurança para manter os
dados corporativos seguros.
Colaboração
Use a nuvem
"61% dos participantes têm dificuldade em
estabelecer sessões de colaboração com os
colegas. Além disso, eles gastam em média
3,3 horas por semana tentando lidar com
problemas de falta de acesso ou falta de
colaboração total com os colegas devido a
alguma ferramenta de comunicação."
Comunicações de pequenas e médias empresas:
custos ocultos – SIS International Research

7. Lembre-se: o gerenciamento de uma força de trabalho remota é
um cuidadoso equilíbrio entre política e tecnologia:
Certifique-se de que os trabalhadores remotos
compreendem as expectativas corporativas e têm
políticas adequadas em seus contratos de emprego,
de modo a proporcionar flexibilidade suficiente para
pessoas e funções.
Garanta a aceitação dos diretores em relação
à estratégia corporativa de trabalho remoto e
certifique-se de que eles continuarão a defender o
projeto.
A definição de objetivos e a realização de uma
implantação em fases ajudarão a superar os
problemas iniciais sem grandes tempos de inatividade
ou perdas de produtividade.
A comunicação é a chave da confiança; certifique-se
de que os funcionários têm acesso às ferramentas
certas para mantê-los constantemente conectados,
permitindo o gerenciamento de uma força de trabalho
remota.
É muito mais fácil (e econômico) usar soluções hospedadas que ofereçam todos os
recursos de que uma equipe remota precisa, mas sem os problemas comuns:
Os relatórios integrados de uso de recursos permitem que os gerentes verifiquem
se os trabalhadores remotos usam as ferramentas com eficiência.
Os dados armazenados na nuvem são protegidos por recursos de segurança de
nível empresarial.
Os recursos de acesso remoto são integrados por padrão, transferindo boa parte
da carga administrativa da sua equipe de TI para o provedor de serviços.
As atualizações de software inovadoras garantem que os trabalhadores remotos
têm acesso às versões mais recentes como parte da assinatura do serviço de
nuvem; isso ajuda a melhorar ainda mais a produtividade e reduzir o tempo de
inatividade.
Os custos associados ao gerenciamento e à manutenção da infraestrutura ficam
sob responsabilidade do provedor de serviços, o que ajuda a reduzir seus custos
de TI.
Os modelos de consumo flexíveis e com pagamento baseado no uso permitem o
dimensionamento instantâneo de recursos para atender aos picos de demanda.
E talvez esta seja a maior vantagem de todas: seus funcionários podem acessar os
recursos na nuvem de qualquer local remoto, simplificando as condições de trabalho
flexível. As ferramentas de gerenciamento na nuvem também facilitam o monitoramento
de atividades e garantem que os padrões são seguidos.
Aprendizados

8. Países e culturas que fazem
parte de nossa crescente
infraestrutura corporativa
30+ 19 53
Idiomas abrangidos por nossas
equipes globais de atendimento
ao cliente e comunicações com
usuários finais
Escritórios em localizações
estratégicas para proporcionar
uma perspectiva global com
compreensão local
[Desfrute do compartilhamento]
A Arkadin é o provedor de serviços de colaboração com o crescimento
mais rápido do mundo. Nós oferecemos uma ampla gama de soluções de
comunicações unificadas e colaboração em áudio, Web e vídeo, além de eventos
virtuais. Elas são entregues na nuvem, o que permite uma implantação rápida
e dimensionável. Nossa missão é fazer com que as empresas cresçam mais e
tenham mais sucesso por meio de experiências de colaboração positivas.