O documento discute tipos de reuniões, por que reuniões falham e requisitos para líderes de reunião. Ele também fornece sete dicas para líderes de reunião conduzirem reuniões produtivas, incluindo se preparar, começar e encerrar apropriadamente, diagnosticar causas, gerar soluções, discutir soluções e escolher uma solução satisfatória.

1. Introdução
LIDERAN
ÇA
DE
REUNIÕE
S

2. TIPOS DE REUNIÃO
1. Informativa: Você repassa informações e
atualizações, você responde perguntas do
público presente.
2. Exploratória: Você coleta ideias diferentes.
3. Tomadora de decisão: Você selecionará uma
ideia ou alternativa dentre várias
disponíveis.
4. Relatório de progresso: Você discute sobre o
andamento de tarefas ou prioridades
específicas dentro da sua alçada
(departamento, assunto do trabalho, etc).

3. POR QUE AS REUNIÕES FALHAM?
 dificuldade das pessoas assumirem seu papel no
grupo;
 falta de capacidade de trabalho em equipe;
 apelos a autoridade;
 preocupação excessiva com ladainhas;
 dificuldade para ordenar discussões;
 desconhecimento do assunto;
 hostilidade ao líder ou demais pessoas do grupo;
 liderança informal;
 formação de subgrupos;
 e principalmente, falta de PAUTA.

4. MAS DESTACAMOS TAMBÉM
Existem alguns requisitos para o líder da
reunião. São conhecimentos, habilidades
e atitudes que farão com que a reunião
flua livremente. Os requisitos são:
 domínio do assunto;
 conhecimento das características dos
participantes;
 domínio de técnicas de trabalho em grupo;
e
 conhecimento de si mesmo.

5.  As reuniões são um dos eventos mais frequentes nas
organizações, consumindo recursos valiosos
substanciais - desde logo o tempo despendido pelos
participantes. Por vezes, são espaços onde o desejo de
cooperação se dissipa e o cinismo dos participantes se
reforça. Os líderes podem exercer um papel crucial no
evitar destes problemas e no fomento da produtividade
destes encontros. Sete pistas fundamentais podem ser
seguidas. Focalizar-nos-emos nas reuniões em que as
pessoas são convocadas para participarem na
resolução de problemas e na tomada de decisões. Não
nos debruçaremos, pois, sobre aquelas em que os
líderes querem "vender" a solução ao grupo.

6. 1. PREPARE-SE
Esteja bem ciente do propósito e dos
objetivos da reunião. Estude os dossiês.
Elabore corretamente a agenda e
distribua-a antecipadamente, ajudando os
participantes a prepararem-se. Convoque
apenas as pessoas pertinentes para a
reunião, sob pena de algumas se sentirem
a desperdiçar tempo e energias. Defina as
horas de início e termo da reunião - a
gestão das agendas das pessoas melhora
substancialmente.

7. 2. COMECE APROPRIADAMENTE
 Seja pontual e evite atrasos dos restantes
participantes. Seja breve na apresentação
do problema e focalize-se na obtenção dos
contributos das pessoas. Não procure,
nesta fase, causas ou soluções para o
problema. Se quer realmente escutar as
opiniões francas dos presentes, evite
expressar-se acerca da matéria, sob pena
de condicionar as participações e afunilar
a discussão. Não insinue acusações.
Invoque os interesses dos membros do
grupo e da organização.

8. 3. FOCALIZE-SE ENTÃO NO
DIAGNÓSTICO DAS CAUSAS DO
PROBLEMA
Procure que as causas e os sintomas não sejam
confundidos. Os problemas resolvem-se atuando
sobre as causas e não os sintomas. Solicite às
pessoas que fundamentem as opiniões. Não
domine a reunião, nem permita que alguém a
domine. Estimule a apresentação de diferentes
concepções. As diferenças de perspectivas, nesta
fase, ajudam a identificar as causas do problema
- não as interprete como ataques à sua posição.
Lembre: a opinião de um indivíduo isolado não é
necessariamente mais fraca do que a posição da
maioria - pode ser melhor!

9. 4. FOMENTE A GERAÇÃO DE
SOLUÇÕES ALTERNATIVAS PARA A
RESOLUÇÃO DO PROBLEMA.
 Focalize-se no presente (para que não se "chore sobre
leite derramado"). Encoraje o aparecimento de soluções
inovadoras, através de métodos como o brainstorming
ou as ferramentas de criatividade dirigida. Separe a
geração das ideias da sua avaliação. Note que a
diferença entre as perspectivas pode ser muito
vantajosa para a identificação de alternativas de
resolução. Se condicionar as participações e favorecer a
sua opinião ou a posição majoritária, então incorre no
risco de o grupo acabar por desconsiderar as várias
facetas do problema.

10. 5. PROMOVA A DISCUSSÃO DAS
DIVERSAS SOLUÇÕES
ALTERNATIVAS
Motive a análise dos custos/benefícios e das
vantagens/desvantagens de cada proposta.
Encoraje e facilite a participação. Fomente a
crítica construtiva. Note que o objetivo é obter
uma boa solução para o problema, com a
contribuição de todos. Se não é - então porque
convoca as pessoas para a reunião?

11. 6. FOCALIZE-SE AGORA NA
ESCOLHA DE SOLUÇÃO
SATISFATÓRIA.
Desencoraje a polarização em torno de facções que se
vão afastando entre si à medida que a discussão
avança. Equalize a participação das partes envolvidas.
Fomente a crítica construtiva. Assegure uma avaliação
cuidada das alternativas. Procure o consenso - mas não
insista nele, sob pena de ser forçado ou apenas
aparente.

12. 7. ENCERRE A REUNIÃO
APROPRIADAMENTE.
Clarifique as responsabilidades para
implementação da decisão nas fases
subsequentes. Assegure que as pessoas
compreendem e aceitam as
tarefas/responsabilidades de que são
incumbidas. Deixe claro que valorizou as
participações, independentemente de
concordar ou não com as propostas
apresentadas. Agradeça os contributos dos
participantes.