O documento resume um curso sobre desmaterialização documental e retorno sobre investimento (ROI) em sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). O curso discute como medir o valor agregado de projetos de GED/ECM e formas de demonstrar o retorno do investimento, incluindo rentabilidade, liquidez e segurança. Também fornece exemplos de como calcular o ROI considerando fatores como redução de custos e ganhos de produtividade.

1. GED
2010
Camada Projeto GED
Desmaterialização Documental
ROI – Retorno sobre Investimento
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Rio de Janeiro: 08 e 09 de julho de 2010

2. Planejamento
Investimentos
em GED/ ECM
devem ser Projetos
empregados GED /
Em: ECM que
trarão O Valor pode ser medido de Retorno do
Valor diversas formas, mas é preciso Investimento
para as demonstrar do negócio
empresas claramente qual o ROI
É preciso conhecer as
necessidades do negócio da
empresa para
justificar a aquisição
De GED / ECM / BPM
 Organizacionais + Culturais + Tecnológicos
 Econômicos + Políticos + Mercadológicos
 Hardware + Software + Peopleware GED 2010
2

3. ROI = Fatores para Análise
Rentabilidade
Formas
de
Mostrar o
Retorno
do
Investimento
Em
GED / ECM
Liquidez Segurança
GED 2010

4. ROI = Análise de Retorno
Análise dos fatores
• Rentabilidade – ROI, IRR
– TCO = Total Cost of Ownership (soluções de TI)
• Soma de custos = aquisição, instalação, treinamento,
perda de produtividade, suporte, manutenção,
insumos para funcionamento
• Gratner Group
• Liquidez – Payback Period
– Período de Recuperação (tempo para recuperar
o investimento inicial)
• Segurança – NPV(( O valor presente líquido (VPL) (do
GED 2010
inglês Net Present Value - NPV))

5. ROI - Possiveis Relatórios
Interesse de investidores
Seleção de investimentos ou projetos
ROI = Retorno do Investimento
NPV = Valor Presente Líquido
IRR = Taxa Interna de Retorno
Observação:
Análise considera fatores = rentabilidade,
liquidez e segurança
GED 2010

6. ROI = Análise de Retorno
Proposta para análise de investimentos em GED / ECM
Hardware / software ROI = cálculo monetário (tradicional,
tangível)
GED / ECM = ROI = intangível (“resultado previsto”)
VAT = Valor Agregado de GED / ECM
ROI = Hardware + Software + Peopleware
GED 2010

7. ROI – Return On Investment
São argumentos para convencer aos investidores no Projeto:
 De GED /ECM
 De Gestão Documental / Informacional
 De Gestão do Conhecimento
Ganhos
Otimização do Tempo de Acesso ao Documento.
 Impacto no atendimento ao cliente, a fiscalização, a auditoria etc.
Redução do Risco sob o acervo (Multa, Ação Judicial, Sinistro, Fraudes)
 Impacto sobre perdas, prejuízos etc.
Redução do Custo na Tomada de Decisão baseada em informação
 Impacto sobre atuação mercadológica, posicionamento estratégico etc.
Melhoria com uso do Homem Hora para atividade fim. (Processo)
 Impacto sobre a produtividade, criatividade, inovação etc.
GED 2010

8. Custos – Capacidade de Armazenamento
Suporta: 10.000 páginas em média;
Ocupa em média 0,30 m2;
Custa em média R$ 400,00 em SP zona Sul
Formula : Metro cúbico (Volume Documental)
/ custo do metro quadrado (Valor de mercado
pelo espaço).
Valor de oportunidade: O espaço poderia
estar produzindo / melhor uso.
01 CD suporta: 15.000 páginas média.
01 DVD suporta: 90.000 páginas média
01 DVD custa em média = R$ 7,50
01 BR custa em média = R$ 80,00
GED 2010

9. Custo - Área Ocupada
Sala comercial de 60/80 m2 - custo locação ano = R$ 30.000,00
Comporta em média 100 armários
100 x 10.000 = 1.000.000 páginas
Espaço de até 12 pessoas
Estantes, mesas, etc.
GED 2010

10. Custos de Logística – Captura Distribuída
CDI Rede Regional
Repositório Banco de Dados
Central
DATA CENTER
USUÁRIOS
Consulta via WEB GED 2010

11. Custo de Segurança
Sinistros: Documentos em papel estão sujeitos a diversos
tipos de ocorrências, como incêndios e inundações.
Observação: O documento digital também. Ex: Computadores
Explodem.
 Acesso: Segurança no acesso aos documentos se limita a
portas e arquivos trancados com chaves e cadeados.
Observação: O documento digital também. Ex: Computadores
sofrem acesso indevido.
 Controle: O controle dos documentos de posse dos
interessados é precário e na maioria das vezes fica esquecido
nas gavetas dos mesmos.
Observação: O documento digital também. Ex: Computadores
sofrem controle em excesso
Extravio: Risco de perda de parte ou de todo o documento durante
consulta e, no arquivamento.
Observação: O documento digital também. Ex: Computadores
somem. Somem??? Somem. GED 2010

12. Custos Segurança – GED nas nuvens
 Backups: de acordo com os
padrões internacionais;
 Forte procedimento: Segurança
física e lógica;
 Redundância de combate a
sinistros: Sistema detecção de
fumaças/incêndios, combate a
roedores etc.
Data Center
GED 2010

13. O Tempo é a Moeda do GED / ECM / BPM
Conta de Padaria! Na Silva e Silva S.A
• Tempo médio de busca por documentos em papel: 30 minutos
• Funcionários: 6 por dia que buscam
• Quantitativo de buscas: 6 x 15 x 22 = 1.980 buscas mês
• Valor médio pago a Silva e Silva S.A: R$ 1.000,00 x 2 (Encargos) = R$ 2.000,00 mês e R$ 11,36 por
hora.
• Tempo apurado na busca: 59.400 minutos = 990 horas mensal
• Valor do processo de arquivo : 990 horas mês x R$ 11,36 = R$ 11.246,40
•Tempo estimado de busca por documentos digitais: 10 segundos
•Tempo mensal gasto na busca: 10 segundos x 1.980 = 19800 segundos
• 19.800 / 60 segundos = 330 minutos / 60 minutos = 5 horas e 50 minutos
•Custo do processo arquivístico digital: 6 horas mês x R$ 11,36 = R$ 68,16
GED 2010

14. Investimento – Quadro Demonstravo
Fases do Projeto versus Expansão do Armazenamento
Expansão de Armazenamento
Descrição Valor do Projeto
e sobre vida do galpão
R$ 48.000,00 1.728 caixas
1- Adequação Layout –
Estantes do Meio / banheiro
2- Adequação dos Paletes para R$ 219.710,00
Estantes –Colocação de
25.200 caixas
Prateleiras – Base de Madeira
3- Adequação Metodológica de R$ 95.700,00
26.667 caixas
Gestão do Acervo - Método de
localização e identificação
4- Cortinas de proteção R$ 114.445,00 N.A
Contra Pó Químico
Investimento................ R$ 478.055,00.... 53.595 novas caixas
O quadro acima demonstra:
A- Investimento por caixa adicionada ao arquivo: R$ 478.055,00 / 53.595 caixas = R$ 8,92 ano e R$ 0,74 por mês.
B- A capacidade atual de armazenamento de caixas é de 84.000 caixas e o projeto permitirá adicionar 53.595 caixas o
que equivale a aquisição de um galpão com capacidade de 65 % do atual.
C- O acréscimo de 53.595 caixas reverte o esgotamento do galpão atual e fornece uma sobrevida de 6 anos nas condições
atuais de entrada de caixas. Porém com o crescimento natural do Grupo previsto para 20 % passando de
9.000 caixas que entram anualmente para 11.000 caixas que entrarão anualmente a sobrevida do galpão passa para 5 anos.
GED 2010

15. Investimentos – Quadro Descritivo
Descrição Como se faz Porque Ganho por redução de custo
A- Profissionais do Redução progressiva de •Introdução de metodologia R$ 334.800,00 ano após o
Processo profissionais do processo •Introdução de tecnologia Encerramento do projeto.
Número considerado em 45 % no decorrer do •Adequação das estantes
•Redução da logística (Consultas)
em projeto. •Melhoria da qualificação da MOD
Março de 2008.
•Redução do índice de perda:
B- Sobrevida as caixas Introdução das prateleiras por esmagamento.
R$ 2,20 por caixa
cortinas de proteção •Por acumulo de poeira combinada danificada.
Com pó químico.
C- Segurança 3.1 – Patrimonial
•Gestão de sinistros •Melhoria das condições para Agilidade ao atendimento:
execução do trabalho e possibilidade Solicitante.
(Combate a de perda da informação. Intimações.
incêndio, roedores etc.).
Fiscalizações
3.2- Informação
•Controle de acesso (Furto)
•Divisão do acervo em:
•Histórico /
Operacional
3.3- Trabalho (Equipe)
D- Digitalização •Preparação da mão de obra Redução em 40% do volume
•Redução do risco de para
acidente. a ser migrado( índice de
introdução da tecnologia.
duplicidade documental).
•Preparação da documentação
Preparação do Pessoal para
Preparação do acervo migração da mídia papel versus
mídia digital.
GED 2010
Legenda: MOD – Mão de obra direta

16. ROI e cronograma
Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Bimestre 1
Abr Mar
Ações 15/04
Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev
16/03
30/09 31/11 31/01
1- Padronizar
2- Adequação Layout R$ 48.200,00
9.640 9.640 9.640 9.640 9.640
3- Adequação de Paletes
R$ 219.710,00
para Estantes.
36.619 36.619 36.619 36.619 36.619 36.619
4- Adequação Metodológica
de Gestão do Acervo R$ 95.700,00
Varredura de conteúdo 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700
5- Cortinas de proteção R$ 114.445,00
Contra Pó Químico 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349
11 meses
8.700 18.340 54.960 71.308 71.308 71.308 61.668 61.668 25.045 25045 8.700
R$ 81.990,00 R$213.924,00 R$148.391,00 R$ 33.745,00 R$ 478.055,00
1.728 / 3 = 576 10.080 / 3= 3.360 15.120 / 3= 5.040 26.667 / 3= 8.890 R$ 356.043,00
R$ 25.056,00 no decorrer
R$ 14.616,00 R$ 21.924,00 R$ 38.667,00
X 8 meses= do
X 5 meses= X 2 meses= X 1 meses=
R$ 200.448,00 projeto
R$ 73.080,00 R$ 43.848,00 R$ 38.667,00
Inicio / Fim operacional R$ 334.800,00 (Redução de MOD) + R$ 356.043,00 (Valor do Espaço Aberto no PE R$ 1,45) = R$ 690.843,00.
ROI : R$ 478.055,00 / R$ 690.843,00 = Projeto com pay back no decorrer do período de execução. GED 2010
RM: Ponto de Equilíbrio de R$ 1,45

17. Retorno Organizacional = Melhoria do Ambiente
Vídeo Google
GED 2010

18. Retorno Organizacional = Gestão do Conhecimento
“Nada há de permanente exceto a
mudança.” – Heráclito (450 a.C.)
GED 2010