O documento discute a importância da gestão da informação e do conhecimento, o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e como ele funciona, um caso de sucesso de implantação de GED em uma empresa portuária, os serviços e tecnologias envolvidos em GED e as perspectivas para o mercado de trabalho em tecnologia da informação.

1. informacao
tecnologia
GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS
em busca do conhecimento
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2. PROGRAMAÇÃO
TEMAS
 Importância da gestão de informação
/conhecimento
 Conceito de GED
 Case (ilustrar)
 GED Serviços
 GED Tecnologias
 Mercado de trabalho TI
DURAÇÃO
 Exposição dos temas: 50 minutos
 Perguntas: 15 minutos
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3. In stitu cio n a l
A Z A P T ra d e d e s e n v o lv e o s e u tra b a lh o d e s d e
1 9 9 8 p a ra e m p re s a s d is trib u id a s e m to d o o
te rritó rio n a c io n a l.
C o m p ro fis s io n a is a lta m e n te q u a lific a d o s , a Z A P
T ra d e d e s e n v o lv e e im p le m e n ta s o lu ç õ e s s o b
m e d id a p a ra e m p re s a s c o m p ro m e tid a s q u e
d e s e ja m e s ta b e le c e r d ife re n c ia is c o m p e titiv o s n o s
m e rc a d o s e m q u e c o m p e te m .
T E C N O L O G IA C O N S U LT O R IA
DA &
IN F O R M A Ç Ã O ES T U D O S
ár e a d e a p o io ár e a d e a p o io
g am e s &
t r e in a m e n t o s
e n t r e t e n im e n t o
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Fone: 13 32192277 – www.zaptrade.com.br

4. 1 Importância da gestão da informação/conhecimento
A informação hoje é um dos ativos
mais importantes da Organização. É
preciso cada vez mais, reter o
conhecimento, não permitindo que o
mesmo fique centralizado apenas
em seus profissionais. E é
justamente neste ponto que os
sistemas de tecnologia da
informação aliados aos conceitos de
gestão estão trazendo soluções que
permitem resolver estes problemas.
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5. 1 GED/ECM – Visão Global
1
Gestão do GED x ECM. Para facilitar a
didática, utilizaremos
Conhecimento apenas a sigla GED. Porém,
estaremos nos referindo aos
dois conceitos, que tem por
diferença apenas o uso da
*GED/ECM internet como base de
aplicação.
informação tecnologias
serviços
agregados
Gestão
Documental
*GED = Gerenciamento Eletrônico de Documentos
*ECM = Enterprise Content Management
(Gestão de Conteúdo Empresarial)
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6. 1 GED – Conceito
2
O que é? Onde se aplica? Como funciona?
 Conjunto de ferramentas que  Tais documentos podem ser das  Através da análise documental,
permite o gerenciamento dos mais variadas origens e mídias, como elaboração de tabelas de
ativos de informação, papel, microfilme, som, imagem temporalidade, organização de
compreendendo todo o seu ciclo de e mesmo arquivos já criados na arquivo físico, a indexação dos
vida, seu processo, sua forma e forma digital. documentos, digitalização,
tempo de armazenamento e armazenamento lógico,
descarte, efetuados de forma digital visualização das imagens,
e legalmente embasados. expurgo e contingência (back-ups
em mídia(s)).
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7. 1 GED – Composição
3
Conjunto
Tecnologia
GED
Serviços
Agregados
Integração
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8. 2 GED – Case completo (ilustrar)
Operador Portuário
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9. 2 GED – Case completo (ilustrar)
1
FOTOS DO ARQUIVO INATIVO
 12 milhões de documentos
 300 mil novos documentos mensalmente
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10. 2 GED – Case completo (ilustrar)
2
 01 matriz para cada 4 cópias
 66% do arquivo era desnecessário
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11. 3 GED – Serviços
Abrange técnicas arquivísticas e avaliação de
tecnologia da informação.
ETAPA 1 - Serviços O objetivo consiste em entender e mapear o
fluxo, a utilização, o destino e o arquivamento
MAPEAMENTO das informações corporativas, para executar as
seguintes atividades:
TEMPORALIDADE
 Dimensionamento do volume de arquivo;
 Classificação dos documentos gerados (tipos,
PRODUÇÃO assuntos, etc.);
 Elaboração da tabela de temporalidade
ETAPA 2 - tecnologia documental.
 Mapeamento da estrutura de arquivamento
físico e de tecnologia (hardware e software)
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12. 3 GED – Serviços
1
inicio
ETAPA 1 - Serviços
1. Recebimento de 2. Baixa das Nfs
E11, E14 e E16 do via sistema do
MAPEAMENTO faturamento contas a receber
Assist .contabil Assist .contabil
TEMPORALIDADE
E11, E14
PRODUÇÃO e E16
ETAPA 2 - tecnologia
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13. 3 GED – Serviços
2
 Classificação do documento
 Validade Legal
 Tempo de Guarda
ETAPA 1 - Serviços  Legislação
 Destinação final
MAPEAMENTO
TEMPORALIDADE
PRODUÇÃO
ETAPA 2 - tecnologia
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14. 3 GED – Serviços
3
Preparação dos Microfilmagem
Documentos
ETAPA 1 - Serviços
MAPEAMENTO
TEMPORALIDADE Digitalização Indexação
PRODUÇÃO
ETAPA 2 - tecnologia
Armazenamento Consulta
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15. 4 GED – Tecnologia
TECNOLOGIA BREVE DESCRIÇÃO
Document Imaging (DI)  Conversão do documento físico papel em documento eletrônico
Document Management (DM)  Gerenciamento eletrônico da informação
*OCR/ICR  Aplicativos que reconhecem caracteres a partir da imagem.
Workflow  Gerencia a regra do negócio através de aplicação
*COLD/ERM...  Gerenciamento de relatórios e massa de dados
*OCR = Optical Character Recognition
*ICR = Intelligent Character Recognition
*COLD = Computer Output to Laser Disc
*ERM = Enterprise Reports Management
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16. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
1
 O Organizer é uma solução web,
desenvolvida no Brasil, totalmente
customizável, que integra a Gestão
Eletrônica de Documentos (GED/ECM) ao
Gerenciamento de Processos (BPM).
 Solução composta por ferramentas e
serviços que permitem a Gestão da
Informação e do Conhecimento
Corporativo.
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17. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
2
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18. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
2
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19. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
2
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20. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
2
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21. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
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22. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
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23. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
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24. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
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25. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
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26. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
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27. 2 GED – Tecnologia
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28. 2 GED – Tecnologia
É POSSÍVEL SELECIONAR AS BASES DE DADOS DE ACORDO COM O PERFIL DO
USUÁRIO LOGADO.
EXTRATOR DINÂMICO DE ACORDO COM AS INFORMAÇÕES DA BASE DE DADOS
SELECIONADA.
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29. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
2
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30. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
2
Operador Portuário
BENEFÍCIOS PÓS-IMPLANTAÇÃO
 Redução de custos com armazenamento de documentos;
 Redução de custos com impressão;
 Ganho de espaço físico;
 Organização;
 Compartilhamento de informações com segurança;
 Conhecimento preciso do tempo de guarda dos documentos;
 Alta velocidade e precisão na localização de documentos;
 Aumento na produtividade;
 Grande melhoria no processo de tomada de decisões;
 Melhor atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e precisas.
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31. 4 GED – Tecnologia / ORGANIZER
3
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32. 5 Mercado de Trabalho TI
PERFIL DO PROGRAMADOR /
ANALISTA (IDEAL)
 Estuda
 Gosta muito do que faz
 Dinâmico
 Trabalha sob pressão
DIFICULDADE EM CONTRATAR
RECURSOS
 Qualificação
 Experiência
 Comprometimento
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33. 5 Mercado de Trabalho TI
1
PROGRAMADOR (free lance)
X
SOFTWARE HOUSE (empresa)
 Compartilha conhecimento
 Troca experiências
 Divide responsabilidades
INTEREÇÃO ENTRE ÁREAS E
PROFISSIONAIS
 Equipe multidisciplinar
 Áreas complementares
SOLUÇÃO X APLICAÇÃO
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34. 5 Mercado de Trabalho TI
2
A Tecnologia da informação tem um dos
mercados mais promissores da atualidade. Para
que as oportunidades possam ser bem
aproveitadas é necessário que os profissionais
da área busquem qualificação, estejam
dispostos a compartilhar conhecimento e a se
relacionar (trabalhar em equipe).
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35. Reinaldo Silvestre
Sócio proprietário da empresa ZAP Trade onde atua como
consultor. Graduado em administração de empresas e MBA
em gestão empresarial (FGV) é especialista em soluções
GED/ECM, estudos e consultoria com ênfase em
planejamento e gestão estratégica. Ministra cursos e palestras
sobre temas comportamentais para o segmento corporativo.
Rua Vasconcelos Tavares, 25, cj 51
Centro – Santos (SP)
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e-mail: reinaldo@zaptrade.com.br
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