PROCESS SPECIFICATION - FI-CO MODULES

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PROCESS SPECIFICATION - FI-CO MODULES

  1. 1. ! 
 MIT 041/042 – Especificação e Fluxograma de Processos Controladoria Cliente: Exemplo Ltda. Projeto: TEXVHX L001 Versão: 01
  2. 2. 2 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO SUMÁRIO 1. DESCRIÇÃO DO MACRO PROCESSO. 3..................................................................... DIAGRAMA DO MACRO PROCESSO 4................................................................................ 2. Contabilidade 5.............................................................................................. Fluxograma do sub-processo. 6.................................................................................................. Descrição detalhada do sub-processo. 7....................................................................................... 3. Informações do sub-processo. 8........................................................................... 1. Saídas do Sistema (opcional) 8................................................................................. 2. Origem dos dados 8.............................................................................................. 3. Conversão 8....................................................................................................... 4. Restrições/Fora de Escopo 8.................................................................................... 4. RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES 9................................................................... 5. Patrimônio 10.................................................................................................. Fluxograma do sub-processo. 11.................................................................................................. Descrição detalhada do sub-processo. 12....................................................................................... 6. Informações do sub-processo. 13........................................................................... 5. Saídas do Sistema (opcional) 13................................................................................. 2. Origem dos dados 13.............................................................................................. 3. Conversão 13....................................................................................................... 4. Restrições/Fora de Escopo 13.................................................................................... 7. RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES 14................................................................... 8. Arquivos magnéticos 15...................................................................................... Fluxograma do sub-processo. 16.................................................................................................. Descrição detalhada do sub-processo. 17....................................................................................... 9. Informações do sub-processo. 19........................................................................... 5. Saídas do Sistema (opcional) 19................................................................................. 2. Origem dos dados 19.............................................................................................. 3. Conversão 19....................................................................................................... 4. Restrições/Fora de Escopo 19.................................................................................... 10.RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES 20...................................................................
  3. 3. MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3 3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 1. DESCRIÇÃO DO MACRO PROCESSO. A Exemplo Ltda está situada na cidade de Itajaí, onde atende a demanda de logística e armazenagem nos processos de importação e exportação dos portos de Navegantes e Itajaí. Desta forma, a operação de armazenagem e a prestação de serviços logísticos são responsáveis pela composição da receita da empresa. O objetivo principal deste mapeamento é documentar a maneira como a empresa trata seus processos operacionais e unificar as informações, visando ganhos na utilização do ERP, bem como atender as exigências legais e gerenciais para auxiliar na tomada de decisões. O processo de controladoria contempla os módulos de contabilidade e controle patrimonial, estes módulos são responsáveis pelo controle de todos os movimentos contábeis e extração de relatórios fiscais, legais e gerenciais. De acordo com essa necessidade mapearemos, basicamente, os processos de: • Contabilidade • Patrimônio • Arquivos magnéticos o Sped contábil o Fcont
  4. 4. 4 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO DIAGRAMA DO MACRO PROCESSO
  5. 5. MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3 5 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 2. Contabilidade 1. Estrutura da empresa A Exemplo Ltda não possui filiais, é formada apenas pela empresa situada em Itajai. 2. Plano de contas A empresa irá utilizar um plano de contas que no momento está sendo reestruturado, por isso a máscara contábil será definida no momento da parametrização. De acordo com os níveis da máscara contábil parametrizados serão definidas as características e atributos de cada conta contábil. Também optou por utilizar a estrutura de AEN que permite diferenciar os movimentos de suas atividades e controlar o resultado por linha de receita. O centro de custo divide a empresa em áreas, visando um melhor gerenciamento contábil. O uso do centro de custo facilitará o conhecimento dos gastos nos processos produtivos e atividades da empresa, fornecendo o custo de produção do período. Serão cadastrados centros de custos gerais. 3. Módulos geradores Os módulos gerados de informações contábeis serão VDP, CAP, CRE, SUP (REC), TRB, PAT, CON e AUT. As informações da folha de pagamento serão importadas para o contábil através da rotina de importação de arquivo TXT. A rotina do módulo AUT permite criar lançamentos automáticos visando à apropriação de despesas que representam um mesmo fato gerador durante vários segmentos contábeis. Como por exemplo, seguro e IPTU parcelado. A contabilização do faturamento será realizada no VDP, com as informações obtidas através da integração WMS – Logix. 4. Fechamentos mensais O fechamento contábil tem como objetivo efetuar o fechamento de segmentos do período, apurando os saldos das contas. A Exemplo Ltda definiu que o processo de fechamento será de forma mensal, após conciliação dos módulos recebedores de informação será feito fechamento da contabilidade. O processo consiste na integração de lotes, importação de arquivo texto com lançamentos de módulos não logix, lançamentos manuais, conciliação e análise do balancete.
  6. 6. 6 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO Fluxograma do sub-processo. Início Estruturar o Plano de Contas através do cadastro das contas patrimoniais e gerenciais. Efetuar integração de lotes gerados pelos módulos de integração e sistemas específicos. Ratear os valores de contas com base em percentuais informados. Processar o encerramento do período contábil, apurando o resultado do exercício. Disponibilizar demonstrativos financeiros específicos para cada empresa. Contabilidade Criação do plano de contas. Integração de lotes. Rateios. Fechamento mensal. Encerramento Exercício Gerador de relatórios FIM Fechamento de segmentos contábeis do período, apurando os saldos das contas.
  7. 7. MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3 7 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO Descrição detalhada do sub-processo. Nome Descrição Transação Módulo/Menu Opção P – Padrão E - Específica Escopo S – Sim N - Não Classificação Fora Escopo D – Desejável N - Necessária Contabilidade Permite ao usuário o controle de todos os movimentos contábeis e extração de relatórios fiscais, legais e gerenciais. Controladoria/ Contabilidade P S -- Cadastro do plano de contas. Estruturar o Plano de Contas através do cadastro das contas patrimoniais e gerenciais, de acordo com os níveis da máscara contábil parametrizados, onde serão definidas as características e atributos de cada conta contábil. Controladoria/ Contabilidade/ Plano de contas P S -- Integração dos lotes. Efetuar integração de lotes gerados pelos módulos de integração e sistemas específicos. Pode ser realizada diretamente pelos módulos geradores da informação ou via arquivo texto. Controladoria/ Contabilidade / Lançamentos / P S -- Rateios Ratear os valores de contas com base em percentuais informados ou custos indiretos de produção entre centros de custo e ordens de serviço conforme bases de rateio. Controladoria/ Contabilidade/ Rateios entre contas/ P S -- Fechamento mensal Efetuar o fechamento de segmentos contábeis do período, apurando os saldos das contas. Controladoria/ Contabilidade/ Fechamento/ P S -- E n c e r r a m e n t o d o Exercício O encerramento de exercício pode ocorrer em qualquer segmento de período. Normalmente os períodos estão associados a “anos”, os segmentos a “meses” e o encerramento ocorre no décimo segundo segmento, ou seja, em dezembro. Controladoria/ Contabilidade/ Fechamento / P S Gerador de relatórios Ferramenta destinada ao usuário final, que vem suprir a necessidade de disponibilizar demonstrativos financeiros específicos para cada empresa. Controladoria/ Contabilidade/ G e r a d o r d e relatórios / P S Fim do subprocesso
  8. 8. 8 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 3. Informações do sub-processo. 4.1. Saídas do Sistema (opcional) 4.2. Origem dos dados 4.3. Conversão 4.4. Restrições/Fora de Escopo Relatório Descrição/Associação ao sub-processo Comentários Fechamento mensal Fechamento mensal da contabilidade. Relatórios gerenciais Geração de relatórios gerencias. Nome Descrição Comentários M ó d u l o s Geradores Todos os módulos geradores de movimentação contábil integram na contabilidade automaticamente I m p o r t a ç ã o arquivo txt São os lançamentos contábeis são importados através de arquivo TXT. L a n ç a m e n t o s Manuais São os lançamentos contábeis digitados manualmente pela contabilidade. Conversão Descrição Comentários Não identificadas Nome Descrição Comentários Criticidade Não identificadas
  9. 9. MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3 9 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 4. RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES Nome Empresa/Função Assinatura Data Contador Contador Diretor Diretor de logística e operação
  10. 10. 10 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 5. Patrimônio 5.1. Ordens de serviço: Nesta rotina são efetuados os cadastros e manutenções das informações básicas dos bens em fase de construção, implantação ou montagem. As informações necessárias são centros de custos, tipo de depreciação, agrupamento, AEN e localização. Com a rotina automática de importação de gastos para dentro do patrimônio é possível fazer interface com outros módulos como suprimentos, contas a pagar e contabilidade. E através de relatórios é possível controlar os gastos e fazer acompanhamento das movimentações ocorridas em determinados períodos. 5.2. Bens: O cadastro dos bens é o ponto de partida para o controle do imobilizado. Este processo pode ocorrer de duas maneiras, efetivado através da rotina de Ordem de Serviço ou incluído através da rotina da importação de imobilizado pronto. Através da interface com o módulo de suprimentos é possível importar informações para dentro do imobilizado sem a necessidade de incluir manualmente, apenas fazendo manutenção das informações utilizadas no cálculo mensal do módulo. A rotina de baixas pode ser feita automaticamente através da emissão de uma nota fiscal no módulo de VDP, desde que a natureza de operação utilizada esteja parametrizada. Atualmente a Q - Log não possui controle de bens, apenas apura o valor da depreciação mensal. Foi solicitada a empresa o levantamento das informações dos bens como, número de nota fiscal, CNPJ dos fornecedores, descrição do bem, valor de aquisição, entre outras informações necessárias para implantação dos saldos patrimoniais. 5.3. Processos complementares: O controle patrimonial possui algumas rotinas complementares, como por exemplo, a inclusão de bens com data retroativa ao do sistema, transferência de bens entre empresas, emissão de relatórios patrimoniais e controle de tributos sobre depreciação. Os tributos pis e cofins incidem sobre aquisição e serão utilizados para geração da EFD - Contribuição. 

  11. 11. MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3 11 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO Fluxograma do sub-processo.
  12. 12. 12 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO Descrição detalhada do sub-processo. Nome Descrição Transação Módulo/Menu Opção P – Padrão E - Específica Escopo S – Sim N - Não Classificaçã o Fora Escopo D – Desejável N - Necessária Cadastro de OS na contabilidade Efetuar o cadastro de Ordens de Serviço criadas para controle das imobilizações em andamento, bens em construção, implantação e montagem. Controladoria/ Contabilidade/Plano de contas. P S -- Interface com módulos de SUP/CAP/CON Importar os gastos com ordens de serviço, através da interface com os módulos Contas a Pagar, Suprimentos e Contabilidade. Controladoria/Patrimônio/ Processos/ Ordens de serviço. P S -- Cadastro de Patrimônio Efetuar a implantação e as modificações do inventário, cujas informações servirão de base para todos os bens deste inventário. Controladoria/Patrimônio/ Processos/Patrimônio. P S -- L a n ç a m e n t o s contábeis Gerar os lançamentos contábeis da depreciação, baixa, efetivação da ordem de serviço e transferências, e efetuar a integração contábil de forma automática ou manual. Controladoria/Patrimônio/ Rotinas/Contabilização. P S -- Relatórios Emitir os relatórios de Depreciação/Correção Monetária, Dados Correntes e Razão Auxiliar. Controladoria/Patrimônio/ Relatórios P S -- F i m d o Subprocesso
  13. 13. MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3 13 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 6. Informações do sub-processo. 4.5. Saídas do Sistema (opcional) 4.2. Origem dos dados 4.3. Conversão 4.4. Restrições/Fora de Escopo Relatório Descrição/Associação ao sub-processo Comentários N ã o h á s a í d a s específicas. Nome Descrição Comentários S u p r i m e n t o s , Contas a pagar e contabilidade. Importar os gastos com Ordens de Serviço e inventários prontos, através da interface com os módulos Contas a Pagar, Suprimentos e Contabilidade. Inclusão manual Permite incluir ou efetuar manutenção das parcelas dos inventários manualmente. Conversão Descrição Comentários Não identificadas Nome Descrição Comentários Criticidade N ã o identificados
  14. 14. 14 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 7. RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES Nome Empresa/Função Assinatura Data Contador Contador Diretor Diretor de logística e operação
  15. 15. MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3 15 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 8. Arquivos magnéticos 8.1. Sped contábil A Q - Log está sujeita à tributação do imposto sobre a renda com base no lucro real, ficando assim obrigada à entrega do arquivo da ECD, escrituração contábil digital. Através do módulo SPED Contábil a escrituração contábil será enviada em formato digital ao Ambiente Nacional SPED. 8.2. Fcont O FCONT é um programa eletrônico no qual deverá efetuar a escrituração das contas patrimoniais e de resultado, destinado obrigatoriamente e exclusivamente às pessoas jurídicas sujeitas ao Lucro Real e ao RTT. Seu objetivo é reverter os efeitos tributários oriundos dos lançamentos que modifiquem o resultado (receitas, custos e despesas) para fins de apuração do lucro real e da base de cálculo da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), instituída pela Lei nº 11.638/07 e a Lei nº 11.941/09 (RTT), devendo ser considerados, para fins tributários, os métodos e critérios contábeis vigentes em 31 de dezembro de 2007. A Q - Log está sujeita à tributação do imposto sobre a renda com base no lucro real, ficando assim obrigada à entrega do Fcont.
  16. 16. 16 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO Fluxograma do sub-processo. Início Processo Ajustes Lançamentos Compl. CNC4000 Cadastro Informações da Empresa CON10186 Cadastro de outras Informações CON10186 Relac. Plano de contas Referencial CON1086 Cadastro Informações Signatários CON10186 Relacionamento Signatários CON10186 Cadastro contas PL CON10186 SIM Situação Especial NÃO Cadastro Situação Especial CON10186 Escrituração Descentralizada? Empresa Escri.Descen. CON10186 Geração Arquivo CON10186 NÃO SIM Escri. Resumida com Diário Auxiliar? Grava Movimentos Auxiliares. SIM Finalidade do Livro Diário Auxiliar CON10186 Relac. Diário Auxiliar e Geral. CON10186 Geração do Arquivo CON10186 Fim Processo NÃO SPED CONTÁBIL E FCONT
  17. 17. MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3 17 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO Descrição detalhada do sub-processo. Nome Descrição Transação Módulo/Menu Opção P – Padrão E - Específica Escopo S – Sim N - Não Classificaçã o Fora Escopo D – Desejável N - Necessária D a d o s E m p r e s a / Signatários. Para iniciar o processo de geração do SPED Contábil deverão ser cadastradas algumas informações, como por exemplo, cadastro de todas as empresas do grupo, outras inscrições e dados dos signatários. Controladoria/Contabilidade/ Sped Contábil P S --- R e l a c i o n a m e n t o Plano de contas. A empresa deverá efetuar o relacionamento entre a conta cadastrada no plano de contas Logix e a conta relacionada cadastrada na instituição responsável pela manutenção do plano de contas referencial. Controladoria/Contabilidade/ Sped Contábil P S --- C a d a s t r o D e m o n s t r a ç õ e s contábeis. Deverá ser realizada a criação da estrutura das contas agrupadas por sequencia de item, para os demonstrativos contábeis para o ECD. Os demonstrativos Oficiais para o ECD são o Demonstrativo do Resultado do Exercício e Balanço Patrimonial. Controladoria/Contabilidade/ Sped Contábil P S ---
  18. 18. 18 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO Geração do arquivo. Para a geração do arquivo para o ECD, será necessário o período fechado e encerrado. Deverá ser informado o tipo da escrituração para a emissão do arquivo. Controladoria/Contabilidade/ Sped Contábil P S --- Fim do Subprocesso
  19. 19. MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3 19 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 9. Informações do sub-processo. 4.5. Saídas do Sistema (opcional) 4.2. Origem dos dados 4.3. Conversão 4.4. Restrições/Fora de Escopo Relatório Descrição/Associação ao sub-processo Comentários Não há saídas específicas. Nome Descrição Comentários L a n ç a m e n t o s Contábeis. São originados pelos lançamentos contábeis. Conversão Descrição Comentários Não identificadas Nome Descrição Comentários Criticidade N ã o identificados
  20. 20. 20 MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3 ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO 10.RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES Nome Empresa/Função Assinatura Data Contador Contador Diretor Diretor de logística e operação

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