Formação Excel para a Administração Pública - parte 4

1. FOLHA DE CÁLCULO
Fórmulas e Funções
LÓGICA, CONSULTA E REFERÊNCIA
4

2. FICHA TÉCNICA
Título: Folha de Cálculo - Fórmulas e Funções - 4. Lógica, Consulta e Referência
Autor: Luís Garcia
Editor: INA, I.P.
Local de edição: Lisboa
Data de edição: julho de 2022
Reprodução autorizada, exceto para fins comerciais, mediante indicação da fonte.
O conteúdo deste documento é da exclusiva responsabilidade do autor.

3. ÍNDICE
UMA QUESTÃO DE LÓGICA
Funções para verificar condições num teste lógico ........................................................ 2
Função para verificar se o cálculo numa célula apresenta erro .................................... 3
Função para verificar várias condições num teste lógico ............................................... 4
Função para converter lista - vertical ou horizontal ........................................................ 5
PARA CONSULTAR COM REFERÊNCIA UMA PARTE SIMPLES
Função para visualizar Fórmula ou Função como texto ................................................. 5
Função para pesquisar dados horizontalmente numa tabela ....................................... 6
Função para pesquisar dados verticalmente numa tabela ............................................ 6
Função para pesquisar dados numa tabela .................................................................... 7
PARA CONSULTAR COM REFERÊNCIA OUTRA PARTE SIMPLES
Função para contar número de colunas de uma tabela ................................................ 8
Função para contar número de linhas de uma tabela ................................................... 9

4. Este documento sintetiza os conteúdos presentes no curso Folha de Cálculo -
Fórmulas e Funções - 4. Lógica, Consulta e Referência, desenvolvido pelo Instituto
Nacional de Administração (INA, I.P.), e oferece-lhe dicas e muito mais sobre as
potencialidades da folha de cálculo do Microsoft Excel.
Sobre o documento
1

5. UMA QUESTÃO DE LÓGICA
FUNÇÕES PARA VERIFICAR CONDIÇÕES NUM TESTE LÓGICO
Para aferir se todas as condições num determinado teste são verdadeiras ou falsas,
pode-se utilizar a Função E. Vejamos um exemplo:
Exemplo, se na célula A1 o valor inserido for 10 e na célula B1 for 9, a Função
apresentará como resultado FALSO.
O resultado do exemplo apresentado acima mostrará "VERDADEIRO", se todas as
condições do teste lógico se verificarem, ou "FALSO", se uma ou mais condições não
se verificarem.
2
=E(A1>=10;B1>=10)
Comece sempre com
o sinal de igual
1.ª condição
que pretendemos
verificar
2.ª condição
que pretendemos
verificar
SABIA QUE...
Num teste lógico, pode fazer até 255 comparações.
Para verificar se, pelo menos, uma das condições num determinado teste lógico é
"VERDADEIRA" ou "FALSA", pode-se utilizar a Função OU. Vejamos um exemplo:
=OU(A1>=10;B1>=10)
Comece sempre com
o sinal de igual
1.ª condição
que pretendemos
verificar
2.ª condição
que pretendemos
verificar

6. 3
Exemplo, se na célula A1 o valor inserido for 10 e na célula B1 for 9, a Função
apresentará como resultado VERDADEIRO.
A Função SE permite verificar uma condição e atribuir um valor "VERDADEIRO" ou
"FALSO". Vejamos um exemplo:
A Função SE pode ter dois resultados: o primeiro, se a comparação for considerada
"VERDADEIRA"; o segundo, se a comparação for considerada "FALSA".
Por exemplo, se na célula A1 o valor inserido for 12, a Função apresentará como
resultado "Aprovado".
=SE(A2>=10;"Aprovado";"Reprovado")
Comece sempre com
o sinal de igual
Condição
que pretendemos
verificar
Texto a apresentar caso
a condição seja verdadeira
Texto a apresentar caso
a condição seja falsa
FUNÇÃO PARA VERIFICAR SE O CÁLCULO NUMA CÉLULA
APRESENTA ERRO
A Função SE.ERRO permite detetar erros numa Fórmula devolvendo um texto
especificado se a Fórmula contiver erro. Vejamos um exemplo:
=SE.ERRO(A2;"Valor errado")
Comece sempre com
o sinal de igual
Texto a aparecer no caso de erro
Célula que pretendemos verificar

7. 4
Por exemplo, se na célula A2 estiver escrito “#DIV/0”, a Função apresentará como
resultado “Valor Errado”.
FUNÇÃO PARA VERIFICAR VÁRIAS CONDIÇÕES NUM TESTE
LÓGICO
A Função SE.S, disponível a partir da versão 2019 do Microsoft Excel, permite
verificar uma condição e atribuir mais do que um valor verdadeiro ou falso. Vejamos
um exemplo:
=SE.S(A2>=18;"MB";A2>=14;"Bom";A2>=10;"Suf";A2<10;"Insuf")
Comece sempre
com o sinal de igual
1.ª condição
que pretendemos
verificar
2.ª condição
que pretendemos
verificar
3.ª condição
que pretendemos
verificar
4.ª condição
que pretendemos
verificar
Texto a apresentar *
Texto a apresentar *
*Texto a apresentar caso a respetiva condição seja verdadeira.
Texto a apresentar *
Texto a apresentar *
Por exemplo, se na célula A2 estiver escrito “17”, a Função apresentará como
resultado “Bom”.
Lembre-se: o que pode fazer com a Função SE.S pode fazer com múltiplos SE.
ATENÇÃO!
Ao utilizar a Função SE.S, coloque os valores do maior para o
mais baixo. Desta forma, garante um resultado correto.
DO EXCEL PARA O MEU TRABALHO...

8. 5
Falar em Funções de LÓGICA é referir uma das ferramentas mais poderosas do
Excel. Dominar cada uma destas Funções vai representar para si um aumento de
produtividade ao analisar os mais diversos dados.
Aplique o que aprendeu ao seu trabalho diário e obtenha um incremento de
desempenho digital.
PARA CONSULTAR COM REFERÊNCIA UMA PARTE
SIMPLES
FUNÇÃO PARA CONVERTER LISTA - VERTICAL OU HORIZONTAL
A Função TRANSPOR permite alternar ou girar células, listando dados de coluna em
linha ou de linha em coluna. Vejamos um exemplo:
=TRANSPOR(A2:A8)
Comece sempre com
o sinal de igual
Conjunto de células que pretendemos
converter
Identifica um intervalo
de A2 a A8
Por exemplo, o conteúdo da coluna A, células de A2 a A8 será transposto para a linha
pretendida.
FUNÇÃO PARA VISUALIZAR FÓRMULA OU FUNÇÃO COMO TEXTO
Para as situações que necessita de visualizar a Fórmula utilizada ao invés do
respetivo resultado, pode recorrer à Função FÓRMULA.TEXTO. Vejamos um exemplo:

9. 6
Por exemplo, se na célula A2 for visível o resultado da Formula "=soma(D1:D4)", a
Função apresentará como resultado o texto "=soma(D1:D4)".
=FÓRMULA.TEXTO(A2)
Comece sempre com
o sinal de igual
Célula cuja fórmula
pretendemos visualizar
=PROCH(B6;A2:E2;2;0)
Comece sempre com
o sinal de igual
"H" de Horizontal
valor
pesquisado
matriz
de pesquisa
linha a considerar
na matriz
tipo de pesquisa,
no caso pesquisa exata.
FUNÇÃO PARA PESQUISAR DADOS HORIZONTALMENTE NUMA
TABELA
A Função PROCH procura um valor específico na linha superior de uma tabela e
visualiza um valor na mesma coluna de uma linha especificada na tabela, ou seja,
permite pesquisar dados numa linha de uma dada tabela. Vejamos um exemplo:
Por exemplo, se na célula B6 estiver escrito o nome do funcionário “Joana”, no
intervalo de células A1 a E1 estiverem escritos os nomes de todos os funcionários e
no intervalo de células A2 a E2 estiverem escritas as idades dos funcionários a
Função apresentará como resultado a idade do funcionário cujo nome é “Joana”.
FUNÇÃO PARA PESQUISAR DADOS VERTICALMENTE NUMA
TABELA
A Função PROCV é a solução quando precisa de encontrar conteúdos numa tabela
ou num intervalo por linha, ou seja, permite pesquisar dados numa coluna de uma
tabela. Vejamos um exemplo:

10. 7
=PROCV(A2;B2:C8;2;0)
Comece sempre com
o sinal de igual
"V" de vertical
valor
pesquisado
matriz
de pesquisa
linha a considerar
na matriz
tipo de pesquisa,
no caso pesquisa exata
Por exemplo, se na célula A2 estiver escrito o número de funcionário “1817”, no
intervalo de células B2 a B8 estiverem escritos números de funcionários e no
intervalo de células C2 a C8 estiverem escritos nomes de funcionários, a Função
apresentará como resultado o nome do funcionário cujo número é “1817”.
DO EXCEL PARA O MEU TRABALHO...
As Funções de CONSULTA e REFERÊNCIA são por vezes subestimadas. Esta é uma
ferramenta fantástica e dominá-la vai representar um aumento de produtividade ao
conduzir processo de pesquisa de dados em tabelas de grandes dimensões
Aplique o que aprendeu ao seu trabalho diário e obtenha um incremento de
desempenho digital.
PARA CONSULTAR COM REFERÊNCIA OUTRA PARTE
SIMPLES
FUNÇÃO PARA PESQUISAR DADOS NUMA TABELA
Para procurar um determinado dado numa dada tabela e visualizar a posição
relativa desse item no intervalo, pode utilizar a Função CORRESP. Vejamos um
exemplo:

11. 8
O resultado do exemplo apresentado será o número da linha da matriz onde o valor
pesquisado será encontrado.
Por exemplo, se na célula A2 estiver escrito “Janeiro” e no intervalo de células B2 a B8
estiverem escritos meses inequívocos, a Função apresentará como resultado o
número da linha da matriz onde é visível “Janeiro”.
=CORRESP(A2;B2:B8;0)
Comece sempre com
o sinal de igual
valor
a pesquisar
matriz
de pesquisa
tipo de pesquisa,
no caso pesquisa exata
A Função ÍNDICE permite visualizar um valor ou referência a um outro valor de uma
tabela, pesquisando por linha. Vejamos um exemplo:
=ÍNDICE(A2;B2:B8)
Comece sempre com
o sinal de igual
célula contendo o número
de linha a considerar
matriz
de pesquisa
Por exemplo, se na célula A2 estiver escrito “2”, a Função apresentará como
resultado o texto correspondente à célula B3, no caso a 2ª linha do intervalo.
FUNÇÃO PARA CONTAR NÚMERO DE COLUNAS DE UMA TABELA
A Função COLS permite contar o número de colunas numa determina tabela.
Vejamos um exemplo:
=COLS(A2:A8)
Comece sempre com
o sinal de igual
Células a considerar

12. 9
FUNÇÃO PARA CONTAR NÚMERO DE LINHAS DE UMA TABELA
A Função LINS permite contar o número de linhas numa determina tabela. Vejamos
um exemplo:
=LINS(A2:A8)
Comece sempre com
o sinal de igual
Células a considerar
DO EXCEL PARA O MEU TRABALHO...
A oferta das Funções de CONSULTA REFERÊNCIA não pode ser descartada por mais
complexa ou inadequada que a Função possa parecer.
Utilize esta potencialidade no seu trabalho diário e garanta um incremento de
eficácia ao nível da Folha de Cálculo.
Aplique o que aprendeu ao seu trabalho diário e obtenha um incremento de
desempenho digital.
Neste exemplo, a Função apresentará como resultado “1”.
Neste exemplo, a Função apresentará como resultado “7”.