Gestão Estratégica da Informação e Organização com ERP

Gestão Estratégica da Informação
Organização da Informação – ERP
Gestão Estratégica da Informação
Anibal Alberto Vilcapoma Ignacio
avilcap@vm.uff.br
Anibal Alberto Vilcapoma Ignacio
avilcap@vm.uff.br

Dados
Dados
Simples observações sobre o
Simples observações sobre o
estado do mundo
estado do mundo.
•Facilmente estruturado.
•Facilmente obtido por
máquinas.
Informação
Informação
Dado dotado de relevância e
Dado dotado de relevância e
propósito.
propósito.
•Requer unidade de análise.
•Exige consenso em relação
ao significado.
Conhecimento
Conhecimento
Informação valiosa da
Informação valiosa da
mente humana.
mente humana.
•Inclui reflexão, síntese,
contexto.
•De difícil estruturação.
Dados – Informação - Cohecimento
máquinas.
•Frequentemente quantificado.
•Facilmente transferível.
•Exemplos:
- Data de aniversário de um
cliente
- Quantidade de produção
- Custo de matéria-prima
- Número de empregados
ao significado.
•Exige necessariamente a
mediação humana.
•Exemplos:
- Aniversariante do mês (fato).
- Capacidade de produção
- Custo de venda de produto
- Produtividade do funcionário
•De difícil estruturação.
•De difícil captura em
máquinas.
•Frequentemente tácito.
•De difícil transferência.
•Exemplos:
- Abono de aniversário.
- Incremento da produção
abaixo da capacidade.
- Venda com rentabilidade
acima do padrão.
- Bônus pela produtividade

Introdução
Introdução
A organização da informação no contexto computacional encontra-se
bastante desenvolvida. Foram elaboradas várias linguagens e sistemas
de gerenciamento de dados capazes de realizar o trabalho. Este curso
não enfoca esta visão da organização da informação, mas mostra como
usar a tecnologia da informação para melhor atingir os objetivos das
usar a tecnologia da informação para melhor atingir os objetivos das
instituições.
A informação contribui de muitas formas para a elaboração e execução
mais eficazes das estratégias das instituições. As abordagens funcionais
distribuíram a responsabilidade quanto à informação entre funções: áreas
de informática, serviços de biblioteca, pesquisas de mercado etc. A
existência dessas funções na maioria das instituições mantém a disputa
pelo gerenciamento da informação e conduz a fragmentações e a
enfoques distintos mas com pouca interação eles.

A visão Presidente;
A visão do contador, do
diretor de órgão;
A visão do marketing;
Diferentes visões da informação
Diferentes visões da informação
6/22
6/22
A visão do marketing;
A visão da comunidade e do
cidadão.

A Gerência Funcional da
Informação
A Gerência Funcional da
Informação
Biblioteca
Área
de Informática
Área
Usuária
Assistentes
Executivos
Quem Executa o Gerenciamento da Informação?

Proposta de Gerência da Informação
Proposta de Gerência da Informação
Razões para uma proposta genérica para o gerenciamento de
informações:
1. A informação recebe ênfases diferentes em cada segmento econômico e
1. A informação recebe ênfases diferentes em cada segmento econômico e
em cada organização.
2. As diferentes tarefas dentro da gerência assumem diferentes níveis de
importância e valor entre as organizações.
Enfoques diferentes podem criar sistemas de informação ISOLADOS

Níveis de Sistemas de Informações
Níveis de Sistemas de Informações
Marketing Vendas Operações Finanças
Três Níveis de Sistemas de Informações
Marketing de
Produtos
Telemarketing
Vendedores
Processamento
de Ordens
Contas a
Receber
Sistema de Pedidos
de Clientes
(Grupo)
Sistema de Análise
de Vendas
(Pessoal)
Sistema de Geração
de Receitas
(Institucional)

Descrição de Sistema de Informações
Pessoal
Descrição de Sistema de Informações
Pessoal
Máquina
Dados
Pessoa
Máquina
Programas Procedimentos
Departamento
Pessoa

Descrição de Sistema de Informações em
Grupo
Descrição de Sistema de Informações em
Grupo
Trabalhador
Gerente
Dados
Organização
Trabalhador
Trabalhador

Descrição de Sistema de Informações da
Organização
Descrição de Sistema de Informações da
Organização
Departamento A Computadores
Instituições
Financeiras
Departamento C
Departamento B
Clientes
Vendedores
Computadores
e Programas

Organização dos dados
Sistemas de Extração Tradicionais
Sistemas de Extração Tradicionais

Arquitetura do Data Warehouse
• Principais tarefas efetuadas pelo DW
– Obter dados dos BDs operacionais
– Armazenar os dados
– Fornecer informações para tomada de decisão
– Administrar o sistema e os dados
• Principais componentes do DW
– Mecanismos para acessar e transformar dados
– Mecanismo para armazenamento de dados
– Ferramentas para análise de dados
– Ferramentas de gerência
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Estrutura Interna
• Requisitos do DW
– Eficiente
• Grande volume de dados imutáveis
• Processamento paralelo e/ou distribuído
– Confiável
– Confiável
• Funcionamento do sistema
• Resultado das análises
– Expansível
• Crescente volume de dados
• Maior número de fontes de dados
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Estrutura Interna
• Em geral são usados BDs relacionais para
armazenar os dados do DW
– Capazes de manter e processar grandes volumes
de dados
– Otimizados para lidar com dados imutáveis
– Otimizados para lidar com dados imutáveis
• As ferramentas de análise empregam:
– Técnicas de mineração de dados
– Inteligência artificial: redes neurais, fuzzy, etc.
– A Internet: Web mining, agentes móveis, etc.
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Estrutura Interna
BDs Operacionais
BDs Operacionais BDs Externos
BDs Externos
Clientes Operacionais
Clientes Operacionais
Clientes
Clientes Informacionais
Informacionais
Obtenção
de Dados
Data Warehouse
Busca de
Informações
Gerenciamento
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Estrutura Interna
• Obtenção de Dados
Oracle
Extrair Transformar Carregar
SQLServer
DB2
Arquivos
InterBase
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Extrair Transformar Carregar
• Dados
operacionais
• Dados
externos
• Limpar
• Reconciliar
• Aprimorar
• Sumarizar
• Agregar
• Organizar
• Combinar
várias fontes
• Popular sob
demanda
Data
Warehouse

Níveis de Sistema de Informação
Níveis de Sistema de Informação
Nível
Gerenciamento
Nível
Estratégico
Executivos
Gerências Médias
Fonte: Sistemas de Informações - Laudon & Laudon
Gerências Médias
Executivos
Gerências Médias
VENDAS/MKT
VENDAS/MKT INDUSTRIAL
INDUSTRIAL FINANÇAS
FINANÇAS CONTROLLER RH
CONTROLLER RH
Nível
Operacional
Gerenciamento
Nível
Conhecimento
Analistas
Funcionários
Operacionais
Analistas
Funcionários
Operacionais
Analistas
Funcionários
Operacionais

Tipos de SI
Tipos de SI
Executive Support
Systems -
(
(ESS)
ESS)
Managemente
Information
Sistemas - Nível Estratégico
Tendências Plano Plano Planejamento Planejamento
Vendas Operacional Previsão Orçamentário Pessoal
5 anos 5 anos Caixa(5anos)
VENDAS/MKT INDUSTRIAL
VENDAS/MKT INDUSTRIAL FINANÇAS CONTROLLER RH
FINANÇAS CONTROLLER RH
Sistemas - Nível Gerenciamento
Gerenciamento Controle Orçamento Análise Análises
Vendas Inventário Anual Investimentos Realocações
Fonte: Sistemas de Informações - Laudon & Laudon
Information
Systems - (MIS)
(MIS)
Decision Suport
Systems - (
(DSS)
DSS)
Knowledge Work
Systems - (KWS)
(KWS)
Office Automation
Systems - (OAS)
(OAS)
Transaction
Processing Systems -
(TPS)
(TPS)
Vendas Inventário Anual Investimentos Realocações
Análises vendas Escalonamento Análises Análises Análises custos
regionais Produção Custos Preços contratos
Sistemas
Sistemas -
- Nível Operacional
Nível Operacional
Contr.Máquinas Seguros Balancetes Compensações
Pedidos Vendas Chão Fábrica Contas a Pagar Treinamento
Faturamento Controle Materiais Caixa Contas a Receber Registros
Sistemas
Sistemas -
- Nível Informação (Conhecimento)
Nível Informação (Conhecimento)
Estação trabalho Estação trabalho
engenharia Gráfica
Processamento Armazenamento Calendários
textos imagens Eletrônicos

Características dos processamentos
Características dos processamentos
Tipos de
Sistemas
Informações de
entrada
Processamento Informações
de saída
Usuários
ESS Dados consolidados,
internos, externos
Gráficos, simulações,
interatividade
Projeções, respostas
por consultas
Executivos
DSS Modelos análises,
volume dados
pequenos
Interatividade,
simulações, análises
Consultas especiais,
análises de
decisões, respostas
por consultas
Assessorias
MIS Transações Rotinas de consultas, Consultas Gerências
MIS Transações
sumarizadas,
modelos simples
Rotinas de consultas,
modelos simples,
análises
Consultas
específicas e
sumarizadas
Gerências
médias
KWS Especificações de
projetos, base de
conhecimento
Modelagem,
simulações
Modelos, gráficos Assessorias
técnicas
OAS Documentos,
Escalas
Documentos,
gerenciamento,
classificação,
comunicação
Documentos,
escalas,
correspondências
Trabalhadores
de escritório
TPS Transações,
eventos
Classificação,
relações, inclusões,
atualizações
Consultas
detalhadas,
relatórios,
sumários
Pessoas
operacionais,
supervisores

Resumindo....
Resumindo....
Sistemas de
Sistemas de
Informação
Informação
Sistemas de Apoio
Sistemas de Apoio Sistemas de
Sistemas de
Sistemas de Apoio
Sistemas de Apoio
às Operações
às Operações
Sistemas de
Sistemas de
Apoio Gerencial
Apoio Gerencial
Sistemas de
Sistemas de
Processamento de
Processamento de
Transações
Transações
Sistemas de Controle de
Processos
Processos
Sistemas de Colaborativos
Sistemas de Informação
Gerencial
Gerencial
Sistemas de Apoio à
Decisão
Decisão
Executiva
Executiva

Resumindo ....
Resumindo ....
Sistemas de
Sistemas de
Informação
Informação
Sistemas de Apoio
Sistemas de
Sistemas de Apoio
Sistemas de Apoio
às Operações
às Operações
Sistemas de
Sistemas de
Apoio Gerencial
Apoio Gerencial
Sistemas de
Sistemas de
Processamento de
Processamento de
Transações
Transações
Processos
Processos
Sistemas de Gestão
Sistemas de Gestão
Integrado
Integrado -
- ERP
ERP
Controle de Processos Industriais
Controle de Processos Industriais
(uso sensores eletrônicos)
(uso sensores eletrônicos)
Colaboração entre Equipes/Grupos de
Colaboração entre Equipes/Grupos de
Trabalho
Trabalho -
- Correio Eletrônico,
Correio Eletrônico,
Videoconferência ...
Videoconferência ...

Resumindo....
Resumindo....
Sistemas de
Sistemas de
Informação
Informação
Sistemas de Apoio
Sistemas de
Sistemas de Apoio
Sistemas de Apoio
às Operações
às Operações
Sistemas de
Sistemas de
Apoio Gerencial
Apoio Gerencial
Gerencial
Gerencial
Decisão
Decisão
Executiva
Executiva
Relatório/Posições Padronizadas para Gerentes
Relatório/Posições Padronizadas para Gerentes
Apoio Interativo à Decisão
Apoio Interativo à Decisão -
- Planilhas p/ Simulação
Planilhas p/ Simulação
Informação elaborada especificamente para
Informação elaborada especificamente para
Executivos
Executivos -
- Informação crítica de fácil visualização
Informação crítica de fácil visualização

Modelos Matemáticos
SOFT – Sistema de Otimização
de Fluxos de Transporte
Modelos Matemáticos
SOFT – Sistema de Otimização
de Fluxos de Transporte
EXEMPLO DE DSS
Anibal V. Ignacio
Anibal V. Ignacio

Apresentação do Projeto
Revisão da Rede Logística
EXEMPLO DE DSS

ERP
Enterprise Resource Planning
Planejamento de recursos
empresariais

Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de
software desenvolvida para integrar os diversos
departamentos de uma empresa, possibilitando a
automatização e armazenamento de todas as
O que é ERP
O que é ERP
automatização e armazenamento de todas as
informações de negócios.

Para que serve o ERP
Têm um objetivo fundamental: controlar, integrar e
fornecer suporte a todos os processos de uma empresa –
operacionais, produtivos, administrativos e comerciais. O
ERP integra várias funções: controles financeiros,
contabilidade, folha de pagamento, faturamento, compras,
produção, estoque e logística. Possibilita um fluxo de
informações único, contínuo e consistente por toda a
informações único, contínuo e consistente por toda a
empresa, o que permite administrar os negócios em uma
única base de dados. É um instrumento para a melhoria de
processos e das informações online e em tempo real. Em
suma, permite aos gestores das empresas visualizarem as
transações efetuadas, o impacto delas em cada área da
empresa, desenhando um amplo cenário dos negócios.

Dicas de Quem Conhece o Mercado
Especializada na produção de componentes e peças usinadas, a Indústria
Metalúrgica Friuli, instalada em São José dos Campos (SP), com 80 funcionários, não
possuía um ambiente de infra-estrutura de rede integrado, o que dificultava o
compartilhamento de informações, recursos, troca de mensagens e acesso a arquivos e
documentos importantes. A questão mais importante para a Friuli era garantir o
atendimento aos requisitos de seu principal cliente, a Embraer que responde por 80%
do seu faturamento. Durante todo o processo de produção, a Embraer estabelece
requisitos de rastreabilidade dos processos e indicadores de qualidade, já que o
segmento aeronáutico é regido por normas e padrões extremamente rígidos. Para
atender às necessidades de um ambiente integrado, a Friuli investiu na aquisição de um
atender às necessidades de um ambiente integrado, a Friuli investiu na aquisição de um
sistema ERP, através da Computeasy. A solução escolhida, o SAP Business One, foi
implantado em apenas três meses com auxílio de consultores da Computeasy. Hoje, o
sistema permite que o ciclo de projeto da Friuli seja planejado de forma que todas as
etapas e entregas sejam previstas antecipadamente com o cliente. A redução do ciclo de
projeto também permitiu à Friuli uma diminuição de custos da ordem de 40% em
relação às soluções da concorrência, com ciclos de implantação bem mais longos e
grande volume de customizações. “O software integra várias áreas – de compra, de
processos, área financeira, possibilitando que a gente tenha num sistema único todas
essas áreas com informações acessíveis a todos os usuários. E a nossa vantagem de
dizer com certeza para nossos concorrentes que estamos à frente. Uma empresa que
tem grandes clientes precisa de grandes parceiros para poder atendê-los no mesmo
nível”, avalia Eloisio Henrique da Silva, gerente industrial da Friuli.

A melhor escolha
O sucesso na adoção de um ERP se inicia no processo
de seleção. A escolha de uma solução de ERP tem muito
mais a ver com a quantidade de informações que precisam
ser sistematizadas do que com o porte da empresa. A
grande empresa pede tudo sob encomenda. Grandes
grande empresa pede tudo sob encomenda. Grandes
companhias como Embraer, Petrobrás e Nestlé, por
exemplo, querem uma solução de ERP que atenda pelo
menos 80% de suas necessidades. As pequenas empresas
não têm essa condição. Para elas é mais fácil aceitar
pacotes de ERP já prontos.

Passo-a-passo de um projeto ERP
Fase 1 – Raio X: Esta é a fase do projeto onde os processos e as práticas de
negócio são analisados. É o momento em que a companhia é profundamente
observada e quando é definida a necessidade de uma solução ERP.
Fase 2 – Desenvolvimento: É neste momento que uma aplicação é escolhida e
configurada para uma companhia. Também são definidos o modelo de
funcionamento da solução e outros aspectos do ambiente.
Fase 3 – Teste: Aqui a solução de ERP é colocada em um ambiente de teste. É
quando os erros e falhas são identificados.
quando os erros e falhas são identificados.
Fase 4 – Treinamento: Todos os profissionais são treinados no sistema para
saber como utilizá-lo antes da implementação ser concluída.
Fase 5 – Implementação: O software de ERP é finalmente instalado na
companhia e se torna funcional aos usuários.
Fase 6 – Avaliação: A solução de ERP é avaliada, observando-se o que é
necessário melhorar e o que está ou não funcionando adequadamente. Esta é
apenas uma avaliação geral do projeto ERP para referências futuras.

Quanto tempo leva um projeto de ERP?
Instalar o ERP não foi um processo fácil para as
companhias que o fizeram. Os vendedores de ERP
dizem que o tempo de implantação, em média, é de três
ou seis meses. As implementações que foram feitas em
um curto tempo, todas foram realizadas em pequenas
empresas, ou foram limitadas a pequenas áreas da
empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do
empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do
programa ( no qual o ERP é apenas um caro sistema de
contabilidade). Para fazer o ERP certo, a forma como
você faz negócio terá que mudar, bem como a forma
como as pessoas trabalham. O importante é não focar-se
no tempo que levará a sua implantação, já que
transformações reais com o ERP normalmente levam
entre um e três anos em média, mas sim entender porque
você precisa dele e como você pode utilizá-lo para
aumentar seus negócios.

Implementação
Alinhar o software, a cultura e os objetivos de negócio da
empresa, eis as razões de sucesso para uma boa
implementação de um sistema de ERP. Nada muito complexo.
É preciso apenas uma boa articulação entre o que se quer com
a solução de gestão integrada e a expectativa de mudança
dentro da empresa. Há uma condição prévia: em qualquer
empresa, para uma boa implementação é preciso ter um
patrocinador dentro do projeto. Se for o dono, tanto melhor.
empresa, para uma boa implementação é preciso ter um
patrocinador dentro do projeto. Se for o dono, tanto melhor.
Mas muitas vezes é o filho do dono, um gerente que enxergou
uma boa oportunidade de implementar uma solução de gestão
na pequena empresa para melhorar o negócio. Se o
patrocinador é o dono, e normalmente é o que acontece na
pequena empresa, o caminho já está bastante trilhado porque
ele é o responsável por disponibilizar os recursos para o
projeto – financeiro material e humano.

Vantagens do ERP
Algumas das vantagens da
implementação de um ERP numa empresa
são: Eliminar o uso de interfaces manuais
Redução de custos Otimizar o fluxo da
informação e a qualidade da mesma dentro
informação e a qualidade da mesma dentro
da organização (eficiência) Otimizar o
processo de tomada de decisão Eliminar a
redundância de atividades Reduzir os lead
times e tempos de resposta ao mercado.

Alguns motivos que levam uma empresa a usar
ERP, podem ser citados:
• Permanecer competitivas
• Melhorar a produtividade
• Melhorar a qualidade
• Melhorar a qualidade
• Melhorar os serviços prestados aos clientes
• Reduzir custos, estoques
• Melhorar o planejamento e alocação de recursos

Os componentes típicos de um ERP
. Finanças
. Contabilidade
. Planejamento e Controle da Produção
. Recursos Humanos
. Recursos Humanos
. Custos
. Vendas
. Marketing
. Etc.

Os problemas mais comuns
Falta de apoio da alta gerência, problemas no gerenciamento
de mudança e treinamento insuficiente são as maiores
dificuldades a serem superadas pelas empresas que resolvem
adotar uma solução de ERP. O processo de implantação de um
software é algo que sempre causa um impacto na cultura da
empresa, provoca mudanças na organização, no modelo de
gestão, na estrutura gerencial, nos processos de negócios e,
principalmente, nas pessoas. Ninguém deve implantar um ERP
principalmente, nas pessoas. Ninguém deve implantar um ERP
esperando que apenas o software vá resolver os problemas da
empresa. Muitas vezes o problema da empresa tem a ver com
processos de negócios, qualidade de banco de dados, entre outros
fatores. Para adoção de um ERP são necessários três pilares
inovadores – o software, uma nova tecnologia que vai mexer com
a arquitetura de informações da empresa; os processos de
negócios; e o treinamento dos usuários.

Dicas e cuidados
Depois de escolher um bom software e implantá-lo, resta
agora à empresa procurar adotar formas permanentes de
administração e manutenção para tirar o melhor proveito do
uso do ERP. Quando se implementa um ERP, os objetivos são
claros: a empresa quer encurtar o ciclo de vida dos seus
processos de negócios. Sejam eles quais forem. Um processo
de compra, por exemplo, que demorava cinco dias, com a
adoção do ERP, hoje dura apenas dois dias. Quer dizer, com
isso, a empresa passou a ganhar mais dinheiro. Recrutar um
adoção do ERP, hoje dura apenas dois dias. Quer dizer, com
isso, a empresa passou a ganhar mais dinheiro. Recrutar um
funcionário, que demorava quatro dias e hoje consegue ser
feito em um dia, também traz mais dinheiro para a empresa.
Isso significa ganho de produtividade. Por isso, depois de
implantar o projeto de ERP, uma coisa que a empresa não
pode deixar de fazer na parte de manutenção é medir o tempo
todo os ganhos que obteve com a implementação em cada
processo.

Quando receberei o retorno do ERP - e de
quanto será este retorno?
A implantação dele requer uma reorganização na
forma como as coisas funcionam mais internamente na
sua empresa do que externamente com clientes,
fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem
paciência, esse é um projeto com retorno garantido. Um
fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem
paciência, esse é um projeto com retorno garantido. Um
estudo feito em 63 empresas que adotaram o sistema
descobriu que os benefícios costumam aparecer em
média oito meses depois da instalação do novo sistema,
ou seja, em 31 meses. Após esse período, a média de
economia anual com o sistema ERP é em torno de
U$1.6 milhões.

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