Secretariado - Aula 5
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O documento descreve as principais atividades e responsabilidades de um secretário, incluindo verificar e-mails, organizar reuniões, gerenciar arquivos, receber pessoas, atender o telefone e delegar tarefas. As atividades diárias incluem revisar compromissos com o chefe, acompanhar pendências e encaminhar correspondência. Tratar todas as pessoas com cortesia é essencial para garantir um bom ambiente de trabalho.
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Secretariado - Aula 5
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- 4. Respondarápido! • Você já pensou na responsabilidade do secretário de um presidente da República, ou do presidente de uma corporação internacional?
- 5. Começandoodianoescritório 1ª atividade: verificação de e-mails 2ª atividade: reunião para despachar 3ª atividade: verificar pendências 4ª atividade: encaminhar correios e entregas
- 8. Importante! A reunião para despachar é o momento em que o secretário revê e atualiza com o chefe todos os compromissos do dia ou da semana.
- 10. Importante! O secretário deve estar por dentro das pendências que se relacionem ao trabalho de seu chefe. Cabe ao secretário lembrá- lo de alguma tarefa que ficou suspensa, tanto de sua parte como de todos os setores possivelmente envolvidos.
- 12. Organizandoreuniões a) Providenciar e checar materiais b) Confirmar a participação das pessoas envolvidas c) Serviço de café e água d) Depois da reunião
- 14. Recepçãodepessoas • Indicar um lugar para sentar, se for o caso de espera. • Oferecer café e/ou água. • Dar atenção àquilo que for preciso.
- 15. Importante! Tratar as pessoas com cortesia é uma norma que garante o bom convívio. Ser gentil, oferecer café, água e uma revista (se houver uma longa espera pela frente) são gestos que fazem a pessoa se sentir bem e ter uma boa imagem da empresa.
- 18. O que você estudou: • Atividades diárias da rotina do secretário.
Notas do Editor
- Ninguém é uma ilha. Dependemos uns dos outros para realizar nossos objetivos pessoais e profissionais. Quando vemos uma casa arrumada, uma escola eficiente, um trabalho produtivo, sabemos que por trás daquele resultado existe uma organização. Quando chefes de Estado, empresários, executivos tomam decisões ou lideram reuniões, seu desempenho depende de gente que, nos “bastidores”, organiza tudo. A função do secretário é particularmente importante no mundo do trabalho. Dele depende a organização e o bom funcionamento de muita coisa.
- Pense na quantidade de rotinas e serviços que um profissional desses deve gerenciar. Mesmo em pequenas organizações, o secretário pode vir a cuidar de uma série de coisas diferentes. Este estudo vai tratar das coisas que o secretário faz no seu dia a dia nas organizações.
- Normalmente, o secretário deve chegar à empresa primeiro que seu chefe, para que possa se organizar antes do primeiro contato. Nesse momento, ele deve se informar sobre tudo acerca da rotina do chefe e/ou da empresa naquele dia, recordando o que ele já deve ter checado no dia anterior. Sim, porque já no dia anterior, ao terminar seu trabalho, ele precisa consultar a agenda e se preparar, dessa forma, para os compromissos da manhã seguinte.
- Logo que chega à empresa, o secretário deve checar seus e-mails. Assim, quando estiver com o chefe, já estará por dentro dos assuntos recentes. Por meio do e-mail, podem circular informações que mexem com toda a rotina da empresa. Por exemplo: lendo os e-mails, o secretário pode ficar sabendo de uma reunião que o chefe marcou, de alguma visita que a empresa receberá, ou de qualquer evento que precise ser alinhado com ele previamente.
- O secretário precisa ser muito organizado em todos os aspectos. Precisa ter métodos e disciplina, para se sair bem numa de suas principais funções: organizar a rotina do chefe. É na reunião para despachar que o secretário fala com o chefe sobre a agenda do dia, verificando os compromissos. Pode ser no início do expediente, para checar as atividades do dia, ou no fim do dia, para conferir as atividades do dia seguinte.
- Você já parou para pensar como a informação é importante para a empresa? E que documentar essas informações é algo fundamental? Imagine-se na seguinte situação como profissional de Secretariado: no seu primeiro dia de trabalho, o seu chefe passa para você a tarefa de organizar uma reunião, mas não informa em que local vai acontecer, nem quem são os participantes, nem o motivo do encontro. Quanto tempo levaria para você obter essas informações?
- No ambiente de trabalho, você vai ouvir muito a palavra “pendência”. Uma atividade fica pendente quando está em suspenso, dependendo de uma outra ação para ter continuidade. E não pense que isso é coisa de empresas desorganizadas, sem métodos. Toda empresa tem pendências a encaminhar. dependendo da empresa, o secretário pode cuidar também das pendências pessoais do chefe. Por exemplo: auxiliá-lo marcando consultas em médicos, dar algum recado à sua família etc.
- Você já parou para pensar como a informação é importante para a empresa? E que documentar essas informações é algo fundamental? Imagine-se na seguinte situação como profissional de Secretariado: no seu primeiro dia de trabalho, o seu chefe passa para você a tarefa de organizar uma reunião, mas não informa em que local vai acontecer, nem quem são os participantes, nem o motivo do encontro. Quanto tempo levaria para você obter essas informações?
- todos os dias chegam e saem da empresa correspondências de diversos tipos. também fazem parte do cotidiano da organização as atividades que envolvem cartório: autenticação de documentos, reconhecimento de fi rma etc. além disso, volta e meia é preciso fazer uma entrega rápida, por meio de um portador (conhecido também como offi ce boy), seja a um cliente, parceiro ou fornecedor. dependendo da empresa, é o secretário quem gerencia essas atividades.
- Não deixe acumular papéis, porque depois fica muito mais difícil encontrar as coisas e voltar a ter tudo organizado. O gerenciamento de arquivos começa com a capacidade de organização do próprio secretário. Periodicamente, ele precisa verificar que papéis pode jogar fora e quais deve arquivar, delimitando por quanto tempo devem permanecer guardados. Quando se trata de arquivos do chefe, é preciso consultá-lo antes, para não jogar fora algo importante, mas que parece não ter utilidade.
- Quando você recebe uma visita em sua casa, que atitudes toma para que a pessoa se sinta bem recebida? Nós, brasileiros, temos o costume de oferecer um copo d’água e uma xícara de café, não é mesmo? No ambiente das empresas é bem parecido. É claro que uma visita comercial é diferente de uma visita familiar ou de um amigo. Mas, em ambos os casos, as palavras de ordem são gentileza, atenção e cordialidade. Atitudes que demonstram cortesia, por parte do secretário, quando uma visita chega ao escritório:
- Ser atencioso ao telefone e registrar bem os recados é fundamental para que esse tipo de comunicação seja eficiente e passe uma boa imagem da empresa. Por isso, é importante que o secretário tenha um método próprio para anotar recados. O ideal é criar um miniformulário padrão, para anotar as informações mais importantes na transmissão de um recado: nome de quem ligou, empresa, telefone, para quem ligou, data e hora da ligação, assunto e outras observações.
- Para cumprir sua rotina com eficiência, o secretário depende de outras pessoas. Existem tipos de trabalho que, dependendo do tamanho da empresa, podem ser divididos com outros funcionários. Mas, para isso, é fundamental que você aprenda a delegar tarefas. Isso significa saber dividir o trabalho, aproveitando as qualidades de cada um e percebendo quem são os profissionais mais adequados para a realização de diferentes atividades. Pode caber ao secretário delegar tarefas ao auxiliar de escritório, ao portador, aos funcionários da limpeza, ao serviço de copa e também aos seus próprios assistentes (se houver).