A Publicação de uma nova edição do Guia “Comprar na Internet “ publicado pela 1ª vez em 2004 com o apoio da UMIC e da UNICRE, com uma tiragem de 220.000 exemplares - VERSÃO EMPRESAS

2. A Internet, os
computadores, os
Os beneficios do
comércio
apresentação
telefones móveis, a electrónico nas
TV digital estão a empresas são
transformar evidentes e estão
profundamente a comprovados: Depois de uma primeira fase do comércio electrónico que foi estimulada O Comércio Electrónico
maneira como as pessoas vivem - redução dos custos; aumento da por empresas dedicadas à venda electrónica de produtos e serviços para o entre Empresas em
como aprendem, trabalham, ocupam eficiência e da transparência dos consumidor, a Internet entrou numa segunda vaga definida pela liderança e Portugal
os tempos livres e interagem, tanto processos de compra; maior leque pelo sucesso de organizações que apostaram no comércio electrónico
nas relações pessoais e com de oferta e mais poder negocial. entre empresas, muitas vezes representado pela sigla B2B- Business to Segundo dados fornecidos pela
organizações como nas relações Business. ANACOM, Autoridade Nacional de
comerciais de compra e venda. A Sociedade da Informação e do Comunicações, o Comércio
Conhecimento é uma revolução a De acordo com a perspectiva dos gestores da actualidade, esta segunda Electrónico entre Empresas
O comércio electrónico permite às que nenhum país, organização ou vaga da revolução global proporcionada pelo comércio electrónico é representa cerca de 90 por cento do
empresas aumentarem a cidadão se pode, ou deve, excluir. constituída por enormes oportunidades. Este guia tem por objectivo dar a total de transacções do comércio
produtividade, reforçarem as Não perca as oportunidades que o conhecer a todas as empresas, em especial às que ainda se sentem electrónico em Portugal. Segundo o
relações directas com os clientes, comércio electrónico oferece à sua relutantes em abraçar esta apelativa nova forma de negócio, todas as INE, em 2004, cerca de 26% das
actuarem num mercado mais amplo, empresa! vantagens e inegáveis conveniências da realização de transacções via empresas com dez e mais
alcançarem competitividade global. Internet. empregados recorreram ao
Alexandre Nilo Fonseca comércio electrónico para
Luís Magalhães Presidente, ACEP - Associação do Hoje em dia, para serem competitivas e eficientes, as empresas devem encomendar bens e serviços, sendo
Presidente, UMIC - Agência para a Comércio Electrónico em Portugal possuir uma estratégia para as novas tecnologias, nomeadamente, a que nas grandes empresas esse
Sociedade do Conhecimento Internet. As empresas que se posicionarem de forma decisiva e inteligente valor chegou aos 50%. Em 2005,
nos negócios electrónicos registarão mais valias extremamente segundo dados das empresas mais
significativas. Tornam-se assim mais competitivas; promovem a sua representativas do sector, o volume
actividade e ganham novos relacionamentos com clientes e fornecedores; de negócios dos mercados
tornam-se mais eficientes e produtivas; reduzem custos, nomeadamente electrónicos entre empresas foi
índice
administrativos, comerciais e de aprovisionamento; e por último, mas não superior a 850 milhões de euros. As
menos relevante, aumentam as qualificações dos seus recursos humanos. encomendas efectuadas
Passam assim para estádios superiores da economia digital. apresentam-se como uma prática
mais difundida, comparativamente
Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 3 A lei do comércio electrónico de Janeiro de 2004 trouxe (Decreto-Lei nº às recebidas: a proporção de
7/2004, que complementam as disposições que já eram aplicáveis a empresas com dez e mais
As Vantagens do Comércio Electrónico entre Empresas . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 4 contratos à distância estabelecidos ao Decreto-Lei nº 143/2001) uma maior empregados que recorreu ao
segurança para a realização de transacções comerciais por via comércio electrónico para realizar
Como Comprar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 6 electrónica. Os mecanismos de privacidade e segurança nas transacções, encomendas foi de 22%, enquanto
Escolher o operador de comércio electrónico entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 6 que suportam a confidencialidade dos intervenientes e a sua autenticação, que a recepção de encomendas por
O que pode comprar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 6 são imprescindíveis para o desenvolvimento do mercado electrónico e via electrónica foi registada em 10%
Os aprovisionamentos electrónicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 7 aumento da confiança das empresas. Neste momento, o acto de das empresas.
As principais fases do Ciclo de Aprovisionamentos Electrónicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 8 transaccionar pela Internet é isento de qualquer risco.
Pagamentos por banca electrónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 10
Serviços Públicos e o Programa Nacional de Compras Electrónicas . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 10 Esteja atento à evolução das novas tecnologias, em especial, da Internet e
aproveite esta oportunidade para se tornar uma empresa de excelência no
Este Guia foi editado em Maio de 2006 pela ACEP em parceria com a UMIC. tecido empresarial.
ACEP - Associação do Comércio Electrónico em Portugal
Edifício do Instituto Superior Técnico, Gabs. 2-N9.9
Taguspark, Porto Salvo - 2780-990 Oeiras
Telefone 21 423 32 45
acep@portugalacep.org
www.comercioelectronico.pt
2 mais informações em www.comercioelectronico.pt

3. as vantagens
do comércio electrónico
entre empresas
A realização de transacções Adicionalmente, conseguem exemplo), contacto com mais aprovisionamento e a eliminação de Num mercado electrónico, as aliados a redes de compradores e
comerciais por via electrónica em importantes reduções de custos, empresas fornecedoras e maior tarefas administrativas com a empresas têm acesso a um leque de fornecedores cada vez mais
substituição dos processos físicos diminuindo as suas despesas transparência. consequente redução de custos são oferta maior, mais tempo disponível abrangentes, é um facto comprovado
permite às empresas alcançar transaccionais com a eliminação apenas algumas das vantagens. para análise e selecção da melhor que as empresas podem modernizar-
importantes benefícios a diversos dos intermediários nos processos; A melhoria dos processos internos proposta, e um processamento mais se efectuando as suas transacções
níveis, nomeadamente, económico, as suas despesas de comunicação, na empresa é um dos benefícios Toda esta simplificação, conveniência célere das suas transacções. de uma forma mais eficaz por via
tecnológico, processual e de (substituindo telefones, faxes, etc.); mais visíveis do mercado e maior transparência tanto para Conseguem adicionalmente tomar electrónica.
recursos humanos. as suas despesas administrativas electrónico. No mercado utilizadores como para gestores, decisões de aquisição em tempo
com a eliminação do papel e convencional, as empresas perdem- liberta os restantes colaboradores real: analisar questões de preço,
Por um lado, as empresas com automatizando funções se em processos de compras caros, para tarefas de maior valor orçamento e prazos de entrega ao
estratégias para o Comércio anteriormente realizadas pelas lentos e excessivamente acrescentado, aumentando os níveis mesmo tempo que negoceiam. Desta
Electrónico podem obter novas equipas. As empresas podem ainda burocráticos, de que são exemplo as de produtividade da empresa. Por forma, o processo de compra gera
receitas provenientes de múltiplas comprar melhor, obtendo melhores requisições, as encomendas, o acto seu turno, os gestores ganham um uma maior visibilidade e um
fontes, nomeadamente através do preços e condições de fornecimento, de conferir a factura e a autorização controlo directo sobre as suas acrescido poder negocial com
aumento de potenciais clientes através de um melhor planeamento de pagamento. Nas plataformas de transacções, obtendo com maior fornecedores estratégicos.
e do aperfeiçoamento e melhoria das compras (através de agregação transacção electrónica, tem lugar facilidade uma visão da performance
do seu relacionamento com os de compras e/ou realização de uma simplificação de processos. A da sua equipa e dos seus parceiros Por tudo isto, com meios informáticos
actuais. contratos de fornecimento, por redução dos ciclos de comerciais. poderosos e de custo reduzido,
A título exemplificativo a Alfredo Num dos mercados electrónicos em Benefícios para o Benefícios para o
Magalhães Lda., uma empresa que Portugal, verificou-se um incremento comprador: fornecedor:
comercializa a generalidade dos da oferta, com 5 propostas por • Maior controlo da compra • Aumento das vendas
materiais de construção, duplicou o concurso em média, sendo que, das • Simplificação e reestruturação dos • Promoção da actividade
seu número de clientes e aumentou adjudicações realizadas, 39% foram processos tornando-os mais comercial, nomeadamente da sua
exponencialmente o número de a fornecedores não habituais da eficientes empresa e respectivos
consultas recebidas, realizando empresa compradora. Como • Melhor gestão do capital produtos/serviços
actualmente 5% do seu volume de consequência, para além das circulante • Menos custos operacionais,
negócios através de um dos redução de custos administrativos, • Redução do preço do produto incluindo de prospecção,
operadores de comércio electrónico verificam-se poupanças médias nas • Maior número de fornecedores promoção e divulgação
em Portugal. De acordo com o Eng. compras entre 5% e 25% (nalguns • Leque de oferta mais alargado • Menos custos de capital
Rafael Magalhães: "De facto, somos casos superiores). • Redução de custos do processo • Maior eficiência da venda
uma empresa de média dimensão, de compra • Aumento do número de potenciais
mas fortemente implantada na região • Maior transparência clientes
Norte do País. Sentíamos a • Poder negocial acrescido • Enfoque da força comercial nas
necessidade de alargar o nosso raio • Mais tempo disponível para actividades de maior valor
de acção, de chegar até novos negociar • Controlo da actividade comercial
clientes, de aumentar a nossa gama
de produtos, de divulgar o nosso
nome… Enfim, sentíamos
necessidade de crescer!"
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4. como O que pode comprar Os aprovisionamentos
electrónicos
comprar • Bens directamente relacionados
com a actividade da empresa Dependendo da sua estratégia, os
Dependendo da actividade da sua responsáveis pelas compras da
Hoje em dia não é necessário Escolher o operador de empresa, pode negociar e empresa podem optar por recorrer a
realizar qualquer investimento comércio electrónico encomendar a matéria-prima ou os um operador que cubra todas as
tecnológico para realizar processos entre empresas componentes relacionados com a necessidades ou recorrer a diversos
de aprovisionamento de forma produção de um produto acabado serviços prestados pelos operadores
electrónica. Basta contactar um dos Quando escolher o operador de através da Internet. Existem já de comércio electrónico entre
operadores especializados em comércio electrónico entre empresas diversos operadores que permitem empresas, maximizando assim a sua
comércio electrónico entre para fazer as compras deverá ter em realizar este tipo de compras, em redução de custos. No entanto, raros
empresas, e subscrever os serviços conta vários aspectos, como por que as empresas ligadas a são os operadores de comércio
que necessitar. Estes podem ir exemplo o tipo de serviços de determinado sector podem electrónico entre empresas
desde o processo de consulta ao aprovisionamento que disponibiliza, comprar ou vender produtos e existentes que cobrem todas as
mercado até ao pagamento (através o número que empresas que serviços, em função do serviço que fases do ciclo de aprovisionamento.
de produtos específicos para trabalham com o mesmo (dimensão subscrevem.
empresas), passando pela gestão de e representatividade do mercado), • Bens não directamente
requisições internas, obtenção de o volume de negócios das relacionados com a actividade da
propostas, negociação, encomendas transacções efectuadas, a empresa
a partir de catálogos ou de contratos percentagem de operações do Pode fazer a negociação e
previamente negociados, até à seu sector que são efectuadas por encomenda on-line de todo o
gestão da entrega (guias de aquele canal ou as suas vantagens material de apoio à sua operação,
remessa, autos de medição e em relação a outros do mesmo como artigos de economato,
facturação electrónica). género. mobiliário, material informático, etc.
Alguns exemplos de Se, inicialmente, as soluções de Estes mercados electrónicos, que
operadores em Portugal comércio electrónico entre removem dispendiosas ineficiências
www.bizdirect.pt empresas tinham como principal e oferecem poupanças a todos os
www.econstroi.com objectivo a redução de custos, hoje seus participantes, são sites de
www.forumb2b.com constituem um trunfo indispensável encontro entre compradores e
www.iwaytrade.pt para a melhoria da competitividade fornecedores. Possibilitam a redução
www.pmelink.pt das empresas no mundo global. de custos das transacções, a
www.tradecom.pt Através dos mercados electrónicos, descoberta de novos fornecedores
as funções de sourcing - ou, no caso inverso, de novos
identificação e negociação de novos clientes e podem assumir uma
produtos e/ou de fornecedores - e multiplicidade de formatos.
de procurement - o garante da Permitem aos seus participantes
aquisição, pagamento e gestão de aceder a vários mecanismos para
materiais, produtos e serviços ao comprar e vender quase tudo, desde
menor custo total - podem ser serviços a bens directos. A enorme
fortemente optimizadas. flexibilidade destes mercados
electrónicos, que podem ser
personalizados para servir toda a
cadeia de abastecimento de
praticamente qualquer sector
económico, permitirá que se
estabeleçam como pilares da nova
economia do comércio electrónico
entre empresas.
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5. como
comprar fornecedores pela empresa, de forma leilões, e pode revestir-se de diversas com o fornecedor,
a que a análise das propostas tenha formas (leilão inglês, americano, • encomenda suportada em
em consideração parâmetros de holandês, etc.), sendo normalmente adjudicação prévia de uma
qualidade e capacidade de entrega circunscrita aos melhores proposta de um fornecedor após
As principais fases do Neste último caso poderá ser disponibiliza a necessidade para dos mesmos. Dependendo das suas fornecedores da fase anterior. A consulta ao mercado.
Ciclo de satisfeita a partir de consulta ao todas as empresas que fornecem o características, a adjudicação pode melhor proposta durante a fase de Os operadores de comércio
Aprovisionamentos mercado para obtenção das determinado produto/ serviço em resultar numa encomenda ao negociação será alvo de adjudicação electrónico que permitem
Electrónicos melhores condições, a partir de consulta e outros que só permitem fornecedor, num contrato de (ver fase anterior), o que se traduz encomendas a partir de catálogos ou
catálogos disponibilizados pelos disponibilizar o concurso para os prestação de serviços ou num num acréscimo de transparência contratos, disponibilizam
Gestão de Requisições/ fornecedores ou a partir de contratos fornecedores que o comprador contrato de preços ao abrigo do qual para todos os intervenientes. normalmente catálogos de vários
Necessidades previamente negociados. Permitem definir. Em consequência desta serão realizadas encomendas fornecedores, possuindo ferramentas
Existem operadores que ainda a agregação de necessidades, colocação, os fornecedores parciais. Gestão de Encomendas Suportadas de pesquisa dos produtos e
disponibilizam serviços à empresa suportando assim a obtenção de interessados disponibilizam as suas em Catálogos ou Contratos comparação dos preços.
que permitem aos colaboradores/ economias de escala através de propostas técnico-financeiras. O Negociação Após aprovação da requisição/ Estes sites permitem ainda a gestão
departamentos da mesma colocar as descontos de quantidade. comprador usufrui normalmente de É normal existir um período de necessidade, para além dos da encomenda, podendo o
suas necessidades de serviços de comparação das negociação durante o processo de processos já referidos, esta pode ser fornecedor aceitar ou não a
aprovisionamento (quer de bens Gestão de Consultas ao Mercado propostas disponibilizados pelo consulta ao mercado, podendo esta satisfeita através de: encomenda em causa, definir datas
directos como indirectos). Estas Neste processo os operadores operador, de forma a seleccionar a ser realizada de forma tradicional ou • encomenda suportada em de entrega, rejeitar parcialmente a
poderão ser sujeitas a um processo disponibilizam serviços que permitem melhor proposta. Nesta fase do através de ferramentas de suporte à catálogo disponibilizado pelo encomenda por falta de
de aprovação por diversos critérios. que as necessidades (agregadas ou processo alguns dos operadores de mesma - a negociação dinâmica. fornecedor ou por um operador disponibilidade em stock, etc..
Esta gestão da requisição pode não) sejam colocadas no mercado. comércio electrónico entre empresas Esta negociação dinâmica pode de disponibilização de catálogos,
permitir a sua satisfação a partir de Existem operadores em que a disponibilizam ainda ferramentas de recorrer ao método da contra- • encomenda suportada em
armazém ou a partir de compra. colocação do concurso no mercado suporte à avaliação periódica de proposta ou, em alternativa, aos contrato previamente negociado
Strategic Sourcing ou Procurement Análise em tempo real
Negociação Estratégica
O procurement assegura a aquisição, A combinação de informação
Através de ferramentas como os pagamento e gestão de materiais, financeira e de compras possibilita a
catálogos electrónicos, os leilões produtos e serviços ao menor custo análise em tempo real. Com a
e a gestão de consultas ao mercado total. É depois do estabelecimento interligação do sistema de e-
(pedidos de cotação electrónicos), do contrato que o departamento de procurement com os sistemas
entre outras, o sourcing possibilita compras da empresa deve financeiros de back-office
a identificação de fornecedores disponibilizar a informação dos desaparece a necessidade de
que são importantes para a empresa produtos e serviços negociados, na reproduzir cada compra que existe
e o estabelecimento de contratos medida em que foi já definido o neste último sistema, pois esta já se
de fornecimento de bens e serviços, melhor negócio possível. Na fase de encontra representada no mesmo. A
com o fim de alcançar a cadeia de procurement, definem-se também os combinação da informação financeira
compras de menor custo total. fluxos de aprovações para as com a informação relativa às
Adicionalmente gera melhorias ao requisições de cada departamento. O compras permite ao gestor analisar
nível do preço de compra, de procurement apresenta como em tempo real a situação da
ferramentas de negociação, principais vantagens o fornecimento empresa.
mecanismos de gestão de contratos, de informação sobre as compras
medição do desempenho e gestão (onde se gasta) e de controlo sobre
do relacionamento com as mesmas, uma questão
fornecedores. fundamental quando se tem em
O sourcing acaba assim por conta que a aquisição de bens
constituir uma mais-valia e um forte indirectos pode chegar a representar
contributo para o aumento da 30 a 60 por cento do total de
competitividade das empresas. compras de uma organização.
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6. como
comprar Pagamentos por banca
electrónica
Desmaterialização: a
facturação electrónica
Gestão das Entregas e Execução Actualmente, grande parte das É de referir ainda que diversas O aumento das transacções
Embora ainda em fase de estudo, operações bancárias da sua empresa instituições públicas já através da Internet avança
alguns operadores de comércio já pode ser efectuada on-line. Desde disponibilizam algumas operações naturalmente para a
electrónico irão disponibilizar os movimentos mais comuns como através da Internet. No site das desmaterialização dos
serviços que cobrem a gestão das as consultas (saldos, NIB, IBAN, etc.), declarações electrónicas do documentos inerentes a estas
entregas e da execução dos as transferências (mesmo Ministério das Finanças operações. A possibilidade de
trabalhos. Disponibilizam interbancárias ou internacionais), até (http://www.e- receber toda a documentação via
funcionalidades de notificação ao à gestão de ficheiros de cobrança financas.gov.pt/de/jsp- electrónica contribui, sem dúvida,
comprador da expedição dos por SDD (Sistemas de Débito dgci/main.jsp) já é possível para a desburocratização dos
produtos encomendados, guia de Bancário) ou o envio de ficheiros efectuar várias operações on-line. processos. Os documentos
remessa e auto de recepção. Para para processamento de salários. O Portal do Cidadão (em recebidos por esta via (sejam as
além de centralizar toda a Estas operações que poderiam antes www.portaldocidadao.pt), criado facturas, as guias de remessa ou
informação relativa a uma compra, levar horas demoram, agora, apenas com o objectivo de facilitar a vida outros) têm a mesma validade dos
permitem a desmaterialização de alguns minutos. aos portugueses, agrega neste seus semelhantes em papel.
diversos documentos. momento, mais de 800 serviços O Decreto-Lei nº 256/2003
Outros: on-line. Para o caso das estabelece a equiparação entre a
Irão permitir ainda a gestão de • Serviços Públicos e o Programa empresas, passa pela factura electrónica e a factura em
contratos, bem como a gestão de Nacional de Compras disponibilização de informação papel, desde que contenha as
projectos, disponibilizando a todos os Electrónicas para constituição ou cessação de menções obrigatórias para
intervenientes toda a documentação O Programa Nacional de Compras actividade, bem como outros qualquer factura e que seja
de suporte sob forma electrónica. Electrónicas é uma iniciativa do serviços, sendo que, em alguns garantida a autenticidade da sua
Estado que pretende melhorar as casos, é possível concretizá-los na origem e a integridade do seu
aquisições públicas, envolvendo a hora. Outro exemplo é o site de conteúdo, mediante assinatura
Facturação Electrónica e administração pública e agentes constituição de empresas electrónica avançada ou
Pagamentos económicos. Esta iniciativa (www.empresanahora.pt). intercâmbio electrónico de dados
A facturação electrónica é outro dos pretende realizar poupanças (EDI).
serviços disponibilizados por alguns estruturais significativas, promover
operadores (ver caixa) que a transparência no processo • Viagens para empresas
desmaterializam a relação entre aquisitivo público, facilitar o Com a globalização dos
comprador e fornecedor, acelerando acesso das PME's ao mercado mercados, tornaram-se cada vez
assim os processos e, público e estimular o mais frequentes as viagens de
consequentemente, os pagamentos. desenvolvimento do comércio negócios. Neste contexto, algumas
Os sites que permitem pagamentos electrónico na economia agências de viagens contam já
(a maior parte deixa essa portuguesa. Está consubstanciado com um departamento
componente para as vias em diversos projectos especializado neste tipo de
tradicionais) disponibilizam interdependentes, dos quais cabe viagens, em que, poderá consultar
ferramentas para pagamento on-line destacar neste contexto os os programas disponíveis para
através de cartão de crédito ou projectos piloto de compras reuniões de trabalho (12 ou 24
outros produtos específicos para públicas electrónicas realizados horas), as opções para feiras e
empresas. As condições de em 8 ministérios com os diversos congressos e os serviços
pagamento são acordadas em fase operadores de comércio disponíveis em cada tipo de
de consulta ao mercado/ electrónico entre empresas, e que viagens, entre outros aspectos.
encomenda. têm resultado em dezenas de Existem, também, detalhes
negociações, tendo poupado em sobre as viagens de incentivos
média 30% nos produtos para os funcionários da sua
negociados. Poderá obter mais empresa.
informação sobre este programa
através do portal
www.compras.gov.pt.
10 mais informações em www.comercioelectronico.pt