O documento descreve o desenvolvimento de coleções no Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão (CEDRIC). O CEDRIC foi criado em 2004 para atender os usuários do Centro Tecnológico de Carvão Limpo em assuntos relacionados a carvão, meio ambiente e indústria. O documento detalha a metodologia de desenvolvimento de coleções do CEDRIC, incluindo estudo da comunidade, políticas de seleção, aquisição, desbastamento, descarte e avaliação.
A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL
Desenvolvimento de coleções em centro de documentação: um relato de experiência
1. Desenvolvimento de coleções
em centro de documentação:
um relato de experiência
Vanessa Levati Biff
Universidade de Caxias do Sul
Curso de Biblioteconomia
I Semana Acadêmica de Biblioteconomia (EAD) - UCS
2. 08/04/2016 I Semana Acadêmica de Biblioteconomia (EAD) - UCS 2
O que seria um
Centro de documentação?
3. CESARINO, 1978
• Semelhante a biblioteca
especializada, fornece
informação relevante a um
campo específico.
TESSITORE, 2003
• Mescla de arquivo, biblioteca
e museu, reunindo coleções
de diferentes suportes e
origens.
Centro de documentação
08/04/2016 I Semana Acadêmica de Biblioteconomia (EAD) - UCS 3
4. CESARINO, 1978
• Semelhante a biblioteca
especializada, fornece
informação relevante a um
campo específico.
TESSITORE, 2003
• Mescla de arquivo, biblioteca
e museu, reunindo coleções
de diferentes suportes e
origens.
Centro de documentação
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O que seria
desenvolvimento de coleções?
6. Desenvolvimento de coleções
Processo que determina o que a unidade de informação deve adquirir,
manter e descartar tendo como base determinados critérios que visam
a formação ideal de um acervo que possa atender as necessidades de
informação dos usuários dessa unidade respeitando os objetivos dessa
instituição.
(ROMANI; BRORSZC, 2006)
I Semana Acadêmica de Biblioteconomia (EAD) - UCS 608/04/2016
7. 08/04/2016 I Semana Acadêmica de Biblioteconomia (EAD) - UCS 7
Situando o objeto da
pesquisa
10. CEDRIC
Associação Beneficente da
Indústria Carbonífera de
Santa Catarina
SATC
Sindicato da Indústria de
Extração do Carvão de Santa
Catarina
SIECESC
REDE
CARVÃO
Fundação de Apoio a
Pesquisa Científica e
Tecnologia do Estado de
Santa Catarina
FAPESC
11. Linha do tempo
11
Criação do CEDRIC
anexo a BC
2004
Inicio do
processamento
técnico
2007
Criação do Centro
Tecnológico de
Carvão Limpo (CTCL)
2010
Inauguração do
Prédio CTCL
2013 2015
Política de desenvolvimento de coleções
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Metodologia da Pesquisa
13. 08/04/2016 I Semana Acadêmica de Biblioteconomia (EAD) - UCS 13
(EVANS, 1979)
1. Estudo de comunidade;
2. Políticas de seleção;
3. Aquisição;
4. Desbastamento e descarte;
5. Avaliação.
(MACIEL; MENDONÇA, 2000)
Metodologia utilizada
14. Estudo da comunidade
Compreende em um diagnóstico do perfil dos usuários permeando suas
características, hábitos de leitura, necessidades, desejos e demandas de
informação.
(MACIEL; MENDONÇA, 2000)
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15. Estudo da comunidade
Delineado pelos objetivos institucionais.
Objetivos do CEDRIC:
• Atender os colaboradores do CTCL no exercício de suas atividades;
• Dar apoio aos programas de pesquisa e extensão da SATC, SIECESC, ABCM,
REDE CARVÃO;
• Colaborar em assuntos relacionados às áreas de Meio Ambiente, Mineração,
Geologia, Conversão, Saúde e Segurança; Siderurgia e demais áreas que
surgirem no âmbito dos programas de pesquisa.
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16. Políticas de seleção
Devem determinar as decisões de seleção, identificando os responsáveis
pela atividade, os critérios utilizados no processo, instrumentos
auxiliares e demais documentos correlatos.
(MACIEL; MENDONÇA, 2000)
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17. Políticas de seleção
• Devem contemplar uma política de seleção bastante ampla,
contemplando os diversos tipos de materiais.
• No caso do CEDRIC, que é especializado em uma área específica, os
critérios de seleção devem ser mais delineados e rígidos, caso
contrário a unidade perde o foco e diverge de sua missão e de seus
objetivos.
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18. Políticas de seleção
Responsáveis pela seleção
Comissão deliberativa: Comissão Permanente para Avaliação de Coleções
(CPAC) que atua como órgão de assessoramento técnico e científico ao
CEDRIC, e se constitui na seguinte forma:
• pelo “bibliotecário” do CEDRIC, como presidente da CPAC;
• um representante de cada núcleo de pesquisa, a ser nomeado pelo
coordenador do CTCL;
• um representante administrativo, a ser nomeado pelo coordenador do CTCL.
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19. Políticas de seleção
Critérios de seleção
• Conteúdo
• Adequação de usuário
• Aspectos adicionais do documento
• Critérios qualitativos e quantitativos
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20. Aquisição
Contempla todas as atividades inerentes a compra, doação e permuta.
O nível de complexidade varia de acordo com as instituições.
(MACIEL; MENDONÇA, 2000)
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21. Aquisição
Compra
Doação
Permuta
Pagamento de multa
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22. Aquisição
Compra
• Materiais para o desenvolvimento de pesquisas e projetos em andamento;
• Assinaturas de periódicos especializados;
• Atualização das obras;
• Reposição de obras desaparecidas e/ou danificadas.
Os casos não previstos são submetidos à apreciação da CPAC
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23. Aquisição
Doação
O CEDRIC dispõe de doações recebidas por pessoas físicas ou jurídicas e pode
deliberar das seguintes maneiras:
• Incorporá-las ao acervo;
• Remanejá-las internamente;
• Doá-las e/ou permutá-las com outras instituições;
• Descartá-las.
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24. Aquisição
Permuta
A permuta envolve a troca de materiais entre instituições públicas ou privadas,
sendo uma possibilidade de incorporar materiais raros e caros para composição
do acervo.
São considerados permutáveis documentos produzidos pela instituição ou
selecionados durante processo de descarte do acervo.
Entretanto, esta modalidade é pouca adotada.
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25. Aquisição
Pagamento de multa
Esta modalidade é realizada nos casos em que o valor da multa seja superior a
R$ 25,00, nestes casos, o usuário tem a possibilidade de pagar sua multa através
da doação de livros que se enquadrarem nos critérios estabelecidos na política
de seleção.
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26. Desbastamento e descarte
Mobilização de determinados materiais de acordo com critérios
estabelecidos, seu objetivo é manter a boa qualidade do acervo para
que ele se desenvolva racionalmente.
(MACIEL; MENDONÇA, 2000)
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27. Desbastamento e descarte
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Desbastamento
• O material a ser remanejado deve
ser destinado para a Biblioteca
Central da Instituição
• Número excessivo de exemplares
de um mesmo título.
Descarte
• Os materiais descartados são
doados à outras instituições,
enviados para reciclagem ou
fragmentados.
• Obras oriundas do remanejamento
que não foram aceitas;
• Formato/suporte obsoleto.
28. Avaliação
É indispensável para a tomada de decisão em diversos âmbitos,
possibilitando traçar diretrizes quanto à aquisição, acessibilidade e
descarte.
(MACIEL; MENDONÇA, 2000)
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29. Avaliação
• A avaliação do acervo ocorre anualmente, juntamente com a
realização do inventário, e seu relatório é apresentado ao CPAC no
início de cada ano.
• Maneira híbrida
• Quantitativa: Distribuição percentual do acervo por área
Distribuição por forma de aquisição do ano corrente
• Qualitativa: Por apreciação do CPAC
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30. Considerações finais
• “As etapas estão presentes por inteiro em todas as bibliotecas, mas
não da mesma forma.”
• A ênfase no desenvolvimento de coleções dessas unidades de
informação deve se centralizar nas políticas de seleção.
• Centros de documentação desenvolvam suas políticas de
desenvolvimento de coleções a partir dos objetivos da instituição
mantenedora e consequentemente de seus usuários.
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31. Referências
BIFF, Vanessa Levati; DALPONT, Giovana. Centro de documentação e rede de informação do carvão: implantação e
perspectivas futuras. In: IV Congresso Brasileiro de Carvão Mineral, 2013, Gramado. [Anais do] IV Congresso Brasileiro de
Carvão Mineral. Criciúma: SATC, 2013.
CESARINO, Maria Augusta da Nóbrega. Bibliotecas especializadas, centros de documentação, centros de análise da
informação: apenas uma questão de terminologia? Revista da Escola de Biblioteconomia, Belo Horizonte, v. 7, n. 2, 218-241,
set. 1978. Disponível em: <http://www.brapci.ufpr.br/documento.php?dd0=0000010060&dd1=49428>. Acesso em: 11 fev.
2016.
MACIEL, Alba Costa; MENDONÇA, Marilia Alvarenga Rocha. Biblioteca como organizações. Rio de Janeiro: Interciência, 2000.
PENNA, C.V.; FOSKETT, D.J.; SEWEL, P.H. Serviços de informação e biblioteca: Um manual para planejadores. Sao Paulo: INL,
1979.
ROMANI, Claudia; BORSZCZ, Iraci. Unidades de Informação: conceitos e competências. Florianópolis: Ed. da UFSC, 2006.
TESSITORE, Viviane. Como implantar centros de documentação. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial do Estado
de São Paulo, 2003.
VERGUEIRO, Waldomiro. Seleção de materiais de informação: princípios e técnicas. Brasília: Briquet de Lemos, 1995.
WEITZEL, Simone da Rocha. Elaboração de uma política de desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias. Rio
de Janeiro: Interciência, 2006.
Repositório de informação sobre a atividade carbonífera e meio ambiente, contando com acervo bibliográfico, cartográfico, iconográfico, multimídia e arquivístico.
Ciente da importância de preservar e colaborar na manutenção da informação histórica, científica e tecnológica do setor carbonífero cria o cedric.
Orgão viabilizado por uma iniciativa da satc, em parceria com o siecesc.
Evans sintetiza através desse gráfico como ocorre o processo de desenvolvimento de coleções.
Que compreende 6 etapas, processo cíclico, o bibliotecário atua em todas, e a comunidade não na aquisição.
O CEDRIC, dada a sua fundação, foi criado para ser referência em carvão mineral, e dessa forma, estabelece como seu público-alvo instituições e pesquisadores ligados às áreas correlatas ao carvão mineral.
A partir de 2008, com a criação do CTCL, os pesquisadores dos núcleos de Meio Ambiente/Mineração/Geologia, Conversão e Segurança passaram a ser os principais usuários reais da unidade, de maneira que a coleção passou a subsidiar essas áreas.
Atualmente, mesmo a instituição tendo um departamento especifico de compras, compete ao próprio CEDRIC ser responsável pela aquisição de todos os materiais bibliográficos.
Entretanto, os custos referentes à aquisição são de responsabilidade dos núcleos, salvo os casos cuja aquisição seja por meio de projeto, cabendo a responsabilidade ao coordenador do mesmo.
O CEDRIC mantém uma lista de fornecedores ativos e toda aquisição passa por no mínimo três orçamentos em diferentes fornecedores.
Atualmente, mesmo a instituição tendo um departamento especifico de compras, compete ao próprio CEDRIC ser responsável pela aquisição de todos os materiais bibliográficos.
Entretanto, os custos referentes à aquisição são de responsabilidade dos núcleos, salvo os casos cuja aquisição seja por meio de projeto, cabendo a responsabilidade ao coordenador do mesmo.
O CEDRIC mantém uma lista de fornecedores ativos e toda aquisição passa por no mínimo três orçamentos em diferentes fornecedores.
São incorporadas ao acervo as doações que se enquadrarem nos critérios de seleção. Além desses critérios serão observados também os seguintes aspectos:
Não são aceitas cópias de material bibliográfico de acordo com o Art. 29 da lei de Direito Autoral, lei nº 9610 de 19 de fevereiro de 1998, mesmo quando não houver disponível para aquisição – obra esgotada, se o conteúdo for importante para o desenvolvimento das atividades o mesmo deve permanecer com o doador;
Apostilas ou obras de finalidade comercial;
Materiais riscados, infectados e/ou danificados;
Materiais em formatos obsoletos e para os quais o CEDRIC não possua equipamentos adequados para acesso ao conteúdo;
Obras cujo conteúdo está claramente desatualizado e não possua caráter histórico;
Fascículos de periódicos já existentes no acervo;
Fascículos de periódicos que não constituem uma coleção.
A seleção das obras doadas é realizada pelo bibliotecário, e se necessário, os casos específicos são submetidos à apreciação do CPAC. O material que entra no CEDRIC é registrado em documento formalizado, denominado de Termo de Doação, com exceção de trabalhos acadêmicos que só entram se o doador for o autor ou tiver em mãos a autorização do autor.
No caso de doação, cabe:
Garantir a liberdade de dispor do acervo doado;
Ressaltar ao doador que uma vez integrada ao acervo, a doação não poderá mais ser devolvida.
O desbastamento consiste na retirada de materiais pouco utilizados pelos usuários para outro local, por exemplo um depósito. Enquanto, o descarte consiste na retirada definitiva do material do acervo.
O desbastamento consiste na retirada de materiais pouco utilizados pelos usuários para outro local, por exemplo um depósito. Enquanto, o descarte consiste na retirada definitiva do material do acervo.
qualitativa ou quantitativa
por exemplo na definição do período de empréstimo, na taxa de duplicação, no uso do espaço, na qualidade do acervo entre outros
. Atualmente, no CEDRIC, a avaliação é realizada de maneira híbrida tanto qualitativamente por apreciação do CPAC, quanto quantitativamente a partir da distribuição percentual do acervo por área, onde é analisada a existência de documentos em cada área, e a forma de aquisição.
Esta análise demonstra quais as áreas que devem ter a sua coleção implementada (seja em exemplares, títulos, material em português, etc.) e quais as áreas de pesquisa desprovidas de documentos que necessitam de providências.
Estuda-se a possibilidade de realização de um estudo de usuário para verificar se a coleção satisfaz aos usuários, determinando os tipos e níveis de necessidade em relação às coleções e verificando as mudanças de interesse por parte da comunidade.
a ênfase no desenvolvimento de coleções dessas unidades de informação deve se centralizar nas políticas de seleção, uma vez que, centros de documentação reúnem coleções de diferentes suportes e origens e são organizados com o objetivo de fornecer ao usuário informação relevante em um campo especifico de assunto.