Apresentacao sistematica de acompanhamento unidades

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Apresentacao sistematica de acompanhamento unidades

  1. 1. Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico - ADE
  2. 2. Análise do Desempenho Estratégico - ADE
  3. 3. Análise do Desempenho Estratégico - ADE
  4. 5. Reunião de Preparação Mensal Objetivo <ul><li>Sistematizar dados de meta, valor apurado e desempenho dos indicadores da Diretoria; </li></ul><ul><li>Documentar o status das ações estratégicas da Diretoria; </li></ul><ul><li>Analisar o desempenho dos indicadores e das ações estratégicas da Diretoria; </li></ul><ul><li>Identificar causas de desvio de desempenho e definir eventuais ações corretivas; </li></ul><ul><li>Analisar riscos que podem impactar o desempenho das ações estratégicas e dos indicadores no futuro e definir ações preventivas; </li></ul><ul><li>Levantar demandas de intervenções e orientações que devem ser levadas à Superintendência. </li></ul>Participantes <ul><li>Diretor; </li></ul><ul><li>Gerentes de projetos estratégicos; </li></ul><ul><li>Responsáveis pela consolidação dos dados da Diretoria; </li></ul><ul><li>Responsáveis pelos indicadores da Diretoria. </li></ul>Preparação Os responsáveis pelos indicadores em cada Diretoria devem levar para a Reunião os dados de valor apurado do mês anterior e o status das ações estratégicas com propostas prévias de causa e ação para corrigir desvios de desempenho. Duração Aproximadamente 1 hora e 30 minutos. Resultados <ul><li>Planilha completa para todos os indicadores da Diretoria com dados de meta, valor apurado e desempenho para o mês anterior, status das ações estratégicas e causas e ações corretivas e preventivas validadas; </li></ul><ul><li>Demandas para a superintendência documentadas; </li></ul><ul><li>Análise da dinâmica da reunião. </li></ul>Data Primeira semana do mês. Segunda semana do mês para SAIF, SUTRI e SUFIS. Local Diretoria.
  5. 7. Análise do Desempenho Estratégico Mensal Objetivo <ul><li>Analisar o desempenho do mapa estratégico da Superintendência (indicadores e ações estratégicas); </li></ul><ul><li>Validar causas de desvio de desempenho, riscos e ações corretivas e preventivas propostas, eliminando redundâncias e promovendo a integração entre as unidades; </li></ul><ul><li>Verificar a adequação do orçamento às ações propostas; </li></ul><ul><li>Levantar demandas de intervenções e de orientações que devem ser levadas ao Subsecretário. </li></ul><ul><li>Definir responsáveis e datas. </li></ul>Participantes <ul><li>Superintendente; </li></ul><ul><li>Diretores; </li></ul><ul><li>Gerentes de projetos estratégicos; </li></ul><ul><li>Responsável pela consolidação dos dados da Superintendência; </li></ul><ul><li>Equipe de apoio à gestão estratégica da SPGF </li></ul>Preparação O responsável pela consolidação dos dados da Superintendência deve consolidar as planilhas elaboradas pelos Diretores na Reunião de Preparação Mensal e iluminar o mapa estratégico da Superintendência. Duração Aproximadamente 2 horas. Resultados <ul><li>Validação das ações, responsáveis e datas; </li></ul><ul><li>Entrega da planilha completa para a DP/SPGF, contendo todos os indicadores da Superintendência com dados de meta, valor apurado e desempenho para o mês anterior, status das ações estratégicas e causas e ações validadas para cada desvio de desempenho identificado; </li></ul><ul><li>Demandas para o subsecretário documentadas; </li></ul><ul><li>Análise da dinâmica da reunião; </li></ul><ul><li>Registro em ata. </li></ul>Data Segunda semana do mês. Terceira semana do mês para SAIF, SUTRI e SUFIS. Local Superintendência.
  6. 9. Análise do Desempenho Estratégico Mensal – AJUR, ACS, AS, CC/MG, AE, Assessoria do Gabinete e Corregedoria Objetivo <ul><li>Analisar o desempenho dos indicadores e das ações estratégicas; </li></ul><ul><li>Analisar riscos que podem impactar o desempenho das ações estratégicas e dos indicadores no futuro e definir ações preventivas; </li></ul><ul><li>Validar causas de desvio de desempenho e ações corretivas propostas; </li></ul><ul><li>Verificar a adequação do orçamento às ações propostas; </li></ul><ul><li>Levantar demandas de intervenções e de orientações que devem ser levadas ao Secretário Adjunto; </li></ul><ul><li>Definir responsáveis e datas. </li></ul>Participantes <ul><li>Assessores; </li></ul><ul><li>Diretores; </li></ul><ul><li>Gerentes de projetos estratégicos; </li></ul><ul><li>Presidente do Conselho; </li></ul><ul><li>Equipe de apoio à gestão estratégica da SPGF. </li></ul>Preparação Os responsáveis pelas ações estratégicas de cada unidade deve levar para a Reunião o status das ações estratégicas com propostas prévias de causa e ação para corrigir desvios de desempenho. Duração Aproximadamente 1 hora. Resultados <ul><li>Validação das ações corretivas e preventivas, responsáveis e datas; </li></ul><ul><li>Demandas para o Secretário Adjunto documentadas; </li></ul><ul><li>Análise da dinâmica da reunião; </li></ul><ul><li>Registro em ata. </li></ul>Data Primeira semana do mês. Local Superintendência.
  7. 10. Análise do Desempenho Estratégico - ADE
  8. 12. Preparação Trimestral – DF, DFT, AF, PF, Gab SRF Objetivo <ul><li>Nivelar informações e estimular a participação dos servidores no processo de gestão estratégica (AEM, revisão de metas, Acordo de Resultados de 1ª e 2ª etapa, AGT, AT, reuniões de avaliação de resultados, BSC, etc.). </li></ul><ul><li>Avaliar o desempenho (valor apurado x meta) dos indicadores da unidade (PAFE e Mapa Estratégico da unidade). </li></ul><ul><li>Avaliar a efetividade das ações estratégicas desenvolvidas pela unidade. </li></ul><ul><li>Identificar causas de desvio de desempenho e definir eventuais ações corretivas. </li></ul><ul><li>Discutir diretrizes e traçar propostas para a elaboração dos AT do próximo trimestre. </li></ul><ul><li>Levantar demandas de intervenções e orientações que devem ser levadas à Superintendência. </li></ul>Participantes <ul><li>Gerente com participação dos seus servidores; </li></ul>Preparação Cabe ao gerente de cada unidade planejar e realizar a reunião, sob orientação e acompanhamento do Coordenador Regional da SRF. Duração A cargo da unidade. Resultados <ul><li>Planilha completa para todos os indicadores da unidade com dados de meta, valor apurado e desempenho e causa e ação para os indicadores e ações estratégicas com desvio de desempenho. </li></ul><ul><li>Diretrizes e propostas para a elaboração dos AT do próximo trimestre. </li></ul><ul><li>Demandas para a superintendência. </li></ul><ul><li>Ata da reunião com os pontos mais importantes. (Atas e planilhas das DF, DFT e PF deverão ser encaminhadas para [email_address] .) </li></ul><ul><li>Análise da dinâmica da reunião. </li></ul>Data Primeira semana subseqüente ao trimestre ou ao longo do último mês do trimestre. Local Unidades descentralizadas (SRF).
  9. 14. Análise do Desempenho Estratégico Trimestral – Superintendência Regional Objetivo <ul><li>Integrar as unidades e nivelar informações relativas aos resultados e ações estaduais. </li></ul><ul><li>Avaliar o desempenho (valor apurado x meta) dos indicadores da superintendência (PAFE e Mapa Estratégico da regional). </li></ul><ul><li>Avaliar a efetividade das ações estratégicas desenvolvidas pelas unidades. </li></ul><ul><li>Validar causas de desvio de desempenho e ações corretivas propostas, eliminando redundâncias e promovendo a integração entre as unidades. </li></ul><ul><li>Analisar e validar as ações propostas para o próximo AT e para o próximo AGT, quando for o caso. </li></ul><ul><li>Preparar proposta para o Acordo Estadual de Metas (AEM), quando for o caso. </li></ul><ul><li>Levantar demandas de intervenções e orientações que devem ser levadas ao Subsecretário. </li></ul><ul><li>Buscar subsídios para melhoria dos processos da gestão estratégica (AEM, revisão de metas, Acordo de Resultados de 1ª e 2ª etapa, AGT, AT, reuniões de avaliação de resultados, BSC, etc.). </li></ul>Participantes Superintendente Regional, Delegados Fiscais, Delegados Fiscais de Trânsito, Chefes de Postos Fiscais, Chefes das Administrações Fazendárias, Coordenadores Fiscais e Regionais e Assessores do Crédito. Preparação O responsável pela consolidação dos dados da Superintendência Regional deve consolidar as planilhas elaboradas pelos unidades nas Reuniões de Preparação Trimestrais e iluminar o mapa estratégico da Superintendência. Resultados <ul><li>Validação das ações corretivas, responsáveis e datas. </li></ul><ul><li>Validação das ações para o próximo AT e AGT </li></ul><ul><li>Proposta para negociação de metas do AEM. </li></ul><ul><li>Demandas para o Subsecretário documentadas. </li></ul><ul><li>Análise da dinâmica da reunião. </li></ul><ul><li>Subsídios para melhoria do processo de gestão estratégica. </li></ul><ul><li>Atas encaminhadas para [email_address] e [email_address] . </li></ul>Data Segunda e terceira semanas do trimestre. Local Sede da regional.
  10. 15. Análise do Desempenho Estratégico - ADE
  11. 17. Reunião de Preparação Trimestral - SEF Objetivo <ul><li>Analisar o desempenho dos indicadores e das ações estratégicas dos mapas das Subsecretarias (Tesouro, Receita e mapas das Superintendências das Unidades-meio); </li></ul><ul><li>Validar causas de desvio de desempenho, riscos e ações corretivas e preventivas propostas, eliminando redundâncias e promovendo a integração entre as unidades; </li></ul><ul><li>Analisar contexto externo – fatos relevantes sobre questões políticas, econômicas, sociais, legais, tecnológicas e ambientais; </li></ul><ul><li>Checar a adequação do orçamento; </li></ul><ul><li>Definir pauta da reunião trimestral: ações estratégicas, indicadores e fatos relevantes do ambiente externo que serão discutidos com maior profundidade com o Secretário; </li></ul><ul><li>Levantar necessidades de atuação do Secretário para facilitação dos processos e da gestão da SEF. </li></ul>Participantes <ul><li>Subsecretário ou Secretário-Adjunto; </li></ul><ul><li>Superintendentes; </li></ul><ul><li>Responsáveis pela consolidação dos dados da Subsecretaria ou Unidades-meio; </li></ul><ul><li>Equipe de apoio à gestão estratégica da SPGF. </li></ul>Preparação O responsável pela consolidação dos dados da Subsecretaria e/ou Unidades-meio deve consolidar as planilhas elaboradas pelos Superintendentes nas ADE-M e iluminar o mapa estratégico da Subsecretaria. Cada um dos Superintendentes deve selecionar fatos relevantes do ambiente externo ocorridos no último trimestre que podem impactar o desempenho da SEF. Duração Aproximadamente 3 horas. Resultados <ul><li>Pauta da ADE-T; </li></ul><ul><li>Validação das ações, responsáveis e datas; </li></ul><ul><li>Demandas para os Secretário documentadas; </li></ul><ul><li>Análise da dinâmica da reunião; </li></ul><ul><li>Registro em ata; </li></ul><ul><li>Compartilhamento das atas das Reuniões de Preparação Trimestral entre os Subsecretários e o Secretário Adjunto para que eles possam antecipar soluções que demandem integração entre as unidades antes da ADE-T. </li></ul>Data Penúltimas semanas dos meses de abril, julho, outubro e fevereiro. Local: Subsecretarias.
  12. 19. Análise do Desempenho Estratégico Trimestral - SEF Objetivo <ul><li>Apresentar o desempenho do mapa estratégico da SEF no trimestre (indicadores e ações estratégicas); </li></ul><ul><li>Apresentar as informações sobre o contexto externo selecionadas; </li></ul><ul><li>Apresentar a adequação do orçamento; </li></ul><ul><li>Discutir e validar necessidades de atuação do Secretário para facilitação dos processos e da gestão da SEF; </li></ul><ul><li>Discutir e validar orientações e direcionamento estratégicos; </li></ul><ul><li>Definir responsáveis e datas. </li></ul>Participantes <ul><li>Secretário; </li></ul><ul><li>Subsecretários e Secretário-Adjunto; </li></ul><ul><li>Chefe de Gabinete e Titulares das Unidades Subordinadas ao Gabinete; </li></ul><ul><li>Diretores de Superintendência; </li></ul><ul><li>Superintendências Regionais (representantes); </li></ul><ul><li>Gerentes dos Programas Estruturadores; </li></ul><ul><li>Núcleo Estratégico; </li></ul><ul><li>Equipe de apoio à gestão estratégica da SPGF. </li></ul>Preparação O responsável pela consolidação dos dados da SEF (DP-SPGF) deve estruturar um relatório a ser entregue antes da ADE-T para o Secretário e fazer a formatação da apresentação para a reunião com base nos documentos originados nas Reuniões de Preparação Trimestrais. Duração Aproximadamente 3 horas. Resultados <ul><li>Orientações estratégicas contendo: próximos passos, responsáveis e datas; </li></ul><ul><li>Aprendizado estratégico; </li></ul><ul><li>Análise da dinâmica da reunião; </li></ul><ul><li>Registro em ata. </li></ul>Data Últimas semanas dos meses de abril, julho, outubro e fevereiro. Local Sala de reuniões do Secretário.
  13. 20. Benefícios da Análise do Desempenho Estratégico <ul><li>Alinhamento de todo o corpo estratégico, tático e operacional da SEF em função da estratégia; </li></ul><ul><li>Integração dos atuais instrumentos de gestão (Acordo, Programa Estruturador, Projetos, Balanced Scorecard, entre outros) em um único modelo de gestão estratégica; </li></ul><ul><li>Foco em decisões estratégicas com espaço para discussão de propostas e não de justificativas; </li></ul><ul><li>Visão global do desempenho das Diretorias, Superintendências e da Secretaria de forma ágil e dinâmica no que se refere aos vários aspectos do seu desempenho; </li></ul><ul><li>Maior agilidade no processo decisório; </li></ul><ul><li>Respeito às particularidades de cada unidade com possibilidade de adequar a forma de acompanhamento. </li></ul>
  14. 21. Informações Gerais <ul><li>A Diretoria de Planejamento – DP/SPGF se disponibiliza a acompanhar as reuniões ADE-M, Preparação da Trimestral e ADE-T para captar informações sobre o Planejamento Estratégico. </li></ul><ul><li>Obs.: Em 29/09/09, ficou acordado que a SPGF não acompanhará as reuniões de ADE-M das unidades da SRE (SUFIS, SAIF e SUTRI). Após a realização das reuniões de cada unidade, os respectivos interlocutores se reunirão com a SPGF/Diretoria de Modernização Institucional(DMI) para repassar os valores apurados e ações definidas. O repasse das informações deverá ser feito na quarta semana de cada mês. A participação da SPGF na ADE-T (Trimestral) da SRE está mantida. </li></ul><ul><li>A DMI/SPGF é a unidade responsável pela alteração e manutenção dos mapas, objetivos estratégicos e indicadores. </li></ul><ul><li>Após as reuniões, cabe aos gerentes comunicar as questões estratégicas discutidas com sua equipe. </li></ul>
  15. 22. Conceitos Ações estratégicas São indicadores, atividades, projetos, iniciativas (incluindo Projetos Estruturadores, Acordo de Resultados de 1º Etapa, Produtos do Acordo de Resultados de 2º Etapa, SIGPLAN, Acordo Estadual de Metas, PAF, PAFE, etc.) que contribuem para o alcance de um objetivo estratégico , mas não estão contemplados na estrutura de indicadores vinculada diretamente ao objetivo estratégico no BSC. Desvio de desempenho Desvios de desempenho podem ocorrer tanto em indicadores quanto em atividades ou projetos. Indicadores: desempenho abaixo do esperado (vermelho). Atividades: atrasos ou entrega parcial de produtos.
  16. 23. Manter o Equilíbrio das Contas Públicas de Minas Gerais - 1 Aumentar a Satisfação dos Clientes, Prestando Serviços com Qualidade e Tempestividade - 2 Promover a Gestão das Contas Públicas 3 Prover e Gerir as Receitas Estaduais com Justiça Fiscal - 4 Gerir o Cumprimento das Obrigações Tributárias Mediante o Controle Fiscal - 5 Gerir o Controle Fiscal da Arrecadação e a Informação Econômico-Fiscal- 6 Gerir a Política Tributária do Estado - 7 Gerir o Endividamen-to do Estado - 8 Gerir os Recursos Financeiros do Estado - 9 Prover Informações Contábeis, Fiscais e Gerenciais - 10 Gerir e Monitorar o Atendimento ao Cliente Externo- 11 Simplificar Serviços Prestados ao Cliente Externo -12 Fomentar a Transparên-cia nas Ações - 13 Alinhar a Gestão Estratégica às Diretrizes Governamentais - 17 Executar Programas de Melhoria da Gestão - 14 Alinhar Tecnologia da Informação e Comunicações aos Processos e Iniciativas Estratégicas - 15 Alinhar Infra-Estrutura e Logística aos Processos e Iniciativas Estratégicas -16 Manter Clima Organizacional Adequado - 18 Gerir as Competências 19 Formar Continuamente o Servidor - 20 Avaliar o Desempenho 21 Gerir o Conhecimento-22 Prover Informações Mediante a Gestão da Tecnologia da Informação e Comunicações - 23 FAROL DE DESEMPENHO PREENCHIMENTO DA OVAL Verde ≥ 100% Amarelo ≥ 95% Vermelho < 95% Branco - sem desempenho HIERARQUIA DE RASTREAMENTO BORDA DA OVAL Verde Rosa – Em apuração Cinza – Deveria ter sido apurado. Amarelo Vermelho
  17. 24. Farol de Desempenho Instruções para iluminação dos mapas estratégicos Para colorir o conteúdo da oval (Objetivo Estratégico - OE) deve-se fazer uma média dos desempenhos dos indicadores diretamente vinculados ao OE e buscar a cor correspondente ao desempenho obtido no farol de desempenho padrão escolhido para a SEF. Os indicadores diretamente vinculados que não tiverem sido apurados devem receber peso 0 para o cálculo da média. Cor Desempenho Verde ≥ 100% Amarelo ≥ 95% e < 100% Vermelho < 95% Branco Desempenho ainda não apurado
  18. 25. Hierarquia de Rastreamento Instruções para iluminação dos mapas estratégicos Para colorir a borda da oval (Objetivo Estratégico) deve-se buscar a cor do pior desempenho a ela vinculado seja no conjunto de indicadores do BSC, seja no conjunto de ações estratégicas. Se houver um indicador do BSC com desempenho vermelho ou uma atividade listada nas ações estratégicas atrasada (vermelha), a borda será vermelha. Caso não haja nem indicador nem ação estratégica vermelhos, deve-se buscar: amarelo, cinza, rosa e verde, nesta ordem, conforme definido no farol de rastreamento. 1 Vermelho Desempenho abaixo do esperado. 2 Amarelo Desempenho mediano. 3 Cinza Indicador deveria ter sido apurado e ainda não foi. 4 Rosa Indicador ainda não apurado porque o período de apuração ainda não chegou. 5 Verde Bom desempenho.
  19. 26. <ul><li>O farol refere-se ao desempenho e não ao valor apurado do indicador! </li></ul><ul><li>Devemos observar, também, que o desempenho será sempre uma medida em percentual, independente da unidade de medida do indicador. </li></ul><ul><li>A SEF utiliza o farol verde quando o desempenho do indicador for “maior ou igual a 100%”; </li></ul><ul><li>O farol vermelho é usado quando o desempenho do indicador for menor que 95% e </li></ul><ul><li>O farol amarelo é usado quando o desempenho do indicador for maior ou igual a 95% e menor do que 100%. </li></ul>Instruções para iluminação dos mapas estratégicos
  20. 27. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>A iluminação dos mapas estratégicos deve ser feita pelos responsáveis pela consolidação dos dados da unidade correspondente . </li></ul><ul><li>Quanto mais freqüente é o acompanhamento, melhor é a gestão! </li></ul><ul><li>As reuniões de análise do desempenho estratégico da SEF-MG devem ser utilizadas como um instrumento interno de acompanhamento dos resultados da organização. Sendo assim, caso uma unidade tenha um indicador com periodicidade anual ou semestral e, entretanto, monitore os dados do indicador mensalmente, inclusive para facilitar o cálculo do valor total quando chegar o período de apuração, essa unidade deverá alterar a periodicidade do indicador para mensal, utilizando os dados mensais para iluminar o mapa estratégico. Esse procedimento é válido inclusive para os indicadores do Acordo de Resultados. Neste último caso, o indicador terá duas periodicidades uma para o acompanhamento interno da gestão estratégica e outra para a prestação de contas do Acordo de Resultados. </li></ul>
  21. 28. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>Como converter a periodicidade de um indicador de anual para mensal? </li></ul><ul><li>Um indicador que era anual e passou a ter periodicidade mensal deverá ter a sua meta ajustada para a nova periodicidade. Os exemplos descritos a seguir ilustram duas situações diferentes de desdobramento da meta. </li></ul><ul><li>Exemplo 1 – Indicador acumulado pela soma – Dividir a meta: O indicador “Horas de capacitação” tem a meta anual de 1200 horas. Qual seria a meta mensal? Teoricamente, bastaria dividir as 1200 horas por 12, chegando-se a uma meta de 100 horas/mês. Entretanto, o responsável pelo indicador já sabe que nos meses de férias (janeiro e julho) não vale a pena formar turmas de capacitação, porque muitos servidores estão ausentes e sabe também que no primeiro semestre as pessoas estão mais disponíveis para participar de capacitações. Sendo assim, ele prefere dividir as 1200 horas totais da seguinte maneira: 160 horas/mês para os meses de fevereiro a junho e 80 horas/mês para os meses de agosto a dezembro. </li></ul><ul><li>Exemplo 2 – Indicador acumulado pela média ou pelo saldo – Repetir a meta: O indicador “Disponibilidade do sistema” tem a meta anual de 95%. A fórmula de cálculo deste indicador é: [(Horas de operação do sistema no ano/Total de horas do ano)*100]. Para converter este indicador em mensal basta mudar a fórmula do indicador para [(Horas de operação do sistema no mês/Total de horas do mês)*100]. A meta do indicador continuará sendo de 95%. Todos os meses o responsável pelo indicador deve garantir que em pelo menos 95% das horas o sistema esteja disponível. </li></ul>
  22. 29. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>É possível lançar mão de indicadores de tendência para prever comportamentos de indicadores cuja mensuração é mais demorada ou complexa! </li></ul><ul><li>Nos casos de indicadores anuais ou semestrais que não possibilitem um acompanhamento mensal ou trimestral, deve-se buscar a criação de indicadores que sinalizem a tendência do desempenho do indicador. </li></ul><ul><ul><li>Exemplo: O indicador “Índice de Satisfação do Cliente Externo à SEF” é anual. Não é viável realizar a pesquisa com maior freqüência, principalmente, pelo custo de realização da pesquisa. Entretanto, deve-se buscar outros indicadores que possam sinalizar uma tendência no desempenho deste indicador. Um bom indicador de tendência seria o “Número de reclamações”, por exemplo. Caso a SEF perceba ao longo do ano que o número de reclamações dos clientes externos aumentou, ela poderá agir preventivamente para corrigir o problema e, assim, quando chegar o momento de realização da pesquisa anual, provavelmente os resultados da pesquisa serão melhores do que teriam sido caso a SEF não tivesse analisado o indicador de tendência e tomado ações preventivas. </li></ul></ul><ul><li>Vale ressaltar que os indicadores de tendência devem ter metas e também devem ser utilizados para iluminar o mapa estratégico, seja na estrutura de indicadores diretamente vinculados ao objetivo estratégico, seja nas ações estratégicas. </li></ul><ul><li> A utilização de indicadores de tendência para prever comportamentos dos indicadores anuais é um pedido do Secretário! </li></ul>
  23. 30. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>É possível ter um desempenho negativo? </li></ul><ul><li>Sim. O desempenho negativo acontece quando o valor apurado para o indicador fica muito distante do valor definido como meta. Vamos ver o exemplo do indicador “Resultado Fiscal ”. A fórmula de cálculo deste indicador é (Receita total – Despesa total). Vamos imaginar que a SEF tenha como meta do Resultado Fiscal, para o ano de 2008, 500 mil reais (quinhentos mil reais) e tenha tido um valor apurado de -200 mil reais (menos duzentos mil reais). Para calcular o desempenho deste indicador a fórmula que será utilizada será (Valor apurado/Meta)*100. Sendo assim o desempenho será de (-200 mil/500 mil)*100, ou seja, - 40% (menos quarenta por cento). </li></ul>
  24. 31. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>Como calcular o desempenho, quando a meta do indicador é igual a zero? </li></ul><ul><li>Todas as vezes que um indicador tiver o valor da meta igual a zero o seu desempenho não é calculado, mas sim convencionado (simplesmente por não ser possível fazer divisão por zero). As convenções estabelecidas levam em conta a polaridade do indicador, conforme mostrado a seguir. </li></ul><ul><li>Maior melhor Maior pior </li></ul><ul><li>Relativa </li></ul>Meta Valor apurado Desempenho = 0 = 0 100% = 0 > 0 200% = 0 < 0 0% Meta Valor apurado Desempenho = 0 = 0 100% = 0 > 0 0% = 0 < 0 200% Meta Valor apurado Desempenho = 0 = 0 100% = 0 > 0 0% = 0 < 0 0%
  25. 32. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>Como definir a polaridade de um indicador? </li></ul><ul><li>Maior melhor: Um indicador tem a polaridade maior melhor quando é desejável que o seu valor apurado seja maior ou igual à sua meta. Exemplo: Satisfação de clientes, Percentual de demandas atendidas, Arrecadação, Disponibilidade de sistemas, Índice de Economia nas Aquisições-SPGF-DCOM etc. </li></ul><ul><li>Maior pior: Um indicador tem a polaridade maior pior quando é desejável que o seu valor apurado seja menor ou igual à sua meta. Exemplo: Número de reclamações, Índice de Distorção do Material de Consumo-SPGF-DLOG etc. </li></ul><ul><li>Polaridade relativa: Um indicador tem a polaridade relativa quando é desejável que o seu valor apurado fique o mais próximo possível da meta. Ou seja, não é desejável que ele ultrapasse muito a meta e também não é desejável que ele fique muito abaixo da meta. Um bom exemplo de indicador com polaridade relativa é o indicador “Investimentos”. Uma organização não pode investir mais do que planejou, porque, neste caso, terá um problema de caixa, entretanto, uma organização não deve investir menos do que planejou, porque, neste caso, não usufruirá dos resultados do investimento no futuro. Sendo assim, o ideal é que a organização invista sempre o valor mais próximo possível da sua meta. </li></ul>
  26. 33. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>Como se calcula o desempenho? </li></ul><ul><li>A fórmula de cálculo do desempenho varia de acordo com a polaridade do indicador. Há três tipos de polaridades: maior melhor , maior pior e polaridade relativa . </li></ul><ul><li>Maior melhor: (Valor apurado/Meta)*100. </li></ul><ul><li>Maior pior: [2-(Valor apurado/Meta)]*100. </li></ul><ul><li>Polaridade relativa: Quando o valor apurado for menor do que o valor da meta , aplica-se a fórmula: (Valor apurado/Meta)*100. Quando o valor apurado for maior do que o valor da meta , aplica-se a fórmula: [2-(Valor apurado/Meta)]*100 . </li></ul>
  27. 34. Polaridade = Maior Melhor Desempenho Valor apurado 100% Valor apurado = Meta Desempenho = (Valor apurado/Meta)*100
  28. 35. Polaridade = Maior Pior Desempenho Valor apurado 100% Valor apurado = Meta Desempenho = [2-(Valor apurado/Meta)]*100
  29. 36. Polaridade = Relativa Desempenho Valor apurado 100% Valor apurado = Meta Desempenho = (Valor apurado/Meta)*100 Desempenho = [2-(Valor apurado/Meta)]*100
  30. 37. <ul><li>Farol para Polaridade = Relativa </li></ul><ul><li>O farol para os indicadores com polaridade relativa representará a faixa de tolerância. Assim, se for aceito, por exemplo, um valor apurado que se afaste em 20% do valor da meta estabelecida, o farol verde será atribuído ao desempenho maior ou igual a 80%. </li></ul>Instruções para iluminação dos mapas estratégicos
  31. 38. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>O que é forma de acumulação? </li></ul><ul><li>Quanto mais freqüente for a apuração de um indicador, melhor será a sua gestão. Entretanto, muitas vezes a alta administração deseja ter uma visão geral sobre o desempenho do indicador ao longo do ano. Assim, é preciso consolidar os dados mensais dos indicadores. Essa consolidação é chamada de forma de acumulação e pode ser feita de três formas: pela soma, pela média ou pelo saldo. </li></ul>
  32. 39. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>Como definir a forma de acumulação de um indicador? </li></ul><ul><li>Soma: Um indicador é acumulado pela soma, quando para se obter a sua meta anual soma-se sua meta mensal e, conseqüentemente, para se obter o seu valor apurado anual, soma-se os valores apurados a cada mês. Exemplo: Arrecadação, Horas de capacitação, Número de eventos realizados, etc. </li></ul><ul><li>Saldo: Um indicador é acumulado pelo saldo quando, para se obter o seu valor apurado anual, busca-se o último valor apurado. Exemplo: Satisfação dos clientes, Número de reclamações, Percentual de demandas atendidas, Disponibilidade de sistemas, etc. </li></ul><ul><li>Média: Um indicador é acumulado pela média quando, para se obter o seu valor apurado anual, faz-se uma média dos valores apurados a cada mês. Exemplo: Prazo médio de pagamento. A forma de acumulação pela média deve ser evitada na medida do possível, já que a média tende a mascarar situações extremas. A média entre um número muito grande e um número muito pequeno é um número intermediário que costuma não ser representativo da realidade. </li></ul>Continua...
  33. 40. Instruções para iluminação dos mapas estratégicos <ul><li>Para indicadores que são calculados a partir de uma fórmula deve-se aplicar a forma de acumulação no numerador e no denominador. Vamos utilizar o exemplo do indicador: Percentual de demandas atendidas cuja fórmula de cálculo é [(Número de demandas atendidas/Número de demandas recebidas) * 100]. </li></ul>Continuação... Indicador: Percentual de demandas atendidas Período Número de demandas recebidas Número de demandas atendidas Meta Valor apurado Desempenho Jan 100 55 95% 55% 58% Fev 120 115 95% 96% 101% Mar 140 140 95% 100% 105% Total 360 310 95% 86% 91%
  34. 41. Forma de Acumulação = Soma Indicador: Arrecadação Período Meta Valor apurado Desempenho Jan 100 55 55% Fev 120 115 96% Mar 140 140 100% Total 360 310 86%
  35. 42. Forma de Acumulação = Saldo Indicador: Disponibilidade de sistemas Período Meta Valor apurado Desempenho Jan 95% 52% 55% Fev 95% 91% 96% Mar 95% 95% 100% Total 95% 95% 100%
  36. 43. Forma de Acumulação = Média Indicador: Prazo médio de pagamento Período Meta Valor apurado Desempenho Jan 40 55 55% Fev 40 38,5 96% Mar 40 40 100% Total 40 34 84%
  37. 44. Em caso de dúvidas, entre em contato na DMI Telefone: 3217-6204 ou 3217-6217

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