Alexandre Guimarães – 4º Encontro ABPMP CBPP – Case COMAER SEFA Recurso

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Eventos ABPMP – Association of Business Proccess Management Professionals
- Palestra realizada pelo Ten Cel Int Alexandre Velloso Guimarães, Oficial da Aeronáutica, durante o 4º Encontro ABPMP de Profissionais de BPM realizado em Brasília – DF em 19 de maio de 2011.

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Alexandre Guimarães – 4º Encontro ABPMP CBPP – Case COMAER SEFA Recurso

  1. 1. 2011 GESTÃO DE PROCESSOS Projeto Estratégia Organizacional SEFA Ten Cel Int Alexandre Velloso Guimarães
  2. 2. “MANTER A SOBERANIA NO ESPAÇO AÉREO NACIONAL COM VISTAS À DEFESA DA PÁTRIA”
  3. 3. Comando da Aeronáutica SEFA 74 ORGANIZAÇÕES “UNIDADES GESTORAS” Unidades - Exterior ESTRUTURA ADMINISTRATIVA – COMANDO DA AERONÁUTICA
  4. 4. Comando da Aeronáutica SEFA Execução Orçamentária Administração Financeira Contratos e Convênios Contabilidade Controle Interno Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica
  5. 5. Comando da Aeronáutica SEFA OBJETIVO Identificar os aspectos contextuais e as principais peculiaridades do estudo de processos levado a efeito na SEFA entre os anos de 2010 e 2011.
  6. 6. Comando da Aeronáutica SEFA ROTEIRO Os motivadores do estudo de processos na SEFA A estrutura geral do projeto O suporte teórico As etapas e os resultados Desafios, facilitadores e lições aprendidas
  7. 7. Comando da Aeronáutica Os motivadores do Estudo de Processos na SEFA
  8. 8. Comando da Aeronáutica SEFA Motivadores do Caso “SEFA” (drivers) •Pesquisa sobre “Gestão do Conhecimento” – 2009 •Necessidade de documentação de processos Existência de documento com descrição dos processos de trabalho Sim 26% Apenas parcialmente 42% Não 32% Fonte: questionário de pesquisa (2009)
  9. 9. Comando da Aeronáutica SEFA Motivadores do Caso “SEFA” (drivers) •Necessidade de estruturação de indicadores de desempenho para a SEFA (Relatório de Gestão) - 2010 •Oportunidade de revisão dos elementos componentes da estratégia SEFA PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA
  10. 10. Comando da Aeronáutica SEFA P O L Í T I C A S PROJETOS PROCESSOS ESTRATÉGIAS OBJETIVOS MISSÃO + VISÃO Fonte: adaptação de Oliveira (2007, p. 177). INDICADORES
  11. 11. Comando da Aeronáutica Estrutura Geral do Projeto
  12. 12. Projeto Estratégia Organizacional SEFA Identificar processos estratégicos Elaborar indicadores Elaborar a Estratégia e Plano Setorial Elaborar Programa de Trabalho Identificar e analisar riscos dos processos Relatório de Gestão Conceber a missão, visão e valores Analisar o ambiente Mapear processos por áreas Elaborar a Política de Economia e Finanças da Aer. Elaborar Plano de Continuidade de Negócios
  13. 13. Comando da Aeronáutica SEFA PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA 425 dias 24/05/2010 06/01/2012 Aprovação do Cronograma e Fases 1 dia 24/05/2010 24/05/2010 Análise do Ambiente 12 dias 28/05/2010 14/06/2010 Elaboração da Missão e Visão 15 dias 28/05/2010 17/06/2010 Mapeamento e Análise de Processos 65 dias 18/06/2010 16/09/2010 Elaboração de Indicadores 49 dias 17/09/2010 24/11/2010 Elaboração da Política 196 dias 18/06/2010 18/03/2011 Elaboração da NPA do Relatório de Gestão 141 dias 28/05/2010 10/12/2010 Elaboração da Estratégia da SEFA 120 dias 21/03/2011 02/09/2011 Elaboração do Plano Setorial (PTA) 80 dias 05/09/2011 23/12/2011 Avaliação de Riscos dos Processos 95 dias 21/03/2011 29/07/2011 Elaboração do Plano de Contingências 85 dias 01/08/2011 25/11/2011 Elaboração da NPA de Revisão da Estratégia Organizacional 40 dias 14/11/2011 06/01/2012
  14. 14. Comando da Aeronáutica Suporte Teórico
  15. 15. Comando da Aeronáutica SEFA Paim et al. Gestão de Processos: pensar, agor e aprender. Porto Alegre: Bookman, 2009. Sordi, José Osvaldo de. Gestão por Processos. Porto Alegre: Bookman, 2009. São Paulo: Saraiva, 2008. Geston, J; Nelis, J. Business Process Management. Butterworth-Heineman, 2008. ABPMP – www.abpmp-br.org
  16. 16. Comando da Aeronáutica SEFA Trabalho ponta-a-ponta que entrega valor aos clientes. Association of Business Process Management Professionals ABPMP (2009)
  17. 17. Comando da Aeronáutica SEFA Maturidade Fonte: Paim et al (2009)
  18. 18. Comando da Aeronáutica SEFA Processos Estratégia Cultura TecnologiaIndicadores Conhecimento Estrutura Fonte: Paim et al (2009)
  19. 19. Comando da Aeronáutica SEFA Gestão de Processos ABORDAGENS Gestão Funcional Gestão Funcional de Processos Transversais Gestão Processual Fonte: Paim et al (2009)
  20. 20. Comando da Aeronáutica SEFA Gestão Funcional de Processos Transversais Prioriza a gestão organizacional a partir da idéia de que os processos devem apoiar a coordenação do trabalho, mas preserva a divisão do trabalho centrada na especialização e não cria duas linhas de autoridade. Paim et al (2009)
  21. 21. Comando da Aeronáutica SEFA Visão das Estruturas Vertical Funcional Funcional com Processos Processos Horizontais
  22. 22. Comando da Aeronáutica SEFA Secretário SUCONV SUFIN SUCONT SUAUD VISEFA Processo 1 Processo 2 Processo 3 Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica
  23. 23. Comando da Aeronáutica SEFA Vantagens da abordagem de processos como complemento da estrutura funcional • Maior integração decorrente da identificação das interfaces organizacionais e de processos • Percepção da organização como sistema • Definição de mecanismos decisórios para solução de conflitos • Integração de bases de dados • Definição de estruturas de governança para processos
  24. 24. Comando da Aeronáutica As Etapas e os Resultados “ANÁLISE DOS PROCESSOS SEFA E ELABORAÇÃO DE INDICADORES”
  25. 25. Comando da Aeronáutica SEFA Etapa 1 – Nivelamento do Conhecimento sobre Processos Responsabilidade: GT Gestão e IEFA Fase de estudos – compartilhamento de fontes Seminário sobre Processos – Projeto “LUMINAR” Revista “SEIVA”
  26. 26. Comando da Aeronáutica SEFA •Responsabilidade: representante de cada área no GT •Apresentação da ferramenta de mapeamento •Definição do detalhamento •Seleção de área piloto •Rodada de solução de dúvidas •Mapeamento nas áreas •Apresentação ao GT Etapa 2 – Mapeamento dos Processos por Áreas 60 dias
  27. 27. Comando da Aeronáutica SEFA Etapa 2 – Mapeamento dos Processos Orientações Básicas •Ampla participação dos especialistas •Adesão à prática •Apoio teórico do GT •Elaboração das fichas de cadastro de processos e fluxos •Validação pelas áreas envolvidas – Alta Gerência
  28. 28. Comando da Aeronáutica SEFA Etapa 3 – Apresentação dos Mapas (fluxos) ao GT •Dedicação integral do GT – 8 dias úteis •Presença dos titulares das áreas afins •Sala de reuniões da SEFA – ambiente equipado •Apresentação de fichas de informações e fluxos •Discussão dos fluxos, suas interações (*) e grau de importância estratégica de cada processo à luz da Missão da SEFA (*) inclusive interações externas
  29. 29. Comando da Aeronáutica SEFA Etapa 4 – Elaboração de Indicadores de Processos Responsabilidade: Área (gerente + equipe) Nivelamento de conhecimento sobre Indicadores – Seminário Projeto “LUMINAR” Validação inicial dos indicadores – apresentação ao GT em reuniões consecutivas (3 semanas)
  30. 30. Comando da Aeronáutica SEFA NC QR QT = 1 - X 100 %NC QR QT = 1 - X 100 % Nome do Processo: PRESTAÇÃO DE CONTAS Nome do Indicador de Desempenho Objetivo da Métrica Fórmula do Indicador de Desempenho Definição das Variáveis empregadas na fórmula. Origem ou base de dados a serem empregados na fórmula Periodicida de de Medição Responsável pela Medição Conformidade Contábil SIAFI Aferir nível de conformidade das UG EXEC em relação aos preceitos contidos nas Normas Contábeis internas e externas ao COMAER. NC – Nível de Conformidade Contábil. QR – Quantidade de UG EXEC com restrição contábil registrada no SIAFI, no mês. QT – Qtdade total de UG EXEC. Registro da Conformidad e Contábil no SIAFI Mensal SUCONT-2 NC QR QT = 1- X 100 %NC QR QT = 1- X 100 % Exemplo de Indicador * 47 Indicadores de Processos Validados pelo GT
  31. 31. Comando da Aeronáutica SEFA Etapa 5 – Inserção dos Indicadores no Contexto Gerencial Menção no Plano Estratégico (Estratégia de Economia e Finanças), no Plano Setorial e no Programa de Trabalho. Introdução da abordagem de processos e dos indicadores nas Reuniões Mensais da Administração. Introdução, no Relatório de Gestão, da avaliação crítica de desempenho por meio de indicadores. Introdução dos mapas de processos e apreciação dos resultados de indicadores nos brifings da SEFA (institucionais e de transmissões de cargos).
  32. 32. Comando da Aeronáutica Desafios, facilitadores e lições aprendidas
  33. 33. Comando da Aeronáutica SEFA FACILITADORES •Patrocínio (Secretário de Economia e Finanças) •Posicionamento do GT na estrutura – Coordenação no nível da Alta Gerência (VISEFA) •Nível de conhecimento médio elevado •Concentração das instalações •Comprometimento com tarefas e prazos •Apoio de tecnologia (equipamentos e rede)
  34. 34. Comando da Aeronáutica SEFA DESAFIOS •Revisão periódica dos elementos da estratégia organizacional, incluindo processos e indicadores. •Inserção da cultura de processos no “tecido” da Organização (“demanda puxada”). •Documentação e compartilhamento do conhecimento adquirido. •Vencer a tendência natural de realizar somente gestão funcional de processos. •Estabelecer “link” prático entre indicadores e melhoria de processos.
  35. 35. Comando da Aeronáutica SEFA LIÇÕES APRENDIDAS Patrocínio Cultura – gestão de mudanças Absorção do conhecimento – tempo de maturação Divulgação (informação)
  36. 36. Comando da Aeronáutica SEFA “As grandes obras são executadas, não pela força, mas pela perseverança.” Samuel Johnson Contato: Ten Cel Int ALEXANDRE VELLOSO GUIMARÃES Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica
  37. 37. 2011 GESTÃO DE PROCESSOS Projeto Estratégia Organizacional SEFA

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