Cada instituição cria uma metodologia própria e aprende o que é Gestão por Processos na prática. Não existe fórmula infalível para agregar valor à organização, e foi através de um conjunto de iniciativas que o DER-ES desenvolveu uma forma de implementar mudanças. Entenda a experiência e os resultados obtidos em 2015 e 2016 no "Case: Como criar valor para a organização através da análise de processos" apresentado no BPM Day Espírito Santo de 2016."

1. Criando valor para a
organização através
da análise de
processos
Juliana Prado | Diretora de Administração do
DER-ES
Outubro/2016

2. Lições aprendidas em 2015
• Necessidade dos próprios servidores gerenciarem os projetos de
melhoria de processos – Grupo de Estudo
• Estratégias para mudança cultural - reuniões e seminários internos
• Padronização do sequenciamento de atividades – visão de processos
• Necessidade de definir os papéis de cada setor – análise do
regimento interno

3. Etapas para as mudanças
• Treinamento
ou palestra
•Orientações e
recebimento de
sugestões
• Análise e
mapeamento
do processo
• Reuniões e
discussões
sobre as
soluções
Detecção e análise
do problema
Construção da
instrução
normativa
CompartilhamentoAcompanhamento

4. ATOLADOS NO PAPEL

5. Problema – quantidade de papel gerado
• 800 folhas por medição!

6. Análise crítica do procedimento
• Quais documentos são realmente necessários?
• Quais equipes são responsáveis por gerar estas
informações?
• Foram detectados:
– Tramites desnecessários
– Falta de padrão
– Falta de documentos

7. Solução proposta
• Instrução de Serviço Normativa 003-N/2015 padronizou:
– a ordenação dos documentos;
– o fluxo de atividades;
– os modelos de formulários; e
– a inclusão de documentos digitalizados em CD-R.

8. Apresentações das mudanças
• A dúvida gera medo
• As orientações e apresentações foram
essenciais para a implantação das mudanças!

9. Resultado
Entrevista
Gerente de Finanças relata o valor agregado
ao órgão após a implantação das mudanças:
• ”O primeiro ganho foi a papelada. Antes
tínhamos que conferir naquele grande
volume de papel os documentos que
faltavam. E a falta de organização nos
fazia perder tempo, pois não havia
padrão de ordem dos documentos. A IS
apoiou o setor financeiro formalizando,
por ordem da direção do órgão, aquilo
que nós já solicitávamos informalmente.
E para a construção da IS reunimos
todos os envolvidos, nos dando
argumentos para exigir a documentação
necessária. Tanto as empresas como os
gestores dos contratos passaram a
obedecer inclusive outras normativas
existentes.”
Pesquisa de satisfação
Na sua opinião, a IS 003-N/2015 influenciou
na redução de papel gerado no DER-ES?
93%
7%
Pesquisa de Satisfação
IS 003-N/2015
Sim Não

10. ONCOTÔ?
PRONCOVÔ?
DONCOVIM?

11. Problema – falta de informação
• Falta de informação
sobre a qualidade das
obras
• Falta de informação
para avaliar a
execução
• Acompanhamento
superficial dos
cronogramas de obra
?

12. Análise crítica do procedimento
• Quais informações
comprovam a
qualidade da execução
da obra?
• Por que os problemas
não são detectados
nas avaliações
mensais?

13. Solução proposta
• Instrução de Serviço Normativa 004-N/2015
padronizou:
– Plano de Controle e Gestão da Qualidade
– Plano de Trabalho
– Diário de Obras

14. Resultado
Entrevista
Gerente de Obras relata experiência após a
implantação da IS:
• “O mais importante foi na questão do
pós-obra, pois a instrução ajustou os
itens de avaliação da execução e hoje é
possível fazer o recebimento da obra com
maior rigor (há maior garantia da
qualidade do produto/obra a ser recebida
pelo DER). Inclusive, a partir desta IS, as
avaliações de desempenho mensais
passaram a ter novos instrumentos para
comprovação das inconformidades. Além
disso o plano de trabalho possibilitou o
monitoramento e acompanhamento mais
eficiente do cronograma planejado.”
Pesquisa de satisfação
O acompanhamento do cronograma das
obras melhorou após a implantação IS 004-
N/2015?
57%
43%
Pesquisa de Satisfação
IS 004-N/2015
Sim Não

15. COMO VOCÊ NÃO SABE ISSO?
EU PRECISAVA SABER?

16. Problema – conflito de informação
• Falta de informação
sobre o andamento
financeiro das obras
• Medições processadas
com valores
inconsistentes
• Atrasos na entrega das
documentações

17. Análise crítica do procedimento
• Qual é o motivo dos atrasos?
• Qual é o papel do gestor e do fiscal?

18. Solução proposta
• Instrução de Serviço Normativa 006-N/2015
padronizou:
– os responsáveis pelas documentações;
– o fluxo de atividades; e
– prazos para a tramitação.

19. Resultado
Entrevista
O Gerente de Projetos relata a
experiência após a implantação da
instrução:
• O mais importante foi a
padronização dos documentos das
medições e do fluxo de atividades,
pois cada processo tramitava de
uma forma, com diferentes
documentos e em ordem
diferente. A partir desta instrução
conseguimos executar todos os
prazos estabelecidos, exceto
quando havia problema financeiro
envolvido.
Pesquisa de satisfação
O processo de medição passou a
tramitar mais rápido após a
implantação da IS 006-N/2015?
89%
11%
Pesquisa de Satisfação
IS 006-N/2015
Sim Não

20. MAS ESSE PLEITO (ADITIVO)
É PRA QUE MESMO?

21. Problema – procedimento complexo
• Demora na conclusão
do procedimento
• Documentos sem
ordenação,
dificultando a análise
• Processos mal
instruídos

22. Análise crítica do procedimento
• Quais documentos
são necessários no
procedimento?
• Por que os processos
voltam para os
mesmos setores?
• Por que demoram a
ser analisados?

23. Solução proposta
• Instrução de Serviço Normativa 007-N/2015 e 008-N/2015
padronizaram:
– a ordenação dos documentos;
– o fluxo de atividades;
– os modelos de planilhas; e
– regras para as solicitações de aditivo.

24. Resultado
Entrevista
Procurador do DER-ES relata os resultados da
IS para o seu setor:
• “Ainda estamos aprimorando o
procedimento de aditivo, mas a IS serviu
de orientação para os novos processos
instaurados desde 2015. Sentimos
melhora na instrução processual e criou-
se um padrão para a documentação,
facilitando a análise da PJ. Antes
tínhamos um grande esforço para
verificar que documentos estavam
faltando. Hoje a maior parte dos
processos já vem com boas justificativas
técnicas e com os documentos
organizados, e ficarão ainda melhor com
as instruções normativas publicadas este
ano sobre licitação, contratação e
aditivo.”
Pesquisa de satisfação
Os processos de aditivos ficaram mais
organizados e fáceis de serem analisados
após a implantação das IS 007-N/2015 e
008-N/2015?
87%
13%
Pesquisa de Satisfação
IS 007-N/2015 e 008-N/2015
Sim Não

25. Seminários técnicos
• Abrimos discussões
sobre os novos
procedimentos
• Divulgamos as
mudanças,
aumentando a
aderência aos novos
procedimentos

26. Página de divulgação dos processos

27. O que vem por ai...
• Implantação de novas Instruções de
Serviço Normativas:
– Redefinição de responsabilidades para
inclusão de um novo setor (Gerência
de licitações e Contratos - GELIC).
– Formalização da apuração e punição
por responsabilidade das
inconformidades nos contratos
(Processo Administrativo de Apuração
de Responsabilidade - PAAR).
• Novo formato de reunião do Grupo
de Estudos de BPM.

28. Não é necessário sistemas robustos,
modelos matemáticos complexos ou
uma metodologia infalível para que
se agregue valor organizacional
através da análise de processos.
Basta trabalho e vontade de
melhorar.

29. OBRIGADA
Juliana Prado
Diretora de Administração do DER-ES
Mônica Nogueira
Engenheira de Processos
juliana.prado@der.es.gov.br
bpmo@der.es.gov.br
www.der.es.gov.br