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Escritório de Processos
Palestrante: Marcelo Breyer Amorim
Gerente do Centro de Serviços Compartilhados
Agenda
1 O que é o Sistema FIRJAN
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2 Fatores para implantação
Histórico de Processos
Missão e Visão
5 Serviços do Escri...
> O Sistema FIRJAN foi instituído em 1998 sendo composto por
5 organizações (FIRJAN, CIRJ, SESI-RJ, SENAI-RJ e IEL-RJ).
> ...
Fatores para Implantação
> Fórum Executivo dezembro/07: avaliação dos executivos -
objetivos estratégicos com menor grau d...
Histórico de ProcessosMomento1
Três áreas do
Sistema
FIRJAN,
realizando:
Qualidade,
Normas,
Instruções
Operacionais
Moment...
Missão e Visão
Missão
Assessorar as áreas do Sistema FIRJAN na
gestão por processos, disseminando as
melhores práticas do ...
Serviços do Escritório
Consultoria
Interna
Projetos de
Melhoria de
Processos
Elaboração e
acompanha-
mento dos
resultados ...
Planejamento
• Consolidação
da Metodologia
de Gestão de
Processos pela
DINOD.
• Aumento do
reconhecimento
da DINOD como
re...
Metodologia
Metodologia
> Envolvimento de todos os stakeholders;
> Facilidade no acompanhamento dos projetos;
> Padronização dos traba...
Dificuldades
> “Descolamento” da imagem de área de elaboração de
documentações para otimização de processos;
> Educação da...
Lições Aprendidas
> Definir primeiro os processos do Escritório de Processos;
> Comprometimento dos Donos dos Processos e ...
Próximos desafios
> Implantação do CSC;
> Atuação Escritório de Processos X Gestão do CSC;
> Consolidação da nova imagem d...
Marcelo Breyer Amorim
Gerente do Centro de Serviços
Compartilhados
mamorim2@firjan.org.br
“Não se gerencia o que não se me...
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  1. 1. Escritório de Processos Palestrante: Marcelo Breyer Amorim Gerente do Centro de Serviços Compartilhados
  2. 2. Agenda 1 O que é o Sistema FIRJAN 4 3 2 Fatores para implantação Histórico de Processos Missão e Visão 5 Serviços do Escritório de Processos 6 Planejamento 7 Metodologia 8 Dificuldades 9 Lições Aprendidas 10 Próximos Desafios
  3. 3. > O Sistema FIRJAN foi instituído em 1998 sendo composto por 5 organizações (FIRJAN, CIRJ, SESI-RJ, SENAI-RJ e IEL-RJ). > Todas as organizações, sem fins lucrativos, trabalham de forma integrada pelo desenvolvimento sustentável do estado do Rio de Janeiro. > Serviços: promoção da Competitividade Empresarial, Educação e Qualidade de Vida do trabalhador e da sociedade. > Mais de 6.000 colaboradores em 62 unidades (no RJ e DF). > Congrega 104* sindicatos industriais. > Possui 9.842* empresas associadas juntamente com o CIRJ (Centro Industrial do Rio de Janeiro). O que é o Sistema FIRJAN *Fontes CIRJ e Movimento Sindical. Dados coletados em fevereiro de 2012.
  4. 4. Fatores para Implantação > Fórum Executivo dezembro/07: avaliação dos executivos - objetivos estratégicos com menor grau de sucesso em sua implementação > Dentre os 5 objetivos com avaliação mais baixa estava: “Otimizar processos internos” > Avaliação dos funcionários na Pesquisa de Clima Organizacional 2010. > Avaliação do Desenvolvimento dos Objetivos Estratégicos no Fórum Executivo de Resende – 2011: Alinhamento Estratégico Objetivo 11 - Otimizar processos operacionais e decisórios
  5. 5. Histórico de ProcessosMomento1 Três áreas do Sistema FIRJAN, realizando: Qualidade, Normas, Instruções Operacionais Momento2 Área de Normas absorve elaboração das Instruções Operacionais – 2008 Momento3 Área de Qualidade acaba e a Área de Normas passa a trabalhar com a visão de processos – 2009 Momento4 Formalização do Escritório de Processos – 2011
  6. 6. Missão e Visão Missão Assessorar as áreas do Sistema FIRJAN na gestão por processos, disseminando as melhores práticas do mercado em consonância com a cultura organizacional e o nível de desenvolvimento de cada área, gerando ampla divulgação dos processos e promovendo a cultura da otimização contínua desses processos. Ser reconhecida pelas demais áreas do Sistema FIRJAN como importante apoio para o avanço da gestão por processos. Visão
  7. 7. Serviços do Escritório Consultoria Interna Projetos de Melhoria de Processos Elaboração e acompanha- mento dos resultados dos ANS Documentos Normativos (NA, IO, Formulários, Resoluções, etc.) Treinamento em Gestão de Processos
  8. 8. Planejamento • Consolidação da Metodologia de Gestão de Processos pela DINOD. • Aumento do reconhecimento da DINOD como referência em processos no SF. • Formalização da área de Processos. • Atuação focada em consultoria interna e processos de automação. • Definir o mapa de processos e identificar todos os processos de negócios do SF. • Aumento do número de processos mapeados e documentados. • Capacitação dos gestores das Áreas trabalhadas para rodar o ciclo PDCA. • Atuação nos processos chave da DSC focado na construção do modelo de CSC. • Início da adequação da Estrutura Organizacional por processos na DSC. • Implantação de ferramenta de medição e acompanhamento dos indicadores de Processos da DSC. • Aumentar a interação da DIESC com os usuários de processos. • DSC Estruturada por processos • Grande parte dos processos automatizados. • Avaliação de desempenho atrelada a processos. 2014 • Cultura de Processos assimilada por toda empresa. • Organização Estruturada por Processos. 2013201220112010
  9. 9. Metodologia
  10. 10. Metodologia > Envolvimento de todos os stakeholders; > Facilidade no acompanhamento dos projetos; > Padronização dos trabalhos; > Engajamento dos executores; > Definição de pré-requisitos para o início dos projetos. Principais ganhos com a metodologia:
  11. 11. Dificuldades > “Descolamento” da imagem de área de elaboração de documentações para otimização de processos; > Educação da demanda por serviços pelos clientes internos; > “Entrada” nas áreas – engajamento dos gestores; > Falta de indicadores para tangibilizar resultados obtidos; > Encontrar e manter bons profissionais de processos; > Gerar resultados no curto prazo (dar visibilidade ao Escritório); > Gargalo para automatização de processos na TI.
  12. 12. Lições Aprendidas > Definir primeiro os processos do Escritório de Processos; > Comprometimento dos Donos dos Processos e Patrocinador; > Mensurar indicadores da situação atual; > Objetivo dos trabalhos bem definidos; > Trabalhos de longo prazo mas com entregas rápidas; > Compartilhar os resultados com os donos dos processos; > Acesso a todos os envolvidos (clientes, fornecedores e executores); > Cuidado com soluções pré-definidas; > Não começar mais projetos do que conseguimos concluir.
  13. 13. Próximos desafios > Implantação do CSC; > Atuação Escritório de Processos X Gestão do CSC; > Consolidação da nova imagem do Escritório de Processos.
  14. 14. Marcelo Breyer Amorim Gerente do Centro de Serviços Compartilhados mamorim2@firjan.org.br “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia.” Deming

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