Como fazer para que toda equipe fique engajada com o orçamento da empresa. Resumo do projeto que desenvolvi para envolver todos departamentos na elaboração do orçamento.

1. ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
Como engajar toda equipe
José Luiz Gomes
Abril/2016

2. ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
José Luiz Gomes
1 - INTRODUÇÃO
Existem vários método para se fazer um orçamento empresarial, porém todos
focam na sua estratégia de elaboração, poucos focam no engajamento da equipe.
Por melhor que seja um orçamento, se não houver o engajamento do time que vai
executá-lo, suas chances de sucesso são reduzidas
Pensando neste tópico, comecei a desenvolver um método, onde o orçamento seja
elaborado pelo time, com a participação de cada setor da empresa, desenvolvendo
metas factíveis com a realidade e definindo ações para executá-lo .

3. ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
José Luiz Gomes
2 - O CONCEITO
Caminhando pela linha de produção da fábrica em que trabalhava, notei o seguinte
padrão no ciclo produtivo:
Matéria
Prima
Célula
Produção
1
Célula
Produção
2
Célula
Produção
3
Produto
Final
Acabado
Reparem que em uma linha de produção, todas as células estão interligadas. Elas
trabalham juntas, seguindo uma sequência lógica. É um trabalho em equipe onde
cada célula conhece sua atividade e garante sua execução para não afetar a próxima
etapa do processo.
Pensando neste modelo, imaginei porque não fazemos o mesmo para elaboração de
um orçamento. Se criarmos um ambiente similar ao de uma linha de produção,
teríamos um orçamento, onde todos devem participar para garantir o seu resultado
final; e ainda teríamos a vantagem de que cada setor iria ajudar na confecção de
suas metas.

4. SALA DE REUNIÃO
ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
José Luiz Gomes
3 - O ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
A partir do modelo da linha de produção, desenhei a seguinte metodologia para o
Orçamento Participativo.
Em uma sala de reunião, separei todos os setores envolvidos da seguinte forma:
Vendas e
pricing
PCP –
Plan.
produção
Logística Qualidade
RH –
Recursos
Humanos
Cada setor ficava em uma mesa, com um representante da Controladoria. A ideia é
que cada gerente de unidade de negócio, circule pelas mesas, desenvolvendo junto
com cada setor, toda estratégia do orçamento de sua linha de produção, de tal
maneira, ao chegar na última mesa, todo seu orçamento já estaria pronto.

5. ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
José Luiz Gomes
3 - O ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
No modelo proposto, o Gerente de cada linha de negócio, circula entre as mesas, definindo
seu orçamento.
Vendas e pricing: Define toda a estratégia de venda, aumento de preços e novos produtos.
PCP: Define toda estrutura física, quantidade de matéria prima, fornecedores e
investimentos em maquinas necessárias para executar o plano de vendas.
Logística: Define qual será a estratégia de fornecimento de matéria prima, estoques e
fornecedores para executar o plano da produção.
Qualidade: Define todos os controles para garantir a qualidade dos produtos propostos no
plano de produção e vendas.
RH: Define quantos funcionários serão necessários para atender o plano de produção e
vendas, além de definir as política de aumento de salários e promoções.
Vendas e
pricing
PCP –
Plan.
produção
Logística OrçamentoQualidade
RH –
Recursos
Humanos
Gerentes de cada linha de negócio

6. ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
José Luiz Gomes
3 - O ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
Quando o gerente da linha de negócio chega na última mesa, ele já tem todo seu
orçamento pronto.
Todo este processo deve ser acompanhado pela equipe da controladoria, que vai copilando
os dados para ao final, consolidar as informações.
Como vocês perceberam, o orçamento é feito por cada gestor de área, em conjunto com o
gerente da linha de negócio e a controladoria. Por este motivo, ao final do processo, cada
área sabe exatamente qual é seu orçamento e como fazer para executá-lo. É através desta
integração entre fábrica e as demais áreas que conseguimos o engajamento na elaboração e
execução do orçamento.
Vendas e
pricing
PCP –
Plan.
produção
Logística OrçamentoQualidade
RH –
Recursos
Humanos
Gerentes de cada linha de negócio

7. ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
José Luiz Gomes
3 - O ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
No exemplo apresentado nestes slides, estou considerando um modelo com apenas 5
departamentos, mas podemos incluir quantos departamentos acharmos necessário na sua
elaboração.
Uma dica importante; antes de iniciar o processo, defina um cronograma de horários para
que todas as mesas sejam ocupadas ao mesmo tempo. Pois assim evitaremos que alguma
equipe fique parada esperando o gerente chegar, melhorando a produtividade das
atividades.
Quando termina o circuito de reuniões, a controladoria deve consolidar todas as
informações para verificar se o orçamento atende ao resultado esperado. Se não atender,
deve-se fazer uma nova rodada de reuniões para corrigir as eventuais falhas.
Vendas e
pricing
PCP –
Plan.
produção
Logística OrçamentoQualidade
RH –
Recursos
Humanos
Gerentes de cada linha de negócio

8. ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
José Luiz Gomes
4 – CONSIDERAÇÕES FINAIS
Apliquei esta metodologia durante dois anos seguidos, na elaboração de dois orçamentos
anuais distintos. Nas duas oportunidades conseguimos elaborar um orçamento mais
próximo da realidade, evitando variações entre o real x orçado no momento de sua
execução.
Outro ponto de melhoria foi o conhecimento que todos setores tinham de suas metas. Os
departamentos sabiam exatamente quais eram suas metas e quais eram as ações que
deveriam fazer para atingi-las. Foi um grande avanço para que cada departamento fizesse
seu próprio calendário de atividades anuais.
Ganhamos também muita agilidade no processo. Em uma semana já tínhamos pronto todo
o orçamento anual detalhado da empresa. Depois de sua confecção, foram feitos alguns
ajustes para atender as premissas corporativas, mas uma vez que tínhamos a base
elaborada, era um processo fácil ajustá-lo.

9. ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
José Luiz Gomes
5 - AUTOR
José Luiz Gomes
Administrador de Empresas com 20 anos de
experiência, atuando em controladorias de
multinacionais Americanas no Brasil, Chile e
Austrália.
Formado em Administração de Empresas pela PUC
Campinas e Pós Graduação em International
Business pela Flinders University Australia
Contato:
E-mail: joséluizgomes05@yahoo.com.br
Skype: jgomes1322
Linkedin: https://br.linkedin.com/in/josé-luiz-
gomes-1342a4113