Trabalho de Conclusão de Curso FDC - Diego de Arvelos Nicolau

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Trabalho de Conclusão de Curso FDC - Diego de Arvelos Nicolau

  1. 1. FUNDAÇÃO DOM CABRAL Programa de Especialização em Gestão SIMULAÇÃO EMPRESARIAL: Gerenciamento de Prazos em Projetos da Empresa A5 – Como atingir os objetivos da organização em um horizonte de planejamento estratégico? Diego de Arvelos Nicolau Belo Horizonte 2014
  2. 2. Diego de Arvelos Nicolau SIMULAÇÃO EMPRESARIAL: Gerenciamento de Prazos em Projetos da Empresa A5 – Como atingir os objetivos da organização em um horizonte de planejamento estratégico? Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito parcial à conclusão do Programa de especialização em Gestão com ênfase em Projetos da Fundação Dom Cabral. Belo Horizonte 2014
  3. 3. RESUMO Para enfrentar um mercado cada vez mais competitivo, as organizações devem formular e executar suas estratégias de forma a obter vantagens competitivas perante seus concorrentes. Desta forma, o planejamento estratégico torna-se um instrumento importante para que empresas busquem sua diferenciação e estejam mais preparadas para as constantes mudanças que ocorrem nos cenários em que estão inseridas. Para auxiliar na execução deste planejamento estratégico, sugere-se a aplicação das melhores práticas de gestão de projetos, com o intuito de agregar valor aos projetos vinculados as estratégias organizacionais. O trabalho apresentado a seguir procurou fazer uma abordagem considerando os aspectos que deveriam ter sido mais bem trabalhados ao longo da simulação empresarial. O resultado final observou que entre os principais benefícios do gerenciamento de projetos para um bom planejamento estratégico é possível citar a utilização de boas práticas e instrumentos específicos, melhor organização e definição mais elaborada do projeto como um todo, desenvolvimento e cumprimento de um cronograma feito a várias mãos, monitoramento e utilização de recursos dentro do simulador melhor idealizado, acompanhamento efetivo dos projetos e seus resultados entre outros. Desta forma é possível concluir que a gestão de projetos auxilia sobremaneira a execução de um planejamento estratégico, agregando valor à organização e potencializando seus resultados pretendidos. Palavras Chaves: Tempo. Estratégico. Prazo. Projeto. Planejamento.
  4. 4. LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS Fundação Dom Cabral (FDC) Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) Project Management Institute (PMI) Planejamento em Ondas Sucessivas (POS) Rolling Wave Planning (RWP) CCPM – Critical Chain Project Management Caminho Crítico de Recursos (CCR)
  5. 5. SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 5 2. DESENVOLVIMENTO...................................................................................................................... 10 2.1 Fundamentação Teórica........................................................................................................ 10 2.1.1 Gerenciamento do Tempo ............................................................................................ 10 2.1.2 Processos do Gerenciamento do Tempo ...................................................................... 12 2.1.2.1 Definição das atividades............................................................................................ 12 2.1.2.2 Sequenciamento das atividades................................................................................ 15 2.1.2.3 Estimativa dos recursos das atividades..................................................................... 16 2.1.2.4 Estimativa da duração das atividades....................................................................... 21 2.1.2.5 Elaboração do cronograma ....................................................................................... 21 2.1.2.6 Controle do cronograma........................................................................................... 23 2.2 Vivência no Simulador........................................................................................................... 27 2.3 Lições Aprendidas ................................................................................................................. 51 2.4 Impacto do Tema .................................................................................................................. 54 3. CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................................................ 54 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................................. 60
  6. 6. 5 1. INTRODUÇÃO “Há um tempo em que é preciso abandonar as roupas usadas, que já tem a forma do nosso corpo, e esquecer os nossos caminhos, que nos levam sempre aos mesmos lugares. É o tempo da travessia: e, se não ousarmos fazê-la, teremos ficado, para sempre, à margem de nós mesmos.” Fernando Teixeira de Andrade Segundo o guia PMBOK o Gerenciamento do Tempo inclui os processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto. O Planejamento Estratégico por sua vez é um processo gerencial que diz respeito à formulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para sua execução, levando em conta as condições internas e externas à empresa e sua evolução esperada. Também considera premissas básicas que a empresa deve respeitar para que todo o processo tenha coerência e sustentação. O uso das várias ferramentas que conduzem as empresas na implantação de projetos através das boas práticas gerenciais existentes no mercado eleva a competitividade entre as organizações aumentando a demanda por crescimento e inovação ao longo dos anos, exigindo uma redução dos custos na operação, com consequente incremento na rentabilidade dos investimentos, fazendo com que as empresas tenham uma maior eficiência na execução de seus processos. Para o desenvolvimento dessas vantagens competitivas, na década de 1950, algumas organizações americanas iniciaram o desenvolvimento de técnicas e ferramentas para o gerenciamento de projetos, pois eles entendiam que o gerenciamento de projetos tinha papel importante na gestão estratégica das organizações. Em 1969 essas organizações se juntaram e criaram o Project Management Institute (PMI). O PMI é uma instituição, sem fins lucrativos, dedicada ao desenvolvimento e a promoção dos conhecimentos, das técnicas e das ferramentas de gerenciamento de projetos. O Guia PMBOK, desenvolvido pelo PMI, reúne uma seleção de boas práticas para o gerenciamento de projetos. Ele destaca nove áreas de conhecimento:  Gerenciamento da integração do projeto;
  7. 7. 6  Gerenciamento do escopo do projeto;  Gerenciamento do tempo no projeto;  Gerenciamento dos custos no projeto;  Gerenciamento da qualidade do projeto;  Gerenciamento dos recursos humanos do projeto;  Gerenciamento das comunicações do projeto;  Gerenciamento dos riscos do projeto;  Gerenciamento das aquisições do projeto;  Gerenciamento dos stakeholders do projeto. Um dos grandes desafios, porém não o único, para uma gerência de projetos é planejar e controlar prazos, pois a existência de um enorme número de variáveis impacta na confecção do planejamento e sua consequente execução. De acordo com TERRIBILLI FILHO, Armando 2009, em benchmarking (PMI, 2009) com 300 empresas nacionais 79% responderam que costumam ter problemas com prazos. De um total de 18 itens apontados pelas empresas como problemas mais frequentes, o item “não cumprimento de prazo” apareceu como o segundo mais votado. No presente trabalho o gerenciamento do tempo foi construído de forma aliada aos demais processos que compõem o PMBOK, porém seguindo uma linha de pensamento extraído do guia que destaca o planejamento sequenciado em 6 etapas: 1 - Definir as atividades: identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto; 2 - Sequenciar as atividades: identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto; 3 - Estimar os recursos das atividades: estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade;
  8. 8. 7 4 - Estimar as durações das atividades: estimativa mais próxima possível do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados; 5 - Desenvolver o cronograma: análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o cronograma do projeto; 6 - Controlar o cronograma: monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma; Os elementos detalhados aqui serão trabalhados de forma sistemática abordando elementos que auxiliam em um melhor planejamento, atuante, integrado, controlado e focado, no sentido de construção de um Plano de Gerenciamento do Projeto Simulador Empresarial. Este plano foi dividido em várias etapas e é composto de: Termo de Abertura do Projeto, Estimativa de custos envolvidos, escopo preliminar, análise dos riscos, plano de resposta aos riscos, plano da qualidade, plano de RH, plano de comunicações e o cronograma adotado para execução das atividades constantes no plano de aulas do simulador. Com o claro objetivo de trazer para a sala de aula conceitos e práticas realistas e presentes no dia a dia de um mercado de negócios, que permitam os alunos a refletirem e exercitarem as habilidades adquiridas ao longo do curso de especialização, a Fundação Dom Cabral (FDC) desenvolveu uma ferramenta de aprendizado chamada Simulador Empresarial. Com esta ferramenta foi possível desenvolver conceitos, alinhar as ideais que serão discutidas neste trabalho e trazer à tona as necessidades de planejar e traçar ações estratégicas para que nossos projetos sejam idealizados, criados, desenvolvidos e executados no intuito do cumprimento não só dos prazos, como também dos demais itens tratados como cruciais para a finalização de nossos planos. A Gestão do Tempo não deve aqui ser vista como fator único e preponderante para que possamos executar nossos projetos no prazo acordado. Despir-se de velhos conceitos e trazer à luz do conhecimento a ferramenta da integração,
  9. 9. 8 considerando o homem, objeto principal de sucesso e/ou fracasso de um projeto, não como máquina e sim como ser integrado, ainda é um desafio. Ao tratar o Simulador Empresarial de uma forma mais macro, não focando apenas nas decisões que deveriam ser submetidas a cada rodada e sim no contexto global que culminaram em tais decisões é possível compreender melhor os motivos que fazem da Gestão de Projetos algo complexo e digno de atenção de toda uma equipe. Na parte inicial o Termo de Abertura do Projeto é elaborado visando à equipe. O que a equipe deve adotar como parte de sua rotina para desenvolver o projeto. Ainda é feito um levantamento de quem são as pessoas, dentro do simulador, que são interessados no projeto e qual o significado de cada uma delas. A estimativa de custos é feita também pensando no grupo. O que cada integrante deve demandar de tempo em sua rotina para participar das atividades do Projeto e o que isso representa, em linhas gerais, nos custos para cada componente. A declaração de escopo preliminar traz uma lista de entregáveis com seus marcos associados, ligados nas obrigações da disciplina Simulador Empresarial e suas minúcias para execução. Foram trabalhados ainda os riscos existentes para a equipe de desenvolvimento do simulador, sejam eles positivos e/ou negativos e como tratar estes riscos para que os mesmos sejam minimizados, mitigados ou mesmo alavancados em prol do sucesso do simulador. Em um plano de qualidade de âmbito geral e visando os resultados de nossas decisões foram destacados os pontos que impactam na posição da equipe dentro do ranking do mercado virtual do Simulador Empresarial. Por último dois outros planos foram elencados. O Plano de RH trata de forma ilustrativa, com o objetivo de elucidar quais seriam os treinamentos indicados as equipes dos departamentos existentes dentro do simulador empresarial, definindo de forma clara as funções e responsabilidade de cada um e tratando de forma
  10. 10. 9 simplificada as possíveis mudanças a ocorrer. O Plano de Comunicações considera os stakeholders do projeto e como devemos nos comunicar com cada um deles. Trabalhar de forma ordenada dentro de um determinado projeto, fazendo os participantes saberem exatamente aonde cada integrante pode colaborar, além de aumentar as chances de trazer bons resultados para uma determinada empresa, facilita a tomada de decisões, diminui as probabilidades de conflito de egos, democratiza a comunicação e faz com que todos tenham a consciência de sua colaboração, bem como dos conhecimentos que podem ser adquiridos e agregados a um projeto. De posse deste conceito concluiremos o trabalho fazendo uma discussão sobre a importância de estarmos integrados, seja em âmbito pessoal e/ou de uma equipe, seja em âmbito da aplicação de conceitos e práticas no desenvolvimento de um projeto e que apenas com um planejamento cooperativo e unificado é que podemos almejar o crescimento na busca de nossas metas estratégicas. .
  11. 11. 10 2. DESENVOLVIMENTO 2.1 Fundamentação Teórica 2.1.1 Gerenciamento do Tempo A gestão do tempo em projetos e sua importância são incontestáveis, exigindo índices altos de acertos e estimativas referentes às atividades cada vez mais bem elaboradas e que fiquem dentro de margens de erro cada vez menores. Os atrasos na conclusão dos projetos são normalmente danosos aos mesmos, pois além de quase sempre comprometer o custo, retardam a entrega dos seus produtos e consequentemente a disponibilidade de iniciar sua utilização e/ou entrada em operação. Pode-se afirmar genericamente, que o custo de um equipamento parado é muito maior que o custo do gerenciamento do projeto para viabilizar a sua entrada em operação. A pergunta chave, inerente ao tempo de execução dos projetos, que normalmente é feita seria: "Por que quase nenhum projeto consegue terminar no prazo previsto?". Embora essa questão seja apenas um paradigma da execução de projetos, o que se observa na prática é que não deixa de ser uma verdade que um número significativo de projetos realmente é concluído com atraso. Num estudo feito pelo Standish Group Internacional, avaliando projetos de TI, foi levantado que 88% dos projetos apresentam atrasos no cronograma, sendo que, a média do atraso em relação ao cronograma inicial é de 222% (PMnetwork, abril/2002). Várias são as causas do atraso dos projetos. As mais comuns são: estimativas falhas ou excesso de otimismo durante a estimativa; aceitação por parte do gerente de projetos de um cronograma imposto e virtualmente impossível de ser cumprido; aceitação por parte do gerente de projeto de uma diminuição de prazo sem avaliar a restrição tripla (prazo, custo e escopo); tentativa de implantação de todos os requisitos que surgem no decorrer do projeto sem realizar um processo de
  12. 12. 11 gestão de mudanças; falhas na gestão do tempo com uso abusivo de e-mail, telefone e reuniões demoradas e pouco produtivas. Como pode-se perceber nem sempre problemas com prazos são devido a falhas nos processos de gerenciamento de tempo. Essas falhas podem estar em outras áreas de conhecimento e terem como impacto o atraso do projeto. Segundo o PMBOK, dos seis processos de gerenciamento de tempo, cinco estão no grupo de processos de planejamento: definir as atividades, sequenciar as atividades, estimar os recursos das atividades, estimar as durações das atividades e desenvolver o cronograma. O último processo, controlar o cronograma, faz parte do grupo de processos de monitoramento e controle. Com isso percebemos que o bom gerenciamento de tempo em projetos está diretamente ligado a um bom planejamento. GALE, Sarah Fisher, lembra que planejar é fazer. Para assegurar que os prazos dos projetos sejam cumpridos, é preciso focar em planejamento o mais cedo possível. Executivos costumam se sentir frustrados achando que o trabalho está atrasado durante a etapa de planejamento, pois nenhum produto é gerado. No entanto, essa etapa é indispensável para um eficiente gerenciamento de tempo durante a execução do projeto. O plano de gerenciamento do tempo não é algo trivial. Em projetos menores, um simples cronograma do MS-Project pode ser suficiente. Entretanto, para projetos maiores, existem muitos aspectos que precisam ser definidos para não termos dor de cabeça futuramente. O planejar o gerenciamento do tempo significa identificar os processos e procedimentos a serem utilizados, definir as ferramentas e técnicas apropriadas, bases para estimativas, responsabilidades e outros pontos importantes tanto para a criação do cronograma quanto para o seu monitoramento e controle. A utilização de metodologias eficientes e boas práticas são imprescindíveis para se atingir um índice satisfatório no cumprimento de prazos nos projetos.
  13. 13. 12 2.1.2 Processos do Gerenciamento do Tempo Segundo o PMI (2008), para se gerenciar o tempo em um projeto é necessário definir, sequenciar, estimar os recursos e estimar as durações das atividades. O desenvolvimento e o controle do cronograma encerram os processos de gerenciamento do tempo. Em determinados projetos, esses processos podem se sobrepor e interagir. 2.1.2.1 Definição das atividades Na definição das atividades, a primeira área de conhecimento em gerenciamento de projetos a se inter-relacionar com o gerenciamento do tempo em projetos é o Gerenciamento do Escopo. No processo de definição das atividades, necessita-se conhecer o escopo detalhado do projeto, para que se possa planejar, executar e controlar um determinado projeto com a maior riqueza de detalhes possível. Segundo BARCAUI et.al, 2006, “As atividades são as menores células gerenciais de um projeto e devem ser cuidadosamente planejadas e documentadas. Por meio de sua realização são produzidos os subprodutos do projeto, identificados pela gestão do escopo.” O escopo detalhado é essencial para que se possa definir as ações e suas entregas corretamente. O detalhamento do escopo origina-se da declaração de escopo do projeto, Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e dicionário da EAP, que são documentos produzidos no gerenciamento do escopo em projetos. A partir de cada elemento da EAP, efetua-se uma decomposição para se estabelecer quais são as atividades necessárias para se obter determinada entrega ou pacote de trabalho (PMI, 2008). Entradas do processo: •fatores ambientais da empresa; •ativos de processos organizacionais; •declaração do escopo do projeto;
  14. 14. 13 •estrutura analítica do projeto; •dicionário da EAP; •plano de gerenciamento do projeto. Ferramentas e técnicas: •decomposição; •modelos; •planejamento em ondas sucessivas; •opinião especializada; •componente do planejamento. Saídas do processo: •lista de atividades; •atributos da atividade; •lista de marcos; •mudanças solicitadas. O processo de identificação das atividades se realiza pela decomposição dos pacotes de trabalho que formam a base da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), conforme apresentado pela Figura 01. O resultado do procedimento sobre o Pacote 1 deu origem às atividades: A, B, C, D, E, F, G, e H. Figura 1– EAP do Projeto Base: detalhamento do Pacote 1
  15. 15. 14 Definir as atividades é o processo de identificação das ações específicas que estão presentes nos pacotes de trabalho, sob a forma de atividades a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. Com a decomposição do Pacote 2, visto na Figura 2, identificam-se as atividades: I, J, K e L. É importante constar que para projetos longos, ou de grande complexidade, ou que tenham alto grau de incerteza, a adoção da técnica de planejamento por elaboração progressiva é extremamente recomendável. Essa forma de planejamento é conhecida por: Planejamento em Ondas Sucessivas (POS), Rolling Wave Planning (RWP). Nesse contexto um trabalho pode existir em vários níveis de detalhamento ao longo da realização do projeto. Assim, na primeira versão do cronograma, na fase inicial, os pacotes de trabalho podem ser decompostos como marcos, porém à medida que o tempo decorre e se aproxima a realização desse pacote, podem ser decompostos em atividades. Esses elementos, resultantes da decomposição e subordinados ao nível superior da EAP de origem, formam o subconjunto das atividades e que segregadas de sua origem, formam a lista de atividades apresentada na figura 3. Figura 2 – EAP do Projeto Base: detalhamento do Pacote 2
  16. 16. 15 As atividades proporcionam uma base para a estimativa, desenvolvimento do cronograma, execução e monitoramento e controle do trabalho do projeto. Implícitos nesse processo estão à definição e o planejamento das atividades de desenvolvimento do cronograma de tal modo que os objetivos do projeto sejam alcançados. 2.1.2.2 Sequenciamento das atividades Após a definição da lista de atividades, o processo seguinte do gerenciamento do tempo em projetos é o sequenciamento das atividades. “Sequenciar as atividades é processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto” (PMI, 2008, p. 136). Esses relacionamentos são representados através de um diagrama de redes, que visualmente mostra as atividades em uma determinada ordem lógica e suas inter-relações. Esse diagrama será a base para o desenvolvimento do cronograma com o maior nível de precisão possível. O sucesso para a elaboração de um cronograma depende de uma lista de atividades e de um diagrama bem feito. Para isso, o gerente do projeto deve ter em mãos todos os documentos necessários, processos e ferramentas. Os documentos são a declaração do escopo, a EAP, o dicionário da EAP, a lista de atividades e a lista de marcos. As ferramentas são os modelos de diagramas de rede. De acordo com Cleland citado por BARCAUI et al (2006), maiores serão as chances de sucesso em um projeto, se o planejamento for feito, em todas as fases do ciclo de vida do projeto, no maior tempo possível e na maior riqueza de detalhes. A elaboração do diagrama é a principal ferramenta do processo de sequenciamento das atividades do projeto. A complexidade e o tamanho do projeto são fatores determinantes para a escolha da ferramenta correta. Figura 3 – Atividades do Projeto Base
  17. 17. 16 Para se elaborar um diagrama de redes, as relações de dependência das atividades devem estar bem definidas. As relações de dependências podem também ser chamadas de relações de precedências. Essas relações de dependências se orientam como as atividades se inter-relacionam. Os tipos mais básicos de relações de dependências são a relação Término-Início, Início-Término, Início-Início e Término-Término. A lista das atividades é o principal resultado da etapa anterior, denominada Definir as Atividades. É considerada uma das entradas para o processo de identificar e documentar as dependências entre as atividades do cronograma, que devem ser previamente estabelecidas pelo processo: “Definir as atividades” (PMI, 2008). Entradas do processo: •declaração do escopo do projeto; •lista de atividades; •atributos da atividade; •lista de marcos; e •solicitações de mudanças aprovadas. Ferramentas e técnicas: •método do diagrama de precedência (MDP); •método do diagrama de setas (MDS); •modelos de rede do cronograma; •determinação da dependência; e •aplicação de antecipações e atrasos. Saídas do processo: •diagramas de rede do cronograma do projeto; •lista de atividades (atualizações);
  18. 18. 17 •atributos da atividade (atualizações); e •mudanças solicitadas. A partir da lista das atividades derivada da EAP, e empregando o método do diagrama de precedência, efetua-se o seu sequenciamento em função de critérios de: • dependência obrigatória → Inerente à natureza do pacote trabalho a ser realizado, também conhecida como: lógica rígida (hard logic); • dependência arbitrária → Definida por convenção e baseada nos ativos organizacionais ou melhores práticas, também conhecida como: lógica flexível (soft logic); • dependência externa → Consequência de ações provenientes de partes externas. Exemplo: licenciamento ambiental. É de fundamental importância que o diagrama de rede resulte em uma malha fechada, e para atender a esse requisito são inseridas entidades especiais, que não consomem recursos e nem tempo e por isso são designadas etapas ou marcos, conforme apresenta a Figura 13. Neste trabalho faz-se necessário estabelecer os seguintes marcos: • INÍCIO → estabelece o início do projeto; • TÉRMINO → estabelece o término do projeto. Figura 4 – Diagrama de rede – Atividades no nó (AON – Activity On Node)
  19. 19. 18 Com esse procedimento o diagrama resultante não contém qualquer atividade sem precedência e as atividades estão representada sem cada um dos nós. As setas representam a precedência hierárquica entre as atividades e correspondem à lógica do sequenciamento a ser cumprido para a realização dos pacotes de trabalho, que por sua vez, formam a entrega, atendendo assim ao escopo do projeto. Essa forma de representação espacial dos componentes de um projeto é a mais completa e a de maior emprego para a modelagem de cronogramas. É conhecida como Diagrama de Rede e obtida pelo emprego do Método do Diagrama de Precedências (MDP), Precedence Diagramming Method (PDM), publicado em 1964, pelo matemático francês Bernard Roy, motivo pelo qual também é conhecido como Método Francês. Cabe observar, como visto na revisão da literatura, que essa representação do projeto também é designada, erroneamente, Diagrama PERT. A figura 5, a seguir, traz a representação das atividades na forma de uma matriz designada Quadro de Precedência. Figura 5 – Sequenciamento das atividades
  20. 20. 19 Constata-se que o processo de sequenciar as atividades consiste na identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto, que são estabelecidas mediante relações lógicas. Cada atividade e marco, com exceção do primeiro e do último, são conectados a pelo menos um predecessor e um sucessor. O uso de tempo de antecipação ou de espera pode ser necessário entre as atividades para dar suporte a um cronograma de projeto realista e executável, como, por exemplo, o tempo de cura de uma laje. De forma a explorar ao máximo os algoritmos de reorganização presentes nos softwares, considera-se que todas as dependências entre as atividades, resultado do processo de sequenciamento, são arbitrárias e são, passíveis de reposicionamento espacial de acordo com a lógica flexível (soft logic). 2.1.2.3 Estimativa dos recursos das atividades Após a definição das listas de atividades e da elaboração do diagrama de rede, inicia-se o processo de estimativa dos recursos das atividades. Nesse processo, alocam-se a quantidade correta dos recursos disponíveis em cada atividade, para que se possa dimensionar o tempo e o custo de cada atividade. Primeiro, precisa-se definir o que é recurso. Recurso “é tudo que serve para a execução das atividades ou que é consumido por elas” (BARCAUI et al, 2006, p. 50). Segundo BARCAUI et al (2006), os recursos, que influenciam a duração das atividades, são os recursos de trabalho. Os recursos de trabalho podem ser equipamentos ou pessoas. Os recursos, que são consumidos, são os recursos materiais. As pessoas, como recursos de trabalho, tem papel importante para o sucesso ou o fracasso do projeto, pois são elas que executam as atividades do projeto. Por isso, a equipe do projeto deve ser bem gerida e os desempenhos dos colaboradores bem controlados. Com os recursos definidos e escolhidos, inicia-se a análise de disponibilidade desses recursos. Usualmente, utiliza-se um calendário de recursos para saber a disponibilidade de cada recurso alocado em alguma atividade. Nesse calendário,
  21. 21. 20 segundo o PMI (2008), considera-se o nível de habilidade e/ou a experiência do recurso, além da disponibilidade e a localização de cada recurso. Na estimativa de recursos, quando se deseja reduzir a duração de alguma atividade, alguns recursos extras são alocados nessa atividade, a duração tende a diminuir. Porém, em um momento, a duração pode se estabilizar ou até aumentar novamente. Isso ocorre devido ao excesso de pessoas e às limitações naturais e de espaço físico. Há também casos em que as durações são fixas e o número de recursos não influencia. As ferramentas mais usadas para estimar recursos, segundo o PMI (2008), são a opinião de especialistas, a análise de alternativas, informações históricas e a estimativa bottom-up. O bottom-up é usado em atividades de difícil estimativa. Essa ferramenta do bottom-up é usada para decompor a atividade de difícil estimativa em níveis inferiores, que permitem estimar recursos nesses níveis e agrupa-los nos níveis superiores. Dessa forma, nesse processo de estimativa de recursos, os resultados são a documentação dos requisitos de recursos, a criação da estrutura analítica dos recursos e a atualização da lista de atividades, os atributos das atividades e o calendário de recursos. Figura 6 – Gráfico de duração versus número de recursos. Fonte BARCAUI, André B. 2010, p. 56.
  22. 22. 21 2.1.2.4 Estimativa da duração das atividades Nesse processo é estimado o número de períodos de trabalho necessários para concluir as atividades especificadas com os recursos estimados. Segundo BARCAUI vários fatores devem ser levados em conta para uma estimativa adequada: ameaças e oportunidades que podem surgir ao longo do projeto; a competência e a produtividade dos recursos envolvidos e a sua curva de aprendizagem. Para compreender a estimativa de duração das atividades é importante fixar os conceitos de duração, esforço e tempo decorrido. “Duração é o número total de períodos de trabalho (sem incluir feriados ou outros períodos de descanso) necessários para terminar uma atividade do cronograma ou um componente da estrutura analítica do projeto. Normalmente é expressa em dias ou semanas de trabalho. Às vezes, é incorretamente equiparada ao tempo decorrido.” (PMBOK, 4 Edição p. 428, Glossário) Segundo BARCAUI 2010, esforço é a quantidade de unidades mão de obra necessária para terminar uma atividade. Tempo decorrido é a diferença da data de término e início de uma atividade. Dentro do processo de estimativa de durações das atividades, variações entre o prazo real e a duração estimada estão entre as principais causas para os projetos não serem concluídos dentro do prazo. Isso ocorre por diversos fatores. BARCAUI 2010 cita: - Variação do nível de conhecimento do profissional. Ou seja, durante a estimativa acredita-se que será alocado para essa atividade um profissional com conhecimento superior ao que realmente é designado para a atividade; - Interrupções no expediente, pois ninguém fica 100% do tempo dedicado ao projeto; - Eventos inesperados, quando os riscos não são gerenciados; - Erros e mal-entendidos devido à falha no processo de comunicação;
  23. 23. 22 - Não consultar a base de dados da empresa com lições aprendidas e experiência em projetos anteriores; - Não conhecimento do ambiente do projeto (fatores ambientais, culturais e burocracias); - Não analisar as premissas e restrições. TERRIBILLI FILHO tem opinião parecida. Ele acredita que muitos erros em gerenciamento de tempo ocorrem de falhas nas estimativas, que em geral são subdimensionadas na previsão de prazo de execução. Estas falhas decorrem da ausência tanto de documentação efetiva, quanto de facilidade de acesso às lições aprendidas de outros projetos já realizados na organização. As falhas podem também serem causadas pela intenção em subavaliar a complexidade das atividades, o que pode permitir a viabilização de um projeto. As técnicas de estimativas mais usadas no mercado são:  Estimativas paramétricas: consistem em estimar as durações das atividades multiplicando a quantidade de trabalho a ser realizado pela produtividade. Podem ter alto nível de precisão dependendo da qualidade dos dados disponíveis.  Estimativa análoga: consiste na utilização de parâmetros de um projeto anterior similar.  Estimativa de três pontos: se baseia em diferentes cenários: mais provável, otimista, pessimista. Tempo esperado = (otimista + pessimista + (mais provável x 4))/6  Opinião especializada: a equipe do projeto e os fornecedores devem ser envolvidos no momento de estimar as durações das atividades.
  24. 24. 23 2.1.2.5 Elaboração do cronograma CIRIELLO define o cronograma do projeto como um documento que detalha as tarefas esperadas ao longo do tempo e que uma vez concluídas, deverão apresentar o resultado desejado (produto ou serviço) para qual o projeto foi criado. O primeiro ingrediente recomendado para a elaboração de um cronograma é a lista das atividades com sua estimativa provável de duração e o sequenciamento representado no diagrama de rede. Outras informações necessárias são: quais recursos serão utilizados, sua disponibilidade (calendários) e experiências vivenciadas em projetos similares. Além disso, devem ser analisados o entendimento claro dos objetivos do projeto, as premissas e restrições que foram consideradas quando do estabelecimento de estimativas, relações de dependências e atribuição de recursos. É importante entender que todas as atividades têm uma faixa de datas permitidas para seu início e término, sem comprometer a duração total do projeto, uma vez que os diagramas de rede têm diversos caminhos. A menor data possível para iniciar ou terminar uma atividade é chamada respectivamente de início mais cedo e término mais cedo. A maior data possível para iniciar ou terminar uma atividade é chamada respectivamente de início mais tarde e término mais tarde. Quando as datas mais cedo são iguais às datas mais tarde dizem que a atividade é crítica, ou seja, não há flexibilidade nas suas datas de início e término sem que haja alteração na duração total do projeto. “Folga livre é o tempo permitido para atraso de uma atividade do cronograma sem atrasar a data de início mais cedo de qualquer uma das atividades do cronograma imediatamente subsequentes”. “Folga total é o atraso total permitido para a data de início mais cedo de uma atividade do cronograma sem atrasar a data de término do projeto ou violar uma restrição do cronograma. É calculada através do método do caminho crítico e da determinação da diferença entre as datas de término mais cedo e as datas de término mais tarde”. (PMBOK, 4 Edição p. 428, Glossário)
  25. 25. 24 Existem algumas técnicas e conceitos que são importantes para desenvolver o cronograma de um projeto. Dentre as técnicas existentes duas são mais utilizadas: Método do Caminho Crítico e Método da Corrente Crítica. O método do caminho crítico é o mais utilizado no mercado e nos softwares para cálculo da maioria dos cronogramas de projeto. O caminho crítico é calculado através de duas análises. A primeira é feita pegando do começo ao final do sequenciamento das atividades do projeto e determinando as datas de início e término mais cedo de cada atividade. A segunda análise é feita do final para o começo determinando as datas de início e término mais tarde de cada atividade. As atividades com a menor folga formarão o caminho através da rede que tem menor flexibilidade. Para esse caminho dá-se o nome de Caminho Crítico. “Caminho crítico é a sequência de atividades tal que a folga total é igual à zero para cada uma. Ademais é o caminho (ou caminhos) cuja duração total constitui a duração do projeto. Ou então, é o caminho (ou caminhos) de maior duração na rede.” (PRADO, 2010, p.34) Eliayahu M. Goldratt lançou em 1997 o livro “Corrente Crítica” que apresenta uma inovação no gerenciamento de projetos quebrando vários paradigmas. Esse novo método recebeu o nome de CCPM – Critical Chain Project Management. O primeiro paradigma quebrado é que o melhor lugar para inserção de segurança no projeto é dentro de cada atividade individualmente. As estimativas para cada atividade devem ser um prazo apertado, mas não impossível de ser cumprido. Assim evitamos a síndrome do estudante, a qual diz que as atividades são realizadas na última hora e a lei de Parkinson, a qual acredita que as pessoas gastam todo o tempo disponível para uma atividade mesmo que seja possível executá-la em um prazo inferior. O método da corrente crítica gerencia os riscos com a colocação de buffers ao final de cada caminho da rede. O segundo paradigma quebrado é com relação à consideração que os recursos são ilimitados. Assim é introduzido o conceito de caminho crítico de
  26. 26. 25 recursos (CCR) que leva em conta não só as dependências lógicas, mas também as dependências de recursos. Segundo BARCAUI 2010, o CCR é o encadeamento de tarefas que direciona o prazo final do projeto ao mesmo tempo em que leva em conta recursos com disponibilidade limitada. Quando se tem poucos recursos, deve-se fixar no CCR e não no caminho crítico. Assim, as tarefas críticas por recursos são as que, quando adiadas, comprometem o prazo final do projeto. Com base no conceito do CCR, a corrente crítica passa a ser o maior caminho por meio da rede, considerando as dependências de atividades e recursos. Os caminhos são iniciados pelas datas mais tarde, evitando desembolsos antes do necessário e inibindo a perda de foco em vários caminhos simultâneos. Depois do uso dessas técnicas, inicia-se a representação gráfica do cronograma com as datas de início e término planejadas para cada atividade. Segundo PMI (2008), existem alguns formatos, como, por exemplo, o gráfico de marcos, o gráfico de barras e os diagramas de rede do cronograma do projeto. No gráfico de barras, as barras representam as atividades com as datas de início e término e as durações esperadas. O gráfico de marcos se assemelha ao gráfico de barras, porém contem somente as datas de marcos. Os diagramas de rede mostram a lógica da rede com as datas de cada atividade definidas. Como resultado desse processo, o cronograma é apresentado e a linha base do cronograma é aceita e aprovada pela equipe de gerenciamento de projetos. A linha base do cronograma é uma referência dos prazos acordados naquele momento do projeto, para que se possa comparar com o realizado.
  27. 27. 26 2.1.2.6 Controle do cronograma Esse processo é um dos mais importantes no gerenciamento do tempo, pois através dele, a diferença ou a manutenção entre o planejamento e a execução são verificadas e as ações corretivas para os desvios são estudadas. Através dele pode- se verificar o andamento do projeto, controlar os fatores que criam mudanças nos prazos e gerenciar as mudanças. Segundo PMI (2008), existem várias técnicas de verificação e controle dos cronogramas. A análise de desempenho é uma técnica que mede, compara e analisa o desempenho do cronograma como os prazos de início e término, porcentagem completa e duração restante para o projeto. A análise de desempenho do cronograma é um exemplo de outra técnica e usa a variação dos prazos e o índice de desempenho de prazos para avaliar a magnitude de variação à linha base do cronograma. O nivelamento de recursos verifica se a distribuição de trabalho entre os recursos está otimizada. A compressão de cronograma é outra técnica que visa ajustar as atividades atrasadas com o plano. Controlar cronograma exige método, acompanhamento periódico e confiabilidade na coleta de informações, para que se possa ter uma avaliação mais precisa pela equipe do projeto. Quanto maiores forem os números de informação, maiores serão as ações corretivas e melhor será o gerenciamento do tempo. Como resultados desse processo, as produtividades dos recursos do projeto são relatadas às partes interessadas. As ações corretivas são definidas e informadas às partes interessadas. Quando aplicável, as mudanças são aprovadas e registradas, e a equipe do projeto deve controla-las. Se essas mudanças se referirem à variação dos recursos disponíveis para executar as atividades e às mudanças nas datas de entrega, o Gerente deverá aprova-las junto ao Sponsor para que a linha base do cronograma seja revisada. Assim, esses são os processos referentes ao Gerenciamento do Tempo em Projetos.
  28. 28. 27 2.2 Vivência no Simulador O Simulador Empresarial é uma ferramenta para o desenvolvimento do aprendizado adquirido ao longo do curso de Especialização em Gestão e que procura alinhar os conceitos teóricos, a práticas aplicadas ao mundo real de negócios. Neste trabalho desenvolvido entre os meses de janeiro e maio foi possível entender um pouco do funcionamento e dinâmica de um mercado, onde as forças competitivas das empresas que nele estão devem ser trabalhadas de forma a minimizar e/ou mitigar erros e alavancar sucessos através de decisões estratégicas que deveriam ser tomadas a cada rodada, que no software eram representadas por trimestres. A área de gestão de projetos tinha como objetivo principal entender qual era a real dimensão do impacto dos projetos estratégicos nos resultados da empresa ao longo dos trimestres e como estes poderiam influenciar de forma positiva e/ou negativa o Market Share da organização. Porém, a execução, isto é, realizar a tarefa, fazer acontecer, é uma habilidade ainda pouco valorizada de líderes que buscam a excelência. O mercado é um só, as várias ferramentas disponíveis para trabalharmos nele estavam também disponíveis para todos e desenvolver uma estratégica única possui, no mínimo, um alto risco. A razão para isto é que os setores são definidos e delimitados por modelos econômicos, expectativas explícitas dos clientes e estruturas competitivas conhecidas de todos e muito difíceis de mudar em curto prazo. Realmente não é fácil conceber estratégias de fato singulares e quando se consegue é ainda um trabalho mais árduo mantê-las exclusivas. Às vezes a empresa desfruta de uma vantagem de custo e/ou prazos para pagamento, força da marca e privilégios especiais que os concorrentes tentam imitar. Contudo, essas vantagens raramente opõem barreiras permanentes. Todos os concorrentes possuíam as mesmas armas. No entanto, é difícil reconhecer a própria falta de foco, o que pode levar a mediocridade empresarial.
  29. 29. 28 Uma empresa focada e bem sucedida é aquela que desenvolveu um profundo conhecimento sobre as necessidades dos clientes, sobre o ambiente competitivo e sobre suas realidades econômicas. Essa análise mais abrangente nos permitiriam então construir a base de estratégias específicas, que por sua vez deveriam ser implementadas ao longo da rotina dos negócios. Neste exercício de dirigir uma empresa, para mim da área de projetos, o que ficou foi à necessidade de uma análise mais profunda e melhor planejada já no começo da simulação. O grupo A5, do qual eu fazia parte teve um desempenho inconstante finalizando a prática na terceira colocação após a divulgação do último Balanced Scored Card. Figura 7 - Resultado Final do Simulador Empresarial
  30. 30. 29 Trazendo como base para o desenvolvimento deste trabalho que todas as rodadas foram analisadas a contento em sala de aula e que a simples comparação de resultados foi prática comum ao longo das rodadas decisórias, verificou-se a necessidade de entender como o simulador empresarial poderia ser mais bem trabalhado desde sua concepção. O grupo A5 deveria, na visão deste autor, ter planejado a forma de organização do trabalho ao longo dos meses, devendo esta ser compatível com as estratégias traçadas, bem como ter a principal meta, que era ser o líder do mercado, alcançada ao final dos 06 trimestres. Para isso foi desenvolvido um Plano de Gerenciamento do Projeto Simulador Empresarial com base nas linhas de pensamento adotadas durante as decisões e nas boas práticas que permeiam o PMBOK. Ao final deste plano serão discutidas as lições aprendidas salientando os motivos que planos como este devam ser idealizados no início dos projetos, mostrando que um planejamento bem feito e centrado nas estratégias organizacionais nos conduz a resultados mais satisfatórios e de longo prazo. O Projeto Simulador Empresarial foi almejado tendo como base não apenas as decisões que deveriam ser tomadas, mas principalmente nas questões “escondidas atrás da cortina” do software e que sem elas nada seria levado adiante, sendo a principal o ser humano, indivíduo único e integrado, responsável por suas ações. Como poderá ser notado mais adiante, especificamente no Plano de RH, a forma de abordagem foi bem ilustrativa, traduzindo na visão deste autor, o cenário ideal almejado caso fosse possível atribuir treinamentos específicos aos vários departamentos da empresa. Treinamentos estes que poderiam contribuir para o crescimento individual e da organização, alavancando os resultados e podendo alcançar melhores oportunidades. Poucas equipes durante o exercício de simulação executaram o trabalho analítico de maneira realmente objetiva e me atrevo a dizer que em quantidades ainda menores, foram capazes de traduzir as conclusões destas análises em programas de ação que estivessem sendo monitorados constantemente. A seguir veremos o Plano de Gerenciamento do Projeto Simulador Empresarial idealizado.
  31. 31. 30 TERMO DE ABERTURA Data: De 16/01/2014 até 22/04/2014 Nome do Projeto: Simulador Empresarial Aluno do Projeto: Diego Nicolau Telefone: (31) 9401-1111 E-mail: diego.nicolau@gmail.co m Participantes: Diego Nicolau, Ana Eliza, Cristina Estrela, Thalita Nigri, Vinícius e Jeferson Martins INFORMAÇÕES GERAIS Palavras Chave: Simulador Empresarial, Gestão do Tempo, Projeto, Stakeholders Informações de Execução do Projeto: Data inicial prevista: 16/01/14 Data término prevista: 22/04/14 Estimativa de Custo R$ 9.450 META Objetivo: Desenvolver o Projeto do Simulador Empresarial, buscando a ampliação dos conhecimentos nas diversas ênfases que compõem o programa de pós graduação da FDC, visando a criação de uma equipe de alta performance e culminando na liderança do mercado onde estamos situados através da excelência das decisões baseadas em dados, fatos, benchmark e nossa intuição. Valor: Considerando uma média salarial do grupo na faixa de R$ 7.000,00/mês, uma disponibilidade de tempo individual semanal de 3 horas, em um prazo total de 3 meses, com o custo da hora homem de R$ 43,75 para 160 h/mês, estimamos um custo total do Projeto Simulador em R$ 9.450,00. Logicamente este é um valor hipotético, usado apenas como base para montagem final do TCC. Considero aqui que estamos trabalhando enquanto reunimos para decisões, trabalhos em casa e aulas. Este é o parâmetro usado como horário de trabalho da empresa Prazo: 3 meses VINCULO COM O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Diretrizes Estratégicas: O Planejamento estratégico considerado para este trabalho será dividido em dois itens diferentes: 01 - Pessoal: Evoluir como profissional na obtenção de diversos conhecimentos em várias áreas, usando a capacitação obtida para almejar posições de destaque no mercado; 02 - Simulador: Ser a empresa líder do mercado ao final da simulação, atingindo nível de satisfação de nossos clientes e equipes internas acima de 85%, com fatia de participação no mercado global superior a 22%. DECLARAÇÃO DO TRABALHO Definir o trabalho solicitado pelo cliente para o projeto 01 - Segmentar o mercado pelo modelo geográfico (regiões densas e esparsas) com foco maior nas regiões densas; 02 - Formar a equipe de vendas com profissionais experientes, oferecendo ao cliente uma experiência de suporte a vendas que supere expectativas; 03 - Formar a equipe de marketing com profissionais experientes e trainees para minimizar custos e permitir a formação de novos profissionais; 04 - Os preços dos produtos serão compatíveis com a acessibilidade de aquisição; 05 - Trabalhar com maiores volumes de fabricação para ganhar na escala de produção; 06 - Destinar um bom tempo para o desenvolvimento do coaching nas equipes; 07 - Desenvolver capacitação de pessoas com foco na abordagem estratégica das competências; 08 - O tempo da liderança deverá atender a necessidade de todos stakeholders; RESULTADOS ESPERADOS Descrever resultados que espera-se obter com a implantação do projeto. Ser o líder do mercado até o final do Projeto Simulador Empresarial
  32. 32. 31 RESTRIÇÕES Inserir as restrições relativas ao projeto. 1 - O tempo disponível dos participantes limita o número de encontros; 2 - Não existe na equipe um especialista da área de marketing; 3 - A existência de uma estrutura da empresa, sem possibilidade de modificação; 4 - A não possibilidade de criação de um sistema de desenvolvimento de novos talentos, leva a um forte investimento de contratação de profissionais experientes para manter a competitividade do mercado. PREMISSAS Inserir as premissas relativas ao projeto. 1 - O projeto deverá ser desenvolvido em 6 trimestres; 2 - Pelo menos 1 encontro semanal deverá acontecer ao longo do desenvolvimento do simulador; * Algumas premissas aqui serão atribuídas para a equipe que irá desenvolver o simulador: 1 - Saber ouvir; 2 - Pensamento coletivo; 3 - Ter transparência e sinceridade; 4 - Comprometimento com as atividades; 5 - Tratar as discussões sem levar para o lado pessoal; 6 - Ter sempre o aprendizado como um dos focos; 7 - Troca de conhecimento, sinergia e corresponsabilidade; 8 - Estar aberto a novas ideias; 9 - Sempre alinhar as expectativas; 10 - O mérito é do resultado e não individual; 11 - Promover constantemente a comunicação; 12 - As tomadas de decisão sempre deverão ser coletivas. DADOS HISTORICOS Inserir as fontes de dados históricos disponíveis 1 - Base de dados histórica disponível no simulador; 2 - Experiência de pessoas que já fizeram a disciplina Simulador Empresarial; RECURSOS HUMANOS - FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES Função Responsabilidades Especificar a competência Inserir as atribuições e deveres do recurso Diretora de Marketing e Vendas O departamento de vendas e marketing da organização é responsável pela promoção e venda dos produtos. Diretor de Atendimento ao Cliente O departamento de atendimento ao cliente é responsável pelo atendimento de campo aos clientes Diretora Industrial A área de produção e suprimentos do produto inclui os funcionários de produção e cadeia de abastecimento. Diretor de Tecnologia O departamento de Pesquisa e Desenvolvimento é responsável por uma variedade de atividades, incluindo o apoio técnico e investimentos estratégicos. Diretor Administrativo As maiores atribuições dos departamentos administrativo e financeiro estão relacionadas às finanças, recursos humanos e departamento de tecnologia da informação Diretor de PMO O escritório de projetos é responsável pelo desenvolvimento dos projetos estratégicos e corporativos da empresa Presidência AWC Responsável pela tomada de todas as decisões do simulador. STAKEHOLDERS Identificação Papel Inserir o nome do Stakeholder Interesse no Projeto Papel no Projeto Observações Presidência (Equipe Simulador) Geração de lucro e consolidação da empresa no mercado Tomador de decisões estratégicas A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Investidores Rentabilidade e valorização da empresa Acionista A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Departamento de Vendas e Marketing Geração de oportunidades para venda dos produtos Promover e Vender os Produtos A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte
  33. 33. 32 Departamento de Suporte ao Cliente Melhorar a qualidade dos serviços, pós venda e confiabilidade dos produtos Responsável pelo atendimento de campo aos clientes A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Departamento de Produção Melhorar processos, desenvolver custos de produção mais baixos mantendo a qualidade do produto Gerenciar todos os aspectos da cadeia de abastecimento desde a aquisição de matérias primas até a expedição de produtos acabados para as regiões de atendimento A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Departamento de P&D Melhorar as características dos produtos através da inovação, aumentando sua confiabilidade e qualidade Realizar apoio técnico e dar suporte aos investimentos estratégicos da empresa A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Departamento Administrativo Financeiro e RH Melhorar os controles administrativos da empresa voltados as finanças, pessoas e tecnologias da informação Realizar cobranças de clientes, contas a receber e pagamentos de despesas A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Clientes Modelo C350 Regiões Densas Obter produtos de qualidade, alta confiabilidade, custo acessível, com boa prestação de serviços antes, durante a após a venda Realizar a compra dos produtos A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Clientes Modelo C350 Regiões Esparsas Obter produtos de qualidade, alta confiabilidade, custo acessível, com boa prestação de serviços antes, durante a após a venda Realizar a compra dos produtos A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Clientes Modelo C350 Emergente Obter produtos de qualidade, alta confiabilidade, custo acessível, com boa prestação de serviços antes, durante a após a venda Realizar a compra dos produtos A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Clientes Modelo C2000 Regiões Densas Obter produtos de qualidade, alta confiabilidade, custo acessível, com boa prestação de serviços antes, durante a após a venda Realizar a compra dos produtos A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Clientes Modelo C2000 Regiões Esparsas Obter produtos de qualidade, alta confiabilidade, custo acessível, com boa prestação de serviços antes, durante a após a venda Realizar a compra dos produtos A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Consultoria Externa (Professores FDC) Fornecer informações de qualidade visando o aumento dos resultados positivos Fornecer consultoria a Presidência da empresa A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Sindicato dos Trabalhadores Manter-se atento a possíveis problemas trabalhistas Zelar pela integridade e interesses dos funcionários para com a empresa A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte ANVI - Agência Nacional de Vigilância Industrial (Agência Reguladora) Reduzir o consumo de energia e as emissões de CO2 das empresas industriais espalhadas pelo país, em especial na região onde a AWC está localizada Regular as ações e as diretrizes ligadas ao setor de atuação da AWC A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte ONG APDS (Marinna Souza - Presidente) Criação de restrições e controles para preservação do meio ambiente Incentivar e fiscalizar a AWC na implantação de ações voltadas para o desenvolvimento sustentável A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte Universidade de São Carlos (Heraldo Brandão - Gestor de P&D) Desenvolvimento de tecnologias voltadas para o desenvolvimento sustentável da empresa Auxiliar na implantação de tecnologias voltadas para o desenvolvimento sustentável da organização, principalmente se o projeto a ser adotado for a criação de uma planta geradora de eletricidade baseada em células de combustível microbiológicas. A planilha de gestão dos stakeholders será apresentada em um documento a parte APROVAÇÃO: Providenciar aprovação das instancias competentes Diego de Arvelos Nicolau Diego de Arvelos Nicolau Hans Grant Aluno Gerente Funcional deste Projeto Escritório de Projetos Nome do responsável pela avaliação: Flávio L. Richieri Equipe A5 Simulador Professor Presidência
  34. 34. 33 ESTIMATIVA DE CUSTOS Data: De 16/01/2014 até 22/04/2014 Nome do Projeto: Simulador Empresarial Aluno do Projeto: Diego Nicolau Participantes: Diego Nicolau, Ana Eliza, Cristina Estrela, Thalita Nigri, Vinícius e Jeferson Martins Recurso Humano Qtde. de horas Custo Unitário Valor Total Identifique o tipo de Recurso HH necessário Inserir o valor em R$ da hora do recurso Total do custo do recurso Diego Nicolau 36 43,75 1575 Ana Eliza 36 43,75 1575 Cristina Estrela 36 43,75 1575 Thalita Nigri 36 43,75 1575 Vinícius 36 43,75 1575 Jeferson Martins 36 43,75 1575 O custo dos recursos humanos estimados para este projeto tem como base as horas dedicadas por cada componente da equipe de desenvolvimento do simulador. Como o projeto deve ser desenvolvido pelos alunos, vejo como mais adequado atribuir os valores desta forma Estimativa total de custos de recursos do tipo Trabalho 9450 Recurso Material/Serviço Qtde. Custo Unitário Valor Total Inserir o tipo do recurso Quantidade necessária Inserir o custo unitário em R$ Total do custo do recurso Computador 1 2000 2000 Telefone (uso constante do Whatsapp para comunicação) - Custo médio do aparelho 6 800 4800 Internet - custo médio 03 meses (R$ 50,00/mês) multiplicado pelo número de participantes 6 150 900 Impressora 1 500 500 Cópias impressas de documentos (impressões feitas em casa pelos participantes) 200 0,15 30 Estimativa total de custos de recursos do tipo Material/Serviço 8230 Estimativa total de custos do Projeto 17680
  35. 35. 34 DECLARAÇÃO DO ESCOPO PRELIMINAR Data: De 16/01/2014 até 22/04/2014 Nome do Projeto: Simulador Empresarial Aluno do Projeto: Diego Nicolau Departamento: Diego Nicolau, Ana Eliza, Cristina Estrela, Thalita Nigri, Vinícius e Jeferson Martins LISTA DE ENTREGÁVEIS DO PROJETO Entregável Limites PRAZO Critérios de Aceitação Nome do Produto da etapa Descrever os limites do entregável (o que não será realizado) Prazo para desenvolvimento do entregável Definir os critérios de entrega e aceitação do produto Plano de Negócios AWC Plano de Gerenciamento do Projeto 30/01/2014 O plano deve conter propostas de valor, análise SWOT, estratégias, modelo de atuação comercial, estrutura da empresa e projeção de resultados Decisões referentes a rodada 01 do simulador Rodada 02 10/02/2014 Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação Projeto do TCC (individual) Rodada 02 24/02/2014 Escolha e justificativa do tema a ser abordado e escolha da pergunta que irá nortear o projeto Decisões referentes a rodada 02 do simulador Rodada 03 10/03/2014 Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação Decisões referentes a rodada 03 do simulador Rodada 04 24/03/2014 Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação Decisões referentes a rodada 04 do simulador Rodada 05 27/03/2014 Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação Envio do Relatório Anual AWC Rodada 05 06/04/2014 Relatório contendo mensagem da administração, cenário econômico, governança, AWC, demonstrativos financeiros, notas explicativas, parecer de auditores e parecer do conselho fiscal Decisões referentes a rodada 05 do simulador Rodada 06 14/04/2014 Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação Decisões referentes a rodada 06 do simulador TCC 22/04/2014 Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação LISTA DE MARCOS MARCO CARACTERÍSTICAS DATA OBSERVAÇÕES Inserir o nome do Marco Descrever as principais características do marco Data de ocorrência do marco Plano de Negócios enviado O plano deve conter propostas de valor, análise SWOT, estratégias, modelo de atuação comercial, estrutura da empresa e projeção de resultados 30/01/2014 O plano de negócios deverá ser feito com a equipe reunida, visto que é a primeira etapa do simulador
  36. 36. 35 Decisões rodada 1 enviadas Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação 10/02/2014 Deverá ser atribuídas responsabilidades de análise para as decisões e em reunião conjunta os membros da equipe devem compartilhar suas opiniões, para então inserir os pareceres Projeto TCC enviado Escolha e justificativa do tema a ser abordado e escolha da pergunta que irá nortear o projeto 24/02/2014 O projeto TCC é individual Decisões rodada 2 enviadas Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação 10/03/2014 Deverá ser atribuídas responsabilidades de análise para as decisões e em reunião conjunta os membros da equipe devem compartilhar suas opiniões, para então inserir os pareceres Decisões rodada 3 enviadas Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação 24/03/2014 Deverá ser atribuídas responsabilidades de análise para as decisões e em reunião conjunta os membros da equipe devem compartilhar suas opiniões, para então inserir os pareceres Decisões rodada 4 enviadas Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação 27/03/2014 Deverá ser atribuídas responsabilidades de análise para as decisões e em reunião conjunta os membros da equipe devem compartilhar suas opiniões, para então inserir os pareceres Relatório Anual enviado Relatório contendo mensagem da administração, cenário econômico, governança, AWC, demonstrativos financeiros, notas explicativas, parecer de auditores e parecer do conselho fiscal 06/04/2014 Cada membro da equipe ficará responsável por elaborar um item do Relatório Anual Decisões rodada 5 enviadas Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação 14/04/2014 Deverá ser atribuídas responsabilidades de análise para as decisões e em reunião conjunta os membros da equipe devem compartilhar suas opiniões, para então inserir os pareceres Decisões rodada 6 enviadas Decisões relacionadas a projeção de vendas, vendas e marketing, suporte ao cliente, produção, P&D, administrativas & financeiras, liderança e comunicação 22/04/2014 Deverá ser atribuídas responsabilidades de análise para as decisões e em reunião conjunta os membros da equipe devem compartilhar suas opiniões, para então inserir os pareceres
  37. 37. 36 IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS Data: De 16/01/2014 até 22/04/2014 Nome do Projeto: Simulador Empresarial Aluno do Projeto: Diego Nicolau Participantes: Diego Nicolau, Ana Eliza, Cristina Estrela, Thalita Nigri, Vinícius e Jeferson Martins IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS ANÁLISE DO RISCO FONTES DE RISCO RISCO PROBABILIDADE GRAU DO IMPACTO PONTOS TIPO ESTRATÉGIA Evento Causa Efeito Escolha a fonte de risco Identifique o risco associado a cada fonte Causa associada ao risco Efeito associado ao risco caso aconteça Probabilidade de ocorrência Grau do impacto Estratégia para tratar o risco. Comunicação Falta/baixa comunicação Distância entre os participantes Inserção de informações erradas no simulador 0,75 4,00 3,00 Alto Mitigar Comunicação Excesso de comunicação Os participantes estarem trabalhando em alta sintonia Não existirá acréscimo de informação ao simulador sem que haja o conhecimento de todos 0,50 5,00 2,50 Alto Alavancar Equipe Grande troca de conhecimento Reuniões onde todos sabem a hora de falar e escutar Elevação do conhecimento e tomadas de decisões mais assertivas 0,50 5,00 2,50 Alto Alavancar Equipe Briga de egos Conversas paralelas (fofocas) são a tona do projeto Equipe completamente desagregada 0,50 5,00 2,50 Alto Evitar Expectativas Desmotivação da equipe Alta expectativa no desenvolvimento do projeto aliada a baixa percepção de resultados O Projeto simulador não terá espaço na agenda dos participantes 0,50 3,00 1,50 Médio Evitar Geografia Falta de reuniões As diferentes localizações das moradias dificultam o encontro entre os participantes Decisões das rodadas não refletirão o pensamento de uma equipe 0,25 4,00 1,00 Médio Mitigar Prazos Decisões enviadas fora do prazo A falta de comunicação e a distância podem colaborar para o não encontro dos participantes Perda de pontos do grupo nas avaliações da coordenação 0,25 5,00 1,25 Médio Evitar Metodologia Melhoria contínua A existência de um método para analisar as decisões, divide o trabalho e multiplica o resultado Decisões das rodadas sempre estarão condizentes com a realidade do mercado 0,75 5,00 3,75 Alto Alavancar Mercado Alta competitividade As equipes do mercado são formadas por pessoal competente Com a alta competitividade as equipes deverão estar capazes de realizar boas análises para tomarem boas decisões 0,50 3,00 1,50 Médio Aceitar Escopo Decisões de baixa qualidade O escopo não estar alinhado ao Plano de Negócios Perda de foco 0,75 4,00 3,00 Alto Evitar
  38. 38. 37 PLANO DE RESPOSTAS A RISCOS Data: De 16/01/2014 até 22/04/2014 Nome do Projeto: Simulador Empresarial Aluno do Projeto: Diego Nicolau Participantes: Diego Nicolau, Ana Eliza, Cristina Estrela, Thalita Nigri, Vinícius e Jeferson Martins Risco Ação Responsável Prazo Custo Inicio Fim Identificar o Risco que será tratado Definir atividades/tarefas que serão realizadas para tratar o risco Definir o responsável pela atividade/tarefa Definir data de início Definir data de término Estimar o custo da atividade/tarefa Falta/baixa comunicação A comunicação deverá ser feita em 3 grandes frentes: Whatsapp, E-mail e Reuniões presenciais. O Whatsapp será usado para comunicação on time, isto é, qualquer assunto que possa estimular uma discussão no grupo em prol de melhores decisões, aviso de atrasos para reuniões, aviso de imprevistos, aviso de necessidade de mudança, cobranças positivas para envio de tarefas entre outros; O E-mail deverá ser usado para registro das atas de reunião, divulgação de cronograma, troca de materiais importantes e envio das atividades para os responsáveis; As reuniões presenciais deverão ser usadas para compartilhar o conhecimento oriundo das análises e debater sobre as decisões a serem tomadas no simulador. Diego Nicolau 16/01/2014 22/04/2014 - Excesso de comunicação O Whatsapp deverá ser a ferramenta padrão da equipe A5. Através dela é possível estimular as pessoas a compartilharem tudo que fazem em relação ao simulador. Seja avisos sobre envio de e-mails, dúvidas, necessidades entre outras formas de compartilhar atividades da equipe. Para isso será criado o grupo chamado Termo 4 - FDC. Thalita Nigri 16/01/2014 25/01/2014 - Grande troca de conhecimento As divisões de tarefas no grupo deverão ser realizadas para estimular os participantes a buscarem novos conhecimentos, que por sua vez deverão ser compartilhados em reunião ou por meio de artigos encontrados. Para isso a cada rodada um participante deverá ser responsável por uma atividade que não seja seu objeto de estudo principal. Equipe AWC 16/01/2014 22/04/2014 - Briga de egos O Termo de Acordo feito e firmado como compromisso pelo grupo deverá ser revisado periodicamente para que todos possam estar cientes do significado de equipe de alto desempenho e como a importância de respeitar seu parceiro, bem como suas opiniões, só engrandece o resultado final Equipe AWC 19/12/2014 15/04/2014 - Desmotivação da equipe Apesar de cada participante criar uma expectativa para o desenvolvimento do simulador, a expectativa do grupo deverá ser alinhada. Para este ponto fica estabelecido que a expectativa global será o de engrandecer o conhecimento individual, seja pela troca de experiências, seja pela tomada de decisões erradas e/ou corretas ou seja pela busca por informações. O resultado apesar de importante, não será "objeto de expectativa". Equipe AWC 16/01/2014 22/04/2014 - Falta de reuniões As reuniões sempre serão marcadas as quintas feiras, antes e durante as aulas, nos dias que existir e de 19:30 às 22:00 quando não tivermos aula. Sempre ocorrerão na FDC, local comum a todos os participantes. Equipe AWC 16/01/2014 22/04/2014 -
  39. 39. 38 Decisões enviadas fora do prazo Após cada reunião deverá ser elaborada uma ata com as responsabilidades de cada um, visando as decisões. Na última reunião antes do envio das decisões, a equipe deverá inserir os pareceres finais no simulador, porém sem submetê-los a coordenação. Após esta reunião a equipe terá 3 dias (sexta, sábado e domingo) para escrever as comunicações. Cada integrante da equipe será responsável por escrever um tipo de comunicação. Estas comunicações deverão ser enviadas a um responsável (definido em reunião), que irá compilá-las, inserir no simulador e aí sim submeter as decisões no prazo pré-definido pela coordenação. Diego Nicolau 16/01/2014 22/04/2014 - Melhoria contínua Reuniões com datas previamente definidas, tarefas bem distribuídas e enviadas por email aos participantes e estímulo do uso dos meios de comunicação Equipe AWC 16/01/2014 22/04/2014 Decisões de baixa qualidade O Plano de Negócios deverá ser sempre consultado antes da tomada das decisões, no intuito de verificar se as decisões que estão sendo tomadas está condizente com aquilo que foi proposto. Equipe AWC 16/01/2014 22/04/2014
  40. 40. 39 PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Data: De 16/01/2014 até 22/04/2014 Nome do Projeto: Simulador Empresarial Aluno do Projeto: Diego Nicolau Participantes: Diego Nicolau, Ana Eliza, Cristina Estrela, Thalita Nigri, Vinícius e Jeferson Martins PLANEJAMENTO DA QUALIDADE Indicador Descrição Como Será Obtido Frequência Inserir o nome do indicador Descrever o indicador Inserir como será obtido o indicador Inserir a frequência de coleta EBIT O EBIT é a sigla em inglês para Earning Before Interest and Taxes, isto é, Lucro antes dos Juros e Tributos (imposto de renda e contribuição social sobre o lucro líquido). Ao final de cada rodada decisória será apresentado pela equipe de coordenação os resultados das equipes em relação a cada um desses indicadores, que deverão servir então de base para a tomada de decisões da rodada seguinte. Na primeira aula presencial após a rodada de decisões Market Share Participação de mercado, é a fatia ou quota de mercado que uma empresa tem no seu segmento ou no segmento de um determinado produto. O Market Share serve para avaliar a força e as dificuldades de uma empresa, além da aceitação dos seus produtos. Ao final de cada rodada decisória será apresentado pela equipe de coordenação os resultados das equipes em relação a cada um desses indicadores, que deverão servir então de base para a tomada de decisões da rodada seguinte. Na primeira aula presencial após a rodada de decisões Clima Organizacional Qualidade do ambiente que é percebida ou experimentada pelos participantes da empresa e que influencia o seu comportamento. É aquela "atmosfera psicológica" que todos nós percebemos quando entramos num determinado ambiente e que nos faz sentir mais ou menos à vontade para ali permanecer, interagir e realizar. Ao final de cada rodada decisória será apresentado pela equipe de coordenação os resultados das equipes em relação a cada um desses indicadores, que deverão servir então de base para a tomada de decisões da rodada seguinte. Na primeira aula presencial após a rodada de decisões Preço das ações É a menor fração do capital social de uma empresa Ao final de cada rodada decisória será apresentado pela equipe de coordenação os resultados das equipes em relação a cada um desses indicadores, que deverão servir então de base para a tomada de decisões da rodada seguinte. Na primeira aula presencial após a rodada de decisões Desempenho dos colaboradores A avaliação de desempenho de colaboradores é fundamental no mundo dos negócios. Por meio dessa ferramenta de gestão, é possível analisar a postura profissional, o conhecimento técnico e a relação do colaborador com os colegas de equipe. Além de permitir o aprimoramento individual do empregado, esse exame é importante para o alcance de metas organizacionais e a identificação de pontos que precisam ser aperfeiçoados. Ao final de cada rodada decisória será apresentado pela equipe de coordenação os resultados das equipes em relação a cada um desses indicadores, que deverão servir então de base para a tomada de decisões da rodada seguinte. Na primeira aula presencial após a rodada de decisões Balanced Scorecard É uma ferramenta de planejamento estratégico na qual a entidade tem claramente definidas as suas metas e estratégias, visando medir o desempenho empresarial através de indicadores quantificáveis e verificáveis. O método consiste em determinar de modo balanceado as ligações de causa/efeito entre os quatro indicadores de avaliação das empresas, que são: Financeiro, Clientes, Processos internos, Aprendizado e crescimento. Ao final de cada rodada decisória serão apresentados pela equipe de coordenação os resultados das equipes em relação a cada um desses indicadores, que deverão servir então de base para a tomada de decisões da rodada seguinte. Na primeira aula presencial após a rodada de decisões Satisfação dos clientes Em meio a um mercado tão competitivo, é necessário um diferencial para se conquistar novos clientes, atendê-los satisfatoriamente e torná-los fieis à empresa. A satisfação do cliente é a atitude total referente a um bem ou serviço após a aquisição e uso. Representa o resultado do julgamento da avaliação de uma compra específica. A satisfação é considerada, ainda, uma resposta emocional a uma avaliação de uma experiência de consumo relacionada a um produto ou serviço. Ao final de cada rodada decisória serão apresentados pela equipe de coordenação os resultados das equipes em relação a cada um desses indicadores, que deverão servir então de base para a tomada de decisões da rodada seguinte. Na primeira aula presencial após a rodada de decisões
  41. 41. 40 PLANO ORGANIZACIONAL Data: De 16/01/2014 até 22/04/2014 Nome do Projeto: Simulador Empresarial Aluno do Projeto: Diego Nicolau Participantes Diego Nicolau, Ana Eliza, Cristina Estrela, Thalita Nigri, Vinícius e Jeferson Martins ESTRUTURA DE TRABALHO E GESTÃO Colaborador Função Responsabilidades Nível Hierárquico Superior Identificar colaborador / terceirizado Definir a função do colaborador / terceirizado Descrever as responsabilidades Identificar a quem o colaborador / terceirizado responde ou está vinculado na organização Funcionários Dep. de Marketing e Vendas Os representantes de vendas são altamente qualificados. Eles trabalham com clientes potenciais e existentes em uma capacidade consultiva para antecipar e solucionar desafios de projetos e instalação. Responsáveis pela promoção e venda dos produtos. Diretora de Marketing e Vendas Lisa Fiore Funcionários do Dep. de Suporte ao Cliente Ajudar na instalação dos equipamentos em novos clientes, fornecendo suporte de serviço de pós-venda. Desenvolver iniciativas financiadas ou programas destinados a melhorar os processos de serviços de campo ou capacidades de representantes de serviço de campo. Responsáveis pelo atendimento de campo aos clientes Diretor de Atendimento ao Cliente Austin Vasquez Funcionários do Dep. de Produção Apoiar tarefas e responsabilidades de fornecimento diário de produto. Desenvolver iniciativas ou programas destinados a melhorar os processos de fabricação, desenvolver custos de produção mais baixos ou melhorar a qualidade de produto. Responsáveis pelo gerenciamento de todos os aspectos da cadeia de abastecimento desde a aquisição de matérias-primas até a expedição de produtos acabados para as duas regiões geográficas. Diretora Industrial Lucia Yoshida Funcionários do Dep. de P&D Desenvolver iniciativas ou programas destinados a melhorar o desempenho do produto, confiabilidade do produto ou as características e funcionalidades das linhas de produtos C350 e C2000. Apoiar os técnicos de campo nos problemas reportado pelos clientes que o departamento de serviço ao cliente não consegue resolver. Responsáveis por uma variedade de atividades, incluindo o apoio técnico e investimentos estratégicos. Diretor de Tecnologia Silvio Massoni Funcionários do Dep. Administrativo e Financeiro Executar cobranças de clientes, contas a receber e pagamentos das despesas devidas pela empresa. Desenvolver iniciativas ou programas destinados a melhorar os processos administrativos ou financeiros e recursos administrativos. Responsáveis pelas finanças, recursos humanos e departamento de tecnologia da informação. Diretor Administrativo Financeiro e RH Mauro Bianchi Funcionários do Escritório de Projetos Apoiar os funcionários com conhecimento técnico e boas práticas no desenvolvimento de projetos pelos departamentos Responsáveis pela condução dos projetos estratégicos da AWC Diretor de PMO Hans Grant PLANEJAMENTO DE TREINAMENTO Colaborador Capacitação Data Desejada Descrição Identificar o Recurso Humano que deve ser capacitado Definir o evento de capacitação necessário Inserir data de início Descrever o evento de capacitação definido
  42. 42. 41 Funcionários Dep. de Marketing e Vendas A AWC fará um investimento constante e exponencial em treinamento dos funcionários. Todos os treinamento serão feitos "on the job". Será disponibilizado treinamentos de: Negociação, Técnicas de vendas, marketing estratégico, relacionamento interpessoal, Como aumentar as vendas, marketing de serviços. Negociação: 05/02/2014 Técnicas de vendas: 05/03/2014 Marketing Estratégico: 20/03/2014 Relacionamento Interpessoal: 25/03/2014 Como aumentar as vendas: 10/04/2014 Marketing de serviços: 15/04/2014 Negociação: melhorar a maneira de negociar; Técnicas de vendas: adquirir as melhores práticas em venda do mercado; Marketing Estratégico: entender como o marketing pode ajudar no cumprimento de sua estratégia; Relacionamento Interpessoal: melhorar as habilidades no trato com as pessoas; Como aumentar as vendas: conhecer técnicas de venda que contribuam para o crescimento da empresa Marketing de serviços: Criar estratégias de marketing para posicionar seus serviços e alavancar as vendas da sua empresa Funcionários do Dep. de Suporte ao Cliente A AWC fará um investimento constante e exponencial em treinamento dos funcionários. Todos os treinamento serão feitos "on the job". Será disponibilizado treinamentos de: Comunicação, automação avançada, relacionamento interpessoal Comunicação: 05/02/2014 Automação Avançada: 20/03/2014 Relacionamento Interpessoal: 26/03/2014 Comunicação: melhoria da comunicação funcionário/cliente; Automação Avançada: técnicas avançadas existentes no mercado para atuar na prevenção de problemas com os produtos AWC; Relacionamento Interpessoal: melhorar as habilidades no trato com as pessoas. Funcionários do Dep. de Produção A AWC fará um investimento constante e exponencial em treinamento dos funcionários. Todos os treinamento serão feitos "on the job". Será disponibilizado treinamentos de: Logística, Mecânica, Elétrica, Inovação e Motivacional Logística: 05/02/2014 Mecânica: 20/02/2014 Elétrica: 25/02/2014 Inovação: 20/03/2014 Motivacional: 25/03/2014 Logística: trabalhar a melhoria do recebimento e envio de produtos / matéria prima; Mecânica: capacitar os funcionários da linha de produção para melhoria da parte mecânica dos produtos; Elétrica: capacitar os funcionários da linha de produção para melhoria dos circuitos elétricos dos produtos Inovação: mostrar a importância do desenvolvimento de novas ideias e como estas ajudam no desenvolvimento do negócio/pessoal; Motivacional: mostrar que a motivação só depende da gente Funcionários do Dep. de P&D A AWC fará um investimento constante e exponencial em treinamento dos funcionários. Todos os treinamento serão feitos "on the job". Será disponibilizado treinamentos de: Inovação, Tecnologia e Qualidade Total Inovação: 05/02/2014 Tecnologia: 25/02/2014 Qualidade total: 05/03/2014 Inovação: mostrar a importância do desenvolvimento de novas ideias e como estas ajudam no desenvolvimento do negócio/pessoal; Tecnologia: trazer a luz do departamento as últimas tecnologias disponíveis no mercado Qualidade total: mostrar a importância do desenvolvimento dos produtos com qualidade e quais as formas de medir a qualidade de um produto Funcionários do Dep. Administrativo e Financeiro A AWC fará um investimento constante e exponencial em treinamento dos funcionários. Todos os treinamento serão feitos "on the job". Será disponibilizado treinamentos de: Contabilidade, Auditoria Contábil e Financeira, Como cobrar inadimplentes, Fluxo de caixa Contabilidade: 05/02/2014 Auditoria Contábil Financeira: 20/02/2014 Como cobrar inadimplentes: 25/02/2014 Fluxo de caixa: 05/03/2014 Contabilidade: Apurar e elaborar demonstrações e resultados contábeis; Auditoria Contábil Financeira: Aplicar os conceitos de auditoria; Como cobrar inadimplentes: Apresentar conceitos de - Quais são os aspectos legais da cobrança; Qual é o relacionamento entre crédito e cobrança; O Código do Consumidor; Técnicas de cobrança Fluxo de caixa: Utilizar o fluxo de caixa como instrumento de gestão financeira e empresarial Funcionários do Escritório de Projetos A AWC fará um investimento constante e exponencial em treinamento dos funcionários. Todos os treinamento serão feitos "on the job". Será disponibilizado treinamentos de: Gerenciamento de Projetos Este será o único treinamento de médio prazo a ser desenvolvido e se dará em: 05/02/2014 até 05/03/2014 e o instrutor estará presente no dia a dia da equipe Este treinamento irá apresentar a equipe as melhores práticas adotadas pelo PMBok
  43. 43. 42 GESTÃO DA MUDANÇA Mudança Solução Proposta Nome do Projeto Identificar processos, sistemas e estruturas da organização que serão afetados com a implantação do projeto Descrever sucintamente a solução que será adotada para tratar a mudança identificada Identificar o projeto caso a solução definida para tratar a mudança seja um novo projeto * O custo monetário de cada unidade de energia produzida é semelhante ao custo da energia produzida em instalações modernas de geração a gás e carvão; * Projeto considera a construção e instalação de cinco turbinas de eixos verticais de 20 KW/hora cada, totalizando uma potência de 100 KW/hora; * Variações importantes na força e intensidade dos ventos de um dia para outro; * Horário do dia em normalmente temos mais ventos, não é necessariamente, aquele em que temos o pico de consumo; * De forma superar essa intermitência na força dos ventos e dar à AWC a autonomia buscada o projeto prevê o uso de um dispositivo de armazenagem baseado em bombeamento - previsão um dispositivo térmico denominado PHES (pumped heat electrical storage); * Dispositivo de armazenagem consegue atingir uma eficiência de ciclo total de mais de 75%; * Investimento estimado em US$ 10 milhões; * 10 FTIs por trimestre devem ser alocados durante toda a duração do projeto, que é estimada em 6 meses; * Redução de custos da ordem de 12.5% do custo total unitário de cada um dos dois produtos; * Atingirá o nível 4 de sustentabilidade. Com o foco e a estrutura corretos, o projeto poderá ser concluído em menos de dois trimestres e o benefício para a AWS será enorme. Esse projeto daria não apenas um benefício fiscal interessante mas também uma alta visibilidade no mercado, melhorando a nossa imagem e a dos nosso produtos junto ao público consumidor. Além disso, temos a possibilidade de reduzir entre 7% e 10% dos nossos custos unitários de produção. Para isso será elaborada uma EAP com as descrição das tarefas a serem executadas, prazos envolvidos e os riscos associados. Serão então estabelecidos as formas de mitigação destes riscos. Gerador Aeólico com PHES Isentrópico
  44. 44. 43 PLANO DAS COMUNICAÇÕES Data: De 16/01/2014 até 22/04/2014 Nome do Projeto: Simulador Empresarial Aluno do Projeto: Diego Nicolau Participantes: Diego Nicolau, Ana Eliza, Cristina Estrela, Thalita Nigri, Vinícius e Jeferson Martins Stakeholder Informação Meio Frequência Identificar o stakeholder que receberá a comunicação Definir qual a informação desejada Definir o meio para realizar a comunicação Definir a periodicidade da comunicação Presidência (Equipe Simulador) * Realização de pelo menos 1 reunião presencial por semana; * Elaboração de informativo semanal contendo um resumo de todas as decisões tomadas; * Uso da ferramenta Whatsapp para troca constante de informações e discussões estratégicas; * Definição de uma pessoa que será responsável pela divulgação das informações; * Elaboração de atas das reuniões presenciais e consequente compartilhamento das mesmas solicitando um feed back simplificado de cada membro sobre os assuntos discutidos; * Divulgação ao final de cada trimestre das decisões estratégicas integradas para cada diretor de departamento referentes ao trimestre seguinte, bem como dos resultados do semestre anterior; * Reuniões; * Informativos; * Email; * Aplicativos de comunicação. * Reuniões - Semanal * Informativos - Trimestrais * Email - Semanal * Aplicativos de comunicação - Diário Investidores * Divulgação a cada rodada de decisões dos demonstrativos financeiros com as seguintes informações: % de mercado projetado para o próximo trimestre, % de crescimento nas diferentes linhas de produto, número de unidades vendidas, lucro bruto e lucro operacional; * Divulgação a cada rodada de decisões do balanço patrimonial e da DRE; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Departamento de Vendas e Marketing * Divulgação a cada rodada de decisões dos resultados referentes as vendas e as ações de marketing implantadas; * Divulgação a cada rodada de decisões das ações futuras que serão tomadas pela alta administração para os trimestres subsequentes e referentes a este departamento; * Divulgação a cada rodada de decisões dos investimentos em treinamento para as equipes nível Jr. focando a capacitação constante; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Departamento de Suporte ao Cliente * Divulgação a cada rodada de decisões das ações implantadas para melhorar o suporte ao cliente; * Divulgação a cada rodada de decisões aos clientes dos preços dos contratos de prestação de serviço; * Divulgação a cada rodada de decisões das ações futuras que serão tomadas pela alta administração para os trimestres subsequentes e referentes a este departamento; * Divulgação a cada rodada de decisões dos resultados da avaliação de pesquisa de satisfação dos clientes em relação ao suporte; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Departamento de Produção * Divulgação a cada rodada de decisões dos resultados do departamento como a quantidade de: produtos produzidos no período, produtos em estoque, produtos rejeitados e produtos vendidos; * Divulgação a cada rodada de decisões das ações futuras que serão tomadas pela alta administração para os trimestres subsequentes e referentes a este departamento; * Divulgação a cada rodada de decisões dos investimentos em treinamentos para as equipes deste departamento; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral
  45. 45. 44 Departamento de P&D * Divulgação a cada rodada de decisões do volume de negócios da empresa; * Divulgação a cada rodada de decisões de informativo simples contendo como as ações de P&D influenciaram nos resultados da empresa; * Divulgação a cada rodada de decisões das ações futuras que serão tomadas pela alta administração para os trimestres subsequentes e referentes a este departamento; * Divulgação a cada rodada de decisões dos investimentos em treinamentos para as equipes deste departamento; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Departamento Administrativo Financeiro e RH * Divulgação a cada rodada de decisões dos resultados do departamento como: volume de contas a receber, volume da dívida, empréstimos feitos no período e receitas do período; * Divulgação a cada rodada de decisões das ações futuras que serão tomadas pela alta administração para os trimestres subsequentes e referentes a este departamento; * Divulgação a cada rodada de decisões dos investimentos em treinamentos para as equipes deste departamento; * Divulgação a cada rodada de decisões do fluxo de caixa ao diretor do departamento; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Clientes Modelo C350 Regiões Densas * Divulgação a cada rodada de decisões com novidades do produto como: melhorias, formas de pagamento, preços e disponibilidade em estoque; * Divulgação a cada rodada de decisões das ações de desenvolvimento sustentável praticados pela empresa; * Divulgação a cada rodada de decisões da pesquisa de satisfação do cliente; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Clientes Modelo C350 Regiões Esparsas * Divulgação quinzenal com novidades do produto como: melhorias, formas de pagamento, preços e disponibilidade em estoque; * Divulgação mensal das ações de desenvolvimento sustentável praticados pela empresa; * Divulgação ao final de cada trimestre da pesquisa de satisfação do cliente; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Clientes Modelo C350 Emergente * Divulgação quinzenal com novidades do produto como: melhorias, formas de pagamento, preços e disponibilidade em estoque; * Divulgação mensal das ações de desenvolvimento sustentável praticados pela empresa; * Divulgação ao final de cada trimestre da pesquisa de satisfação do cliente; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Clientes Modelo C2000 Regiões Densas * Divulgação a cada rodada de decisões com novidades do produto como: melhorias, formas de pagamento, preços e disponibilidade em estoque; * Divulgação a cada rodada de decisões das ações de desenvolvimento sustentável praticados pela empresa; * Divulgação a cada rodada de decisões da pesquisa de satisfação do cliente; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Clientes Modelo C2000 Regiões Esparsas * Divulgação a cada rodada de decisões com novidades do produto como: melhorias, formas de pagamento, preços e disponibilidade em estoque; * Divulgação a cada rodada de decisões das ações de desenvolvimento sustentável praticados pela empresa; * Divulgação a cada rodada de decisões da pesquisa de satisfação do cliente; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Consultoria Externa (Professores FDC) * Divulgação a cada rodada de decisões dos resultados gerados pela consultoria prestada; * Divulgação a cada rodada de decisões de um resumo das decisões do trimestre seguinte que podem ser passíveis do uso da consultoria; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral
  46. 46. 45 Sindicato dos Trabalhadores * Divulgação a cada rodada de decisões dos investimentos em treinamento feitos em cada departamento; * Divulgação a cada rodada de decisões do relatório de pessoas simplificado com base em: número de funcionários de cada departamento, número de treinamentos realizados total, número de horas extras por departamento, evolução do número de funcionários de um trimestre para o outro e valores gastos por tipo de funcionário (salário + benefícios); Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral ANVI - Agência Nacional de Vigilância Industrial (Agência Reguladora) * Divulgação a cada rodada de decisões com as ações de: inovação, treinamentos gerados, porcentagem de atuação da empresa em cada fatia do mercado; ações de sustentabilidade e diretrizes para o trimestre seguinte Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral ONG APDS (Marinna Souza - Presidente) * Divulgação a cada rodada de decisões das ações voltadas para o desenvolvimento sustentável em implantação na empresa; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral Universidade de São Carlos (Heraldo Brandão - Gestor de P&D) * Divulgação a cada rodada de decisões das ações voltadas para o desenvolvimento sustentável em implantação na empresa; * Caso a tecnologia oferecida pela Universidade de São Carlos seja adotada na empresa, divulgar a cada rodada de decisões os resultados proporcionados pela implantação da mesma; Carta / Informativo Carta / Informativo - Trimestral
  47. 47. 46 PROJETO SIMULADOR EMPRESARIAL Projeto: Simulador Empresarial PROGRAMA DE ESPECIALIZAÇÃO EM GESTÃO - ÊNFASE EM PROJETOS Aluno Diego de Arvelos Nicolau Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e Hoj e jan/2014 fev/2014 mar/2014 abr/2014 ID Tarefa Início Término Responsá vel % concluído 01/0 1 08/0 1 15/0 1 22/0 1 01/0 2 08/0 2 15/0 2 22/0 2 01/0 3 08/0 3 15/0 3 22/0 3 01/0 4 08/0 4 15/0 4 22/0 4 01 PLANEJAMENTO SIMULADOR 16/01/2014 22/04/2014 AWC - A5 100,00% 02 INÍCIO 16/01/2014 22/04/2014 AWC - A5 100,00% 03 RODADA 01 16/01/2014 10/02/2014 AWC - A5 100,00% 04 Confeccionar Plano de Negócios da Equipe 16/01/2014 27/01/2014 Presidênci a AWC 100,00% ### # ### # 05 Confeccionar o Plano de Gerenciamento das comunicações do Projeto + Matriz de Stakeholders 28/01/2014 05/02/2014 Diego Nicolau 100,00% ### # ### # 06 Realizar reunião para tomada de decisões referente ao trimestre 01 do simulador 06/02/2014 06/02/2014 Presidênci a AWC 100,00% ### # 07 Elaborar as comunicações do projeto com base nas decisões tomadas e inserir no simulador 07/02/2014 09/02/2014 Diego Nicolau Ana Eliza 100,00% ### # ### # 08 Realizar o envio das decisões tomadas para o negócio da empresa AWC 10/02/2014 10/02/2014 Diego Nicolau 100,00% ### # 09 Decisões enviadas 10/02/2014 10/02/2014 Diego Nicolau 100,00% 10 RODADA 02 11/02/2014 10/03/2014 AWC - A5 100,00% 11 Avaliar o desempenho econômico de sua empresa, e definir um caminho crítico para melhoria dos indicadores que constam no seu balanced scorecard. Analisar também o ROI sobre os projetos sugeridos pelo Órgão Regulador 11/02/2014 25/02/2014 Jeferson Martins 100,00% ### # ### # ### # 12 Analisar as pesquisas de satisfação dos clientes identificando pontos fortes e fracos e avaliar também quais projetos sugeridos pelo órgão regulador têm maior aderência aos critérios de decisão de compra 11/02/2014 25/02/2014 Vinícius 100,00% ### # ### # ### # 13 Avaliar o novo mercado C350 emergente que parece ser uma ótima oportunidade 11/02/2014 25/02/2014 Vinícius 100,00% ### # ### # ### #
  48. 48. 47 14 Avaliar o planejamento estratégico diante dos resultados da rodada 01, e atualizar as análises do ambiente competitivo em função dos movimentos das equipes concorrentes e das novas exigências do Órgão Regulador 11/02/2014 25/02/2014 Cristina Estrela 100,00% ### # ### # ### # 15 Analisar a pesquisa de clima organizacional, também a alocação real do tempo do CEO da empresa e definir um plano de ação para mitigar os agressores ao clima e acelerar o desempenho das equipes nas diversas áreas funcionais 11/02/2014 25/02/2014 Thalita Nigri 100,00% ### # ### # ### # 16 Avaliar os resultados dos projetos em cada uma das diversas áreas funcionais, bem como as iniciativas de Pesquisa e Desenvolvimento de sua empresa. Analisar também os projetos sugeridos pelo Órgão Regulador a partir das perspectivas PMBOK 11/02/2014 25/02/2014 Diego Nicolau Ana Eliza 100,00% ### # ### # ### # 17 Realizar decisão sobre qual e/ou quais projeto (s) de sustentabilidade propostos pela agência reguladora devem ser implantados na empresa 26/02/2014 26/02/2014 Presidênci a AWC 100,00% ### # 18 Elaborar Termo de Abertura de Projeto para implantação do Projeto de desenvolvimento Sustentável 27/02/2014 06/03/2014 Diego Nicolau Ana Eliza 100,00% ### # ### # 19 Elaborar Estrutura Análitica do Projeto (EAP) para o Projeto de D esenvolvimento Sustentável a ser implantado pela empresa 27/02/2014 06/03/2014 Diego Nicolau Ana Eliza 100,00% ### # ### # 20 Elaborar Cronograma de Implantação, de acordo com a EAP, do Projeto de Desenvolvimento Sustentável 27/02/2014 06/03/2014 Diego Nicolau Ana Eliza 100,00% ### # ### # 21 Realizar reunião para tomada de decisões referente ao primeiro trimestre do simulador de gestão 06/03/2014 06/03/2014 Presidênci a AWC 100,00% ### # 22 Elaborar as comunicações do projeto com base nas decisões tomadas e inserir no simulador de gestão 07/03/2014 10/03/2014 Diego Nicolau Ana Eliza 100,00% ### # ### # 23 Realizar o envio das decisões tomadas para onegócio da empres a AWC 10/03/2014 10/03/2014 Diego Nicolau 100,00% ### # 24 Decisões enviadas 10/03/2014 10/03/2014 Diego Nicolau 100,00%

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