auditoriasinternas.pptx

Ricardo Mirandez
Auditorias internas de
avaliação, monitorização e
qualidade
Boas Práticas

2
Gerais
 Pretende-se que os formandos adquiram
conhecimentos nas áreas de auditorias de
avaliação, monitorização e qualidade
Específicos
 Compreender os conceitos, princípios e as práticas
de auditoria;
 Planear, preparar, executar e relatar uma auditoria
interna;
 Conhecer as orientações para avaliar a eficácia de
um Sistema de Gestão Integrado

3
 Normas da serie ISO 9000
 NP EN ISO 9000:2005- Sistemas de Gestão da
Qualidade – Fundamentos e vocabulário;
 NP EN ISO 9001:2008- Sistemas de Gestão da
Qualidade – Requisitos;
 NP EN ISO 9004:2011 (Ed. 2) - Gestão do sucesso
sustentado de uma organização. Uma abordagem
da gestão pela qualidade (ISO 9004:2009).
 NP EN ISO 19011:2012 (Ed. 2) - Linhas de
orientação para auditorias a sistemas de gestão
(ISO 19011:2011);

4
 NP EN ISO 14001:2012 (Ed. 3) - Sistemas de
gestão ambiental. Requisitos e linhas de
orientação para a sua utilização (ISO
14001:2004);
 NP 4397:2008 (Ed. 2) - Sistemas de gestão da
segurança e saúde do trabalho. Requisitos.
 OHSAS 18001:2007 – Occupational health and
safety management systems. Requirements;
 OHSAS 18002:2008 – Occupational health and
safety management systems – Guidelines for the
implementation of OHSAS 18001:2007

5
 AUDITORI
A
Processo sistemático, independente e
documentado para obter evidências de auditoria
e respetiva avaliação objetiva com vista a
determinar em que medida os critérios da
auditoria são satisfeitos.
(Segundo a NP EN ISO 9000:2015)

6
 Têm em vista verificar o funcionamento e
permitem elaborar recomendações para ações
de melhoria. Tratando-se de uma avaliação
devem ter uma carácter o mais pedagógico
possível.
 São conduzidas por pessoas sem
responsabilidade direta nos sectores a auditar.
PRINCIPIO DA INDEPENDÊNCIA

7
A organização deve assegurar a realização de
auditorias internas em intervalos planeados para
determinar se:
 o Sistema de Gestão da Qualidade está
conforme com as disposições planeadas,
com os requisitos da norma e outros
estabelecidos pela Organização
 e está implementado e é mantido com
eficácia.
Requisito 8.2.2 – Auditorias internas, da norma da
qualidade NP EN ISO 9001:2008

8
PLANEAR DE ACORDO COM
 Estado e a importância dos
processos e das áreas a serem
auditadas;
 Os resultados de auditorias
anteriores.
 CRITÉRIOS
 ÂMBITO
 FREQUÊNCIA
 MÉTODOS
 SELEÇÃO DE
AUDITORES
 CONDUÇÃO DE
AUDITORIA

9
 Os auditores não devem auditar o seu próprio
trabalho.
 Deve ser estabelecido um procedimento
documentado para definir responsabilidades e
requisitos para planear e conduzir auditorias,
estabelecer registos e reportar resultados.

10
AVALIAÇÃO
Processo/atividade
VERIFICAR SE ESTÁ
ADEQUADAMENTE
DOCUMENTADO(A)
VERIFICAR SE AS
INSTRUÇÕES E
INFORMAÇÕES
TRANSMITIDAS PELA
DOCUMENTAÇÃO ESTÃO A
SER ENTENDIDAS E POSTAS
EM PRÁTICA
VERIFICAR SE SÃO
EFICAZES, ISTO É, SE
RESOLVEM OS PROBLEMAS
DE UMA FORMA
SISTEMÁTICA (DE ACORDO
COM OS PROCEDIMENTOS
ESTABELECIDOS) E
ECONÓMICA

11
 A planificação de uma auditoria é o primeiro
passo para o sucesso da mesma, a sua
preparação deve ser feita de modo a abranger
todas as atividades e a serem executadas de
uma forma organizada, isto é, verificar
documentação, o seu seguimento e a sua
eficácia.

12
 EXTENSÃO E LIMITES DA AUDITORIA
 Descrição dos locais físicos
 Unidades organizacionais
 Processos e atividades a
auditar
 O período de tempo
 No caso de um processo de certificação, a
definição clara do âmbito é fundamental porque
irá constar do respetivo certificado

13
 RAZÕES QUE LEVARAM A ENTIDADE PROMOTORA A
REALIZAR A AUDITORIA.
 Determinar a conformidade do
sistema de gestão da qualidade
com os requisitos da NP EN ISO
9001;
 Avaliar o cumprimento dos
requisitos legais e regulamentares
aplicáveis;
 Comparar os sistemas de gestão
de diversas organizações
candidatas a fornecedores.

14
 Atributos pessoais;
 Capacidades demonstradas
para aplicar conhecimentos;
 Qualificações/capacidades
específicas.
 Planear e gerir um programa
de auditorias;
 Avaliação dos resultados e a
eficácia do sistema;
 Desencadear de ações
corretivas.
Devem estar
definidas e
documentadas.

15
 As listas de comprovação ou verificação são
uma ferramenta indispensável para a
condução de uma auditoria.
 São registadas as
conformidades e não
conformidades;
 Base para a elaboração do
relatório de auditoria;
 Elaboradas partir da leitura de
manuais e/ou procedimentos
aplicáveis;
 Devem abranger, no mínimo, os
requisitos das normas a que a
empresa está sujeita.

16
 Devem ser comunicados ás áreas auditadas;
 Equipa Auditora (EA) acorda ações corretivas de
acordo com os resultados;
 EA pode propor ações corretivas não aprova nem
as implementa.
 Decorrem dos resultados da auditoria;
 São desencadeadas pela estrutura da empresa,
por exemplo pelo responsável da qualidade, e é
lhes dado seguimento pelo mesmo.

17
Auditorias internas (1.ª Parte)
Auditorias de diagnóstico (1ª
Parte)
Auditorias externas(2.ªou
3.ªParte)
Auditorias suplementares(1.ª, 2.ª
ou 3.ª Parte)
Auditoria ao(s) Sistema(s)
Auditoria aos Processos
Tecnológicos
Auditoria aos Processos de
Gestão
Auditoria ao Produto/Serviço

18
 Auditorias Internas
 São auditorias de 1ª parte, isto é, realizadas
por iniciativa da empresa com vista a avaliar o
seu próprio sistema.
A frequência de realização é
relativamente curta;
As ações corretivas são
relativamente rápidas;
O seu resultado e a sua análise
fazem obrigatoriamente parte da
Revisão do Sistema pela Direção.

19
 São auditorias de 1ª parte;
 Realizadas por iniciativa da empresa com
vista a avaliar o seu próprio sistema;
 Com vista a definir planos de ações de
melhoria;
 Com objetivos específicos e mais alargados
que os geralmente inerentes ao normal
funcionamento do sistema.

20
 São auditorias realizadas por iniciativa de
entidades externas à organização;
 Objetivo - verificar o grau de cumprimento de
requisitos (por exemplo, Normas, Manual da
Qualidade, Ambiente, SHT, Requisitos dos
Clientes, Avaliação da Conformidade Legal);
 São realizadas por clientes/potenciais clientes
(Auditorias de 2.ª Parte), ou por organismos
de certificação (Auditorias de 3.ª Parte).

21
 Auditorias diretamente relacionadas com
aspetos contratuais;
 Auditorias de seguimento de desempenho dos
fornecedores regulares.
 São auditorias suplementares às auditorias
programadas, que se realizam quando se verificam
alterações significativas nos respetivos sistemas;
 Podem ser Auditorias de 1.ª, 2.ª ou 3.ª Partes.

23
• Para efeitos de concessão da certificação na
sequência da análise do processo de candidatura
AUDITORIA DE CONCESSÃO
• Avaliar a adequabilidade e os resultados de
medidas corretivas decorrentes de não
conformidades verificadas em auditorias anteriores
AUDITORIA DE SEGUIMENTO
• Efeitos de manutenção da certificação
AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO

24
• Para efeitos de tornar a certificação
extensível a outras áreas, não abrangidas
pela certificação anterior, ou para efeitos
de acreditação de novos ensaios, ou
partes de ensaio, não abrangidos pela
acreditação anterior
AUDITORIA DE EXTENSÃO
• Para efeitos de renovação da certificação
(ou a acreditação)
AUDITORIA DE RENOVAÇÃO

25
• Pretende avaliar a eficácia de cada um dos elementos dos
Sistemas, quanto à sua adequabilidade e aplicação.
• Pretende avaliar a eficácia dos elementos de um processo,
quanto ao conhecimento, cumprimento e adequabilidade
dos métodos específicos de produção/ fornecimento do
produto/serviço.
• Pretende avaliar a eficácia dos elementos de um processo,
quanto à sua eficácia em atingir os objetivos estabelecidos
para o mesmo

26
• Pretende avaliar, quantitativamente, a
conformidade de um produto com as
características que lhe são exigidas, o que pode
significar:
• Avaliar o Nível da qualidade obtida para um
produto ou grupo de produtos;
• Estimar o Nível da Qualidade Aceitável,
inicialmente utilizado para os lotes submetidos a
inspeção;
• Avaliar a aptidão da inspeção (Eficácia do Plano
da Qualidade)

28
 Trabalhar de forma independente,
sistemática e enérgica;
 Adquirir e usar conhecimentos
suplementares;
 Mudar as diretrizes previstas
(flexibilidade);
 Comunicar ( escolha do fluxo de
palavras, clareza na voz,
assertividade, saber ouvir,
compreender, responder,
competência escrita);

Ana Morais
29
 Planear e controlar;
 Conseguir cooperação;
 Decidir (separar fatos de opiniões,
copilar informação e evidências).
 Boa aparência e conduta;
 Estabilidade emocional (calmo,
contido, persistente);
 Bom carácter (honesto, fiel,
construtivo);
 Boa atitude (interessado,
trabalhador, cuidadoso, curioso,
aberto, objetivo).
Abril 2014

30
1. Não julgarás nem avaliarás antes compreenderás;
2. Não inferirás, factos ou ideias para além do que foi
declarado;
3. Não atribuirás ao teu interlocutor os teus próprios
pensamentos ou ideias;
4. Não permitirás que o teu pensamento se disperse;
5. Não fecharás a tua mente aos outros;
6. Não permitirás que o teu coração comande a tua mente;
7. Não interpretarás palavras ou frases senão como elas
forem interpretadas pelo interlocutor;
8. Não te enfatuarás com o som da tua própria voz;
9. Não te considerarás suficientemente bom para não teres
nada a aprender com os outro;
10. Não temerás a melhoria , a correção ou a mudança.

31
Sinais da linguagem corporal
PASSIVO
VOZ
PADRÃO DO
DISCURSO
EXPRESSÃO
FACIAL
GESTOS
• Por vezes
trémula
• Tom monótono
ou lamuriento
• Demasiado
suave ou
calorosa
• Por vezes lenta
• Calma, por
vezes cai no final
da frase
• Apagada
• Hesitante e
com pausas
• Por vezes
salta do rápido
para o lento
• Risadas
nervosas
• Afirmações
em tom de
pergunta com
um tom de voz
subindo no
final
• Sobrancelhas
levantadas, olhar
apelativo, olhos
abertos e a piscar
rapidamente.
• Sorriso nervoso
e culpado.
• Morder o lábio
inferior.
• Mostra zanga
com olhar
desviado, a corar
e com ar culpado.
• Sorrisos
“fantasma” ao
exprimir raiva ou
ao ser criticado
• Mãos
agitadas,
esfregar as
mãos.
• Encolhimento
de ombros.
• Recuar.
• Tapar a boca
com as mãos.
• Movimentos
nervosos.
• Brações
cruzados em
proteção

32
ASSERTIVO
VOZ
PADRÃO DO
DISCURSO
EXPRESSÃO
FACIAL
GESTOS
• Sonora, firme,
segura
• Tonalidade
média, rica e
quente
• Risos só
associados ao
humor
• Tons de voz
mantendo-se
mesmo
durante uma
afirmação
• Fluente
eloquência
fácil
• Enfatiza as
palavras chave
• Ar descontraído,
pensativo,
interessado e
atencioso
• Pestaneja pouco
• Sorrisos quando
satisfeito
• boca
descontraída
• Semblante
carregado quando
se zanga
• Expressão calma
• Movimentos
abertos com as
mãos
• Mãos
descontraídas
• Mãos abertas,
palamas para
fora
• Senta-se de
forma correta
ou
descontraído,
mas sem
desleixo
• Cabeça direita

33
AGRESSIVO
VOZ
PADRÃO DO
DISCURSO
EXPRESSÃO
FACIAL
GESTOS
• Muito firme,
• Glacial, em tom
alto
• Duro e cortante
• Estridente, por
vezes grita,
eleva-se no fim
das frases
• Risos
sarcásticos
que parecem
ordens ou
sentenças
• Fluente,
poucas
hesitações, por
vezes abrupto
• Enfatiza as
palavras de
censura
• Testa franzida,
dentes cerrados,
ar tenso, olhar
fixo
• Carrancudo
quando se zanga
• Sorriso protetor ,
sarcástico
• Lábios apertados
• Sobrancelhas
franzidas com ar
reprovador
• Maxilares firmes
• Movimentos
bruscos
• Mãos cerradas
• Dedo
apontado
• Bate com os
punhos
• Movimentos
da cabeça
rápidos
• Senta-se
direito e
inclinado para a
frente
• Cabeça para
cima
• Caminha com
impaciência de
um lado para o

37
nstituto ortuguês da ualidade
 Instituto público (Lei orgânica aprovada pelo
Decreto-Lei 71/2012, de 21 de Março)
 Organismo Nacional de Normalização e
Instituição Nacional de Metrologia
 Promove a elaboração de normas portuguesas
 Membro da International Organization for
Standardization (ISO).

38
nstituto ortuguês de creditação
 Organismo Nacional de Acreditação
 Membro da infra-estrutura europeia de acreditação, a
European cooperation for Accreditation (EA), bem como
das estruturas mundiais de acreditação, a International
Laboratory Accreditation Cooperation (ILAC) e o
International Accreditation Forum (IAF)
Acreditação é o procedimento através do qual o
organismo nacional de acreditação reconhece,
formalmente, que uma entidade é competente para efetuar
atividades específicas.

39
 A Acreditação e a Certificação de Sistemas de
Gestão são atividades que se diferenciam quer
quanto aos objetivos quer quanto aos respetivos
referenciais.
 A CERTIFICAÇÃO (de sistemas de gestão, de produtos,
de pessoas) é uma das atividades de avaliação da
conformidade (certificação, inspeção, ensaio,
calibração).
 A ACREDITAÇÃO é o reconhecimento da competência
técnica para exercer as atividades de avaliação da
conformidade.

41
“Esta Norma fornece orientações sobre auditorias a
sistemas de gestão, incluindo os princípios de
auditoria, gestão de um programa de auditorias e
condução de auditorias a sistemas de gestão, bem
como orientações sobre a avaliação da competência
de pessoas envolvidas no processo de auditoria,
incluindo o responsável pela gestão do programa de
auditorias, os auditores e as equipas auditoras.
É aplicável a todas as organizações que
necessitem conduzir auditorias internas ou
externas a sistemas de gestão ou gerir um
programa de auditorias.

42
1 - Objetivo e campo de aplicação
2 - Referência normativa
3 - Termos e definições
4 - Princípios de auditoria
5 - Gestão de um programa de auditorias
6 - Realização de uma auditoria
7 - Competência e avaliação dos auditores
- Anexo A (informativo) Orientações e exemplos
esclarecedores de conhecimentos e saber fazer
específicos de disciplinas para auditores
- Anexo B (informativo) Orientação adicional para os
auditores quanto ao planeamento e à condução de
auditorias
- Bibliografia

44
 Programa de Auditorias (PA)
Representa os preparativos para um conjunto de uma
ou mais auditorias planeadas para um determinado
período de tempo e dirigidas a uma finalidade
específica.

45
 Objetivos do programa de auditorias e de cada uma das
auditorias;
 Extensão/número/tipos/duração/locais/calendarização
das auditorias;
 Procedimentos do programa de auditorias;
 Critérios da auditoria;
 Métodos de auditoria;
 Seleção das equipas auditoras;
 Recursos necessários, incluindo viagens e alojamento;
 Processos para o tratamento de questões de
confidencialidade, segurança da informação, segurança
e
 Saúde do trabalho e outras similares.

47
A gestão de topo deverá:
 Assegurar que os objetivos do programa
de auditoria são estabelecidos e
 Assegurar que o programa de auditoria é
implementado com eficácia.

48
 Prioridades de gestão;
 Estratégias comerciais e outras;
 Necessidade de avaliação de
fornecedores;
 Características dos processos, produtos e
projetos;
 Requisitos do sistema de gestão;
 Requisitos legais, contratuais e outros que
a organização subscreva;

49
 Necessidades e expectativas de outras
partes interessadas, incluindo clientes;
 Avaliação do desempenho do auditado
(ocorrência de falhas /incidentes /
reclamações de cliente);
 Riscos para o auditado;
 Resultados de auditorias anteriores;
 Nível de maturidade do sistema de gestão.

50
 Funções e responsabilidades
 Definir a extensão do programa de auditorias;
 Identificar e avaliar os riscos do programa de
auditorias;
 Definir as responsabilidades;
 Definir os procedimentos aplicáveis;
 Determinar os recursos necessários;
 Assegurar a implementação do programa de
auditorias;
 Assegurar que os registos decorrentes da
implementação do programa de auditorias são
geridos e mantidos e
 Monitorizar, rever e melhorar o programa de
auditorias.

51
 Conhecer e saber fazer nas seguintes áreas:
 Princípios de auditoria, procedimentos e métodos;
 Normas de sistemas de gestão e documentos de
referência;
 Atividades, produtos e processos do auditado;
 Requisitos legais e outros requisitos relevantes da
atividade e produtos do auditado;
 Clientes, fornecedores e outras partes interessadas
do auditado, quando aplicável e
 Promover continuamente os seus conhecimentos
nesta área

52
 Fatores
 A dimensão e da natureza do auditado;
 A natureza, funcionalidade, complexidade e nível
de maturidade do sistema de gestão a auditar e
 Questões significativas para esse mesmo sistema

53
 Planeamento (ex.: falhas na definição dos objetivos
de auditoria);
 Recursos (ex.: tempo insuficiente);
 Seleção da equipa auditora (ex.: equipa não possuir a
competência coletiva para conduzir a auditoria
eficazmente);
 Implementação (ex.: ineficiente comunicação do
programa de auditoria);
 Registos e seus controlos (ex.: falha na proteção dos
registos para demonstrar a eficácia do programa de
auditorias) e
 Monitorização, revisão e melhoria do programa de
auditorias (ex. monitorização ineficaz das saídas do
programa de auditoria).

54
 Planear e calendarizar as auditorias tendo em
consideração os riscos;
 Assegurar a confidencialidade e segurança da
informação;
 Assegurar a competência dos auditores e auditores
coordenadores;
 Selecionar equipas auditoras apropriadas / atribuir
funções e responsabilidades;
 Conduzir auditorias, incluindo métodos de
amostragem adequados;

55
 Conduzir auditorias de seguimento, se aplicável;
 Reportar à gestão de topo sobre grau de
cumprimento do programa de auditorias;
 Manutenção dos registos de programa de auditorias;
 Monitorizar e rever o desempenho e riscos e
 Melhorar a eficácia do programa de auditorias

Ana Morais
56
 Recursos financeiros para as atividades de
auditoria;
 Métodos de auditoria;
 Disponibilidade de auditores competentes e
peritos técnicos;
 A extensão do programa de auditorias e
respetivos riscos;
 Tempo de deslocação e custo, alojamento e
outras necessidades;
 Disponibilidade de tecnologias de informação e
comunicação.
Abril 2014

Ana Morais
57
Comunicar ás partes
interessadas
Definir objetivos, âmbito e
critérios para cada auditoria
Selecção da equipa auditora
Provisão de recursos
Conduzir a auditoria segundo
o programa e o tempo
definido
Abril 2014

Ana Morais
58
O QUE SE
PRETENDE ATINGIR
Nível de conformidade
do Sistema de Gestão
CRITÉRIOS DE AUDITORIA
Nível de conformidade
das atividades,
processos e produtos
REQUISITOS E PROCEDIMENTO
DO SISTEMA DE GESTÃO
Avaliação da
capacidade do
Sistema de gestão
REQUISITOS LEGAIS E
CONTRATUAIS E OUTROS
REQUISITOS QUE A
ORGANIZAÇÃO SUBSCREVA
Avaliação da eficácia
do Sistema de Gestão
OBJETIVOS ESPECIFICADOS
Identificar potenciais
áreas passíveis de
MELHORIA
Abril 2014

Ana Morais
59
Localizações físicas
Áreas funcionais
Atividades e processos a auditar
Política
Procedimentos
Normas
Requisitos legais, contratuais
Abril 2014

Ana Morais
60
Métodos
Âmbito
Critérios
Objetivos
Duração
Localização
Abril 2014

Ana Morais
62
 O gestor do PA seleciona os membros da EA
 EA
•Auditor coordenador
(AC)
•Perito
Dimensão e
Composição
Competência global da EA
Complexidade da auditoria
Métodos de auditoria
Exigências legais e
contratuais e outros
requisitos
Abril 2014

Ana Morais
63
 A necessidade de assegurar a independência
dos membros da equipa auditora, em relação às
atividades a auditar e de evitar quaisquer
conflitos de interesses;
 A aptidão dos membros da equipa auditora para
interagir eficazmente com os representantes do
auditado e para trabalhar em conjunto;
 O idioma da auditoria e as características
sociais e culturais do auditado
Abril 2014

Informação a transmitir GPA-AC
Ana Morais
64
 Objetivos da auditoria;
 Critérios e documentação de referência;
 Âmbito da auditoria, incluindo áreas funcionais
e processos a auditar;
 Métodos de auditoria e procedimentos;
 Composição da equipa auditora;
 Contactos do auditado, locais, datas e duração
das atividades da auditoria;
 Alocação dos recursos adequados para a
realização da auditoria;
 Informações necessárias para avaliar e tratar os
riscos identificados para alcançar os objetivos
da auditoria.
Abril 2014

Ana Morais
65
 Revisão e aprovação dos relatórios
das auditorias, incluindo a
avaliação da aptidão e adequação
dos resultados da auditoria;
 Revisão da análise da causa-raiz e
da eficácia das ações corretivas e
das ações preventivas;
 Distribuição dos relatórios das
auditorias à gestão de topo e
outras partes interessadas;
 Determinação da necessidade de
auditorias de seguimento
GP
A
Abril 2014

Ana Morais
66
Registos Relacionados
com o programa
de auditorias
Objetivos e extensão
Riscos
Revisões à eficácia
Relacionados
com cada
auditoria
Planos e relatórios
Relatórios de não conformidades
Relatórios de ações corretivas e
preventivas
Relatórios de auditorias de
seguimento
Relacionados
com os
auditores
Competência e avaliação de
desempenho
Seleção das equipas auditoras
Manutenção e melhoria da
competência
Abril 2014

Ana Morais
67
 Avaliar a conformidade dos programas de
auditorias, planeamentos e objetivos;
 Avaliar o desempenho dos membros da equipa
auditora;
 Avaliar a capacidade das equipas auditoras para
implementar o plano de auditoria
 Avaliar o retorno da informação da gestão de
topo, auditados, auditores e outras partes
interessadas.
Abril 2014

Ana Morais
68
 Resultados da auditoria;
 Nível de eficácia do Sistema de Gestão;
 Alterações no Sistema de Gestão dos clientes ou
dos auditados;
 Alterações em normas, requisitos legais,
contratuais ou outros com os quais a organização
está comprometida;
 Alteração de fornecedor.
Abril 2014

Ana Morais
69
 O Programa de Auditorias DEVE ser Revisto para
avaliar se os seus objetivos foram atingidos e
identificar oportunidades de melhoria.
Abril 2014

Ana Morais
70
 Resultados e tendências monitorização;
 Conformidade com os procedimentos do
programa de auditorias;
 Evolução das necessidades e expectativas das
partes interessadas;
 Registos do programa de auditorias;
 Alternativos ou novos métodos de auditoria;
 Eficácia das medidas para enfrentar os riscos
associados ao programa de auditorias;
 As questões de confidencialidade e segurança da
informação relativa ao programa de auditorias.
Abril 2014

Ana Morais
71
Organização
pretende
conduzir
Auditorias
Gestão de topo
designa 1 ou mais
pessoas para gerir
o Programa de
auditorias
Implementar um
Programa de
auditorias
Programa de
Auditorias
São
definidos
•Os Processos
•As Secções
•Os
Departamentos
•Os Produtos /
Serviços
A serem
auditados
ao longo
do ano
Abril 2014

Ana Morais
72
 Estabelecer a extensão;
 Identificar e avaliar os riscos;
 Estabelecer responsabilidades para as auditorias;
 Estabelecer procedimentos;
 Determinar os recursos necessários;
 Garantir a implementação do programa de auditorias,
 Estabelecer objetivos, âmbito e critérios de auditoria de cada
uma das auditorias;
 Determinação dos métodos de auditoria
 Seleção da equipa auditora
 Avaliação dos auditores;
 Garantir a gestão e manutenção dos registos;
 Monitorizar, Rever e Melhorar
 Informar a gestão de topo dos conteúdos do programa de
auditorias e, quando necessário, obter a respetiva aprovação
Abril 2014

Ana Morais
73
Programa
de
Auditorias
Definir os
objetivos
Estabelecer
Implementar
Monitorizar
Rever e
Melhorar
Abril 2014

Ana Morais
74
 Objetivos da auditoria;
 Critérios e documentação de
referência;
 Âmbito da auditoria, incluindo
áreas funcionais e processos a
auditar;
 Métodos de auditoria e
procedimentos;
 Composição da equipa auditora;
 Contactos do auditado, locais,
datas e duração das atividades da
auditoria;
 Alocação dos recursos
adequados para a realização da
auditoria;
 Informações necessárias para
avaliar e tratar os riscos
identificados para alcançar os
objetivos da auditoria.
Abril 2014

Ana Morais
75
Atividades
típicas
de
uma
auditoria
Início da auditoria
Preparação das atividades de auditoria
Condução das atividades de auditoria
Preparação e distribuição do relatório da
auditoria
Encerramento da auditoria
Condução do seguimento da auditoria
Abril 2014

Ana Morais
76
PODE SER INFORMAL OU FORMAL E DEVE SER EFETUADO PELO COORDENADOR DA
EA.
TEM COMO OBJETIVOS:
 ESTABELECER CANAIS DE COMUNICAÇÃO COM O REPRESENTANTE DO AUDITADO;
 CONFIRMAR A AUTORIDADE PARA CONDUZIR A AUDITORIA;
 INFORMAR SOBRE OS OBJETIVOS DA AUDITORIA, ÂMBITO, MÉTODOS E
COMPOSIÇÃO DA EA, INCLUINDO PERITOS TÉCNICOS;
 SOLICITAR ACESSO A DOCUMENTOS RELEVANTES, INCLUINDO REGISTOS;
 DETERMINAR REQUISITOS LEGAIS, CONTRATUAIS E OUTROS RELEVANTES PARA AS
 ATIVIDADES E PRODUTOS;
 ACORDAR SOBRE O TRATAMENTO DE INFORMAÇÃO CONFIDENCIAL;
 DETERMINAR REGRAS DE ACESSO, SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO E
OUTROS;
 EFETUAR PREPARATIVOS PARA A AUDITORIA;
 ACORDAR QUANTO À PARTICIPAÇÃO DE OBSERVADORES E GUIAS;
 ACORDAR ÁREAS DE INTERESSE DO AUDITADO EM RELAÇÃO À AUDITORIA.
Abril 2014

Ana Morais
77
Convém que seja determinada tendo em
consideração fatores como a disponibilidade de:
 Informação suficiente e apropriada para planear e
realizar a auditoria;
 Cooperação adequada por parte do auditado;
 Tempo e recursos adequados;
Quando a auditoria não for exequível, convém que
seja proposta uma alternativa consultando o
auditado.
Abril 2014

Ana Morais
78
Os auditores deverão ter em consideração se a
informação nos documentos disponibilizados é:
 Completa (todo o conteúdo esperado consta do
documento);
 Correta (o conteúdo está conforme com outras fontes
confiáveis, tais como normas e regulamentos);
 Consistente (o documento é consistente em si mesmo e
com documentos relacionados);
 Atual (os conteúdos estão atualizados);
Abril 2014

Ana Morais
79
Os auditores deverão ter em consideração se:
 Os documentos em revisão cobrem o âmbito da
auditoria e fornecem informação suficiente para
suportar os objetivos da auditoria.
A REVISÃO DE DOCUMENTOS DEVE TER EM
CONSIDERAÇÃO:
DIMENSÃO, NATUREZA E COMPLEXIDADE DA
ORGANIZAÇÃO E DO SISTEMA DE GESTÃO
OBJETIVOS E ÂMBITO DA AUDITORIA
Abril 2014

Ana Morais
80
 Convém que inclua:
 Objetivos da auditoria
 Âmbito da auditoria, incluindo áreas
funcionais/organizacionais e processos a auditar
 Critérios de auditoria e documentos de referência Locais,
datas, duração estimada, incluindo reuniões com a
gestão de topo
 Métodos de auditoria
 Funções e responsabilidades da EA incluindo guias e
observadores
 Afetação de recursos apropriados
Abril 2014

81
 Convém que quando, apropriado, aborde o
seguinte:
 Identificação do representante do auditado para a
auditoria
 Idioma da auditoria e do relatório
 Tópicos do relatório de auditoria
 Preparativos logísticos
 Prever potenciais desvios ao cumprimento dos objetivos
 Assuntos relacionados com a confidencialidade e
segurança da informação
 Quaisquer ações de seguimento de auditorias anteriores
e da auditoria a realizar
 Coordenação com outras atividades de auditoria se for
uma auditoria conjunta

82
 O Plano deve ser revisto e aceite pelo cliente da
auditoria e apresentado ao Auditado
 Quaisquer objeções do auditado ao plano de
auditoria deverão ser resolvidas entre o auditor
coordenador, o auditado e o cliente da auditoria.

83
 O auditor coordenador, deve consultar a EA e
atribuir a cada membro da equipa auditora
responsabilidades para auditar processos,
funções, locais, áreas ou atividades específicas.
 Estas atribuições devem ter em consideração a
independência e competência dos auditores.
 As reuniões intercalares da EA devem ser
realizadas pelo Auditor Coordenador a fim de
alocar tarefas e decidir eventuais alterações.

84
As Listas de Comprovação:
 Auxiliares de memória dos auditores;
 Auxiliares na aplicação das metodologias;
 Auxiliares no estabelecimento de
responsabilidades dos elementos da EA;
 A sua elaboração potencia o estudo e
compreensão dos processos assim como o
estabelecimento de locais, pessoas, atividades e
produtos a auditar e o estabelecimento de critérios
de amostragem e de duração da auditoria
 Podem constituir suporte para registo

85
 Apresentação da EA
 Confirmação dos objetivos, âmbito, critérios e confirmação
de eventuais situações de não aplicabilidade de
cláusulas/requisitos normativos
 Confirmação do plano de auditoria
 Métodos a utilizar, amostra de informação
 Gestão do risco que pode resultar da presença da EA
 Confirmação dos canais de comunicação e do idioma
 Confirmação de que o auditado será mantido ao corrente
do progresso da auditoria
 Confirmação que os recursos e as instalações necessárias
estão disponíveis
 A confirmação das questões relacionadas com
confidencialidade e segurança da informação
Reunião
de
Abertura
Dirigida
pelo
Auditor
coordenador

86
 Confirmação de que estão asseguradas os
procedimentos de segurança e saúde no trabalho,
emergência e segurança pessoal para a EA
 Informação sobre a forma de apresentação dos
resultados da auditoria Informar em que
circunstâncias a auditoria pode ser suspensa
 Informações sobre a reunião de encerramento
 Informações sobre como classificar e transmitir as
constatações detetadas durante a auditoria
 Informação sobre como devem ser geridas as
dúvidas, divergências, reclamações ou outras
apresentadas pelo auditado

87
 Revisão da documentação enquanto se conduz a
auditoria
 Comunicação durante a auditoria
 Atribuição de funções e responsabilidades a
guias e observadores
 Recolha e verificação da informação
 Elaboração das constatações da auditoria
 Preparação das conclusões da auditoria

88
 Realização de entrevistas;
 Análise de documentos e registos;
 Visita aos vários locais (áreas fabris, áreas
administrativas, armazéns, laboratórios, etc.);
 Observação de atividades e processos.

89
 Comunicação aos auditados os resultados
encontrados, nomeadamente os desvios, de
forma a obter feedback da organização e a que
possam ser prestados eventuais
esclarecimentos.
 Esta postura evita que haja grandes surpresas no
momento da reunião final.

90
Observadore
s
É permitido que observadores acompanhem a EA, mas
não fazem parte dela
Não podem influenciar ou interferir com a condução da
auditoria
Guias
Nomeados pela entidade auditada, apoiam a EA e atuam
de acordo com as solicitações do Auditor Coordenador.
Não podem influenciar ou interferir com condução da
auditoria
Apoiam a EA na recolha da informação

91
Fonte de informação
Informação
Evidência
Constatação de Auditoria
Conclusões
Recolha e Seleção, Análise
documental, entrevistas,
Observação por amostragem
Verificação
Comparação com
o referencial
Análise
crítica

92
 Contratos;
 Registos;
 Processos e seus pontos de controlo;
 Operações do plano de inspeção e ensaios:
 Dispositivos de medida existentes;
 Fornecedores;
 Registos de inspeção de receção de
matérias-primas;
 Pessoas entrevistadas, etc..

93
EVIDÊNCIAS DE
AUDITORIA
Apenas
informação que é
verificável, deve
ser registada
AVALIAÇÃO
COMPARATIVAMENTE
COM OS
CRITÉRIOS
As evidências de
auditoria deverão
ser avaliadas em
contraponto com
os critérios,
normas de
referência,
requisitos,
procedimentos e
outros
RESULTADOS DE
AUDITORIA
Conformidade
Constatação /
Classificação
Resolução de
divergências

94
 Convém que a EA se reúna antes da reunião
de encerramento para:
 Rever as constatações da auditoria e
qualquer outra informação apropriada
recolhida durante a auditoria Acordar sobre
conclusões da auditoria
 Preparar recomendações, se aplicável
 Discutir o seguimento da auditoria, se
incluído no plano de auditoria

95
 Grau de conformidade relativamente aos critérios de
auditoria
 Eficácia do sistema de gestão para cumprir objetivo
definidos
 A implementação eficaz, manutenção e melhoria do
sistema de gestão
 A capacidade do processo de revisão pela gestão
para assegurar a adequação, eficácia e melhoria
contínua do sistema de gestão
 Cumprimento dos objetivos, âmbito e critérios da
auditoria Causa-raíz das constatações, se incluído no
plano
 Identificação de tendência face a constatações em
áreas diferentes

96
 Convém que os participantes incluam a gestão de
topo do auditado, os responsáveis das áreas
funcionais ou processos auditados, o cliente da
auditoria e outras partes interessadas
 Apresentação dos resultados e conclusões da
auditoria
 Combinar, se apropriado, período para o auditado
apresentar um plano de ações corretivas
 O grau de detalhe da reunião é função da
familiarização do auditado com o processo de
auditoria
 Registos de situações particulares
 Opiniões divergentes deverão ser resolvidas. Se não
forem resolvidas tal deve ser registado

Ana Morais
97
 O Auditor Coordenador é responsável pela
preparação e pelos conteúdos do relatório da
auditoria
 O relatório da auditoria pode ser elaborado antes
da reunião de encerramento.
 O relatório da auditoria deve ser completo, exato,
conciso e claro.
Abril 2014

98
 Deve ser emitido dentro do prazo acordado (Se
tal não for possível, convém que as razões do
atraso sejam comunicadas ao auditado e ao
gestor do programa de auditorias)
 Deve ser datado, revisto e aprovado
 Deve ser distribuído, como definido no
procedimento ou plano de auditoria

99
 Auditoria está concluída quando tiverem sido realizadas
todas as atividades descritas no plano de auditorias e o
relatório aprovado e distribuído
 A menos que exigido por lei, a EA e o gestor do programa
de auditorias não devem divulgar o conteúdo dos
documentos, quaisquer outras informações obtidas durante
a auditoria, ou o relatório da auditoria a qualquer parte sem
aprovação explícita do cliente da auditoria e, se aplicável,
a aprovação do auditado. Se tal for inevitavelmente
necessário, o cliente da auditoria e o auditado devem ser
informados o mais rapidamente possível.
 As lições aprendidas com a auditoria são entradas para a
melhoria contínua do sistema de gestão das organizações
auditadas

100
 As conclusões podem indicar a necessidade de
correções, ações corretivas, preventivas e de
melhoria.
 As ações são desencadeadas pelo auditado
dentro de um prazo acordado. Se aplicável, o
auditado deve manter o gestor do programa de
auditorias e a EA informada sobre o grau de
cumprimento dessas ações.
 Deve ser verificada a conclusão e a eficácia
dessas ações. Esta verificação pode fazer parte
duma auditoria subsequente

101
Preparação
Plano de auditoria
Listas de
comprovação
Realização
Relatório da
Auditoria

102
 A competência deve ser avaliada através de
um processo que considere:
 Escolaridade;
 Experiência Profissional;
 Formação como Auditor e
 Experiência em Auditorias

103
PROCESSO DE AVALIAÇÃO
Determinar competência da EA para cumprir
os objetivos definidos no programa de
auditoria
Definir os critérios de avaliação
Selecionar o método de avaliação mais
adequado
Realizar a avaliação

104
 O resultado do processo de avaliação deverá
proporcionar uma base para:
 Selecionar os membros da EA
 Identificar de necessidades de melhoria da
competência
 Avaliar continuamente o desempenho dos auditores
Os auditores devem desenvolver, manter e melhorar a
sua competência através do desenvolvimento profissional
contínuo e participação regular em auditorias.

105
CRITÉRIOS
QUALITATIVOS
Demonstrar atributos
pessoais, conhecimentos ou
competência na formação ou
no local de trabalho
QUANTITATIVOS
Anos de experiência
profissional e de escolaridade,
número de auditoria realizadas
e horas de formação e
auditorias

108
 Correto
 Fornecer toda a informação solicitada, mas mais
nenhuma;
 Não ir além da resposta à pergunta que foi feita

109
 Falar muito sem dizer nada, para fazer passar o tempo;
 Montar um “espetáculo” para iludir o auditor;
 Não chegar às horas combinadas;
 Alegar esquecimento de documentos;
 Provocar interrupções constantes, ou nos momentos
cruciais, por exemplo, com a introdução de assuntos
laterais;
 Alegar que não está preparado;
 “Provocar” o auditor (com comentários tais como: “vocês
não conhecem a nossa realidade”);
 Escolher aquilo que o auditor deve auditar;

110
 Ser falso para com o auditor;
 Usar provas de força (afirmando, por exemplo, que “é
impossível fazer de outra maneira”);
 Fazer “bluff” (alegando, por exemplo, que “dentro de um
mês está tudo resolvido, porque já foi encomendado um
estudo a uma empresa da especialidade”);
 Apelar para o auditor ter pena dele;
 Alegar esquecimento;
 Alegar que não compreende a linguagem ou a língua do
auditor;
 Alegar que se trata de um caso especial, quando não é o
caso;
 Levar o auditor pelo caminho mais longo para o fazer
perder tempo.

111
 Evidência objetiva
A descrição da não conformidade deve
ser precisa, factual e exata.
Deve ser solidamente fundamentada
em evidências objetivas.
Exemplo: Evidência factual de diferenças entre os
procedimentos e as práticas de trabalho.

112
 Deve estar absolutamente certo da sua
existência;
 Ser cauteloso não tirar conclusões
precipitadas;
 Assegurar-se que a evidência é
objetiva;
 Em caso de dúvida “investigar as
pistas” se continuar com dúvidas não
registar;
 Devem ser comunicadas de imediato
ao auditado.

113
 Pequenas falhas no sistema que o auditor
encontra que não se podem considerar
incumprimento de algum requisito ou
procedimento;
 Deficiências onde se dá o “benefício da dúvida” e
potenciais não conformidades.

114
• A implementação imediata de
soluções, mesmo que temporárias,
que minimizem o efeito das
deficiências;
• A determinação da extensão em que
as deficiências detetadas afetaram no
passado os resultados desejados;
• O esclarecimento se a deficiência é
típica, ou apenas pontual;
• O estabelecimento das ações
corretivas adequadas;
• O estabelecimento das ações
preventivas possíveis de identificar

115
 A resposta escrita ao relatório da auditoria, se
aplicável;
 A avaliação da adequabilidade da resposta;
 A validação/definição das ações mais adequadas
a cada uma das constatações e/ou não
conformidades;
 A confirmação de que as ações foram
concretizadas de acordo com o programado e
que foram eficazes

116
Plane
ar
Executa
r
Verificar
Atuar
AUDITORIA
S INTERNAS

117
 A Melhoria Contínua do desempenho global de uma
Organização deverá ser um objetivo permanente
dessa Organização.
 A Auditoria de Processo é um tipo de auditoria que
procura identificar as falhas no processo, através de
análise de parâmetros operacionais e do
conhecimento técnico dos auditores.
AS NÃO-CONFORMIDADES OBSERVADAS EM
AUDITORIAS DE PROCESSO PODEM
PROPORCIONAR MELHORIAS INCREMENTAIS EM
PROCESSOS INDIVIDUAIS QUE PODEM CONDUZIR
DE UM FORMA MAIS EFICAZ À MELHORIA CONTÍNUA

118
Procedimento
não seguido
Procedimento
incorreto
AUDITORIA DE
PROCESSO
Correção
Alteração

119
AUDITORIA DE
PROCESSO
Procedimento com
potencial de
melhoria
Prevenção
Melhoria
Potencial Não
Conformidade

120
 Avaliação de conformidades
 Discussão Auditor-Auditado dos resultados e
potenciais melhorias na operação em questão.
Abril 2014

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