O documento descreve as funções da Divisão de Compras e Contratos (DICOM) da Secretaria Municipal de Finanças de São Paulo, que é responsável por pesquisar preços, formalizar contratos e acompanhar licitações, visando obter os melhores produtos e serviços pelo menor preço para a prefeitura. Também fornece dicas para elaborar requisições de compra e explica o papel da Comissão Permanente de Licitação e do pregão eletrônico no processo de compras públicas.

1. SECRETARIA DE FINANÇAS DIVISÃO DE COMPRAS E CONTRATOS – DICOM e COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÕES - CPL

2. QUEM SOMOS A DICOM integra a Coordenadoria da Administração da Secretaria de Finanças, sendo responsável pela pesquisa de preços das compras públicas, originando Dispensas, Inexigibilidades e abertura de Processos Licitatórios. Além disso, é de sua competência a formalização de contratos, termos aditivos, termos de encerramento definitivo e o acompanhamento e gerenciamento de Atas de Registro de Preços desta Secretaria, sempre visando o melhor produto ou serviço pelo menor preço. Por fim, a partir de 17 de abril de 2007, com a publicação da Portaria SF 52, têm, também, a atribuição de aplicação de penalidade aos fornecedores.

3. I - realizar a pesquisa de preço, sejam de materiais de consumo, bens permanentes ou serviços; II - formalizar os contratos de aquisições decorrentes de licitação, de sua dispensa ou inexigibilidade; III - efetuar adiantamentos, do Gabinete, e sua prestação de contas; IV - realizar a negociação e renegociação de contratos da Secretaria Municipal de Finanças; ATRIBUIÇÕES DA DICOM

4. V - dar suporte à Comissão Permanente de Licitações - CPL; VI - acompanhar as Atas de Registro de Preços da Secretaria Municipal de Gestão; VII - acompanhar a Legislação de Compras e Contratos; VIII - organizar e divulgar informações sobre normas, rotinas e manuais de procedimentos da Área de Compras e Contratos da SF; ATRIBUIÇÕES DA DICOM

5. IX - orientar, coordenar e avaliar as ações de mapeamento e racionalização de processos de trabalho da Divisão de Compras e Contratos - DICOM; X - manter atualizadas as informações gerenciais relacionadas aos assuntos de sua competência. ATRIBUIÇÕES DA DICOM

6. Assegurar a economicidade ao Município de São Paulo, através da indicação e negociação das melhores condições contratuais; Trabalhar em sintonia com todas as Unidades Requisitantes e principalmente acompanhar os processos desde a fase de pesquisa de preços até a conclusão com o Contrato ou a Nota de Empenho, cumprindo plenamente com a legislação em vigor; Finalmente, garantir a maior celeridade na conclusão dos processos administrativos e licitatórios, bem como na formalização de dispensas e inexigibilidades de licitação. METAS DA DICOM

7. DICAS PARA UMA BOA REQUISIÇÃO DE COMPRA As compras governamentais movimentam os recursos públicos, por isso a chefia deverá sempre ter muita cautela ao elaborar um memorando de solicitação de compra, seja para um material de consumo, bens permanentes e serviços. Para auxiliarmos as unidades requisitantes, elaboramos a seguir algumas dicas: O objeto deve ser descrito de forma a traduzir a real necessidade da Administração, com todas as características indispensáveis, afastando-se as características irrelevantes e desnecessárias, que têm o condão de restringir a competição.

8. Especificar as dimensões (com ou sem desenho); Especificar a forma; Especificar as unidades de medidas adotadas; Especificar as cores; Especificar as fórmulas; Especificar as embalagens; Especificar os testes e exame de qualidade no recebimento; Especificar o transporte, rota, prazo, horário de entrega DICAS PARA UMA BOA REQUISIÇÃO DE COMPRA

9. COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO - CPL A Secretaria Municipal de Finanças possui duas Comissões Permanente de Licitação que são constituídas através de uma Portaria. Os servidores que integram estas comissões são de diferentes áreas, e tem como objetivo conduzir o processo licitatório da melhor maneira possível. Vigente a Portaria SF nº 153 de 27 de outubro de 2009.

10. Licitação é o procedimento administrativo formal em que a Administração Pública convoca, mediante condições estabelecidas em ato próprio (edital ou convite), empresas interessadas na apresentação de propostas para o oferecimento de bens e serviços. A licitação tem como objetivo escolher a proposta mais vantajosa (que melhor atende às necessidades da administração), garantindo-se os princípios constitucionais. O QUE É LICITAÇÃO?

11. INSTRUMENTO CONVOCATÓRIO: EDITAL O instrumento convocatório/edital é o ato administrativo formal que visa o chamamento das empresas interessadas em fornecer para a Administração. O Edital de Licitação estabelece todas as normas aplicáveis a condução do procedimento licitatório e à execução do contrato. Deverá conter obrigatoriamente no Edital de licitação: Objeto do certame, com as especificações técnicas. Condição de participação; Exigências de habilitação; Critérios de aceitação das propostas; Sanções por inadimplemento; Cláusulas do contrato; Fixação de prazos para: assinatura do contrato, fornecimento.

12. MODALIDADES DE LICITAÇÃO A modalidade de licitação é a forma especifica de conduzir o procedimento licitatório, conforme os critérios estabelecidos em lei, em que o valor estimado para contratação é o principal fator para a escolha da modalidade. As modalidades de licitação atualmente estabelecidas são: Concorrência; Tomada de preços; Convite; Concurso; Leilão; Pregão.

13. PREGÃO É a modalidade mais recente de licitação, encontra-se regida pela Lei nº 10.520 de 17 de julho de 2002. A característica dessa modalidade é a possibilidade dos licitantes disputarem o objeto do certame por meio de lances verbais ou eletrônicos, reduzindo o preço ofertado nas propostas escritas e tornando mais competitivas as compras governamentais. Conforme Decreto Municipal nº 45.689/2005 todos os procedimentos licitatórios do Município de São Paulo devem ser precedidos obrigatoriamente na modalidade Pregão, preferencialmente eletrônico.

14. PREGÃO ELETRÔNICO O Pregão Eletrônico foi criado para aumentar a quantidade de participantes e baratear o processo licitatório, uma vez que amplia a disputa. Como principal característica, destaca-se a celeridade, a transparência e a segurança nos processos administrativos. O pregão eletrônico apresenta-se como importante ferramenta na área de compras, tornando-se uma tendência na área pública, já que está sendo adotado em todas as esferas de governo.