Secretaria digital (MEC)

CONTROLE E REGISTRO
ACADÊMICO DE IES
O QUE MUDOU?

Cronograma da
apresentação
● Secretaria Acadêmica
● Secretaria Acadêmica Digital
● Análise do Curso
● Cronograma Projeto de Implantação

Secretaria Acadêmica
Registro do acadêmico - Ingresso à entrega do Diploma
1

“ Coração da IES - Somente
pessoas autorizadas devem ter
acesso aos arquivos da
instituição.
4

Secretaria
Acadêmica
Direção da
Faculdade
Diretoria
Acadêmica
Discentes
Docentes
Coordenação
de Cursos
NEaD
CPS
Financeiro

VAGAS
● Situações que abrem vagas a serem preenchidas por
transferência ou obtenção de novo título:
○ transferências expedidas;
○ cancelamento de matrícula;
○ Falecimento.
● Situações que não abrem vagas:
○ transferência “ex officio”;
○ dependências e adaptações;
○ trancamento de matrícula.

INGRESSO
● Processo Seletivo - Vestibular ou ENEM
○ Vagas 1º Semestre;
● Processo Seletivo para vagas remanescentes
○ Transferência;
○ Portador de Diploma;
○ Reingresso.

A “forma de Ingresso” é SEMPRE “processo
seletivo” com no mínimo a prova de redação,
classificatória e eliminatória, conforme a
Portaria nº 391, de 07/02/02.
8
INGRESSO

9
FIES e PROUNI não são processos seletivos, o
acadêmico entra por meio do ENEM, sendo
assim, no histórico escolar deve constar da
seguinte maneira: ENEM/FIES ou
ENEM/PROUNI.
PROCESSO SELETIVO

Ao receber um aluno de transferência
externa, a IES deve sempre solicitar a
documentação do Ensino Médio, pois a IES de
origem pode não ter feito essa conferência.
10
TRANSFERÊNCIA
EXTERNA

PROCESSO SELETIVO - INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS
A Lei que trata das mensalidades
É preciso não esquecer a Lei n 9.870, de 23/11/99
Art. 2o OA Lei que trata das mensalidades
É preciso não esquecer a Lei n 9.870, de 23/11/99
Art. 2o O estabelecimento de ensino deverá divulgar, em local de fácil acesso ao público, o texto da proposta de contrato, o
valor apurado na forma do art. 1o e o número de vagas por sala-classe, no período mínimo de quarenta e cinco dias antes da
data final para matrícula, conforme calendário e cronograma da instituição de ensino.
Não se publica mais no DOU - Diário Oficial da União, desde a edição da revogada Portaria Normativa 40, de 2007.
Atualmente publica-se conforme o art. 99 da Portaria Normativa nº 23, de 21/12/17.
estabelecimento de ensino deverá divulgar, em local de fácil acesso ao público, o texto da proposta de contrato, o valor
apurado na forma do art. 1o e o número de vagas por sala-classe, no período mínimo de quarenta e cinco dias antes da data
final para matrícula, conforme calendário e cronograma da instituição de ensino.
Não se publica mais no DOU - Diário Oficial da União, desde a edição da revogada Portaria Normativa 40, de 2007.
Atualmente publica-se conforme o art. 99 da Portaria Normativa nº 23, de 21/12/17.

PORTARIA NORMATIVA MEC Nº 23/17 – art. 99
Art. 99. A instituição deverá afixar, em local visível, junto à secretaria acadêmica, as
condições de oferta do curso, informando especificamente:
I o ato autorizativo expedido pelo MEC, com a data de publicação no Diário Oficial da
União, observado o regime de autonomia, quando for o caso;
II os dirigentes da instituição e coordenador de curso efetivamente em exercício;
III a relação dos professores que integram o corpo docente do curso, com a respectiva
formação, titulação e regime de trabalho;

Art. 99. A instituição deverá afixar, em local visível, junto à secretaria acadêmica, as
condições de oferta do curso, informando especificamente:
IV a matriz curricular de todos os períodos do curso;
V os resultados obtidos nas últimas avaliações realizadas pelo MEC, quando houver; e
VI o valor corrente dos encargos financeiros a serem assumidos pelos alunos, incluindo
mensalidades, taxas de matrícula e respectivos reajustes e todos os ônus incidentes
sobre a atividade educacional.

§ 2º A instituição manterá, em página eletrônica própria e também na secretaria
acadêmica, para consulta dos alunos ou interessados, o registro oficial devidamente
atualizado das informações referidas no §1º, além dos seguintes elementos:
I íntegra do PPC, com componentes curriculares, sua duração, requisitos e critérios de
avaliação;
II conjunto de normas que regem a vida acadêmica, incluídos o estatuto ou regimento;
III descrição da biblioteca quanto ao seu acervo de livros e periódicos, físico, virtual ou
ambos, relacionada à área do curso, inclusive sobre o compartilhamento com outros
cursos, política de atualização e informatização, área física disponível e formas de acesso
e utilização;

PORTARIA NORMATIVA MEC Nº 23/17 – art. 99 § 2º
IV descrição da infraestrutura física e virtual destinada ao curso, inclusive sobre o
compartilhamento com outros cursos, quais sejam: laboratórios, equipamentos
instalados, infraestrutura de informática e redes de informação;
V relação de polos de EaD, com seus respectivos atos de criação, cursos e vagas
ofertados, em conformidade com as informações constantes do Cadastro e-MEC, e a
descrição da capacidade de atendimento da comunidade acadêmica, da infraestrutura
física, tecnológica e de pessoal, com comprovação por meio de fotos e vídeos; e
VI relação dos ambientes profissionais, quando for o caso, com indicação dos cursos que
os utilizam, explicitada a articulação com a sede e os polos EaD.

PROCESSO SELETIVO - EDITAL
Parágrafo único. O edital de abertura do vestibular ou processo seletivo do curso, a ser
publicado no mínimo 15 (quinze) dias antes da realização da seleção, deverá conter pelo
menos as seguintes informações:
I denominação, grau e modalidade de cada curso abrangido pelo processo seletivo;
II ato autorizativo de cada curso, informando a data de publicação no DOU, observado o
regime da autonomia, quando for o caso;
III número de vagas autorizadas, por turno de funcionamento ou por polo de EaD, de
cada curso, observado o regime da autonomia, quando for o caso;

PROCESSO SELETIVO - EDITAL
Parágrafo único. O edital de abertura do vestibular ou processo seletivo do curso, a ser
publicado no mínimo 15 (quinze) dias antes da realização da seleção, deverá conter pelo
menos as seguintes informações:
IV número de alunos por turma;
V local de funcionamento de cada curso constante no Cadastro e-MEC;
VI normas de acesso; e
VII prazo de validade do processo seletivo.

PROCESSO SELETIVO E INGRESSO
Ingresso no Ensino Superior, somente após conclusão do Ensino Médio.

MATRÍCULA E REMATRÍCULA
● O aluno só é matriculado (vínculo acadêmico) quando
realiza a entrega da documentação;
● O modelo ideal de contrato é sempre vincular a entrega
de documentos;
● Quando o aluno realiza cancelamento de matrícula ele só
poderá retornar por meio de um novo vestibular;
● A prioridade para efetuar rematrícula nas disciplinas é para
os alunos que passaram de tudo no semestre anterior,
sendo assim a turma regular para elas, após isso vem a
rematrícula para os repetentes dessas disciplinas.

É obrigação do aluno entregar a documentação do
Ensino Médio, se a IES matricular o aluno sem essa
documentação ela assume a responsabilidade de
cobrar e o risco de ter uma aluno irregular, podendo
assim enfrentar um processo judicial.
20
MATRÍCULA E
DOCUMENTOS

Se identificar fraude (documentação falsa) no
ingresso do aluno, a sua saída não pode ocorrer, ou
seja, a matrícula do aluno deve ser cancelada
imediatamente. Denunciar a fraude para Polícia
Federal é o respaldo da IES.
21
MATRÍCULA E
DOCUMENTOS

CERTIFICAÇÃO DO ENSINO MÉDIO PELO ENCCEJA
● Não há mais certificação de Ensino Médio pelo ENEM.
● Os certificados expedidos para quem realizou o ENEM até
2016 continuam valendo e devem ser aceitos pelas IES.
● A partir de 2017 só o ENCCEJA é admitido para
certificação do Ensino Médio.
● Essa certificação é feita pelas Secretarias Estaduais de
Educação e pelos Institutos Federais de Educação, Ciência
e Tecnologia.

VÍNCULO DO ALUNO
● O aluno possui dois vínculos, ao qual um NÃO PODE interferir no
outro, sendo eles:
○ Com a Mantenedora: vínculo financeiro;
○ Com a Mantida: vínculo acadêmico;
● Sem documentação do Ensino Médio NÃO É ALUNO;
● Ao perder o vínculo, o acadêmico deve realizar um novo
vestibular.
● Interrompido o vínculo entre a IES e o aluno, o estabelecimento
não pode dar transferência. O aluno desligado de um curso
poderá apresentar, em outra instituição que decida acolhê-lo,
certidão do seu currículo escolar, expedida pelo estabelecimento
em que iniciou o curso, ao invés de guia de transferência, que não
lhe pode ser concedida.”

Devem constar no Regimento e Regulamentos
Internos e ser tratados de maneira distintas já que no
trancamento o aluno mantém o vínculo e no
cancelamento não.
24
TRANCAMENTO E
CANCELAMENTO

O tempo máximo para que o aluno realize reingresso
é determinado pela própria Instituição, pois não há
nada previsto em lei que determine um prazo fixo.
25
REINGRESSO

MATRIZ CURRICULAR E OFERTA DE DISCIPLINA
● A mudança de matriz, se necessária, deve ocorrer após ser
testada em pelo menos uma turma, para assim minimizar o
impacto no aluno, na secretaria acadêmica e no TI;
● No PPC pode-se incluir tratamento para os casos de alunos que
não integralizam sua grade curricular no tempo máximo, ou seja,
descrever que tal ação será analisada pelo Colegiado do Curso;
● Caso a IES decida ofertar uma disciplina isolada deve-se emitir
uma declaração e não um certificado;

A Instituição com cursos em regime seriado pode
alterá-los para regime de crédito para os novos
alunos, e isso não significa criar um novo curso.
27
SERIADO CRÉDITO

APROVEITAMENTO DE ESTUDO
● A IES pode deferir o aproveitamento de qualquer curso de
graduação, autorizado ou reconhecido, concluído ou não, desde
que o conhecimento não esteja defasado.
● Não se pode recusar aproveitamento de disciplinas cursadas na
mesma instituição.
● Decreto 9235, art. 98 - Deferir aproveitamento de tudo que foi
feito em EaD para presencial, e vice e versa.
● É permitido que se realize aproveitamento de disciplinas na
graduação que foram cursadas em pós-graduação, mestrado e
doutorado.

APROVEITAMENTO DE ESTUDO
● Deve-se avaliar CH e Conteúdo (Não precisa ser igual mas
equivalente).
● Regulamentação do aproveitamento de estudos é
responsabilidade da IES.
○ Na regulamentação deve-se constar os casos excepcionais
que poderão ser tratados pelo colegiado de curso. (São os
casos que fogem ao regulamento).
● As disciplinas com aproveitamento deve-se manter no status da
situação APO ou Dispensado, e no quadro de observação constar
a informação do aproveitamento da IES de origem.

Portaria MEC nº 315, de 04/04/18
Art. 31. Os estudos realizados em curso ou instituição
sem o devido ato autorizativo não são passíveis de
convalidação por instituição devidamente
credenciada.
30
APROVEITAMENTO DE
ESTUDOS

NÃO PODEM SER APROVEITADOS:
• Estudos de cursos irregulares;
• Estudos de IES sem autorização;
• Estudos de cursos livres.
31
APROVEITAMENTO DE
ESTUDOS

Caso o aluno seja maior de idade, ele deve assinar
um documento autorizando que se passe
informações sobre ele, referentes a freqüência e
notas, para terceiros.
32
APROVEITAMENTO DE
ESTUDOS

EaD
● Manter na página eletrônica oficial da IES fotos e vídeos dos pólos
EaD;
● As disciplinas EaD que possuem encontros presenciais devem
manter um controle de freqüência para esses encontros.
● No diário de classe irão constar apenas as datas dos encontros
presenciais.

DIPLOMA
● Portaria 330/2018 (aguardando regulamentação)
● Possui prazo de 24 meses para implementar o Diploma Digital
após a data de publicação;
● Nome do curso será SEMPRE o do último ato da renovação.
● Caso se altere o nome do curso, o aluno possui o direito que
conste no apostilamento de seu diploma a informação sobre qual
era o nome do curso no período em que o mesmo estudou, junto
com a informação do ato normativo.

ENADE
Portaria Normativa nº 19/17 Art. 45
O ENADE é componente curricular obrigatório dos cursos de
graduação, devendo constar do histórico escolar de todo estudante
concluinte a participação ou dispensa da prova, nos termos desta
Portaria Normativa.
§1º O estudante que tenha participado do ENADE terá registrada, no
histórico escolar, a data de realização da prova.
§ 2º O estudante cuja conclusão no curso não coincidir com os anos
de aplicação do Enade respectivo, ou que cole grau até o último dia
do período de retificação das inscrições, observado o ciclo avaliativo
trienal, terá registrada, no histórico escolar, a menção "estudante
dispensado de realização do Enade, em razão do calendário trienal".

ENADE
§ 3º O estudante que estiver em atividade curricular fora do país na
data de aplicação da prova terá registrada, em seu histórico escolar, a
menção "estudante dispensado da realização do Enade, em razão de
realização de atividade curricular fora do país na data de aplicação da
prova".
§ 4º O estudante cujo curso não participe do Enade, em virtude da
ausência de aderência do Projeto Pedagógico do Curso com as
Diretrizes de Prova, terá registrada, no histórico escolar, a menção
"estudante dispensado da realização do Enade em razão da natureza
do curso".

ENADE
§ 5º O estudante que não tenha participado do Enade por motivos de
saúde, mobilidade acadêmica ou outros impedimentos relevantes, de
caráter pessoal, devida e formalmente justificados perante a
instituição, terá registrada, no histórico escolar, a menção "estudante
dispensado de realização do Enade, por motivo pessoal".
§ 6º O estudante que não tiver sido inscrito no ENADE por ato de
responsabilidade da instituição terá registrada, no histórico escolar, a
menção "estudante não participante do ENADE, por ato da instituição
de ensino.“

Os resultados obtidos na CPA, analisados juntamente
com oPPC, Matriz Curricular, Conteúdo Programático
e Diário de Classe, podem ser utilizados como um
filtro para identificar e sanar problemas relacionados
aos conteúdos que impactam no ENADE.
38
CPA

“ CPA - é provável que o MEC irá
avaliar e pontuar nossa própria
auto avaliação.
39

Secretaria Acadêmica Digital
Projeto de Implantação
2

“ Uma solução completa, para
estruturar toda a gestão
documental de uma secretaria
acadêmica por meio eletrônico.
41

SECRETARIA ACADÊMICA DIGITAL
Portaria MEC nº 315, de 04 de abril de 2018
Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os
documentos e informações que compõem o acervo acadêmico,
independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação
final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ nº
92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de
vinte e quatro meses, de modo que a conversão e preservação dos
documentos obedeçam aos seguintes critérios:
I - os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade,
autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações
dos processos e documentos originais; e

Portaria MEC nº 315, de 04 de abril de 2018 Art. 45
II - a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e
acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo
acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da
Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas
institucionais.

Art. 46. O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos
ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema
especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que
possua, minimamente, as seguintes características:
I - capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a
preservação do acervo acadêmico digital;
II - forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo
acadêmico digital;

Portaria MEC nº 315, de 04 de abril de 2018 Art. 46
III - método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta
a sua segurança e preservação; e
IV - utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme
disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua
mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade
jurídica do acervo.

Art. 47. Vencido o prazo de guarda da fase corrente, o documento em
suporte físico do acervo acadêmico em fase intermediária, cuja
destinação seja a eliminação, poderá ser substituído, a critério da
instituição, por documento devidamente microfilmado ou
digitalizado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº
5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de
1996.

Art. 39 § 3º Os documentos em meio físico e em meio
digital deverão estar disponíveis no endereço para o
qual a IES foi credenciada.
47

O QUE PRECISA?
● Criar o comitê gestor;
● Elaborar projeto de implantação:
○ Levantamento (volume de dados)
■ Quanto se gasta com papel?
■ Com impressão?
■ Quantos atendimentos presenciais são feitos por mês?
○ Análise dos fluxos da IES;

O QUE PRECISA?
○ Estudo dos softwares:
■ Captura, tratamento e indexação de imagem;
■ Assinatura de documentos;
■ Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
○ Estudo dos equipamentos (scanner);
○ Estimativa de prazos;
○ Formação e capacitação das equipes (ativo e Inativo);
● Execução do projeto.

COMO FAZER?
○ 1º Etapa: parar de receber os documentos físicos;
○ 2º Etapa: parar de gerar documentos físicos;
○ 3º Etapa: transpor para meio eletrônico o acervo ativo;
○ 4º Etapa: transpor para meio eletrônico o acervo inativo.
IMPORTANTE:
○ Evitar abrir exceções de receber documentos da forma
tradicional para não oscilar entre o digital e físico;
○ O balcão de atendimento deverá estar disponível para casos
que realmente necessitem do “atendimento via balcão”.

Troque a impressora por gerador de PDF e a caneta
pela certificação digital.
51
ATENÇÃO!

FLUXO DE ATENDIMENTO VIA BALCÃO - NÍVEL 1

FLUXO DE ATENDIMENTO VIA BALCÃO - NÍVEL 2

FLUXO DE ATENDIMENTO VIA PORTAL - NÍVEL 1

FLUXO DE ATENDIMENTO VIA PORTAL - NÍVEL 2

“ A Secretaria Acadêmica Digital
não é um sistema e sim uma
metodologia que tem como
vantagem gerar dados em vez
de papel para os demais
setores.
56

Análise do Curso
Objetivos, Expectativa e Avaliação
3

OBJETIVOS
○ Legislação Vigente;
○ Estrutura do Ensino Superior;
○ Diretrizes Curriculares;
○ Controle Registro Acadêmico:
■ Documentos;
■ Aproveitamento de Estudos / Equivalência / Adaptação
■ Trancamento / Cancelamento
■ Transferência
■ Reingresso
■ Frequência
■ ENADE
■ Histórico Escolar / Diploma

OBJETIVOS
○ Calendário Acadêmico
○ EAD
○ Secretaria Acadêmica Digital.

“ EXPECTATIVA
Ser capacitadas para
implantar a secretaria
acadêmica digital.
60

“ AVALIAÇÃO
Adquirimos conhecimento para
auxiliar a operacionalização
dos fluxos na IES de acordo
com as legislações.
61

Cronograma Projeto de
Implantação
Implantação Secretaria Acadêmica Digital
4

Curso
CONSAE
Apresentação
dos principais
pontos
Criar o comitê
gestor
Elaborar o
Projeto a ser
implantado

Secretaria digital (MEC)

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Secretaria digital (MEC)

Semelhante a Secretaria digital (MEC) (20)

Último

Último (20)

Secretaria digital (MEC)