Guia Prático de Montagem de Apresentações Inteligentes

Miguel Neto

Guia Prático de
Montagem de
Apresentações
Inteligentes
Como planejar e construir apresentações mais
persuasivas, claras, precisas e objetivas, com
muito mais facilidade e rapidez

Prezihouse
www.inteligenciavisual.com.br/formula-ai

| SUMÁRIO

Guia Prático de Montagem de Apresentações Inteligentes de
Miguel Neto está licenciado com uma Licença Creative Commons Atribuição-NãoComercial-SemDerivações 4.0 Internacional

SUMÁRIO
Introdução, 2
Sobre o autor e este livro, 6
Licença de uso, 7
As quatro etapas, 8
A etapa da Pré-Produção, 12
A etapa da Produção, 23
A etapa da Pós-Produção, 28
A etapa da Execução, 33
Mapa de esboço e montagem, 37
Conclusão, 40


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| INTRODUÇÃO


INTRODUÇÃO
No novo cenário em que vivemos, de novas tecnologias, de
crescimento econômico, de desenvolvimento de novos negócios e
oportunidades, as pessoas e organizações necessitam de
apresentações mais inteligentes para venderem seus projetos e
comunicar suas ideias e informações com mais eficácia e rapidez.
Cada vez mais se exige que as apresentações usadas para fins
profissionais ou acadêmicos, independente de suas finalidades e
públicos-alvos, sejam mais claras, objetivas, criativas, estimulantes,
atrativas, enfáticas, e até divertidas.



| INTRODUÇÃO


Que deixem de ser chatas, enfadonhas, complicadas, longas,
improdutivas, e uma real tortura a muitos daqueles a quem elas se
dirigem.
E com a rapidez com a qual se exige que tudo seja feito neste
século, não se pode mais também perder muito tempo na
elaboração e construção de uma apresentação, por mais complexa
que ela seja.
Além disso, por diversas razões, inclusive devido ao mau hábito de
se deixar tudo para a última hora, é comum o prazo desde a ideia
inicial, a coleta das informações e a elaboração do material visual,
até a hora da execução da apresentação ser o mínimo possível.



| INTRODUÇÃO


Com base nestas constatações, preparamos este guia prático de
montagem de apresentações para servir-lhe de manual, sobretudo
naquelas horas em que tudo o que você tem nas mãos é a grande
responsabilidade de preparar uma apresentação bastante
convincente, de algo muito importante, requisitada por alguém
igualmente importante, para um público mais importante ainda —
diretoria, colaboradores, clientes, parceiros, investidores, banca
examinadora, etc. — e um prazo curtíssimo para fazer as coisas
certas, na ordem certa, darem certo, da melhor maneira possível,
sem contar o esforço psicológico para superar a insegurança e o
friozinho na barriga.



| INTRODUÇÃO


Vamos referenciar neste guia os aspectos cruciais e determinantes
para o planejamento e a construção de uma boa apresentação
multimídia baseada na exibição de slides ou telas — PowerPoint,
Prezi, ou qualquer outro suporte usado —, que possa favorecer e
contribuir decisivamente com o discurso do apresentador e com o
melhor esclarecimento possível dos espectadores acerca do tema
abordado.



| SOBRE O AUTOR E ESTE LIVRO


SOBRE O AUTOR E ESTE LIVRO
Desde 2010, Miguel Neto tem prestado auxílio a
pessoas e organizações de variados portes e
segmentos na elaboração de apresentações baseadas
em PowerPoint ou Prezi.
Em 2011, fundou a Prezihouse - Inteligência Visual
(www.inteligenciavisual.com.br), um serviço dedicado a oferecer
assessoria no planejamento e design de apresentações em Prezi,
além de treinamentos in company sobre o uso desse software.
A organização e publicação deste e-book é parte do programa
“Fórmula A+I (Apresentações + Inteligência)”, que procura
disseminar conhecimentos e uma metodologia própria para o
planejamento e produção de apresentações com fins profissionais
ou acadêmicos (www.inteligenciavisual.com.br/formula-ai).

| LICENÇA DE USO


LICENÇA DE USO
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No additional restrictions — Você não pode aplicar termos jurídicos ou medidas
de caráter tecnológico que restrinjam legalmente outros de fazerem algo que a
licença permita.


| AS QUATRO ETAPAS

AS QUATRO ETAPAS
Bem, vamos direto ao que interessa.
Em primeiro lugar, queremos que você perceba que dividimos o
nosso guia em quatro partes elementares.
Uma apresentação, desde a sua concepção até a sua execução,
envolve sempre a realização de quatro etapas.
Chamaremos a primeira de Pré-Produção; a segunda, de
Produção; a terceira, de Pós-Produção; e a quarta, de Execução.
Observe o diagrama a seguir:



| AS QUATRO ETAPAS




| AS QUATRO ETAPAS


Como você bem pode perceber, observando o diagrama, as três
primeiras etapas são pertinentes aos processos de criação do
conteúdo e de montagem dos slides ou telas.
A última se refere propriamente à exposição da apresentação ao
seu público-alvo; é a finalização de todo o ciclo de criação e
desenvolvimento; é a hora da verdade, a hora de se ganhar ou
perder a chance de vender bem as ideias e conquistar o apoio que
se desejava.
Também você deve ter notado que, para cada uma das etapas
mencionadas, há também partes menores, em que elas se
subdividem.



| AS QUATRO ETAPAS


Nestas partes menores, há a ocorrência de fatores que são cruciais
e indispensáveis ao planejamento racional, à formatação adequada
e à boa exposição do apresentador.
Assim, a etapa da pré-produção é composta pelas tarefas de
elaboração do briefing, pelos trabalhos de pesquisa, pela
montagem do roteiro e sua decupagem; a da produção, pelas
tarefas de edição de textos, de imagens e composição visual; a da
pós-produção, pelas tarefas de finalização — efeitos e transições,
cronometria e testes de funcionamento dos slides ou telas —; e a
da execução, pelas fases de introdução, desenvolvimento e
conclusão durante o discurso do apresentador.



| A ETAPA DA PRÉ-PRODUÇÃO


A ETAPA DA PRÉ-PRODUÇÃO
A pré-produção é a etapa fundamental para o sucesso
da apresentação.

Refere-se ao importante trabalho de planejar a apresentação,
conforme o assunto e a sua abordagem; o público-alvo; os motivos
e objetivos de sua realização.




E quando dizemos isso — "fundamental" — é por que é
FUNDAMENTAL, mesmo.
Uma pré-produção mal desenvolvida, mal explorada, finalizada
com muitas lacunas e brechas, vai certamente minar o
desenvolvimento das etapas subsequentes, tornando o conjunto
da apresentação frágil e pouco consistente, prejudicando a
credibilidade do discurso e a segurança do apresentador.
Esta etapa inicial é crítica para o sucesso do trabalho de se
construir e executar uma apresentação. Não a observar, não
cumprir as suas exigências, ou fazê-las com displicência,
incompletas, pela metade, pode vir a ser a grande causa do
fracasso de sua apresentação.





Não esqueça disto: o êxito de qualquer apresentação, seja qual for
a sua finalidade, tamanho ou importância, está solidamente
baseado nos fatores referentes ao trabalho prévio da préprodução.
A pré-produção é a etapa inicial e a mais importante a ser
observada na construção de sua apresentação. Uma pré-produção
bem feita representa uma garantia adicional de êxito à
apresentação de sua mensagem; mal feita, fracasso na certa.





Uma pré-produção bem executada vai assegurar a quem a estiver
fazendo:
• A perfeita compreensão acerca do assunto da apresentação, de
como ele deverá ser abordado, dos motivos que a justificam, e
dos resultados aguardados com ela.
• A identificação precisa do público-alvo e suas peculiaridades.
• O levantamento consistente de informações e materiais que
serão empregados na produção da apresentação.
• A boa ordenação das ideias e informações num contexto com
sequenciamento lógico e inteligente.
• O planejamento estrutural e funcional de cada um dos slides ou
telas da apresentação.





Briefing: Antes de qualquer coisa, antes de se dar início a qualquer
atividade de pesquisa, ou de se construir algum slide ou tela, devese procurar obter com quem encomendou o trabalho — seu chefe,
um cliente, seu professor, ou você mesmo —, com bastante
precisão e objetividade, cinco respostas a cinco questões básicas:





1. Qual o tema da apresentação, que assunto será tratado? (O
que falar?)
2. Que abordagem e tom serão dados a ele? (Como falar?)
3. Quem é o público-alvo, quais suas peculiaridades e
expectativas? (A quem falar?)
4. Que motivos justificam a apresentação? (Por quê?)
5. Quais os objetivos a serem alcançados com ela? (Para quê?)
Qual a importância do briefing definido? Foco. Isso registrado,
anotado em algum lugar, vai ajudar você a não se perder nem se
distanciar do que definiu.





Vai ajudá-lo inclusive a deixar sua apresentação mais enxuta, sem o
acréscimo desnecessário de elementos que possam destoar ou em
nada contribuir com o clareamento das informações.
Além disso, saber distinguir com precisão qual o seu público-alvo
— e suas respectivas peculiaridades — pode ser determinante para
a boa aceitação de suas ideias e argumentos. Isso é estratégico
para a adequação e comunicação de sua mensagem.
Com esse conhecimento, você vai poder ajustar com mais
segurança o perfil da apresentação — seleção de cores e fontes
(mais conservador ou mais informal), tipos de imagens, uso de
efeitos e animações, etc. — e o perfil do próprio apresentador —
linguagem coloquial ou rebuscada, aparência despojada ou formal,
tom de expressão descontraído ou sóbrio, etc. — ao perfil do
público-alvo.




Pesquisa: Representa as ações envolvidas no aprofundamento das
questões preliminares do briefing e no levantamento do material
que possa vir a ser usado na elaboração da apresentação.
Para a exposição precisa da mensagem — e a boa adequação dela
ao seu público-alvo — é importante basear o trabalho de pesquisa
e coleta de dados, imagens e gráficos no briefing definido.
Qual a importância da pesquisa orientada? Consistência e
objetividade. As pesquisas se tornam mais alinhadas com a
proposta da apresentação, e a tarefa de selecionar os materiais
que serão usados, mais objetiva.





Roteiro: Compreende a tarefa de definir as partes da apresentação
— começo, meio e fim —, o conteúdo de cada uma, e a melhor
forma de elas se encaixarem para tornar mais fácil e estimulante a
compreensão da mensagem.
A boa ordenação das ideias e o encadeamento das informações
que vão ser passadas representam o fio condutor da compreensão
dos espectadores.
Qual a importância do roteiro estruturado? Ordenação e
encadeamento. O sequenciamento inteligente do que será
passado é a coluna vertebral de todo o trabalho e é o que dará
sentido aos argumentos da apresentação





Decupagem: Com a observância plena de todos os fatores, a etapa
da pré-produção pode então ser concluída com a "decupagem" do
roteiro, que representa o último estágio de planejamento da
apresentação.
É importante não confundir decupagem do roteiro com
composição visual de slides ou telas. Esta se refere ao design e à
boa distribuição dos elementos visuais, procurando dar-lhes
equilíbrio, clareza e bom gosto (seria o "como fazer"); aquela, ao
conteúdo informativo e às orientações técnicas necessárias à
construção dos slides ou telas conforme a sua função prevista no
contexto da apresentação (seria o "o que fazer").
Qual a importância da decupagem detalhada? Orientação e
produtividade. A decupagem dá ao roteiro da apresentação as
indicações técnicas para a construção de cada slide ou tela.




Ou seja, a decupagem traz as especificações do conteúdo
informativo que será carregado em cada um deles — textos,
imagens, gráficos, mídias, etc. —, além das indicações técnicas
necessárias ao seu funcionamento previsto: efeitos, animações,
transições, clicagem, tempo de exposição, links internos e
externos, etc.



| A ETAPA DA PRODUÇÃO


A ETAPA DA PRODUÇÃO
É na produção que todos os fatores da pré-produção
serão usados para se criar os slides ou telas da
apresentação.

Com os fatores da pré-produção bem definidos, e com os seus
respectivos elementos à mão, podemos então partir para a etapa
da produção do material que vai dar suporte ao conteúdo de nossa
apresentação. Isto significa que iremos por em prática todo o
planejamento e toda a pesquisa feitos na etapa anterior.




Para o cumprimento da etapa da produção, o uso do roteiro, bem
como de sua decupagem, é substancial.
Sem esses elementos a nos orientarem devidamente sobre as
partes que vão compor a apresentação, é grande o risco de as
informações serem apresentadas desencadeadas, e as ideias que
vão sustentar os argumentos da apresentação, desarticuladas.
Assim, é de extrema relevância que se observe o cumprimento fiel
do roteiro estabelecido na pré-produção. Além dos riscos
mencionados para a integração do conjunto de informações, e
para a clareza das ideias, a inobservância de um roteiro bem
elaborado e enxuto pode ocasionar falta de objetividade,
improdutividade, retrabalhos, desgastes e o não cumprimento dos
prazos estabelecidos.





A função precípua do roteiro é de nos mostrar como cada uma das
partes alusivas ao começo, meio e fim da apresentação vai ser
organizada e composta, como elas vão se juntar, se integrar e se
relacionar entre si.
Como em um ser vertebrado, o roteiro age como esqueleto da
apresentação, determinando a posição e a ordem natural de cada
coisa: cabeça, tronco e membros. É por meio dele que se pode
mais facilmente assegurar equilíbrio e robustez estrutural à
apresentação.
Com o roteiro e a decupagem do roteiro à mão, resta-nos arregaçar
as mangas e começar logo a fazer a montagem da apresentação.





Edição de Textos: Refere-se aos trabalhos de redação e formatação
das partes textuais que vão ser inseridas na apresentação. A
redação inclui os cuidados com a qualidade dos textos, sua
objetividade, clareza, brevidade, e sobretudo precisão. A
formatação inclui os aspectos visuais do texto, as fontes que serão
usadas, seus tamanhos, cores e variações.
Edição de Imagens: Refere-se aos trabalhos de melhoria das
imagens que serão usadas na apresentação, o que pode incluir a
redução ou ampliação de suas dimensões, o equilíbrio das cores e
os ajustes de resolução, nitidez, brilho e contraste.





Composição Visual: Refere-se à arrumação dos elementos (textos
e imagens) no espaço de cada slide ou tela. É o seu design.
Com a boa disposição desses elementos, procuramos dar
equilíbrio, clareza, legibilidade e bom gosto ao conjunto visual.



| A ETAPA DA PÓS-PRODUÇÃO


A ETAPA DA PÓS-PRODUÇÃO
Na pós-produção, serão feitos os ajustes finais, a
inclusão de melhorias, a verificação do tempo total que
será gasto na hora da exibição e o teste definitivo do
funcionamento e sequência dos slides ou telas.

A razão de esta etapa existir no processo de criação de sua
apresentação é para dar-lhe a chance de poder — com calma e
tranquilidade, antes da hora de sua exibição — checar a
integridade dela e o funcionamento de todas as coisas, conforme o
planejamento feito na pré-produção.




Assim, depois de todas as tarefas, imprevistos e prováveis
alterações que foram sendo impostas à ideia original durante a
construção da apresentação, é indispensável se verificar se ela
ainda corresponde fielmente à mensagem que se queria passar e
ao tom que se desejava que ela tivesse.
Pode-se dizer que a pós-produção é como o ensaio geral de um
espetáculo que se prepara para a sua estreia. É nessa hora que se
tem a última oportunidade de detectar e corrigir falhas técnicas,
de figurino, de cenário, iluminação, marcação e script.
No nosso caso, a hora de se verificar se nada foi esquecido de ser
finalizado; se tudo está na ordem correta; se animações, efeitos e
transições estão adequados — não só se estão funcionando
conforme a clicagem prevista, mas também se o seu uso não é
exagerado ou desnecessário.




Mas há algo de extrema relevância, que somente nesta etapa se
poderá medir e corrigir também caso não seja satisfatório — o
domínio do assunto e do roteiro que foi constituído para
apresentá-lo.
Dominar o assunto que será apresentado, e poder mostrar
intimidade com a ordem com que ele vai ser discorrido durante a
apresentação, é o que vai dar autoconfiança e segurança ao
apresentador, e conferir credibilidade à apresentação.
Portanto, fazer um ensaio que seja o mais próximo possível da
completude da apresentação não é perda de tempo nem
desnecessário. Ao contrário, é altamente recomendável para que o
apresentador possa ganhar mais articulação verbal e corporal, e
mais intimidade com o material visual que vai usar.





Além disso, ensaiar suas palavras e expressões vai ajudar também
a adequar o discurso ao tempo que lhe foi permitido para executar
a apresentação.
Não atentar para os cuidados e as tarefas da pós-produção é correr
o risco de desperdiçar todo o trabalho de planejamento feito na
pré-produção e todos os esforços empreendidos na produção.
Não se esqueça isto: em uma apresentação, ou em qualquer outro
trabalho que se faça para apresentar algo a alguém, nunca
devemos esquecer que PLANEJAR é essencial; FAZER é
indispensável; e CONFERIR é providencial.





Efeitos e Transições: Refere-se à avaliação dos efeitos de animação
e transição dos slides ou telas.
Cronometria: Refere-se à medição do tempo gasto em cada slide
ou tela e ao cálculo do tempo total da apresentação.
Teste dos slides: Refere-se à verificação da integridade dos slides
ou telas, do funcionamento de seus elementos, da clicagem e das
mídias inseridas neles (áudio e vídeo).



| A ETAPA DA EXECUÇÃO


A ETAPA DA EXECUÇÃO
Execução aqui corresponde à hora da verdade, à hora
de se colocar todo o árduo trabalho de planejamento e
construção de sua apresentação à prova.

É o momento em que seus espectadores determinarão sua vitória
ou derrota, sucesso ou fracasso.





Contudo, nas situações de não alcançar a aprovação esperada
deles, isso pode não ser uma consequência direta de seu
desempenho como apresentador, ou da qualidade do material
visual que usou como suporte.
Pode ser mesmo que, apesar de toda a clareza, precisão e
detalhamento que tenha conseguido levar-lhes, eles não tenham
de fato o interesse que você gostaria que tivessem nem estejam
dispostos a investir em sua proposta.
Nestes casos, não há o que fazer senão apresentar sua proposta a
outros ou refazer o que poderia ser adaptado para adequar-se à
aprovação deles.





Assim, vitória ou derrota, sucesso ou fracasso de uma
apresentação tem muito mais a ver com o aspecto de se ter
conseguido passar com perfeição a mensagem que se queria
comunicar do que propriamente com a aprovação das ideias ou
argumentos propostos nela.
A primeira grande vitória que devemos buscar é a de se conseguir
comunicar bem, com clareza, objetividade e precisão, aquilo que
queremos comunicar.
A segunda grande vitória será a de se conseguir conquistar a
aprovação daquilo que é proposto na apresentação.
Se a segunda vitória já for algo difícil de obter, imagine isso sem a
conquista da primeira.





Introdução: É o convite que se faz aos espectadores para o tema
que se vai abordar, dando-lhes pistas sobre o que poderia
despertar o interesse deles pelo assunto e pelo apresentador.
Desenvolvimento: É o espaço de tempo que se tem para a
exploração e o aprofundamento do conteúdo que foi
esquematizado na apresentação.
Conclusão: É o encerramento da apresentação, o breve momento
que se tem para sintetizar o teor da mensagem, dando aos seus
aspectos-chaves a ênfase que eles exigem, e para reforçar os
pontos que possam não ter ficado suficientemente claros.


| MAPA DE ESBOÇO E MONTAGEM


MAPA DE ESBOÇO E MONTAGEM
Para ajudar você a conseguir melhores resultados com a
administração do tempo e das atividades que precisa normalmente
desenvolver para aprontar suas apresentações, criamos uma
excelente ferramenta gráfica para ser usada daqui para a frente em
seus próximos projetos.
Trata-se do nosso Mapa de Esboço e Montagem de Apresentações
Inteligentes.
Essa ferramenta tem sido bastante útil e tem nos ajudado muito na
elaboração de vários trabalhos feitos com nossos clientes. O
reforço dado por ela é substancial, sobretudo no que se refere à
etapa da pré-produção.





MAPA DE ESBOÇO E MONTAGEM





O mapa é composto de sete partes. Deve ser lido no sentido
horário, a partir do campo no canto superior direito, o de fundo
em preto, com as cinco questões básicas: O que falar? Como falar?
A quem? Por quê? Para quê?
Serão as respostas dadas a essas questões, como foi visto no
capítulo da pré-produção, que vão definir o briefing da
apresentação. E com o briefing definido, de forma precisa e
objetiva, cria-se o conceito da apresentação, que poderá ser algo
traduzido em poucas linhas, mas que sirva para orientar os
trabalhos de pesquisa e as tarefas subsequentes.
O benefício do uso do mapa é que ele não deixa você esquecer das
tarefas — nem da ordem delas — que precisa cumprir para ter a
sua apresentação finalizada no prazo previsto, e com fidelidade
assegurada ao que foi definido para ela.


| CONCLUSÃO


CONCLUSÃO
Com os conhecimentos que possa ter adquirido com este nosso
singelo e-book, acreditamos já ser possível você melhorar
sensivelmente a qualidade de suas apresentações daqui em diante.
Nos esforçamos para ter conseguido levar o máximo de clareza e
objetividade aos textos do presente material, contudo, não deixe
de nos acompanhar e seguir para continuar aprendendo e se
desenvolvendo na arte de bem saber planejar, montar e executar
apresentações eficazes e persuasivas de seus projetos e ideias.
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Um grande abraço e boas apresentações.
Até breve!


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