 Este documento apresenta um estudo comparativo de vários sistemas de gestão de arquivo eletrónico, incluindo o csARCH, DigitArq, Filedoc, GISA e ICA-AtoM. Após análise dos requisitos funcionais definidos no modelo MoReq, o sistema selecionado foi o DigitArq por reunir mais características desejadas, como ser gratuito e compatível com a norma ISAD(G).

1. Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação
3º ano – Projeto Biblioteca
Mestre Milena Carvalho
Doutor Lino Oliveira
2012/2013
Implementação de sistemas de
Gestão de Arquivo
Trabalho realizado por:
Ana Santos, 9100478
Cristiana Costa, 9090330
Luís Gomes, 9100019
Maria Munteanu, 9100022
Grupo 3

2. 2
Sumário
 Introdução
 Modelos de organização e gestão de arquivos eletrónicos
 SIADE
 MoReq
 Sistemas de Gestão de Arquivo
 csARCH
 DigitArq
 Filedoc
 GISA
 ICA-AtoM
 Estudo comparativo
 Conclusão

3. 3
Introdução
 No âmbito da unidade curricular de Projeto de Arquivo,
foi proposto a realização de um trabalho, cujo tema, é
Implementação de um sistema de gestão de arquivo.
A metodologia utilizada foi a pesquisa em repositórios,
em bibliotecas digitais e nas páginas web dos próprios
sistemas de gestão de arquivos abordados.

4. 4
SIADE (1/2)
 Com a evolução das TIC aumentaram os problemas relativamente à
produção e gestão dos documentos de um arquivo devido às garantias
de fidedignidade, autenticidade, e acesso contínuo.
 Com a ausência de orientações que auxiliam as instituições na gestão
documental de documentos de arquivo eletrónicos, o IAN/TT e o
Instituto de Informática consideraram importante o protocolo com o
programa SIADE, em Dezembro de 1998.

5. 5
SIADE (2/2)
 Objetivos:
 elaborar recomendações para a gestão documental de arquivo
eletrónicos;
 apresentar propostas para a elaboração e atualização legislativa
específica;
 intervir no sentido de incrementar a produção de Normas Portuguesas,
agrupadas em orientações e diretivas nacionais, europeias e/ou
internacionais;
 definir um modelo de integração dos sistemas de arquivo nos sistemas
de informação dos organismos da Administração Pública;
 promover um quadro de formação adaptado aos objetivos do programa.

6. 6
(1/3)
 MoReq é uma especificação que descreve um Modelo de Requisitos para
a Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq). Destaca, sobretudo, os
requisitos funcionais para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos
através de um Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE).
 Como o próprio nome indica um SGAE, é particularmente, uma
aplicação para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos, apesar de
também poder ser utilizada para a gestão de documentos tradicionais.

7. 7
(2/3)
A natureza de um SGAE varia de organização para
organização conforme o seu âmbito de ação.
A especificação MoReq não esboça qualquer premissa
relativa à natureza de soluções individuais para um SGAE.
 Os utilizadores da especificação necessitarão de definir o
modo como as funções de um SGAE podem ser
implementadas para satisfazer os seus requisitos.

8. 8
(3/3)
O MoReq identifica requisitos funcionais que um SGAE
deve possuir de forma a garantir o valor intrínseco à
informação de arquivo.
 Os requisitos incluídos na especificação MoReq devem ter
como resultado um SGAE com a fiabilidade e integridade
pretendidos, combinando a gestão de documentos de
arquivo em papel com as vantagens dos processos de
trabalho informatizados.

9. 9
(1/2)
 O csARCH é uma plataforma de gestão de arquivos físicos que
suporta toda a informação do ciclo de produção, facilitando a
integração de diversas ferramentas, ao mesmo tempo que tira
vantagem de toda a informação produzida nas diferentes fases.
 O csARCH integra arquivos e inventários heterogéneos e
complexos, utilizando tecnologias consolidadas, aplicadas
normalmente nos sectores da aeronáutica e do espaço.

10. 10
(2/2)
 Aspetos chave:
 Esforço reduzido de instalação e manutenção;
 Elevada robustez e performance;
 Grande capacidade de integração;
 Componentes de implementação de portabilidade;
 Disponibilidade de um módulo offline.

11. 11
(1/3)
 O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto
em conjunto com a Direção-Geral de Arquivos e a Universidade do
Minho sendo concluído em 2004.
 Este “teve como principal objectivo o desenvolvimento de uma
ferramenta de descrição arquivística tendo por base normas
internacionais para a produção de auxiliares de pesquisa.” (1)
 O DigitArq concede em quatro normas internacionais: ISAD(G),
EAD, ISAAR (CPF) e EAC.

12. 12
(2/3)
 O DigitArq é constituído por módulos funcionais que têm
como objetivo ir ao encontro das necessidades de um
arquivista.
 Os módulos existentes são:
 Backoffice,
 Administração,
 Frontoffice,
 interoperabilidade OAI-PMH.

13. 13
(3/3)
 O DigitArq tem como vantagens:
 Gestão de todo ciclo de vida de um arquivo definitivo;
 Adaptabilidade a todos os cenários institucionais, pois permite fazer
parametrizações;
 Desenvolvimento contínuo;
 Amplamente disseminado;
 Compatível com o Portal Português de Arquivos;
 Publicação na internet de forma simples e clara;
 Segurança e permissões;
 Relatórios e estatísticas;
 Suporte para vários idiomas e formatos digitais;
 Suporte para milhões de registos.

14. 14
(1/3)
O Filedoc é um sistema integrado de gestão documental e
de workflow que integra as funcionalidades de arquivo e
gestão do ciclo de vida do documento.
O Filedoc tem como objetivo fazer a gestão dos
documentos e de processos de forma rápida, fácil e
eficiente, fazendo um controlo e manuseamento de toda
a informação.

15. 15
(2/3)
 O Filedoc possui as seguintes funcionalidades:
 multi site e multi empresa;
 acesso, autenticação e segurança:
 o acesso pode ser feito por login e password e o acesso aos
documentos é controlado;
 digitalização de documentos;
 criação de documentos e gestão de versões;
 registo de ficheiros em vários formatos;
 pesquisa simples ou avançada;
 registo de e-mail;

16. 16
(3/3)
 O Filedoc é constituído por um conjunto de módulos, que são
os seguintes:
 Multi-site e multi empresa;
 Digitalização e captura de documentos;
 Classificação de documentos e processos;
 Acessos e segurança através de perfis de acesso;
 Assinaturas digitais e digitalizadas
 Filedoc workflow designer
 Alertas
 Filedoc web services
 Reconhecimento e indexação automática de documentos

17. 17
(1/3)
 GISA (Gestão Integrada de Sistema de Arquivo) “é um produto de gestão de
arquivos, que assenta num modelo integrado, concebido para acompanhar
diversas fases do ciclo vital da informação. Distingue-se por permitir articular,
num único sistema, as múltiplas operações da cadeia arquivística.” (2)
 O GISA foi concebido e produzido por um Consórcio formado pela Câmara
Municipal do Porto, Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia, Câmara
Municipal de Espinho, Câmara Municipal de Vila do Conde e pela
Universidade do Porto.

18. 18
(2/3)
 O GISA pode ser utilizado em modo monoposto ou cliente/servidor e
possui as seguintes características:
 Planos de classificação
 Unidades informacionais
 Unidades físicas
 Controlo de autoridade
 Associação de descrições a objetos digitais
 Avaliação
 Pesquisa
 Relatórios
 Estatísticas/Controlo de desempenho
 Controlo de acesso dos utilizadores

19. 19
(3/3)
 O GISA disponibiliza módulos adicionais, que são os seguintes:
 Gestão de objetos digitais: armazenamento, processamento,
disseminação e preservação dos mesmos;
 Gestão de requisições e das devoluções de documentos
registados;
 Gestão de depósitos: controlar entradas e saídas do depósito,
facultando a sua taxa de ocupação

20. 20
(1/3)
 “ICA-AtoM está estruturado em total conformidade com as normas do
ICA nomeadamente, ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDIAH e ISDF.
 O projeto ICA-AtoM foi desenvolvido no sentido de proporcionar
gratuitamente um software open source às instituições que pretendam
ver os seus documentos acessíveis pela internet; um software sem custos
de aquisição.
 A aplicação é totalmente concebida para ambiente Web, com um
interface de pesquisa amigável, flexível e personalizável; um interface
disponível em várias línguas e com a possibilidade de tradução, bem
como um interface com repositórios digitais.” (3)

21. 21
(2/3)
Fig. – Arquitetura de funcionamento do ICA-AtoM
Fonte: https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F/p

22. 22
(3/3)
 O objetivo do Projeto ICA-AtoM é fornecer software livre e de código aberto
que:
 1. permita que as instituições arquivísticas tenham o seu acervo disponíveis on-line;
 2. gere descrições arquivísticas em acordo com as normas do ICA (Conselho
Internacional de Arquivos);
 3. fornece em interface multilingue e com funcionalidades de tradução de
conteúdo;
 4. suporta vários tipos de coleção;
 5. é totalmente baseado na web, de fácil utilização e segue as melhores práticas de
acessibilidade;
 6. é flexível e personalizável;
 7. é útil para diferentes tipos de instituições, pequenas e grandes.

23. 23
Estudo comparativo (1/3)

24. 24
Estudo comparativo (2/3)

25. 25
Estudo comparativo (3/3)
 FUNDAMENTAÇÃO:
 O software selecionado para a gestão do arquivo a tratar é o DigitArq. A
escolha deste software prende-se com o facto de ser o que reúne o maior
número de características identificadas.
 Um dos fatores com bastante influência é o facto de possuir uma versão
livre (saíram três versões), sem custos associados, é compatível com a
ISAD(G) em suma, corresponde positivamente a todos os requisitos
selecionados a partir da análise dos mesmos do Moreq.

26. 26
Conclusão
 A recolha de requisitos funcionais para o sistema a implementar foi
através da consulta do MoReq, sem o qual seria mais difícil a seleção
dos mesmos.
 Das várias opções analisadas o DigitArq foi a ferramenta escolhida
para a gestão do fundo, devido ao facto de ser a que reúne mais
requisitos.
 Depois de analisar os SGAE pode-se concluir que os mesmos são de
extrema importância para a gestão de documentos de arquivo e que
atualmente existem no mercado várias opções e com características
diversas podendo ser adaptáveis ao tipo de fundo a gerir.

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Referências bibliográficas
 (1) RAMALHO, José Carlos [et al.] – Digitarq: nova arquitectura aplicacional para gestão de
Arquivos Definitivos [Em linha]. [S.l.: s.n., s.d]. [Consult. 09 Mar. 2013]. Disponível em WWW:
<URL: http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf>. p. 2.
 (2) PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Apresentação [Em
linha]. [S.l.:s.n.], 2013. [Consult. 10 Mar. 2013]. Disponível em WWW: <URL:
http://gisa.paradigmaxis.pt/>.
 (3) VENTURA, Maria Isabel de Almeida – O Arquivo Paço de Calheiros: uma abordagem
sistémica. Porto: [s.n.], 2011. p. 91.

28. 28
Referências: imagens
 Slide 1: http://www.indiamart.com/3iinfotech/software-packages.html
 Slide 2: http://www.aspgw.com/content/performance-tuning-optimization
 Slide 5: http://adocaoespecial.blogspot.pt/2010/06/busca-ativa-especial.html
 Slide 6,7,8: http://www.strategy-partners.com/index.cfm?articleid=684
 Slide 9,10: http://www.criticalsoftware.com.br/products_services/csarch/
 Slide 11,12,13: http://www3.dsi.uminho.pt/ferreira/
 Slide 13: http://www.efimarket.pt/vantagens-efimarket
 Slide 14,15,16: http://www.filedoc.eu/pt
 Slide 17,18,19: https://twitter.com/gisa
 Slide 18: http://www.saiadolugar.com.br/dia-a-dia-do-empreendedor/caracteristicas-do-empreendedor-foco/
 Slide 20,21,22: http://www.artefactual.com/ica-atom.html

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