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CADERNO DE
PROCESSOS E PRÁTICAS
DE MANUTENÇÃO PREDIAL
CADERNO DE
PROCESSOS E PRÁTICAS
DE MANUTENÇÃO PREDIAL
® 2018, Ebserh. Todos os direitos reservados
Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares – Ebserh
www.ebserh.gov.br
Material produzido pelo Serviço de Apoio à MANUTENÇÃO PREDIAL E
OBRAS/CIFT/ DAI/ Ebserh. Permitida a reprodução parcial ou total, desde que
indicada a fonte e sem fins comerciais.
Setor Comercial Sul - SCS, Quadra 09, Lote C, Ed. Parque Cidade Corporate,
Bloco C, 1º ao 3º pavimento | CEP: 70.308-200 | Brasília-DF |
Telefone: (61) 3255-8900 | Site: www.ebserh.gov.br
Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares – Ministério da Educação
Caderno Ebserh de MANUTENÇÃO PREDIAL _ Volume I – Produzido
pelo Serviço de Apoio à MANUTENÇÃO PREDIAL E OBRAS – Brasília:
EBSERH – Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares, 2016. 35p.
Palavras-chaves: 1 – Caderno; 2 – Processo; 3 – Melhores práticas.
ISBN 978-65-80110-02-5
CADERNO DE PROCESSOS E
PRÁTICAS DE MANUTENÇÃO
PREDIAL
Volume I
1ª edição – 2018
ROSSIELI SOARES DA SILVA
Ministro de Estado da Educação
KLEBER DE MELO MORAIS
Presidente
PAULO HENRIQUE BEZERRA RODRIGUES COSTA
Diretor Vice-Presidente Executivo
ARNALDO CORREIA DE MEDEIROS
Diretor de Atenção à Saúde
JAIME GREGÓRIO DOS SANTOS FILHO
Diretor de Administração e Infraestrutura
EULER DA CUNHA FONSECA
Diretor de Orçamento e Finanças
RENATA TIEMI MIYASAKI
Diretor de Gestão de Pessoas - Substituto
FABIANO PEREIRA CÔRTES
Diretor de Gestão de Processos e Tecnologia da
Informação
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
METODOLOGIA
PRÁTICAS RECOMENDADAS
BIBLIOGRAFIA
ENVOLVIDOS
02
06
16
40
42
02
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO
Desde a sua criação, em 2012, a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares vem empreendendo iniciativas
junto aos hospitais universitários federais com o intuito de modernizar a gestão e reforçar o papel estratégico
na formação de profissionais de saúde, na prestação de assistência à saúde à população usuária do Sistema
Único de Saúde (SUS) e no desenvolvimento do conhecimento científico e tecnológico. O presente trabalho
contribui para esses objetivos não só porque qualifica o conteúdo abordado no Modelo de Referência de
Manutenção Predial, mas principalmente ao escolher a construção coletiva como princípio para a definição das
melhores práticas em toda a rede Ebserh.
O Caderno de Processos e Práticas teve início em agosto de 2017 e contou com reuniões presenciais, visita a 4
hospitais de diferentes Unidades da Federação e 370 questionários respondidos em plataforma online
especialmente disponibilizada para a atividade. De forma esquemática, o projeto percorreu as seguintes
etapas:
CONHECER ESTRUTURAR CONSULTAR CONSOLIDAR
03 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
DESENVOLVIMENTO DA
ESTRATÉGIA E
PACTUAÇÃO DOS
RESULTADOS
A dinâmica colaborativa com que se procedeu todas as etapas do projeto e a conclusão deste documento
contendo consensos sobre as melhores práticas a serem adotadas pelos serviços afetos à manutenção predial
demonstrou a força e o potencial da rede para a troca de conhecimento e experiências, mas, principalmente,
evidenciaram o potencial de produção tecnológica aplicada e reproduzível, devidamente alinhado a legislação
e evidências científicas no tema.
Como alicerce do método desenvolvido para esse trabalho, a equipe envolvida apoiou-se na gestão de
processos como maneira de abordar, interfuncionalmente, as diferentes práticas de manutenção predial. Tal
visão permitiu enxergar o trabalho para além das tradicionais barreiras funcionais e viabilizar a infraestrutura
física necessária para oferta da atenção à saúde e dos cenários de prática para o ensino e pesquisa focando
nos processos de manutenção predial. Além disso, a visão de processos forneceu aos hospitais da rede uma
plataforma comum que permitiu a troca de experiências entre hospitais de diferentes realidades o que acabou
por gerar a riqueza das práticas descritas neste documento.
As práticas recomendadas para cada uma das atividades permite às equipes de manutenção predial da Rede
Ebserh maior clareza quanto aos direcionamentos para uma boa prática em manutenção predial, possibilitando
a padronização das atividades e a criação de indicadores capazes de informar a evolução da infraestrutura
física de cada hospital da Rede, além do potencial de melhoria.
04
INTRODUÇÃO
DESENVOLVIMENTO DA
ESTRATÉGIA E
PACTUAÇÃO DOS
RESULTADOS
Nas próximas páginas do documento, o leitor encontra o método detalhado de construção do Caderno de
Melhores Práticas e os capítulos referentes a cada processo: Triar e Avaliar Demandas, Planejar Manutenção
Preventiva e preditiva, Planejar Serviço Eventual, Abrir Ordem de Serviço, Adquirir Peças, Materiais e
Ferramentas, Executar Manutenção Predial, Descartar Peças e Materiais e Avaliar e Ajustar Manutenção.
Boa leitura!
05 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
06
METODOLOGIA
METODOLOGIA
A metodologia é detalhada em seis etapas que aconteceram de maneira cronológica, a saber: Definição do
escopo do projeto e dos processos base; Levantamento de práticas in loco; Consolidação e enquadramento
do material levantado; Consulta de opinião; Tabulação dos resultados e crivo técnico; e Construção de
consensos.
Para entendimento da metodologia é importante, antes, apresentar alguns conceitos utilizados e criados para
a concepção desse projeto.
 Processo/fluxo base: fluxo de atividades que representam de maneira geral um processo organizacional.
É uma representação agregada das atividades de um determinado processo que é executado em
diferentes organizações, no caso, hospitais. Para esse trabalho, foram definidos oito processos base que
representavam de geral a realidade dos processos de Manutenção Predial da rede EBSERH.
 Atividades: ações que compõe o processo base sendo o primeiro nível de detalhamento do processo.
 Prática: a forma de execução de determinada atividade vista sob um (ou vários) enfoque(s) (executor,
frequência, sistema etc.) preestabelecido(s). É um segundo nível de detalhamento e foco deste trabalho.
DEFINIÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO E DOS PROCESSOS BASE
A primeira etapa da construção do Caderno foi a definição de quais processos seriam trabalhados. Esta etapa
foi desenvolvida ainda na sede, com as equipes técnicas do Serviço de Apoio à Manutenção Predial e Obras e
do Serviço de Mapeamento e Análise de Processos.
07 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
DESENVOLVIMENTO DA
ESTRATÉGIA E
PACTUAÇÃO DOS
RESULTADOS
Foram priorizados processos dentro das seguintes premissas:
Embora houvesse uma ideia inicial de quais seriam os processos, admitia-se, desde o início, que ao longo do
levantamento das práticas poderiam haver alterações conforme visita na realidade dos hospitais.
Após a definição dos processos que seriam tratados, realizou-se a construção do fluxo base de cada um dos
processos. Estes fluxos foram desenhados segundo a notação Business Process Modeling Notation (BPMN), e
tinham como intuito representar de maneira ampla cada um dos processos a serem trabalhados para que os
hospitais pudessem se identificar com o material descrito. As atividades incorporadas ao fluxo base deveriam
ser capazes de promover o levantamento de pontos polêmicos ou práticas diferenciadas nos hospitais da rede.
AUSÊNCIA DE REFERÊNCIA OU
INSUFICIENTE CLAREZA DE
ESCOPO OU ATIVIDADES A
SEREM REALIZADAS
PROCESSOS COM
PRÁTICAS BASTANTE
VARIÁVEIS NOS
HOSPITAIS DA REDE
IMPACTO NA DISPONIBILIDADE
DE INFRAESTRUTURA FÍSICA
PARA ATENDIMENTO À SAÚDE
E PARA PRÁTICA DE ENSINO E
PESQUISA
08
METODOLOGIA
Os processos inicialmente definidos foram:
LEVANTAMENTO DE PRÁTICAS IN LOCO
Após a definição dos processos que seriam trabalhados, deu-se início ao levantamento das práticas junto aos
hospitais universitários. A escolha dos hospitais para esse levantamento foi feita com intuito de encontrar a
maior diversidade de práticas e diferentes graus de maturidade. Por isso, foram escolhidos hospitais que
possuíam modelos diferentes de execução dos serviços e realidades distintas. No total, foram visitados quatro
hospitais da rede, a saber: Hospital Universitário Professor Edgard Santos (HUPES), Salvador – BA; Hospital
das Clínicas da Universitário Federal de Minas Gerais (HC- UFMG), Belo Horizonte – MG; Hospital
Universitário Júlio Muller (HUJM), Cuiabá - MT e Hospital Universitário Professor Alberto Antunes (HUPAA),
Maceió – AL.
09 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
1. TRIAR E
AVALIAR
DEMANDA
3. PLANEJAR
SERVIÇOS
EVENTUAIS
2. PLANEJAR
MANUTENÇÃO
PREVENTIVA E
PREDITIVA
4. ABRIR ORDEM
DE SERVIÇO
5. ADQUIRIR
PEÇAS E
MATERIAIS
7. DESCARTAR
PEÇAS E
MATERIAIS
6. EXECUTAR
MANUTENÇÃO
PREDIAL
8. AVALIAR E
AJUSTAR
MANUTENÇÃO
DESENVOLVIMENTO DA
ESTRATÉGIA E
PACTUAÇÃO DOS
RESULTADOS
As visitas foram feitas em acordo com os chefes dos respectivos Setores de Infraestrutura Física e governança
do hospital e duravam em média cinco dias. Durante as visitas eram feitas, em média, duas reuniões por
processo para que fossem levantadas as práticas do hospital referentes a cada um dos processos base e, após
a construção do documento, os interlocutores validavam as informações coletadas. Além das reuniões de
coleta, eram apresentadas as dependências do hospital ou da universidade para que fossem observados os
processos na prática. Ao final das visitas, tinha-se uma planilha com as práticas referentes a cada atividade
dos processos e um arquivo com diversas oportunidades de melhorias identificados..
CONSOLIDAÇÃO E ENQUADRAMENTO DO MATERIAL LEVANTADO
Concluídas as visitas a todos os hospitais, foi realizado um trabalho de enquadramento das informações
levantadas para verificar se as atividades inicialmente pensadas eram representativas considerando o
universo dos hospitais e se os processos estavam aderentes à realidade dos Setores de Infraestrutura Física
visitados.
O primeiro passo foi adequar os processos base inicialmente propostos de forma que pudessem se tornar um
material de consulta rápida e de fácil entendimento. Importante ressaltar que os fluxos e práticas descritos
não tratam de discussões em nível de procedimentos operacionais padronizados, mas os embasam
oportunamente para se alinhar com a realidade local de cada instituição.
10
METOLOGIA
Seguiram-se os ajustes em atividades e práticas que foram, então, desdobradas de acordo com o enfoque que
se pretendia avaliar, de maneira que uma atividade poderia ter mais de uma prática. Por exemplo: para uma
atividade X, definia-se o enfoque que se pretendia analisar, digamos “executor” e “frequência de realização”
da atividade X. Listavam-se, então, as práticas encontradas nos hospitais referentes a executor e às diferentes
frequências daquela atividade. Neste momento, a equipe técnica da sede contribuiu com a realidade de
outros hospitais, tanto da rede como hospitais particulares, para que fossem incluídas as melhores práticas
do mercado.
Ao final, tinham-se os processos base revisados e as diferentes práticas de cada atividade dos processos.
CONSULTA DE OPINIÃO
Tendo a definição das práticas em que se buscava obter consenso sobre as mais recomendadas, foi
desenvolvido questionário para coleta de informações por meio da Plataforma Moodle. Cada instituição pôde
indicar a equipe que teria acesso à Plataforma, sem qualquer restrição.
O questionário com as práticas levantadas para cada processo foi inserido no Moodle juntamente com a
imagem do respectivo fluxo. Cada pergunta se referia a um enfoque de uma determinada atividade de forma
que as opções de resposta eram as diferentes práticas levantadas nas etapas anteriores. O interlocutor
deveria optar por aquela que ele julgasse a mais recomendada, havendo também um campo aberto para
justificar a escolha ou realizar alguma observação. Havia ainda a possibilidade de anexação de documentos
que pudessem enriquecer o debate. Tais questionários ficaram disponíveis de 15/02/2018 à 01/03/2018.
11 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
Embora os questionários tenham sido disponibilizados por pouco tempo, os painéis demonstram ampla
adesão da Rede para o preenchimento.
* O processo P0 continham perguntas sobre o serviço de Manutenção Predial de uma maneira geral.
12
55
46
41
39
40
38
38
37
36
P0
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7
P8
Processos
Quantidade de Respostas por Processo
METOLOGIA
13 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
9
8
9
18
16
27
18
2
10
1
18 18
10
18 18
2
18
9
22
9
17
3
1
7 7
10
29
9
18
9
Quantidade de Respostas por HUF
DESENVOLVIMENTO DA
ESTRATÉGIA E
PACTUAÇÃO DOS
RESULTADOS
14
TABULAÇÃO DOS RESULTADOS E AVALIAÇÃO TÉCNICA
Após a divulgação dos questionários e terminado o prazo para preenchimento pelos hospitais, foi realizada a
tabulação das respostas para identificar as práticas eleitas (escolhidas, indicadas) pela rede Ebserh como as
mais recomendadas.
Foi estabelecido um mínimo de 50% das respostas válidas para que uma prática fosse considerada a mais
recomendada. Em seguida, a equipe técnica na sede avaliou as respostas a fim de garantir que as práticas
escolhidas estivessem de acordo as diretrizes da Ebserh e ao alcance de práticas adotadas pelo mercado.
Dessa forma, após tabulação e crivo técnico, chegou-se às práticas recomendadas para a grande maioria das
atividades evidenciadas nos processos base.
CONSTRUÇÃO DE CONSENSOS
As práticas que não tiveram adesão de mais de 50% dos participantes também foram discutidas pela equipe
técnica da sede para que se chegasse a um consenso.
Ao final do debate, foram definidas, para todos os processos, as melhores práticas a serem adotadas,
possibilitando a construção da diretriz de Manutenção Predial para a rede Ebserh.
METODOLOGIA
16
PRÁTICAS
RECOMENDADAS
FLUXO BASE DE MANUTENÇÃO PREDIAL
Conforme apresentado anteriormente, o fluxo base indica os 8 processos para a execução da Manutenção
Predial, representando de maneira ampla os procedimentos a serem trabalhados pelos hospitais.
Para melhor identificação dos processos e das práticas recomendadas, apresenta-se novamente o fluxo base
para consulta. Cada processo e suas práticas de referência estão apresentados a seguir de maneira detalhada.
17 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
1. TRIAR E
AVALIAR
DEMANDA
3. PLANEJAR
SERVIÇOS
EVENTUAIS
2. PLANEJAR
MANUTENÇÃO
PREVENTIVA E
PREDITIVA
4. ABRIR
ORDEM DE
SERVIÇO
5. ADQUIRIR
PEÇAS E
MATERIAIS
7. DESCARTAR
PEÇAS E
MATERIAIS
6. EXECUTAR
MANUTENÇÃO
PREDIAL
8. AVALIAR E
AJUSTAR
MANUTENÇÃO
Processo que descreve as atividades necessárias para triar e avaliar as demandas do serviço de manutenção
predial.
Identificada a necessidade de um serviço de manutenção, a área demandante solicita, via sistema, o serviço
de manutenção necessário ao Setor de Infraestrutura Física.
Após verificar as características da demanda e, se necessário, realizar visita ao local, a equipe do SIF define o
tipo de manutenção a ser realizada no equipamento/sistema, podendo este ser um serviço eventual ou uma
manutenção corretiva. Caso seja verificado que a demanda é referente a um serviço eventual, inicia-se o
processo 3 denominado "Planejar Serviço Eventual".
Caso seja verificado que a demanda é referente a um serviço de manutenção corretiva, a equipe do SIF
verifica o registro histórico do equipamento/sistema, checando se há serviço de manutenção registrado. Caso
se trate de um equipamento/sistema com chamados recorrentes, deve-se avaliar a possibilidade de
substituição.
Caso a manutenção corretiva seja considerada viável para o equipamento/sistema, o sistema realiza uma
priorização automática, de acordo com critérios predefinidos.
A seguir encontram-se as principais práticas relacionadas a este processo.
PROCESSO 1. TRIAR E AVALIAR DEMANDA
18
PRÁTICAS RECOMENDADAS – TRIAR E AVALIAR DEMANDA
SOLICITAR SERVIÇO
DE MANUTENÇÃO
VERIFICAR
CARACTERÍSTICAS DA
DEMANDA
VISITAR LOCAL DA
MANUTENÇÃO
SOLICITADA
VISITAR LOCAL DA
MANUTENÇÃO
SOLICITADA
DEFINIR TIPO DE
MANUTENÇÃO
ENVIAR PARA
ANÁLISE DO SIF
SOLICITAR SERVIÇO
DE MANUTENÇÃO
1
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto aos principais dados para solicitar o serviço de manutenção:
Local da manutenção e descrição do problema, informações de contato do demandante, especialidade (hidráulica, civil,
marcenaria, vidraçaria, pintura, etc) ou sistema (caldeira, refrigeração, elevador, etc), número de patrimônio, caso aplicável.
Quanto ao responsável pela abertura de chamados de manutenção:
Cada setor possui um ou dois colaboradores treinados responsáveis pela abertura de chamados de manutenção daquele
setor.
Quanto ao responsável por verificar as características da demanda e quais características devem ser observadas:
Um responsável da contratada recebe todas as demandas e analisa de acordo com a matriz de priorização elaborada pelo
HU.
TRIAR E AVALIAR DEMANDA1
Quanto à de solicitação do serviço de manutenção:
A solicitação é realizada através de sistema, com opções pré-definidas, orientando o preenchimento do demandante.
1
MOODLE
1 2 4 5 6 7
VERIFICAR
CARACTERÍSTICAS
DA DEMANDA
2
VISITAR LOCAL DA
MANUTENÇÃO
SOLICITADA
4
2
VERIFICAR HISTÓRIO
DO
EQUIPAMENTO/SISTE
MA
8
Quanto ao responsável por visitar o local da manutenção e quais demandas possuem essa necessidade:
As demandas devem ser observadas in loco pela contratada que, caso ache necessário, deverá solicitar a visita do SIF
também.
4
INFORMAR
IMPROCEDÊNCIA AO
DEMANDANTE
3
MOODLE
MOODLE
CRIVO TÉCNICO
CRIVO TÉCNICO
19 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
CLASSIFICAR NÍVEL
DO
CHAMADO/DEMANDA
SOLICITAR
SUBSTITUIÇÃO DO
EQUIPAMENTO /
SISTEMA
9
ACIONAR EMPRESA
RESPONSÁVEL
10 11
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto à maneira de manter registro/consulta a histórico de manutenções dos equipamentos:
O registro histórico é importante e deve ser mantido no sistema de manutenção
Quanto aos tipos de manutenção presentes no HU:
Manutenção corretiva, preventiva, preditiva e serviços eventuais.
6
MOODLE
MOODLE
8
1 TRIAR E AVALIAR DEMANDA
DEFINIR TIPO DE
MANUTENÇÃO
6
VERIFICAR
REGISTRO
HISTÓRICO DO
EQUIPAMENTO /
SISTEMA
8
CLASSIFICAR NÍVEL
DO
CHAMADO/DEMANDA
9
20
PRÁTICAS RECOMENDADAS – TRIAR E AVALIAR DEMANDA
SOLICITAR SERVIÇO
DE MANUTENÇÃO
VERIFICAR
CARACTERÍSTICAS DA
DEMANDA
VISITAR LOCAL DA
MANUTENÇÃO
SOLICITADA
VISITAR LOCAL DA
MANUTENÇÃO
SOLICITADA
DEFINIR TIPO DE
MANUTENÇÃO
ENVIAR PARA
ANÁLISE DO SIF
1 2 4 5 6 7
VERIFICAR HISTÓRIO
DO
EQUIPAMENTO/SISTE
MA
8
INFORMAR
IMPROCEDÊNCIA AO
DEMANDANTE
3
CLASSIFICAR NÍVEL
DO
CHAMADO/DEMANDA
SOLICITAR
SUBSTITUIÇÃO DO
EQUIPAMENTO /
SISTEMA
9
ACIONAR EMPRESA
RESPONSÁVEL
10 11
SOLICITAR
SUBSTITUIÇÃO D
EQUIPAMENTO /
SISTEMA
10
Quanto ao responsável por realizar o pedido de substituição de equipamentos:
A equipe do SIF é a responsável por solicitar substituição de equipamentos.
Quanto às características mínimas para que o equipamento seja substituído:
Os equipamentos são substituídos quando a análise de custo benefício for favorável e/ou se ele for antieconômico,
mediante estudo técnico.
MOODLE
MOODLE
10
Quanto à comunicação/notificação à área demandante, caso o serviço não possa ser executado:
A área demandante é informada e pode acompanhar as ordens de serviço via sistema.
9 MOODLE
Processo que descreve as atividades necessárias para planejar manutenção preventiva e preditiva.
A equipe de engenheiros do SIF define os equipamentos/sistemas/instalações a serem incluídos na lista de
manutenção preventiva e preditiva. Após elencar os equipamentos/sistemas/instalações com necessidade de
manutenção preventiva e preditiva, elabora-se um cronograma especificando as atividades, rotinas e
periodicidade das manutenções de cada item.
Na data programada, a equipe do SIF verifica na planilha de registros de quem é a responsabilidade pela
manutenção preventiva e preditiva, uma vez que alguns equipamentos/sistemas/instalações podem estar
período de garantia.
Caso a verificação do responsável pela manutenção indique que o equipamento/sistema/instalação não
possui contrato vigente e não se encontra no período de garantia, a equipe do SIF solicita a contratação de
empresa especializada para manutenção específica do equipamento/sistema/instalação em questão.
Caso a intervenção seja complexa ou resulte em grandes paralisações, a equipe do SIF informa a manutenção
preditiva e preditiva aos envolvidos por e-mail ou documento formal. Os setores envolvidos devem dar
ciência do recebimento do comunicado.
21
PROCESSO 2. PLANEJAR MANUTENÇÃO
PREVENTIVA E PREDITIVA
PRÁTICAS RECOMENDADAS – PLANEJAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA E PREDITIVA
DEFINIR
EQUIPAMENTOS/
SISTEMAS/
INSTALAÇÕES A
SEREM INCLUÍDOS
NA MP
1
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto ao responsável por elaborar a lista de equipamentos com necessidade de MP:
Equipe de engenheiros do SIF, antes da elaboração do contrato.
Quanto ao local para se manter registro da lista de MP:
No sistema de gestão da manutenção predial (software).
Quanto ao horizonte de planejamento para previsão de datas da MP:
O planejamento inicial é anual e revisto constantemente, de forma dinâmica.
22
Quanto aos critérios para definir a lista dos equipamentos com necessidade de Manutenção Preventiva e Preditiva (MP):
Criticidade do equipamento, indicação do fabricante e o local em que ele está instalado.
1
MOODLE
MOODLE
INVENTARIAR TODOS
OS EQUIPAMENTOS/
SISTEMAS PARA MP
2
3
MOODLE
MOODLE
MOODLE
Quanto aos envolvidos na elaboração do cronograma da MP:
A elaboração é feita pela equipe da contratada com posterior validação do SIF.
MOODLE
CRIAR
CRONOGRAMA DE
MP
3
DEFINIR
EQUIPAMENTOS/
SISTEMA/ INSTAÇÕES
A SEREM INCLUÍDOS
NA MP
INVENTARIAR TODOS
OS EQUIPAMENTOS/
SISTEMAS PARA MP
CRIAR CRONOGRAMA
DE MP
1 2 3
SOLICITAR
CONTRATAÇÃO DE
EMPRESA
ESPECIALIZADA
6
INFORMAR
ENVOLVIDOS SOBRE
REALIZAÇÃO DA MP
8
VERIFICAR
DISPONIBILIDADE DOS
ENVOLVIDOS
7
Quanto aos envolvidos no inventário dos equipamentos e sistemas:
O inventário deve ser realizado pela contratada no início do contrato, podendo ser atualizado conforme necessidade.
2
MOODLE
2 PLANEJAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA E PREDITIVA
CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
VALIDAR
CRONOGRAMA DE MP
4
VERIFICAR
RESPONSABILIDADE
DA MANUTENÇÃO
PROGRAMADA
5
INFORMAR
ENVOLVIDOS SOBRE
REALIZAÇÃO DA MP
8
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
23
Quanto à divulgação mínima da MP:
Por e-mail ou documento formal para as áreas envolvidas, dependendo da complexidade da intervenção. Os setores
envolvidos devem dar ciência do recebimento do comunicado.
8
MOODLE
2 PLANEJAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA E PREDITIVA
CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
DEFINIR
EQUIPAMENTOS/
SISTEMA/ INSTAÇÕES
A SEREM INCLUÍDOS
NA MP
INVENTARIAR TODOS
OS EQUIPAMENTOS/
SISTEMAS PARA MP
CRIAR CRONOGRAMA
DE MP
1 2 3
SOLICITAR
CONTRATAÇÃO DE
EMPRESA
ESPECIALIZADA
6
INFORMAR
ENVOLVIDOS SOBRE
REALIZAÇÃO DA MP
8
VERIFICAR
DISPONIBILIDADE DOS
ENVOLVIDOS
7
VALIDAR
CRONOGRAMA DE MP
4
VERIFICAR
RESPONSABILIDADE
DA MANUTENÇÃO
PROGRAMADA
5
Processo que descreve as atividades necessárias para planejar serviços eventuais de manutenção predial.
Com o recebimento da solicitação e/ou classificação de uma demanda como Serviço Eventual, a equipe do SIF
e a Comissão de Infraestrutura Física realizam o levantamento das necessidades e ambientes da intervenção.
Caso seja necessário a elaboração de projeto, a equipe de manutenção da contratada elabora o projeto de
adequação e encaminha para aprovação pela equipe do SIF. Caso haja necessidade de ajustes, a empresa
contratada deve revisar o projeto e encaminhá-lo novamente para validação.
Caso não haja necessidade de elaborar projeto de adequação ou caso o projeto seja validado pelo Setor de
Infraestrutura Física, a empresa contratada elabora o orçamento e encaminha para análise e aprovação pelo
SIF.
É analisada a compatibilidade do orçamento recebido com o preço de mercado e a viabilidade da realização
do serviço eventual.
Caso a realização do serviço eventual seja considerada viável pela comissão de infraestrutura física, ele deve
ser autorizado pela governança.
PROCESSO 3. PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL
24
PRÁTICAS RECOMENDADAS – PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL
REALIZAR ANÁLISE
DE SERVIÇO
EVENTUAL
ELABORAR PROJETO
DE ADEQUAÇÃO
ANALISAR PROJETO
INFORMAR
INTERESSADOS
ELABORAR
PROJETO DE
ADEQUAÇÃO
2
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto ao responsável pela identificação dos serviços eventuais de manutenção:
Equipe do SIF e a Comissão de Infraestrutura Física.
Quanto à análise do serviço eventual:
Deve ser analisado se o serviço deve ser considerado como eventual ou se ele está enquadrado como obras e reformas. Para
realizar a distinção deverá ser utilizado o checklist de classificação.
1
MOODLE
1 2 3 4
REVISAR PROJETO
5
ELABORAR
ORÇAMENTO
6
2
AGENDAR SERVIÇO
EVENTUAL
ANALISAR
ORÇAMENTO
7
AUTORIZAR SERVIÇO
EVENTUAL
8 9
REALIZAR ANÁLISE
DE SERVIÇO
EVENTUAL
1
INFORMAR
INTERESSADOS
SOLICITAR REVISÃO
DO ORÇAMENTO
10 11
Quanto ao responsável pela elaboração dos projetos de serviço eventual de manutenção:
Empresa de manutenção contratada.
MOODLE
3
Quanto ao responsável pela validação dos projetos de serviço eventual de manutenção:
Equipe do SIF.
ANALISAR PROJETO
3
MOODLE
PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL3
CRIVO TÉCNICO
25 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
LEVANTAR AS
NECESSIDADES E
AMBIENTES DA
INTERVENÇÃO
ELABORAR PROJETO
DE ADEQUAÇÃO
ANALISAR PROJETO
INFORMAR
INTERESSADOS
AUTORIZAR SERVIÇO
EVENTUAL
8
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto ao responsável por autorizar o serviço eventual de manutenção:
O Serviço eventual é validado pela Comissão de Infraestrutura Física e autorizado pela Governança.
Quanto ao valor mensal para o teto orçamentário de serviços eventuais de manutenção:
Percentual definido em contrato.
6
1 2 3 4
REVISAR PROJETO
5
ELABORAR
ORÇAMENTO
6
8
3 PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL
AGENDAR SERVIÇO
EVENTUAL
ANALISAR
ORÇAMENTO
7
AUTORIZAR SERVIÇO
EVENTUAL
8 9
ELABORAR
ORÇAMENTO
6
INFORMAR
INTERESSADOS
SOLICITAR REVISÃO
DO ORÇAMENTO
10 11
Quanto ao agendamento do serviço eventual de manutenção:
O agendamento é realizado por memorando, com autorização da Governança, caso tenha impacto no serviço assistencial.
MOODLE
9
AGENDAR SERVIÇO
EVENTUAL
9
CRIVO TÉCNICO
CRIVO TÉCNICO
PRÁTICAS RECOMENDADAS – PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL 26
Processo que descreve as atividades necessárias para abrir a ordem de serviço de manutenção predial.
O conteúdo da Ordem de Serviço é definido automaticamente via sistema, no entanto alguns campos devem
ser preenchidos apenas no momento de execução e fechamento da OS.
1) Os elementos mínimos que devem conter no momento de emissão da OS: data e hora da abertura da OS,
informações de contato do requisitante, descrição do serviço, localização, especialidade (hidráulica, civil,
marcenaria, vidraçaria, pintura, etc.) ou sistema (caldeira, refrigeração, elevador, etc.), priorização do serviço
e prazo previsto de execução;
2) Elementos mínimos que devem ser preenchidos durante a execução da OS: técnico responsável pela
execução, materiais e peças utilizadas durante a execução da OS;
3) Elementos mínimos que devem ser preenchidos no momento de fechamento da OS: data e hora de
fechamento da OS.
A OS é emitida automaticamente via sistema, após a triagem realizada pela equipe do SIF, em seguida ela é
encaminhada, via sistema, ao supervisor/encarregado da contratada.
O supervisor/encarregado da empresa contratada assina/dá ciência, via sistema, na OS comprovando o
recebimento.
A partir da ciência da contratada, inicia-se a contagem do prazo previsto para execução daquela OS.
PROCESSO 4. ABRIR ORDEM DE SERVIÇO
27 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
DEFINIR CONTEÚDO
DA ORDEM DE
SERVIÇO
EMITIR ORDEM DE
SERVIÇO
ENCAINHAR PARA O
RESPONSÁVEL PELA
EXECUÇÃO DO
SERVIÇO
INCREMENTAR
CONTEÚDO DA OS
1
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto ao responsável pela emissão da OS após o chamado pela unidade demandante:
A emissão é automática pelo sistema, a OS é criada após ter sido aprovada no processo de triagem realizado pela
contratada.
Quanto ao encaminhamento da OS para o responsável pela execução:
O encarregado da contratada deve encaminhar a OS para o responsável, de acordo com o tipo de serviço.
28
PRÁTICAS RECOMENDADAS – ABRIR ORDEM DE SERVIÇO
Quanto aos elementos mínimos para conter em uma OS:
Data e hora da abertura da OS, Informações de contato do requisitante e descrição do serviço; Localização e especialidade
(hidráulica, civil, marcenaria, vidraçaria, pintura, etc.) ou sistema (caldeira, refrigeração, elevador, etc.); Priorização do
serviço e prazo de execução; Técnico para realizar a manutenção, durante a execução da OS; Materiais e peças utilizadas
durante a execução da OS.
1 MOODLE
1 2 3
EMITIR ORDEM DE
SERVIÇO
2
2
Quanto à autorização da fiscalização para execução da OS:
Para serviços eventuais, serviços complexos, serviços que impactam no funcionamento do hospital e serviços que envolvem
contratação de outra empresa terceirizada; Quando o equipamento fica indisponível ou necessita troca de peças...
ENCAMINHAR PARA
O RESPONSÁVEL
PELA EXECUÇÃO DO
SERVIÇO
3
3
MOODLE
MOODLE
ABRIR ORDEM DE SERVIÇO 4
CRIVO TÉCNICO
Processo que descreve as atividades necessárias para adquirir peças, materiais e ferramentas.
Após o recebimento das Ordens de Serviço, a equipe de manutenção da contratada deve realizar
levantamento in loco de peças, materiais e ferramentas que serão necessários para executar o serviço e
verificar sua inclusão em contrato.
Quando não estiver incluído no contrato ou sempre que houver necessidade de aquisição de
peça/material/ferramenta pela contratada, a equipe da SIF deve autorizar o fornecimento mediante
apresentação de pedido de autorização. Tal autorização deve ser incluída como anexo à OS.
O prazo para aquisição de peças, materiais e ferramentas deve ser estipulado em Contrato e deve fazer parte
do Instrumento de Medição de Resultado.
PROCESSO 5. ADQUIRIR PEÇAS, MATERIAIS E
FERRAMENTAS
29 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
REALIZAR
LEVANTAMENTO IN
LOCO DE PEÇAS,
MATERIAIS E
FERRAMENTAS
VERIFICAR SE AS
PEÇAS, MATERIAIS E
FERRAMENTAS
ESTÃO INCLUSAS NO
CONTRATO EM VIGOR
SOLICITAR PEÇAS À
CONTRATADA
AUTORIZAR O
FORNECIMENTO PELA
CONTRATADA
VERIFICAR SE AS
PEÇAS, MATERIAIS E
FERRAMENTAS
ESTÃO INCLUSAS NO
CONTRATO EM
VIGOR
3
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto à solicitação de peças à empresa contratada:
A solicitação é realizada via sistema, vinculada à Ordem de Serviço.
Quanto aos elementos mínimos no pedido de autorização de fornecimento de peças e materiais da contratada :
Descritivo da peça e quantitativo necessário; Justificativa de utilização; Pesquisa de preço contendo 3 orçamentos, no caso
de peças que não estejam no regime de preços do contrato.
Quanto às peças para compor o contrato de manutenção:
Peças, materiais e ferramentas necessárias para realizar quaisquer serviços requisitados do SIF abrangidos pelo contrato de
manutenção. Recomenda-se que a contratada tenha um estoque mínimo no hospital.
3 MOODLE
1 3 4 6
SOLICITAR PEÇA À
CONTRATADA
4
4
5 ADQUIRIR PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS
Quanto ao recebimento de peças para executar os serviços de manutenção:
O recebimento é registrado no sistema, dando baixa no item recebido.
AUTORIZAR
FORNECIMENTO
PELA CONTRATADA
6
6
RECEBER PEÇAS,
MATERIAIS E
FERRAMENTAS
PARA EXECUÇÃO DA
MANUTENÇÃO
7
7
MOODLE
MOODLE
RECEBER PEÇAS,
MATERIAIS E
FERRAMENTAS PARA
EXECUÇÃO DA
MANUTENÇÃO
7
MOODLE
30
PRÁTICAS RECOMENDADAS – ADQUIRIR PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS
CONSULTAR
ESTOQUE DE PEÇAS
2
REALIZAR LICITAÇÃO
PARA COMPRA DOS
MATERIAIS
5
Quanto ao estoque:
O estoque pode possuir peças novas compradas pelo HU ou peças para reaproveitamento.
2
MOODLE
CONSULTAR
ESTOQUE DE PEÇAS
2
Processo que descreve as atividades necessárias para executar manutenção predial.
O supervisor/encarregado da empresa terceirizada designa o(s) técnico(s) responsável(eis) que irá realizar a
manutenção.
A equipe técnica de manutenção terceirizada recebe a OS e caso seja um serviço de manutenção preventiva e
preditiva ou serviço eventual, a equipe terceirizada verifica se o serviço foi previamente agendado. Caso seja
uma OS de manutenção corretiva, a equipe terceirizada deve avaliar tecnicamente a demanda.
Após a designação do técnico responsável, ele deve providenciar as ferramentas necessárias para a realização
de ensaios e testes de funcionamento do equipamento/sistema, que devem ser padronizados de acordo com
checklist. O checklist deve ser elaborado de acordo com normativos, legislações e orientações do fabricante.
Vale ressaltar que os testes e seus resultados devem ser registrados no sistema de manutenção predial,
vinculados à OS.
Após os testes e ensaios o técnico de manutenção realiza o serviço seguindo a OS. Existe um prazo máximo
de atendimento da demanda definido em contrato, de acordo com a complexidade do serviço e a criticidade
da área envolvida.
Havendo necessidade de dilatação do prazo da execução do serviço, o responsável da empresa contratada
deve fazer um pedido formal para o fiscal do contrato, sempre registrando na OS.
PROCESSO 6. EXECUTAR MANUTENÇÃO PREDIAL
31 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
ANALISAR ORDEM DE
SERVIÇO
CONFIRMAR
DISPONIBILIDADE DO
SETOR
VERIFICAR
NECESSIDADE DE
PEÇAS, MATERIAIS E
FERRAMENTAS
REALIZAR SERVIÇO
DE MANUTENÇÃO
REGISTRAR
MANUTENÇÃO DO
EQUIPAMENTO/SISTE
MA
ENCERRAR ORDEM DE
SERVIÇO
VERIFICAR
NECESSIDADE DE
PEÇAS, MATERIAIS E
FERRAMENTAS
1
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto ao registro das manutenções realizadas durante o serviço de manutenção:
Os testes são registrados no sistema de manutenção predial, vinculados à OS e ao sistema/equipamento.
32
PRÁTICAS RECOMENDADAS – EXECUTAR MANUTENÇÃO PREDIAL
1 2 3 4 5 6
REALIZAR SERVIÇO
DE MANUTENÇÃO
3
REGISTRAR
MANUTENÇÃO DO
EQUIPAMENTO/
SISTEMA
5
5
MOODLE
EXECUTAR MANUTENÇÃO PREDIAL6
Quanto ao bloqueio de equipamento na área assistencial:
A contratada formaliza o pedido de bloqueio do equipamento com o SIF, que realiza o contato com a área assistencial.
Quanto ao registro da necessidade das peças, materiais e ferramentas:
É registrada no sistema de manutenção predial, vinculada à OS.
1
MOODLE
MOODLE
7
Quanto ao encerramento da OS:
É realizada pela contratada através do sistema e deve possuir assinatura da área demandante.
6
CRIVO TÉCNICO
Processo que descreve as atividades necessárias para realizar o descarte de peças e materiais.
Ao finalizar o serviço de manutenção e havendo peças ou materiais com necessidade de descarte, o técnico
deve verificar se o elemento é patrimoniado.
Caso o elemento seja patrimoniado, a Contratada deve informar ao SIF que deve solicitar que o Setor de
Patrimônio encaminhe para a Unidade de Patrimônio, onde serão dadas as tratativas necessárias.
Caso o elemento não seja patrimoniado, o Comitê Multidisciplinar de funcionários do HUF deve classificá-lo
quanto ao tipo de descarte: Entulho, Resíduos especiais, Peças ou Sucatas.
Caso o elemento seja classificado como entulho, a empresa contratada deve acondicionar o entulho na
caçamba e alertar o responsável sobre seu recolhimento, sob risco de penalidade pela equipe do SIF.
Caso o item seja classificado como peça ou item reaproveitável, a equipe de manutenção da terceirizada deve
recolhê-lo. A gestão do estoque de peças reutilizáveis será de responsabilidade conjunta, da SIF e contratada.
Deve ser dada prioridade no uso dessas peças em comparação com a compra pela Contratada.
Caso o item seja classificado como sucata ou equipamento inservível, a equipe do SIF deve elaborar um laudo
técnico e especificar os materiais da sucata, estimando a quantidade e valor.
Caso o item seja classificado como outros resíduos, a equipe do SIF deve orientar a contratada sobre o local
adequado de descarte de resíduos especiais.
PROCESSO 7. DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS
33
PRÁTICAS RECOMENDADAS – DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS
VERIFICAR SE O
ELEMENTO É
PATRIMONIADO
ENCAMINHAR AO
DEPÓSITO DO
PATRIMÔNIO
ACONDICIONAR NA
CAÇAMBA
RECOLHER PEÇA
ANTIGA
ELABORAR LAUDO
TÉCNICO
ENCAMINHAR PARA
PATRIMÔNIO
ENCAMINHAR AO
DEPÓSITO DO
PATRIMÔNIO
2
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto aos tipos de descarte realizados pelo HUF:
Sucata; Entulho de obras; Peças e equipamentos reaproveitáveis; Outros resíduos (químicos, infectantes e perfurocortantes,
comum e radioativo).
Quanto ao responsável pela classificação do tipo de descarte:
Um comitê multidisciplinar de funcionários do hospital. Recomenda-se que o comitê tenha pelo menos um membro da
hotelaria, do SIF, do patrimônio e da CCIH.
Quanto à contratação do serviço de caçamba:
A caçamba deve estar contemplada no contrato de manutenção, sendo de responsabilidade da contratada.
DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS7
Quanto ao responsável por realizar o transporte do bem para o Setor de Patrimônio:
O Setor de Patrimônio.
2
MOODLE
1 2
4 5 6 7
CLASSIFICAR
QUANTO AO TIPO DE
DESCARTE
3
ACONDICIONAR NA
CAÇAMBA
4
4
CLASSIFICAR
QUANTO AO TIPO DE
DESCARTE
3
MOODLE
3
MOODLE
MOODLE
INDICAR LOCAL
ADEQUADO DE
RESÍDUOS ESPECIAIS
8
Quanto ao responsável por requisitar o recolhimento da caçamba:
A empresa contratada para executar a manutenção deve alertar a empresa responsável pela caçamba para seu
recolhimento, sob risco de penalidade pela equipe da SIF. MOODLE
35 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
VERIFICAR SE O
ELEMENTO É
PATRIMONIADO
ENCAMINHAR AO
DEPÓSITO DO
PATRIMÔNIO
ACONDICIONAR NA
CAÇAMBA
RECOLHER PEÇA
ANTIGA
ELABORAR LAUDO
TÉCNICO
ENCAMINHAR PARA
PATRIMÔNIO
RECOLHER PEÇA
ANTIGA
5
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto ao responsável por elaborar o laudo técnico, no caso de sucatas ou equipamentos inservíveis:
O laudo técnico é elaborado pelos responsáveis técnicos da equipe do SIF, Hotelaria, Engenharia Clínica, TI ou área
responsável.
Quanto à comunicação com o patrimônio:
A comunicação é formalizada via memorando.
Quanto ao responsável por indicar o local de resíduos especiais:
O SIF orienta a contratada sobre o local adequado de descarte de resíduos especiais, conforme definido pela hotelaria
(Caderno de Boas Práticas, RDC específica e PGRSS).
Quanto ao reaproveitamento de peças:
Assim que o equipamento for recolhido, as peças reaproveitáveis são retiradas e armazenadas no estoque do HU. Deve-se
manter registro de estoque para que as peças possam ser reutilizadas. A gestão do estoque de peças reutilizáveis é de
responsabilidade conjunta, da SIF e contratada.
5
MOODLE
1 2
4 5 6 7
ELABORAR LAUDO
TÉCNICO
6
ENCAMINHAR PARA
PATRIMÔNIO
7
8
CLASSIFICAR
QUANTO AO TIPO DE
DESCARTE
3
MOODLE
6
MOODLE
INDICAR LOCAL
ADEQUADO DE
RESÍDUOS ESPECIAIS
8
7
ENCAMINHAR PARA
PATRIMÔNIO
8
7 DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS
CRIVO TÉCNICO
36
PRÁTICAS RECOMENDADAS – DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIAS
Processo que descreve as atividades necessárias para avaliar e ajustar manutenção predial.
Realizado o serviço de manutenção, é necessário informar a Equipe Técnica do SIF para que a avaliação
técnica seja realizada. Além disso, deve ser encaminhado o formulário de satisfação ao demandante do
serviço para que ele avalie o serviço executado. Vale ressaltar que apenas serviços mais complexos devem ser
necessariamente avaliados tecnicamente pela equipe do SIF, outros serviços podem ser avaliados
tecnicamente de maneira amostral.
O Fiscal do Contrato verifica a conformidade do serviço realizado utilizando um checklist específico e elabora
um relatório de conformidade, levantando as observações realizadas durante a verificação ou inspeção da
manutenção realizada.
Caso o relatório apresente não conformidades, o fiscal do contrato deve solicitar os ajustes necessários à
empresa contratada. Mediante o recebimento da solicitação de ajuste na manutenção, a equipe de
manutenção da contratada deve encaminhar os responsáveis técnicos para solucionar as não conformidades
apontadas no relatório.
Após informação de conclusão do serviço, caso o relatório não apresente não conformidades, deve-se
encerrar a OS.
PROCESSO 8. AVALIAR E AJUSTAR MANUTENÇÃO
37 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
INFORMAR
RESPONSÁVEL PELA
AVALIAÇÃO
RESPONDER
PESQUISA DE
SATISFAÇÃO
INFORMAR EQUIPE DO
SIF
ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO
Quanto aos elementos mínimos observados na avaliação técnica da manutenção:
Verifica-se a conformidade do serviço realizado, uso correto de peças e materiais, limpeza do ambiente após o serviço,
técnico que realizou o serviço e testes de funcionamento, caso aplicável.
Quanto ao prazo para solução de não conformidades:
Existe um prazo, definido em contrato, que varia de acordo com a criticidade da OS.
AVALIAR E AJUSTAR MANUTENÇÃO8
38
PRÁTICAS RECOMENDADAS – AVALIAR E AJUSTAR MANUTENÇÃO
Quanto ao formato de avaliação de satisfação:
Deve ser feita dentro do sistema de manutenção e realizada ao final de cada Ordem de Serviço.
2 MOODLE
1 2 3
RESPONDER
PESQUISA DE
SATISFAÇÃO
2
4
VERIFICAR
MANUTENÇÃO
REALIZADA
4
SOLICITAR AJUSTE
NA MANUTENÇÃO
5
MOODLE
REABRIR ORDEM DE
SERVIÇO
6
MOODLE
Quanto à reabertura da OS:
É realizada pela contratada dentro do sistema de manutenção.
VERIFICAR
MANUTENÇÃO
REALIZADA
4
6
SOLICITAR AJUSTES
NA MANUTENÇÃO
5
5
CRIVO TÉCNICO
REABRIR ORDEM DE
SERVIÇO
6
CRIVO TÉCNICO
40
BIBLIOGRAFIA
ABPMN – BPMN CBOK – Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – 1ª edição – 2013, v.3.
BRASIL. AGU - Advocacia Geral da União. Manual de Fiscalização de Contratos. Brasília, 2013.
Disponível em: < http://www.agu.gov.br/ >
BRASIL. EBSERH – Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares. Caderno de Processos e Práticas de
Hotelaria Hospitalar. Brasília, 2016.
BRASIL. Governo Federal – Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Instrução
Normativa 05, de 26 de maio de 2017.
CALIL, Saide Jorge. Gerenciamento de Manutenção de Equipamentos Hospitalares. São Paulo: Saúde e
Cidadania, Volume 11: 1998
FARIA, Carlos Alberto Belo Rodrigues de Matos. Gestão de Manutenção de Instalações e Equipamentos
Hospitalares. Faculdade de Engenharia Universidade do Porto, 1999
KARMAN, Jarbas. Manual de manutenção hospitalar. São Paulo: Pini, 1994.
KARMAN, Jarbas. Manutenção e segurança hospitalar preditivas. São Paulo: Estação Liberdade, IPH:
2011
BIBLIOGRAFIA
41 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
42
ENVOLVIDOS
EQUIPE DE ELABORAÇÃO
ANDRÉ BISINOTO MATIAS
BÁRBARA VIANA MACHADO FEITOSA
BRUNO SILVA ARAÚJO
CÁSSIA RESENDE SILVA VITORINO
JOÃO ANTÔNIO DE SANTA RITTA RONDINA
LUANA RAMOS RIBEIRO
LUISA JULIÃO BONFÁ
KLEBER KUROSAWA SILVA
KLECIUS GEORGIUS PALMA
PEDRO HENRIQUE DE MOURA SANTOS
PEDRO FERREIRA COSTA
RAQUEL TAIRA HABE
SANDRO MARTINS DOLGHI
SETORES DE INFRAESTRUTURA FÍSICA DOS HOSPITAIS
VISITADOS
THAIS DE PAULA NASCIMENTO GUIMARÃES
WILSON CUNHA
COLABORADORES ENVOLVIDOS A PARTIR DO MOODLE
ADRIANA VAZ
ALEX FABIANO SANTANA LIMA
ALICIO NUNES DOMINGUES
ALINE FEITOZA CAMARA DE MEDEIROS
ALINE CRISTINE DINIZ MAIA
ALLAN SILVA
ALLYNSON RICELLI FERNANDES DE SOUZA LINHARES
ANTONIO MARINHO
BRUNO LINDOSO DA NOBREGA
BRUNO COSTA CASTRO ALVES
CAMILA CARLA ARAUJO CARACIOLO
CARLOS ALBERTO DE CASTRO OLIVEIRA JUNIOR
DANIELLE SANTOS
DAVI SOUZA
DEBORA MARA COELHO SANTIAGO
DIEGO MORAES DE OLIVEIRA
DOUGLAS ANANIAS ALVARENGA
ELDER VASCONCELOS
ERICK MEDEIROS
FLÁVIA GÓES DE VASCONCELOS
GIOVANNI NETO
HUGO RAFAEL GONÇALVES CAVALCANTE
IGOR BRIM MENEZES
IVANER OLIVEIRA RODRIGUES
JOÃO PAULO DE OLIVEIRA E SILVA
JOÃO CARLOS SOUZA DE ARRUDA
JOELSON VITORIANO DOS SANTOS LIMA
JOSE HALLYSON DE MOURA LIMA
JOSIMAR CORCINO
43 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
LADIELSON SILVA
LEANDRO AZEKA
LEONARDO QUEIROZ
LETÍCIA DE CASTRO CAPALDI
LUCIANO SILVA ALMEIDA
LUDMILA FERNANDES
LUIZ HUMBERTO CAMILO
LUIZ RICARDO DE CARVALHO
LUIZ CARLOS DE SOUSA QUEIROGA JUNIOR
MARCELO CAETANO DE SOUSA
MARCO ANTONIO MOREIRA DA CUNHA
MARIO JOSE MACHADO DE BARROS
MOHAMAD YASIN
PAULO ROBERTO DOS SANTOS
PEDRO PAULO SOUSA CARDOSO
RAINER QUANDT
RODRIGO ICLES RABELO
VANESSA PRISCYLA SANTOS DO NASCIMENTO
WASHINGTON BATISTA DE SOUZA
YURI DE CARVALHO GOMES
44
AGRADECIMENTOS
Agradecimento especial às equipes dos hospitais que colaboraram com o
levantamento de práticas de Manutenção Predial:
HUPES - UFBA
HC - UFMG
HUJM - UFMT
HUPAA - UFAL
45 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
Caderno Ebserh - Manutenção Predial V5.pdf
Caderno Ebserh - Manutenção Predial V5.pdf

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Caderno Ebserh - Manutenção Predial V5.pdf

  • 1. CADERNO DE PROCESSOS E PRÁTICAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 2.
  • 3. CADERNO DE PROCESSOS E PRÁTICAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 4. ® 2018, Ebserh. Todos os direitos reservados Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares – Ebserh www.ebserh.gov.br Material produzido pelo Serviço de Apoio à MANUTENÇÃO PREDIAL E OBRAS/CIFT/ DAI/ Ebserh. Permitida a reprodução parcial ou total, desde que indicada a fonte e sem fins comerciais. Setor Comercial Sul - SCS, Quadra 09, Lote C, Ed. Parque Cidade Corporate, Bloco C, 1º ao 3º pavimento | CEP: 70.308-200 | Brasília-DF | Telefone: (61) 3255-8900 | Site: www.ebserh.gov.br Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares – Ministério da Educação Caderno Ebserh de MANUTENÇÃO PREDIAL _ Volume I – Produzido pelo Serviço de Apoio à MANUTENÇÃO PREDIAL E OBRAS – Brasília: EBSERH – Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares, 2016. 35p. Palavras-chaves: 1 – Caderno; 2 – Processo; 3 – Melhores práticas. ISBN 978-65-80110-02-5
  • 5. CADERNO DE PROCESSOS E PRÁTICAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL Volume I 1ª edição – 2018
  • 6. ROSSIELI SOARES DA SILVA Ministro de Estado da Educação KLEBER DE MELO MORAIS Presidente PAULO HENRIQUE BEZERRA RODRIGUES COSTA Diretor Vice-Presidente Executivo ARNALDO CORREIA DE MEDEIROS Diretor de Atenção à Saúde JAIME GREGÓRIO DOS SANTOS FILHO Diretor de Administração e Infraestrutura EULER DA CUNHA FONSECA Diretor de Orçamento e Finanças RENATA TIEMI MIYASAKI Diretor de Gestão de Pessoas - Substituto FABIANO PEREIRA CÔRTES Diretor de Gestão de Processos e Tecnologia da Informação
  • 8.
  • 10. INTRODUÇÃO Desde a sua criação, em 2012, a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares vem empreendendo iniciativas junto aos hospitais universitários federais com o intuito de modernizar a gestão e reforçar o papel estratégico na formação de profissionais de saúde, na prestação de assistência à saúde à população usuária do Sistema Único de Saúde (SUS) e no desenvolvimento do conhecimento científico e tecnológico. O presente trabalho contribui para esses objetivos não só porque qualifica o conteúdo abordado no Modelo de Referência de Manutenção Predial, mas principalmente ao escolher a construção coletiva como princípio para a definição das melhores práticas em toda a rede Ebserh. O Caderno de Processos e Práticas teve início em agosto de 2017 e contou com reuniões presenciais, visita a 4 hospitais de diferentes Unidades da Federação e 370 questionários respondidos em plataforma online especialmente disponibilizada para a atividade. De forma esquemática, o projeto percorreu as seguintes etapas: CONHECER ESTRUTURAR CONSULTAR CONSOLIDAR 03 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 11. DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA E PACTUAÇÃO DOS RESULTADOS A dinâmica colaborativa com que se procedeu todas as etapas do projeto e a conclusão deste documento contendo consensos sobre as melhores práticas a serem adotadas pelos serviços afetos à manutenção predial demonstrou a força e o potencial da rede para a troca de conhecimento e experiências, mas, principalmente, evidenciaram o potencial de produção tecnológica aplicada e reproduzível, devidamente alinhado a legislação e evidências científicas no tema. Como alicerce do método desenvolvido para esse trabalho, a equipe envolvida apoiou-se na gestão de processos como maneira de abordar, interfuncionalmente, as diferentes práticas de manutenção predial. Tal visão permitiu enxergar o trabalho para além das tradicionais barreiras funcionais e viabilizar a infraestrutura física necessária para oferta da atenção à saúde e dos cenários de prática para o ensino e pesquisa focando nos processos de manutenção predial. Além disso, a visão de processos forneceu aos hospitais da rede uma plataforma comum que permitiu a troca de experiências entre hospitais de diferentes realidades o que acabou por gerar a riqueza das práticas descritas neste documento. As práticas recomendadas para cada uma das atividades permite às equipes de manutenção predial da Rede Ebserh maior clareza quanto aos direcionamentos para uma boa prática em manutenção predial, possibilitando a padronização das atividades e a criação de indicadores capazes de informar a evolução da infraestrutura física de cada hospital da Rede, além do potencial de melhoria. 04 INTRODUÇÃO
  • 12. DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA E PACTUAÇÃO DOS RESULTADOS Nas próximas páginas do documento, o leitor encontra o método detalhado de construção do Caderno de Melhores Práticas e os capítulos referentes a cada processo: Triar e Avaliar Demandas, Planejar Manutenção Preventiva e preditiva, Planejar Serviço Eventual, Abrir Ordem de Serviço, Adquirir Peças, Materiais e Ferramentas, Executar Manutenção Predial, Descartar Peças e Materiais e Avaliar e Ajustar Manutenção. Boa leitura! 05 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 14. METODOLOGIA A metodologia é detalhada em seis etapas que aconteceram de maneira cronológica, a saber: Definição do escopo do projeto e dos processos base; Levantamento de práticas in loco; Consolidação e enquadramento do material levantado; Consulta de opinião; Tabulação dos resultados e crivo técnico; e Construção de consensos. Para entendimento da metodologia é importante, antes, apresentar alguns conceitos utilizados e criados para a concepção desse projeto.  Processo/fluxo base: fluxo de atividades que representam de maneira geral um processo organizacional. É uma representação agregada das atividades de um determinado processo que é executado em diferentes organizações, no caso, hospitais. Para esse trabalho, foram definidos oito processos base que representavam de geral a realidade dos processos de Manutenção Predial da rede EBSERH.  Atividades: ações que compõe o processo base sendo o primeiro nível de detalhamento do processo.  Prática: a forma de execução de determinada atividade vista sob um (ou vários) enfoque(s) (executor, frequência, sistema etc.) preestabelecido(s). É um segundo nível de detalhamento e foco deste trabalho. DEFINIÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO E DOS PROCESSOS BASE A primeira etapa da construção do Caderno foi a definição de quais processos seriam trabalhados. Esta etapa foi desenvolvida ainda na sede, com as equipes técnicas do Serviço de Apoio à Manutenção Predial e Obras e do Serviço de Mapeamento e Análise de Processos. 07 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 15. DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA E PACTUAÇÃO DOS RESULTADOS Foram priorizados processos dentro das seguintes premissas: Embora houvesse uma ideia inicial de quais seriam os processos, admitia-se, desde o início, que ao longo do levantamento das práticas poderiam haver alterações conforme visita na realidade dos hospitais. Após a definição dos processos que seriam tratados, realizou-se a construção do fluxo base de cada um dos processos. Estes fluxos foram desenhados segundo a notação Business Process Modeling Notation (BPMN), e tinham como intuito representar de maneira ampla cada um dos processos a serem trabalhados para que os hospitais pudessem se identificar com o material descrito. As atividades incorporadas ao fluxo base deveriam ser capazes de promover o levantamento de pontos polêmicos ou práticas diferenciadas nos hospitais da rede. AUSÊNCIA DE REFERÊNCIA OU INSUFICIENTE CLAREZA DE ESCOPO OU ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS PROCESSOS COM PRÁTICAS BASTANTE VARIÁVEIS NOS HOSPITAIS DA REDE IMPACTO NA DISPONIBILIDADE DE INFRAESTRUTURA FÍSICA PARA ATENDIMENTO À SAÚDE E PARA PRÁTICA DE ENSINO E PESQUISA 08 METODOLOGIA
  • 16. Os processos inicialmente definidos foram: LEVANTAMENTO DE PRÁTICAS IN LOCO Após a definição dos processos que seriam trabalhados, deu-se início ao levantamento das práticas junto aos hospitais universitários. A escolha dos hospitais para esse levantamento foi feita com intuito de encontrar a maior diversidade de práticas e diferentes graus de maturidade. Por isso, foram escolhidos hospitais que possuíam modelos diferentes de execução dos serviços e realidades distintas. No total, foram visitados quatro hospitais da rede, a saber: Hospital Universitário Professor Edgard Santos (HUPES), Salvador – BA; Hospital das Clínicas da Universitário Federal de Minas Gerais (HC- UFMG), Belo Horizonte – MG; Hospital Universitário Júlio Muller (HUJM), Cuiabá - MT e Hospital Universitário Professor Alberto Antunes (HUPAA), Maceió – AL. 09 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL 1. TRIAR E AVALIAR DEMANDA 3. PLANEJAR SERVIÇOS EVENTUAIS 2. PLANEJAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA E PREDITIVA 4. ABRIR ORDEM DE SERVIÇO 5. ADQUIRIR PEÇAS E MATERIAIS 7. DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS 6. EXECUTAR MANUTENÇÃO PREDIAL 8. AVALIAR E AJUSTAR MANUTENÇÃO
  • 17. DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA E PACTUAÇÃO DOS RESULTADOS As visitas foram feitas em acordo com os chefes dos respectivos Setores de Infraestrutura Física e governança do hospital e duravam em média cinco dias. Durante as visitas eram feitas, em média, duas reuniões por processo para que fossem levantadas as práticas do hospital referentes a cada um dos processos base e, após a construção do documento, os interlocutores validavam as informações coletadas. Além das reuniões de coleta, eram apresentadas as dependências do hospital ou da universidade para que fossem observados os processos na prática. Ao final das visitas, tinha-se uma planilha com as práticas referentes a cada atividade dos processos e um arquivo com diversas oportunidades de melhorias identificados.. CONSOLIDAÇÃO E ENQUADRAMENTO DO MATERIAL LEVANTADO Concluídas as visitas a todos os hospitais, foi realizado um trabalho de enquadramento das informações levantadas para verificar se as atividades inicialmente pensadas eram representativas considerando o universo dos hospitais e se os processos estavam aderentes à realidade dos Setores de Infraestrutura Física visitados. O primeiro passo foi adequar os processos base inicialmente propostos de forma que pudessem se tornar um material de consulta rápida e de fácil entendimento. Importante ressaltar que os fluxos e práticas descritos não tratam de discussões em nível de procedimentos operacionais padronizados, mas os embasam oportunamente para se alinhar com a realidade local de cada instituição. 10 METOLOGIA
  • 18. Seguiram-se os ajustes em atividades e práticas que foram, então, desdobradas de acordo com o enfoque que se pretendia avaliar, de maneira que uma atividade poderia ter mais de uma prática. Por exemplo: para uma atividade X, definia-se o enfoque que se pretendia analisar, digamos “executor” e “frequência de realização” da atividade X. Listavam-se, então, as práticas encontradas nos hospitais referentes a executor e às diferentes frequências daquela atividade. Neste momento, a equipe técnica da sede contribuiu com a realidade de outros hospitais, tanto da rede como hospitais particulares, para que fossem incluídas as melhores práticas do mercado. Ao final, tinham-se os processos base revisados e as diferentes práticas de cada atividade dos processos. CONSULTA DE OPINIÃO Tendo a definição das práticas em que se buscava obter consenso sobre as mais recomendadas, foi desenvolvido questionário para coleta de informações por meio da Plataforma Moodle. Cada instituição pôde indicar a equipe que teria acesso à Plataforma, sem qualquer restrição. O questionário com as práticas levantadas para cada processo foi inserido no Moodle juntamente com a imagem do respectivo fluxo. Cada pergunta se referia a um enfoque de uma determinada atividade de forma que as opções de resposta eram as diferentes práticas levantadas nas etapas anteriores. O interlocutor deveria optar por aquela que ele julgasse a mais recomendada, havendo também um campo aberto para justificar a escolha ou realizar alguma observação. Havia ainda a possibilidade de anexação de documentos que pudessem enriquecer o debate. Tais questionários ficaram disponíveis de 15/02/2018 à 01/03/2018. 11 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 19. Embora os questionários tenham sido disponibilizados por pouco tempo, os painéis demonstram ampla adesão da Rede para o preenchimento. * O processo P0 continham perguntas sobre o serviço de Manutenção Predial de uma maneira geral. 12 55 46 41 39 40 38 38 37 36 P0 P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 Processos Quantidade de Respostas por Processo METOLOGIA
  • 20. 13 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL 9 8 9 18 16 27 18 2 10 1 18 18 10 18 18 2 18 9 22 9 17 3 1 7 7 10 29 9 18 9 Quantidade de Respostas por HUF
  • 21. DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA E PACTUAÇÃO DOS RESULTADOS 14 TABULAÇÃO DOS RESULTADOS E AVALIAÇÃO TÉCNICA Após a divulgação dos questionários e terminado o prazo para preenchimento pelos hospitais, foi realizada a tabulação das respostas para identificar as práticas eleitas (escolhidas, indicadas) pela rede Ebserh como as mais recomendadas. Foi estabelecido um mínimo de 50% das respostas válidas para que uma prática fosse considerada a mais recomendada. Em seguida, a equipe técnica na sede avaliou as respostas a fim de garantir que as práticas escolhidas estivessem de acordo as diretrizes da Ebserh e ao alcance de práticas adotadas pelo mercado. Dessa forma, após tabulação e crivo técnico, chegou-se às práticas recomendadas para a grande maioria das atividades evidenciadas nos processos base. CONSTRUÇÃO DE CONSENSOS As práticas que não tiveram adesão de mais de 50% dos participantes também foram discutidas pela equipe técnica da sede para que se chegasse a um consenso. Ao final do debate, foram definidas, para todos os processos, as melhores práticas a serem adotadas, possibilitando a construção da diretriz de Manutenção Predial para a rede Ebserh. METODOLOGIA
  • 22.
  • 24. FLUXO BASE DE MANUTENÇÃO PREDIAL Conforme apresentado anteriormente, o fluxo base indica os 8 processos para a execução da Manutenção Predial, representando de maneira ampla os procedimentos a serem trabalhados pelos hospitais. Para melhor identificação dos processos e das práticas recomendadas, apresenta-se novamente o fluxo base para consulta. Cada processo e suas práticas de referência estão apresentados a seguir de maneira detalhada. 17 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL 1. TRIAR E AVALIAR DEMANDA 3. PLANEJAR SERVIÇOS EVENTUAIS 2. PLANEJAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA E PREDITIVA 4. ABRIR ORDEM DE SERVIÇO 5. ADQUIRIR PEÇAS E MATERIAIS 7. DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS 6. EXECUTAR MANUTENÇÃO PREDIAL 8. AVALIAR E AJUSTAR MANUTENÇÃO
  • 25. Processo que descreve as atividades necessárias para triar e avaliar as demandas do serviço de manutenção predial. Identificada a necessidade de um serviço de manutenção, a área demandante solicita, via sistema, o serviço de manutenção necessário ao Setor de Infraestrutura Física. Após verificar as características da demanda e, se necessário, realizar visita ao local, a equipe do SIF define o tipo de manutenção a ser realizada no equipamento/sistema, podendo este ser um serviço eventual ou uma manutenção corretiva. Caso seja verificado que a demanda é referente a um serviço eventual, inicia-se o processo 3 denominado "Planejar Serviço Eventual". Caso seja verificado que a demanda é referente a um serviço de manutenção corretiva, a equipe do SIF verifica o registro histórico do equipamento/sistema, checando se há serviço de manutenção registrado. Caso se trate de um equipamento/sistema com chamados recorrentes, deve-se avaliar a possibilidade de substituição. Caso a manutenção corretiva seja considerada viável para o equipamento/sistema, o sistema realiza uma priorização automática, de acordo com critérios predefinidos. A seguir encontram-se as principais práticas relacionadas a este processo. PROCESSO 1. TRIAR E AVALIAR DEMANDA 18 PRÁTICAS RECOMENDADAS – TRIAR E AVALIAR DEMANDA
  • 26. SOLICITAR SERVIÇO DE MANUTENÇÃO VERIFICAR CARACTERÍSTICAS DA DEMANDA VISITAR LOCAL DA MANUTENÇÃO SOLICITADA VISITAR LOCAL DA MANUTENÇÃO SOLICITADA DEFINIR TIPO DE MANUTENÇÃO ENVIAR PARA ANÁLISE DO SIF SOLICITAR SERVIÇO DE MANUTENÇÃO 1 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto aos principais dados para solicitar o serviço de manutenção: Local da manutenção e descrição do problema, informações de contato do demandante, especialidade (hidráulica, civil, marcenaria, vidraçaria, pintura, etc) ou sistema (caldeira, refrigeração, elevador, etc), número de patrimônio, caso aplicável. Quanto ao responsável pela abertura de chamados de manutenção: Cada setor possui um ou dois colaboradores treinados responsáveis pela abertura de chamados de manutenção daquele setor. Quanto ao responsável por verificar as características da demanda e quais características devem ser observadas: Um responsável da contratada recebe todas as demandas e analisa de acordo com a matriz de priorização elaborada pelo HU. TRIAR E AVALIAR DEMANDA1 Quanto à de solicitação do serviço de manutenção: A solicitação é realizada através de sistema, com opções pré-definidas, orientando o preenchimento do demandante. 1 MOODLE 1 2 4 5 6 7 VERIFICAR CARACTERÍSTICAS DA DEMANDA 2 VISITAR LOCAL DA MANUTENÇÃO SOLICITADA 4 2 VERIFICAR HISTÓRIO DO EQUIPAMENTO/SISTE MA 8 Quanto ao responsável por visitar o local da manutenção e quais demandas possuem essa necessidade: As demandas devem ser observadas in loco pela contratada que, caso ache necessário, deverá solicitar a visita do SIF também. 4 INFORMAR IMPROCEDÊNCIA AO DEMANDANTE 3 MOODLE MOODLE CRIVO TÉCNICO CRIVO TÉCNICO 19 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL CLASSIFICAR NÍVEL DO CHAMADO/DEMANDA SOLICITAR SUBSTITUIÇÃO DO EQUIPAMENTO / SISTEMA 9 ACIONAR EMPRESA RESPONSÁVEL 10 11
  • 27. ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto à maneira de manter registro/consulta a histórico de manutenções dos equipamentos: O registro histórico é importante e deve ser mantido no sistema de manutenção Quanto aos tipos de manutenção presentes no HU: Manutenção corretiva, preventiva, preditiva e serviços eventuais. 6 MOODLE MOODLE 8 1 TRIAR E AVALIAR DEMANDA DEFINIR TIPO DE MANUTENÇÃO 6 VERIFICAR REGISTRO HISTÓRICO DO EQUIPAMENTO / SISTEMA 8 CLASSIFICAR NÍVEL DO CHAMADO/DEMANDA 9 20 PRÁTICAS RECOMENDADAS – TRIAR E AVALIAR DEMANDA SOLICITAR SERVIÇO DE MANUTENÇÃO VERIFICAR CARACTERÍSTICAS DA DEMANDA VISITAR LOCAL DA MANUTENÇÃO SOLICITADA VISITAR LOCAL DA MANUTENÇÃO SOLICITADA DEFINIR TIPO DE MANUTENÇÃO ENVIAR PARA ANÁLISE DO SIF 1 2 4 5 6 7 VERIFICAR HISTÓRIO DO EQUIPAMENTO/SISTE MA 8 INFORMAR IMPROCEDÊNCIA AO DEMANDANTE 3 CLASSIFICAR NÍVEL DO CHAMADO/DEMANDA SOLICITAR SUBSTITUIÇÃO DO EQUIPAMENTO / SISTEMA 9 ACIONAR EMPRESA RESPONSÁVEL 10 11 SOLICITAR SUBSTITUIÇÃO D EQUIPAMENTO / SISTEMA 10 Quanto ao responsável por realizar o pedido de substituição de equipamentos: A equipe do SIF é a responsável por solicitar substituição de equipamentos. Quanto às características mínimas para que o equipamento seja substituído: Os equipamentos são substituídos quando a análise de custo benefício for favorável e/ou se ele for antieconômico, mediante estudo técnico. MOODLE MOODLE 10 Quanto à comunicação/notificação à área demandante, caso o serviço não possa ser executado: A área demandante é informada e pode acompanhar as ordens de serviço via sistema. 9 MOODLE
  • 28. Processo que descreve as atividades necessárias para planejar manutenção preventiva e preditiva. A equipe de engenheiros do SIF define os equipamentos/sistemas/instalações a serem incluídos na lista de manutenção preventiva e preditiva. Após elencar os equipamentos/sistemas/instalações com necessidade de manutenção preventiva e preditiva, elabora-se um cronograma especificando as atividades, rotinas e periodicidade das manutenções de cada item. Na data programada, a equipe do SIF verifica na planilha de registros de quem é a responsabilidade pela manutenção preventiva e preditiva, uma vez que alguns equipamentos/sistemas/instalações podem estar período de garantia. Caso a verificação do responsável pela manutenção indique que o equipamento/sistema/instalação não possui contrato vigente e não se encontra no período de garantia, a equipe do SIF solicita a contratação de empresa especializada para manutenção específica do equipamento/sistema/instalação em questão. Caso a intervenção seja complexa ou resulte em grandes paralisações, a equipe do SIF informa a manutenção preditiva e preditiva aos envolvidos por e-mail ou documento formal. Os setores envolvidos devem dar ciência do recebimento do comunicado. 21 PROCESSO 2. PLANEJAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA E PREDITIVA PRÁTICAS RECOMENDADAS – PLANEJAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA E PREDITIVA
  • 29. DEFINIR EQUIPAMENTOS/ SISTEMAS/ INSTALAÇÕES A SEREM INCLUÍDOS NA MP 1 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto ao responsável por elaborar a lista de equipamentos com necessidade de MP: Equipe de engenheiros do SIF, antes da elaboração do contrato. Quanto ao local para se manter registro da lista de MP: No sistema de gestão da manutenção predial (software). Quanto ao horizonte de planejamento para previsão de datas da MP: O planejamento inicial é anual e revisto constantemente, de forma dinâmica. 22 Quanto aos critérios para definir a lista dos equipamentos com necessidade de Manutenção Preventiva e Preditiva (MP): Criticidade do equipamento, indicação do fabricante e o local em que ele está instalado. 1 MOODLE MOODLE INVENTARIAR TODOS OS EQUIPAMENTOS/ SISTEMAS PARA MP 2 3 MOODLE MOODLE MOODLE Quanto aos envolvidos na elaboração do cronograma da MP: A elaboração é feita pela equipe da contratada com posterior validação do SIF. MOODLE CRIAR CRONOGRAMA DE MP 3 DEFINIR EQUIPAMENTOS/ SISTEMA/ INSTAÇÕES A SEREM INCLUÍDOS NA MP INVENTARIAR TODOS OS EQUIPAMENTOS/ SISTEMAS PARA MP CRIAR CRONOGRAMA DE MP 1 2 3 SOLICITAR CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA 6 INFORMAR ENVOLVIDOS SOBRE REALIZAÇÃO DA MP 8 VERIFICAR DISPONIBILIDADE DOS ENVOLVIDOS 7 Quanto aos envolvidos no inventário dos equipamentos e sistemas: O inventário deve ser realizado pela contratada no início do contrato, podendo ser atualizado conforme necessidade. 2 MOODLE 2 PLANEJAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA E PREDITIVA CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL VALIDAR CRONOGRAMA DE MP 4 VERIFICAR RESPONSABILIDADE DA MANUTENÇÃO PROGRAMADA 5
  • 30. INFORMAR ENVOLVIDOS SOBRE REALIZAÇÃO DA MP 8 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO 23 Quanto à divulgação mínima da MP: Por e-mail ou documento formal para as áreas envolvidas, dependendo da complexidade da intervenção. Os setores envolvidos devem dar ciência do recebimento do comunicado. 8 MOODLE 2 PLANEJAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA E PREDITIVA CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL DEFINIR EQUIPAMENTOS/ SISTEMA/ INSTAÇÕES A SEREM INCLUÍDOS NA MP INVENTARIAR TODOS OS EQUIPAMENTOS/ SISTEMAS PARA MP CRIAR CRONOGRAMA DE MP 1 2 3 SOLICITAR CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA 6 INFORMAR ENVOLVIDOS SOBRE REALIZAÇÃO DA MP 8 VERIFICAR DISPONIBILIDADE DOS ENVOLVIDOS 7 VALIDAR CRONOGRAMA DE MP 4 VERIFICAR RESPONSABILIDADE DA MANUTENÇÃO PROGRAMADA 5
  • 31. Processo que descreve as atividades necessárias para planejar serviços eventuais de manutenção predial. Com o recebimento da solicitação e/ou classificação de uma demanda como Serviço Eventual, a equipe do SIF e a Comissão de Infraestrutura Física realizam o levantamento das necessidades e ambientes da intervenção. Caso seja necessário a elaboração de projeto, a equipe de manutenção da contratada elabora o projeto de adequação e encaminha para aprovação pela equipe do SIF. Caso haja necessidade de ajustes, a empresa contratada deve revisar o projeto e encaminhá-lo novamente para validação. Caso não haja necessidade de elaborar projeto de adequação ou caso o projeto seja validado pelo Setor de Infraestrutura Física, a empresa contratada elabora o orçamento e encaminha para análise e aprovação pelo SIF. É analisada a compatibilidade do orçamento recebido com o preço de mercado e a viabilidade da realização do serviço eventual. Caso a realização do serviço eventual seja considerada viável pela comissão de infraestrutura física, ele deve ser autorizado pela governança. PROCESSO 3. PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL 24 PRÁTICAS RECOMENDADAS – PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL
  • 32. REALIZAR ANÁLISE DE SERVIÇO EVENTUAL ELABORAR PROJETO DE ADEQUAÇÃO ANALISAR PROJETO INFORMAR INTERESSADOS ELABORAR PROJETO DE ADEQUAÇÃO 2 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto ao responsável pela identificação dos serviços eventuais de manutenção: Equipe do SIF e a Comissão de Infraestrutura Física. Quanto à análise do serviço eventual: Deve ser analisado se o serviço deve ser considerado como eventual ou se ele está enquadrado como obras e reformas. Para realizar a distinção deverá ser utilizado o checklist de classificação. 1 MOODLE 1 2 3 4 REVISAR PROJETO 5 ELABORAR ORÇAMENTO 6 2 AGENDAR SERVIÇO EVENTUAL ANALISAR ORÇAMENTO 7 AUTORIZAR SERVIÇO EVENTUAL 8 9 REALIZAR ANÁLISE DE SERVIÇO EVENTUAL 1 INFORMAR INTERESSADOS SOLICITAR REVISÃO DO ORÇAMENTO 10 11 Quanto ao responsável pela elaboração dos projetos de serviço eventual de manutenção: Empresa de manutenção contratada. MOODLE 3 Quanto ao responsável pela validação dos projetos de serviço eventual de manutenção: Equipe do SIF. ANALISAR PROJETO 3 MOODLE PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL3 CRIVO TÉCNICO 25 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 33. LEVANTAR AS NECESSIDADES E AMBIENTES DA INTERVENÇÃO ELABORAR PROJETO DE ADEQUAÇÃO ANALISAR PROJETO INFORMAR INTERESSADOS AUTORIZAR SERVIÇO EVENTUAL 8 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto ao responsável por autorizar o serviço eventual de manutenção: O Serviço eventual é validado pela Comissão de Infraestrutura Física e autorizado pela Governança. Quanto ao valor mensal para o teto orçamentário de serviços eventuais de manutenção: Percentual definido em contrato. 6 1 2 3 4 REVISAR PROJETO 5 ELABORAR ORÇAMENTO 6 8 3 PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL AGENDAR SERVIÇO EVENTUAL ANALISAR ORÇAMENTO 7 AUTORIZAR SERVIÇO EVENTUAL 8 9 ELABORAR ORÇAMENTO 6 INFORMAR INTERESSADOS SOLICITAR REVISÃO DO ORÇAMENTO 10 11 Quanto ao agendamento do serviço eventual de manutenção: O agendamento é realizado por memorando, com autorização da Governança, caso tenha impacto no serviço assistencial. MOODLE 9 AGENDAR SERVIÇO EVENTUAL 9 CRIVO TÉCNICO CRIVO TÉCNICO PRÁTICAS RECOMENDADAS – PLANEJAR SERVIÇO EVENTUAL 26
  • 34. Processo que descreve as atividades necessárias para abrir a ordem de serviço de manutenção predial. O conteúdo da Ordem de Serviço é definido automaticamente via sistema, no entanto alguns campos devem ser preenchidos apenas no momento de execução e fechamento da OS. 1) Os elementos mínimos que devem conter no momento de emissão da OS: data e hora da abertura da OS, informações de contato do requisitante, descrição do serviço, localização, especialidade (hidráulica, civil, marcenaria, vidraçaria, pintura, etc.) ou sistema (caldeira, refrigeração, elevador, etc.), priorização do serviço e prazo previsto de execução; 2) Elementos mínimos que devem ser preenchidos durante a execução da OS: técnico responsável pela execução, materiais e peças utilizadas durante a execução da OS; 3) Elementos mínimos que devem ser preenchidos no momento de fechamento da OS: data e hora de fechamento da OS. A OS é emitida automaticamente via sistema, após a triagem realizada pela equipe do SIF, em seguida ela é encaminhada, via sistema, ao supervisor/encarregado da contratada. O supervisor/encarregado da empresa contratada assina/dá ciência, via sistema, na OS comprovando o recebimento. A partir da ciência da contratada, inicia-se a contagem do prazo previsto para execução daquela OS. PROCESSO 4. ABRIR ORDEM DE SERVIÇO 27 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 35. DEFINIR CONTEÚDO DA ORDEM DE SERVIÇO EMITIR ORDEM DE SERVIÇO ENCAINHAR PARA O RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO DO SERVIÇO INCREMENTAR CONTEÚDO DA OS 1 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto ao responsável pela emissão da OS após o chamado pela unidade demandante: A emissão é automática pelo sistema, a OS é criada após ter sido aprovada no processo de triagem realizado pela contratada. Quanto ao encaminhamento da OS para o responsável pela execução: O encarregado da contratada deve encaminhar a OS para o responsável, de acordo com o tipo de serviço. 28 PRÁTICAS RECOMENDADAS – ABRIR ORDEM DE SERVIÇO Quanto aos elementos mínimos para conter em uma OS: Data e hora da abertura da OS, Informações de contato do requisitante e descrição do serviço; Localização e especialidade (hidráulica, civil, marcenaria, vidraçaria, pintura, etc.) ou sistema (caldeira, refrigeração, elevador, etc.); Priorização do serviço e prazo de execução; Técnico para realizar a manutenção, durante a execução da OS; Materiais e peças utilizadas durante a execução da OS. 1 MOODLE 1 2 3 EMITIR ORDEM DE SERVIÇO 2 2 Quanto à autorização da fiscalização para execução da OS: Para serviços eventuais, serviços complexos, serviços que impactam no funcionamento do hospital e serviços que envolvem contratação de outra empresa terceirizada; Quando o equipamento fica indisponível ou necessita troca de peças... ENCAMINHAR PARA O RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO DO SERVIÇO 3 3 MOODLE MOODLE ABRIR ORDEM DE SERVIÇO 4 CRIVO TÉCNICO
  • 36. Processo que descreve as atividades necessárias para adquirir peças, materiais e ferramentas. Após o recebimento das Ordens de Serviço, a equipe de manutenção da contratada deve realizar levantamento in loco de peças, materiais e ferramentas que serão necessários para executar o serviço e verificar sua inclusão em contrato. Quando não estiver incluído no contrato ou sempre que houver necessidade de aquisição de peça/material/ferramenta pela contratada, a equipe da SIF deve autorizar o fornecimento mediante apresentação de pedido de autorização. Tal autorização deve ser incluída como anexo à OS. O prazo para aquisição de peças, materiais e ferramentas deve ser estipulado em Contrato e deve fazer parte do Instrumento de Medição de Resultado. PROCESSO 5. ADQUIRIR PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS 29 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 37. REALIZAR LEVANTAMENTO IN LOCO DE PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS VERIFICAR SE AS PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS ESTÃO INCLUSAS NO CONTRATO EM VIGOR SOLICITAR PEÇAS À CONTRATADA AUTORIZAR O FORNECIMENTO PELA CONTRATADA VERIFICAR SE AS PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS ESTÃO INCLUSAS NO CONTRATO EM VIGOR 3 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto à solicitação de peças à empresa contratada: A solicitação é realizada via sistema, vinculada à Ordem de Serviço. Quanto aos elementos mínimos no pedido de autorização de fornecimento de peças e materiais da contratada : Descritivo da peça e quantitativo necessário; Justificativa de utilização; Pesquisa de preço contendo 3 orçamentos, no caso de peças que não estejam no regime de preços do contrato. Quanto às peças para compor o contrato de manutenção: Peças, materiais e ferramentas necessárias para realizar quaisquer serviços requisitados do SIF abrangidos pelo contrato de manutenção. Recomenda-se que a contratada tenha um estoque mínimo no hospital. 3 MOODLE 1 3 4 6 SOLICITAR PEÇA À CONTRATADA 4 4 5 ADQUIRIR PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS Quanto ao recebimento de peças para executar os serviços de manutenção: O recebimento é registrado no sistema, dando baixa no item recebido. AUTORIZAR FORNECIMENTO PELA CONTRATADA 6 6 RECEBER PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS PARA EXECUÇÃO DA MANUTENÇÃO 7 7 MOODLE MOODLE RECEBER PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS PARA EXECUÇÃO DA MANUTENÇÃO 7 MOODLE 30 PRÁTICAS RECOMENDADAS – ADQUIRIR PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS CONSULTAR ESTOQUE DE PEÇAS 2 REALIZAR LICITAÇÃO PARA COMPRA DOS MATERIAIS 5 Quanto ao estoque: O estoque pode possuir peças novas compradas pelo HU ou peças para reaproveitamento. 2 MOODLE CONSULTAR ESTOQUE DE PEÇAS 2
  • 38. Processo que descreve as atividades necessárias para executar manutenção predial. O supervisor/encarregado da empresa terceirizada designa o(s) técnico(s) responsável(eis) que irá realizar a manutenção. A equipe técnica de manutenção terceirizada recebe a OS e caso seja um serviço de manutenção preventiva e preditiva ou serviço eventual, a equipe terceirizada verifica se o serviço foi previamente agendado. Caso seja uma OS de manutenção corretiva, a equipe terceirizada deve avaliar tecnicamente a demanda. Após a designação do técnico responsável, ele deve providenciar as ferramentas necessárias para a realização de ensaios e testes de funcionamento do equipamento/sistema, que devem ser padronizados de acordo com checklist. O checklist deve ser elaborado de acordo com normativos, legislações e orientações do fabricante. Vale ressaltar que os testes e seus resultados devem ser registrados no sistema de manutenção predial, vinculados à OS. Após os testes e ensaios o técnico de manutenção realiza o serviço seguindo a OS. Existe um prazo máximo de atendimento da demanda definido em contrato, de acordo com a complexidade do serviço e a criticidade da área envolvida. Havendo necessidade de dilatação do prazo da execução do serviço, o responsável da empresa contratada deve fazer um pedido formal para o fiscal do contrato, sempre registrando na OS. PROCESSO 6. EXECUTAR MANUTENÇÃO PREDIAL 31 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 39. ANALISAR ORDEM DE SERVIÇO CONFIRMAR DISPONIBILIDADE DO SETOR VERIFICAR NECESSIDADE DE PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS REALIZAR SERVIÇO DE MANUTENÇÃO REGISTRAR MANUTENÇÃO DO EQUIPAMENTO/SISTE MA ENCERRAR ORDEM DE SERVIÇO VERIFICAR NECESSIDADE DE PEÇAS, MATERIAIS E FERRAMENTAS 1 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto ao registro das manutenções realizadas durante o serviço de manutenção: Os testes são registrados no sistema de manutenção predial, vinculados à OS e ao sistema/equipamento. 32 PRÁTICAS RECOMENDADAS – EXECUTAR MANUTENÇÃO PREDIAL 1 2 3 4 5 6 REALIZAR SERVIÇO DE MANUTENÇÃO 3 REGISTRAR MANUTENÇÃO DO EQUIPAMENTO/ SISTEMA 5 5 MOODLE EXECUTAR MANUTENÇÃO PREDIAL6 Quanto ao bloqueio de equipamento na área assistencial: A contratada formaliza o pedido de bloqueio do equipamento com o SIF, que realiza o contato com a área assistencial. Quanto ao registro da necessidade das peças, materiais e ferramentas: É registrada no sistema de manutenção predial, vinculada à OS. 1 MOODLE MOODLE 7 Quanto ao encerramento da OS: É realizada pela contratada através do sistema e deve possuir assinatura da área demandante. 6 CRIVO TÉCNICO
  • 40. Processo que descreve as atividades necessárias para realizar o descarte de peças e materiais. Ao finalizar o serviço de manutenção e havendo peças ou materiais com necessidade de descarte, o técnico deve verificar se o elemento é patrimoniado. Caso o elemento seja patrimoniado, a Contratada deve informar ao SIF que deve solicitar que o Setor de Patrimônio encaminhe para a Unidade de Patrimônio, onde serão dadas as tratativas necessárias. Caso o elemento não seja patrimoniado, o Comitê Multidisciplinar de funcionários do HUF deve classificá-lo quanto ao tipo de descarte: Entulho, Resíduos especiais, Peças ou Sucatas. Caso o elemento seja classificado como entulho, a empresa contratada deve acondicionar o entulho na caçamba e alertar o responsável sobre seu recolhimento, sob risco de penalidade pela equipe do SIF. Caso o item seja classificado como peça ou item reaproveitável, a equipe de manutenção da terceirizada deve recolhê-lo. A gestão do estoque de peças reutilizáveis será de responsabilidade conjunta, da SIF e contratada. Deve ser dada prioridade no uso dessas peças em comparação com a compra pela Contratada. Caso o item seja classificado como sucata ou equipamento inservível, a equipe do SIF deve elaborar um laudo técnico e especificar os materiais da sucata, estimando a quantidade e valor. Caso o item seja classificado como outros resíduos, a equipe do SIF deve orientar a contratada sobre o local adequado de descarte de resíduos especiais. PROCESSO 7. DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS 33 PRÁTICAS RECOMENDADAS – DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS
  • 41. VERIFICAR SE O ELEMENTO É PATRIMONIADO ENCAMINHAR AO DEPÓSITO DO PATRIMÔNIO ACONDICIONAR NA CAÇAMBA RECOLHER PEÇA ANTIGA ELABORAR LAUDO TÉCNICO ENCAMINHAR PARA PATRIMÔNIO ENCAMINHAR AO DEPÓSITO DO PATRIMÔNIO 2 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto aos tipos de descarte realizados pelo HUF: Sucata; Entulho de obras; Peças e equipamentos reaproveitáveis; Outros resíduos (químicos, infectantes e perfurocortantes, comum e radioativo). Quanto ao responsável pela classificação do tipo de descarte: Um comitê multidisciplinar de funcionários do hospital. Recomenda-se que o comitê tenha pelo menos um membro da hotelaria, do SIF, do patrimônio e da CCIH. Quanto à contratação do serviço de caçamba: A caçamba deve estar contemplada no contrato de manutenção, sendo de responsabilidade da contratada. DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS7 Quanto ao responsável por realizar o transporte do bem para o Setor de Patrimônio: O Setor de Patrimônio. 2 MOODLE 1 2 4 5 6 7 CLASSIFICAR QUANTO AO TIPO DE DESCARTE 3 ACONDICIONAR NA CAÇAMBA 4 4 CLASSIFICAR QUANTO AO TIPO DE DESCARTE 3 MOODLE 3 MOODLE MOODLE INDICAR LOCAL ADEQUADO DE RESÍDUOS ESPECIAIS 8 Quanto ao responsável por requisitar o recolhimento da caçamba: A empresa contratada para executar a manutenção deve alertar a empresa responsável pela caçamba para seu recolhimento, sob risco de penalidade pela equipe da SIF. MOODLE 35 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 42. VERIFICAR SE O ELEMENTO É PATRIMONIADO ENCAMINHAR AO DEPÓSITO DO PATRIMÔNIO ACONDICIONAR NA CAÇAMBA RECOLHER PEÇA ANTIGA ELABORAR LAUDO TÉCNICO ENCAMINHAR PARA PATRIMÔNIO RECOLHER PEÇA ANTIGA 5 ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto ao responsável por elaborar o laudo técnico, no caso de sucatas ou equipamentos inservíveis: O laudo técnico é elaborado pelos responsáveis técnicos da equipe do SIF, Hotelaria, Engenharia Clínica, TI ou área responsável. Quanto à comunicação com o patrimônio: A comunicação é formalizada via memorando. Quanto ao responsável por indicar o local de resíduos especiais: O SIF orienta a contratada sobre o local adequado de descarte de resíduos especiais, conforme definido pela hotelaria (Caderno de Boas Práticas, RDC específica e PGRSS). Quanto ao reaproveitamento de peças: Assim que o equipamento for recolhido, as peças reaproveitáveis são retiradas e armazenadas no estoque do HU. Deve-se manter registro de estoque para que as peças possam ser reutilizadas. A gestão do estoque de peças reutilizáveis é de responsabilidade conjunta, da SIF e contratada. 5 MOODLE 1 2 4 5 6 7 ELABORAR LAUDO TÉCNICO 6 ENCAMINHAR PARA PATRIMÔNIO 7 8 CLASSIFICAR QUANTO AO TIPO DE DESCARTE 3 MOODLE 6 MOODLE INDICAR LOCAL ADEQUADO DE RESÍDUOS ESPECIAIS 8 7 ENCAMINHAR PARA PATRIMÔNIO 8 7 DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIS CRIVO TÉCNICO 36 PRÁTICAS RECOMENDADAS – DESCARTAR PEÇAS E MATERIAIAS
  • 43. Processo que descreve as atividades necessárias para avaliar e ajustar manutenção predial. Realizado o serviço de manutenção, é necessário informar a Equipe Técnica do SIF para que a avaliação técnica seja realizada. Além disso, deve ser encaminhado o formulário de satisfação ao demandante do serviço para que ele avalie o serviço executado. Vale ressaltar que apenas serviços mais complexos devem ser necessariamente avaliados tecnicamente pela equipe do SIF, outros serviços podem ser avaliados tecnicamente de maneira amostral. O Fiscal do Contrato verifica a conformidade do serviço realizado utilizando um checklist específico e elabora um relatório de conformidade, levantando as observações realizadas durante a verificação ou inspeção da manutenção realizada. Caso o relatório apresente não conformidades, o fiscal do contrato deve solicitar os ajustes necessários à empresa contratada. Mediante o recebimento da solicitação de ajuste na manutenção, a equipe de manutenção da contratada deve encaminhar os responsáveis técnicos para solucionar as não conformidades apontadas no relatório. Após informação de conclusão do serviço, caso o relatório não apresente não conformidades, deve-se encerrar a OS. PROCESSO 8. AVALIAR E AJUSTAR MANUTENÇÃO 37 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 44. INFORMAR RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO RESPONDER PESQUISA DE SATISFAÇÃO INFORMAR EQUIPE DO SIF ATIVIDADE PRÁTICA RECOMENDADA NAT. DO CONSENSO Quanto aos elementos mínimos observados na avaliação técnica da manutenção: Verifica-se a conformidade do serviço realizado, uso correto de peças e materiais, limpeza do ambiente após o serviço, técnico que realizou o serviço e testes de funcionamento, caso aplicável. Quanto ao prazo para solução de não conformidades: Existe um prazo, definido em contrato, que varia de acordo com a criticidade da OS. AVALIAR E AJUSTAR MANUTENÇÃO8 38 PRÁTICAS RECOMENDADAS – AVALIAR E AJUSTAR MANUTENÇÃO Quanto ao formato de avaliação de satisfação: Deve ser feita dentro do sistema de manutenção e realizada ao final de cada Ordem de Serviço. 2 MOODLE 1 2 3 RESPONDER PESQUISA DE SATISFAÇÃO 2 4 VERIFICAR MANUTENÇÃO REALIZADA 4 SOLICITAR AJUSTE NA MANUTENÇÃO 5 MOODLE REABRIR ORDEM DE SERVIÇO 6 MOODLE Quanto à reabertura da OS: É realizada pela contratada dentro do sistema de manutenção. VERIFICAR MANUTENÇÃO REALIZADA 4 6 SOLICITAR AJUSTES NA MANUTENÇÃO 5 5 CRIVO TÉCNICO REABRIR ORDEM DE SERVIÇO 6 CRIVO TÉCNICO
  • 45.
  • 47. ABPMN – BPMN CBOK – Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – 1ª edição – 2013, v.3. BRASIL. AGU - Advocacia Geral da União. Manual de Fiscalização de Contratos. Brasília, 2013. Disponível em: < http://www.agu.gov.br/ > BRASIL. EBSERH – Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares. Caderno de Processos e Práticas de Hotelaria Hospitalar. Brasília, 2016. BRASIL. Governo Federal – Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Instrução Normativa 05, de 26 de maio de 2017. CALIL, Saide Jorge. Gerenciamento de Manutenção de Equipamentos Hospitalares. São Paulo: Saúde e Cidadania, Volume 11: 1998 FARIA, Carlos Alberto Belo Rodrigues de Matos. Gestão de Manutenção de Instalações e Equipamentos Hospitalares. Faculdade de Engenharia Universidade do Porto, 1999 KARMAN, Jarbas. Manual de manutenção hospitalar. São Paulo: Pini, 1994. KARMAN, Jarbas. Manutenção e segurança hospitalar preditivas. São Paulo: Estação Liberdade, IPH: 2011 BIBLIOGRAFIA 41 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 49. EQUIPE DE ELABORAÇÃO ANDRÉ BISINOTO MATIAS BÁRBARA VIANA MACHADO FEITOSA BRUNO SILVA ARAÚJO CÁSSIA RESENDE SILVA VITORINO JOÃO ANTÔNIO DE SANTA RITTA RONDINA LUANA RAMOS RIBEIRO LUISA JULIÃO BONFÁ KLEBER KUROSAWA SILVA KLECIUS GEORGIUS PALMA PEDRO HENRIQUE DE MOURA SANTOS PEDRO FERREIRA COSTA RAQUEL TAIRA HABE SANDRO MARTINS DOLGHI SETORES DE INFRAESTRUTURA FÍSICA DOS HOSPITAIS VISITADOS THAIS DE PAULA NASCIMENTO GUIMARÃES WILSON CUNHA COLABORADORES ENVOLVIDOS A PARTIR DO MOODLE ADRIANA VAZ ALEX FABIANO SANTANA LIMA ALICIO NUNES DOMINGUES ALINE FEITOZA CAMARA DE MEDEIROS ALINE CRISTINE DINIZ MAIA ALLAN SILVA ALLYNSON RICELLI FERNANDES DE SOUZA LINHARES ANTONIO MARINHO BRUNO LINDOSO DA NOBREGA BRUNO COSTA CASTRO ALVES CAMILA CARLA ARAUJO CARACIOLO CARLOS ALBERTO DE CASTRO OLIVEIRA JUNIOR DANIELLE SANTOS DAVI SOUZA DEBORA MARA COELHO SANTIAGO DIEGO MORAES DE OLIVEIRA DOUGLAS ANANIAS ALVARENGA ELDER VASCONCELOS ERICK MEDEIROS FLÁVIA GÓES DE VASCONCELOS GIOVANNI NETO HUGO RAFAEL GONÇALVES CAVALCANTE IGOR BRIM MENEZES IVANER OLIVEIRA RODRIGUES JOÃO PAULO DE OLIVEIRA E SILVA JOÃO CARLOS SOUZA DE ARRUDA JOELSON VITORIANO DOS SANTOS LIMA JOSE HALLYSON DE MOURA LIMA JOSIMAR CORCINO 43 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL
  • 50. LADIELSON SILVA LEANDRO AZEKA LEONARDO QUEIROZ LETÍCIA DE CASTRO CAPALDI LUCIANO SILVA ALMEIDA LUDMILA FERNANDES LUIZ HUMBERTO CAMILO LUIZ RICARDO DE CARVALHO LUIZ CARLOS DE SOUSA QUEIROGA JUNIOR MARCELO CAETANO DE SOUSA MARCO ANTONIO MOREIRA DA CUNHA MARIO JOSE MACHADO DE BARROS MOHAMAD YASIN PAULO ROBERTO DOS SANTOS PEDRO PAULO SOUSA CARDOSO RAINER QUANDT RODRIGO ICLES RABELO VANESSA PRISCYLA SANTOS DO NASCIMENTO WASHINGTON BATISTA DE SOUZA YURI DE CARVALHO GOMES 44 AGRADECIMENTOS
  • 51. Agradecimento especial às equipes dos hospitais que colaboraram com o levantamento de práticas de Manutenção Predial: HUPES - UFBA HC - UFMG HUJM - UFMT HUPAA - UFAL 45 CADERNO DE PRÁTICAS RECOMENDADAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL