Siconv.apostila de curso

2.321 visualizações

Publicada em

0 comentários
5 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
2.321
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
52
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
90
Comentários
0
Gostaram
5
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Siconv.apostila de curso

  1. 1. SICONV: ELABORAÇÃO DE PROJETOS
  2. 2. SICONV: ELABORAÇÃO DE PROJETOS Palestrante: Sérgio Pavan Margarido, economista formado pelo Instituto de Economia da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), em Campinas (SP), e mestre em Teoria Econômica pela UNICAMP. Foi Diretor Tributário e Secretário de Fazenda da Prefeitura Municipal de Maringá (PR) e Supervisor Departamental da Secretaria de Finanças da Prefeitura Municipal de Campinas (SP). Vem realizando programas de capacitação que abordam a captação de recursos federais e a utilização do SICONV desde 2008, quando o sistema foi criado. Seus cursos conquistaram posição de destaque no cenário nacional, tendo sido frequentados por milhares de profissionais de órgãos públicos, entidades privadas sem fins lucrativos, universidades e institutos de pesquisa. Entre em contato com o autor Comentários, sugestões, correções e críticas relacionados a este trabalho são bem recebidos. Envie-os para o e-mail convenios@spmsolucoes.com.br. PROMOÇÃO REALIZAÇÃO APOIO
  3. 3. ESCOLA DE GESTÃO PÚBLICA MUNICIPAL - EGEM A estrutura de organização de cursos, capacitações e eventos promovidos pela FECAM e pelas associações microrregionais estão sob a responsabilidade da Escola de Gestão Pública Municipal – EGEM. Como a presente proposta trata da realização de capacitação de técnicos municipais, entende-se que, por isso, a operacionalização das etapas é de responsabilidade da EGEM. A entidade realiza trabalho direto junto às associações de municípios, o que oportuniza uma execução uniforme, com redução de custos e acesso mais ágil ao público-alvo. FEDERAÇÃO CATARINENSE DE MUNICÍPIOS – FECAM ASSOCIAÇÕES DE MUNICÍPIOS DE SANTA CATARINA A Federação Catarinense de Municípios – FECAM trabalha há 30 anos em prol do fortalecimento das administrações públicas municipais. Juntamente com as associações de municípios de Santa Catarina, promove, periodicamente, ações que visem fomentar o desenvolvimento dos municípios. As duas entidades estão presentes na organização de mobilizações e eventos que visem atender às reivindicações municipais. CONTATOS DA EGEM: Telefone: (48) 3221.8800 E-mail: egem@egem.org.br Acesse a programação de cursos e eventos: www.egem.org.br
  4. 4. ÍNDICE 1. TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS DE RECURSOS FEDERAIS......................................................7 1.1 Transferências Voluntárias............................................................................................7 1.1.1. Transferências Voluntárias de Recursos Federais............................................................... 7 1.1.2. Convênio ............................................................................................................................. 7 1.1.3. Contrato de Repasse ........................................................................................................... 8 1.1.4. Termo de Cooperação......................................................................................................... 8 1.1.5. Termo de Parceria............................................................................................................... 8 1.2. PLANO DE TRABALHO E PROPOSTA DE TRABALHO ............................................................ 8 1.2.1. Plano de Trabalho ............................................................................................................... 8 1.2.2. Proposta de Trabalho.......................................................................................................... 9 1.3. DECRETO Nº 6.170/2007 E PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 127/2008 .........................10 2. PORTAL DOS CONVÊNIOS......................................................................................................11 2.1 PORTAL DOS CONVÊNIOS.................................................................................................11 2.2 CONSULTA DE PROGRAMAS PARA TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS FEDERAIS ................12 2.2.1 Acesso à Consulta de Programas ......................................................................................12 2.2.2 Consulta de Programas por Órgão Federal.......................................................................12 2.2.3 Pesquisa de Programas para Transferência de Recursos..................................................14 2.3 INFORMAÇÕES SOBRE PROGRAMAS PARA TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS FEDERAIS ...17 2.3.1 Abas com Informações sobre Programa...........................................................................17 2.3.2 Informações Principais sobre o Programa ........................................................................19 2.3.3 Informações sobre o(s) Objeto(s) do Programa................................................................20 2.3.4 Informações sobre a Contrapartida ..................................................................................21 3. CONCEITOS INICIAIS: PROBLEMAS, OBJETO E OBJETIVOS......................................................24 3.1 O QUE É UM PROJETO?.....................................................................................................24 3.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA................................................................................................24 3.2.1 Importância da Definição do Problema ............................................................................24
  5. 5. 2 3.2.2 Definição do Problema em Projetos para Captação de Recursos.....................................25 3.3 DEFINIÇÃO DO OBJETO (PRODUTO) DO PROJETO ............................................................26 3.3.1 Objeto (Produto) ...............................................................................................................26 3.3.2 Objetos de Programa de Transferência de Recursos........................................................26 3.3.3 Caracterização Detalhada do Objeto ................................................................................26 3.3.4 Caracterização Detalhada do Objeto e Especificações Técnicas.......................................27 3.4 DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS...............................................................................................28 3.4.1 Objetivos do Projeto..........................................................................................................28 3.4.2 Objetivos do Projeto e Objetivos do Programa de Transferência de Recursos ................29 3.5 ROTEIRO SUGERIDO PARA ELABORAÇÃO DE PROJETOS...................................................29 4. CRONOGRAMA FÍSICO: DEFINIÇÃO DE METAS E ETAPAS.......................................................30 4.1 DEFINIÇÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO...............................................................................30 4.2 DISCRIMINAÇÃO DE ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS..................................................30 4.2.1 Organização das Atividades em Níveis..............................................................................30 4.2.2 Objeto do Plano de Trabalho ............................................................................................30 4.2.3 Metas.................................................................................................................................31 4.2.4 Etapas................................................................................................................................33 4.3 ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO ..........................................................................33 4.3.1 Estrutura de Cronograma Físico........................................................................................33 4.3.2 Mensuração de Quantitativos de Metas e Etapas ............................................................36 4.3.3 Definição de Prazos para Execução de Metas e Etapas ....................................................37 4.3.4 Definição de Custos para Execução de Metas e Etapas....................................................37 5. ORÇAMENTO DO PROJETO: PLANILHA DE CUSTOS E PLANO DE APLICAÇÃO..........................42 5.1 ORÇAMENTO DO PROJETO................................................................................................42 5.1.1 Orçamento e Execução de Projeto....................................................................................42 5.1.2 Planilha de Custos .............................................................................................................42 5.1.3 Plano de Aplicação ............................................................................................................43
  6. 6. 3 5.1.4 Obediência à Planilha de Custos e ao Plano de Aplicação durante a Execução do Projeto.........................................................................................................................43 5.1.5 Alteração da Planilha de Custos e do Plano de Aplicação durante a Execução do Projeto.........................................................................................................................44 5.2 Elaboração de Planilha de Custos .....................................................................................44 5.2.1 Estrutura de Planilha de Custos ........................................................................................44 5.2.2 Retenções de Tributos e Contribuições ............................................................................46 5.2.3 Tributo ou Contribuição Patronal .....................................................................................46 5.2.4 Planilha de Custos no Caso de Obra ou Serviço de Engenharia........................................47 5.3 Plano de Aplicação ............................................................................................................48 5.3.1 Planilha de Custos e Plano de Aplicação...........................................................................48 5.3.2 Planilha de Custos e Plano de Aplicação no Caso de Obra ou Serviço de Engenharia......52 5.4 Contrapartida em bens e Serviços (Contrapartida não Financeira)..................................52 5.4.1 Definição ...........................................................................................................................52 5.4.2 Apuração do Valor Máximo da Contrapartida em Bens e Serviços ..................................53 5.4.3 Inclusão de Contrapartida em Bens e Serviços na Planilha de Custos e no Plano de Aplicação...........................................................................................................................................53 5.4.4 Apuração do Valor de Bens e Serviços Propostos como Contrapartida Não Financeira ..54 5.5 Planilha de Custos e Cronograma Físico ...........................................................................55 6. FONTES DE RECURSOS DO PROJETO E CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO...............................56 6.1 FONTES DE RECURSOS E CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO .............................................56 6.2 DEFINIÇÃO DAS FONTES DE RECURSOS PARA EXECUÇÃO DO PROJETO ..........................56 6.2.1 Repasse e Contrapartida...................................................................................................56 6.2.2 Cálculo do Valor Mínimo da Contrapartida com base no Valor do Objeto ......................56 6.2.3 Cálculo do Valor Mínimo da Contrapartida com base no Valor do Repasse ....................57 6.2.4 Cálculo do Valor Mínimo da Contrapartida com base no Valor do Repasse (no caso de desconto de taxa de administração de instituição mandatária)......................................................58 6.3 Cronograma de Desembolso.............................................................................................59
  7. 7. 4 6.3.1 Definição............................................................................................................................59 6.3.2 Estrutura de um Cronograma de Desembolso..................................................................59 6.3.3 Parcela de Cronograma de Desembolso ...........................................................................61 6.4 Elaboração de Cronograma de Desembolso.....................................................................62 6.4.1 Roteiro...............................................................................................................................62 6.4.2 Definição da Periodicidade de Desembolso de Recursos .................................................62 6.4.3 Preparação da Estrutura do Cronograma de Desembolso................................................63 6.4.4 Alocação da Contrapartida e do Repasse por Meta(s) e Etapa(s).....................................66 6.5 Cronograma Físico-Financeiro de Obra ou Serviço de Engenharia e Cronograma de Desembolso ......................................................................................................................................72 6.5.1 Cronograma Físico-Financeiro...........................................................................................72 6.5.2 Cronograma Físico-Financeiro e Cronograma de Desembolso.........................................74 7. SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS E CONTRATOS DE REPASSES (SICONV).........................78 7.1 Recursos Disponíveis no SICONV.......................................................................................78 7.2 Credenciamento e Cadastramento ...................................................................................79 7.3 Gerenciamento de Usuários..............................................................................................79 7.3.1 Perfis de Usuários do SICONV ...........................................................................................79 7.3.2 Acesso ao SICONV .............................................................................................................81 7.3.3 Gerenciamento de Usuários..............................................................................................82 8. INCLUSÃO DE PROPOSTA DE TRABALHO NO SICONV.............................................................88 8.1 MENU “PROPOSTAS”.........................................................................................................88 8.2 INCLUSÃO DE PROPOSTA DE TRABALHO ..........................................................................89 8.2.1 Identificação de Programa(s) para Transferência de Recursos.........................................89 8.2.2 Definição de Objeto(s) do Programa, da Contrapartida e dos Valores da Proposta ou do Plano.......................................................................................................................92 8.2.3 Confirmação da Seleção de Programa(s) ..........................................................................93 8.2.4 Registro das Demais Informações da Proposta de Trabalho ............................................94 8.2.5 Registro de Dados do(s) Repasse(s) ..................................................................................96
  8. 8. 5 8.2.6 Inclusão (Cadastramento) de Proposta de Trabalho ........................................................98 8.3 ABAS PARA INCLUSÃO DO PLANO DE TRABALHO...........................................................100 9. INCLUSÃO DE PARTICIPANTES NO SICONV...........................................................................101 9.1 PARTICIPANTES EM UM CONVÊNIO OU CONTRATO DE REPASSE..................................101 9.2 INCLUSÃO DE PARTICIPANTE NO SICONV.......................................................................101 9.2.1 Aba “Participantes”.........................................................................................................101 9.2.2 Inclusão de Interveniente ...............................................................................................102 10. INCLUSÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO NO SICONV...............................................................105 10.1 CRONOGRAMA FÍSICO.....................................................................................................105 10.2 INCLUSÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO NO SICONV ..........................................................106 10.2.1 Aba “Crono Físico” ..........................................................................................................106 10.2.2 Inclusão de Metas e Etapas.............................................................................................106 11. INCLUSÃO DE CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO NO SICONV..............................................118 11.1 CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO...................................................................................118 11.2 INCLUSÃO DE CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO NO SICONV.........................................120 11.2.1 Aba “Crono Desembolso”................................................................................................120 11.2.2 Inclusão de Cronograma de Desembolso........................................................................120 11. INCLUSÃO DE PLANO DE APLICAÇÃO NO SICONV..............................................................141 12.1 PLANO DE APLICAÇÃO.....................................................................................................141 12.2 INCLUSÃO DE PLANO DE APLICAÇÃO NO SICONV ..........................................................143 12.2.1 Aba “Plano de Aplicação Detalhado”..............................................................................143 12.2.2 Inclusão de Bem ou Serviço no SICONV..........................................................................144 12.3 CONSULTA DE PLANO DE APLICAÇÃO.............................................................................150 13. INCLUSÃO DE ARQUIVOS ANEXOS NO SICONV..................................................................151 13.1 ANEXAÇÃO DE ARQUIVOS À PROPOSTA OU AO PLANO DE TRABALHO.........................151 13.2 ABA “ANEXOS” ................................................................................................................151 13.3 ABA “PROJETO BÁSICO / TERMO DE REFERÊNCIA” ........................................................152
  9. 9. 6 13.3.1 Projeto Básico e Termo de Referência............................................................................152 13.3.2 Anexação de Projeto Básico e Termo de Referência.......................................................153 14. GERENCIAMENTO DE PROPOSTAS E PLANOS DE TRABALHO NO SICONV............................156 14.1 SITUAÇÃO DE UMA PROPOSTA OU DE UM PLANO DE TRABALHO.................................156 14.2 CONSULTA DE PROPOSTAS E PLANOS DE TRABALHO.....................................................158 14.3 ENVIO DE PROPOSTAS E PLANOS DE TRABALHO PARA ANÁLISE....................................163 14.4 PROPOSTA OU PLANO DE TRABALHO EM COMPLEMENTAÇÃO E CONSULTA DE PARECERES......................................................................................................................................164
  10. 10. 7 TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS DE RECURSOS FEDERAIS 1.1 TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS 1.1.1. Transferências Voluntárias de Recursos Federais Transferências voluntárias de recursos são realizadas pelo Governo Federal para órgãos e entidades públicas ou privadas que estão mais próximas das populações assistidas ou atendidas por programas federais. Ao transferir recursos para entes próximos ao público alvo destes programas, o Governo Federal tem o objetivo de melhorar a sua gestão, potencializando seus efeitos positivos. São realizadas por meio da assinatura de instrumentos jurídicos como convênios, contratos de repasse, termos de cooperação e termos de parceria. 1.1.2. Convênio Convênio é um acordo que: • disciplina a transferência de recursos financeiros dos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União; • visa a execução de programa de governo; e • envolve a realização de projeto, atividade, serviço ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação. Participam de um convênio: • Concedente, que é o órgão ou entidade da administração pública federal direta ou indireta responsável pela transferência dos recursos financeiros ou pela descentralização dos créditos orçamentários destinados à execução do objeto do convênio; e • Convenente, que é o órgão ou entidade da administração pública direta e indireta, de qualquer esfera de governo, assim como entidade privada sem fins lucrativos, com o qual a administração federal pactua a 1
  11. 11. 8 execução de programa, projeto/atividade ou evento mediante a celebração de convênio. 1.1.3. Contrato de Repasse Contrato de repasse é um acordo que: • disciplina a transferência de recursos financeiros dos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União, sendo a transferência gerenciada por instituição ou agente financeiro público federal; • visa a execução de programa de governo; e • envolve a realização de projeto, atividade, serviço ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação. Participam de um contrato de repasse: • Contratante, que é o órgão ou a entidade da administração pública federal direta ou indireta que pactua a execução de programa, projeto, atividade ou evento por intermédio de instituição financeira federal (mandatária) mediante a assinatura deste tipo de instrumento; • Contratado, que é o órgão ou entidade da administração pública direta e indireta, de qualquer esfera de governo, assim como entidade privada sem fins lucrativos, com a qual a administração federal pactua a execução de programa, projeto/atividade ou evento mediante a celebração de contrato de repasse; e • Instituição Mandatária, que é a instituição ou o agente financeiro público federal responsável pela operacionalização da transferência de recursos, atuando em nome do órgão ou da entidade contratante. 1.1.4. Termo de Cooperação Termo de cooperação é um acordo que disciplina a transferência de crédito orçamentário de um órgão ou de uma entidade da administração pública federal direta para outro órgão ou entidade federal da mesma natureza ou, ainda, para uma autarquia, fundação pública ou empresa estatal dependente. 1.1.5. Termo de Parceria Termo de parceria é um instrumento jurídico utilizado para realizar a transferência de recursos federais para organizações sociais de interesse público (OSCIPs), estando previsto na Lei nº 9.790, de 23 de março de 1999. 1.2. PLANO DE TRABALHO E PROPOSTA DE TRABALHO 1.2.1. Plano de Trabalho Plano de trabalho é o documento que deve ser enviado por um órgão ou uma entidade como requisito prévio para receber transferências voluntárias de recursos do Governo Federal. A obrigatoriedade de envio de um plano de trabalho é prevista na Lei nº 8.666/1993, que, em seu artigo 116, parágrafo 1º, determina que a celebração de convênios e instrumentos congêneres por órgãos ou entidades da administração pública depende de prévia aprovação de plano de trabalho proposto pelo órgão ou entidade que pretende receber recursos. O
  12. 12. 9 mesmo parágrafo detalha os elementos que devem compor o plano: • identificação do objeto a ser executado; • definição das metas a serem atingidas; • descrição das etapas ou fases de execução; • plano de aplicação dos recursos financeiros, em que são detalhadas as despesas a serem realizadas, assim como identificadas as origens dos recursos; • cronograma de desembolso; • previsão de início e fim da execução do objeto, bem como da conclusão das etapas ou fases programadas; e • comprovação de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto estão devidamente assegurados no caso de obras ou serviços de engenharia, exceto se o custo total do empreendimento recair sobre o órgão ou a entidade que transfere os recursos. 1.2.2. Proposta de Trabalho Proposta de trabalho é um documento que órgãos e entidades concedentes ou contratantes podem exigir antes do envio do plano de trabalho, para que seja feita uma análise preliminar. Se aprovada a proposta, o órgão ou a entidade solicita, em um segundo momento, o envio do plano de trabalho completo, a ser submetido à análise final. Comparada ao plano de trabalho, a proposta de trabalho é um documento menos detalhado, não tendo, como regra geral, o cronograma físico, o cronograma de desembolso e o plano de aplicação. Segundo a Portaria Interministerial nº 127/2008, artigo 15, uma proposta de trabalho deve conter, no mínimo, os seguintes pontos: • descrição do objeto a ser executado; • justificativa, que deve incluir: - a caracterização dos interesses recíprocos; - a relação entre a proposta e os objetivos e as diretrizes do programa federal; - a definição do público alvo; - a identificação do problema a ser resolvido; e - a descrição dos resultados esperados com a execução do programa. • estimativa dos recursos financeiros necessários, incluindo o repasse a ser feito pelo Governo Federal e a contrapartida, especificando-se o valor de cada parcela; • previsão de prazo para a execução; e • informações relativas à capacidade técnica e gerencial do proponente para a execução do objeto.
  13. 13. 10 1.3. DECRETO Nº 6.170/2007 E PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 127/2008 O Decreto nº 6.170, publicado pelo Governo Federal em julho de 2007, e a Portaria Interministerial nº 127, publicada em maio de 2008, estabeleceram um novo marco regulatório para a realização de transferências voluntárias de recursos financeiros federais por meio de convênios, contratos de repasse, termos de cooperação, termos de parceria e instrumentos afins. Em conjunto, o decreto e a portaria substituem a Instrução Normativa nº 1, de janeiro de 1997, publicada pela Secretaria do Tesouro Nacional, embora muitos de seus dispositivos tenham sido reproduzidos na íntegra. No centro deste novo marco regulatório estão o Portal dos Convênios e, especialmente, o Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (SICONV). O Portal dos Convênios é o site na Internet em que órgãos ou entidades concedentes/contratantes e convenentes/contratadas acessam o SICONV e outros recursos relacionados a transferência de recursos federais, incluindo informações sobre programas para transferência desses recursos, manuais de uso do SICONV e legislação. O Portal dos Convênios é abordado no capítulo 2. O SICONV é um sistema informatizado utilizado na Internet em que órgãos ou entidades concedentes ou contratantes, de um lado, e órgãos ou entidades convenentes ou contratadas, de outro, realizam os procedimentos necessários à formalização, execução e prestação de contas de convênios, contratos de repasse e instrumentos congêneres. Sua implantação teve como principais objetivos proporcionar maior agilidade à tramitação de solicitações de recursos federais por órgãos públicos estaduais, distritais ou municipais e por entidades privadas sem fins lucrativos e aumentar a capacidade de fiscalização do Governo Federal, da Controladoria-Geral da União (CGU) e do Tribunal de Contas da União (TCU).
  14. 14. 11 PORTAL DOS CONVÊNIOS 2.1 PORTAL DOS CONVÊNIOS O portal é acessado no endereço eletrônico www.convenios.gov.br, reproduzido na FIGURA 2.1. abaixo. No Portal dos Convênios o usuário tem acesso aos seguintes recursos: • Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (SICONV); • consulta de programas para transferência de recursos pelo Governo Federal (aba “Acesso Livre”); FIGURA 2.1. Portal dos Convênios reprodução: 2
  15. 15. 12 • consulta de dispositivos legais, disponíveis na aba “Legislação”; • consulta de publicações; • acesso a manuais e orientações para usuários (abas “Capacitação” e “Manuais do Sistema”); e • acesso a recursos de ajuda, disponíveis nas abas “Perguntas Frequentes” e “Ajuda”. 2.2 CONSULTA DE PROGRAMAS PARA TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS FEDERAIS 2.2.1 Acesso à Consulta de Programas Para realizar a consulta de programas para transferência de recursos, o usuário deve acessar a aba “Acesso Livre” (FIGURA 2.2.). A aba disponibiliza três opções para o usuário: • “Listagem de Programas de Convênio por Órgão”, opção que permite ao usuário consultar os programas disponibilizados por cada órgão do Governo Federal (ver subseção 2.2.2.); • “Consultar Programas de Convênio Disponíveis”, opção em que o usuário consulta todos os programas disponibilizados pelo Governo Federal, existindo um formulário de busca para este fim (ver subseção 2.2.3.); e • “Listar Convênios por Órgão”, opção que lista os convênios e os contratos de repasse formalizados, recurso que não se relaciona à consulta de programas. 2.2.2 Consulta de Programas por Órgão Federal A opção “Listagem de Programas de Convênio por Órgão” leva o usuário à lista de órgãos federais que aparece reproduzida na FIGURA 2.3.. FIGURA 2.2. Menu “Acesso Livre” reprodução:
  16. 16. 13 Deve-se notar nesta lista que: • cada órgão é identificado pelo seu código e nome; • o código de cada órgão é composto por cinco algarismos; • se o usuário precisar da lista completa para consulta ou impressão, deve clicar no campo “Opções para Exportar”, localizado no final da página, uma das quatro opções de arquivos disponíveis: “CSV”, “Excel”, “XML” e “PDF” 1 ; • são listados vinte órgãos por página; e • acima da lista de órgãos, há indicação de que há mais páginas contendo códigos e nomes de órgãos: “Páginas 1, 2, 3, 4, 5”; para acessar as demais páginas basta clicar o número da página desejada. Para cada órgão o sistema disponibiliza a lista de programas disponíveis para transferência de recursos para órgãos públicos e entidades privadas sem fins lucrativos. Para consultar esta lista de programas por órgão, o usuário deve clicar o código do órgão (FIGURA 2.3. acima). O sistema abre na sequência a lista de programas disponíveis no órgão escolhido. No exemplo ilustrado na FIGURA 2.4. na página seguinte aparece a lista de programas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, cujo código é “20113”. 1 A opção de exportar dados para estes quatro formatos de arquivo está presente em várias páginas do Portal dos Convênios, assim como no próprio SICONV. FIGURA 2.3. Consulta de Programas por Órgão Federal (A) reprodução:
  17. 17. 14 Deve-se notar que: • a lista contém o ano, o código e o nome de cada programa disponibilizado pelo órgão; • o código do programa contém treze algarismos (por exemplo, o primeiro tem código “2011320100005”); este número contém três informações: - código do órgão (cinco primeiro algarismos): “20113” no exemplo, que é o código do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; - ano do programa (quatro algarismos seguintes): “2010”; e - número sequencial atribuído ao programa (quatro últimos algarismos): “0005”. • como visto anteriormente, o usuário pode exportar a lista no campo “Opções para Exportar”; e • aparecem vinte programas por página; se houver, o sistema mostra as demais páginas. Para obter informações sobre um programa, o usuário deve clicar seu código (FIGURA 2.4. acima). O sistema exibe então informações sobre o programa, como será explicado na subseção 2.3.. 2.2.3 Pesquisa de Programas para Transferência de Recursos Na aba “Acesso Livre” (reproduzida na FIGURA 2.2. na página 6), a opção “Consultar Programas de Convênio Disponíveis” permite ao usuário pesquisar programas para transferência de recursos. Ao clicar esta FIGURA 2.4. Consulta de Programas por Órgão Federal (B) reprodução:
  18. 18. 15 opção, tem-se acesso ao formulário de pesquisa que aparece na FIGURA 2.5.. O formulário permite que o usuário pesquise programas utilizando vários critérios: • “Código do Órgão”; • “Qualificação Proponente”, campo em que o usuário pode escolher uma das opções a seguir descritas: - “Proposta Voluntária”, opção escolhida para que o sistema exiba nos resultados apenas programas que aceitam propostas de proponentes para receber recursos da programação do órgão; - “Proposta de Proponente Específico do Concedente”, opção indicada para que o sistema exiba programas que aceitam propostas apenas de proponentes previamente selecionados e identificados por seu CNPJ; e - “Proposta de Proponente de Emenda Parlamentar”, opção indicada para que o sistema exiba programas que aceitam propostas apenas de proponentes previamente selecionados em emendas parlamentares e identificados por seu CNPJ. • “Ano do Programa”; • “Código do Programa”; FIGURA 2.5. Pesquisa de Programas (A) reprodução:
  19. 19. 16 • “Nome do Programa”; • “Descrição do Programa”; • “Objeto”; • “Código Parlamentar”; • “Número Emenda Parlamentar”; • “Situação”; e • “Modalidade”, campo em que o usuário pode escolher as opções: - “Termo de Parceria”; - “Convênio”; e - “Contrato de Repasse”. O usuário também pode escolher os campos a serem exibidos no resultado de sua pesquisa, isto é, os tipos de informações que quer que apareçam no resultado. Pode-se escolher até quatro campos entre os seguintes: • “Ano do Programa”; • “Nome do Programa”; • “Situação”; • “Modalidade”; • “Código do Órgão”; • “Descrição do Programa”; e • “Objeto”. Após preencher os campos e informar os campos que quer nos resultados da pesquisa, o usuário deve clicar “Consultar”. Alternativamente, pode clicar esse botão sem preencher nenhum campo do formulário. Neste caso sistema mostrará todos os programas para transferência de recursos que estão disponíveis, sem fazer qualquer tipo de seleção prévia. O resultado da pesquisa aparece na forma reproduzida na FIGURA 2.6., na próxima página. Nota-se que a apresentação dos programas é semelhante àquela que aparece quando na consulta de programas por órgão (na FIGURA 2.4., na página 8). A diferença é que, no caso desta pesquisa, o sistema permite que o usuário selecione os campos que quer ver exibidos nos resultados. No exemplo da FIGURA 2.6. aparecem quatro campos para descrever de forma resumida cada programa da lista, tendo sido escolhidos pelo usuário no momento em que preencheu o formulário de pesquisa: • “Ano do Programa”; • “Código do Programa”; • “Nome do Programa”; e
  20. 20. 17 • “Código do Órgão”. Deve-se destacar também nesta lista os seguintes aspectos: • aparecem vinte programas; • como há mais que vinte programas, o sistema indica a existência de mais páginas contendo programas adicionais que atendem os critérios de pesquisa, neste caso “Páginas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10”; e • como são necessárias mais que dez páginas para exibir os resultados; o sistema exibe a opção “[Prox]”, que, se clicada, exibe as próximas páginas, começando na página “11”. Para obter informações sobre um determinado programa, o usuário deve clicar seu código. O sistema exibe na sequência as informações sobre o programa selecionado, como explicado na subseção 2.3.. 2.3 INFORMAÇÕES SOBRE PROGRAMAS PARA TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS FEDERAIS 2.3.1 Abas com Informações sobre Programa O usuário pode acessar informações sobre programas para transferência de recursos utilizando uma das duas formas abordadas anteriormente: fazendo a consulta por órgão (subseção 2.2.2.) ou fazendo a pesquisa de programas disponíveis (subseção 2.2.3.). Nos dois casos, o sistema exibe como resposta uma lista de programas (FIGURA 2.4., na página 14, e FIGURA 2.6. acima), em que o usuário deve clicar o código do programa para obter FIGURA 2.6. Pesquisa de Programas (B) reprodução:
  21. 21. 18 informações detalhadas. Ao buscar informações detalhadas sobre um determinado programa, clicando seu código, o usuário acessa a página reproduzida na FIGURA 2.7. abaixo. Nota-se na figura que as informações sobre o programa “2011320080002” são divididas em cinco abas: • “Dados”, em que são mostradas as principais informações sobre o programa; a aba aparece destacada na cor amarela, enquanto as outras quatro abas estão na cor azul, sendo acessadas com um clique no mouse; FIGURA 2.7. Informações sobre Programa para Transferência de Recursos (A) reprodução:
  22. 22. 19 • “Objetos”, aba onde estão descritos os objetos em que podem ser aplicados os recursos do programa; • “Regras de Contrapartida”, aba onde são informados os critérios para cálculo da contrapartida do órgão ou da entidade proponente, assim como critérios relativos à contrapartida em bens e serviços (não financeira); • “Anexos”, aba em que são disponibilizados para download arquivos contendo informações complementares sobre o programa; e • “Lista de Item / Tipo de Despesa”, aba em que são informados os tipos de despesas que podem ser realizadas com recursos do programa. 2.3.2 Informações Principais sobre o Programa Na aba “Dados” aparecem várias informações sobre o programa, nos seguintes campos: • “Código do Programa”; • “Órgão”; • “Órgão Executor”; • “Tipo de Instrumento”; • “Qualificação da proposta”; • “Programa Atende a”, campo que indica o tipo de pessoa jurídica que pode solicitar recursos do programa; • “Nome do Programa”; • “Descrição”; • “Data Início Recebimento de Propostas”; • “Data Fim Recebimento de Propostas”; • “Observação”; • “Critérios de Seleção”; • “Possui chamamento público?”, campo que indica se há chamamento público para seleção de proponentes 2 ; • “Ação Orçamentária”; • “Estados Habilitados”, campo em que são indicadas as unidades da federação em que deve estar sediado o proponente para que possa solicitar recursos do programa; no exemplo a informação “Todos os Estados estão Aptos.” indica que o proponente pode estar sediado em qualquer unidade da federação; 2 O chamamento público é um procedimento opcional para que órgãos federais possam estabelecer critérios objetivos para avaliar a qualificação técnica e capacidade operacional do proponente para a gestão do projeto. O chamamento público está previsto no Decreto nº 6.170/2007 (artigos 4º e 5º) e na Portaria Interministerial nº 127/2008 (artigo 5º).
  23. 23. 20 • “Deve Apresentar Plano de Trabalho?”, campo em que o sistema indica uma entre duas opções: - “Sim”, informação que indica que o proponente deve apresentar plano de trabalho para solicitar recursos do programa (como no exemplo que aparece na FIGURA 2.7.); e - “Não”, informação que indica que o proponente pode apresentar inicialmente apenas a proposta de trabalho, tendo que apresentar o plano de trabalho apenas em uma etapa posterior. • “Aceita Proposta de Proponente não Cadastrado”, campo em que o sistema indica uma opção entre: - “Sim”, informação que indica que, para apresentar proposta de trabalho, o proponente pode estar apenas credenciado no SICONV, sem ainda ter feito o cadastramento; e - “Não”, informação que indica que, para apresentar proposta de trabalho, o proponente deve estar não apenas credenciado no SICONV, mas, também, deve ter realizado seu cadastramento. • “Aceita Despesa Administrativa”, campo de interesse apenas de entidade privada sem fim lucrativos, que pode propor utilizar parte dos recursos que está solicitando para custear despesas administrativas, até o limite de 15% do valor do plano, se o programa permitir 3 ; neste campo, o sistema indica uma opção: - “Sim”, informação que indica que a entidade privada pode solicitar no plano de trabalho a utilização de recursos para custeio de despesas administrativas; ou - “Não”, informação que indica que a entidade privada não pode solicitar no plano de trabalho a utilização de recursos para custeio de despesas administrativas. • e mais quatro campos com informações sobre a divulgação dada ao programa: “Data de Disponibilização”, “Data de Publicação no DOU (se houver)”, “Tipo ou Número do Documento de Publicação no DOU (se houver)” e “Situação de Disponibilização”. 2.3.3 Informações sobre o(s) Objeto(s) do Programa A aba “Objetos” está reproduzida na FIGURA 2.8. na página ao lado. Nesta aba o órgão gestor do programa para transferência de recursos define o(s) objeto(s) que é (são) admitido(s) pelo programa. Pode-se entender o objeto como o produto esperado da execução de um determinado plano de trabalho, aquilo que vai ser entregue ao final dessa execução. No exemplo que aparece na figura, o programa discrimina cinco objetos, isto é, cinco produtos que podem ser definidos pelo proponente em seu plano de trabalho: • “Implantação e início de operação de Centro de Recondicionamento de Computadores - CRC”; • “Estudos de apoio à coordenação do Projeto Computadores para inclusão”; 3 A previsão para utilização de recursos para custeio de despesas administrativas consta no artigo 39, parágrafo único, da Portaria Interministerial nº 127/2008: Parágrafo único. Os convênios ou contratos de repasse celebrados com entidades privadas sem fins lucrativos, poderão acolher despesas administrativas até o limite de quinze por cento do valor do objeto, desde que expressamente autorizadas e demonstradas no respectivo instrumento e no plano de trabalho. A previsão não existia quando a portaria foi publicada, tendo sido incluída pela Portaria Interministerial nº 342/2008.
  24. 24. 21 • “Apoio ao desenvolvimento de sistemas para o Projeto Computadores para Inclusão”; • “Apoio técnico à criação e operação dos Centros de Recondicionamento de Computadores - CRC”; e • “Realização de projetos e pesquisas pertinentes ao Projeto Computadores para inclusão”. Ao definir estes objetos, o órgão ou entidade responsável pelo programa (Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, no exemplo) estabelece limites para o proponente no que se refere ao produto previsto para entrega ao final da execução do plano de trabalho: um destes objetos deve, portanto, constar no plano de trabalho como produto esperado. Existem casos, no entanto, em que o gestor do programa não discrimina de forma clara no Portal dos Convênios os objetos que são admitidos para cada um de seus programas. Para poder elaborar seu plano de trabalho nestes casos, o usuário que está consultando as informações do programa deve buscar informações em normas e em outros documentos disponibilizados pelo gestor fora do Portal dos Convênios, em especial em seu site na Internet. 2.3.4 Informações sobre a Contrapartida Informações sobre a contrapartida exigida do órgão ou da entidade proponente são exibidas na aba “Regras de Contrapartida”. A FIGURA 2.9. na página seguinte reproduz a aba no caso do programa “2011320080002”. Três informações são mostradas na segunda, na terceira e na quarta colunas: • percentual mínimo de contrapartida, que deve ser multiplicado pelo valor total do plano de trabalho para se definir o valor mínimo que o proponente terá que aportar como contrapartida no plano de trabalho; e • percentual máximo de contrapartida em bens e serviços (contrapartida não financeira), que deve ser FIGURA 2.8. Informações sobre Programa para Transferência de Recursos (B) reprodução:
  25. 25. 22 multiplicado pelo valor da contrapartida mínima calculada segundo exposto no parágrafo anterior 4 ; e • possibilidade de oferecer contrapartida em bens e serviços (coluna “Aceita Contrapartida Bens”). Em geral, o órgão responsável pela transferência de recursos estabelece percentuais diferenciados de acordo com o tipo de proponente. Neste caso, é comum haver, dentro de um mesmo programa, percentuais que variam de acordo com: • a natureza jurídica do proponente, sendo que, na maior parte dos casos, órgãos públicos devem aportar contrapartida superior a entidades privadas sem fins lucrativos; estas, em muitos casos, podem apresentar planos de trabalho sem necessidade de oferecer contrapartida; • a localização geográfica da unidade da federação, existindo em geral, no caso de proponente que é órgão público estadual ou municipal, exigência de contrapartida menor se ele estiver sediado em unidade da federação que faz parte de áreas como a SUDENE, SUDAM ou SUDECO ou de área geográfica definida como prioritária na Lei de Diretrizes Orçamentáris (LDO) do Governo Federal; e • o tamanho do município, sendo uma regra comum a que estabelece contrapartida menor para órgão público municipal ou entidade privada sem fins lucrativos com sede em município com até 50.000 habitantes. 4 A forma de calcular a contrapartida mínima e a contrapartida em bens e serviços é explicada de maneira detalhada no capítulo 4, nas subseções 4.2.3. a 4.2.5., páginas 32 a 35. FIGURA 2.9. Informações sobre Programa para Transferência de Recursos (C) reprodução:
  26. 26. 23 O exemplo que aparece na figura mostra que o órgão estabeleceu quatro regras diferentes para cálculo da contrapartida mínima. Dependendo do seu enquadramento nas regras, existem proponentes que devem oferecer um mínimo de “5%”, “10%” ou “20%” como contrapartida. No exemplo, nota-se também que é permitida a utilização da contrapartida em bens e serviços, com um percentual máximo de 100%. Isto significa que o proponente pode prever em seu plano de trabalho que o total da contrapartida mínima será oferecida na forma de bens e serviços, não sendo exigido, neste caso, que ele ofereça contrapartida na forma financeira.
  27. 27. 24 CONCEITOS INICIAIS: PROBLEMAS, OBJETO E OBJETIVOS 3.1 O QUE É UM PROJETO? Um projeto é um esforço temporário com o objetivo de gerar um produto, um serviço, um objeto ou um entregável. Nesta definição curta estão diversas implicações fundamentais: • um projeto pretende gerar ao seu final um produto, um serviço, um objeto ou um entregável; • o produto, serviço, objeto ou entregável é único, isto é, será gerado apenas nesse projeto; • um projeto é realizado uma única vez; • um projeto tem datas de início e de fim, isto é, tem duração finita; • o projeto tem objetivos que pretende atingir; e • um projeto é finalizado quando: - tiver sido gerado o produto, serviço, objeto ou entregável previsto; - tornar-se claro que seus objetivos não serão ou não poderão ser atingidos; ou - o produto, serviço ou objeto que dele se espera não for mais necessário. 3.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA 3.2.1 Importância da Definição do Problema Um projeto é elaborado porque o órgão ou a entidade identificou problema(s) que deve(m) ser solucionado(s). No momento de caracterizar o(s) problema(s) que levam à organização a elaborar um projeto, é fundamental realizar um diagnóstico detalhado da situação que se pretende alterar com a execução deste projeto, 3
  28. 28. 25 com identificação precisa dos problemas que se pretende resolver. Em especial, no momento de se realizar este diagnóstico, deve-se atentar para os seguintes pontos: • o programa do órgão federal que prevê a transferência de recursos identifica problemas que aquele órgão pretende resolver ao transferir esses recursos para um órgão público estadual ou municipal ou para uma entidade privada sem fins lucrativos; os problemas apontados no diagnóstico feito pelo órgão ou pela entidade que está elaborando o projeto devem ser da mesma natureza daqueles que o órgão federal pretende resolver; • deve ser feito um levantamento de dados quantitativos que permitam caracterizar a relevância do projeto para o qual estão sendo solicitados recursos, o que é fundamental quando se considera que este projeto está competindo por recursos financeiros federais com centenas ou até milhares de projetos de outros órgãos e entidades; não é suficiente identificar um problema como “inexistência de atendimento especializado na área de ortopedia”, é necessário, se existirem dados, identificar quantas pessoas são prejudicadas por isso, assim o problema seria melhor definido como: “inexistência de atendimento especializado na área de ortopedia, com demanda não atendida de 250 pessoas por mês na área de atuação da unidade de saúde a ser ampliada”; e • é necessário avaliar de forma cuidados a viabilidade de se resolver, com a execução do projeto, cada problema apontado; um problema para o qual não se prevê solução com a execução desse projeto não deve ser especificado no diagnóstico. 3.2.2 Definição do Problema em Projetos para Captação de Recursos Transferências voluntárias de recursos são realizadas por órgãos federais com o intuito de fazer suas ações serem complementadas por ações realizadas por órgãos públicos estaduais e municipais e por entidades privadas sem fins lucrativos que recebem esses recursos. Convênios e contratos de repasse são, neste sentido, um instrumento de cooperação assinado entre um órgão que transfere recursos para execução de um projeto e um órgão ou uma entidade que recebe esses recursos, ambos com interesses comuns. Cada programa de transferência de recursos mantido por um órgão federal tem por objetivo solucionar problemas de sua responsabilidade. Como mencionado na subseção anterior, órgãos e entidades que buscam esses recursos devem analisar detalhadamente os objetivos, os requisitos, as exigências e os critérios de seleção estabelecidos pelos órgãos que transferem recursos. Ambos têm que ter interesses comuns, recíprocos: resolver determinado(s) problema(s) deve ser um objetivo de quem elabora o projeto para captar recursos e de quem tem recursos para transferir. Em projetos enviados para captação de recursos de órgãos federais, a definição do(s) problema(s) deve ser feita na justificativa. A Portaria Interministerial nº 127/2008, que regulamenta a transferência de recursos financeiros federais por meio de convênios e contratos de repasse, determina em seu artigo 15, inciso II, que deve constar em qualquer projeto: II - justificativa contendo a caracterização dos interesses recíprocos, a relação entre a proposta apresentada e os objetivos e diretrizes do programa federal e a indicação do público alvo, do problema a ser resolvido e dos resultados esperados;
  29. 29. 26 3.3 DEFINIÇÃO DO OBJETO (PRODUTO) DO PROJETO 3.3.1 Objeto (Produto) O objeto ou o produto de um projeto é aquilo que se pretende gerar ao final da execução deste projeto. “Aquilo” pode ser um produto, uma construção, um serviço, um treinamento, “algo” que permite ao órgão ou à entidade atingir determinados objetivos expressos no projeto. Alguns exemplos de objetos: • a ampliação de uma escola; • a capacitação de funcionários; • a aquisição de veículos; • a reforma de um ginásio de esportes; • o reequipamento de uma unidade básica de saúde; • a canalização de um córrego; • a aquisição de medicamentos; e • a realização de um evento. 3.3.2 Objetos de Programa de Transferência de Recursos Como mencionado anteriormente, cada programa de transferência de recursos tem objetivos, requisitos, exigências e critérios de seleção estabelecidos pelo órgão que transfere os recursos. Cada programa tem definidos também os objetos que poderão ser executados com os recursos que vierem a ser transferidos. 3.3.3 Caracterização Detalhada do Objeto A definição de objetos pouco detalhados é um dos problemas apontados em fiscalizações de convênios e contratos de repasse realizadas pelo Tribunal de Contas da União (TCU) e pela Controladoria-Geral da União (CGU). Um objeto deve ser plenamente caracterizado no projeto, com informações como o local onde vai ser executado, o tipo de capacitação a ser realizado ou a finalidade a ser atribuída a veículos e equipamentos a serem adquiridos. Utilizando os exemplos de objetos mencionados anteriormente, o detalhamento exige agregar informações como: • a construção de uma unidade básica de saúde no Bairro Vila Nova; • a capacitação de funcionários da Secretaria Municipal de Saúde envolvidos no combate à dengue; • a aquisição de veículos e equipamentos para o setor de manutenção de estradas rurais localizadas no Município; • a reforma do Ginásio Municipal de Esportes; • o reequipamento da unidade de urgência e emergência do Bairro São Marcos;
  30. 30. 27 • a canalização do córrego Águas Rasas; • a aquisição de medicamentos para distribuição a diabéticos; e • a realização da XII Festa da Uva e do Vinho. Caracterizar o objeto desta forma significa garantir ele seja único. Pode haver vários projetos cujo objeto é a “construção de uma unidade básica de saúde”, no entanto, existe um único com o objeto “construção de uma unidade básica de saúde no Bairro Vila Nova”. Da mesma forma, pode haver vários projetos com objetos “aquisição de veículos e equipamentos”, no entanto, o projeto com objeto “aquisição de veículos e equipamentos para o setor de manutenção de estradas rurais localizadas no Município” é único. Garantir que o objeto seja único e bem claro é fundamental para garantir que, durante a execução do projeto, esforços sejam realizados para gerar efetivamente esse objeto e não outro objeto que, por mais parecido que seja, implicaria elaborar e executar outro projeto. Considerando as punições existentes nas normas brasileiras no caso de haver a execução de um objeto distinto daquele previsto no projeto, esse detalhamento é fundamental para se evitar esses desvios. 3.3.4 Caracterização Detalhada do Objeto e Especificações Técnicas Caracterizar o objeto de forma detalhada não significa, no entanto, descrever suas especificações técnicas. É comum encontrar casos em que consta na descrição do objeto a especificação técnica detalhada de um veículo ou equipamento a ser adquirido. Este tipo de detalhamento técnico é desnecessário e, em muitos casos, pode gerar problemas. Definir o objeto significa dar uma idéia precisa do que o projeto vai gerar de produto ao seu final. Para visualizar este tipo de erro pode-se pensar em três possibilidades para fazer a definição de um objeto: • “aquisição de um caminhão”; • “aquisição de caminhão para coleta de resíduos sólidos”; e • “aquisição de caminhão novo, 4X2 toco, fabricação nacional, com cabine avançada, motor diesel turbo com no mínimo 6 cilindros, potência mínima de 220V, equipado com gerenciamento eletrônico de combustível, torque mínimo de 82 KGFM (NM), embreagem hidráulica, direção hidráulica, tanque de combustível com capacidade mínima de 275 litros, capacidade máxima de carga de 16 000 KG S”. No primeiro caso, a definição do objeto como “aquisição de um caminhão” é insuficiente, pois não permite identificar de forma precisa o produto que será gerado ao final da execução do projeto. Não se dá idéia da motivação para a aquisição deste caminhão. No segundo caso, definir o objeto como “aquisição de caminhão para coleta de resíduos sólidos” dá um grau maior de precisão. Ao se especificar na definição a finalidade para aquisição do caminhão, cria-se um elo com os problemas que levaram à elaboração do projeto e com os objetivos que esse projeto propõe atingir. No último caso, trazer para a definição do objeto a especificação técnica detalhada do caminhão não trouxe nenhum benefício em termos de esclarecer a ligação entre o objeto, os problemas a serem resolvidos e os
  31. 31. 28 objetivos do projeto. A especificação técnica não é necessária para isso, devendo ser feita na planilha de custos e no plano de aplicação do projeto. Além de não ser necessária, a inclusão da especificação técnica no objeto pode trazer problemas durante a execução do projeto. As normas para a realização de transferências voluntárias de recursos vedam a alteração do objeto. Em muitos casos, existe um longo período de tempo entre o momento em que um projeto é enviado para a análise do órgão repassador dos recursos e o momento em que o convênio ou o contrato de repasse é assinado e o órgão ou a entidade pode iniciar a execução do projeto. Durante este período, as especificações técnicas de veículos, equipamentos ou outros materiais que constam no projeto podem sofrer alterações. Por exemplo, o veículo ou o equipamento pode não estar mais sendo produzido, pode se tornar obsoleto ou pode ter seu preço reduzido, passando a ser viável a aquisição de um veículo ou de um equipamento com especificação superior. Nestes exemplos, se a especificação detalhada tiver sido feita no plano de aplicação, o órgão ou a entidade pode solicitar formalmente, com justificativa, a sua alteração. Deve-se notar que, neste caso, o que está sendo solicitada é a alteração de especificação do objeto, não alteração do objeto. Se o veículo ou o equipamento tivesse sido especificado no objeto, o órgão repassador dos recursos poderia considerar a solicitação como alteração de objeto, não de especificação. Mesmo que o órgão aceitasse a solicitação de alteração, haveria ainda o risco de um órgão de controle como o Tribunal de Contas da União ou a Controladoria-Geral da União fiscalizar a execução do convênio ou contrato de repasse e considerar a alteração da especificação como alteração do objeto. 3.4 DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS 3.4.1 Objetivos do Projeto Como visto, projetos são elaborados e executados para resolver um problema ou problemas idenficado(s) por uma organização. O projeto prevê a geração de um objeto ou de um produto ao final de sua execução. Esse objeto ou produto, espera-se, permitirá à organização atingir determinados objetivos relacionados à solução do(s) problema(s) identificado(s). Objetivos são, portanto, resultados que se pretende atingir quando o projeto tiver sido executado na íntegra e seu objeto ou produto tiver sido produzido, gerado ou entregue. Quando são estabelecidos os objetivos de um projeto, deve-se fazer com que cada um deles: • esteja associado a um problema identificado no diagnóstico; • seja mensurável; • seja realista; e • seja limitado no tempo. Na subseção 3.2.1. foi utilizado um exemplo em que foi identificado, na fase de diagóstico, um problema como “inexistência de atendimento especializado na área de ortopedia, com demanda não atendida de 250 pessoas por mês na área de atuação da unidade de saúde a ser ampliada”. A este problema deve corresponder, na definição dos objetivos que se pretende atingir com a execução do projeto, algo como “criar atendimento
  32. 32. 29 especializado na área de ortopedia, eliminando a demanda reprimida (250 pessoas por mês) na área de atuação da unidade de saúde”. Definindo desta forma o objetivo, é possível: • associar o problema que se pretende resolver (“inexistência de atendimento especializado na área de ortopedia”) ao benefício (“criar atendimento especializado na área de ortopedia”); • quantificar o benefício trazido pelo projeto (“250 pessoas”); • analisar a viabilidade de resolver o problema; e • estabelecer o prazo para que o benefício seja alcançado (ao final da obra de ampliação da unidade de saúde). 3.4.2 Objetivos do Projeto e Objetivos do Programa de Transferência de Recursos No caso de projetos para captação de recursos, a definição dos objetivos deve considerar, também, as características próprias do programa de transferência de recursos. Os objetivos do projeto devem ser compatíveis com o objetivo do órgão que dispõe de recursos para transferir. Deve-se lembrar que transferências voluntárias de recursos são realizadas por órgãos federais com o interesse de fazer suas ações serem complementadas por ações realizadas por órgãos públicos estaduais e municipais e por entidades privadas sem fins lucrativos de recursos que recebem esses recursos. Os objetivos de ambos (quem transfere recursos e quem recebe) devem ser complementares e compatíveis. 3.5 ROTEIRO SUGERIDO PARA ELABORAÇÃO DE PROJETOS A forma de elaborar projetos depende, essencialmente: • da natureza do projeto; • das especificidades do órgão ou da entidade responsável pela sua elaboração; • da experiência prévia do órgão ou da entidade na elaboração, execução e prestação de contas de outros projetos; e • da própria forma de trabalho das pessoas envolvidas. Desta forma, há várias formas para se elaborar um projeto. Sugere-se nesta apostila a seguinte sequência de procedimentos, alguns já explicados neste capítulo, outros a serem explicados nos próximos capítulos: • realização de diagnóstico que permita identificar os problemas que se pretende resolver com a execução do projeto; • identificação do objeto a ser executado; • identificação dos objetivos que se pretende alcançar com a execução do projeto; • definição da metas e das etapas do cronograma físico, tomando por base a definição do objeto; • elaboração da planilha de custos e do plano de aplicação; • redefinição, se necessário, da estrutura de metas e etapas do cronograma físico; e • elaboração do cronograma de desembolso.
  33. 33. 30 CRONOGRAMA FÍSICO: DEFINIÇÃO DE METAS E ETAPAS 4.1 DEFINIÇÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO O cronograma físico é o documento do projeto que discrimina as atividades que devem ser realizadas durante a execução do projeto, sendo necessário: • especificar de forma detalhada cada atividade a ser realizada; • estimar o tempo necessário para a realização de cada uma; e • estimar os custos envolvidos na sua realização. Os dois primeiros tópicos são abordados neste capítulo. Estimar custos, no entanto, depende da elaboração da planilha de custos, tópico que é abordado no próximo capítulo. Com base nas informações contidas na planilha de custos é possível concluir a elaboração do cronograma físico. 4.2 DISCRIMINAÇÃO DE ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS 4.2.1 Organização das Atividades em Níveis As atividades previstas durante a execução de um projeto podem ser desdobradas em vários níveis. No caso de projetos para captação de recursos financeiros federais, são utilizados dois níveis para detalhar as atividades a serem executadas: metas e etapas, sendo estas uma subdivisão das metas. 4.2.2 Objeto do Plano de Trabalho Entender o conceito de objeto é o primeiro passo para se entender as definições de meta e de etapa. O objeto de um plano de trabalho, como visto no capítulo anterior, é o produto ou serviço que se espera gerar com a sua execução. São exemplos de objetos: 4
  34. 34. 31 • a “construção de escola municipal no bairro Presidente Vargas”; • a “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”; e • a “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho”. Em cada exemplo espera-se entregar ao final da execução do projeto um determinado produto ou serviço à sociedade, que é o objeto. Existem diferenças, no entanto, entre eles: • no caso da “construção de escola municipal no bairro Presidente Vargas”, a execução do projeto gera uma única entrega: a construção da escola, que é o produto esperado, entregue ao final da obra; • nos dois outros exemplos, é possível identificar mais de uma entrega ao longo da execução do projeto: - no segundo exemplo (objeto definido como “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”), é possível identificar mais de uma entrega a ser realizada: cada veículo a ser adquirido pode ser considerado uma sub-entrega que compõe o objeto: o caminhão e a pá carregadeira são, portanto, as duas sub-entregas ou os dois sub-produtos esperados; e - no terceiro exemplo, cujo objeto é a “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho”, pode-se ter várias sub-entregas, cada uma referente a um curso distinto: a “realização de curso de capacitação em informática”, a “realização de curso de capacitação em manutenção de equipamentos eletrônicos” e a “realização de curso de capacitação em panificação”. 4.2.3 Metas Com base no conceito de objeto, pode-se definir uma meta como uma atividade que gera uma sub-entrega, um sub-produto específico. No primeiro exemplo discutido na subseção anterior, cujo objeto é a “construção de escola municipal no bairro Presidente Vargas”, viu-se que o objeto é indivisível, isto é, não é possível identificar mais de uma entrega ao longo da execução do plano de trabalho. A única entrega que se espera é a entrega do próprio objeto – a escola construída - ao final da execução do projeto, quando a obra tiver sido concluída. Desta forma, no momento de se elaborar o projeto, pode-se estabelecer um cronograma físico com uma única meta, que é “executar a obra”. Pode-se observar esta situação de forma esquemática na FIGURA 4.1.. FIGURA 4.1. Objeto e Meta(s) (exemplo 1) elaboração: OBJETO CONSTRUÇÃO DE ESCOLA MUNICIPAL NO BAIRRO PRESIDENTE VARGAS SUB-ENTREGA CONSTRUÇÃO DE ESCOLA MUNICIPAL NO BAIRRO PRESIDENTE VARGAS META executar a obra
  35. 35. 32 No segundo exemplo, cujo objeto é a “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”, há mais de uma entrega prevista ao longo da execução do projeto, permitindo definir, desta forma, mais de uma meta no cronograma físico. Por exemplo, pode-se ter as sub-entregas “aquisição de caminhão” e “aquisição de pá carregadeira”. Pode-se estabelecer duas metas: “adquirir um caminhão” e “adquirir uma pá carregadeira”, que são as atividades necessárias para promover as sub-entregas, tal como ilustrado na FIGURA 4.2. abaixo. Por fim, no terceiro exemplo, em que o objeto é a “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho”, pode-se identificar três sub-entregas, que são a “realização de curso de capacitação em informática”, a “realização de curso de capacitação em manutenção de equipamentos eletrônicos” e a “realização de curso de capacitação em panificação”. Neste caso, podem ser definidas três metas no cronograma físico, isto é, três atividades a serem realizadas, cada qual relacionada à obtenção de uma sub-entrega: “realizar curso de informática”, “realizar curso de manutenção de equipamentos eletrônicos” e “realizar curso de panificação”. A situação está ilustrada na FIGURA 4.3.. FIGURA 4.2. Objeto e Meta(s) (exemplo 2) elaboração: OBJETO AQUISIÇÃO DE VEÍCULOS PARA O SETOR DE MANUTENÇÃO DE ESTRADAS RURAIS SUB- ENTREGAS AQUISIÇÃO DE UM CAMINHÃO AQUISIÇÃO DE UMA PÁ CARREGADEIRA METAS adquirir um caminhão adquirir uma pá carregadeira FIGURA 4.3. Objeto e Meta(s) (exemplo 3) elaboração: OBJETO REALIZAÇÃO DE CURSOS DE CAPACITAÇÃO DE JOVENS PARA O MERCADO DE TRABALHO SUB- ENTREGAS REALIZAÇÃO DE CURSO DE CAPACITAÇÃO EM INFORMÁTICA REALIZAÇÃO DE CURSO DE CAPACITAÇÃO EM MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS ELETRÔNICOS REALIZAÇÃO DE CURSO DE CAPACITAÇÃO EM PANIFICAÇÃO METAS realizar curso de Informática realizar curso de manutenção de equipamentos eletrônicos realizar curso de panificação
  36. 36. 33 4.2.4 Etapas Tendo definido uma meta como uma atividade a ser executada para a obtenção de uma sub-entrega do objeto, é possível definir uma etapa como uma sub-atividade em que se divide a meta. Em alguns casos, a execução de uma meta implica a realização de uma única atividade, em outros casos é necessário realizar várias atividades. Pode-se perceber isto utilizando os exemplos utilizados anteriormente: • no caso do objeto “construção da Escola Municipal Presidente Vargas”: - para obter a sub-entrega associada à meta “executar a obra” (a obra pronta), é necessário realizar uma série de sub-atividades que são previstas no cronograma preparado pela engenharia, tais como “executar serviços preliminares”, “construir a fundação”, “construir a cobertura”, “instalar a parte elétrica”, “instalar a parte hidráulica” e “realizar acabamento”; deve-se observar que nas planilhas de custos e nos cronogramas físico-financeiros de obras e serviços de engenharia, etapas costumam ser denominadas “serviços”; e - estas atividades são necessárias para que seja realizada a sub-entrega (no caso, a única sub-entrega que é a construção da escola). • para o objeto “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”, a cada meta pode ser associada uma única etapa: - para obter a sub-entrega associada à meta “adquirir um caminhão” (o caminhão) é necessário realizar uma única atividade, que é realizar a sua compra; assim, pode-se definir uma única etapa, que pode, inclusive, ser denominada da mesma forma que a meta (“adquirir um caminhão”); e - para obter a sub-entrega associada à meta “adquirir uma pá carregadeira” (a pá carregadeira), também é necessário realizar uma única atividade (etapa “adquirir uma pá carregadeira”). • no caso do objeto “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho”: - promover a sub-entrega de cada meta (“realizar curso de informática”, “realizar curso de manutenção de equipamentos eletrônicos” e “realizar curso de panificação”) também envolve realizar várias etapas; para cada meta pode-se estabelecer no cronograma físico etapas como: “alugar sala para realização do curso”, “produzir material impresso para divulgação do curso”, “contratar profissionais para ministrar o curso”, “adquirir material permanente a ser utilizado no curso” e “adquirir material de consumo a ser utilizado no curso”; e - a realização dessas etapas permite gerar as sub-entregas que são os três cursos. 4.3 ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMA FÍSICO 4.3.1 Estrutura de Cronograma Físico Após definir os conceitos de metas e etapas de um cronograma físico, pode-se montar sua estrutura utilizando-se o modelo mostrado na FIGURA 4.4., na página ao lado. Na figura é utilizado como exemplo o objeto “construção da Escola Municipal Presidente Vargas”, em que há uma meta e seis etapas.
  37. 37. 34 FIGURA 4.5. Estrutura de Cronograma Físico (exemplo 2) elaboração: Meta / Etapa Unidade de Fornecimento Quantidade Data de Início Data de Término Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Meta 01 - Adquirir um caminhão Etapa 01 - Adquirir um caminhão Meta 02 - Adquirir uma pá carregadeira Etapa 01 - Adquirir uma pá carregadeira TOTAL Cada meta e cada etapa devem ser caracterizadas com as seguintes informações: • “Unidade de Fornecimento”, que é unidade utilizada para medir a quantidade da meta ou da etapa; • “Quantidade”, que é quantidade de atividades a ser realizada; • “Data de Início”, que é a data em se pretende iniciar a execução da meta ou da etapa; • “Data de Término”, que é a data em que se pretende terminar a execução da meta ou da etapa; • “Valor Unitário (R$)”, que é o valor unitário estimado para executar a meta ou a etapa; e • “Valor Total (R$)”, que é o valor total estimado para executar a meta ou a etapa, que resulta da multiplicação da “Quantidade” pelo “Valor Unitário (R$)”. No segundo exemplo visto anteriormente, cujo objeto era a “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”, havia duas metas: “adquirir um caminhão” e “adquirir uma pá carregadeira”, cada uma com uma etapa. O cronograma físico teria a estrutura como a reproduzida na FIGURA 4.5.. No último exemplo (objeto “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho”), o cronograma físico teria uma estrutura como a que aparece na FIGURA 4.6.. FIGURA 4.4. Estrutura de Cronograma Físico (exemplo 1) elaboração: Meta / Etapa Unidade de Fornecimento Quantidade Data de Início Data de Término Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Meta 01 - Executar a obra Etapa 01 - Executar serviços preliminares Etapa 02 - Construir a fundação Etapa 03 - Construir a cobertura Etapa 04 - Instalar a parte elétrica Etapa 05 - Instalar a parte hidráulica Etapa 06 - Realizar acabamento TOTAL
  38. 38. 35 FIGURA 4.6. Estrutura de Cronograma Físico (exemplo 3) elaboração: Meta / Etapa Unidade de Fornecimento Quantidade Data de Início Data de Término Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Meta 01 - Realizar curso de informática Etapa 01 - Alugar sala para realização do curso Etapa 02 - Produzir material impresso para divulgação do curso Etapa 03 - Contratar profissionais para ministrar o curso Etapa 04 - Adquirir material permanente a ser utilizado no curso Etapa 05 - Adquirir material de consumo a ser utilizado no curso Meta 02 - Realizar curso de manutenção de equipamentos eletrônicos Etapa 01 - Alugar sala para realização do curso Etapa 02 - Produzir material impresso para divulgação do curso Etapa 03 - Contratar profissionais para ministrar o curso Etapa 04 - Adquirir material permanente a ser utilizado no curso Etapa 05 - Adquirir material de consumo a ser utilizado no curso Meta 03 - Realizar curso de panificação Etapa 01 - Alugar sala para realização do curso Etapa 02 - Produzir material impresso para divulgação do curso Etapa 03 - Contratar profissionais para ministrar o curso Etapa 04 - Adquirir material permanente a ser utilizado no curso Etapa 05 - Adquirir material de consumo a ser utilizado no curso TOTAL
  39. 39. 36 4.3.2 Mensuração de Quantitativos de Metas e Etapas As duas primeiras informações que caracterizam cada meta e cada etapa do cronograma físico são as colunas “Unidade de Fornecimento” e “Quantidade”. Indicar estas informações permite averiguar, após a execução do projeto, se as metas e as etapas foram executadas conforme previsto. Na maior parte dos casos, metas e etapas podem ser medidas simplesmente com a utilização da unidade de fornecimento “unidade”, sendo a quantidade igual a “1”. Isto pode ser visto nos três exemplos que estão sendo utilizados neste capítulo: • no caso do objeto “construção da Escola Municipal Presidente Vargas” (FIGURA 4.4.): - a meta “executar a obra” consiste em entregar a obra, que é medida por “unidade”, com quantidade “1”: existe uma atividade a ser realizada, que é a execução da obra; e - o mesmo acontece quando se analisa cada etapa desta meta (“executar serviços preliminares”, “construir a fundação”, “construir a cobertura”, “instalar a parte elétrica”, “instalar a parte hidráulica” e “realizar acabamento”), em que cada etapa deve ser realizada uma única vez, sendo portanto medidas também por “unidade”: uma atividade relativa à execução de serviços preliminares, uma atividade de construção de cobertura, e assim por diante. • no caso da “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais” (FIGURA 4.5.): - cada meta (“adquirir um caminhão” e “adquirir uma pá carregadeira”) também pode ser mensurada pela palavra “unidade”: existem uma atividade relativa à aquisição de caminhão e outra atividade de aquisição de pá carregadeira; e - da mesma forma, cada etapa (“adquirir um caminhão” e “adquirir uma pá carregadeira”) também deve ser realizada uma vez. • no último caso, com objeto “realização de cursos de capacitação de jovens para o mercado de trabalho” (FIGURA 4.6.): - existe uma unidade de cada meta a ser executada (“realizar curso de informática”, “realizar curso de manutenção de equipamentos eletrônicos” e “realizar curso de panificação”); - no caso das etapas, “alugar sala para realização do curso”, “produzir material impresso para divulgação do curso”, “contratar profissionais para ministrar o curso”, “adquirir material permanente a ser utilizado no curso” e “adquirir material de consumo a ser utilizado no curso”, cada atividade prevista em determinada meta será executada uma vez: a locação de sala, a produção de material impresso e assim por diante. Deve-se alertar, por fim, que não se deve confundir atividades a serem executadas, que constituem metas e etapas do cronograma físico, com bens a serem adquiridos e serviços a serem contratados, que devem ser discriminados de forma detalhada na planilha de custos e no plano de aplicação. Como discutido no capítulo 5, na planilha de custos e no plano de aplicação devem ser estabelecidos, para cada bem ou serviço: • a especificação detalhada; • a quantidade a ser adquirida ou contratada; e • o preço unitário estimado.
  40. 40. 37 4.3.3 Definição de Prazos para Execução de Metas e Etapas No cronograma físico também devem ser informadas as datas previstas de início e de término de execução de metas e etapas. Por exemplo, a meta “executar a obra” envolve realizar uma série de atividades que aparecem discriminadas na planilha de custos e no cronograma físico-financeiro preparados pela engenharia, tais como “executar serviços preliminares”, “construir a fundação”, “construir a cobertura”, “instalar a parte elétrica”, “instalar a parte hidráulica” e “realizar acabamento”. Cada etapa tem datas de início e de término definidas. Outras atividades, no entanto, não são explicitadas na planilha de custos e no cronograma físico-financeiro da obra, mas consomem tempo. Basicamente são atividades não diretamente associadas à execução da obra e que têm uma natureza administrativa: “preparar o projeto básico da obra”, “elaborar o edital de licitação”, “publicar a licitação”, “aguardar o prazo legal para realizar a licitação”, “licitar”, “receber e julgar recursos”, “emitir a ordem de execução da obra”, “realizar as medições” e “realizar os pagamentos”. Os prazos necessários para executar estas atividades devem ser somados aos prazos necessários para executar a obra em si, aquelas previstas explicitamente no cronograma físico-financeiro. O mesmo acontece em projetos que envolvem a aquisição de bens ou a contratação de serviços, em que também há atividades de natureza administrativa que não aparecem no cronograma físico, mas cujos prazos devem ser somados aos prazos necessários à execução. 4.3.4 Definição de Custos para Execução de Metas e Etapas As duas informações finais que devem ser incluídas no cronograma físico dizem respeito ao custo estimado para execução de cada meta e de cada etapa: “Valor Unitário (R$)” e “Valor Total (R$)”. Estas informações são discriminadas na planilha de custos, documento do projeto que é discutido no capítulo 5. No caso da elaboração de projetos para captação de recursos federais, a discriminação das informações de custo por metas e etapas é fundamental devido às exigências relativas à prestação de contas. Quando se utiliza o SICONV, existe a obrigação de registrar dados de notas fiscais relativas às compras e às contratações realizadas. O sistema solicita que cada nota fiscal seja associada a uma ou mais metas e etapas do cronograma físico, o que permite comparar, para cada meta e etapa, o custo previsto no projeto com o custo observado na execução. Em alguns casos existe dificuldade de estimar separadamente o custo de metas e etapas, exigindo que seja refeita a estrutura de metas e etapas do cronograma físico. Como exemplo, pode-se considerar um caso em que o objeto é a “pavimentação de ruas das regiões Norte e Sul do município”. Há duas possibilidades para se estruturar o cronograma físico. A primeira possibilidade é fazer um cronograma físico com duas metas, pois há duas sub-entregas: a “pavimentação das ruas da região Sul” e a “pavimentação das ruas da região Norte”. As duas metas são: “Pavimentar ruas da região Sul” e “Pavimentar ruas da região Norte”. O cronograma teria uma estrutura como a que aparece na FIGURA 4.7. no alto da página ao lado, sendo que cada meta tem três etapas: “Implantar galerias”, “Pavimentar as ruas” e “Implantar sinalização horizontal e vertical”. Neste caso: • o órgão ou a entidade que está elaborando o projeto deve levar em conta que é necessário tratar as duas metas como se fossem duas obras distintas: deve haver duas planilhas de custos da obra e dois cronogramas
  41. 41. 38 físico-financeiros, o que permite individualizar os custos de acordo com a meta e com a etapa a que pertencem; e • ao emitir a nota fiscal, a empresa responsável pela execução da obra terá que discriminar o seu conteúdo de acordo com as metas e as etapas; por exemplo, em uma nota com valor “R$ 112.545.00” referente à implantação de galerias, a empresa terá que informar dois itens: - medição da etapa “Implantar Galerias” na região Sul, com valor de “R$ 65.000,00”; e - medição da etapa “Implantar Galerias” na região Norte, com valor “R$ 47.545.00”. Alternativamente, por se tratar de duas obras de menor complexidade, que, provavelmente, serão executadas de forma simultânea, pode-se pensar em uma segunda possibilidade para elaborar o cronograma físico, que seria mais simples, com uma única meta, como o reproduzido na FIGURA 4.8.. Neste caso, tratando o objeto como uma única obra, fica facilitado o processo de fazer seu orçamento, assim como a prestação de contas. FIGURA 4.7. Estrutura de Cronograma Físico (exemplo 4) elaboração: Meta / Etapa Unidade de Fornecimento Quantidade Data de Início Data de Término Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Meta 01 - Pavimentar ruas da região Sul Etapa 01 - Implantar galerias Etapa 02 - Pavimentar as ruas Etapa 03 – Implantar sinalização horizontal e vertical Meta 02 - Pavimentar as ruas da região Norte Etapa 01 - Implantar galerias Etapa 02 - Pavimentar as ruas Etapa 03 – Implantar sinalização horizontal e vertical TOTAL FIGURA 4.8. Estrutura de Cronograma Físico (exemplo 5) elaboração: Meta / Etapa Unidade de Fornecimento Quantidade Data de Início Data de Término Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Meta 01 - Pavimentar ruas das regiões Sul e Norte Etapa 01 - Implantar galerias Etapa 02 - Pavimentar as ruas Etapa 03 – Implantar sinalização horizontal e vertical TOTAL
  42. 42. 39 Uma situação semelhante pode ser vista em outro exemplo, com um objeto definido como “Realização da 5ª Festa do Peão”. Pode haver várias sub-entregas, como a “realização do rodeio”, a “realização de shows artísticos” e a “realização de festival culinário”. O cronograma físico teria três metas, tal como ilustrado na FIGURA 4.9. abaixo. Nas três metas existem etapas que criam despesas comuns, como, por exemplo, “Contratar segurança”, “Instalar som” e “ Instalar iluminação”. No momento de executar o projeto e realizar essas atividades, certamente o órgão ou a entidade não vai realizar três contratações separadas de segurança (uma para cada uma das três metas), duas contratações separadas para instalar o som (necessário na “Meta 02” e na “Meta 03”) e mais duas contratações separadas para instalar a iluminação (“Meta 02” e “Meta 03”). Será contratada apenas uma empresa FIGURA 4.9. Estrutura de Cronograma Físico (exemplo 6) elaboração: Meta / Etapa Unidade de Fornecimento Quantidade Data de Início Data de Término Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Meta 01 - Realizar rodeio Etapa 01 - Alugar animais para o rodeio Etapa 02 – Montar a arena Etapa 03 – Contratar segurança Meta 02 - Realizar shows artísticos Etapa 01 - Contratar artistas Etapa 02 – Montar palco Etapa 03 – Instalar som Etapa 04 – Instalar iluminação Etapa 05 – Contratar segurança Meta 03 - Realizar festival culinário Etapa 01 – Montar barracas Etapa 02 – Instalar som Etapa 03 – Instalar iluminação Etapa 04 – Contratar segurança TOTAL
  43. 43. 40 para fornecer a segurança, assim como uma única empresa para instalar o som e outra para instalar a iluminação. São despesas que dizem respeito a mais de uma meta e de uma etapa, o que criará dificuldades no momento de prestar contas. Por exemplo, no momento em que uma nota fiscal de “R$ 23.543,00” referente ao serviço de segurança tiver que ser cadastrada no SICONV, o usuário terá que discriminar este valor de acordo com a meta e a etapa, devendo identificar quanto dos “R$ 23.543,00” se refere à “Etapa 03” da “Meta 01”, quanto se refere à “Etapa 05” da “Meta 02” e quanto se refere à “Etapa 04” da “Meta 03”, que são as três etapas em que se prevê a realização de despesas com segurança. Em casos em que existe previsão de realização de despesas que atendem ao mesmo tempo mais de uma meta e etapa, pode-se concentrar as etapas que envolvem despesas comuns em uma meta. Pode-se pensar então em um cronograma físico diferente daquele que aparece na FIGURA 4.9.. Pode-se criar uma nova meta denominada “Meta 01 – Montar a infra-estrutura geral da festa” que agrega atividades relacionadas à montagem da infra-estrutura que contém despesas comuns a mais de uma meta e de uma etapa (FIGURA 4.10. abaixo). FIGURA 4.10. Estrutura de Cronograma Físico (exemplo 7) elaboração: Meta / Etapa Unidade de Fornecimento Quantidade Data de Início Data de Término Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Meta 01 - Montar a infra-estrutura geral da festa Etapa 01 – Instalar som Etapa 02 – Instalar iluminação Etapa 03 – Contratar segurança Meta 02 - Realizar rodeio Etapa 01 - Alugar animais para o rodeio Etapa 02 – Montar a arena Meta 03 - Realizar shows artísticos Etapa 01 - Contratar artistas Etapa 02 – Montar palco Meta 04 - Realizar Festival Culinário Etapa 01 – Montar barracas TOTAL
  44. 44. 41 Neste cronograma, as três etapas que envolvem a realização de despesas comuns (“Contratar segurança”, “Instalar som” e “ Instalar iluminação”) foram concentradas em uma única meta (“Meta 01 – Montar a infra- estrutura geral da festa”). Estruturando o cronograma desta forma, elimina-se o problema no momento de prestar contas: ao registrar a nota fiscal de “R$ 23.543,00” referente ao serviço de segurança, o usuário terá que informar que a despesa relaciona-se à “Etapa 03” da “Meta 01”, não sendo mais necessário dividir esse valor em três etapas de três metas. Em geral, estabelecer a estrutura definitiva de metas e etapas do cronograma físico apenas é possível depois de se elaborar a planilha de custos, tópico que é abordado no capítulo seguinte. Neste momento é que começa a ficar claro para o órgão ou para a entidade que está elaborando o projeto o conjunto de despesas a serem realizadas e, entre estas despesas, começam a aparecer despesas comuns a mais de uma meta e etapa. Se isto acontecer, deve-se repensar a estrutura do cronograma físico para evitar problemas no momento de prestar contas.
  45. 45. 42 ORÇAMENTO DO PROJETO: PLANILHA DE CUSTOS E PLANO DE APLICAÇÃO 5.1 ORÇAMENTO DO PROJETO 5.1.1 Orçamento e Execução de Projeto Estimar o custo envolvido na execução de um determinado projeto é a parte mais importante do trabalho de elaboração deste projeto. No caso específico de projetos elaborados para captar recursos financeiros federais, dois tipos de documentos devem ser elaborados: • a planilha de custos; e • o plano de aplicação. 5.1.2 Planilha de Custos A planilha de custos é o documento que contém a discriminação, para cada meta e para cada etapa do cronograma físico, das despesas a serem realizadas para: • aquisição de bens; • contratação de serviços; • contratação de pessoas físicas; • pagamento de tarifas alfandegárias e outras incidentes sobre a importação de bens ou serviços; • pagamento de tributos e contribuições de outras naturezas, como contribuições previdenciárias (tópico abordado particularmente nas subseções 5.2.2. e 5.2.3.); e • outras despesas decorrentes da execução do projeto. Para cada despesa prevista na planilha deve haver informações sobre: • a quantidade; 5
  46. 46. 43 • o valor unitário estimado; e • o valor total estimado, que corresponde à multiplicação da quantidade pelo valor unitário estimado. Além das despesas a serem realizadas, no caso de projetos elaborados com a finalidade de buscar recursos federais devem ser discriminados, também, bens e serviços de propriedade do proponente que serão utilizados na execução do projeto e que são computados como contrapartida não financeira (aspecto abordado na seção 5.4.). Cada despesa discriminada na planilha de custos deve ser separada de acordo com a meta e a etapa devido ao nível de detalhamento exigido na prestação de contas a ser feita no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (SICONV): no momento de registrar dados de uma nota fiscal ou documento equivalente utilizado para pagar uma despesa (recibo, guia, etc.), o usuário do sistema deve informar, para cada item descrito na nota ou documento, a(s) meta(s) e a(s) etapa(s) ao qual se refere essa despesa.. As informações contidas na planilha de custos são utilizadas na elaboração de três outros documentos do projeto: • cronograma físico, documento que utiliza as informações sobre as despesas previstas totais a serem realizadas em cada meta e em cada etapa; • plano de aplicação, documento que resume as informações sobre as despesas previstas na planilha de custos; e • cronograma de desembolso, documento que também utiliza as informações sobre as despesas previstas totais a serem realizadas em cada meta e em cada etapa. 5.1.3 Plano de Aplicação O plano de aplicação é um documento derivado da planilha de custos que também contém a discriminação das despesas a serem realizadas ao longo da execução do projeto, tendo como única diferença o fato de que não detalha as despesas por meta e por etapa do cronograma físico. Ele é abordado na seção 5.3.. No caso de projetos elaborados para captar recursos financeiros federais, inclusive aqueles que devem ser incluídos no SICONV, o documento que é exigido é o plano de aplicação. No entanto, devido ao mencionado detalhamento exigido na prestação de contas, órgãos e entidades que buscam recursos devem elaborar ambos os documentos, sendo a planilha de custos fundamental no momento de prestar contas. 5.1.4 Obediência à Planilha de Custos e ao Plano de Aplicação durante a Execução do Projeto A principal fonte de problemas na execução de um projeto que recebe recursos federais encontra-se na realização de despesas em condições diferentes das estabelecidas na planilha de custos e no plano de aplicação. Deve-se lembrar que ambos os documentos foram submetidos à análise e à aprovação prévias do órgão federal responsável pelo repasse dos recursos, em conjunto com os demais documentos e informações que compõem o projeto (definição do objeto, justificativa, cronograma físico e cronograma de desembolso, entre outros). O órgão federal e o órgão ou a entidade que receberá os recursos formalizam um convênio ou um contrato de repasse
  47. 47. 44 estabelecendo as regras para utilização destes recursos. Entre estas regras está a rigorosa obediência ao que está estabelecido no projeto, inclusive naquilo que se refere à obrigatoriedade de realização das despesas previstas. Isto significa que: • devem ser realizadas apenas as despesas previstas na planilha de custos e no plano de aplicação; • na realização destas despesas devem ser respeitadas as especificações contidas nos dois documentos; • devem ser adquiridas, contratadas ou pagas exatamente as quantidades previstas; e • deve ser gasto, no máximo, o valor unitário estimado nos documentos. 5.1.5 Alteração da Planilha de Custos e do Plano de Aplicação durante a Execução do Projeto Existe, no entanto, a possibilidade de que, ao iniciar a execução do projeto, o órgão ou a entidade avalie como necessária a realização de alterações na planilha de custos e no plano de aplicação, tais como: • alteração na(s) especificação(ões) de despesa(s) prevista(s); • aumento e/ou redução na(s) quantidade(s) prevista(s); • exclusão de despesa(s) que não é (são) mais necessária(s); • inclusão de despesa(s) não prevista(s) inicialmente; e • realização de despesa(s) com valor(es) acima do(s) previsto(s). Realizar estas alterações apenas é possível mediante formalização prévia de autorização para o órgão federal responsável pela transferência de recursos financeiros. Apenas depois de receber autorização o órgão ou a entidade executor(a) do projeto pode realizar as despesas de forma diferente ao que estava previsto inicialmente. 5.2 ELABORAÇÃO DE PLANILHA DE CUSTOS 5.2.1 Estrutura de Planilha de Custos Uma planilha de custos, como definido anteriormente, contém a discriminação detalhada de todas as despesas a serem realizadas durante a execução do projeto, sendo necessário separar as despesas de acordo com a meta e a etapa ao qual está associada sua realização. Como mencionado anteriormente, esta separação é necessária devido ao nível de detalhamento exigido na prestação de contas a ser feita no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (SICONV): no momento de registrar dados de uma nota fiscal ou documento semelhante, o usuário do sistema deve informar, para cada item descrito nesta nota ou neste documento, a meta e a etapa ao qual ele se refere. A planilha de custos teria um estrutura como a reproduzida na FIGURA 5.1. na página seguinte. Neste exemplo, a planilha toma por base o cronograma físico utilizado no capítulo 4 no caso do objeto “aquisição de veículos para o setor de manutenção de estradas rurais”, em que há duas metas e uma etapa em cada uma.
  48. 48. 45 FIGURA 5.1. Planilha de Custos (exemplo 1) elaboração: Programa Meta / Etapa Bem / Serviço Natureza da Aquisição Natureza de Despesa Unidade de Fornecimento Quantidade Preço Unitário Preço Total 2200020100150 Meta 01 – Adquirir um caminhão 125.000,00 Etapa 01 – Adquirir um caminhão 125.000,00 Item 001 - caminhão recursos do convênio unidade 1 125.000,00 125.000,00 2200020100150 Meta 02 – Adquirir uma pá carregadeira 80.000,00 Etapa 01 – Adquirir uma pá carregadeira 80.000,00 Item 002 – pá carregadeira recursos do convênio unidade 1 80.000,00 80.000,00 TOTAL 205.000,00
  49. 49. 41 Na planilha de custos que aparece na FIGURA 5.1. nota-se que: • metas e etapas estão discriminadas na segunda coluna (“Meta/Etapa”); como mencionado anteriormente, a estrutura de metas e etapas da planilha de custos deve reproduzir a estrutura existente no cronograma físico (no exemplo, duas metas, cada qual com uma etapa); • cada meta deve ser associada a um único programa para transferência de recursos de um determinado órgão federal (no exemplo, ambas estão associadas ao programa com código “2200020100150”); esta associação é necessária porque, em alguns casos, o órgão ou a entidade que está elaborando o plano de trabalho pode solicitar recursos de mais de um programa do mesmo órgão federal, sendo necessário identificar, para cada meta, a origem dos recursos; • as despesas a serem realizadas estão discriminados na terceira coluna (“Bem/Serviço”), sendo que: - se a despesa for relacionada à aquisição de bem ou à contratação de serviço, sua especificação deve ser detalhada, próxima a que será utilizada no momento de se realizar a aquisição ou contratação (na planilha, devido a limitações de espaço, a especificação está simplificada); e - se a despesa for relacionada ao pagamento de tarifas alfandegárias, tributos ou contribuições ou outra, a especificação deve caracterizá-la perfeitamente, não deixando dúvida sobre o tipo de despesa a ser realizada. • despesas devem ser separadas por meta e etapa às quais estão associadas: - o item “Item 001 - caminhão” está associado à “Etapa 01” da “Meta 01”; como mencionado, a especificação da despesa na planilha está simplificada por razões de espaço, sendo que, em um caso real, a planilha deve conter sua especificação detalhada (no exemplo, um caminhão); e - o item “Item 002 – pá carregadeira” está associado à “Etapa 01” da “Meta 02”. Cada despesa discriminada na planilha deve ser caracterizada por seis informações: • “Natureza da Aquisição”, coluna em que é indicado se a despesa: - será paga com recursos financeiros (“recursos do convênio”, termo utilizado no SICONV), que incluem recursos financeiros repassados pelo órgão federal e recursos da contrapartida financeira do órgão ou entidade que está elaborando o projeto; ou - faz parte da contrapartida não financeira do órgão ou entidade convenente ou contratada (“contrapartida em bens e serviços”). • “Natureza de Despesa”, coluna em que é informada a classificação orçamentária da despesa (não preenchida na planilha); • “Unidade de Fornecimento”, coluna em que se indica a unidade utilizada para medir a quantidade, como, por exemplo, “metros quadrados”, “metros cúbicos”, “unidade”, “tonelada”, etc.; • “Quantidade”, coluna em que é informada: - a quantidade de itens a serem adquiridos, contratados ou pagos (se houver previsão de desembolso de recursos financeiros); ou - a quantidade do bem ou serviço que será alocada como contrapartida não financeira do órgão ou da

×