O documento fornece dicas e técnicas avançadas para usar o software de gerenciamento de projetos MS Project de forma mais eficiente. Ele explica como definir a duração de atividades em dias ou semanas contínuos, atribuir recursos como quantidade em vez de porcentagem, desabilitar o controle de compromisso para não alterar durações ao adicionar recursos, e criar dependências parciais usando porcentagem de prazo ou horas contínuas.

1.  Home
 MS-Project – Dicas e
 GERENCIAMENTO DE PROJETOS
MS-Project – Dicas e
Pegadinhas (Tips &
Tricks)
Stonner 83 Comentários 28.04.13 31900 Vizualizações Imprimir Enviar
Tweet
Like
+1
Share
170
Pin it
WhatsApp
O MS-Project é sem dúvida o software mais popular para
gerenciamento de projetos. Porém, ouso afirmar que 90% dos usuários não
usam sequer 10% dos recursos que o MS-Project possui. Por, isso publico
aqui algumas dicas e pegadinhas do MS-Project.
Clique aqui e cadastre-se para receber uma notificação por email sempre que
um novo artigo for postado
Seu email não será utilizado por terceiros nem para envio de spam.
Duração contínua no MS-Project
Ao abrir um novo projeto no MS- Project, a duração das atividades é inserida
em unidades de tempo estipuladas como padrão em Semanas, mas que pode
ser modificado pelo usuário para Minutos, Horas, Dias, Semanas, ou Meses. É
só clicar em Ferramentas, Opções, na aba Cronograma, que surgirá a

2. janela que vemos a seguir, onde o usuário faz a sua opção em A duração é
inserida em:, conforme a escala de tempo de seu projeto. Importante notar
que mesmo que escolha Dias como padrão, se quiser colocar alguma duração
em Semanas, é só digitar 3 sem, que o Project aceita.
No entanto, independente da unidade de tempo escolhida, muitas vezes o
usuário quer colocar uma atividade em duração contínua (por exemplo, 30
dias corridos). Há como criar um calendário especial de regime 24h/dia, 7
dias/semana, e atribuí-lo à tarefa, porém esta NÃO é a melhor maneira. Para
inserir 30 dias corridos, basta digitar 30 dd (corresponde a 30 dias decorridos,
esta é uma tradução inadequada, como muitas outras no Project, o mais lógico
seria 30 dias CORRIDOS), ou, se estiver utilizando a versão em Inglês, 30
ed (30 elapsed days). De uma maneira geral, para transformar uma unidade de
tempo em unidade contínua, basta colocar d após a abreviatura da unidade de
tempo, por exemplo, hd, dd ou ainda sd, e em Inglês, antecipar a abreviatura
da unidade de tempo por e, tal como eh, ed ou ew.

3. Prazo de cotação é um prazo legal, em dias corridos
Atribuição de recursos no MS-
Project
Em muitos projetos, queremos definir que, por exemplo, Carlos dedique 30%
de seu tempo a uma atividade e 40% de seu tempo a uma outra atividade. Este
é o padrão com que o Project trabalha, por isso sua forma de atribuição de
recursos é na forma de porcentagem. Porém, em muitas fases do Projeto, não
há pessoas específicas, porém funções. Imagine que para uma determinada
atividade técnica desejemos atribuir 5 projetistas. Na forma de porcentagem,
teríamos que atribuir 500% de Projetistas, o que não é uma forma usual de se
referir a quantidades. Neste caso, seria melhor usar a forma decimal, 5
Projetistas. Se esta situação é frequente (e geralmente é), podemos modificar o
Padrão, mais uma vez acessando o menu Ferramentas, Opções,
aba Cronograma, e em Mostrar unidades de atribuição como:,
escolher Porcentagem ou Decimal, como vemos a seguir:

4. Os recursos podem ser atribuídos às tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal (quantidade)
Atividades controladas pelo
Empenho no MS-Project
Se uma atividade leva 12 horas para ser feita com duas pessoas, isto perfaz 24
homens-hora, portanto se alocarmos três pessoas, esta atividade será
executada em 8 horas, certo? Nem sempre!!! Por exemplo esta atividade pode
estar sendo realizada por uma dupla de mecânico + eletricista, talvez
acrescentar apenas um elemento não adiante, talvez fosse necessário
acrescentar mais uma dupla. Outro contra-exemplo: se em uma atividade
dobrarmos o efetivo de 20 pessoas para 40 pessoas, o local pode não suportar,
ou então, a dispersão das pessoas tende a aumentar, portanto pode ser que a
duração não se reduza à metade! Outro exemplo, mencionado no
Post Nivelamento de recursos: 20 montadores de andaime podem montar um
andaime de grande altura em 10 horas (200 homens-hora), mas dois não o
farão em 100 horas!

5. Porém o Project trabalha com o conceito de que as atividades são controladas
pelo empenho, ou seja, uma vez estimada a duração e atribuídos os recursos, é
calculado o Trabalho (homens-hora), e este é considerado fixo, portanto novos
recursos atribuídos irão alterar a duração de forma MATEMÁTICA: Trabalho
= Duração x Unidades (recursos). Além dos comentários do parágrafo
anterior, há também a possibilidade de termos esquecido de associar algum
recurso, e a correção leva uma tremenda confusão às durações. Imaginemos
que estimamos a duração da atividade de Construção de pré-moldados a
duração de 6 dias, com os recursos de 4 pedreiros, 2 armadores e 4 ajudantes,
como vemos a seguir:
Construção de pré-moldados
Porém, nos esquecemos de alocar 2 carpinteiros, para a construção das
fôrmas! Adicioná-los não deveria modificar a duração, pois apenas esqueci de
alocá-los na tarefa, independente da sua duração. No entanto, ao adicioná-los,
veja o que ocorre:
Duração alterada pela inclusão de 2 carpinteiros

6. Todos aqueles que trabalham com o Project já devem ter passado por esta
situação! Como evitá-la? Podemos antes de modificar a tarefa, desmarcar a
opção Controlada pelo Empenho, porém, se não quisermos ter este problema,
ao abrir um novo arquivo no Project, mais uma vez, basta irmos ao
menu Ferramentas, Opções, aba Cronograma, e desmarcar a opção As
novas tarefas são controladas pelo empenho. Se quisermos que esta nossa
opção seja válida não apenas neste projeto, mas seja um padrão em seus
projetos, basta Definir como padrão:
Desabilitando a opção “Controlada pelo Empenho”
Criando dependências parciais no
MS-Project
O padrão ao criarmos dependências é criá-las no modo Término-Início, ou
seja, quando termina uma atividade, inicia-se a atividade sucessora. Podemos
entretanto criar outros modos de dependência, tais como Início-Início,
Término-Término, ou Início-Término. Além disto, podemos inserir uma
defasagem (o Project chama de Latência, o que é uma tradução horrorosa e
fora do contexto) de prazo entre as atividades.
Imaginemos que temos uma sequência de duas atividades, Montagem do
Canteiro, prevista para 8 dias, e Construção dos spools, prevista para 12 dias

7. (spools são trechos de tubulação, usualmente fabricados em oficinas ou pipe-
shops, e levados para montagem no campo). A Construção dos spools
evidentemente é sucessora da Montagem do Canteiro. Porém, uma análise do
Planejamento percebe que para dar início à Construção dos spools não é
necessário que todo o canteiro esteja concluído. Estando pronto os pipe-shops
e vestiários, com energia, evidentemente, pode-se iniciar a Construção dos
spools, ainda que esteja em andamento a montagem dos escritórios e
respectivo mobiliário, TIC, etc. Podemos detalhar mais a Montagem do
Canteiro, ou então, admitir que quando a Montagem do canteiro estiver pela
metade, podemos iniciar a Construção dos spools. Veja o vídeo!
Construção dos spools se inicia 4 dias após o início da Montagem do Canteiro
Porém, se em decorrência de chuvas ou outros imprevistos, a Montagem do
canteiro atrasar? Quatro dias de defasagem podem não ser suficientes! Então,
neste caso, podemos criar uma defasagem em termos de PORCENTAGEM de
prazo, por exemplo, 50%:

8. Dependência parcial usando Porcentagem de prazo
Um outro exemplo: Após a Concretagem da Base, devemos aguardar a cura
do concreto (admitamos 48 horas) para Colocar o motor na base. Para tanto,
podemos usar o conceito de dependência parcial, porém veja o que ocorre
quando lançamos 48 horas de defasagem:
Defasagem de 48h ??????
O que aconteceu foi que o Project entende 48 horas como horas úteis, portanto
sendo 8h/dia, teremos 6 dias de defasagem, e ainda temos dois fins de semana
neste prazo!!! Então, nestas circunstâncias, vamos utilizar o conceito de horas
corridas (veja o primeiro assunto deste artigo), ou seja 48 hd. Agora sim: