Project parte02

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Project parte02

  1. 1. 06 CALENDÁRIO06.01 Alterando o Calendário de Dias TrabalhadosAs tarefas e recursos são agendados usando-se calendários. Existem dois tipos de calendários noProject: calendários de base e calendários de recurso. Os calendários de base definem os dias úteis e ashoras de trabalho de um projeto ou de um conjunto de recursos. Os calendários derecurso definem os dias úteis e as horas de trabalho de recursos específico.O calendário de base padrão (também conhecido como calendário do Project) é chamado Padrão.Quando um recurso é inserido em um projeto, o calendário Padrão é atribuído como calendário debase do recurso. O Project vem com dois outros calendários de base, o calendário 24 horas e ocalendário Turno da noite que podem ser atribuídos a um projeto ou a recursos. Você também podecriar novos calendários de base para grupos de recursos.06.02 Mudando o Calendário de BasePara alterar o calendário de base escolha na Barra de Menu: Ferramentas, Alterar o período detrabalho.A caixa de diálogo “Alterar período de trabalho” é usada para que alterações nos calendários de basepossam ser feitas, você pode fazer alterações em um dia, em vários dias ou em um mês.As mudanças feitas nessa caixa são refletidas por um padrão ou sombreamento. Um padrão indicauma data em que as horas de trabalho mudaram em relação às horas de trabalho normais. Osombreamento mostra os dias de folga. Se forem feitas alterações em uma data de calendário, estamudará para negrito e sublinhado.
  2. 2. 06.03 Mudando um calendário de RecursoOs calendários de recurso são usados para controlar a disponibilidade de recursos individuais.Como este tipo de calendário inicialmente é como uma cópia do calendário de base atribuído aorecurso, apenas as exceções para esse recurso devem ser introduzidas. As alterações em umcalendário de recurso podem incluir férias de pessoal, treinamento ou reuniões. Um calendário derecurso para equipamento ou locações pode ser usado para refletir manutenção agendada ouintervalo para a limpeza.Os calendários de recurso são editados da mesma maneira que os calendários de base. Eles estãodisponíveis na caixa de diálogo “Informações” sobre o recurso.Na Barra de modos, dê um clique na seta para baixo e depois dê um clique no ícone Planilha deRecursos. Dando um duplo clique em um determinado recurso desejado, aparecerá a caixa de diálogoinformações sobre o Recurso, clicando na guia período de trabalho é só colocar os dias de folga ouférias... selecionando as datas desejadas e colocando como horas de folga... ou também pode mudaro horário de alguns dias.06.04 Criando um Novo Calendário de BaseNovos calendários de base podem ser criados quando nenhum dos que já estão disponíveisatende ás necessidades do projeto ou quando um grupo de recursos trabalha em dias e horasdiferentes do restante dos recursos do projeto. Um novo calendário de base não deve ser criadoapensa para um recurso.Um novo calendário de base pode ser criado a partir dos padrões do calendário no Project ou comouma cópia de um calendário de base já existente. Para minimizar a quantidade de edição em um novocalendário de base, faça uma cópia de um existente, que tenha dias de trabalho em comum e feriadosespecificados.Para criar um novo calendário de base clique em: Menu Ferramentas, dê um clique em Alterar operíodo de trabalho e a seguir clique em Novo.Vamos por exemplo, fazer um calendário para os seguranças de uma firma, com isso colocaremoscomo título do calendário último turno (pode ser qualquer nome desejado, porém, sendo preciso eobjetivo em relação ao recurso).
  3. 3. · Item A: Se selecionarmos esta caixa, o Project cria uma cópia do calendário padrão, ou seja, eleutiliza o calendário padrão onde utilizamos todas as modificações que fizemos no começo (feriados,dispensas), o novo calendário já vem com estas alterações.· Item B: Se selecionarmos esta caixa, o Project cria um novo calendário de base, ou seja, eledispensa todas as alterações que fizemos no começo (ignora os feriados, dispensas...) e utiliza umcalendário padrão do project sem nenhuma alteração.Quando clicamos em OK, ele volta para a caixa de diálogo, “Alterar período de trabalho”, e da apossibilidade de alterar a hora de trabalho....
  4. 4. Obs: Repare que criamos um novo calendário, se alterarmos o horário; para que ele seja válido, énecessário selecionarmos todos os dias da semana e o mês para que ocorra a mudança de horário emtodos os dias desejados. Veja no exemplo:
  5. 5. 07 GERENCIANDO CARGAS DE TRABALHO07.01 Cargas de Trabalho de RecursoÀ medida que recursos são atribuídos às tarefas em um projeto, podem ocorrer conflitos. Um conflitode recurso ocorre quando um recurso é agendado para realizar mais trabalho do que pode comportarno horário disponível. Ele pode ocorrer como resultado de uma única atribuição de tarefa ou devárias. Quando os conflitos de recurso são identificados, a agenda deve ser analisada e decisõesdevem ser tomadas para resoluções.Usando-se o Project, os conflitos de Recursos podem ser identificados rapidamente por meio devários modos diferentes. Os modos de utilização apresentam tarefas e recursos em grupos deatribuição e exibem uma escala de tempo de valores de trabalho para cada atribuição. Cada conflito derecurso é identificado pelo realce em vermelho das informações de conflito e pela apresentação de umindicador de redistribuição (nivelamento).07.02 Visualizando Cargas de trabalho de Recurso e Atribuições de TarefaVisualizar as cargas de trabalho de recurso ajuda a identificar até que ponto um recurso estásuperalocado. As informações obtidas pela visualização das cargas de trabalho ajudam a resolverconflitos de recurso em uma agenda. Um recurso está superalocado quando ele é atribuído a maistrabalho do que pode realizar em suas horas de trabalho agendada.Quando um recurso está superalocado, o texto referente a ele é realçado em vermelho e, no modoPlanilha de recurso, um indicador de redistribuição é apresentado. Use os modos Uso do Recurso eAlocação de Recursos para identificar e resolver superlocações de recursos. Você pode usar o Gráficode recursos que apresenta a porcentagem de utilização do recurso em um formato de gráfico debarras.Outra forma de visualização:Na Barra de Menu, Exibir, Uso do recurso, os recursos com superalocação aparecerão em vermelho eos respectivos dias também terão o total de horas em vermelho.
  6. 6. 07.03 Resolvendo Conflitos de RecursoOs conflitos de recurso ocorrem quando um recurso está superalocado em uma tarefa ou no projeto.Antes que um projeto comece, todas as superalocações de recurso devem ser resolvidas para que aagenda reflita precisamente os recursos e o trabalho exigidos para completar todas as tarefas. Assuperalocações podem ser resolvidas automática ou manualmente.De preferência, todas as superalocações devem ser resolvidas. Entretanto, algumas delas podem serinevitáveis ou muito insignificantes para serem resolvidas. Por exemplo, as superlocações de menosde uma hora por dia ou um dia fora de uma semana poderiam ser deixadas sem solução. Nessescasos, o motivo da superaalocação e a razão de não ter sido resolvida podem passar desapercebidos.Existem várias formas que o Project disponibiliza para concertar estes tipos de conflitos. Isso vaidepender muito do tempo do projeto, do custo inserido no projeto, ou seja, devem ser verificadosvários itens da empresa para ver se é vantagem o modo de arrumação dos recursos.Veja algumas sugestões para a redistribuirão manual:Aumente as unidades máximas do recurso.Aumentar as unidades do recurso diminui o número de horas que uma unidade precisa trabalhar natarefa. Antes de aumentar as unidades máximas de um recurso, certifique-se de que unidades extrasestejam disponíveis para o projeto e determine o impacto no seu custo.Para os casos em que há utilização de mais de uma unidade do mesmo recurso:no modo de apresentação de “Planilha de Recursos” , na sua caixa de texto “Unidades Max” digite onúmero de unidades necessárias ao seu projeto.
  7. 7. Reagende a tarefa que gerou a superlocaçãoO início de uma tarefa pode ser retardado até que um recurso esteja disponível, ou uma tarefa possaser dividida. Dividir uma tarefa a interromper e, então, ela é retomada quando o recurso estiverdisponível. As duas ações atrasarão as tarefas e poderão afetar a data de término do projetoRemova o recurso, se ele não for muito importante para a tarefa.Remover um recurso de uma tarefa pode mudar a duração dela. O trabalho atribuído ao recursoremovido é redistribuído para os recursos restantes, atribuídos a tarefa.Substitua o recurso superalocado por mais um ocioso.Substituir recursos pode eliminar uma sobrecarga, desde que o novo recurso esteja disponível duranteo período de sobrecarga. Dependendo do recurso, o custo do projeto pode aumentar ou diminuir.Exemplo:
  8. 8. 07.04 Procedendo ao Nivelamento por Software“Nivelamento é a solução de superalocações de recursos através do reposicionamento das atividadesgeradoras desta superalocação.”O nivelamento implica, necessariamente, no retardamento de alguma(s) das tarefas geradoras desuperalocação, para fazer frente à falta de recursos. O nivelamento de forma alguma altera a alocaçãodos recursos em tarefas, isto é, essa operação, em nenhuma hipótese muda a quantidade de recursosde uma tarefa em prol de outra; ela apenas posterga determinadas tarefas de forma tal que ocronograma resultante demande recursos para que as quantidades máximas de cada recurso possamatender à demanda do projeto, garantindo sua exeqüibilidade.A operação de nivelamento é um algoritmo fantástico do software, capaz de resolver problemas dealocação de recursos (superalocação) inclusive entre diferentes projetos, para o que é necessáriobasear os projetos em um arquivo Conjunto de Recursos, que identifique os diversos recursos que aempresa tem à sua disposição e os compartilhe entre aqueles projetos.Basicamente, em operação de nivelamento o que determina qual das tarefas será postergada é ocritério de folgas: o primeiro critério é por folga livre e, em caso de empate, o segundo critério é porfolga total, podendo usar também o critério de prioridade.Na opção Ferramentas ==> Redistribuição de Recursos do menu principal, procedendo-se onivelamento geral de todos os recursos, só devendo ser efetuado o nivelamento recurso a recurso emcaso de pane no nivelamento geral. Se durante o nivelamento ocorrer mensagem de erro, teremos aopção Limpar Redistribuição, que possibilita voltar ao estado padrão antes do início do nivelamento.Na janela de diálogo Redistribuição de Recursos existem as seguintes possibilidades:Redistribuição de Cálculos Automática: sempre que se configura uma superalocação a operação denivelamento é disparada automaticamente, sem qualquer aviso prévio sendo totalmentedesaconselhável na fase de planejamento; o seu emprego na fase de acompanhamento deve serapreciado caso a caso, dependendo das particularidades de gestão daquele projeto em específico.Redistribuição de Cálculos Manual: executa o nivelamento quando do pressionamento do botão
  9. 9. Redistribuir agora; é a opção recomendada por permitir o controle sobre o momento mais adequadopara proceder a operação.Intervalo de redistribuição para “???.MPP”: determina se o nivelamento corrigirá superalocações detodos os recursos do projeto pela seleção da opção redistribuir o projeto inteiro ou apenas aqueledentro de um período especificado nos campos redistribuir a partir de e até.Ordem de Redistribuição Padrão: ordem de priorização padrão, atrasa primeiro as tarefas com Maiorfolga livre e total.Ordem de Redistribuição Somente Identificação: o ID da Tarefa determina a prioridade do nivelamento,não sendo uma opção aconselhável, pois o sequenciamento das tarefas, e por conseguinte seu ID ,deve servir a outras finalidades, como a criação de uma estrutura hierárquica (EAP) lógica e clara.Ordem de Redistribuição Prioridade, Padrão: atrasa primeiro as tarefas com menor prioridade; emcaso de empate na prioridade uso o critério de folga da opção padrão.Redistribuir somente dentro das margens de atrasos permitidas: só faz nivelamento quando houverfolga suficiente para absorver o retardamento imposto, sem atrasar a data final do projeto o que podenão permitir o nivelamento; o nivelamento padrão por critério de folga, com esse campo desmarcado,atrasa o projeto somente quando necessário sempre o mínimo possível, sendo o mais recomendado.A redistribuição pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa: permite que diferentes recursostrabalhem sem formar necessariamente um conjunto dentro de uma tarefa, isto é, existe a alocaçãonormal na tarefa com os recursos trabalhando sem atraso; se esta opção estiver marcada e osrecursos entrarem em superalocação com tarefa de maior prioridade, o nivelamento se dará criandodiferentes atrasos para os recursos, independentes um do outro.A redistribuição pode causar divisões no trabalho restante: permite que uma tarefa já iniciada sejainterrompida devido à ação de nivelamento, para que o recurso participe de uma tarefa de maiorprioridade, retornando ao final desta e dando reinicio a tarefa interrompida; somente funciona caso ocritério de nivelamento seja o de prioridade e não o padrão, que é por folga.
  10. 10. 07.05 Exercício de Fixação 03Construir cronograma para duas Unidades de Implementação (programas), sendo que para esseprojeto estarão alocados o Analista Luiz e o programador Paulo conforme atividades a seguir:Verificar se existe superalocação na Planilha de Recurso.Proceder ao nivelamento por software de forma padrão.
  11. 11. Ao final teremos o seguinte Gráfico de Gantt:
  12. 12. 08 ACOMPANHAMENTO08.01 Salvando o Projeto OriginalUma vez que a agenda do projeto esteja criada e os conflitos de recurso e tarefa estejam resolvidos, aagenda corrente representa a melhor estimativa de como o projeto deve prosseguir e quais recursosexigirá. Antes que a primeira tarefa do projeto comece, uma linha de base deve ser definida. Uma linhade base é um registro tirado em um momento específico no projeto.Definir a linha de base é uma etapa importante no processo de agendamento. A medida que umprojeto avança, os tempos de início são úteis para comparar a agenda planejada com versõesposteriores dela para que possamos ver quais mudanças ocorreram. Quando uma linha de base ésalva, o Assistente de planejamento não avisa mais o usuário a respeito de salvar um arquivo deprojeto. Uma linha de base é salva usando-se o aviso do Assistente de planejamento ou comandoSalvar linha de base.A linha de base de um projeto deve ser vista como uma ferramenta de aprendizado. As informaçõesreunidas pela comparação da linha de base com o andamento real de um projeto podem ser usadaspara identificar futuros problemas, para estabelecer melhores estimativas de duração de tarefa oupara fazer atribuições de recurso mais precisas.Se uma linha de base é salva antes que o planejamento da agenda esteja terminado, uma nova linhade base pode ser gravada sobre a existente. Para tanto, escolha na Barra de Menu: Ferramentas,Controle, Salvar linha de base, na caixa de diálogo “Salvar linha base” escolhendo entre salvar todo oprojeto ou apenas a(s) tarefa(s) selecionada(s).08.02 Fazendo o Acompanhamento PosteriorAntes que a primeira tarefa do projeto possa ser iniciada, a agenda deve estar completamentedesenvolvida em um plano de linha de base à ser definida. Quando o trabalho tem início em umprojeto, é hora de começar a controlar o andamento das tarefas. O andamento deve ser controlado portodo o projeto. A frequência das atualizações depende do controle necessário sobre o projeto. Se oandamento é controlado mais frequentemente, é mais fácil identificar problemas e adotar a açãocorretiva.Quando o andamento real de tarefa é introduzido, o projeto é recalculado automaticamente e astarefas que não tiveram avanço são reagendadas.Existem 3 tipos de datas armazenadas para cada tarefa no Project: agendadas ( corrente ), reaise de linha de base. Ao ser definida uma linha de base, as datas agendadas das tarefas que não estãoem andamento ou que não ocorreram mudam quando a agenda é recalculada.Quando as tarefas são controladas, o Gráfico de Gantt começa a refletir as informações deandamento. As barras de Gantt contêm barras de andamento que indicam o andamento de cadatarefa. As tarefas que estão 100% completas são excluídas do caminho crítico, pois não tem maisimpacto na data de término do projeto. O caminho crítico é recalculado automaticamente, à medidaque o andamento é introduzindo. As tarefas completadas também têm uma marca de verificação nocampo Indicadores.Para assinalar tarefas já cumpridas posicione o ponteiro do mouse na extremidade esquerda da barra
  13. 13. que representa a duração da tarefa no diagrama de Gantt, clique e arraste para a direita, apercentagem já cumprida da tarefa ficará assinalada em preto.Para atualizar todo o projeto dia a dia escolha na Barra de Menu: Ferramentas, e então, Controle, nomenu em cascata escolha Atualizar Projeto, na caixa de diálogo “Atualizar Projeto” defina até que dataestão todas as tarefas realizadas, se quer mostrar o percentual completo ou apenas diferenciar tarefasrealizadas e não realizadas e clique sobre o botão de comando OK.Seu gráfico de Gantt ficará desta forma:
  14. 14. Outra forma de atribuir as porcentagens das tarefas já concluídas no Gráfico de Gantt, clique duasvezes na tarefa que esta sendo executada e coloque a porcentagem desejada.
  15. 15. Para comparar seu plano original com as versões posteriores escolha na Barra de Menu: Exibir, eentão, Mais modos de exibição, na caixa de diálogo “Mais modos de exibição” em sua caixa delistagem escolha “Gantt de Controle” e clique sobre o botão de comando (Aplicar), serão entãoapresentadas em diferentes cores as tarefas conforme o planejado originalmente, conforme seuandamento real, tarefas já cumpridas e tarefas a cumprir. Para retornar ao diagrama de Gantt escolhana Barra de Menu:Exibir, e então, Gráfico de Gantt.
  16. 16. 08.03 Comparando o planejado (Linha Base) com o ocorridoPara compararmos o planejado (linha base) com o ocorrido temos que inicialmente salvar o projetocom linha base e durante a execução do mesmo atualiza-lo com o ocorrido real nos exemplos a seguir:O projeto acima salvo com linha base e abaixo o executado
  17. 17. Para visualizar a linha base e o executado você deve solicitar o assistente através do Assistente deGráfico de Gantt da mesma forma como para identificar o caminho crítico, porém selecionando aopção “Linha Base”
  18. 18. 08.04 Exercício de Fixação 04A partir do Projeto de Treinamento salvo como Exerc02 no Exercício de Fixação 02,supor que o preparo do treinamento demorou 1 dia a mais que o previsto.Alterar o Projeto e comparar o executado com a o projeto Salvo com ‘linha base’.Verificar também a diferença de custos a partir da exibição Tabela: Custos.
  19. 19. 09 TRABALHANDO COM VÁRIOS PROJETOS09.01 Múltiplos ProjetosO Ms-Project também permite que você possa gerenciar mais de um projeto, aproveitando assim,os recursos cadastrados, fazendo assim com que não precise cadastrar novamente.Caso seu projeto seja muito grande, pode-se também trabalhar com sub-projetos, ou seja, dividir umsó projeto em mais de um arquivo. Isto facilita a movimentação pelo software e terá uma visão deprojetos menores podendo, visualmente, ser mais fácil de gerenciá-lo.Com o Ms-Project pode-se abrir múltiplos projetos em uma só janela e assim conseguir uma melhorvisualização das atividades. Para que possamos efetuar essa aplicação, basta que se tenha abertovários arquivos de projetos e utilizar o comando “Organizar Tudo” , no menu Janela. Ao acionar estaopção todos os arquivos listados quando clicamos no menu Janela, serão distribuídos na telaigualmente, proporcionando assim que se possa visualiza-los.Pode-se abrir quantos arquivos quiser, porém quanto maior o número de arquivos organizados na tela,pior será o campo de visão de cada um.
  20. 20. 09.02 Área de Trabalho (workspace)Ao abrir vários projetos, você poderá salvar essa configuração, para que possa utiliza-la novamentedessa forma. Para isso deverá criar um espaço de trabalho para salvar, isso você consegue através dautilização do comando Salvar área de trabalho, acionando o menu Arquivo.A extensão desse novo arquivo não é a mesma de um projeto comum, assim sendo, para abri-lonovamente deverá solicitar que sejam listados os arquivos com extensão MPW, na caixa de diálogoAbrir, pois a opção padrão quando solicitamos a abertura de arquivos são os arquivos de projeto quetem extensão MPP.
  21. 21. 09.03 Consolidação de ProjetosA Consolidação de projetos se presta para quando você deseja verificar em uma sótela de projeto, vários arquivos. Esta forma de visualização é importante quando sefaz necessário ter uma visão geral dos projetos em andamento e quando da utilizaçãode alguma aplicação de software for efetuada ela terá efeito sobre todos os arquivosconsolidados. Aqui você é que determina qual a ordem em que projetos serão listadose sem precisar abrir um a um.Para consolidar projetos, primeiramente abra os projetos que serão consolidados.Acesse o menu Janela/nova janela, selecione os projetos que serão consolidados eclique Ok.
  22. 22. Os projetos serão consolidados em uma única tela que contém todas as informaçõessobre os projetos consolidados.Atividades em projetos diferentes podem possuir dependência entre si. Ao vincular as atividades, oProject exibe uma barra externa em cada um dos projetos com o qual a dependência entre asatividades será exibida.Para vincular uma atividade externa ao projeto, clique e mantenha o mouse pressionado na barra deatividade predecessora, e arraste (o anel da corrente) até a barra da atividade sucessora do outroprojeto.10 FACILIDADES10.01 Dividindo Tarefas
  23. 23. Uma tarefa pode ser dividida ou reagendada para interromper o trabalho e depois retomar o restantedele em um ponto posterior na agenda. Por exemplo, um recurso é atribuído a uma tarefa que estáagendada para ocorrer em dias em que ele também está agendado para participar de um curso, elapode ser dividida, de modo que comece antes da data do curso, pare no dia deste e depois retome nodia seguinte ao termino do curso.Se estiver claro que uma tarefa será interrompida, ela poderá ser dividida ao ser criada. Se umainterrupção ocorrer depois da tarefa ter começado, ela poderá ser dividida no ponto em que o trabalhofoi interrompido e o restante da tarefa poderá ser reagendado. Uma tarefa pode ser dividida muitasvezes para criar lacunas de qualquer tamanho no trabalho. Quando uma tarefa é dividida, o Gráfico deGantt apresenta uma lacuna na barra de Gantt para a tarefa, a largura da lacuna representa ocomprimento da interrupção no trabalho.· Na barra de Modos, dê um clique no ícone Gráfico de Gantt;· Na barra de ferramentas Padrão, dê um clique no botão Dividir tarefa;· Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt para a tarefa desejada;· Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt até a data desejada.
  24. 24. 10.02 Rearranjando a Área de VisualizaçãoO MS Project oferece alguns recurso que facilitam a visualização de seu projeto conforme diferentesinteresses, assim, na Barra de ferramentas temos os botões:- (Mais Zoom ) , que aumenta a escala de tempo, vêem-se menos tarefas mas com um maiorespaço para cada uma.- (Menos Zoom ) , que diminui a escala de tempo, mas aumenta o número de tarefas visualizáveis.- (Ir para tarefa selecionada ) , que traz para a parte visualizável do diagrama a tarefa que estejaselecionada;Exibir, em sua opção Zoom, a qual abre a caixa de diálogo “Zoom”, que permite (através de seusbotões de opção) determinar qual a amplitude do projeto que se pretende visualizar.10.03 Atrasando o Início de uma tarefaPara atrasar o início de uma tarefa, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra de duração datarefa no diagrama de Gantt, quando o ponteiro do mouse assumir a forma de uma cruz de setas ,clique e arraste horizontalmente a tarefa até o ponto desejado.
  25. 25. 10.04 Inserindo ColunasVocê pode ainda inserir colunas em alguma planilha, para tanto escolha na Barra de Menu Inserir aopção Coluna, na caixa de diálogo “Definição de Coluna”, na caixa de listagem em cortina “Nome doCampo”, defina que tipo de informação constará na nova coluna, clique então sobre o botão decomando OK.10.05 Inserindo DesenhosVocê pode personalizar sua área de trabalho, colocando lembretes no seu gráfico de Gantt.Para isso, em Exibir, Barra de Ferramentas, selecionar “Desenhos”, resultando assim o aparecimentode novas ferramentas de desenhos.
  26. 26. 10.06 Exportando ProjetosO MS-Project 2000 permite 8 formatos externos. São eles os seguintes:Arquivo do Microsoft Project – formato de arquivo padrão de um projeto, que usa a extensão ‘.mpp’.O MS-Project 2000 oferece suporte para abrir e salvar no formato de arquivo do Microsoft Project 98.Arquivo de modelo do Microsoft Project – arquivo de modelo que contém a extensão ‘.mpt’, no qual épossível salvar informações de texto padronizado. O arquivo global (Global.mpt) consiste em umarquivo de modelos mestre que pode conter informações de formatação de todos os projetos, mas quepode armazenar tarefas, recursos e atribuições.Banco de dados do Microsoft Project – formato de banco de dados usado com o MS-Project paraarmazenar projetos inteiros e que usa extensão ‘.mpd’.MPX (transferência do MS-Project) – formato ASCII, usado com programas de gerenciamento deprojeto e vários outros programas que oferecem suporte a MPX 4.0. Este formato usa a extensão‘.mpx’. O MS-Project 4.0, o MS-Project 4.1 e o MS-Project 98 usam o formato de arquivo MPX 4.0. NoMS-Project 2000, não é mais possível salvar as informações do projeto nesse formato de arquivo, masé possível importar dados dos campos neste formato.Microsoft Access – formato usado pelo programa de banco de dados MS-Access. É possível salvar umprojeto todo ou em parte no formato MS-Access, que usa a extensão ‘.mdb’.Banco de dados ODBC – formato usado por banco de dados compatíveis com ODBC ao qual o MS-Project dá suporte, como o MS SQL-Server ou Oracle.Microsoft Excel – formato usado pelos programas de planilha do Microsofit Excel e que usa aextensão ‘.xls’. É possível exportar dados de campos para esse formato, mas não o projeto inteiro.Tabela dinâmica do Microsoft Excel – formato usado pelos programas de planilha Microsoft Excel parauma tabela dinâmica. É possível exportar dados do Microsfot Project para uma tabela dinâmica doMicrosfot Excel, mas não se pode importá-los da tabela dinâmica para o Microsoft Project.HTML – formato usado por navegadores na Internet. É possível exportar dados de campos para esseformato, mas não o projeto inteiro. Os arquivos no formato HTML usam a extensão ‘.htm’ . É possívelexportar dados para o formato HTML, mas não se pode importá-los desse formato para o Project 2000.Somente texto ou ASCII – formato de texto genérico usado por processadores de texto e outrosprogramas. Esse formato usa a extensão ‘;txt’ e é delimitado por tabulação. É possível exportar dadosde campos de uma única tabela do Microsoft Project para esse formato, mas não o projeto inteiro.CSV (separador de lista do sistema) – formato de texto genérico usado com processadores de texto eoutros programas, nos quais os valores são separados pelo separador de lista do sistema. Esseformato usa a extensão ‘.csv’ e é delimitado por vírgula. É possível exportar dados de campos de umaúnica tabela do Microsoft Project para esse formato, mas não o projeto inteiro.Para exportar diversos dados de um projeto para outros formatos:Acesse o menu Arquivo – Salvar Como, na caixa Salvar como tipo, selecione o formato do arquivo aser exportado:
  27. 27. Na tela Exportar mapeamento, selecione o nome do mapa a ser usado para exportar os dados.
  28. 28. 10.07 Exercício de Fixação 05A partir do exercício de fixação 03 (Projeto Treinamento) exporte um dos mapas, a seu critério, para osformatos ‘.txt’, ‘.xls’ ou ‘.htm’.
  29. 29. 11 RELATÓRIOS11.01 Executando RelatóriosO MS Project oferece-lhe modelos de relatórios voltados a diferentes interesses que podem incidirsobre o mesmo projeto, para acessá-los escolha na Barra de Menu Exibir, Relatórios..Na caixa de diálogo “Relatórios” há opções de direcionamento do interesse:- Visão geral.., fornece informações gerais sobre o projeto direcionadas a:- Resumo do Projeto: fornece as diretrizes gerais do projeto e do andamento sem detalhar astarefas.- Tarefas de nível superior: fornece uma visualização do projeto apenas quanto às suasetapas mais importantes.- Tarefas Críticas: apresenta as tarefas, as durações, as relações entre si e os recursos a elasrelacionados.- Etapas: apresenta as etapas e eventos mais marcantes durante o projeto.- Dias úteis: apresenta o calendário de dias trabalhados e não trabalhados para o projeto.- Atividades atuais, fornece informações direcionadas ao andamento doprojeto:- Tarefas não iniciadas: fornece as tarefas não iniciadas, seu cronograma planejado e recursosenvolvidos.- Tarefas com início breve, após completarmos as caixas de diálogo “Intervalo de datas”, emque definimos um período, nos fornece as tarefas prestes a serem executadas.- Tarefas em andamento: fornece as informações a respeito das tarefas já iniciadas.- Tarefas concluidas: informa sobre as tarefas já executadas.- Tarefas que já deveriam ter iniciado: após completarmos a caixa de diálogo “Deve iniciar em”,em que dizemos a partir de que data queremos o relatório, nos fornece todas as tarefas complanejamento de início anterior aesta data.- Tarefas adiadas: informa sobre as tarefas que não estão sendo cumpridas conforme oplanejamento original.- Custos, fornece informações direcionadas a custos:- Fluxo de Caixa: fornece os custos diários de cada etapa e cada tarefa, bem como os custostotais de cada semana.- Orçamento: fornece as informações sobre os custos planejados (orçamento) e o custo efetivo.- Tarefas com orçamento estourado: apresenta apenas as tarefas em que o
  30. 30. custo efetivo superou o planejado.- Recursos com orçamento estourado: apresenta os recursos que oneraram oorçamento.- Valor acumulado: apresenta os custos economizados em relação ao projetoinicial.- Atribuições, direciona os relatórios no sentido de distribuir responsabilidades:- Funções: informa qual a atribuição de cada responsável.- Funções e prazos: informa qual a atribuição de cada responsável e ocronograma de execução.- Lista de tarefas pendentes: fornece o relatório das tarefas semanais para umdos recursos utilizados no projeto, portanto temos que informar através da caixa dediálogo “Utilização de recurso...”, para qual dos recursos queremos uma lista dasatividades semanais.- Recursos superalocados: faz relatório dos recursos com sobre-uso (horasextras).- Carga de trabalho, direciona as informações à alocação:- Uso da tarefa: indica qual tarefa utiliza qual recurso em horas diárias etotais.- Uso do recurso: indica qual recurso é utilizado em qual tarefa em horas diárias etotal de horas.- Personalizados: fornece as várias opções de relatório que o usuário possa vir autilizar, com a possibilidade de formatação personalizada.
  31. 31. 12 BibliografiaMicrosoft Project 2000Ricardo Viana VargasGerenciamento de Projetos com Ms Project 2000Francisco Constant de FigueiredoHelio Carlos Maciel FigueiredoGerência de Projetos com o Ms Project 2000Onir José Jacques Dias

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