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2 As Piores Práticas em Business Intelligence
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Argumentos de facilidade de utilização
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  1. 1. As Piores Práticas em Business Intelligence Razões para o sucesso das Aplicações de BI onde as Ferramentas de BI falham Um White Paper de Kevin R. Quinn Vice-presidente para o Marketing de Produtos
  2. 2. Kevin R. Quinn é o Vice-presidente para o marketing de produtos da Information Builders. Kevin tem mais de 24 anos de experiência na concepção e implementação de soluções de Business Intelligence e Integração de Dados Empresariais. Escreveu e publicou muitos artigos e resultados de estudos sobre arquitectura de informação estratégica. Nas várias funções que ocupou na Information Builders, Kevin tem ajudado empresas de todo o mundo a criar estratégias de desenvolvimento de informação que as ajudam a acelerar a tomada de decisões e a melhorar o seu desempenho como empresas. Trabalhou com empresas globais para implementar boas práticas que lhes permitiram desenvolver-se com sucesso. Kevin formou-se no Queens College em Informática. Kevin R. Quinn
  3. 3. Transformar fracassos em sucessos Pior Prática #1: Assumir que o utilizador médio tem conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI Não conhecer bem o verdadeiro utilizador final Demasiado para muito poucos É uma questão de tempo Argumentos de facilidade de utilização Indivíduos destacados para as tarefas de BI e as múltiplas versões da realidade A solução Pior Prática #2: Permitir que o Excel se torne a plataforma de BI usada por todos Processo manual e sujeito a erros O impacto dos dados errados A criação de “spreadmarts” A solução Pior Prática #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimento de informação Não avaliar correctamente a necessidade de um Data Warehouse A solução Pior Prática #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade específica A solução O antídoto está nas suas mãos 1 2 7 11 15 Índice 14 2 3 3 4 4 5 7 7 8 8 11 11 14
  4. 4. O software de Business Intelligence (BI) surgiu como resposta à necessidade de obter informação rigorosa e de forma atempada para apoiar os decisores empresariais. O software de BI começou a surgir nas décadas de 70 e 80, na forma de aplicações em COBOL e relatórios só com texto, e evoluiu para o actual mercado complexo de ferramentas e plataformas. Existem várias ferramentas para desenhar relatórios, fazer queries ad-hoc e para processamento analítico online (OLAP), mas as plataformas de BI combinam estas ferramentas com bases de dados, portais e tecnologias de integração para proporcionarem aplicações de BI sofisticadas. Enquanto o COBOL exigia o envolvimento de profissionais das TI e meses para gerar um simples relatório, as soluções de hoje já são concebidas para os utilizadores comuns das empresas e são capazes de gerar relatórios em tempo real. Com tudo isto, porque será que muitas organizações ainda sentem que as suas necessidades de acesso a informação e geração de relatórios não estão satisfeitas? O software de BI – ferramentas, plataformas e aplicações – tem um grande potencial para ajudar as organizações a aceder com rapidez às informações de que necessitam para tomarem decisões informadas e, em última análise, alcançarem os seus objectivos empresariais. No entanto, tal como acontece com qualquer outra tecnologia, o sucesso do BI depende muito da implementação, da divulgação e das práticas de utilização. Quando procuramos o que conduziu a resultados medíocres, ou mesmo fracassos completos¹, encontramos muitos factores comuns que apelidamos de “piores práticas”. Estas são as principais piores práticas em BI: ■ Assumir que o utilizador médio tem conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI ■ Permitir que o Excel se torne a “plataforma”de BI usada por todos ■ Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimento de informação ■ Seleccionar uma ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade específica Estas piores práticas colocam as empresas no caminho certo para o fracasso em BI. E encontramo- las aplicadas repetidamente nas, supostamente, melhores e mais brilhantes empresas do mundo. Estas piores práticas costumam ser o resultado de querer utilizar a tecnologia mais recente, sem qualquer ponderação baseada em conhecimentos práticos e experiência. Este artigo, escrito com o intuito de ajudar empresas a aprender com os erros de outras, dá uma boa visão destas quatro piores práticas em BI. Inclui também algumas orientações que podem ajudar a evitar e/ou ultrapassar as piores práticas para permitir que as empresas possam usufruir do verdadeiro poder do BI. Após ler este artigo, o leitor ficará a compreender bem como pode evitar o fracasso em BI e fazer com que as suas iniciativas no âmbito do BI tenham sucesso. 1 Information Builders Transformar fracassos em sucessos 1 O fracasso pode ser definido como uma despesa considerável com pouco ou nenhum retorno do investimento.
  5. 5. 2 As Piores Práticas em Business Intelligence As ferramentas de BI – desenho de relatórios, queries ad-hoc e ferramentas de OLAP – fornecem um serviço valioso e podem desempenhar um papel vital na estratégia de BI de uma empresa. No entanto, não são o que os utilizadores comuns das empresas necessitam. Estes utilizadores precisam de informação dinâmica e prontamente disponível, que os apoie na tomada de decisões. É certo que as ferramentas de BI oferecem a capacidade de tratar informação, mas são demasiado complexas para a maioria dos utilizadores comuns das empresas. Infelizmente, o mercado de aplicações destinadas ao utilizador final encontra-se inundado com publicidade enganosa, tendo-se chegado ao ponto de afirmar que “as ferramentas de BI são para todos”. As ferramentas actuais de BI são apresentadas como sendo destinadas ao utilizador comum porque já não requerem programação específica ou conhecimentos de bases de dados. Usam interfaces gráficas com facilidades drag-and-drop (arrastar e largar) e permitem que qualquer pessoa interrogue bases de dados e obtenha resultados bem formatados. Mas o facto é que, mesmo com todos estes avanços, estas ferramentas ainda são demasiado complexas para que o utilizador final médio as consiga incorporar nas suas rotinas diárias. Além disso, apenas alguns utilizadores comuns estão envolvidos em processos de tomada de decisão no âmbito do BI. O resultado é a necessidade de simplicidade acabar por ser negligenciada e as ferramentas de BI serem impostas pelos responsáveis das TI e pelos utilizadores mais avançados de cada departamento – uma receita infalível para o fracasso. Não conhecer bem o verdadeiro utilizador final O primeiro, e talvez o mais prejudicial, erro que as organizações cometem quando avaliam as soluções de BI disponíveis no mercado é não incluírem os utilizadores comuns no grupo responsável pela selecção. Isto é pouco sensato porque os utilizadores comuns serão os principais utilizadores da solução, mas acontece com muita frequência. Na maior parte dos casos, a origem do fracasso da estratégia de BI está no próprio grupo responsável pela selecção da ferramenta. Por um lado reconhece-se a necessidade de os utilizadores comuns terem uma ferramenta de BI. Por outro, o grupo de selecção é normalmente composto apenas por responsáveis das TI e utilizadores avançados que sabem utilizar as ferramentas mais complexas. Os indivíduos com competências deste nível tendem a procurar ferramentas dotadas de muitas características e funcionalidades avançadas e dão pouca atenção à facilidade de uso em termos globais. Por outras palavras, o grupo responsável pela selecção costuma representar apenas as necessidades de uma pequena parte do conjunto total de utilizadores. Quando os utilizadores comuns são excluídos do processo de selecção da solução, a sua necessidade de ter algo que seja simples é totalmente ignorada. O resultado é uma decisão válida apenas para os utilizadores mais avançados. Depois, o que acontece é que 90% das ferramentas adquiridas para todos os utilizadores usarem acabam como “shelfware”(software na prateleira). Pior ainda, até os próprios utilizadores avançados, que compreendem bem as ferramentas, acabam por perder horas e horas de trabalho para criar um simples relatório. Não deve haver muitas pessoas que possam perder muito tempo de cada vez que precisam de alguma informação, quanto mais ter de atender aos pedidos de informação feitos pelos colegas que têm menos conhecimentos técnicos. Pior Prática #1: Assumir que o utilizador médio tem conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI
  6. 6. Information Builders3 Demasiado para muito poucos No âmbito do BI, o desenho de relatórios, os queries ad-hoc e as ferramentas de análise OLAP podem ter centenas ou milhares de particularidades. Embora a interface para o utilizador costume ser simples, é impossível escapar à complexidade dos próprios dados. Até o mais simples caso de Data Warehouse pode ter centenas de colunas de dados e os sistemas mais complexos com milhares de colunas não são pouco frequentes. Quando um utilizador comum se vê frente a um espaço de trabalho em branco, milhares de colunas de dados e centenas de funções disponíveis, a complexidade é inerente. “Por onde começo?”costuma ser a primeira pergunta, logo seguida de “Não tenho tempo para isto!”ou “Desisto!”. A pirâmide de utilizadores segundo as suas capacidades é algo já muito discutido e bem assente na maior parte das organizações. A versão mais simples da pirâmide, apresentada em baixo, demonstra que 90% dos utilizadores da maior parte das organizações se enquadra na classe de utilizadores comuns não técnicos, o que significa que apenas 10% são suficientemente avançados para conseguirem utilizar uma ferramenta de BI. Figura 1: É do domínio comum que 90% dos funcionários que lidam com informação na maior parte das empresas podem ser classificados como utilizadores comuns não técnicos. O que a pirâmide não mostra é que a maior parte dos executivos e gestores de topo, que são geralmente os principais decisores estratégicos, se encontram na parte inferior, ou seja, são utilizadores não técnicos. É uma questão de tempo Em algumas situações, os executivos e gestores de topo têm conhecimentos técnicos suficientes para usar a ferramenta de BI, mas, mesmo quando isto acontece, acabam por não ter tempo para trabalhar com ela ou para explorar os repositórios de dados e produzir a informação de que necessitam. Para obter a informação de que necessitam, a maior parte das pessoas precisa de formas mais fáceis e rápidas do que as proporcionadas por uma simples ferramenta de BI. Utilizadores Avançados 10% Utilizador Empresarial Não Técnico90%
  7. 7. Argumentos de facilidade de utilização O que será que leva tantas empresas a avaliar, adquirir e implementar ferramentas de BI para utilizadores além dos mais avançados, os do topo da pirâmide? Há várias explicações para isto. Como já se mencionou acima, o verdadeiro utilizador final costuma ser excluído do grupo de selecção. Por outro lado, os fornecedores de ferramentas de BI apregoam injustificadamente que “É tão fácil que qualquer um pode utilizar; e todos deveriam utilizar!”. Depois, temos os gestores de TI sobrecarregados com pedidos de informações e cada vez mais desejosos de se libertar dessas tarefas, o que os torna vulneráveis a esta abordagem “ferramentas de BI para todos”. Numa determinada situação, uma chefe de projecto disse que a sua organização tinha em curso a implementação de uma ferramenta de BI e que todos os pedidos de informações seriam ad-hoc. Quando lhe perguntaram se acreditava mesmo que era isso que os seus utilizadores queriam, a resposta foi um categórico “Sim!”. Seguido de “Foi assim que interpretámos o que eles querem.”. O problema desta situação é o facto de a líder de projecto estar a tomar uma decisão com base num resultado final desejado, mas praticamente sem ter em conta o processo necessário para alcançar o resultado final, nem se preocupando com a forma como os utilizadores finais acolherão o processo. Obviamente, os projectos que nascem assim nunca se concretizam. A maior parte dos utilizadores nunca utiliza as ferramentas porque elas são demasiado complexas. Em vez disso, continuam a pedir informação ao departamento de TI ou aos colegas mais versados. E é claro que a informação de que necessitam lhes vai chegando a passo de caracol. Ralph Kimball, um perito em Data Warehousing, explica isto de forma muito clara no seu livro The Data Warehouse Toolkit, 2.ª Edição. Ele afirma o seguinte: “As ferramentas de queries ad-hoc, por muito poderosas que sejam, apenas são compreendidas e utilizadas com eficácia por uma pequena percentagem dos potenciais utilizadores dos repositórios de dados das empresas.”. Indivíduos destacados para as tarefas de BI e as múltiplas versões da realidade Por vezes, encontramos ferramentas de BI implementadas com relativo sucesso em alguns departamentos. Isto costuma significar que o departamento identificou alguns utilizadores avançados que se tornam os peritos locais em ferramentas de BI e dos quais o departamento passa a depender. Estes utilizadores utilizam a ferramenta de BI pelos restantes colegas e passam a ser responsáveis pela criação e distribuição da informação no seu departamento. Nestas situações, surge depois uma outra questão: a inconsistência entre as respostas geradas por cada um dos utilizadores avançados, ou seja, as múltiplas versões da realidade. As múltiplas versões da realidade aparecem quando duas ou mais pessoas aplicam métodos e funções diferentes para obter informação e chegam a conclusões diferentes. Quando isto acontece, o problema esta na dificuldade de determinar qual das conclusões está correcta, se é que alguma está. O trabalho que os utilizadores avançados fazem com ferramentas de BI não passa por um controlo de qualidade rigoroso como o de um departamento de TI. O trabalho deles com a ferramenta é normalmente não auditável. Nestas circunstâncias, paira a dúvida sobre a validade do sistema de informação, da ferramenta de BI e do próprio Data Warehouse. As Piores Práticas em Business Intelligence4
  8. 8. Válidos ou não, o certo é que muitas empresas confiam mais nos relatórios operacionais gerados e testados por profissionais das TI. Muitas duvidam da informação ad-hoc pura criada com uma ferramenta de BI devido à possibilidade de variações e inconsistências. A solução As organizações necessitam de soluções de BI que sejam fáceis de utilizar por todos os utilizadores, sobretudo pelos que se encontram na parte inferior da pirâmide de capacidades de utilização. Precisam também de uma solução que reduza as possibilidades de existirem “múltiplas versões da realidade”, o que só se consegue com o acesso a uma fonte comum de informação da empresa e com métodos standard de geração de relatórios. Uma plataforma de BI é a resposta a todos estes requisitos. Uma plataforma de BI pode tirar partido de ferramentas de BI e utilizá-las em conjunto com outras tecnologias, incluindo bases de dados, integração de dados e portais, no sentido de proporcionar uma solução integral para um problema específico ou para um conjunto de problemas da empresa. É a esta solução final que chamamos Aplicação de BI. As plataformas de BI são implementadas por profissionais das TI, mas o seu resultado final (a aplicação de BI) destina-se a todos os utilizadores comuns. De algum modo, as organizações foram levadas a acreditar que as plataformas de BI são demasiado complexas para as suas necessidades. Mas não poderiam estar mais longe da verdade. Se consideramos a integração de dados, o warehousing e os custos da formação dos utilizadores finais associados às ferramentas de BI, percebemos que uma aplicação de BI construída sobre uma plataforma de BI implica tempos de implementação semelhantes aos de uma ferramenta de BI. E temos a vantagem de os utilizadores acolherem bem as aplicações de BI fáceis de utilizar nas suas rotinas diárias, o que é talvez o factor de sucesso mais crítico em qualquer implementação. É por isso que as plataformas de BI têm muito mais sucesso do que as ferramentas de BI. A verdade é que a maior parte dos utilizadores comuns não técnicos consegue aceder à informação através de uma aplicação de BI, que é muito mais fácil de utilizar do que as ferramentas de BI. As aplicações de BI tiram partido das tecnologias de geração de relatórios, dos browsers da web e até do correio electrónico para tornarem a informação acessível a estes utilizadores comuns num ambiente confortável e fácil de utilizar. Por exemplo, as actuais aplicações de BI baseadas em parametrizações proporcionam uma interface web simples que permite que os utilizadores “naveguem”até ao relatório de que necessitam, como se procurassem um artigo no eBay ou um livro na Amazon. As aplicações de BI permitem que os utilizadores personalizem os relatórios facilmente através da selecção de opções em menus pendentes e outras acções em tudo semelhantes ao que fariam para preencher um formulário de qualquer encomenda online. O WebFOCUS da Information Builders, uma plataforma de Business Intelligence, foi concebido especificamente para permitir que os programadores criem exactamente este tipo de aplicações, como ilustrado na Figura 2. Ralph Kimball disse também o seguinte: “É muito provável que a maior parte dos utilizadores aceda de facto aos dados se puder fazê-lo através de aplicações analíticas pré-construídas e baseadas em parametrizações. Entre 90 e 95% dos potenciais utilizadores serão servidos por 5 Information Builders
  9. 9. estas aplicações pré-construídas, que são basicamente modelos concretizados que não pedem ao utilizador que construa queries relacionais directamente.”. Figura 2: Uma aplicação de BI baseada em WebFOCUS. A Information Builders usa uma abordagem de “ad-hoc guiado”como fundação das suas aplicações de Business Intelligence. Esta abordagem combina funcionalidades sofisticadas com a facilidade de uso para permitir que os utilizadores criem os seus próprios relatórios sem terem grandes conhecimentos técnicos, nem necessidade de utilizar uma ferramenta complexa. Isto torna o Business Intelligence utilizável por utilizadores não técnicos, conduzindo-os até às respostas de que necessitam. As aplicações WebFOCUS baseiam-se nesta navegação ad-hoc guiada. (Ver Figure 2) O WebFOCUS permite que os programadores criem filtros, campos de introdução de dados e modelos de relatórios que os utilizadores comuns podem facilmente personalizar através dos campos de introdução de dados. Resultado: um único relatório baseado em parametrizações, que oferece milhares de possibilidades sem exigir que o utilizador final saiba utilizar uma ferramenta de BI. O WebFOCUS também faculta a capacidade de cada formulário incluir uma opção de subscrição/agendamento. Aproveitando um browser da web e a opção de subscrição, os utilizadores podem pedir que lhes sejam enviadas por e-mail actualizações dos relatórios de informação de criarem. Em termos globais, isto reduz a complexidade e o tempo despendido a criar relatórios e obter informação, assim como melhora os níveis de adopção da aplicação por parte dos utilizadores não técnicos. Com combinações de parâmetros, o ambiente flexível de geração de relatórios do WebFOCUS garante que os programadores nunca se verão sobrecarregados com pedidos de criação de novos modelos de relatórios. Além disso, os programadores têm a possibilidade de organizar os vários relatórios e formulários de introdução de parâmetros num portal de navegação simples, de forma a proporcionarem simplicidade, flexibilidade e capacidades de personalização aos utilizadores comuns, ou seja, tudo aquilo de que eles necessitam para incorporarem o BI nas suas rotinas de trabalho. As Piores Práticas em Business Intelligence6
  10. 10. O Excel é talvez a “ferramenta de BI”mais usada no mundo. Ainda que muitos o considerem “apenas uma folha de cálculo”, o facto é que muitas organizações têm os seus relatórios financeiros em Excel. Em boa verdade, o Excel prospera na ausência de verdadeiras aplicações de BI. Mas o Excel não passa de uma ferramenta de BI, na melhor das hipóteses. Além de todos os problemas inerentes às ferramentas de BI, já mencionados na secção anterior, o Excel introduz os seus próprios problemas específicos. A beleza do Excel está na interface extremamente simples que faculta funções muito utilizadas, como cálculos, apresentações e visualizações de dados numéricos. Como os utilizadores comuns necessitam destas funcionalidades com tanta frequência, o Excel, parte integrante do Microsoft Office, encontra-se instalado em praticamente todos os computadores de secretária e portáteis do mundo, bem como em muitos dispositivos móveis. Tornou-se um utilitário padrão que é fornecido a quase todos os funcionários que lidam com informação, logo no seu primeiro dia de trabalho. Processo manual e sujeito a erros O Excel pode ser de grande utilidade para os utilizadores comuns nas empresas, mas a realidade é que potencia o caos em termos de qualidade e consistência da informação. E isto pode causar grandes danos, sobretudo em sectores sujeitos e regulamentos severos e obrigados a estar sempre em conformidade com a legislação. Considere o seguinte cenário, muito comum: ■ Os analistas de uma empresa desenvolvem um conjunto de folhas no Excel para apoiar as decisões operacionais quotidianas inerentes às suas funções. ■ Satisfeitos com a autonomia e com a análise sofisticada que o Excel lhes permite ter, decidem partilhar essas inovações com colegas. Por sua vez, estes colegas resolvem modificar a lógica das folhas de cálculo e ligam-nas aos seus próprios repositórios de informação. ■ Com o passar do tempo, propagam-se pela organização folhas de cálculo isoladas, com dados provenientes de múltiplas folhas de cálculo de qualidade duvidosa, e os executivos dão por eles a tomar decisões com base em dados questionáveis e dos quais ninguém conhece o rasto. Neste cenário, a empresa enfrenta uma reprovação em qualquer auditoria que seja feita à informação e aos números das folhas de cálculo (os seus “relatórios”), seja uma auditoria interna ou uma auditoria exigida por uma entidade reguladora. Paralelamente a tudo isto, o departamento de TI continua a manter os dados operacionais completos, auditáveis, salvaguardados e não adulterados pela comunidade de utilizadores do Excel. O impacto dos dados errados O Excel nunca foi pensado para ser uma ferramenta de BI. E o problema não está no Excel, mas sim no seu uso como ferramenta de BI. Muita da informação que se pode encontrar em folhas do Excel foi lá colocada por processos manuais, obviamente sujeitos a erros. Isto é algo que nunca deve acontecer em BI. As aplicações de BI devem utilizar apenas dados provenientes de fontes fiáveis e de total confiança. Num determinado relatório, foi dito que 7% de todos os dados existentes em folhas de cálculo do Excel estão errados. O impacto deste cenário tem sido bem visível recentemente em muito casos bem divulgados de erros no Excel que custaram milhões de dólares a muitas empresas. Pior Prática #2: Permitir que o Excel se torne a plataforma de BI usada por todos 7 Information Builders
  11. 11. No ano passado, o Grupo Europeu de Interesse no Risco das Folhas de Cálculo (European Spreadsheet Risk Interest Group), uma organização que analisa e quantifica o custos dos erros em folhas de cálculo a nível mundial, divulgou várias situações. Estas são algumas delas: ■ A delegação de Minneapolis de um auditor público declarou uma variação percentual errada em saldos de fundos não reservados; um analista definiu uma fórmula numa coluna de uma folha de cálculo em que dividiu a diferença entre os saldos de 2003 e 2004 pelo total de 2004, em vez de ser pelo total de 2003. ■ Uma auditoria de Housing and Urban Development (Habitação e Desenvolvimento Urbanístico, nos EUA) revelou que uma autoridade habitacional local tinha de pagar mais de 200.000 dólares para cobrir as despesas em que incorreu por ter pago quantias excessivas a senhorios devido a um erro de introdução de dados. ■ No estado do Nevada, um orçamento municipal para 2006 foi desenvolvido com base numa cópia do orçamento do município para 2005; no final de 2005, descobriu-se um erro de 5 milhões de dólares no fundo para águas e saneamento; na correcção do problema relativo a águas e saneamento, foram descobertos e corrigidos outros erros. ■ Uma conhecida empresa de equipamentos de imagem para o sector médico e para o consumo geral teve de corrigir os seus prejuízos de terceiro trimestre em 9 milhões de dólares; anunciou que o ajuste foi necessário porque tinham sido colocados demasiados zeros no provimento de uma indemnização a um funcionário, numa folha de cálculo; o director financeiro da empresa caracterizou a situação como sendo uma “deficiência no controlo interno”. A criação de“spreadmarts” Outro fenómeno único criado pelo Excel são os chamados “spreadmarts”- mercados de folhas de cálculo. Quando os utilizadores acumulam individualmente os seus próprios repositórios de dados “de confiança”nas suas folhas de cálculo pessoais, ao ponto de se tornarem uma fonte de dados crítica, isso torna-se um “spreadmart”. Um “spreadmart”é um repositório de dados, sem segurança ou regulação, nas mãos de um utilizador que raramente faz cópias de segurança dos seus dados e que pode abandonar as suas funções de um momento para o outro. Um único utilizador deste tipo pode não ser um problema, mas quando imaginamos a acumulação de centenas de utilizadores com os seus próprios repositórios de dados não regulados, a coisa torna-se séria. O Excel e ou os “spreadmarts”criados com o Excel são muitas vezes considerados o pior pesadelo dos departamentos de TI. É assim sempre que um executivo de topo compreende os perigos dos “spreadmarts”e incumbe o departamento de TI de intervir e pôr ordem nos dados e no ambiente para, de alguma forma, regular, automatizar e resolver o caos. Por estas e por outras, já se debateu em muitos departamentos de TI se o Excel era uma ferramenta de produtividade ou de antiprodutividade. A solução Tentar impedir que os analistas utilizem o Excel é como tentar impedir a água desça por uma encosta. Não vai acontecer. O que se pode fazer é minimizar o trabalho manual feito no Excel e evitar a acumulação de dados críticos em folhas de cálculo pessoais. Uma forma de o conseguir é transformar o Excel num visualizador de BI, deixando de ser uma ferramenta de BI. Se as aplicações em Excel forem alimentadas com dados precisos, As Piores Práticas em Business Intelligence8
  12. 12. pré-formatados e pré-calculados, o utilizador terá pouco ou nenhum trabalho para obter os resultados de que necessita. E se este processo for automatizado, então os dados podem existir apenas numa fonte segura e regulada, como um Data Warehouse ou outro sistema de informação operacional, e apenas fornecidos a aplicações em Excel mediante pedido expresso. O WebFOCUS da Information Builders oferece duas opções que ajudam bastante na resolução deste problema: ■ Geração automática de relatórios em formato Excel ■ Actualização automática (ou refrescamento) de folhas de cálculo e aplicações do Excel com dados precisos e regulados provenientes de qualquer fonte de dados ligada ao sistema Ambas as opções limitam a quantidade de trabalho manual executado no Excel, diminuem os erros nos dados e reduzem a acumulação de folhas de cálculo pessoais. E convém não esquecer que estas opções trazem ainda a vantagem de melhorar a produtividade dos analistas. As figuras 3 e 4 mostram como o WebFOCUS dá a possibilidade de qualquer relatório ser gerado (a pedido do utilizador) na forma de uma folha de cálculo do Excel. A figura 3 mostra o formulário em que o utilizador define os parâmetros do relatório e pede que o mesmo seja gerado em formato Excel. A figura 4 mostra o relatório resultante do pedido, em formato Excel. Figura 3: Opção de exportação para o Excel numa aplicação de BI baseada no WebFOCUS. Figura 4: Relatório exportado para o Excel a partir de uma aplicação de BI baseada no WebFOCUS. 9 Information Builders
  13. 13. Um dos argumentos-chave a favor do WebFOCUS, que não é visível nas figuras 2 e 3, é a tradução automática dos cálculos e subtotais do relatório para cálculos e somatórios do Excel. Esta função essencial não está presente na maioria das restantes ferramentas de BI. Quando esta função não é fornecida pela ferramenta, o utilizador é forçado a criar os cálculos e somatórios manualmente, voltando a haver possibilidade de ocorrência de erros. Com o WebFOCUS, o utilizador pode simplesmente utilizar a folha de cálculo como lhe foi fornecida, o que reduz o tempo de trabalho, o esforço e os erros. Muitas pessoas argumentam que as aplicações do Excel são muito mais do que apenas relatórios. Há sítios onde os analistas planeiam orçamentos e experimentam cenários financeiros com aplicações do Excel. A Information Builders está consciente do valor que o Excel representa para muitos sectores industriais e para muitos tipos de desafios empresariais. Foi com isso mesmo em mente que concebemos o WebFOCUS para trabalhar com o Excel, não para acabar com o uso dele. O valor acrescentado que o WebFOCUS oferece é a eliminação dos processos de introdução de dados propensos a erros e a eliminação dos repositórios de dados individuais, que são factores que colocam as empresas em risco de violar os regulamentos relativos à exactidão e disponibilidade dos dados (Sarbanes-Oxley Act de 2002 nos EUA). O WebFOCUS não pretende eliminar o Excel da vida profissional dos funcionários das empresas. Pelo contrário, permite que as folhas de cálculo do Excel sejam actualizadas ou refrescadas com dados actualizados, directamente a partir da aplicação ou base de dados central. Posto de forma simples, o WebFOCUS torna o Excel mais seguro e menos propenso a erros, ao mesmo tempo que permite que os utilizadores continuem a trabalhar no seu ambiente preferido. As Piores Práticas em Business Intelligence10
  14. 14. Esta pior prática é complexa. Os Data Warehouses são uma parte muito importante das tecnologias de informação e um componente crítico de muitos sistemas analíticos. Assim sendo, o problema não está no Data Warehouse. A pior prática acontece quando um Data Warehouse é visto como a solução para todos os problemas relacionados com a informação ou quando se espera que a disponibilidade do Data Warehouse conduza os utilizadores comuns à informação. Na realidade, nem todas as aplicações de BI requerem um Data Warehouse. Muitas aplicações de BI tiram mais partido das tecnologias de integração e de portais, que permitem que os dados se mantenham onde sempre existiram e se limitam a tratá-los conforme for necessário. Infelizmente, muitas organizações não conseguem determinar correctamente se um Data Warehouse é ou não a melhor solução para o seu problema e enveredam pela via do Data Warehouse de qualquer forma. Não avaliar correctamente a necessidade de um Data Warehouse É frequente ver-se empresas a iniciar um projecto de Data Warehouse antes de terem uma solução de BI, ou até antes de identificarem as suas necessidades em termos de informação. Depois, acabam por ver que tiveram mais uma despesa e não resolveram qualquer problema. Quando ocorre uma situação destas, as empresas vêem os seus custos operacionais imediatamente aumentados. As organizações apressam-se muitas vezes na criação de Data Warehouses por razões que não são inteiramente válidas, como as seguintes: ■ Porque a minha solução de Business Intelligence precisava dele e não por fazer sentido para o problema da empresa. ■ Porque preciso de obter dados de mais do que uma aplicação, o que torna o Data Warehouse necessário. ■ Precisei de um Data Warehouse porque todos os sistemas de informação requerem um. Construir um Data Warehouse por estas razões pode levar automaticamente à redução da disponibilidade dos dados e ao aumento do custo global do sistema. Segundo alguns dos analistas mais conceituados nesta área, a integração e a movimentação de dados (Data Warehousing) pode consumir até 80% do custo de uma implementação de BI. Dito de forma simples, os Data Warehouses não devem ser implementados sem que haja uma boa compreensão do problema da empresa que é suposto eles ajudarem a resolver. Todas as decisões relativas a Data Warehouses devem apoiar-se em investigação rigorosa. A solução Há muitas formas de integrar dados existentes em bases de dados e aplicações, que permitem colocar a informação importante atempadamente nas mãos dos utilizadores comuns. Cada problema e/ou processo de uma empresa deve ser bem analisado até se determinar qual é o tipo de ferramenta de acesso à informação, Data Warehouse ou outro, que constitui a melhor solução. O importante é não esquecer que se deve começar pela identificação do método de integração e acesso à informação mais adequado para as necessidades em questão, sem assumir de imediato que um Data Warehouse deve ser a solução antes de avaliar todas as opções. Pior Prática #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimento de informação 11 Information Builders
  15. 15. O WebFOCUS da Information Builders disponibiliza pelo menos sete formas de integração e acesso a dados para resolver qualquer problema específico de uma empresa. Esta lista menciona quatro métodos muito utilizados, de baixo custo e capazes de proporcionar aos utilizadores das empresas um acesso mais rápido à informação do que conseguiriam com um Data Warehouse. ■ Acesso a dados operacionais, que proporciona geração de relatórios directamente a partir das aplicações operacionais ou de uma cópia dos dados operacionais. ■ Data Warehouses infiltrados (“Trickle-feed”) ou quase em tempo real, que capturam os dados das transacções e os colocam num Data Warehouse no momento da transacção. ■ Alertas transaccionais, que geram informação e a fornecem directamente ao utilizador com base em informação transaccional dependente do tempo. ■ Geração de relatórios associada a serviços web, que combina informação de fontes internas ou externas disponibilizada através serviços web para criar relatórios que podem ser enviados directamente para os utilizadores das empresas. Identificar a melhor solução para as necessidades As organizações devem avaliar cuidadosamente o seu problema específico e todas as soluções possíveis. Só assim conseguirão resolver o problema da melhor forma. Considere os seguintes exemplos em que as soluções de Business Intelligence não necessitam de um Data Warehouse típico. Exemplo A: Uma grande companhia aérea verificou a existência de problemas na manutenção dos assentos, mais precisamente longos períodos de tempo sem manutenção. Este problema estava a impedir que a transportadora vendesse esses lugares nos seus voos e, consequentemente, a reduzir as receitas e a rentabilidade. A informação de que a companhia aérea necessitava para acelerar a reparação dos assentos encontrava-se distribuída por três aplicações diferentes e essa informação teria de ser disponibilizada em tempo real durante a manutenção de cada avião. À primeira vista, poderia parecer que a integração dos dados das três aplicações diferentes num Data Warehouse poderia ser uma solução. No entanto, não foi necessário enveredar por uma iniciativa de desenvolvimento de um Data Warehouse complexo, dispendioso e muito consumidor de tempo. Neste caso particular, a Information Builders identificou que bastava um único relatório para resolver o problema. Utilizou-se o WebFOCUS para construir um relatório que combinou os dados dos seguintes sistemas: sistema da manutenção dos aviões, onde se encontrava a informação sobre os problemas em assentos e outros; sistema de inventário de peças, que detinha a informação da localização das peças necessárias para as reparações (isto é, em que armazém de peças e em que aeroporto as peças se encontravam); e, por fim, o sistema das rotas dos aviões, que detinha a informação relativa às próximas escalas dos aviões para manutenção e que foi utilizada para permitir que as peças fossem disponibilizadas o mais rapidamente possível para o local onde seriam necessárias. Com este relatório, a companhia aérea tem agora a capacidade de tratar dos problemas de manutenção de uma forma célere, aumentando as vendas de lugares e melhorando a rentabilidade. As Piores Práticas em Business Intelligence12
  16. 16. Exemplo B: Uma empresa de telecomunicações tinha informação relativa aos clientes dispersa por cinco sistemas diferentes. Sempre que um cliente interagia com esta empresa, essa informação poderia ser enviada e armazenada em qualquer um dos cinco sistemas. A empresa tinha um Data Warehouse que acumulava dados dos cinco sistemas durante a noite. No entanto, tornou-se claro que os dados existentes no Data Warehouse estavam muitas vezes desactualizados, o que causava grandes problemas aos serviços de apoio ao cliente. Consequentemente, as chamadas telefónicas tinha de ser transferidas entre operadores do serviço de apoio ao cliente, dado que cada operador apenas sabia trabalhar e podia aceder a um dos cinco sistemas diferentes de informação operacional. Este esquema provocada atrasos na resolução dos problemas, afectava negativamente a imagem da empresa perante os clientes e resultava em custos de assistência mais elevados. Neste caso, já existia um Data Warehouse, mas por qualquer razão não estava a cumprir o objectivo pretendido. Para resolver esta situação, utilizou-se a tecnologia de integração do WebFOCUS para criar um Data Warehouse “trickle-feed”ou infiltrado. A solução consistiu em colocar a tecnologia de monitorização do WebFOCUS a interceptar todas as transacções com destino a qualquer um dos cinco sistemas de informação operacional. Em seguida, a informação enriquecida era adicionada a um novo Data Warehouse em tempo real. Esta solução deu a cada operador do serviço de apoio ao cliente uma visão completa dos dados relativos a cada cliente. A informação passou a estar disponível no período de cinco minutos após qualquer interacção com um cliente, numa aplicação de relatórios desenvolvida com o WebFOCUS. Identificar quando os Data Warehouses fazem sentido Como já se disse, o problema não é o Data Warehouse em si, mas sim determinar se há necessidade de construir um. O desafio é ser-se capaz de identificar se um Data Warehouse ajudará mesmo a resolver um problema numa empresa. Existem muitas razões que justificam a construção de um Data Warehouse, incluindo as seguintes: ■ Quando há uma necessidade crítica de reduzir os encargos administrativos adicionais impostos por um sistema de transacções ou por uma aplicação de produção, no sentido de melhorar o desempenho desse mesmo sistema e da resultante aplicação de BI que acederá ao Data Warehouse. ■ Quando as ferramentas de BI precisam de aceder a dados e também há necessidade de reduzir a complexidade dos mesmos para acelerar o processo de criação de queries. ■ Quando é necessário analisar dados antigos que já não se encontrem armazenados nas aplicações operacionais. Quando se pretende empreender a construção de um sistema de BI para uma empresa, é muito importante não esquecer que uma das piores práticas em BI é assumir logo à partida que há necessidade de ter um Data Warehouse. Deve-se começar sempre por avaliar as necessidades em termos de informação e seleccionar a opção de integração de dados que satisfaça os requisitos da melhor forma. É possível que se chegue a conclusão de que um Data Warehouse é adequado para as necessidades em questão, mas é ainda mais importante chegar-se à conclusão de que ele não é necessário. 13 Information Builders
  17. 17. As Piores Práticas em Business Intelligence Pior Prática #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade específica O leitor deve ter reparado que os dois exemplos de problemas em empresas dados na secção anterior – a companhia aérea e a empresa de telecomunicações – consistiam ambos em problemas bem definidos, com objectivos empresariais muito claros. A boa compreensão dos respectivos problemas ajudou as empresas e identificar e implementar uma solução de BI eficaz. Entre as quatro piores práticas tratadas neste artigo, uma das mais ilustres prende-se com a aquisição de software de BI para “análise generalista”. É um facto que as situações em que encontramos a maior despesa e o menor retorno do investimento (ROI) resultam da aquisição de uma solução de BI “generalista”. Por outras palavras, isto acontece quando uma empresa reconhece a necessidade de fazer análise empresarial e planeia imediatamente um projecto de avaliação e aquisição de uma solução de BI para os seus utilizadores. Sem a identificação de um objectivo específico, o BI raramente tem algum impacto numa empresa. O ponto de partida para a criação de uma solução de BI deve ser a identificação de um projecto que resolva um problema específico recorrendo ao acesso à informação com rapidez e no contexto correcto. “Resolver um problema”significa que a informação irá acelerar um processo lento, eliminar uma fonte de atrasos, reduzir os custos operacionais ou até criar uma nova fonte de receitas. Quando se identificam necessidades de informação deste tipo logo à partida e são essas mesmas necessidades que conduzem a implementação da solução de BI, o sistema resultante tem muito mais probabilidades de vir a ter sucesso. A solução A lição que se deve tirar daqui é nunca procurar e adquirir software de BI, ou construir um Data Warehouse pare esse efeito, por motivos apenas generalistas. Se alguém quiser criar uma solução bem sucedida, deve começar por compreender o problema da empresa e determinar à priori o que se pode esperar se houver uma injecção de informação no processo problemático. Esta lição envolve questões menos tecnológicas do que outras, mas também aqui as soluções da Information Builders podem ajudar na medida em que permitem que se pense fora dos standards quando se desenha um sistema. O WebFOCUS não é apenas uma ferramenta de acesso a Data Warehouses. É uma plataforma de software que permite obter dados de qualquer fonte, com qualquer tempo de atraso, e disponibilizá-la para um ponto específico da empresa no sentido de resolver um problema. É aqui que se obtêm benefícios fácil e claramente quantificáveis. 14
  18. 18. O antídoto está nas suas mãos Ainda que muito do que foi mencionado neste artigo possa parecer simples bom senso, o mais certo é que alguém na sua organização comece a desenvolver trabalho que acabe por cair numa destas piores práticas. E quem os poderá culpar quando as publicações da especialidade, os fornecedores e os próprios consultores de tecnologia se limitam a promover as tecnologias mais recentes e prometem todos os tipos de benefícios? É fácil alguém deixar-se levar pela publicidade enganosa. A boa notícia é que, após ler este artigo, o leitor estará apto a identificar e combater pelo menos estas quatro piores práticas antes que elas ganhem raízes e se propaguem pela sua empresa. Além das soluções apresentadas neste artigo, também se deve utilizar a intuição contra as piores práticas, para tornar o caminho do sucesso mais claro. Considere o seguinte. ■ No seu próximo projecto, comece por identificar de que forma a informação fornecida atempadamente no contexto correcto pode acelerar um processo, reduzir custos ou melhorar a produtividade numa área específica. Não inicie o projecto a pensar em questões genéricas! ■ Identifique o método de integração de dados que lhe permitirá preparar os dados para a sua aplicação com a maior rapidez e com os menores custos. É possível que chegue à conclusão de que um Data Warehouse é adequado, ou talvez não. (Se já tiver escolhido uma ferramenta antecipadamente, as suas escolhas poderão ficar limitadas.) ■ Construa uma aplicação de BI que tire partido das tecnologias da web, como formulários de parametrização, agendamento de actualizações regulares por e-mail para o utilizador final e opções de exportação alternativas (por exemplo, HTML, Excel, PDF), para proporcionar mais flexibilidade aos utilizadores finais. ■ Inclua os utilizadores comuns no grupo de selecção para garantir que implementará uma solução que todos os utilizadores acolherão. Para a maior parte dos utilizadores, isto significa uma aplicação de BI fácil de utilizar e que não lhes consuma muito tempo. Mas não negligencie as preferências dos utilizadores mais técnicos. As ferramentas de BI, embora complexas, podem ser uma boa forma de dar aos analistas mais técnicos uma forma de contribuírem com novas ideias para a aplicação de BI que esteja em desenvolvimento. Determine quanto analistas com bons conhecimentos técnicos tem na realidade e incorpore estas ferramentas na solução final. Certifique-se de que o trabalho destes poderá ser facilmente partilhado com os utilizadores menos técnicos, para que todos possam beneficiar. Estes passos conduzirão a um resultado final com um retorno do investimento bem definido. O problema da empresa estará identificado à partida. E terá lançado as bases para uma ampla adopção por parte dos utilizadores ao inclui-los no processo de selecção e ao implementar uma solução de BI fácil de utilizar e que integre as aplicações mais utilizadas nos postos de trabalho. Estes quatro passos podem ser seguidos independentemente da plataforma de BI que escolher, mas é nossa forte convicção que o WebFOCUS da Information Builders lhe proporcionará um conjunto adequado de escolhas de integração (sete opções, pelo menos), capacidades de desenvolvimento de aplicações (com capacidades de agendamento e de geração de relatórios com base em parâmetros) e as opções de exportação mais flexíveis. Com tudo isto, certamente conseguirá construir uma aplicação de BI simples e flexível, que tenha amplo acolhimento por parte dos utilizadores e que ajude a organização a alcançar os seus objectivos empresariais. 15 Information Builders
  19. 19. Sede da Empresa Two Penn Plaza, New York, NY 10121-2898 (212) 736-4433 Fax (212) 967-6406 DN7505619.0308 www.informationbuilders.com askinfo@informationbuilders.com Sede no Canadá 150 York St., Suite 1000, Toronto, ON M5H 3S5 (416) 364-2760 Fax (416) 364-6552 Para contactos internacionais +1(212) 736-4433 Copyright © 2007 da Information Builders, Inc. Todos os direitos reservados. [63] Todos os produtos e nomes de produtos mencionados nesta publicação são marcas comerciais ou marcas registadas das suas respectivas empresas. América do Norte Estados Unidos ■ Atlanta,* GA (770) 395-9913 ■ Baltimore, MD Consultadoria: (703) 247-5565 ■ Boston,* MA (781) 224-7660 ■ Channels, (800) 969-4636 ■ Charlotte,* NC Consultadoria: (704) 494-2680 ■ Chicago,* IL (630) 971-6700 ■ Cincinnati,* OH (513) 891-2338 ■ Cleveland,* OH (216) 520-1333 ■ Dallas,* TX (972) 490-1300 ■ Denver,* CO (303) 770-4440 ■ Detroit,* MI (248) 641-8820 ■ Federal Systems,* DC (703) 276-9006 ■ Filadélfia,* PA (610) 940-0790 ■ Hartford, CT (860) 249-7229 ■ Houston,* TX (713) 952-4800 ■ Los Angeles,* CA (310) 615-0735 ■ Metro Branch (NY/NJ),* Nova Iorque - Vendas: (212) 736-7928 Nova Jérsia - Vendas: (973) 593-0022 Consultadoria: (212) 736-4433, ext. 4443 ■ Minneapolis,* MN (651) 602-9100 ■ Nova Jérsia* (973) 593-0022 ■ Orlando,* FL (407) 804-8000 ■ Phoenix, AZ (480) 346-1095 ■ Pittsburgh, PA (412) 494-9699 ■ St. Louis,* MO (636) 519-1411 ■ San Jose,* CA (408) 453-7600 ■ Seattle,* WA (206) 624-9055 ■ Washington,* DC Vendas: (703) 276-9006 Consultadoria: (703) 247-5565 Canadá Information Builders (Canada) Inc. ■ Calgary (403) 538-5415 ■ Ottawa (613) 233-0865 ■ Montreal* (514) 421-1555 ■ Toronto* (416) 364-2760 ■ Vancouver* (604) 688-2499 México Information Builders Mexico ■ Cidade do México 52-55-5062-0660 Austrália Information Builders Pty. Ltd. ■ Melbourne 61-3-9631-7900 ■ Sydney 61-2-8223-0600 Europa ■ Alemanha Information Builders (Deutschland) Dusseldorf 49-211-523-91-0 Eschborn 49-6196-77576-0 Munique 49-89-35489-0 Estugarda 49-711-7287288-0 ■ Bélgica Information Builders Belgium Bruxelas 32-2-7430240 ■ Espanha Information Builders Iberica S.A. Barcelona 34-93-344-32-70 Bilbau 34-94-4255015 Madrid 34-91-710-22-75 ■ França Information Builders France S.A. Paris 33-14-507-6600 ■ Holanda Information Builders (Holanda) B.V. Amesterdão 31-20-4563324 ■ Portugal Information Builders Portugal Lisboa 351-217-217-491 ■ Reino Unido Information Builders (UK) Ltd. Londres 44-845-658-8484 ■ Suíça Information Builders Switzerland AG Dietlikon 41-44-839-49-49 Representantes ■ África do Sul Fujitsu Services (Pty.) Ltd. Joanesburgo 27-11-2335911 ■ Arábia Saudita Nesma Advanced Technology Co. Riyadh 996-1-4656767 ■ Áustria Raiffeisen Informatik Consulting GmbH Viena 43-12-1136-3870 ■ Brasil InfoBuild Brazil Ltda. São Paulo 55-11-3285-1050 ■ China InfoBuild China, Inc. Xangai 86-21-50805432 ■ Coreia do Sul Unitech Infocom Co. Ltd. Seoul 82-2-2026-3100 ■ Estados do Golfo Nesma Advanced Technologies ■ Bahrain ■ Kuwait ■ Omã ■ Catar ■ Iémen ■ Emiratos Árabes Unidos Riyadh 96-1-465-6767 ■ Etiópia MKTY IT Services Plc Addis Ababa 251-11-5501933 ■ Federação Russa FOBOS Plus Co., Ltd. Moscovo 7-495-124-0810 ■ Filipinas Beacon Frontline Solutions, Inc. 63-2-750-1972 ■ Finlândia InfoBuild Oy Espoo 358-207-580-843 ■ Grécia Applied Science Atenas 30-210-699-8225 ■ Guatemala IDS de Centroamerica Guatemala City 502-2361-0506 ■ Índia Amtex Systems, Inc. Chennai 91-44-42177082 ■ Israel NESS A.T. Ltd. Tel Aviv 972-3-5483638 ■ Itália Selesta G C Applications S.P.A. Génova 39-010-64201-224 Milão 39-02-2515181 Turim 39-011-5513-211 ■ Japão K.K. Ashisuto Osaka 81-6-6373-7113 Tóquio 81-3-5276-5863 ■ Malásia Elite Software Technology Sdn Bhd Kuala Lumpur 60-3-21165682 ■ Noruega InfoBuild Norway Oslo 47-23-10-02-80 ■ Singapura Automatic Identification Technology Ltd. 65-6286-2922 ■ Suécia InfoBuild AB Kista 46-735-24-34-97 Cybernetics Business Solutions AB Solna 46-7539900 ■ Taiwan Galaxy Software Services Taipei 886-2-2586-7890 ■ Tailândia Datapro Computer Systems Co. Ltd. Bangkok 662-679-1927, ext. 200 ■ Venezuela InfoServices Consulting Caracas 58-212-763-1653 Número grátis ■ Vendas, ISV, VAR e informação sobre parceiros em integração de sistemas (800) 969-4636 ** As instalações de formação encontram-se nestes locais; há locais adicionais disponíveis. ** Autorizados a vender apenas Software iWay. Escritórios de Vendas e Consultadoria

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