1. As Piores Práticas em Business Intelligence
Razões para o sucesso das Aplicações de BI onde as
Ferramentas de BI falham
Um White Paper
de Kevin R. Quinn
Vice-presidente para o Marketing de Produtos

2. Kevin R. Quinn é o Vice-presidente para o marketing de produtos da
Information Builders. Kevin tem mais de 24 anos de experiência na
concepção e implementação de soluções de Business Intelligence e
Integração de Dados Empresariais. Escreveu e publicou muitos artigos e
resultados de estudos sobre arquitectura de informação estratégica.
Nas várias funções que ocupou na Information Builders, Kevin tem
ajudado empresas de todo o mundo a criar estratégias de
desenvolvimento de informação que as ajudam a acelerar a tomada de
decisões e a melhorar o seu desempenho como empresas. Trabalhou com
empresas globais para implementar boas práticas que lhes permitiram
desenvolver-se com sucesso.
Kevin formou-se no Queens College em Informática.
Kevin R. Quinn

3. Transformar fracassos em sucessos
Pior Prática #1: Assumir que o utilizador médio tem conhecimentos e tempo para usar
ferramentas de BI
Não conhecer bem o verdadeiro utilizador final
Demasiado para muito poucos
É uma questão de tempo
Argumentos de facilidade de utilização
Indivíduos destacados para as tarefas de BI e as múltiplas versões da realidade
A solução
Pior Prática #2: Permitir que o Excel se torne a plataforma de BI usada por todos
Processo manual e sujeito a erros
O impacto dos dados errados
A criação de “spreadmarts”
A solução
Pior Prática #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso
a dados e fornecimento de informação
Não avaliar correctamente a necessidade de um Data Warehouse
A solução
Pior Prática #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade específica
A solução
O antídoto está nas suas mãos
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Índice
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4. O software de Business Intelligence (BI) surgiu como resposta à necessidade de obter informação
rigorosa e de forma atempada para apoiar os decisores empresariais. O software de BI começou a
surgir nas décadas de 70 e 80, na forma de aplicações em COBOL e relatórios só com texto, e
evoluiu para o actual mercado complexo de ferramentas e plataformas. Existem várias ferramentas
para desenhar relatórios, fazer queries ad-hoc e para processamento analítico online (OLAP), mas
as plataformas de BI combinam estas ferramentas com bases de dados, portais e tecnologias de
integração para proporcionarem aplicações de BI sofisticadas. Enquanto o COBOL exigia o
envolvimento de profissionais das TI e meses para gerar um simples relatório, as soluções de hoje
já são concebidas para os utilizadores comuns das empresas e são capazes de gerar relatórios em
tempo real. Com tudo isto, porque será que muitas organizações ainda sentem que as suas
necessidades de acesso a informação e geração de relatórios não estão satisfeitas?
O software de BI – ferramentas, plataformas e aplicações – tem um grande potencial para ajudar
as organizações a aceder com rapidez às informações de que necessitam para tomarem decisões
informadas e, em última análise, alcançarem os seus objectivos empresariais. No entanto, tal como
acontece com qualquer outra tecnologia, o sucesso do BI depende muito da implementação, da
divulgação e das práticas de utilização.
Quando procuramos o que conduziu a resultados medíocres, ou mesmo fracassos completos¹,
encontramos muitos factores comuns que apelidamos de “piores práticas”. Estas são as principais
piores práticas em BI:
■ Assumir que o utilizador médio tem conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI
■ Permitir que o Excel se torne a “plataforma”de BI usada por todos
■ Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimento
de informação
■ Seleccionar uma ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade específica
Estas piores práticas colocam as empresas no caminho certo para o fracasso em BI. E encontramo-
las aplicadas repetidamente nas, supostamente, melhores e mais brilhantes empresas do mundo.
Estas piores práticas costumam ser o resultado de querer utilizar a tecnologia mais recente, sem
qualquer ponderação baseada em conhecimentos práticos e experiência.
Este artigo, escrito com o intuito de ajudar empresas a aprender com os erros de outras, dá uma
boa visão destas quatro piores práticas em BI. Inclui também algumas orientações que podem
ajudar a evitar e/ou ultrapassar as piores práticas para permitir que as empresas possam usufruir
do verdadeiro poder do BI. Após ler este artigo, o leitor ficará a compreender bem como pode
evitar o fracasso em BI e fazer com que as suas iniciativas no âmbito do BI tenham sucesso.
1 Information Builders
Transformar fracassos em sucessos
1 O fracasso pode ser definido como uma despesa considerável com pouco ou nenhum retorno do investimento.

5. 2 As Piores Práticas em Business Intelligence
As ferramentas de BI – desenho de relatórios, queries ad-hoc e ferramentas de OLAP – fornecem
um serviço valioso e podem desempenhar um papel vital na estratégia de BI de uma empresa.
No entanto, não são o que os utilizadores comuns das empresas necessitam. Estes utilizadores
precisam de informação dinâmica e prontamente disponível, que os apoie na tomada de
decisões. É certo que as ferramentas de BI oferecem a capacidade de tratar informação, mas são
demasiado complexas para a maioria dos utilizadores comuns das empresas.
Infelizmente, o mercado de aplicações destinadas ao utilizador final encontra-se inundado com
publicidade enganosa, tendo-se chegado ao ponto de afirmar que “as ferramentas de BI são para
todos”. As ferramentas actuais de BI são apresentadas como sendo destinadas ao utilizador
comum porque já não requerem programação específica ou conhecimentos de bases de dados.
Usam interfaces gráficas com facilidades drag-and-drop (arrastar e largar) e permitem que
qualquer pessoa interrogue bases de dados e obtenha resultados bem formatados. Mas o facto é
que, mesmo com todos estes avanços, estas ferramentas ainda são demasiado complexas para
que o utilizador final médio as consiga incorporar nas suas rotinas diárias.
Além disso, apenas alguns utilizadores comuns estão envolvidos em processos de tomada de
decisão no âmbito do BI. O resultado é a necessidade de simplicidade acabar por ser
negligenciada e as ferramentas de BI serem impostas pelos responsáveis das TI e pelos utilizadores
mais avançados de cada departamento – uma receita infalível para o fracasso.
Não conhecer bem o verdadeiro utilizador final
O primeiro, e talvez o mais prejudicial, erro que as organizações cometem quando avaliam as
soluções de BI disponíveis no mercado é não incluírem os utilizadores comuns no grupo
responsável pela selecção. Isto é pouco sensato porque os utilizadores comuns serão os principais
utilizadores da solução, mas acontece com muita frequência.
Na maior parte dos casos, a origem do fracasso da estratégia de BI está no próprio grupo
responsável pela selecção da ferramenta. Por um lado reconhece-se a necessidade de os
utilizadores comuns terem uma ferramenta de BI. Por outro, o grupo de selecção é normalmente
composto apenas por responsáveis das TI e utilizadores avançados que sabem utilizar as
ferramentas mais complexas. Os indivíduos com competências deste nível tendem a procurar
ferramentas dotadas de muitas características e funcionalidades avançadas e dão pouca atenção à
facilidade de uso em termos globais. Por outras palavras, o grupo responsável pela selecção
costuma representar apenas as necessidades de uma pequena parte do conjunto total de
utilizadores.
Quando os utilizadores comuns são excluídos do processo de selecção da solução, a sua
necessidade de ter algo que seja simples é totalmente ignorada. O resultado é uma decisão válida
apenas para os utilizadores mais avançados. Depois, o que acontece é que 90% das ferramentas
adquiridas para todos os utilizadores usarem acabam como “shelfware”(software na prateleira).
Pior ainda, até os próprios utilizadores avançados, que compreendem bem as ferramentas,
acabam por perder horas e horas de trabalho para criar um simples relatório. Não deve haver
muitas pessoas que possam perder muito tempo de cada vez que precisam de alguma
informação, quanto mais ter de atender aos pedidos de informação feitos pelos colegas que têm
menos conhecimentos técnicos.
Pior Prática #1: Assumir que o utilizador médio tem
conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI

6. Information Builders3
Demasiado para muito poucos
No âmbito do BI, o desenho de relatórios, os queries ad-hoc e as ferramentas de análise OLAP
podem ter centenas ou milhares de particularidades. Embora a interface para o utilizador costume
ser simples, é impossível escapar à complexidade dos próprios dados. Até o mais simples caso de
Data Warehouse pode ter centenas de colunas de dados e os sistemas mais complexos com
milhares de colunas não são pouco frequentes. Quando um utilizador comum se vê frente a um
espaço de trabalho em branco, milhares de colunas de dados e centenas de funções disponíveis,
a complexidade é inerente. “Por onde começo?”costuma ser a primeira pergunta, logo seguida de
“Não tenho tempo para isto!”ou “Desisto!”.
A pirâmide de utilizadores segundo as suas capacidades é algo já muito discutido e bem assente
na maior parte das organizações. A versão mais simples da pirâmide, apresentada em baixo,
demonstra que 90% dos utilizadores da maior parte das organizações se enquadra na classe de
utilizadores comuns não técnicos, o que significa que apenas 10% são suficientemente avançados
para conseguirem utilizar uma ferramenta de BI.
Figura 1: É do domínio comum que 90% dos funcionários que lidam com informação na maior parte
das empresas podem ser classificados como utilizadores comuns não técnicos.
O que a pirâmide não mostra é que a maior parte dos executivos e gestores de topo, que são
geralmente os principais decisores estratégicos, se encontram na parte inferior, ou seja, são
utilizadores não técnicos.
É uma questão de tempo
Em algumas situações, os executivos e gestores de topo têm conhecimentos técnicos suficientes
para usar a ferramenta de BI, mas, mesmo quando isto acontece, acabam por não ter tempo para
trabalhar com ela ou para explorar os repositórios de dados e produzir a informação de que
necessitam. Para obter a informação de que necessitam, a maior parte das pessoas precisa de
formas mais fáceis e rápidas do que as proporcionadas por uma simples ferramenta de BI.
Utilizadores
Avançados
10%
Utilizador Empresarial Não Técnico90%

7. Argumentos de facilidade de utilização
O que será que leva tantas empresas a avaliar, adquirir e implementar ferramentas de BI para
utilizadores além dos mais avançados, os do topo da pirâmide? Há várias explicações para isto.
Como já se mencionou acima, o verdadeiro utilizador final costuma ser excluído do grupo de
selecção. Por outro lado, os fornecedores de ferramentas de BI apregoam injustificadamente que
“É tão fácil que qualquer um pode utilizar; e todos deveriam utilizar!”. Depois, temos os gestores de
TI sobrecarregados com pedidos de informações e cada vez mais desejosos de se libertar dessas
tarefas, o que os torna vulneráveis a esta abordagem “ferramentas de BI para todos”.
Numa determinada situação, uma chefe de projecto disse que a sua organização tinha em curso a
implementação de uma ferramenta de BI e que todos os pedidos de informações seriam ad-hoc.
Quando lhe perguntaram se acreditava mesmo que era isso que os seus utilizadores queriam, a
resposta foi um categórico “Sim!”. Seguido de “Foi assim que interpretámos o que eles querem.”.
O problema desta situação é o facto de a líder de projecto estar a tomar uma decisão com base
num resultado final desejado, mas praticamente sem ter em conta o processo necessário para
alcançar o resultado final, nem se preocupando com a forma como os utilizadores finais acolherão
o processo.
Obviamente, os projectos que nascem assim nunca se concretizam. A maior parte dos utilizadores
nunca utiliza as ferramentas porque elas são demasiado complexas. Em vez disso, continuam a
pedir informação ao departamento de TI ou aos colegas mais versados. E é claro que a informação
de que necessitam lhes vai chegando a passo de caracol.
Ralph Kimball, um perito em Data Warehousing, explica isto de forma muito clara no seu livro
The Data Warehouse Toolkit, 2.ª Edição. Ele afirma o seguinte: “As ferramentas de queries ad-hoc,
por muito poderosas que sejam, apenas são compreendidas e utilizadas com eficácia por uma
pequena percentagem dos potenciais utilizadores dos repositórios de dados das empresas.”.
Indivíduos destacados para as tarefas de BI e as múltiplas versões
da realidade
Por vezes, encontramos ferramentas de BI implementadas com relativo sucesso em alguns
departamentos. Isto costuma significar que o departamento identificou alguns utilizadores
avançados que se tornam os peritos locais em ferramentas de BI e dos quais o departamento
passa a depender. Estes utilizadores utilizam a ferramenta de BI pelos restantes colegas e passam a
ser responsáveis pela criação e distribuição da informação no seu departamento. Nestas situações,
surge depois uma outra questão: a inconsistência entre as respostas geradas por cada um dos
utilizadores avançados, ou seja, as múltiplas versões da realidade.
As múltiplas versões da realidade aparecem quando duas ou mais pessoas aplicam métodos e
funções diferentes para obter informação e chegam a conclusões diferentes. Quando isto
acontece, o problema esta na dificuldade de determinar qual das conclusões está correcta, se é
que alguma está.
O trabalho que os utilizadores avançados fazem com ferramentas de BI não passa por um
controlo de qualidade rigoroso como o de um departamento de TI. O trabalho deles com a
ferramenta é normalmente não auditável. Nestas circunstâncias, paira a dúvida sobre a validade
do sistema de informação, da ferramenta de BI e do próprio Data Warehouse.
As Piores Práticas em Business Intelligence4

8. Válidos ou não, o certo é que muitas empresas confiam mais nos relatórios operacionais gerados e
testados por profissionais das TI. Muitas duvidam da informação ad-hoc pura criada com uma
ferramenta de BI devido à possibilidade de variações e inconsistências.
A solução
As organizações necessitam de soluções de BI que sejam fáceis de utilizar por todos os
utilizadores, sobretudo pelos que se encontram na parte inferior da pirâmide de capacidades de
utilização. Precisam também de uma solução que reduza as possibilidades de existirem “múltiplas
versões da realidade”, o que só se consegue com o acesso a uma fonte comum de informação da
empresa e com métodos standard de geração de relatórios. Uma plataforma de BI é a resposta a
todos estes requisitos.
Uma plataforma de BI pode tirar partido de ferramentas de BI e utilizá-las em conjunto com outras
tecnologias, incluindo bases de dados, integração de dados e portais, no sentido de proporcionar
uma solução integral para um problema específico ou para um conjunto de problemas da
empresa. É a esta solução final que chamamos Aplicação de BI. As plataformas de BI são
implementadas por profissionais das TI, mas o seu resultado final (a aplicação de BI) destina-se a
todos os utilizadores comuns.
De algum modo, as organizações foram levadas a acreditar que as plataformas de BI são
demasiado complexas para as suas necessidades. Mas não poderiam estar mais longe da verdade.
Se consideramos a integração de dados, o warehousing e os custos da formação dos utilizadores
finais associados às ferramentas de BI, percebemos que uma aplicação de BI construída sobre uma
plataforma de BI implica tempos de implementação semelhantes aos de uma ferramenta de BI.
E temos a vantagem de os utilizadores acolherem bem as aplicações de BI fáceis de utilizar nas
suas rotinas diárias, o que é talvez o factor de sucesso mais crítico em qualquer implementação.
É por isso que as plataformas de BI têm muito mais sucesso do que as ferramentas de BI.
A verdade é que a maior parte dos utilizadores comuns não técnicos consegue aceder à
informação através de uma aplicação de BI, que é muito mais fácil de utilizar do que as
ferramentas de BI. As aplicações de BI tiram partido das tecnologias de geração de relatórios, dos
browsers da web e até do correio electrónico para tornarem a informação acessível a estes
utilizadores comuns num ambiente confortável e fácil de utilizar.
Por exemplo, as actuais aplicações de BI baseadas em parametrizações proporcionam uma
interface web simples que permite que os utilizadores “naveguem”até ao relatório de que
necessitam, como se procurassem um artigo no eBay ou um livro na Amazon. As aplicações de BI
permitem que os utilizadores personalizem os relatórios facilmente através da selecção de opções
em menus pendentes e outras acções em tudo semelhantes ao que fariam para preencher um
formulário de qualquer encomenda online.
O WebFOCUS da Information Builders, uma plataforma de Business Intelligence, foi concebido
especificamente para permitir que os programadores criem exactamente este tipo de aplicações,
como ilustrado na Figura 2.
Ralph Kimball disse também o seguinte: “É muito provável que a maior parte dos utilizadores
aceda de facto aos dados se puder fazê-lo através de aplicações analíticas pré-construídas e
baseadas em parametrizações. Entre 90 e 95% dos potenciais utilizadores serão servidos por
5 Information Builders

9. estas aplicações pré-construídas, que são basicamente modelos concretizados que não pedem ao
utilizador que construa queries relacionais directamente.”.
Figura 2: Uma aplicação de BI baseada em WebFOCUS.
A Information Builders usa uma abordagem de “ad-hoc guiado”como fundação das suas
aplicações de Business Intelligence. Esta abordagem combina funcionalidades sofisticadas com a
facilidade de uso para permitir que os utilizadores criem os seus próprios relatórios sem terem
grandes conhecimentos técnicos, nem necessidade de utilizar uma ferramenta complexa. Isto
torna o Business Intelligence utilizável por utilizadores não técnicos, conduzindo-os até às
respostas de que necessitam.
As aplicações WebFOCUS baseiam-se nesta navegação ad-hoc guiada. (Ver Figure 2) O WebFOCUS
permite que os programadores criem filtros, campos de introdução de dados e modelos de
relatórios que os utilizadores comuns podem facilmente personalizar através dos campos de
introdução de dados. Resultado: um único relatório baseado em parametrizações, que oferece
milhares de possibilidades sem exigir que o utilizador final saiba utilizar uma ferramenta de BI.
O WebFOCUS também faculta a capacidade de cada formulário incluir uma opção de
subscrição/agendamento. Aproveitando um browser da web e a opção de subscrição, os
utilizadores podem pedir que lhes sejam enviadas por e-mail actualizações dos relatórios de
informação de criarem. Em termos globais, isto reduz a complexidade e o tempo despendido a
criar relatórios e obter informação, assim como melhora os níveis de adopção da aplicação por
parte dos utilizadores não técnicos.
Com combinações de parâmetros, o ambiente flexível de geração de relatórios do WebFOCUS
garante que os programadores nunca se verão sobrecarregados com pedidos de criação de novos
modelos de relatórios. Além disso, os programadores têm a possibilidade de organizar os vários
relatórios e formulários de introdução de parâmetros num portal de navegação simples, de forma
a proporcionarem simplicidade, flexibilidade e capacidades de personalização aos utilizadores
comuns, ou seja, tudo aquilo de que eles necessitam para incorporarem o BI nas suas rotinas
de trabalho.
As Piores Práticas em Business Intelligence6

10. O Excel é talvez a “ferramenta de BI”mais usada no mundo. Ainda que muitos o considerem
“apenas uma folha de cálculo”, o facto é que muitas organizações têm os seus relatórios
financeiros em Excel. Em boa verdade, o Excel prospera na ausência de verdadeiras aplicações de
BI. Mas o Excel não passa de uma ferramenta de BI, na melhor das hipóteses. Além de todos os
problemas inerentes às ferramentas de BI, já mencionados na secção anterior, o Excel introduz os
seus próprios problemas específicos.
A beleza do Excel está na interface extremamente simples que faculta funções muito utilizadas,
como cálculos, apresentações e visualizações de dados numéricos. Como os utilizadores comuns
necessitam destas funcionalidades com tanta frequência, o Excel, parte integrante do Microsoft
Office, encontra-se instalado em praticamente todos os computadores de secretária e portáteis do
mundo, bem como em muitos dispositivos móveis. Tornou-se um utilitário padrão que é
fornecido a quase todos os funcionários que lidam com informação, logo no seu primeiro dia
de trabalho.
Processo manual e sujeito a erros
O Excel pode ser de grande utilidade para os utilizadores comuns nas empresas, mas a realidade é
que potencia o caos em termos de qualidade e consistência da informação. E isto pode causar
grandes danos, sobretudo em sectores sujeitos e regulamentos severos e obrigados a estar
sempre em conformidade com a legislação. Considere o seguinte cenário, muito comum:
■ Os analistas de uma empresa desenvolvem um conjunto de folhas no Excel para apoiar as
decisões operacionais quotidianas inerentes às suas funções.
■ Satisfeitos com a autonomia e com a análise sofisticada que o Excel lhes permite ter, decidem
partilhar essas inovações com colegas. Por sua vez, estes colegas resolvem modificar a lógica
das folhas de cálculo e ligam-nas aos seus próprios repositórios de informação.
■ Com o passar do tempo, propagam-se pela organização folhas de cálculo isoladas, com dados
provenientes de múltiplas folhas de cálculo de qualidade duvidosa, e os executivos dão por eles
a tomar decisões com base em dados questionáveis e dos quais ninguém conhece o rasto.
Neste cenário, a empresa enfrenta uma reprovação em qualquer auditoria que seja feita à
informação e aos números das folhas de cálculo (os seus “relatórios”), seja uma auditoria interna ou
uma auditoria exigida por uma entidade reguladora. Paralelamente a tudo isto, o departamento
de TI continua a manter os dados operacionais completos, auditáveis, salvaguardados e não
adulterados pela comunidade de utilizadores do Excel.
O impacto dos dados errados
O Excel nunca foi pensado para ser uma ferramenta de BI. E o problema não está no Excel, mas
sim no seu uso como ferramenta de BI. Muita da informação que se pode encontrar em folhas do
Excel foi lá colocada por processos manuais, obviamente sujeitos a erros. Isto é algo que nunca
deve acontecer em BI. As aplicações de BI devem utilizar apenas dados provenientes de fontes
fiáveis e de total confiança.
Num determinado relatório, foi dito que 7% de todos os dados existentes em folhas de cálculo do
Excel estão errados. O impacto deste cenário tem sido bem visível recentemente em muito casos
bem divulgados de erros no Excel que custaram milhões de dólares a muitas empresas.
Pior Prática #2: Permitir que o Excel se torne a plataforma
de BI usada por todos
7 Information Builders

11. No ano passado, o Grupo Europeu de Interesse no Risco das Folhas de Cálculo (European
Spreadsheet Risk Interest Group), uma organização que analisa e quantifica o custos dos erros em
folhas de cálculo a nível mundial, divulgou várias situações. Estas são algumas delas:
■ A delegação de Minneapolis de um auditor público declarou uma variação percentual errada
em saldos de fundos não reservados; um analista definiu uma fórmula numa coluna de uma
folha de cálculo em que dividiu a diferença entre os saldos de 2003 e 2004 pelo total de 2004,
em vez de ser pelo total de 2003.
■ Uma auditoria de Housing and Urban Development (Habitação e Desenvolvimento Urbanístico,
nos EUA) revelou que uma autoridade habitacional local tinha de pagar mais de 200.000 dólares
para cobrir as despesas em que incorreu por ter pago quantias excessivas a senhorios devido a
um erro de introdução de dados.
■ No estado do Nevada, um orçamento municipal para 2006 foi desenvolvido com base numa
cópia do orçamento do município para 2005; no final de 2005, descobriu-se um erro de
5 milhões de dólares no fundo para águas e saneamento; na correcção do problema relativo a
águas e saneamento, foram descobertos e corrigidos outros erros.
■ Uma conhecida empresa de equipamentos de imagem para o sector médico e para o consumo
geral teve de corrigir os seus prejuízos de terceiro trimestre em 9 milhões de dólares; anunciou
que o ajuste foi necessário porque tinham sido colocados demasiados zeros no provimento de
uma indemnização a um funcionário, numa folha de cálculo; o director financeiro da empresa
caracterizou a situação como sendo uma “deficiência no controlo interno”.
A criação de“spreadmarts”
Outro fenómeno único criado pelo Excel são os chamados “spreadmarts”- mercados de folhas de
cálculo. Quando os utilizadores acumulam individualmente os seus próprios repositórios de dados
“de confiança”nas suas folhas de cálculo pessoais, ao ponto de se tornarem uma fonte de dados
crítica, isso torna-se um “spreadmart”. Um “spreadmart”é um repositório de dados, sem segurança
ou regulação, nas mãos de um utilizador que raramente faz cópias de segurança dos seus dados e
que pode abandonar as suas funções de um momento para o outro. Um único utilizador deste
tipo pode não ser um problema, mas quando imaginamos a acumulação de centenas de
utilizadores com os seus próprios repositórios de dados não regulados, a coisa torna-se séria.
O Excel e ou os “spreadmarts”criados com o Excel são muitas vezes considerados o pior pesadelo
dos departamentos de TI. É assim sempre que um executivo de topo compreende os perigos dos
“spreadmarts”e incumbe o departamento de TI de intervir e pôr ordem nos dados e no ambiente
para, de alguma forma, regular, automatizar e resolver o caos. Por estas e por outras, já se debateu
em muitos departamentos de TI se o Excel era uma ferramenta de produtividade ou de
antiprodutividade.
A solução
Tentar impedir que os analistas utilizem o Excel é como tentar impedir a água desça por uma
encosta. Não vai acontecer. O que se pode fazer é minimizar o trabalho manual feito no Excel e
evitar a acumulação de dados críticos em folhas de cálculo pessoais.
Uma forma de o conseguir é transformar o Excel num visualizador de BI, deixando de ser
uma ferramenta de BI. Se as aplicações em Excel forem alimentadas com dados precisos,
As Piores Práticas em Business Intelligence8

12. pré-formatados e pré-calculados, o utilizador terá pouco ou nenhum trabalho para obter os
resultados de que necessita. E se este processo for automatizado, então os dados podem existir
apenas numa fonte segura e regulada, como um Data Warehouse ou outro sistema de informação
operacional, e apenas fornecidos a aplicações em Excel mediante pedido expresso.
O WebFOCUS da Information Builders oferece duas opções que ajudam bastante na resolução
deste problema:
■ Geração automática de relatórios em formato Excel
■ Actualização automática (ou refrescamento) de folhas de cálculo e aplicações do Excel com
dados precisos e regulados provenientes de qualquer fonte de dados ligada ao sistema
Ambas as opções limitam a quantidade de trabalho manual executado no Excel, diminuem os
erros nos dados e reduzem a acumulação de folhas de cálculo pessoais. E convém não esquecer
que estas opções trazem ainda a vantagem de melhorar a produtividade dos analistas.
As figuras 3 e 4 mostram como o WebFOCUS dá a possibilidade de qualquer relatório ser gerado
(a pedido do utilizador) na forma de uma folha de cálculo do Excel. A figura 3 mostra o formulário
em que o utilizador define os parâmetros do relatório e pede que o mesmo seja gerado em
formato Excel. A figura 4 mostra o relatório resultante do pedido, em formato Excel.
Figura 3: Opção de exportação para o Excel numa aplicação de BI baseada no WebFOCUS.
Figura 4: Relatório exportado para o Excel a partir de uma aplicação de BI baseada no WebFOCUS.
9 Information Builders

13. Um dos argumentos-chave a favor do WebFOCUS, que não é visível nas figuras 2 e 3, é a tradução
automática dos cálculos e subtotais do relatório para cálculos e somatórios do Excel. Esta função
essencial não está presente na maioria das restantes ferramentas de BI. Quando esta função não é
fornecida pela ferramenta, o utilizador é forçado a criar os cálculos e somatórios manualmente,
voltando a haver possibilidade de ocorrência de erros. Com o WebFOCUS, o utilizador pode
simplesmente utilizar a folha de cálculo como lhe foi fornecida, o que reduz o tempo de trabalho,
o esforço e os erros.
Muitas pessoas argumentam que as aplicações do Excel são muito mais do que apenas relatórios.
Há sítios onde os analistas planeiam orçamentos e experimentam cenários financeiros com
aplicações do Excel. A Information Builders está consciente do valor que o Excel representa para
muitos sectores industriais e para muitos tipos de desafios empresariais. Foi com isso mesmo em
mente que concebemos o WebFOCUS para trabalhar com o Excel, não para acabar com o uso
dele. O valor acrescentado que o WebFOCUS oferece é a eliminação dos processos de introdução
de dados propensos a erros e a eliminação dos repositórios de dados individuais, que são factores
que colocam as empresas em risco de violar os regulamentos relativos à exactidão e
disponibilidade dos dados (Sarbanes-Oxley Act de 2002 nos EUA).
O WebFOCUS não pretende eliminar o Excel da vida profissional dos funcionários das empresas.
Pelo contrário, permite que as folhas de cálculo do Excel sejam actualizadas ou refrescadas com
dados actualizados, directamente a partir da aplicação ou base de dados central. Posto de forma
simples, o WebFOCUS torna o Excel mais seguro e menos propenso a erros, ao mesmo tempo que
permite que os utilizadores continuem a trabalhar no seu ambiente preferido.
As Piores Práticas em Business Intelligence10

14. Esta pior prática é complexa. Os Data Warehouses são uma parte muito importante das
tecnologias de informação e um componente crítico de muitos sistemas analíticos. Assim sendo, o
problema não está no Data Warehouse. A pior prática acontece quando um Data Warehouse é
visto como a solução para todos os problemas relacionados com a informação ou quando se
espera que a disponibilidade do Data Warehouse conduza os utilizadores comuns à informação.
Na realidade, nem todas as aplicações de BI requerem um Data Warehouse. Muitas aplicações de BI
tiram mais partido das tecnologias de integração e de portais, que permitem que os dados se
mantenham onde sempre existiram e se limitam a tratá-los conforme for necessário. Infelizmente,
muitas organizações não conseguem determinar correctamente se um Data Warehouse é ou não a
melhor solução para o seu problema e enveredam pela via do Data Warehouse de qualquer forma.
Não avaliar correctamente a necessidade de um Data Warehouse
É frequente ver-se empresas a iniciar um projecto de Data Warehouse antes de terem uma
solução de BI, ou até antes de identificarem as suas necessidades em termos de informação.
Depois, acabam por ver que tiveram mais uma despesa e não resolveram qualquer problema.
Quando ocorre uma situação destas, as empresas vêem os seus custos operacionais
imediatamente aumentados.
As organizações apressam-se muitas vezes na criação de Data Warehouses por razões que não são
inteiramente válidas, como as seguintes:
■ Porque a minha solução de Business Intelligence precisava dele e não por fazer sentido para o
problema da empresa.
■ Porque preciso de obter dados de mais do que uma aplicação, o que torna o Data Warehouse
necessário.
■ Precisei de um Data Warehouse porque todos os sistemas de informação requerem um.
Construir um Data Warehouse por estas razões pode levar automaticamente à redução da
disponibilidade dos dados e ao aumento do custo global do sistema. Segundo alguns dos
analistas mais conceituados nesta área, a integração e a movimentação de dados (Data
Warehousing) pode consumir até 80% do custo de uma implementação de BI. Dito de forma
simples, os Data Warehouses não devem ser implementados sem que haja uma boa compreensão
do problema da empresa que é suposto eles ajudarem a resolver. Todas as decisões relativas a
Data Warehouses devem apoiar-se em investigação rigorosa.
A solução
Há muitas formas de integrar dados existentes em bases de dados e aplicações, que permitem
colocar a informação importante atempadamente nas mãos dos utilizadores comuns. Cada
problema e/ou processo de uma empresa deve ser bem analisado até se determinar qual é o tipo
de ferramenta de acesso à informação, Data Warehouse ou outro, que constitui a melhor solução.
O importante é não esquecer que se deve começar pela identificação do método de integração e
acesso à informação mais adequado para as necessidades em questão, sem assumir de imediato
que um Data Warehouse deve ser a solução antes de avaliar todas as opções.
Pior Prática #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todos
os requisitos de acesso a dados e fornecimento de informação
11 Information Builders

15. O WebFOCUS da Information Builders disponibiliza pelo menos sete formas de integração e
acesso a dados para resolver qualquer problema específico de uma empresa. Esta lista menciona
quatro métodos muito utilizados, de baixo custo e capazes de proporcionar aos utilizadores das
empresas um acesso mais rápido à informação do que conseguiriam com um Data Warehouse.
■ Acesso a dados operacionais, que proporciona geração de relatórios directamente a partir das
aplicações operacionais ou de uma cópia dos dados operacionais.
■ Data Warehouses infiltrados (“Trickle-feed”) ou quase em tempo real, que capturam os dados
das transacções e os colocam num Data Warehouse no momento da transacção.
■ Alertas transaccionais, que geram informação e a fornecem directamente ao utilizador com
base em informação transaccional dependente do tempo.
■ Geração de relatórios associada a serviços web, que combina informação de fontes internas ou
externas disponibilizada através serviços web para criar relatórios que podem ser enviados
directamente para os utilizadores das empresas.
Identificar a melhor solução para as necessidades
As organizações devem avaliar cuidadosamente o seu problema específico e todas as soluções
possíveis. Só assim conseguirão resolver o problema da melhor forma. Considere os seguintes
exemplos em que as soluções de Business Intelligence não necessitam de um Data Warehouse
típico.
Exemplo A: Uma grande companhia aérea verificou a existência de problemas na manutenção
dos assentos, mais precisamente longos períodos de tempo sem manutenção. Este
problema estava a impedir que a transportadora vendesse esses lugares nos seus voos e,
consequentemente, a reduzir as receitas e a rentabilidade. A informação de que a companhia
aérea necessitava para acelerar a reparação dos assentos encontrava-se distribuída por três
aplicações diferentes e essa informação teria de ser disponibilizada em tempo real durante a
manutenção de cada avião.
À primeira vista, poderia parecer que a integração dos dados das três aplicações diferentes
num Data Warehouse poderia ser uma solução. No entanto, não foi necessário enveredar por
uma iniciativa de desenvolvimento de um Data Warehouse complexo, dispendioso e muito
consumidor de tempo. Neste caso particular, a Information Builders identificou que bastava um
único relatório para resolver o problema. Utilizou-se o WebFOCUS para construir um relatório que
combinou os dados dos seguintes sistemas: sistema da manutenção dos aviões, onde se
encontrava a informação sobre os problemas em assentos e outros; sistema de inventário de
peças, que detinha a informação da localização das peças necessárias para as reparações (isto é,
em que armazém de peças e em que aeroporto as peças se encontravam); e, por fim, o sistema
das rotas dos aviões, que detinha a informação relativa às próximas escalas dos aviões para
manutenção e que foi utilizada para permitir que as peças fossem disponibilizadas o mais
rapidamente possível para o local onde seriam necessárias. Com este relatório, a companhia
aérea tem agora a capacidade de tratar dos problemas de manutenção de uma forma célere,
aumentando as vendas de lugares e melhorando a rentabilidade.
As Piores Práticas em Business Intelligence12

16. Exemplo B: Uma empresa de telecomunicações tinha informação relativa aos clientes dispersa
por cinco sistemas diferentes. Sempre que um cliente interagia com esta empresa, essa
informação poderia ser enviada e armazenada em qualquer um dos cinco sistemas.
A empresa tinha um Data Warehouse que acumulava dados dos cinco sistemas durante a noite.
No entanto, tornou-se claro que os dados existentes no Data Warehouse estavam muitas vezes
desactualizados, o que causava grandes problemas aos serviços de apoio ao cliente.
Consequentemente, as chamadas telefónicas tinha de ser transferidas entre operadores do serviço
de apoio ao cliente, dado que cada operador apenas sabia trabalhar e podia aceder a um dos
cinco sistemas diferentes de informação operacional. Este esquema provocada atrasos na
resolução dos problemas, afectava negativamente a imagem da empresa perante os clientes e
resultava em custos de assistência mais elevados.
Neste caso, já existia um Data Warehouse, mas por qualquer razão não estava a cumprir o
objectivo pretendido. Para resolver esta situação, utilizou-se a tecnologia de integração do
WebFOCUS para criar um Data Warehouse “trickle-feed”ou infiltrado. A solução consistiu em
colocar a tecnologia de monitorização do WebFOCUS a interceptar todas as transacções com
destino a qualquer um dos cinco sistemas de informação operacional. Em seguida, a informação
enriquecida era adicionada a um novo Data Warehouse em tempo real.
Esta solução deu a cada operador do serviço de apoio ao cliente uma visão completa dos dados
relativos a cada cliente. A informação passou a estar disponível no período de cinco minutos após
qualquer interacção com um cliente, numa aplicação de relatórios desenvolvida com o
WebFOCUS.
Identificar quando os Data Warehouses fazem sentido
Como já se disse, o problema não é o Data Warehouse em si, mas sim determinar se há
necessidade de construir um. O desafio é ser-se capaz de identificar se um Data Warehouse
ajudará mesmo a resolver um problema numa empresa.
Existem muitas razões que justificam a construção de um Data Warehouse, incluindo as seguintes:
■ Quando há uma necessidade crítica de reduzir os encargos administrativos adicionais impostos
por um sistema de transacções ou por uma aplicação de produção, no sentido de melhorar o
desempenho desse mesmo sistema e da resultante aplicação de BI que acederá ao Data
Warehouse.
■ Quando as ferramentas de BI precisam de aceder a dados e também há necessidade de reduzir
a complexidade dos mesmos para acelerar o processo de criação de queries.
■ Quando é necessário analisar dados antigos que já não se encontrem armazenados nas
aplicações operacionais.
Quando se pretende empreender a construção de um sistema de BI para uma empresa, é muito
importante não esquecer que uma das piores práticas em BI é assumir logo à partida que há
necessidade de ter um Data Warehouse. Deve-se começar sempre por avaliar as necessidades em
termos de informação e seleccionar a opção de integração de dados que satisfaça os requisitos da
melhor forma. É possível que se chegue a conclusão de que um Data Warehouse é adequado
para as necessidades em questão, mas é ainda mais importante chegar-se à conclusão de que ele
não é necessário.
13 Information Builders

17. As Piores Práticas em Business Intelligence
Pior Prática #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem ter
identificado uma necessidade específica
O leitor deve ter reparado que os dois exemplos de problemas em empresas dados na secção
anterior – a companhia aérea e a empresa de telecomunicações – consistiam ambos em
problemas bem definidos, com objectivos empresariais muito claros. A boa compreensão dos
respectivos problemas ajudou as empresas e identificar e implementar uma solução de BI eficaz.
Entre as quatro piores práticas tratadas neste artigo, uma das mais ilustres prende-se com a
aquisição de software de BI para “análise generalista”. É um facto que as situações em que
encontramos a maior despesa e o menor retorno do investimento (ROI) resultam da aquisição de
uma solução de BI “generalista”. Por outras palavras, isto acontece quando uma empresa
reconhece a necessidade de fazer análise empresarial e planeia imediatamente um projecto de
avaliação e aquisição de uma solução de BI para os seus utilizadores.
Sem a identificação de um objectivo específico, o BI raramente tem algum impacto numa
empresa. O ponto de partida para a criação de uma solução de BI deve ser a identificação de um
projecto que resolva um problema específico recorrendo ao acesso à informação com rapidez e
no contexto correcto. “Resolver um problema”significa que a informação irá acelerar um processo
lento, eliminar uma fonte de atrasos, reduzir os custos operacionais ou até criar uma nova fonte de
receitas.
Quando se identificam necessidades de informação deste tipo logo à partida e são essas mesmas
necessidades que conduzem a implementação da solução de BI, o sistema resultante tem muito
mais probabilidades de vir a ter sucesso.
A solução
A lição que se deve tirar daqui é nunca procurar e adquirir software de BI, ou construir um Data
Warehouse pare esse efeito, por motivos apenas generalistas. Se alguém quiser criar uma solução
bem sucedida, deve começar por compreender o problema da empresa e determinar à priori o
que se pode esperar se houver uma injecção de informação no processo problemático.
Esta lição envolve questões menos tecnológicas do que outras, mas também aqui as soluções da
Information Builders podem ajudar na medida em que permitem que se pense fora dos standards
quando se desenha um sistema. O WebFOCUS não é apenas uma ferramenta de acesso a Data
Warehouses. É uma plataforma de software que permite obter dados de qualquer fonte, com
qualquer tempo de atraso, e disponibilizá-la para um ponto específico da empresa no sentido de
resolver um problema. É aqui que se obtêm benefícios fácil e claramente quantificáveis.
14

18. O antídoto está nas suas mãos
Ainda que muito do que foi mencionado neste artigo possa parecer simples bom senso, o mais
certo é que alguém na sua organização comece a desenvolver trabalho que acabe por cair numa
destas piores práticas. E quem os poderá culpar quando as publicações da especialidade, os
fornecedores e os próprios consultores de tecnologia se limitam a promover as tecnologias mais
recentes e prometem todos os tipos de benefícios? É fácil alguém deixar-se levar pela publicidade
enganosa.
A boa notícia é que, após ler este artigo, o leitor estará apto a identificar e combater pelo menos
estas quatro piores práticas antes que elas ganhem raízes e se propaguem pela sua empresa.
Além das soluções apresentadas neste artigo, também se deve utilizar a intuição contra as piores
práticas, para tornar o caminho do sucesso mais claro. Considere o seguinte.
■ No seu próximo projecto, comece por identificar de que forma a informação fornecida
atempadamente no contexto correcto pode acelerar um processo, reduzir custos ou melhorar a
produtividade numa área específica. Não inicie o projecto a pensar em questões genéricas!
■ Identifique o método de integração de dados que lhe permitirá preparar os dados para a sua
aplicação com a maior rapidez e com os menores custos. É possível que chegue à conclusão de
que um Data Warehouse é adequado, ou talvez não. (Se já tiver escolhido uma ferramenta
antecipadamente, as suas escolhas poderão ficar limitadas.)
■ Construa uma aplicação de BI que tire partido das tecnologias da web, como formulários de
parametrização, agendamento de actualizações regulares por e-mail para o utilizador final e
opções de exportação alternativas (por exemplo, HTML, Excel, PDF), para proporcionar mais
flexibilidade aos utilizadores finais.
■ Inclua os utilizadores comuns no grupo de selecção para garantir que implementará uma
solução que todos os utilizadores acolherão. Para a maior parte dos utilizadores, isto significa
uma aplicação de BI fácil de utilizar e que não lhes consuma muito tempo. Mas não negligencie
as preferências dos utilizadores mais técnicos. As ferramentas de BI, embora complexas, podem
ser uma boa forma de dar aos analistas mais técnicos uma forma de contribuírem com novas
ideias para a aplicação de BI que esteja em desenvolvimento. Determine quanto analistas com
bons conhecimentos técnicos tem na realidade e incorpore estas ferramentas na solução final.
Certifique-se de que o trabalho destes poderá ser facilmente partilhado com os utilizadores
menos técnicos, para que todos possam beneficiar.
Estes passos conduzirão a um resultado final com um retorno do investimento bem definido.
O problema da empresa estará identificado à partida. E terá lançado as bases para uma ampla
adopção por parte dos utilizadores ao inclui-los no processo de selecção e ao implementar uma
solução de BI fácil de utilizar e que integre as aplicações mais utilizadas nos postos de trabalho.
Estes quatro passos podem ser seguidos independentemente da plataforma de BI que escolher,
mas é nossa forte convicção que o WebFOCUS da Information Builders lhe proporcionará um
conjunto adequado de escolhas de integração (sete opções, pelo menos), capacidades de
desenvolvimento de aplicações (com capacidades de agendamento e de geração de relatórios
com base em parâmetros) e as opções de exportação mais flexíveis. Com tudo isto, certamente
conseguirá construir uma aplicação de BI simples e flexível, que tenha amplo acolhimento por
parte dos utilizadores e que ajude a organização a alcançar os seus objectivos empresariais.
15 Information Builders

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