Criação de um registo de descrição arquivística utilizando configuração em ambiente virtual (VM) num computador pessoal (PC)

1. Criação de um registo de descrição arquivística
utilizando configuração em ambiente virtual (VM) num
computador pessoal (PC)

2. INTRODUÇÃO
■ ICA-AtoM é uma aplicação sustentada na web, para descrição arquivística,
adaptável a diversos tipos de repositórios.
■ É baseada nas normas emanadas pelo International Council of Archives (ICA)
■ O acrónimo AtoM corresponde a access to memory.
Esta apresentação foi criada com o objectivo de explicar como criar um primeiro
registo de descrição utilizando o software ICA-AtoM.
Não substitui o manual detalhado, disponível em
https://www.ica-atom.org/doc/User_manual, construído para esclarecer dúvidas
nas diversas valências da utilização do programa, e não apenas no que respeita à
descrição de documentos.
Pretendemos apresentar uma primeira abordagem a este sistema, explicando a
navegação a nível estrutural e a interacção na óptica do utilizador.

3. As instruções para configuração da VM encontram-se disponíveis no
endereço da wiki https://www.ica-atom.org/doc/ICA-AtoM_virtual_appliance
Vamos utilizar o ICA-AtoM
num computador virtual
(VM) em execução num
computador pessoal.
Para optarmos por esta
interacção com o ICA-AtoM
devemos, em primeiro
lugar, ligar a VM antes de
acedermos à base de dados.
A configuração da máquina
deve estar realizada
previamente.

4. http://192.168.56.101/
Após efectuar-se a
correcta
parametrização da VM,
utiliza-se um browser
para ligar ao endereço
de IP providenciado na
wiki.
Como havíamos
efectuado uma
configuração prévia,
somos reencaminhados
para a página da base
de dados que
nomeámos como
arquivo 1.0

5. No canto superior direito da página
principal efectua-se o login,
recorrendo ao email e palavra-
passe, que foram registados na
parametrização efectuada na fase
anterior.
Este login corresponde a um perfil
de utilizador com privilégios de
administrador.

6. ▪A zona superior do menu
horizontal serve para efectuar
as consultas.
▪ A zona inferior é onde se
realiza inserção ou edição de
dados, como por exemplo,
consultar e/ou alterar o número
de utilizadores.

7. Qualquer informação é editável
Pretendemos criar um registo
de descrição. Para isso
seleccionamos Add / Archival
descriptons.
As outras opções serão
identificadas posteriormente.

8. ▪ Os registos de descrição no
software ICA-AtoM são
harmonizados com normas
internacionais para descrição
arquivística, emanadas pelo ICA.
▪ Neste caso, a estrutura descritiva
está constituída de acordo com a
norma ISAD(G).

9. Os elementos de descrição de
preenchimento obrigatório são
assinalados com um * e o software
alerta, caso algum elemento se
encontre em falta.

10. ▪ Este foi o exemplo de descrição arquivística que utilizámos para preencher o nosso
registo. Disponível em http://digitarq.dgarq.gov.pt/details?id=4712513
▪ O critério para esta escolha foi aleatório, desde que correspondesse a uma descrição
real, que ajudasse a compreender o resultado final da inserção dos dados,
independentemente da sua natureza.

11. ▪ Começámos por preencher o código de referência, segundo o nosso exemplo.
▪ Em todos os campos de preenchimento, o ICA-AtoM providencia notas de
aplicação, de forma a facilitar o trabalho de quem regista.
▪ No final da página do registo da descrição, existe um quadro com diversas opções
que permitem alterações diversas a esse mesmo registo.

12. ▪ Este é um excerto do registo de
descrição criado segundo o nosso
exemplo.
▪ A zona assinalada representa a
hierarquia que estrutura o fundo
documental.

13. Como foi referido
anteriormente, a zona
superior do menu
horizontal serve para
efectuar consultas dos
registos criados.
Neste caso, temos um
registo em formato draft,
o que significa que ainda
não foi validado para
publicação.

14. Em todos os níveis de descrição é possível adicionar objectos digitais (i.e. Imagens).
Estas podem ser carregadas através do disco rígido ou de um objecto na rede, para o
qual terá de existir um link.
▪ Vamos experimentar carregar uma imagem no nosso registo, ao nível do fundo.

15. Assim que a informação é submetida, a imagem é carregada no registo de descrição.

16. À semelhança das capacidades de edição
de toda a informação registada no ICA-
AtoM, também os objectos digitais podem
ser editados - a nível de metadados –
substituídos ou eliminados.

17. Neste caso, estamos a consultar um
registo de série, dentro do fundo
documental descrito.
A estrutura da informação é idêntica,
com possibilidade de realizar diversas
operações no final da página. Estas
operações são comuns a todos os
níveis hierárquicos de registo.

18. ▪ Estes excertos, extraídos do
software, exemplificam o tipo
de dados que podem integrar a
base, e quais as respectivas
normas sob as quais foram
estruturados, para se
harmonizarem com outros
sistemas de gestão de
arquivos.
▪ Para efectuarmos uma boa
utilização deste software é
necessária alguma
familiaridade com os
documentos normativos e
procurar testar as
possibilidades da base de
dados ao nível da sua
adaptabilidade às nossas
necessidades.

19. ▪ Após a utilização da
base de dados deve
desligar-se a VM, segundo
algumas precauções
referenciadas na wiki.
▪ Uma boa prática é
seleccionar apenas
Machine/Close/Save the
machine state, para não
perdermos informação
introduzida.
▪ A wiki fornece mais
informação sobre outras
formas de shutdown.
Wiki https://www.ica-atom.org/doc/ICA-AtoM_virtual_appliance

20. FIM
Sara Isabel Pássaro dos Santos
Março, 2013
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 3.0 Unported License.