Project Management - Gestão de Projetos

Gestão em Design | FBAUP/UPTEC | Porto, 21 março de 2018
gestão de projetos
rui monteiro
image by wolfram mathematica

rui monteiro
Gestão em Design | 21 março de 2018
posição atual
consultant/project manager (Independent, 2017-)
posições anteriores
executive manager (ID+ Research Institute for Design, Media and Culture, 2017-2018)
project manager (Inova+ International Cooperation Unit, 2016-2017)
project and partnership manager (ADDICT - Creative Industries Portugal, 2014-2016)
project manager (EBN - Innovation Network, 2013)
consultant and project manager (SPI - Portuguese Society for Innovation, 2009-2014)
educação
PhD in Design Student (International Doctoral Program of the University of Porto, 2015-)
Post-Graduate Information Management and Marketing Intelligence (Porto Business School, 2012)
MSc Chemical Engineering (University of Porto / Chalmers University of Technology, 2009)

gestão de projetos:
bom senso, comunicação e reflexão

gestão de projetos:
experiência e conhecimento técnico

# objetivos
• Saber definir e identificar um projeto;
• Compreender o que é a gestão de projetos e conceitos fundamentais associados;
• Saber estruturar/planear um projeto nas suas diferentes dimensões;
• Compreender a ligação entre projeto, proposta e negócio.

o que é um projeto?
(e o que não é um projeto?)

# o que é um projeto?
• conjunto de atividades coerentes;
• objetivos definidos;
• limite temporal;
• deve acrescentar valor / trazer mudanças;
• é único / não se repete.

criar uma empresa é um projeto?
gerir uma empresa é um projeto?

para que serve a gestão de projetos?
(em geral e, no contexto de Design, em particular?)

# para que serve a gestão de projetos?
• entregar, com sucesso, resultados / valor (produtos/ serviços)
• refletir e estruturar sobre o que pretendemos fazer (modelo);
• comunicar interna e externamente de forma clara;
• antecipar possíveis problemas (riscos);
• gerir e controlar recursos e custos.

# terminologia comum
• deliverables: o que é tangível de entregar ao cliente;
• milestones: datas correspondentes à realização de atividades relevantes;
• atividades / tarefas / work packages: ações que permitem desenvolver o projeto;
• recursos: o que é necessário para realizar o projeto (recursos humanos, financeiros, materiais, etc.);
• riscos: potenciais problemas que podem ocorrer;
• gantt chart: cronograma que relaciona atividades / tarefas e tempo;
• stakeholder: pessoa ou conjunto de pessoas afetadas pelo projeto.

# gestor de projeto
Elemento central na gestão do projeto, responsável máximo pelo seu sucesso (ou insucesso).
tempo
orçamento
objetivos
recursos
decisões
riscos equipa
planeamento

# abordagem
projetos como sistemas complexos

# abordagem
definição / planeamento > execução > encerramento > avaliação

# desafio 1
Tendo em conta os recursos disponibilizados, cada grupo deve construir uma torre em 20 min.
Critérios para vencer o desafio:
- torre mais alta;
- torre mais duradoura;
- torre mais resistente.
Restrições:
- os recursos não podem sofrer qualquer alteração relativamente ao estado de entrega.

# fase inicial: definição / planeamento
voltar atrás: análise do projeto “torre”
1. Contexto;
2. Objetivo(s);
3. Público-alvo;
4. Metodologia (atividades, deliverables, milestones, indicadores, cronograma);
5. Riscos e mitigação;
6. Recursos (humanos, materiais, parcerias);
7. Orçamento.

1. Contexto;
2. Objetivo(s);
3. Público-alvo;
Devem ser bem delimitados e claros perante todos os intervenientes.

Atividade 1 – planeamento inicial
Atividade 2 – Contruir a base
Atividade 3 – Construir as paredes
….

Gantt chart

5. Riscos e mitigação;
Devem ser claros e precisos.

6. Recursos (humanos, materiais, parcerias);
Perfil de cada recurso humano deve estar bem alinhado com as tarefas alocadas.
Recursos físicos devem ser os necessários e suficientes para cumprir todos os objetivos.

A orçamentação de um projeto é uma estimativa financeira!
Sendo um projeto um conjunto de atividades não repetível, tal significa que nem sempre temos
conhecimento real de todos os custos.
NÃO EXISTE UMA ABORDAGEM ÚNICA PARA CONSTRUIR UM ORÇAMENTO – É TAMBÉM UM PROCESSO
ITERATIVO QUE EXIGE BOM SENSO.
7. Orçamento

1º Passo
Elencar (de forma livre e por excesso) todos os recursos necessários para a implementação do projeto.
2º Passo
Fazer uma primeira estimativa de custos:
- estimar número de dias de trabalho para cada recurso humano e fixar custo diário (estimativa deve
incluir fee de serviço + impostos);
- estimar quantidade e custos unitários de materiais a utilizar (pedir orçamentos externos, referências em
fornecedores, etc.);
- estimar eventuais custos com subcontratações e outras aquisições.
7. Orçamento

Conceitos complementares:
• 1 dia de trabalho = 8 horas (o cronograma pode ir além dos dias de trabalho somados)
• custo diário = complexidade / especialização do serviço + experiência de quem presta serviço + prazos
+ …
• equipamento e material informático = custo pode ser considerado na totalidade se a sua compra for
necessária e de uso exclusivo para determinado projeto (acordar com o cliente!) ou pode-se estimar
com base na taxa de amortização* p.ex. quando são equipamentos ou materiais que já possuímos, ou
podemos assumir que cobrimos estes custos em “overheads”.
*taxa de desvalorização de determinado equipamento (valor tabelado)
7. Orçamento

Conceitos complementares:
• overheads / custos indiretos = custos que não podem ser alocados diretamente a um projeto, mas cuja
existência é fundamental para o funcionamento de toda a organização (p.ex.: comunicações,
eletricidade, computadores, etc.)
7. Orçamento

3º Passo
abrir folha de cálculo :)
transformar os recursos listados e respetivos custos em diferentes tabelas, por tipo de despesa:
7. Orçamento
recursos
humanos
custo
diário
nr
dias
total
pessoa 1
pessoa 2
pessoa 3
….
MÉDIA
deslocações km avião hotel refeições
deslocação 1
deslocação 2
deslocação 3
deslocação 4
….

3º Passo
transformar os recursos listados e respetivos custos numa tabela, agregada por tipo de despesa:
7. Orçamento
Tipologia despesa Valor
Recursos Humanos
Deslocações
Aquisição de bens e serviços
(equipamento, software, alojamento website, plug-ins, etc.)
Subcontratação
Gastos gerais / overheads
(comunicações, eletricidade, etc.)
5-20%
exigem, quase sempre,
orçamentos externos
(ou experiência..)

4º Passo
rever o orçamento e analisar se todos os recursos e custos estão identificados e listados e se, com esta
versão, é possível desenvolver e cumprir todos os objetivos do projeto.
garantir alguma margem para cada tipologia despesa (por excesso, 5-10% em média) para imprevistos.
7. Orçamento

escrever e reescrever é essencial!
clarifica o nosso pensamento
permite comunicar de forma clara

# razões para o insucesso dos projetos / riscos
• falta de comunicação;
• falhas no planeamento;
• falhas na orçamentação;
• seleção errada de recursos humanos;
• ineficaz gestão de conflitos;
• ….
• Riscos = custos

# ferramentas para gestão de projetos
Uma ferramenta para gestão de projetos só funciona quando a fase inicial de planeamento é devidamente
desenvolvida (definição clara das diferentes dimensões e acordo entre todas as partes sobre o que é
pretendido).
Uma ferramenta para gestão de projetos funciona, por isso, como facilitador de gestão de informação –
não resolve nada por si mesmo e o seu uso pode até ser contraprodutivo.

# ferramentas para gestão de projetos
• trello – https://trello.com/
• basecamp – https://basecamp.com/
• podio - https://podio.com/
• asana - https://asana.com

# projetos, proposta e negócio
• projeto é uma metodologia/abordagem a uma necessidade / oportunidade;
• negócio / empresa é uma organização que responde a necessidades / oportunidades,
podendo, ou não, organizar-se por projetos;
• proposta corresponde, neste contexto, à fase inicial de planeamento de um projeto,
podendo, ou não, ser implementado.
terminologia semelhante (recursos, orçamentos, decisões, equipa, planeamento, etc.), mas
em contextos e perspetivas diferentes!

# estrutura típica de uma proposta:
conversão projeto-proposta
1. Contexto;
2. Objetivo(s);
3. Metodologia (atividades, deliverables, milestones, indicadores);
4. Cronograma;
5. Honorários (muitas vezes só é apresentado um valor total);
6. Equipa.
O que importa é demonstrar ao potencial cliente que:
- conseguimos compreender a necessidade dele e transformá-la em algo clara e bem delimitada; e
- conseguimos demonstrar e justificar, através da metodologia, cronograma, recursos e equipa, os
honorários que estamos a pedir.

# desafio 2
Elaborar uma proposta em 15 min (máximo 1 página, estrutura livre) que responda ao seguinte briefing:
• design gráfico e editorial de um relatório (50 páginas);
• texto é essencialmente bullet-points;
• 18 gráficos que devem ser claros e apelativos;
• outputs: 1 pdf publicação online + 1 pdf impressão;
• o relatório retrata a realidade de centros criativos (incubadoras, aceleradoras, etc.) na
Europa, quanto à sua estratégia e operações.

# bibliografia
• Wiley, et al. Project Management for Instructional Designers. Creative Commons Attribution-NonCommercial-
ShareAlike 4.0 International License (https://pm4id.org).
• Scotto, M. (1994). Project budgeting: the key to bringing business projects in on-time and on-budget. Project
Management Journal, 25(1), 35–42 (https://www.pmi.org/learning/library/project-budgeting-on-time-budget-
2117).
• Olson, John R. (2006), "The sky's the limit: An activity for teaching project management: an experiential learning
activity". Operations and Supply Chain Management Faculty Publications. 27.
• Forsyth, P. (2010). Como escrever relatórios e propostas. SmartBook

# disclaimer
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rui monteiro
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ruicostamonteiro@gmail.com

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