O documento discute os desafios de gestão de informação nas organizações e como a adoção de tecnologias como ECM, BPM e mobilidade podem ajudar a superá-los. Ele descreve um projeto de classificação e indexação automatizadas de documentos não transacionais usando Kofax e SharePoint. A adoção dessas tecnologias é vista como essencial para que as organizações se tornem verdadeiramente "sem papel".

1. ECM/BPM/Mobility/Social Work
Title:
For:
¿EL CONCEPTO “PAPERLESS” ES EN EL CAMINO DE LA ORGANIZACIÓN 2.0
ORGANIZACIÓN 2.0
Latourrette Consulting ® 2013
SubtTitle: Las “nuevas” tecnologias que harán su empresa “Paperless”
Outubro de 2013
Desafios ECM/BPM – Captura Desmaterialização e BPM
In.line with your business … Experience matters!
Outubro de 2013
1

2. ECM/BPM/Mobility/Social Work
DESAFIOS…
¿Cómo mantener y aumentar la productividad / eficiencia a niveles más
altos sin aumentar los costes de operación?
¿Cómo mantener a los equipos motivados?
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¿Cómo crear un fuerte sentido de compromiso entre los empleados en
todos los niveles de la organización, los clientes y el resto de las partes
interesadas?
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3. ECM/BPM/Mobility/Social Work
… EN UN MUNDO DE INTERRUPCIONES…
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4. ECM/BPM/Mobility/Social Work
EN UN MUNDO DE INTERRUPCIONES… SE NECESSITA
INFORMACIÓN FILTRADA Y CLASIFICADA…
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5. ECM/BPM/Mobility/Social Work
NECESSITARÁ INFORMACIÓN PARA DECIDIR…
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6. ECM/BPM/Mobility/Social Work
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Latourrette Consulting ® 2013
POR QUÉ
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
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7. ECM/BPM/Mobility/Social Work
¿POR QUÉ GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN?
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8. ECM/BPM/Mobility/Social Work
¿POR QUÉ GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN?
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9. ECM/BPM/Mobility/Social Work
¿POR QUÉ GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN?
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POR CADA 100.000 EUR MENSAIS AFETOS A “KNOWLEDGE WORKERS” –
“ADMINISTRADORES, GESTORES, COMERCIAIS, MARKETING, RH, ADMINISTRATIVOS,…”
PERDEM-SE ENTRE 30.000 EUR E 50.000 EUR …TODOS OS MESES
POR ANO PERDEM-SE ENTRE 360.000 EUR A 600.000 EUR
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10. ECM/BPM/Mobility/Social Work
… INTERRUPCIONES… ¿FATALIDAD O OPORTUNIDAD?
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O
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11. ECM/BPM/Mobility/Social Work
… INTERRUPCIONES… ¿FATALIDAD O OPORTUNIDAD?
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Ó
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DEPENDE…..
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12. ECM/BPM/Mobility/Social Work
… INTERRUPCIONES… ¿FATALIDAD O OPORTUNIDAD?
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Latourrette Consulting ® 2013
Ó
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13. ECM/BPM/Mobility/Social Work
… INTERRUPCIONES… ¿FATALIDAD O OPORTUNIDAD?
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Latourrette Consulting ® 2013
Ó
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14. ECM/BPM/Mobility/Social Work
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Latourrette Consulting ® 2013
PREVIO A LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
UN CASO PRÁCTICO DE GESTIÓN DE
INFORMACIÓN
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15. ECM/BPM/Mobility/Social Work
»» GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN TRANSACCIONAL Y NO
TRANSACCIONAL
1. Microfilmación de Faturas de Provedores; 80s
2. Gestión documental departamental; 90s – 2010s
3. Fatura Eletrónica e OCR de Fatura em Papel; 2000s
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4. Workflows de Conferência de Faturas de Serviços e de Despesas de
Desplazamiento; 2001s
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5. Intranet Corporativa SIN EIM; 2000s
6. Contratos com Formalização Eletrónica; 2008s
7. Arquivos Departamentais com Classificação e Indexação
Automatizadas;2012 (Projeto Premiado Internacionalmente)
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16. ECM/BPM/Mobility/Social Work
EL PROYECTO PREMIADO: ECM com KOFAX e SharePoint
»» INFORMACIÓN NO TRANSACCIONAL
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17. ECM/BPM/Mobility/Social Work
EL PROYECTO PREMIADO: ECM com KOFAX e SharePoint
»» INFORMACIÓN NO TRANSACCIONAL
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Intranet Corporativa com ECM; 2013
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18. ECM/BPM/Mobility/Social Work
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PRESENTACIÓN DEL PROYECTO
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19. ECM/BPM/Mobility/Social Work
EL PROYECTO: ECM con KOFAX e SharePoint
»» DESAFIOS: Reclasificación e Reindexación
Sistema Legacy de documentos não transacionais com
20 anos
• Dois milhões (2.000.000) de documentos, categorizados e indexados…
ao longo de 20 anos.
Variabilidade de critérios de classificação e indexação…
durante 20 anos
20
Latourrette Consulting ® 2013
• 74 diferentes Tipos de Documentos;
• 859 Entidades.
Histórico de 500.000 documentos para digitalizar
• Leitura e análise do conteúdo, classificação e Indexação;
• A morosidade do processo e o facto de ser propenso a erros.
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20. ECM/BPM/Mobility/Social Work
EL PROYECTO: ECM con KOFAX e SharePoint
»» DESAFIOS: Reclasificación e Reindexación
Sistema “Legacy” de documentos não transacionais
com 20 anos
• Dois milhões (2.000.000) de documentos, categorizados e indexados…
ao longo de 20 anos.
??
??
Variabilidade de critérios de classificação e indexação…
?
durante 20 anos
?
?
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Latourrette Consulting ® 2013
• 74 diferentes Tipos de Documentos;
• 859 Entidades.
Histórico de 500.000 documentos para digitalizar
• Leitura e análise do conteúdo, classificação e Indexação;
• A morosidade do processo e o facto de ser propenso a erros.
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21. ECM/BPM/Mobility/Social Work
EL PROYECTO: ECM con KOFAX e SharePoint
»» DESAFIOS: Reclasificación e Reindexación
Conhecimento
Implícito
Conhecimento
Explícito
Latourrette Consulting ® 2013
Aprendizagem
Utilizar o
conhecimento
implícito contido em
documentos
arquivados
eletronicamente
22
Ensinar um motor de classificação a reconhecer
os vários tipos de documentos contidos nos
documentos em papel e ficheiros em file shares
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22. ECM/BPM/Mobility/Social Work
EL PROYECTO: ECM con KOFAX e SharePoint
»» DESAFIOS: Reclasificación e Reindexación
Conhecimento
Implícito
Conhecimento
Explícito
Latourrette Consulting ® 2013
Aprendizagem
Utilizar o
conhecimento
implícito contido em
documentos
arquivados
eletronicamente
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Ensinar um motor de classificação a reconhecer
os vários tipos de documentos contidos nos
documentos em papel e ficheiros em file shares
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23. ECM/BPM/Mobility/Social Work
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¿EL CONCEPTO “PAPERLESS” ES EN
EL CAMINO DE LA ORGANIZACIÓN
2.0?
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24. ECM/BPM/Mobility/Social Work
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ADOPCIÓN ES CLAVE
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25. ECM/BPM/Mobility/Social Work
»» “ROADMAP” ADOPCIÓN
1. ECM/EIM Governance - Foco no Conteúdo (Adoption via Findability)
2. ECM/EIM/Back-End Systems - Foco na Mobilidade (Adoption via
Engagement)
3. EIM vs BPM – Foco na Integração e contextualización do conteúdo
(Adoption via Process Contextualization)
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Latourrette Consulting ® 2013
4. Social Work – Foco na Conversacionalização dos Processo de negócio
(Adoption via Social Collaboration)
5. Entrenamiento (Adoption via Knowledge de conceitos de
ECM/Collaboration)
6. Segurança (Governance: Collaboration, Social Work, ECM e BPM)
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26. ECM/BPM/Mobility/Social Work
PERGUNTAS
Carlos Latourrette
CEO
carlos@latourrette-consulting.com
Latourrette Consulting ® 2013
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http://www.latourrette-consulting.com
http://www.linkedin.com/company/latourrette-consulting
http://www.facebook.com/Latourrette.Consulting
http://twitter.com/#!/LatourretteCnsl
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