Arquivo digital

1. Índice
1. Definições: documento eletrónico, documento
digital, documento informático
2. Tipos: textuais, imagéticos, audiovisuais, bases de
dados
3. Produção e tratamento de documentos eletrónicos
4. Definição de documento administrativo eletrónico

2. Objetivos
Pretende-se que no final desta unidade o e-aluno seja
capaz de:
- Compreender que as novas tecnologias trouxeram
novas formas de gestão organizacional
- Distinguir documento eletrónico de outro tipo de
documentos
- Explicar a importância dos metadados
- Organizar um processo administrativo eletrónico

3. Introdução
■ As tecnologias da informação têm revolucionado o método de produzir e
disseminar a informação, mudando a forma como as instituições
governamentais, empresas e a comunidade acedem e lidam com a
informação.
Segundo o Livro Verde para a Sociedade da Informação:
■ “A Sociedade da Informação constitui um desafio que tem de ser
enfrentado com determinação de modo a adequar o país às profundas
mudanças daí resultantes. As manifestações da ‘Sociedade da
Informação’ rodeiam o nosso quotidiano, afetam o comportamento das
organizações e influenciam o pensamento estratégico das Nações.
■ Sociedade da Informação é uma sociedade que predominantemente
utiliza o recurso às tecnologias da informação e comunicação para a
troca de informação em formato digital e que suporta a interação entre
indivíduos com recurso a práticas e métodos em construção
permanente. (Gouveia e Gaio, 2004)

4. “A expressão ‘Sociedade da Informação’ refere-se a um modo de
desenvolvimento social e económico em que a aquisição, armazenamento,
processamento, valorização, transmissão, distribuição e disseminação de
informação conducente à criação de conhecimento e à satisfação das
necessidades dos cidadãos e das empresas, desempenham um papel central na
atividade económica, na criação de riqueza, na definição da qualidade de vida
dos cidadãos e das suas práticas culturais. A sociedade da informação
corresponder, por conseguinte, a uma sociedade cujo funcionamento recorre
crescentemente a redes digitais de informação. Esta alteração do domínio da
atividade económica e dos fatores determinantes do bem-estar social é
resultante do desenvolvimento das novas tecnologias da informação, do
audiovisual e das comunicações, com as suas importantes ramificações e
impactos no trabalho, na educação, na ciência, na saúde, no lazer, nos
transportes e no ambiente, entre outras.” (Livro Verde, p.5)

5. ■ Uma nova cultura digital tem vindo a emergir na sociedade atual, por força do
permanente aparecimento de novos conceitos e soluções, anteriormente conhecidos
pelo termo genérico de «informática».
■ As Tecnologias de Informação são hoje uma designação mais abrangente que engloba
os equipamentos, programas, infra-estruturas e serviços necessários para criar,
armazenar, procurar e manipular a informação escrita, sonora ou visual. Os
equipamentos, ligados entre si por redes de comunicações, utilizam programas
específicos (sistema operativo) para gerir e controlar as suas partes componentes. Os
programas, destinados a executar ações e rotinas concretas, são utilizados nestes
equipamentos para levar a cabo as mais variadas atividades.
■ Diariamente é produzido em Word ou noutros programas um grande número de
documentos digitais. Em muitos casos, estes apenas se destinam a ser impressos e
enviados a outros departamentos ou entidades externas. No entanto, a alternativa
oferecida pelo recurso ao correio eletrónico veio modificar esta realidade, permitindo
uma maior facilidade na comunicação da informação.
■ São muitas as situações em que esses documentos constituem anexos de mensagens
trocadas entre diferentes pessoas que os reconhecem como válidos para o
procedimento administrativo.
■ O recurso às Tecnologias da Informação coloca-nos no limiar de uma mudança cultural
que importa analisar para não prejudicar a organização dos arquivos eletrónicos.
-

6. Aqui temos algumas datas fundamentais que nos revelam o desenvolvimento da Sociedade da Informação em Portugal
1991
• A Brisa introduz o sistema eletrónico para pagamento automático de portagens Via Verde na área de
Lisboa.
• O MULTIBANCO ultrapassa 3 milhões de cartões de acesso a ATMs e 200 milhões de operações.
• Lançamento formal, pelo secretariado da Modernização Administrativa, do projeto INFOCID – Sistema
Interdepartamental de Informação ao Cidadão.
1992
• Instalação de uma rede experimental de Banda Larga, em fibra ótica, em Mangualde com três centros
telecomunitários de serviços, envolvendo a distribuição de TV, rádio, vídeo-conferência e serviços
telemáticos de saúde, administração pública, cursos e jogos educativos.

7. -
1995
• Fevereiro
• Início do funcionamento dos dois primeiros POP
(pontos de acesso à Internet) da Telepac, em Lisboa
e Porto (velocidade máxima de acesso 14 400 bps).
• Todas as portagens em Portugal passam a dispor da
“Via Verde”.
1996
• Abertura dos 1ºs portais de comércio electrónico
em Portugal: a CidadeVirtual da Telepac, o Shopping
Center Virtual da Esotérica, o HiperVirtual da
Consiste.
• Abertura do 1º CiberCafé em Portugal: o Cyber.Bica,
no Chiado em Lisboa.

8. -
1998
• Abertura da 1ª livraria online portuguesa, a Mediabooks, da Texto
Editora.
1999
• Lançamento do 1º jornal português exclusivamente publicado online, o
Diário Digital.
2008
Apresentação do Simplex’08 – Programa de
Simplificação Administrativa e Legislativa.
2005
• Definição do regime da contratação pública relativa à locação e
aquisição de bens, serviços, redes de comunicações eletrónicas, e
equipamentos e serviços conexos (Decreto-Lei nº 1/2005, de 4 de
Janeiro).
2006
Todas as escolas públicas de Portugal
acedem à Internet em banda larga.

9. -
• 2011
• Janeiro
• Portugal em 2º na ONU em Acessibilidade dos Sítios
do Governo na Internet
FONTE:
http://www.umic.pt/index.php?option=com_content&task=vie
w&id=3123&Itemid=477 - Agência para a Sociedade do
Conhecimento

10. Índice
1. Definições: documento eletrónico, documento
digital, documento informático
Atualmente, com o
acesso cada vez
maior às
tecnologias
passamos a
analisar os
documentos que
geramos, no dia-a-
dia, de diferentes
formas

11. -
Em primeiro lugar devemos
saber que um:
Documento “É um objeto
que fornece um dado ou
uma informação. É o
suporte material do saber e
da memória da
humanidade” (Guinchat &
Menou, 1994).
Já o termo Eletrónico é um
termo que está associado a
equipamentos como rádios,
televisores e computadores
ou aos seus componentes.

12. 1.1 Conceito de documento e documento informático
A noção de documento sofreu alterações com a evolução da
informática. Antigamente, um documento era um papel ou
qualquer outro meio físico. No entanto, para a informática, um
documento é um arquivo digital suscetível de ser visualizado ou
partilhado através de um computador.
Neste sentido, um documento informático pode ser um texto,
uma imagem, um som, uma animação ou um vídeo: “Ontem,
tive de formatar o disco rígido e perdi todos os meus
documentos”; “Preciso que me envies por correio eletrónico o
documento que elaborámos, hoje de manhã, nas aulas”;
“Acabei de eliminar o documento. Queres que eu veja se o
consigo recuperar?”
Leia mais: Conceito de documento - O que é, Definição e
Significado http://conceito.de/documento#ixzz4FB6Gnrq7

13. Já o Documento Eletrónico é…
• É o documento processado por meio eletrónico, em
formato digital. Entretanto, há outros documentos que, embora
não sendo digitais, são processados eletronicamente. É o caso
das fitas de áudio, que também podem se entendidas como
documentos eletrónicos.
Acerca das características dos documentos, segundo a Norma
ISO 15489 (que iremos analisar mais tarde) temos quatro,
associadas às qualidades de evidência, responsabilidade e
memória e são as que se seguem:

15. Vejamos o que nos diz o Manual para Arquivos Eletrónicos sobre esta questão:
“Para apoiar as atividades da organização e fornecer a prova, um documento de arquivo
tem que possuir certas características.
• Autenticidade, definida como “a permanência ao longo do tempo das características
originais do documento de arquivo no que respeita ao contexto, estrutura e conteúdo”,
o que significa que o documento de arquivo é o que pretende ser;
• Fidedignidade, referida como a capacidade do documento de arquivo “servir de prova
digna de crédito”, referindo-se à autoridade e fiabilidade do documento de arquivo
enquanto prova. Outras fontes, incluindo a norma ISO 15489, confirmaram igualmente
a importância destas qualidades e adicionaram duas outras características
intimamente relacionadas;
• Integridade, relativa ao facto de um documento de arquivo ser completo e inalterado;
• Utilização (disponibilidade), que define a capacidade de localizar, recuperar,
apresentar e interpretar um documento de arquivo.
FONTE: http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/ica_estudo16_pt_4.pdf

16. ■ Também devemos ter bem presente a seguinte
distinção:

17. E os conceitos que se seguem e que devemos ter
bem presentes ao longo do nosso curso:

18. Para uma melhor compreensão, segundo James Turner os metadados são:
Vulgarmente definidos como sendo "os dados sobre os dados", os metadados são
informação estruturada que permite descrever objetos digitais com o objetivo de os
identificar, pesquisar, recuperar e preservar.
Este tipo de dados não é exclusivo do ambiente digital (as bibliotecas têm criado
metadados desde há milénios), no entanto, distinguem-se da informação descritiva
tradicional porque incluem informação relativa à criação do objeto digital, à gestão do seu
uso e à sua preservação.
O prefixo "meta" vem do grego e significa "após" ou " esse que ultrapassa, que engloba".
Na realidade, ele designa uma noção que sucede a uma outra e que a toma em
consideração à posteriori.
Assim, os metadados são desenvolvidos à partir e em função de dados e é por isto que
nós os designamos sempre como "dados sobre dados" ou "a informação sobre a
informação".
Fonte: http://turner.ebsi.umontreal.ca/meta/english/

19. Usos e funções:
Os metadados servem para descrever e estruturar, de maneira
estável e uniforme, a informação registrada sob diferentes
suportes documentais. Eles permitem aceder facilmente à
informação, extraí-la e compreendê-la, fornecendo também um
contexto.
FONTE:
http://turner.ebsi.umontreal.ca/meta/portugues/metadados.ht
ml

20. Sem querermos ser muito exaustivos, aqui temos alguns Modelos de Metadados:
■ Para que possam ser utilizados no seu potencial máximo, os metadados têm de ser
descrições estruturadas, normalizadas e controladas.
■ Os esquemas de metadados são conjuntos estruturados de elementos pré-estabelecidos
por uma comunidade e organização necessários para a descrição de um objeto digital.
■ Aqui remeteremos para alguns dos mais importantes esquemas e modelos de
metadados usados para a descrição de documentos digitais.
■ Dublin Core Metadata Initiative (DCMI)
■ Encoded Archival Description (EAD)
■ Metadata Encoding and Transmission Standard (METS)
■ Metadata Object Description Schema (MODS)
■ Resource Description Framework (RDF)
■ Text Encoding Initiative (TEI)
■ FONTE:
■ http://coleccoes-digitais.wikidot.com/esquemas-modelos

21. 2.Tipos: textuais, imagéticos, audiovisuais, bases de
dados
Cada vez mais,
temos diferentes
tipos de
documentos ao
nosso dispor,
fruto da nova Era
Digital em que
vivemos

23. Índice
3. Produção e tratamento de documentos eletrónicos
Será que os
documentos
eletrónicos
se produzem
e tratam da
mesma forma
que os
documentos
em suporte
papel?

24. UNIDADE 1
Hoje em dia, Os expedientes eletrónicos permitem
agilizar os proceso de tramitação, sem
necessidade de papel, mas exigem também uma
redefinição dos procesos administrativos, de forma
a responderem com celeridade e efetividade, às
necesidades de cada insituição.
Oferecendo a garantía de circulação mais eficaz,
aumentando a qualidade do trabalho. São uma
alternativa aos procedimentos tradicionais e
permitem uma maior aproximação do produtor da
informação até ao recetor final. Apoiam na
transparencia dos proceso de negócio, sejam eles
públicos ou privados.

25. Para uma boa conservação do expediente eletrónico
devemos ter em conta a:

27. Eis Uma questão pertinente!
■ Quem tem a responsabilidade na manutenção de
arquivos de correio eletrónico?

29. Mas sabemos realmente o que é um expediente
administrativo eletrónico?
• É um conjunto de documentos eletrónicos, organizados
de forma a dar fundamento a determinado procedimento, a um
ato administrativo, TAL COMO UM EXPEDIENTE EM FORMATO
PAPEL, MAS QUE É previamente definido (determinação de
fontes, formatos e metadatos) que se tramitam por vía
informática. A maior parte das vezes são obtidos a partir de
documentos físicos e podem conter referências a processos dos
sistemas de workflow (fluxos de trabalho) que transitam por via
digital.

30. ETAPAS DO TRATAMENTO DO DOCUMENTO
ADMINISTRATIVO ELETRÓNICO:

31. Para consolidarmos ainda mais este tema, vejamos em que consiste um
EXPEDIENTE MISTO OU HÍBRIDO:
É um tipo de expediente administrativo que conta com elementos físicos e
eletrónicos. É o mais usual nas instituições, embora com os avanços tecnológicos
e com o crescente recurso à digitalização e ao uso de clouds (nuvens
informáticas), o papel tende a perder importância. Estamos num período de
transição onde temos que conviver com a gestão física da documentação e a
gestão digital, pois podemos ter casos em que um mesmo processo esteja nos
dois suportes.
Basicamente uma Gestão de Documentos Eletrónicos deve obedecer ao:
1. Estabelecimento de uma organização responsável dos diretórios
informáticos, onde descreverá um sistema e normas de armazenamento.
2. Controlo da criação de cópias de seguranças e alertas para a duplicidade da
informação.

32. UNIDADE 1
3. Instalação de um sistema que permita recuperar a
informação eficazmente.
4. A organização deberá permitir que a informação cirucle e
seja partilhada de forma eficiente e como um recurso coletivo.
Deste modo, reduzem-se drásticamente situações de
duplicidade.
5. A organização de documentos eletrónicos debe estar
definida conforme a estrutura da organizaçãoe suas
necesidades efetivas.

33. Sabia que os documentos eletrónicos também têm um ciclo vital?
O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELETRÓNICOS
O ciclo de vida dos documentos eletrónicos compreende três estágios:
1. O primeiro deles é o de “conceção”, em que os sistemas de gestão são projetados,
desenvolvidos e executados, respeitando as exigências informacionais, documentais e das
atividades e funções desempenhadas pela instituição. Inclui a seleção, aquisição, instalação e
avaliação de tecnologia apropriada.
2. O segundo estágio é denominado de “criação” e compreende a captura e descrição
dos documentos eletrónicos de arquivo nos sistemas de gerenciamento. Um sistema pode ser
projetado a fim de garantir os requisitos que mantenha os documentos eletrónicos acessíveis.

34. 3. O terceiro e último estágio é o de “manutenção”, ou seja,
preservação do documento eletrônico para que este sirva, não
somente à tomada de decisão e às demais necessidades de
seu criador, mas para satisfazer outras finalidades legais,
culturais e de pesquisa (ICA,1997). O ICA – Conselho
Internacional de Arquivos (1997) aconselha que os arquivistas
devam assegurar-se de que as instituições produtoras de
documentos criem e retenham documentos autênticos,
fidedignos e que eles sejam preservados; administrem a
avaliação e controlem intelectualmente os documentos
eletrónicos; e que articulem a preservação para o alcance dos
requisitos que assegurem que os documentos eletrónicos
permaneçam disponíveis, acessíveis e compreensíveis.

35. CONCLUSÃO:
No final desta Unidade o formando deve ter apreendido…
A nível internacional o desenvolvimento tecnológico avança
acelaradamente, razão para a qual, todos os processos nas
organizações tenham sofrido alterações no seu manuseamento
e administração, para uma gestão da informação mais
oportuna e eficiente.
Todos estes aspetos exigem à organização a implementação de
um processo de gestão documental eletrónica, com preparação
antes, durante e depois de todas as etapas, com o propósito de
atingir uma conservação fidedigna e recuperação pertinente de
toda a informação que é produzida.

36. BIBLIOGRAFIA:
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (2005)
Documentos de arquivos eletrónicos :manual para arquivistas
Disponível em:
http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/ica_estudo16_pt_
4.pdf
GOUVEIA, L.B.; GAIO, S. (2004). Sociedade da Informação. Balanço
e implicações. Porto: Edições Universidade Fernando Pessoa.
Livro Verde para a Sociedade de Informação em Portugal
Disponível em:
http://homepage.ufp.pt/lmbg/formacao/lvfinal.pdf

37. BIBLIOGRAFIA:
TURNES, James (2004). Metamap
Disponível em:
http://turner.ebsi.umontreal.ca/meta/english/